合同存档管理精选(九篇)
第1篇：合同存档管理范文
关键词：事业单位；档案管理；存档
随着社会的不断进步，我国事业单位对档案的管理也应该符合新时期的要求，保证档案管理工作的信息化。档案的存档是事业单位管理档案的基础，现阶段我国事业单位在存档方面仍然存在不少缺陷。这不仅会降低档案的使用率，也会阻碍事业单位的长期发展。因此应该重视事业单位中的档案存档工作。本文主要针对事业单位档案存档工作展开讨论，具体内容如下。
1 现阶段事业单位档案存档工作的作用
在现代化社会，事业单位中对于档案的管理实际上在管理人力资源。因此档案的存档工作会涉及到事业单位中的所有人员。而且事业单位中的档案管理质量会直接体现出工作人员的工作能力与水平。事业单位在升调工作人员时，应该根据个人的档案做出判断。因此，人事档案属于一种非常关键的信息资料。现阶段，随着信息化程度的不断加深，档案资料发挥的作用越来越重要。事业单位中的领导人员能够查看某一位工作人员的档案信息，以此为根据判断是否聘用。个人的档案包括个人不同阶段的经历以及奖励情况，对于事业单位来说，发挥的作用是很大的。因此，完善对人事档案的管理可以有效地分配人力资源。总而言之，事业单位完善档案存档工作非常有意义。
2 事业单位档案管理工作的特点
2.1 不合理的配置管理人员
现在事业单位的档案管理工作缺少实践经验丰富的人员，与想长时间从事这方面工作的新人。很多刚进入事业单位档案管理工作的人员经常更换，直接对事业单位的档案理与记录产生了不利的影响，使档案管理工作变得很混乱，有时甚至丢失事业单位重要的档案文件等。因此事业单位要对档案管理工作有足够的重视，配置优秀的工作人员。
2.2 缺乏统一的管理制度
一些事业单位的档案管理工作只是一种形式，也没有明确的管理制度。一些事业单位的领导干部也不注重日常工作的记录，甚至认为档案管理只是一个象征性的部门，没有必要花费很多人力与物力进行管理。很多的事业单位更没有制定明确的管理档案资料的规章制度，缺乏统一的管理。
2.3 管理系统不完善
计算机科学技术的快速发展进步，使事业单位的档案管理向现代化的方向发展。但是有些事业单位不能深刻意识到形势的变化，没有将计算机合理地应用档案管理工作中，依然使用纸质保存文档。而有些事业单位虽然在档案管理工作中采用了计算机，但是档案管理工作人员为了方便，只是将相关的信息文件输入到计算机中对其进行简单的保存，计算机资源没有得到充分的利用。
3 事业单位中完善档案存档工作的对策
3.1 全社会应该树立档案完善，健全有关的制度与设施
第一，应该加强宣传力度，扩大宣传范围，使社会各界人士都能够遗失到事业单位存档工作的重要性，树立档案存档意识。第二，各级部门的责任人也应该加强档案存档的意识，保证在事业单位中建立完善的管理存档系统，以此满足事业单位内部发展的需要，同时应该按照档案的类型与特殊性来明确与归档有关的规定或者制度，以及原则等，合理分工，明确职责，保证操作的可行性，确保每份档案中的信息完整，并且能够及时归档。工作人员在检查资料的过程中，应该严格、认真，发现不规范的资料应该及时修改，并且实行个人管理责任制度，并且将其与其他工作流程结合起来，共同进入检查与监督环节，进行评比。并且，还需要采取有效措施，为档案部门提供足够的资金，对于已经归档的资料，还需要进行反复的检查，保证信息的可靠性。
3.2 建立健全的档案登记、整理、保存以及使用制度
应该按照相关的规定和标准，进行对档案的存档工作，同时还需要事业单位做好存档管理中保密工作。在此过程中应该确保办公室、整理室、阅览室与库房相分离，不相关的人员不能进入库房，在库房中也不能储存与档案无关的物品，严禁明火。同时管理人员还应该加强对档案管理技术的研究，不断更新管理方法、保密技术等，个人不能擅自取走档案，如果发现违法使用的现象，应该根据相关的法律进行处理。并且，还需要制定档案使用时间、流程等，以此提高档案存档的水平。
3.3 增强档案存档工作的数字化
在保存档案的过程中，运用数字化的方式是一种关键的方法。事业单位应该运用新型的信息技术，将各类资料信息转化成数字化的资料，进行保存，以供使用。同时应该形成档案目录数据系统，方便每名工作人员的日常使用。同时档案管理工作的数字化要结合传统的档案管理工作的方法，使两者相互补充，相互共存，共同发展。
3.4 提高工作人员的综合能力
新时期的事业单位档案管理工作的顺利进行，首先要拥有优秀的档案管理工作人员，一方面事业单位要招收高素质的工作人员，另一方面要对新的工作人员进行必要的专业培训与道德素质培训，提高他们的专业素质与技能，这样才能促进档案管理工作人员队伍的合理发展。
3.5 改善工作条件
档案管理工作人员处于比较好的工作条件中，能够提高他们的工作积极性与主动性，因此要改善他们的工作环境。而且好的档案管理环境，也有利对档案进行整理与保存，因此事业单位要有长远与发展的眼光，对档案的保持环境投入一定的经费，日后会产生较大的经济效益与社会价值，使事业单位的发展具有历史的沉淀。
3.6 完善对档案的整理
通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。
结束语
综上所述，在新的社会背景下，事业单位应该认真思考如何高效地展开档案存档工作。
每个事业单位的实际情况都有所差异。档案工作人员应该充分把握单位的工作情况，了解档案的构成特点，系统地整理档案，以此确保档案管理工作的规范性与合理性。在现代化社会中，档案工作人员应该具有创新精神，更新工作观念，意识到档案工作的意义，并且建立健全的有关的制度，运用新型的技术与方法，形成有效的当那管理模式，努力符合时展的要求。
参考文献
[1]刘宗华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].中国职工教育，2012（12）.
第2篇：合同存档管理范文
关键词：医院 合同档案管理工作 问题 创新思路
很多医院仍旧是采用传统的合同档案管理办法，使得管理工作存在很多的问题，让医院的合同档案管理工作落后、效率和质量都不高，档案的管理是医院工作的基础，因此面对这种情况，必须对其的管理办法进行创新，不断的提高管理工作的水平。
1、合同档案的含义
其是指从合同的签订到终止，在这个时间段内形成的体现了签订合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相关的具有保存的价值的其它文件材料。
2、医院合同档案管理工作存在的问题
2.1合同档案保管机制不完善，缺乏合理的规章制度
医院中每个科室都有自己的工作职责，需要遵守相应的规章制度，但是在合同档案管理上虽然有相关的管理体系，但是却仍然有一些问题，具体表现在缺乏完善的管理制度、管理人员的职责范围也不完善，缺乏明确的规划和划分标准，这些都让医院的管理机构设置不统一，管理上也没有统一，没有发挥出其应有的功能，对信息资源的整理和分类的工作无法有效的展开，这让信息搜查变得难度很大[1]。整理、分类的工作都无法做好，信息资源就更加无法实现共享，这些都为科学化的合同档案管理工作带来了难度，也无法满足医院发展对于档案管理的需求。
2.2缺少专业的管理人员，对医院合同档案管理的重要性认知不足
信息化技术在其他领域中的广泛应用，在医院的合同档案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和质量，但是还有一些人对于合同档案管理的信息化建设缺乏正确的认识，重视程度也不够，他们的思想过于陈旧，还在使用传统的卷宗档案的管理方法，而且管理人员中缺乏专业的人员，档案管理人员通常也都是别的科室来兼职的，他们缺乏专业的管理知识、方法，对于档案的管理也没有足够的意识，让医院的合同档案管理工作变成了一种形式，缺乏实质性，让医院的合同档案管理工作停步不前，与时代的发展脱节，阻碍了医院的发展[2]。
2.3合同档案利用率较低
信息资源在当今的社会中也是一种十分重要的资源，也关系着行业的发展。医院内建立合同档案，就是要为以后的工作提供借鉴和参考的资料，但是还是有很多医院并没有重视到档案的重要性，知识将档案收集整理后就结束了，并没有真正的发挥其价值，档案存在利用率低下的问题，没有对档案信息资源进行合理的开发，比如一些对医疗、教学、科研有重大意义的病历档案却放在那不加以使用，过了档案保管的期限就急于清理和销毁档案资料，让一些很有价值的合同档案信息资料浪费了[3]。合同档案如果没有充分的利用，就会让其失去它应有的价值，让医院的合同档案管理工作止步不前，合同档案信息无法物尽其用，长期如此会让医院的合同档案管理工作得不到进步，影响医院的长远发展。
3、有效提高医院合同档案管理工作创新性的策略
3.1完善合同档案管理制度
创新是需要建立在完善的基础上，因此首先应该做的就是完善医院合同档案管理的管理系统，只有完善好管理系统才能在此基础上进行创新，否则只会根基不稳。虽然我国的医疗技术一直都在发展，对于合同档案管理的工作方法和水平也都在不断增强，但是因为管理方法陈旧，使得在其管理工作中还是存在一些不足，且管理工作比较落后，因此需要先完善管理体系， 让其能够满足实际的档案管理的需求。在完善时，应该要先明确合同档案部门的职责，制定统一的管理标准以及评价标准，对医院内的不同类别的载体实行统一的管理和评价，让档案管理和医疗服务共同发展。另外还需要扩大档案管理的范围，对于医疗市场改革时进行的各项活动的资料等也要进行收集和整理工作，让采购和招标工作能够孙经理的进行，总之要把医疗有关的信息都要记录在档案中，再教给专门的合同档案管理人员进行管理。
3.2加强档案管理信息化建设
合同档案管理是医院各项工作的基础，其重要性不言而喻，体现了医院的经济活动，记录了医院的发展历史，在医院的档案管理中非常重要。对于其的管理效率有效这医院的整体管理工作。以人为本理念的提出，也对医院合同档案的管理工作提出了更高的要求。随着信息技术的发展，对于其的应用越来越多，医院的合同档案管理工作中也必须加入信息技术，让管理工作信息化是必不可少的，在档案信息检索中就必须要加入信息技术，可以提高合同档案资源的开发效率，信息化的管理可以让医院合同档案管理工作得到极大的发展，因此医院要重视信息技术的应用，加大对硬件设备以及医疗管理软件的资金投入，加强信息化[4]。足够的资金也是对其进行创新的基础，另外，还需要规范档案管理工作内容，保障档案管理的信息化建设。
3.3提高合同档案管理人员队伍素质
信息化的合同档案管理也对工作的质量提出了更高的要求，档案的管理人员也不例外，管理人员除了要掌握专业的知识以外，还需要掌握信息化技术，需要具备多方面的知识和技能，满足合同档案管理工作对管理人员的需求。因此医院需要为管理人员提供培训，提高他们的专业知识以及信息技术的能力，加强他们的职业素养和道德水平，让他们能够明确自己的只能，用认真、严谨的态度面对合同档案管理工作，提高管理工作的水平和质量。
3.4探索合同档案管理新领域
创新是发展的动力，因此医院的合同档案管理工作也要进行创新，树立创新的意识和理念，拓展合同档案管理的新领域，要根据医院的实际情况以及时代的变化，对工作的原理、方法进行改革和创新，通过创新和信息技术促进医院的发展。医院个合同档案管理工作也要改变以往传统的管理办法，主动的去改变，不断的优化管理模式，让医院的合同档案管理工作能够顺利的发展。
结束语：
当今社会，信息也是一种很重要的资源，信息的保存其中一种就是建立档案，且合同档案管理工作是医院其他工作的基础，因此医院必须要重视对合同档案的管理工作，充分发挥医院档案的价值，充分利用这一种资源，促进医院的发展，也对整个医疗科研事业具有积极的影响，医院要为管理人员提供培训，加强他们的知识和技能以及职业道德，让他们用认真、严谨的态度去面对合同档案管理工作，完善合同档案管理的机制，不断的创新管理理念、方法等，满足社会对医疗事业的需求，让医疗工作能够顺利进行。
参考文献：
[1]梁初蝉.信息化时代医院档案管理工作的创新分析[J].科技展望.2015（15）
[2]张娟.关于医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].办公室业务.2015 （9）
第3篇：合同存档管理范文
档案管理制度【1】一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、 资料的收集与整理
1. 公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4. 档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、 档案的销毁
1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
公司档案管理制度【2】第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条 归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条 档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第4篇：合同存档管理范文
[关键词]电子办公系统 电子文档管理系统 电子文件管理系统 信息生命周期管理 业务信息集成管理系统
[分类号]C931
2009年，课题组对珠江三角洲地区、湖南株洲以及天津开发区的250余个政府信息中心进行了问卷调查，并对南方电网下属的多个公司进行了实地调研与访谈，发现不少省市级政府部门、央企的电子办公系统基础设施建设已经基本完成，正在探索如何将机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统集成起来，在遵从法规的基础上协同工作。但更多的机构和组织尚未认识业务信息系统集成管理的重要性，仍然沿用传统的文档、文件分离的管理模式管理电子文档，使被保留的业务信息面临多种风险。
1 电子业务信息集成管理的必要性
电子业务信息集成管理是指采用IT手段将同一机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统整合为电子文档与文件管理系统，使其集电子文档创建、保存、流转、利用和归档于一体。这个问题的提出是基于以下几个原因：
1.1 文档与文件分离的管理模式不适于电子环境
长期以来，机构的业务信息是分由业务管理部门与档案管理部门分别管理的。业务部门仅对文档进行管理，档案部门则专门管理归档后的文档(即档案)，如图1所示：
同一机构内的文档与文件相离散的管理模式，在电子环境下是难以满足文件归档要求的。文档管理与文件管理的管理目标的差异，造成沿用传统管理思想设计的电子文档管理系统(EDMS)与电子文件管理系统(ERMS)的离散状况。
EDMS与ERMS尽管都要捕获元数据，但前者是为便于文档检索、版本与存取控制，并不考虑捕获文件管理元数据(如文件来源的详细信息、文档产生的技术环境描述信息、文档管理过程的痕迹等)，其后果是无效归档产生。所谓无效归档，即缺乏来源与过程信息的电子文件失去归档价值。只有在EDMS内置人文件管理需求，才能将电子文档管理与电子文件管理逻辑地关联起来，无效归档问题才可能解决。如图2所示：
20世纪初，随着办公自动化的普及，很多国家更新或扩充了原有的文件管理系统功能需求规范，使其顺应信息技术变化对文档管理的要求。如欧盟在2008年了电子文件管理功能需求更新扩展版(MoReq2)，在整个规范中都扩充了文档管理与文件管理相互关联的功能需求，“10.3文档管理与协同工作”对文档管理系统明确地提出了文件管理需求。此外，联合国与其他国家也都有整合文档管理与文件管理的系统功能需求规范的出台。
1.2 满足法规遵从要求
随着人们对数字信息认识的加深以及电子办公中问题的凸显，国家与一些行业组织要求机构在法律框架下管理电子数据，保证其真实、完整与可用，特别是一些关系民生的企业(如金融、财务、医药、食品等系统等)，其电子办公系统必须具有文件管理功能，保证生成的电子文档具备可说明其来源、管理过程、保存痕迹及生成环境的说明性数据，以便随时接受审计与调查，保障客户、合作伙伴和其他股东等的利益。
在电子办公环境下，必须依靠集成和可认证的业务信息管理系统才可能满足以上法规遵从要求，保障电子办公系统中生成的重要文档可防止变更、利于检索、便于审计与应对可能的诉讼，保障归档的文件可传承这些数据的信息价值、管理价值与历史价值。美国新墨西哥州EDMS／ERMS应用标准项目组指出，业务信息集成管理系统要求EDMS与ERMS有关联的部分必须覆盖，相关功能必须集成，使整个机构的工作流程、业务信息管理无缝连接与整合，全面、系统地控制业务信息的精确度、完整性以及可利用性；将重要的电子文档与电子文件都存储在处于日志管理严密监控与授权存取的档案环境中，以满足法规遵从要求并实现直接成本的节约。
1.3 优化存储环境与信息共享
长期以来，文档、文件与资料都由机构的不同部门分别管理，要使用这些信息，必须到不同部门去获取。若是按照传统的离散管理方式，很多正在业务流程内流转的文档，是无法在文件管理系统中获取的。整合后的业务信息集成管理系统，可通过机构内的同一检索平台，搜索引擎就可能全方位地提供所需的当前业务活动信息与累积的历史文件信息，以达到集腋成裘的最佳效果。如图3所示：
业务信息集成管理系统整合了存储环境，便于使用不同的存储管理工具，有效处理已存储信息，使信息存储及管理随信息价值的变化而改变。在电子办公环境中，管理与利用信息变得日益复杂，更多地依靠将现代管理理念融入IT技术，利用软件管理替代手动管理流程。业务信息集成管理系统的实质是将文档管理、文件管理和信息提供有机结合起来，构建一个高度智能化的人机交互系统，实现文档与文件管理的整合，提高机构和组织的工作效率与应对社会需求的能力。
2 机构业务信息集成管理框架设计
尽管我国从文档一体化的角度讨论业务信息集成管理系统架构的理论文章不多，但我国不少大型企事业机构与政府部门已经开始建造这类系统。图4是在对这类集成系统调研基础上，经过归纳、总结与提炼后勾画的业务信息集成管理系统框架。
可见，机构业务信息集成管理系统主要由电子办公系统、电子文件管理系统与电子文档交换平台及数据交换中心构成。与传统管理方式不同的是，以上4个部分尽管各司其责，但却以业务流程为主线，利用信息技术与管理制度相互关联为一整体，以保障业务数据的有效性、可用性和可理解性。为达到该目的，以上4个部分须具备的基本功能如下：
2.1 电子办公系统
电子办公系统主要是支持日常办公与事务管理，便于机构和组织的工作流管理与协同工作，并维护重要文档安全与将其传入电子文件管理系统。为满足业务信息集成管理需要，原电子办公系统的功能需要重构。除保留已有的控制、捕获、访问和安全、处置、查找与检索功能外，还必须补充的功能有：标记重要文档，文件管理元素据的添加与捕获，多版本管理，输出与脱机保存等。
・标记重要文档。重要文档是待归档的文档与遵从法规必须保留一段时期的文档。对重要文档标记的目的是便于电子文件管理系统对重要文档的识别与捕获以及分类保存与严格管理。
・文件管理元素据的添加与捕获。重要的电子文档必须携带与文档保持紧密联系的描述性数据(即文件管理元数据)，用以说明重要文档的内容、产生的背景、结构及其管理过程等，因此，系统必须具备保障文件管理元素据捕获的功能。
・多版本管理。对于同一文档的多个版本，系统必须进行标记并建立它们之间的联系，支持文档草稿
的使用，并维护各版本的电子文档的完整性。
・输出。电子办公系统的输出功能，应不仅能使电子文档与其相关的元数据一并完整输出并保持联系，还要求与电子文档及其所在文件夹相关的审计跟踪日志也能一并输出。
・可脱机保存完整的业务信息。利用移动存储设备可同时保存电子文档与其关联的元数据，并保持文档与元数据的原有联系。
2.2 电子文档交换平台
电子文档交换平台的主要作用是接受电子办公系统的重要文档并导人电子文件管理系统，它是电子办公系统与电子文件管理系统的接入平台或接口，是通过IT技术整合文件管理与文档管理的重要桥梁。为了实现电子文档管理系统与电子文件管理系统无缝连接与整合，电子文档交换平台必须具有以下基本功能。
・接受各类重要数据。由于电子办公系统的应用工具种类繁多，电子文档交换平台需具有强大数据接口，可在线或离线接收不同类型的重要电子文档。
・平稳地在电子文件管理系统与电子文档管理系统间移动数据。所谓平稳移动是指当数据在文档管理系统与文件管理系统流动时，可保持文档与其元数据原有的关联不变。
・数据比对。对电子办公系统传来或导入的重要文档的文件管理元数据是否齐全完备进行数据比对，对不合格者不予传人。如图5所示：
2.3 电子文件管理系统
电子文件管理系统的主要功能是捕获重要文档、登记文件，并对保存其中的文件和文档进行有效控制、维护与处置等，保证其完整与安全。为适应业务信息集成管理需要，电子文件管理系统需要增加以下功能：前端捕获文档，多版本文档的管理，标识文档与文件，安全控制，分层存储、统一管理功能。
・前端捕获是指电子文件管理系统在电子办公系统捕获文档，并在捕获后视情况给予其唯一标识符并宣布其成为文件的行为。
・多版本文档的管理是指电子文件管理系统应具有对电子文档多个版本的辨别与管理能力，可将同一内容的多个版本捕获并指定其中某一文档作为文件归档，将不同版本的所有文档分散存储并保持关联，版本编号清晰可见以供检索或搜索。
・系统应对捕获的重要文档进行分类与标识，以便文件与保留文档清晰可辨。
・安全控制功能要求系统通过权限控制与日志管理等功能，保护归档文件与保留文档的真实与完整。
・系统能够在统一存储空间内，将电子文件与重要电子文档分层存储、统一管理。
2.4 数据交换中心
数据交换中心应是机构对内提供利用的公共平台，也是向专业档案馆或公共档案馆提供移交的桥梁，其主要功能有数据移交、存储与检索等。在该公共平台上，应具有与电子文件管理系统内设资源库相分离的数据资源检索库，为机构内职工提供电子文档与电子文件的综合查询。
3 机构业务信息集成管理系统实例
在我国，政府与一些大型的企事业单位已经建立了本系统或本单位的业务信息集成管理系统，图6是这些集成系统文档形成、捕获与管理的示意图：
可见，电子文档的生成、流转过程基本一致，只是电子文档归档捕获方式不一致。以下通过实例说明集成后的新增功能。
3.1 电子文档的元数据捕获
为防止无效归档发生，电子办公系统均具有文件管理元数据捕获功能，图7是元数据捕获的解决方案的实例：
为保证电子文档管理系统对文件管理元数据捕获并建立与其文档的关联，该系统采用了两种措施：①文档的元数据信息表单前置；②系统嵌入必须捕获的元数据，以便选择性捕获。
图7显示了两份元数据信息表单。接到文档保存命令后，系统首先提出该文档的元数据信息表单并要求文档形成责任人填写，只有填写完毕才可添加拟保存的电子文档(见该图左下部)进行保存。一旦点击保存，电子文档与元数据表单就捆绑一体存入系统，持久保存元数据与文档的关系。
图7还显示，为了方便与准确捕获元数据，系统事先嵌入了必须捕获的元数据并以下拉框方式提供捕获选择。这要求电子办公系统支持常见电子文档元数据模板的定义，并可为不同类型的文档模板(如表格、报告、信函等)设定不同的文件管理元素据集。
接口平台上的数据比对功能为元数据录入质量把关，可降低归档前文档元数据捕获不全的风险，如图8所示：
图8左图是必要元数据填写不全退回文件形成者(见左图上方的不可归档字样)，右图是经过数据比对后被电子文件管理系统接收的文档元数据表单。
可见，IT管理在整个元数据的产生与捕获过程中起到强制、协调、监督与审查作用，不仅提高了工作效率，也减少了不同部门间的责任推诿带来的摩擦。
3.2 电子文档的归档捕获
由图6可见，集成管理系统可提供两种不同的捕获方案，分别适于不同类别的电子文档的在线归档捕获。图6的归档接口可提供行政公文的实时归档捕获，而预归档平台是为捕获形成周期长的文档准备的。
实时在线归档捕获较为简单。满足归档要求的电子文档通过系统接口传人或导人电子文件管理系统后，系统会在导人工作完成后传出归档日志以显示导入是否成功(见图9左)；系统也可自动生成某段时期内归档移交成功的统计表(见图9右)，以便定期比对移交纸质红头文件。
对于需要积累一段时期方可在线导入电子文件管理系统的重要文档，必须建立预归档平台，指定个人文档积累空问。预归档平台可以设置在电子办公系统内，也可设置在电子文件管理系统。无论位于业务信息集成管理系统的那个部位，其管理过程都是一样的。预归档平台的文档积累也必须配置相关的元数据，并与电子文档保持紧密联系。
图10是在预归档平台上积累电子文档的实例。当用户点击目录树的节点时，系统首先呈给用户的就是该文档的描述信息(元数据)，填写完毕点击“添加”，被积累的文档添加到系统的同时，该文档的描述信息也与文档联系在一起。待文档积累齐全完整，满足归档条件后，选择待归档的文档条目并点击“归档”，被积累的电子文档便传人电子文件管理系统。
4 结论与讨论
业务信息集成管理系统不仅能整合电子文档管理与电子文件管理，还可以数字档案馆为资源提供平台，将与业务相关的当前信息资源(在线文档)、历史信息(归档后的文件)与资讯集成为一体形成机构业务知识库，通过搜索引擎提供网页快照和详简可选的业务信息服务。因此，业务信息集成管理系统将是机构内电子资源管理的发展趋势。
第5篇：合同存档管理范文
1.1 实行集中统一管理是医院做好电子档案管理工作的先决条件
我省各大医院虽然都成立了档案室，但因种种原因，大多数档案室并没有对本院全部档案实行集中统一管理。档案室内储存的大部分是文书档案，而基建档案仍然存放在基建科，后勤中心管理的文档存放在总务科，人事档案存放在人事科，会计档案放在财务科，设备档案存放在设备科，科研档案存放在科研科，甚至一些很有保存价值的档案材料、声像、照片档案散存在各科室或个人手中。这种以文书档案为主、其它档案分散管理的方法，既不符合党和国家以及省里“对一个机关医院所形成的全部档案应实行集中统一管理”的规定，更不能适应医院日益发展的形势需要和业务需要，不利于医院对档案资料的综合利用。所以，想要做好医院的档案管理和利用工作，可行的办法就是建立健全机构，成立综合性档案室，把医院所有应当归档的档案集中统一管理起来。
1.2 档案管理人员专职化是做好医院档案工作的根本
档案工作是一项专门性、科学性、技术性很强的工作，从事档案工作的人员不仅要有很强的档案事业心和责任感，而且要有较高的科学文化和专业素质。只有使档案管理人员专职化，他们才会安下心来，提高自觉性，不断学习有关知识，结合医院实际，掌握档案工作的理论和业务技能，认真负责地、扎扎实实地做好档案工作。
2 保存电子文件和电子资料工作中存在的问题
在医院电子档案管理的实际工作中，我们往往对电子文件和电子资料的重要性认识不够，平时不注意收集，容易存在一些工作误区，主要表现在以下几方面。
（1）对电子文件和电子资料归档不及时。由于电子文件在形成的初期还不能确定这种载体的文件是否需要作为档案永久保存，致使大部分同志认为电子文件发出后就与自己无关了，至于档案室能否看到，收不收是他们自己的事。而有的档案工作者或怕增加工作量，或不熟悉相关操作技术，加上发送电子文件的部门与档案室信息对接不及时，忽视了电子文件和电子资料的归档，容易造成电子文件和电子资料的缺失。
（2）认为纸质文件和电子文件同时归档会造成资源浪费。有一些医院片面强调无纸化办公，加上大多数电子文件和电子资料的内容与纸质文件材料相一致，导致有些同志认为既然保存了电子文件和电子资料，就不需保存纸质文件材料，免得挤占了档案室有限的空间而造成资源浪费，因而忽视了电子文件和电子资料的易修改性以及电子文件载体和信息技术的不稳定性问题。
（3）电子文件的不安全因素。由于电子文件对计算机有很强的依赖性，它是由拟稿者直接写在磁盘上，可随时产生，计算机系统中如有人故意改动并不会留下任何痕迹。而在工作中形成的纸质文件是不易被拟稿者随意修改，同时印章和签署是文件生效的主要标志，因此，相对于纸质文件，电子文件存在不安全因素。
3 电子档案的管理对策
随着信息社会的迅猛发展，电子档案的管理工作不单是从技术上要求，更应立足实际、规划长远，将电子档案的管理工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序，形成档案管理制度。在实际工作中，我们应采取以下对策：
第一，制定科学、合理及符合本医院实际情况的统一电子文件及电子档案的基本归档制度，这是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。我院业务部门较多，在业务活动中会产生一些电子文件和电子资料，如何做到及时收集电子文件和电子资料，靠的就是制度的约束。医院要求每个部门指定一位信息员，对信息员进行培训，使他们了解收集电子文件和电子资料的重要性，学习归档制度，了解归档制度，并在工作中自觉执行归档管理。同时，要将电子文件和电子资料归档工作纳入本医院的年度考核工作，对部门负责信息搜集的人员实行月度考核与年度考核相结合的方式，保证完成信息管理工作。归档的电子文件和电子资料必须确保信息内容的原始性、真实性、完整性。各部门应按照归档范围、归档时间将电子文件和电子资料以磁盘或光盘的形式移交给档案室，同时还应移交包括该文件的读取软件甚至操作系统。
第二，做到纸质档案与电子档案并存。纸质档案经过归档整理后，从文件题名到日期印章包括文件内容都不能被涂改，性能比较稳定；而电子档案是由电子文件的形成者通过电子文件系统生成文件后，再交给档案管理者归档。因此，电子文件的形成、处理以至归档后的全部管理工作都要依靠计算机来完成。同时，电子文件信息在今后的利用中非常依赖于文件特定的计算机系统，如果计算机更换或者升级，有可能出现应用软件不兼容的情况，有可能打不开文件，就更谈不上利用。为保险起见，在归档时必须做到电子档案与纸质档案并存。
第三，严格控制电子文件的可转换性，保证电子文件的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章在内，通过复制、粘贴达到完全一致，使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管这样，我们还是可以充分利用计算机技术对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或部分?子文件加密，都可以起到一定的保护作用。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
第四，加强电子文件的存储管理。电子文件不仅需要专门管理，更重要的是需要选择合适的存储载体、存储方式，以及与之相匹配的存储系统和存储设备。如果在线存储电子文件，选择移动硬盘应是不二选择。移动硬盘具有存储容量大和随机存储方便、快捷、数据传输率高、可靠性高的特点，可以很好地满足多人在线并发访问，安全性能稳定，能够避免单块硬盘故障所带来的毁灭性后果。如果选择经济实惠，可采用磁带进行存储，磁带的存储量较大，成本低，但存储速度较慢，通常作为磁盘可靠又经济的大容量备份。但由于其对保存条件要求较高，目前在实际工作中没有作为首选。我们用得较多的是只读光盘，因为只读光盘只能用来检索或者播放已经记录在盘上的信息，而且制作简单、容量大、体积小，便于电子文件的存储管理。
第五，将纸质档案进行扫描，实现电子档案一体化管理。由于以前网络信息不发达，很多医院未能普及电脑办公，只能通过纸质呈办，积累了很多纸质档案。现在实行了电子信息化办公，将多年积累的纸质档案进行扫面，实现电子一体化归档管理。不但可以降低纸质档案的损坏程度，还可提供便利的查阅利用服务。
第6篇：合同存档管理范文
普遍存在着地位不合法的问题由于我国的档案工作特别是新中国的档案工作是从机关档案室的工作开始起步并逐步发展起来的，在当时计划经济体制政事不分政企不分的大环境下，单位内设档案机构的地位是否合法并不直接影响其职能的发挥，单位内设档案机构为我国档案事业的发展作出了不可磨灭的贡献。因此，在档案界，长期以来都是将单位内设档案机构（档案处、科、室、馆）作为档案工作的最基层的一级组织来看待。这一点在档案学理论、法律法规和档案工作的实际工作中都有所反映。1.1在理论上，已将单位内设档案机构作为档案组织体系的一个组成部分。“按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，根据统一领导，分级管理的原则，对国家全部档案和全国档案工作，必须设置全国规模的档案机构进行管理。各机关的档案，由机关内设立的档案室（处、科）集中管理。”[5]1.2在法律法规上，将单位内设档案机构作为依法应存在的机构明确赋予了其应履行的工作职责。如《档案法》第七条，《档案法实施办法》第九条又进一步明确其履行以下职责：“（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（四）监督、指导所属机构的档案工作。”1.3在整体档案工作的实际运行过程中，档案工作行政规章中也将单位内设档案机构作为单位内部必须建立的一个机构来要求并赋予了其相应的工作职能。如《机关档案工作条例》第六条要求“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅（室）领导”。第四条“机关档案部门的基本任务是：（一）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（二）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（三）中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查”。《科学技术档案工作条例》第二十七条“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”。第二十九条“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专（兼）职人员管理。各单位的科技档案工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导”。因此，在以往的档案行政管理的过程中都将单位内设档案机构（档案处、科、室、馆）视为一个合法存在的机构来实施管理并赋予一定的行政管理职能。但在目前社会主义市场经济体制下，在依法行政、政事已分、政企已分的大环境下，来重新审视和考量单位内设档案机构，就会发现机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构除少数按国务院批准、国家档案局的《全国档案馆设置原则和布局方案》的要求已获得批准或备案的档案机构是合法存在的机构之外，因档案机构属于单位内设机构不在《组织法》、《社团登记管理条例》、《工商登记管理条例》调整的范畴。又因其多属于办公厅（室）领导下的机构，也不在单位《三定方案》的调整之列，没有明确的职能配置和机构及人员编制。所以，单位的档案机构多数都不是合法存在的机构。因此，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构普遍存在着地位不合法的问题。
2单位的内设档案机构不具备行政主体资格，没有行政管理权
在行政法律关系中，行政主体资格是指行政主体依法取得行政职权，能以自己的名义独立进行行政管理活动，并承担由此产生的法律后果的组织，包括行政机关和法律、法规授权的组织。因单位的内设档案机构多属于办公厅（室）领导下的机构，不能以自己的名义独立进行行政管理活动，它不是一个实际合法存在的机构，它要行使管理的职能，则必须依托它的上级机构办公厅（室）或所属机关，并由所属机关承担由此产生的法律后果。同时内设档案机构又不是一级社会组织，不具备法律、法规授权组织的资格，因此，单位的内设档案机构不具备行政主体资格，没有行政管理权。
3单位的内设档案机构因不具备行政相对人的资格，不是档案行政管理的对象
以往在档案系统，无论是业务指导、执法检查或其他形式的档案行政管理活动，往往直接针对的是单位档案机构，这实际上是档案行政管理工作的“错位”，是搞错了管理的对象。在行政管理的过程中，行政相对人是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人，即行政主体的行政行为影响其权益的个人或组织。而单位的内设档案机构不是一个实际合法存在的机构，因此，它不仅不具备行政主体资格，同时也不具备行政相对人的资格，不是档案行政管理的对象。档案行政管理的对象应是该单位而不是其内设的档案机构。单位内设档案机构不是档案行政管理的对象。
4区域化属地管理与条化垂直管理并存的法律依据
第7篇：合同存档管理范文
关键词：电子档案；档案管理；运用
一、电子档案的优势与特质
（一）方便高效
首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。
（二）可以快速完善档案
无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。
（三）保密性和快捷性
计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。
（四）电子档案管理对档案管理有着重要的意义
计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。电子档案管理就不存在这样的问题。电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。
二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题
（一）电子档案认识的局限性
目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。
（二）档案管理人员方面问题
档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。
（三）电子档案安全方面的问题
计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。
（四）档案管理方面的不足
电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。
（五）电子档案的保存与标准化进展问题
电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。
三、事业单位的电子档案管理问题解决方案
（一）加强档案管理人员素养，合理改进工作方式
首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。
（二）改善管理方式，培养档案管理人员
电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。
（三）健全保障机构，保证电子档案的安全
首先，完善的规章制度是事业单位持久发展的根本。档案管理部门也需要制度维持运转，加强各部门电子档之间的联系与沟通，提高电子档案的灵活性，便于档案集中管理。其次，档案管理人员需要采取一系列安全保障措施，比如在计算机上安装杀毒软件，防火墙等，防止信息泄露。最后，严格监控档案的使用，对于绝密文件，要建立相应的跟踪监控系统，防止重要文档丢失或被窃取。
（四）加强电子档案的管理
档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法，如U盘，光盘等，加强电子档案保护意识。
（五）改善管理环境，规范档案管理
首先，事业单位应该以设备投入为主要方式，配合创新的思想。创建既符合本事业单位的档案管理特点，又能高效的分类保存事业单位的电子档案，加速档案现代化标准化管理。其次，有关部门应该推出统一档案管理软件，规范电子档案格式，使电子档案使用起来更加方便，同时节约人力物力等各方面资源，提高工作效率。对于资金不足的事业单位，应尽力协助其全面发展。
四、结语
随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，需要有关部门和档案管理人员的共同努力。完善后的电子档案管理终将为事业单位创造更大的价值！
【参考文献】
[1]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，2013（21）：325-325
第8篇：合同存档管理范文
【关键词】医院 综合档案管理 问题 策略
医院综合档案管理指的是对医院建设发展历史材料、医疗文件材料等进行全面管理，是医院管理的重要内容。医院档案作为医院文化与历史的载体，对全面提升医院整体运作水平、制定合理的医院发展规划有重要作用。新形势下，积极探究医院综合档案管理存在的问题及解决策略，具有重要指导意义。
一、医院综合档案管理存在的问题
（一）缺乏对综合档案管理重要性的认识
人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知有利于促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国部分医院对综合档案管理的认识不足，特别是在建设电子档案的过程中，不少医院存在诸多误区。例如，有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财，是盲目追新的项目，有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务，等等。上述误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，再加之缺乏具体经验，从而导致多种管理行为问题的出现。
（二）档案管理制度不完善
目前来说，我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管，医院缺乏明确的档案管理手段与方案，容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细化、可操作性的管理制度，不同部门对自身的档案管理职能认识不到位，缺乏标准的档案收集范围，导致多种重要数据、信息的流失。此外，医院综合档案管理需要复合型人才的支持，但目前来说，我国档案管理人员的平均素质还有待提升，部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能，一部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术，严重阻碍了档案综合管理的健康发展。
（三）电子档案不完善
现阶段，我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱，尚未充分发挥电子档案的优势。例如，缺乏完善的电子档案建设标准，导致视频、声音、文字等档案的格式转化均不合理，某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法做到一一对应，这势必会影响到对医院档案的利用。
二、医院综合档案管理问题的解决策略
（一）提高档案管理意识
提高档案管理意识，加强领导支持，是做好医院综合档案管理的基础。在新形势下，医院各级领导必须高度重视，加大档案建设力度，在提高认识的基础上，加快标准化体系建设力度，并积极与国际社会接轨。与此同时，医院应通过会议、宣传、活动等方式，全面提升医务人员对档案管理重要性的认识，使其认识到自己的任务与职责，更好地促进综合档案管理工作的开展。另外，还应完善档案管理奖惩机制，将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩，全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。
（二）加强档案管理制度建设
加强档案管理制度建设，完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验，建立健全档案管理体制，明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划，进一步明确不同职能部门的权限、职责以及档案管理流程，进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与此同时，还应加强医院综合档案工作手册的编制，针对性细分不同档案的目录标准、收集单位以及保管权限，在保障档案资料完整性与真实性的基础上，方便对档案的查阅、使用。
其次，在档案管理制度建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：第一，安全性原则。只有保证档案资料的安全性，才能充分发挥综合档案管理的重要作用。第二，实事求是原则。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身医院发展的标准策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原则。必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息权利进行确认，按照权利义务相平衡原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者利益最大化。第四，透明性原则。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学的原则，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。
（三）加强电子档案建设力度
对于综合档案管理发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。
在信息化高度发展的今天，我们必须加强电子档案建设力度，强化电子档案原始记录性。具体来说，可从如下方面入手：第一，严格执行电子档案管理规范等国家相关法律标准要求，严禁越权操作，进一步提升档案管理的完整性与安全性。第二，加强计算机网络安全配置管理，定期进行网络维护，及时查杀病毒，保证网络完全。第三，做好电子文件保存工作，保证计算机库房温度、湿度合理。笔者建议，将电子文件保存在塑料保o套中，并将其放在安全、稳定的环境中保管，从而保证电子文件不受有害气体、灰尘、外界磁场等干扰。重视原始记录，保存档案原始记录是我们的首要任务，其直接关系到档案凭证的法律价值。在日常档案管理工作中，必须严抓这一工作并形成长效运行机制。
三、结语
综上所述，本文以医院综合档案管理工作中的问题为切入点，从管理意识、管理制度建设、电子档案建设等角度，详细论述了医院综合档案管理工作的完善策略，多角度入手，旨在全面提升医院综合档案管理质量与水平。
参考文献
[1]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012（02）.
[2]生国栋，丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程，2014（06）.
[3]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014（03）.
第9篇：合同存档管理范文
项目档案是基本建设项目档案或重大(重点)建设项目档案的简称，它是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事项目规划、设计、施工、监理、改建、维修及建设、管理过程中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的项目文件材料总称，它是档案大家族当中的一大门类，是国家档案资源建设中的重要组成部分。包括建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目。工程档案具有如下特点：一是时间跨度比较长。以我公司靖西二线输气管道工程为例，当初的建设周期为7年(2003—2009年)，而工程档案管理周期将地质勘探阶段包括在内整整10年时间(2000—2010年)。二是所涉及的专项报告多。如我公司靖西二线输气管道工程档案涉及地震、地灾、环评、水保、考古、防洪、遥感、安评等。三是档案种类多，数量比较大，而且载体形式也多种多样。如我公司靖西二线工程建设档案包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案以及实物档案等种类，载体形式有纸质、磁带、光盘、硬盘、照片、探伤光片等。四是参与建设的单位多。一般的工程项目，根据管线长度的不同分为若干个合同标段，并且由包括数字化管道建设单位等多个不同的施工单位负责施工，另外还有设计、勘察、检测及监理单位和政府质量监督部门的共同参与。
2工程档案管理中普遍存在的问题
2．1工程档案宏观管理上普遍存在“重工程建设、轻档案管理”的思想观念，大部分的工程在即将竣工或投产时，才将档案资料纳入议事日程；在这种情况下，项目竣工后，完全依靠档案管理部门基本不懂施工现场实际情况的档案管理人员，完成整个工程档案资料的收集、整理、分类、立卷和归档等一系列工作，使得最终形成的档案就脱离了工程实际，且不能保证档案的齐全和完整性。
2．2工程档案管理人员专业素质不高，未能将项目形成的档案进行开发和编研工作，使得档案失去了它们应有的价值。像我公司的档案室，一直以来只是机械的收集、存放档案，最终档案室只当作资料的借阅部门。
2．3档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化的管理手段。
2．4档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在档案管理人员不深入现场，频繁变动，对工程整个建设过程没有系统的概念和理解，使得最终形成的项目实体档案资料存在以下问题：①收集不齐全，存在丢失现象；②档案整理与工程建设不同步进行，在项目验收前才进行突击整理：③接收人员对档案审查把关不严格，由于设计变更、图纸版本不同、数据及工程量的改变引起的图实不符等，均在大量的档案资料中存在；④缺少原件，签字和盖章手续不齐全以及字迹不清、污损和复写资料等无效文件也很普遍；⑤忽视录音、录像、照片等非纸质档案的收集、整理；(忽视了档案本应具体的实用内容及齐全、完整性，片面追求格式装订、盒脊表面形式，不利于日后档案的查询、利用。
3做好工程档案管理的对策和方法
3．1组织协调，发挥龙头作用
建设单位要积极履行牵头、抓总的职责，按照项目法人责任制的要求，在项目档案工作中积极组织、协调本单位和参建各方的项目档案工作，检查、指导本单位和参建各方按照国家相关规定、标准及时制定项目档案工作的管理制度和统一的业务标准，并将项目档案工作纳入项目工作计划和项目法人责任制、招标投标制、工程监理制以及合同管理制的相关条款之中：构建项目档案工作网络体系，建立切实有效的归档考核措施：贯彻执行国家有关法律法规，强化档案管理机构作为公司全面负责项目档案工作的重要职责，统一领导、统一管理，认真依法履行对公司内各部门、各单位以及直属单位项目档案工作的监督和指导职责，督促、指导各部门、各单位文件材料的形成、积累和归档工作，从制度上、组织上规范全公司系统的项目档案工作。
3．2提前控制，实施同步管理
档案管理工作要与项目建设同步进行，项目申请立项时，项目建设单位的相关部门即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时同步完成文件材料的归档和验收工作。建设单位把项目档案工作纳入项目的管理程序，将项目档案工作的要求贯穿于立项、设计、施工、监理、验收全过程的各个环节，是保证项目档案完整、准确、系统的重要措施，这是目前我国家行业、项目建设单位做好项目档案工作的一条成功经验。坚持同步管理，提前介入项目管理，是项目建设单位档案部门的重要工作内容之一，档案部门要结合项目建设的特点，及时了解国家、行业相关业务标准、规范，掌握文件材料的形成规律，明确各部门、环节、阶段应归档的项目文件材料范围，同时提出具体整理要求，并按时参加项目的开工交底、阶段检查、设备开箱验收、交工验收、竣工验收，把好项目建设各个环节形成的项目文件材料，避免项目档案工作的被动和滞后，确保项目档案成套性，准确性和系统性的质量要求。
3．3纳入合同条款，进行有效监管和控制
合同是约束项目双方的法律依据，将项目档案工作纳入合同管理是进行可控规范项目档案工作最起效和实用的办法之一。我省已经竣工的西汉高速公路、成阳机场二期工程、韩城二电等一大批重点建设项目，在项目档案工作中都较好地实施了合同管理，合同文本中有关项目档案工作方面的条款详细、具体，明确项目参建各方的违约责任，有些项目单位在合同中还明确提出了项目档案在工程质量保证金中所占的比例和数量，同时要求档案管理人员要参与合同中关于竣工档案资料乙方相关条款的起草，在施工过程中还参与工程进度款项的支付控制，使项目档案工作真正具有了一定刚性约束力。
3．4创新管理模式，实施文档一体化管理
在项目建设过程中，使项目所有文件材料的收发归口统一管理，在项目开工建设前，针对具体项目建立档案编号体系，将文件材料管理与档案管理有机地结合起来，进行全方位的标准化、一体化管理。对暂时不具备文档一体化管理的项目，要及时将项目建设各环节、各阶段所形成的文件材料、图样目录录入微机，实施纸质、电子文件的“双套制”管理，项目竣工验收后一并移交建设单位的档案部门。
3．5不断提高项目建设单位档案工作人员的业务素质
项目档案工作专业性较强，近些年来国家又陆续颁布、修订了不少项目档案工作的行业规范、业务标准，这些规范、标准内容新、要求多，项目建设单位一定要认真对待，不断开拓思路，积极为档案专、兼职人员创造必要的学习平台，强化业务培训，增加交流，不断提高项目建设单位档案专(兼)职人员的业务素质和综合管理水平。
