基层档案管理工作效率提高措施

摘要:社会科学技术的不断发展为我国基层档案管理工作带来了巨大的发展空间，同时也面临着更加困难的挑战，这些挑战对基层档案的管理工作提出了更高的要求。本文主要分析了目前档案管理工作的主要内容和现状，发现其中存在较多问题，并结合实际工作经验提出几点具有针对性的优化措施，以提升基层档案管理的整体水平。

关键词:基层;档案管理;工作效率

1基层档案管理工作的主要内容和现状

基层档案管理工作的主要内容如下:第一，负责制定本单位档案管理的制度，实现档案管理标准化、操作规范化。第二，做好本单位文件资料的收集、整理、鉴定工作。第三，开展档案业务指导工作，主动敦促各部门保证文件的齐全与完整。第四，做好移交档案的登记、统计和保管［1］。第五，编制多种检索工具，做到各种门类载体的档案分类科学、排列有序、编目规范，以迅速准确地查调档案并汇编档案资料。在生产和经营过程中形成的档案种类有科技档案、文书档案、财务档案、证书档案、声像档案、照片档案、实物档案等。在具体的档案管理工作中，可分为实体管理和信息化管理两方面。在实体管理方面，本单位1997年在上级档案业务部门的指导下，通过了国家二级档案管理标准，同时根据上级颁发的文件建立健全了本单位的科技档案分类办法和档案管理制度。三十多年来，本单位一直按照达标要求和档案管理制度对档案进行搜集、整理、鉴定、划分保管期限、装订入库。同时编制大事记等检索工具，从不同的档案关键词进行检索，严格执行档案借阅制度和档案库房管理制度。档案管理工作的内容决定了它的工作性质是管理性还是服务性。在实际的档案管理工作中并不会直接产生物质财富。但只要管理人员把提供的档案做好详细统计，还是能通过档案的借阅产生间接效益的。档案工作人员应抱着对历史、对后人负责的态度，认真对档案进行鉴定、整理和保护。档案的信息化管理包含档案信息的加工和信息输出过程。信息化加工的质量取决于各基层单位档案管理员的综合专业水平。对文件资料的认知程度取决于档案工作人员对本单位生产及经营活动的了解深度和广度，还取决于档案工作人员对文件资料未来查考价值的预判经验。因此，档案工作人员每年的继续教育、专业交流和培训必须列入本单位的教育培训计划，这样才能有效提高档案工作人员的专业水平。信息化的输出过程主要体现在如何利用档案软件进行快速查阅，如何精准定位到每一本档案案卷甚至是每一份文件，使档案工作人员不用去库房就能立刻提供给使用者。目前社会科学技术已非常发达，但在基层档案管理的信息化运用上仍较落后，即便搜索到还是要去库房调阅案卷和文件。

2基层档案管理工作的现存问题

2.1档案管理意识不足

目前，在档案管理岗位上坚持多年的档案管理人员主要靠的是自身的素养和责任心，他们能安心于档案管理工作，坚持按照达标要求监督各类档案及时归档。但仅靠档案人员的微薄力量只能维持最基础的实物档案管理达标标准几十年不走样，没有上级领导的支持，库房空间不足，难以再配置。档案人员退休后招不到合适的人来接班，使档案管理的标准化局面无法维持，最终陷入混乱状态。1997年达标时，本单位的信息化水平在行业内还是领先地位，文书资料输入电脑后和档案录入时，输入收发文号就可把文件的文号、标题、作者、制作时间等信息自动显示在表格里，不用再手动输入。但几十年过去，本单位目前使用的档案管理软件仍停留在手动输入和打印案卷目录和封面的层面上。

2.2数据无法共享，降低工作效率

目前，办公室的文书管理系统和档案管理系统是两个独立的软件。文书人员在文书管理系统上登记收发文时，第一次输入的文件信息，档案管理人员在档案软件上是不能共享的，需要再次输入到档案管理系统软件中。随着科技的进步，文书人员将文件以扫描件的形式存储在文书管理系统中，档案管理系统无法调阅。提供档案管理系统中搜索到的文件不能立即打印出来给利用者，而是必须去库房调阅实体档案案卷，对其进行复印或拍照，不能共享前端文件资料的数据，大幅降低了档案的输入效率和利用率。

2.3档案管理人员业务水平有待提高

档案管理是一项随着社会发展不断改进的工作，无论是工作方式还是工作效率，都在不断的改进与提升.因此，对于档案管理人员的要求也在不断提高。目前，很多档案管理人员对档案管理信息化的接受能力一般，甚至有为难情绪。档案管理的专业知识和信息化知识更新不及时，缺乏上级领导及时精准的业务指导，这些都会影响档案管理水平的提升。

2.4特殊载体的档案利用率不高

对基层单位来说，档案的库藏虽然比较多样化，但对特殊载体声像和照片档案的利用还是不多，查阅较多的还是工程档案、证书档案、文书档案、财务档案。特别是声像档案，随着信息化技术的飞速发展，大部分设备已老化，磁卡档案已无法读取。理论上能保存50年的光盘档案，随着保管期限的增长，能顺利读取的寥寥无几。

2.5档案检索效率不高

档案的检索分为手工检索和计算机检索两种方式，目前主要使用手工检索方式［2］，因为它检索的成功率较高，但检索的时间较长。计算机检索能使用关键词搜索，快速又精准。但经过多次系统的维护，档案软件里的数据不是十分准确，搜索出来的文件和案卷信息和库房内的实体档案信息有出入。有的档案在电脑上显示不出来，档案管理人员在库房里却能找到。针对情况，仍然用手工检索的方式来搜索和确认。总提来说，缺失严密逻辑和精准度的档案管理系统难以提高档案的检索效率。

3提升基层档案管理工作效率的有效策略

3.1强化档案管理意识

基层领导和档案工作人员要加强自身的责任意识，档案管理工作人员要尽心尽力，不辱使命。档案管理机构必须通过文书部门立卷制度将档案的重要性灌输到中层领导和经办人员的意识里。部门领导要深入各部门督促应归档的资料不可漏归或不归。档案管理人员必须亲自指导各部门的文书和科技档案的归档工作，保持达标标准不变。单位应将档案工作列入年度考核，这可以从根本上保证档案的完整性，各部门的经办人员才会真正重视平时文件资料的搜集和保管，从而丰富库藏，提高档案利用的经济效益，为本单位的各项活动提供最坚实的保障。同时，还应建立健全档案管理的各项规章制度，日常工作做到有章可循，档案工作做到规范化和标准化。

3.2实现档案信息数据共享

当前社会正朝着数字化、网络化、资源化的方向发展，实现档案信息数据共享，提高资源共享率已成为促进基层档案管理工作效率提升的必要途径。因此，基层单位应充分认识到这一点，积极引进信息共享软件，将能共享的文件资料和档案数据充分结合起来，实现云数据信息管理。这样不仅能解放档案工作人员手工输入的负担，还能提高档案的远程利用率，在安全的网络环境下，能快速提供给出差在外的利用者。

3.3提升档案管理人员的工作业务水平

档案管理人员的综合业务素质关系到档案的安全和质量。首先，要提升档案管理工作人员的宏观管理能力，把档案管理工作的法律法规、行业标准稔熟于心，确保基层档案的安全。其次，要提升档案管理的专业知识水平。基层单位应招录档案管理的专业人才并形成人才梯队，以提高对文件资料的鉴定能力，保证紧张的库房空间里存储的每一份档案都是精华，还能保证一个单位的档案管理标准长期不走样。最后，要加强对在岗档案管理人员的继续教育培训，可组织外派学习或参加对外交流活动等来拓宽档案管理工作人员的眼界，这样才有能力创新出档案管理的新方式。

3.4提高特殊载体的档案利用率

基层单位特殊载体的档案利用率不高，主要原因是信息化技术手段过于落后。应对收集和存储的声像档案配备先进的信息化设备，同时配备熟悉档案管理的信息化技术人员，及时处理存储介质损失的问题，确保信息读取顺畅。对档案信息进行云数据管理，利用关键词搜索海量档案文件可大幅提高库藏档案的利用率。

3.5大力研发文书档案一体化管理系统

社会信息技术的创新发展对基层档案管理工作提出了更高的要求。基层档案管理部门要想积极适应现代化社会的发展趋势，就必须使用现代化技术和管理手段来提升档案管理的工作效率，以实现信息化、现代化的档案管理目标。目前，先进的档案科学管理技术和落后的基层档案管理模式相矛盾，如果能把先进的档案管理技术普及到基层，让基层的档案管理利用信息化手段来管理档案、利用档案，就会大幅提高基层档案管理人员的工作效率。目前，急需既懂档案专业又懂信息技术的双料人才来帮助基层单位研发一款高水准的集数据共享和文书档案为一体的信息化管理软件，实现前端文书输入的数据和后端档案管理录入的数据能共享，还能将文书的扫描件在档案软件里搜索到并直接打印出来，提高档案工作效率，减少实体档案的反复调阅和磨损，延长档案寿命。这样不仅能解放手工检索的反复性，还能提高档案检索的准确性，这必将是基层档案管理工作走向信息化管理的关键一步。

4结语

综上所述，面对社会科学生产力的快速发展，信息化技术在档案管理领域中得到普及离不开各级领导对基层档案的关注，离不开基层档案管理人员默默的坚守和奉献，更离不开信息化专业技术人员的帮助。档案管理机构应把档案信息化管理工作推动起来，提升基层档案管理的工作效率和管理水平。

参考文献:

［1］陈志婷.提高基层档案管理工作效率对策探讨［J］．办公室业务，2017，(13):98.

［2］蒙丽.提高基层档案管理工作效率的措施［J］．现代经济信息，2016，(19):42.

作者：周锦 单位：上海航标处