信息化建设档案管理论文

一、档案信息化建设的必要性

档案信息化建设可以提高档案工作管理效率，使读者方便地检索利用档案，合理配置档案信息资源，实现科学管理。档案信息化如果能实现，就能冲破档案利用的种种局限，使封闭的档案管理变为开放的管理，转变管理职能，从档案的保管和利用上升到信息采集、管理和服务，使档案信息资源得到合理配置，使管理更加科学。比如档案馆又为政府公开信息的指定场所，可是由于档案馆的位置和常人对档案馆的认识造成了很多人不知道该去哪里查阅现行公开文件，使现行公开文件的查阅率低下；还有就是以前的档案需要在进馆满一定的时限之后才能通过审查开放的方式供人查阅，使信息公开工作滞后，如果能利用网络的便捷，在线接收现行公开文件，那么就能立即对现行公开文件进行公开，缩短了信息公开的时间让群众能及时的对自己所急需的现行文件进行查阅。

二、档案信息化建设面临的现状

(一)缺少信息化建设资金

顺利开展档案信息化工作首先要完善档案信息化基础设施，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。信息化建设需要花费巨大的资金，因为需要配置价格很高的安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备等。档案部门属于社会文化事业单位，财政预算是主要经费来源，他们只能使用非常有限的信息化建设资金，配置达不到网络信息化的要求的硬件，使档案信息化进程受到很大影响。

(二)档案信息化建设规划不统一

档案信息化建设不能顺利开展，因为我国档案信息化建设的管理性、业务性和技术性标准不统一的。市场上推广和使用的档案业务管理软件不适应今后档案信息化建设的发展趋势，因为它们多数是单机版，不能运用于网络。另外档案信息电子化需要具有信息管理功能档案软件，需要一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统和达到数据交换的机读目录档案系统，档案部门没有这些软件，所以不能实现资源共享。

(三)信息安全意识缺乏

安全问题是档案信息化建设不可避免的问题，在档案信息开发工作中，许多档案馆认为只要建立安全防护体系就可以解决安全问题，没有意识这样做存在很大的风险。有些档案馆将档案数字化工作外包给企业，若管理制度不严格，缺乏监控，很容易造成信息丢失、泄密。

(四)档案工作者素质有待提高

科技进步突飞猛进，对档案工作者的素质提出了更高的要求，目前，由于缺少档案、信息处理复合型人才，很难将先进技术应用到档案管理中。另外人才引进和激励制度也有待完善。提高档案从业人员素质，是档案信息化建设的关键环节。

三、档案信息化建设的建议

(一)多渠道扩大资金投入

财政预算是档案信息化建设经费的主要来源，要加大财力的投入力度，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而加快档案信息化建设。档案部门要积极将信息化工作纳入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多专项资金支持，为信息化建设提供物质保障。另外，档案部门必须拓宽思路，转变机制，提高资金的利用率。例如，档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免费或优惠支持(就中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样)，与大型跨区域IT企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源服务等。

(二)切实保障档案安全

信息化建设中档案信息安全受到网络安全隐患、人为失误、操作系统数据库故障、载体损坏等各方面威胁，为此，档案工作者要树立高度的安全和保密意识，着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面工作，切实维护档案的安全性。制定包含档案信息采集、处理、保存和利用各个阶段的安全管理体系，解决档案共享与档案保密需求间的矛盾，是加强信息化建设中档案安全性的关键环节。同时档案部门可以配合信息化建设相关部门采取数据备份、防火墙设置、访问控制、加密等技术措施，做好归档文件的保存保护和网上档案信息服务安全工作。另外，档案工作者要提高保密安全意识，特别要做好涉及国家安全、商业秘密、个人隐私等内容的档案保密工作。

(三)档案信息与电子政务信息共建

档案信息资源与电子政务信息资源合作共建就是将政府的技术、资金优势与档案部门的信息整理、管理优势充分地结合起来，依托电子政务系统与数字档案馆，建立一个综合性信息资源联合开发管理体系，实施共同的信息资源开发利用与服务工作，从而有效地完成一系列的大型基础信息资源数据库建设。借助电子政务平台，开展基于政务网的电子文件中心建设可实现政务信息的即时采集和长期保管。建立电子文件中心不仅能够为政务网解决信息管理、后台存储问题，还能够有效统一电子文件数据结构和格式标准，有利于信息资源共享和档案馆对电子文件的接收及最终归档。档案部门要与电子政务建设部门积极合作，统筹安排信息化建设，依托电子政务内网，建设部门网，建立网站，档案政务信息和档案资料；同时配备相应的软硬件设备，积极开展档案网站建设，在网上开展现行文件服务中心查询和馆藏档案目录查询工作，为电子政务建设、政务信息公开和便民服务。

(四)加快数字档案馆建设

数字档案馆的建设是档案信息化建设的长期发展目标之一。档案信息数字化利用需要以大量的数字化档案信息为基础，原有的库存档案大多是以纸质形式存在的，实现馆藏档案数字化转换将是今后档案管理工作的一项长期而又重要的任务。就目前而言，要积极开展工作，大力丰富数字档案馆馆藏，调整馆藏档案结构，完成档案目录的数字化、档案编研成果的数字化、档案全文的数字化，最大限度地为用户提供利用服务。同时根据查阅需要，先选择部分常用、珍贵的档案进行原文扫描，使其能全文浏览。然后，根据客观的人力、财力情况，有计划、有重点、有步骤地逐步实现原有馆藏的数字化转换。可以考虑为保障数字档案资源的长期保存和数字档案馆的持续发展，将数字档案馆作为全国档案事业系统中提供档案信息化专业服务的独立机构而设立。将数字档案馆建成信息的提供者、储存库、过滤器、管理员和拥有者，作为数字档案资源的终极保管基地、作为现代档案管理工作开展的网络平台来统筹规划、共建、共享、共用，保障数字档案馆的持久性和发展性。

(五)加强档案信息化人才培养

档案信息化建设较强的技术性对档案工作者的专业结构提出了新要求，要求档案工作者具备运用信息工具的能力、档案信息的获取能力、档案信息的鉴定和评估能力、档案信息的加工和提炼能力。可以通过以下措施加强档案信息化人才培养:首先，为档案信息化管理人才创造一个良好的学习环境，鼓励和支持档案人员参加培训和再教育，努力掌握现代技术，提高现代化管理形势下的业务能力，不断适应信息化社会的要求。其次，依据档案信息化建设需要积极引进既懂现代档案管理基础知识，又能独立开发、使用、维护档案管理软件，进行档案信息的编辑、存储、检索、利用等工作的实用操作人才。