房地产档案管理信息化现实意义探究

摘要：随着科学技术的发展，我国各行各业都在实际工作中引入了信息化技术，房地产档案管理行业也不例外。房地产档案管理是一个工作量巨大的工程，其所要收集的信息多种多样，将房地产档案进行信息化管理对提升房地产档案的管理效率具有重要意义。文章具体阐述对房地产档案信息化管理的重要意义，并对我国当今的档案管理信息化提出可行的建议。

关键词：房地产；档案管理；信息化

对房地产档案进行信息化管理有利于我们研究房地产行业的发展规律、弥补经营过程中的不足，从而为居民提供更好的服务。然而，我国处于将房地产档案管理信息化的初级阶段，如何将档案管理与信息化技术深入融合还是一个重要难题。文章对房地产档案管理信息化提出一些建议，希望能为解决档案管理与信息化的融合问题做出贡献。

1房地产档案管理信息化的现实意义

1.1维护产权人的合法权益

房地产档案管理信息化有利于完整记录产权人各项权利转移的过程，减少法律纠纷。在国家机关对房地产行业的各项信息进行核查时，信息化的档案调出速度更快、核查效率更高，这降低了核查过程出现错误的可能性，有利于保护产权人的合法权益。

1.2为解决房地产纠纷问题提供依据

信息化的档案主要依靠网络技术进行保存，在发生房地产纠纷的时候，相关部门只需要登录档案库，将电子档案发送到相应的申诉方的电子设备上即可。这与调动纸质档案相比，不仅提升了档案调动的效率，还提升整个过程的安全性。且电子档案与纸质档案不同，电子档案的信息更新及时、记录完整，作为解决纠纷依据比纸质档案更加可靠[1]。

1.3提升档案抗风险的能力

纸质档案的抗风险能力较低，各种风险主要出现在档案更改和运输中。纸质档案更改中，由于缺乏标准化的录入体系，整个过程很容易出现混乱，如登记者记录格式错误、更改人更改的部分标注不明确等。电子档案的应用则可以很好地解决这些问题，电子档案登记的特点之一是标准化，由于特定输入格式的限制，一旦录入者录入的信息不符合规范，系统便会提醒录入者对格式进行修改[2]。另外，档案修改前，所有工作人员都必须登录自己的个人账号，这有利于落实档案管理的责任，使得档案的每一处修改都有迹可循，防止登记混乱的现象出现。纸质档案的另一风险高发环节便是运输环节，由于纸质档案本身的特点，档案在运输过程中很容易受到破坏，且我国房地产的市场较大，房地产档案的数量较多。在房地产行业发展较为迅速的地区，纸质档案的运输成本极高。电子档案则可以很好地克服这些难题，电子档案只占用电脑内存，且档案的调动非常便捷，可以在很大程度上降低档案的储存与调动的成本。

1.4促进国家政策的实施

国家政策的制定和实施是以现实的情况为依据的，国家制定的房地产政策是否能够从根本上解决问题，与其调查所使用的资料的真实性、可靠性有直接的关系。如果无法得到真实可靠的数据，政策就会失去实效性，失去宏观调控的能力。对房地产档案进行信息化管理，有利于有关部门调动资料并对我国房地产行业进行深入分析，从而制定符合我国房地产行业发展情况的政策。为了我国宏观政策的顺利实施，档案管理方必须重视房地产档案的管理，加快房地产档案管理的信息化进程。

2房地产档案管理信息化的对策

2.1提升档案建设基础环节的工作质量

房地产档案录入前，相关负责人必须对各项数据的来源进行严格审查和筛选，只有保证数据的真实性，档案的建立才有意义。因此，资料的收集方必须重视档案数据收集这一基础环节。由于电子档案的建设对信息技术的要求较高，档案管理方在档案信息化建设前，必须对所使用的信息技术进行严格审查，防止档案信息泄露。档案建设方还应该搭建可靠的信息管理与查询平台，并对来自不同地区的档案进行分类、分级管理，防止档案登记出现混乱。在登记过程中，管理方必须加强对工作人员的监督，要加强对工作人员的监督，就必须将责任落实到个人，管理方在正式进行档案录入工作前，应当给每一员工分配独一无二的工号，所有的工作人员都必须做到先登记、后工作，如此才能防止无人担责的问题出现。

2.2重视保存双套档案的工作

双套档案指的是电子档案与纸质档案，虽然电子档案给档案登记工作带来了诸多便利，但依然不能放松对纸质档案的管理。纸质档案的管理对一些经济不发达、网络不发达的地区的房地产行业发展影响较大。管理方应当保证纸质档案与电子档案记录的信息内容完全符合，同时，管理方应当对纸质档案进行及时更新，在保管的过程中管理方应当注意气候变化等因素对纸质档案的影响，防止档案信息模糊等现象的出现。

2.3重视档案管理信息化专业人才的培养

信息化时代对档案管理的工作人员提出了更高的要求，管理方应当对工作人员进行多方面的培训，提升工作人员的综合素质以适应信息化时代的更高要求。在信息化时代，不法人员窃取信息的成本大大降低，管理方应当加强对工作人员的道德素质教育，加深工作人员对档案管理这一工作的理解，从而降低信息泄漏的风险。除了专业培训，管理方还可以举办档案管理行业的人才交流会，为工作人员学习先进的档案管理经验创造条件。管理方还应当大力引进信息技术领域的技术人才对档案管理信息化系统进行优化，一方面，管理方要重视提升检索系统的检索效率、简化系统检索信息的流程；另一方面，管理方要加强信息系统的安全性，防止出现黑客入侵导致信息泄漏、数据丢失等问题。

2.4完善我国与档案管理有关的法律制度

档案管理信息化在我国还是一个新兴产物，我国房地产档案管理行业还在不断探讨将档案管理与信息化深度融合的方法，这个过程充满了各种不确定因素，要克服这些不确定因素带来的负面影响，必须完善相关法律。只有完善档案管理的相关法律，我国档案管理的相关部门在遇到纠纷时才能够有法可循。管理方应当不断总结档案管理中可能出现的问题，通过合理的方式向有关部门反应这些问题，促进法律的进一步完善。

3结束语

房地产档案管理的信息化是无法一蹴而就的，这个过程需要各个部门的协同合作。档案信息管理系统的建设也需要一个漫长的过程，在这个过程中，建设方应当将信息安全放在第一位，只有保障了信息安全，档案管理信息化才有坚实的保障，才能真正获得人民的支持与信任。

参考文献：

[1]孙丽.房地产档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务,2014,(11):176.

[2]王素芳.房地产登记管理档案信息化建设的现实意义探寻[J].办公室业务,2016,(5):28-29.

作者:赵丽 单位:日照市房地产管理局