信息化下高校内部控制建设探究

摘要：在信息化时代背景下，内部控制建设有利于推进高校治理体系和治理手段现代化建设，有利于高校内涵式发展建设。文章以X高校为例，从单位层面、业务层面和信息化建设的视角，分析X高校在建设内部控制体系的过程中存在的问题，并提出合理化的建议，旨在改进建设思路更好地完善内部控制体系，有效地防范风险，推动高校内涵式建设发展。

关键词：内部控制；信息化；管理效能；高校

财政部先后印发了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）和《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号），教育部根据以上文件研究制定了《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）；由此，全国上下各高校开始内部控制建设漫漫之路。在此过程中，受自身管理体制、外部政策等影响，部分高校的内部控制建设并不尽如预期，甚至有些导致办公效率降低，从而影响了高校管理水平的提升。如何建立健全内部控制体系、实现内部控制信息化、提高决策科学性成为高校亟待解决的难题。

一、高校内部控制建设的意义

（一）是高校依法从严治校的内在需要

《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》指出，高校内部控制目标之一是保证学校经济活动合法合规。在岗位职责分工明确的基础上，通过执行风险评估、流程监控、有效性评价等控制活动，强化协同监督，以实现全方位管控，从源头和机制上堵塞管理漏洞，提高高校管理效能，有效保障经济安全。

（二）对高校长期健康可持续发展有促进作用

有效的内控机制能保障高校各项经济业务合法合规地开展，能对资金分配和使用进行有效的监管，同时确保信息真实完整，可为高校管理层决策提供可靠依据，进而促进高校健康长远的发展。

（三）有利于保障资产安全与使用效率

通过建立和健全高校内部控制体系，实施有效的内控监管，避免出现资产被占用等问题导致产生损失；从而在保证资产的安全性的前提下，又切实做到提高资产的有效性。

（四）有利于提高资金的使用效益

随着高校不断发展，收支越来越大，虚报财务信息、浪费资金等问题时有发生。通过加强高校内部控制建设，借助信息技术实现对经济活动实时化、数据化的控制，可提高资金的使用效益，提高财务信息的真实性与完整性，从而为高校管理层提供真实有效的数据信息，提高决策的科学性。

二、X高校内部控制建设现状

（一）单位层面

1．组织架构方面2018年初，X高校召开内部控制建设动员会宣布内部控制建设正式开始；随后成立了内部控制领导工作小组，领导小组成员由学校领导班子及各部门、各二级院系主要负责人组成，为内部控制建设工作顺利开展提供有力保障。内控领导小组下设办公室，办公室设在财务处，以及由审计处、纪检办公室成员组成的审计监督小组。内控办公室又下设预算、收支、资产管理、采购管理、合同管理、项目管理及信息化建设7个业务小组，小组成员由相关业务部门成员组成，任务清晰、责任明确。但又因牵头责任在财务处，许多部门认为与自己没多大关系，参与积极性不高，加大了内部控制建设的难度。2．关键岗位责任方面X高校内部控制六大业务的相关部门都对各自关键岗位的岗位职责权限进行了明确规定，确保了不相容的岗位相互分离、相互制约和相互监督。但仅有财务部门及资产部门建立了关键岗位轮岗制度，合同管理关键岗位参照学校中层领导换届进行更换。项目管理业务部门因项目建设周期等特殊原因为了方便项目建设并未制定轮岗制度，审计监督小组也并未对该业务关键岗位进行常规专项审计。

（二）业务层面

1．制度建设方面X高校制度方面独立来看可以说是较为完善的，该有的制度规定都有，为内部控制建设奠定重要的基础。但是制度管理水平还是比较低，因为到目前为止，没有一个牵头部门对全校制度进行梳理并汇编成册，各部门还是各自为战，根据各自业务的要求进行修改、更新，并未形成联动整合；特别是项目管理方面，管理办法老旧，并未及时进行更新，导致一些制度之间存在重叠、矛盾、冲突的问题，令教职工无所适从。2．评价与监督方面完善的权力运行监督机制是确保制度得以有效实施的重要保障。X高校虽然建立了内部监督审计小组，但纪检部门及审计处还是未能做到有效联动，对内部控制运行进行常态监督；纪检监察部门的检查重点还是停留在对部门或二级党组织的党建方面、廉政方面、意识形态方面的巡察监督，审计处的主要精力也还是在采购审计、工程审计及财务收支审计方面，都忽略了对内部控制实施有效性的监督。同时，巡察、审计结果也并未与考核相挂钩，容易让部门心存侥幸，对发现问题不及时、严肃进行整改，以为检查完就结束，导致问题一直存在，风险无法控制。

（三）信息化建设方面

X高校原有财务核算系统、收入申报系统、预约报账系统、学生收费管理系统、资产管理系统、教务管理平台、OA办公系统等信息系统，唯独没有项目管理信息系统，且各系统之间都是独立的，形成信息孤岛，不方便教职工进行信息查询及搜集。自学校内部控制建设工作开始，接触了3家内控信息系统研发公司，最终选择了Y智慧校园系统；但因该公司刚成立不久，对高校业务及相关制度都不太熟悉，系统架构不成熟，导致目前教职工使用起来感觉比原先使用各个独立系统还麻烦，意见较大。最严重的是，Y智慧校园系统未能严格按照新政府会计制度进行设置，导致制单方面问题重重，影响数据真实性和完整性，与公司方面反复沟通后，也无法修改到理想效果。

三、X高校内部控制建设过程中存在的问题分析

（一）内部控制环境薄弱

一是内部控制意识薄弱。X高校大多数教职工对内部控制建设的积极性与参与度不高，认为内部控制建设只是财务部门的责任，与自己没有多大关系；甚至连内控六大业务中相关的业务部门也并未积极配合进行制度及信息化建设，以为自己部门的任务仅仅是在上报内控报告时提供相关资料便可，最终导致内控建设工作低效开展。二是风险意识不足，风险管理不当。随着高校办学规模不断扩大，社会资金投入增多，所涉及的业务也越来越复杂，内外部风险明显增加，财务风险和管理风险并存。X高校虽已建立了基本的风险评估体系，但却忽略了行之有效的应对方法和相关惩罚措施，导致教职工普遍缺乏必要的风险意识，以为内控仅仅是个口号，不积极配合执行风险管理措施。

（二）内部控制执行力不够

X高校内部控制制度总体来说较为完善，关键业务领域都制订有相对应的管理办法，但执行力度却不足，存在重制度建设，轻实践执行的现象，致使内部控制制度建设仅仅是流于形式。问题最明显的是在财务管理环节，易受行政干预、教学业务要求等因素的影响，造成内部控制制度执行随意性强、效果大打折扣；原本用于规范一些行为的制度，却总被一张张特殊情况说明替代，制度建设成为摆设。各部门间责任相互推诿也是制度执行力不足的原因之一。例如，业务部门制订管理办法仅仅照搬上行文规定，忽略了学校本身存在的特殊可能，也并未对特殊可能做出合理规定，导致经办部门存在特殊情况未按管理办法的要求被财务部门退回单据时，业务部门并未重视解决问题，而是以财务如给予报销即可，将经办部门的问题推给财务部门，最终仍是问题一直存在，却没有良策解决。

（三）对内部控制信息化建设认识有误解

自从财政部、教育部对行政事业单位内部控制颁布了一系列相关文件规范制度及指导意见并全力推动内部控制建设后，许多内部控制系统研发公司如雨后春笋般涌现，仿佛晚一些成立就吃不到政策的红利。但其实大部分研发公司并未充分了解内部控制的业务内容，也并不了解高校业务的复杂程度，以为一个模板就可以适用于所有的行政事业单位，忽略了单位之间的个性需求。X高校引进过D内部控制信息系统，后又因系统不能满足新政府制度而放弃；而后重新引进Y智慧校园系统；但，这些信息系统其实并不成熟，可能适用于业务及流程比较单一的单位，但对于业务繁多且流程不一的高校来说，这些系统并不能做到灵活的控制，反而因为系统架构问题降低了业务审批速度，把简单的问题变得更为复杂。X高校领导以为引进这内部控制信息系统就相当于完成了内部控制信息化建设，并未认真考虑这个系统是否与现有系统存在功能重复、与现有系统不适配的情况。并且，Y智慧校园系统的财务核算模块甚至违背了新政府会计制度的要求，连最基础的核算目标都无法达到，但这却不在领导认为应该考虑的范畴内，执着地认为内部控制信息系统上线，就可以对经济业务做到各项风险控制，而忽略了一些重要的基本核算。

（四）内部监督审计有待提高

内审监督其实是内部控制极为重要的一环，常复盘常改进，才能有效地控制存在的或者潜在的风险。但普遍的，高校内审部门一直未能全面、充分地发挥其监督作用；主要问题有：一是内审部门人员往往较少，且多为刚毕业的大学生缺乏审计经验，业务素质不成熟；二是内审缺乏及时性，目前大部分审计重点在事后审计，缺乏事前及事中监督，导致风险不能及时发现，被动整改；三是内审缺乏全面性，业务仍停留在工程审计、财务收支审计、经济责任审计等常规业务上，没有对内部控制实施进行专门、常规的审计。

（五）内控考核评价机制缺失

建立以达成目标为责任的激励约束机制，制定奖惩制度，是确保高校内部控制有效执行和持续优化的重要手段。X高校绩效考核基本是与各部门的党建、廉政、意识、安全稳定及年初制定的管理目标工作有关。管理目标也只是业务工作完成情况，并未将内部控制审计监督结果纳入绩效考核评价范围，也未将结果运用于职务选聘、职称晋升等方面。

四、完善X高校内部控制建设的建议

（一）增强内控管理意识，营造良好氛围

全覆盖宣传，增强全员内控意识。内部控制建设本应是学校全体成员一起参与建设的项目，而不是某一个部门的事情。X高校管理层应发挥在内部控制建设中的领导作用，号召全体教职工一起学内控、知内控，主动用内控、讲内控，营造良好的内控氛围，将内控意识融入学校日常管理中。

（二）不断完善内部控制制度建设

社会在不断发展，所以，制度不能一成不变。X高校应定期开展制度对标自查工作，通过对上行文与自身现有制度进行比对，及时发现现有内控制度和业务流程中存在的不足和薄弱环节，逐步对内控制度进行修改完善，对业务流程进行优化。同时，由校办牵头、各部门积极配合做好内部控制制度手册汇编工作，保证各项制度间能有效衔接，相互补充，避免再出现制度矛盾现象，实现各项业务的开展有据可依，更好地为内部控制建设环境奠定制度基础。

（三）建立健全高校内部控制考核机制，提高制度执行力

考核往往能推动工作顺利开展，因此，建立健全内部控制考核制度，设立科学、合理的考评奖惩体系，是推动高校内部控制制度执行的重要方式。将内部控制执行情况、内部控制评价结果与部门、个人绩效、晋升挂钩，在此考核机制的影响下，教职工较易受内部控制制度的约束，自觉按照制度要求规范自己的行为，从而提高制度执行力，提升高校管理效能。

（四）建立高效的信息沟通渠道

内部控制建设的最终是以信息化手段将业务流程固定在信息系统中，利用信息系统加强对经济业务的控制，实现信息资源共享；即可减少人为操纵，又能提高信息传递的速度，提高办公效率。但不能忽略的考虑前提是，X高校现有正在使用的系统已较完备，是否可以搭建“桥梁”实现信息互通；如需新购信息系统，该系统是否真正符合学校实际业务需要，新购入的使用效益是否比“搭桥”的效益高等问题。需要明白的是，内部控制信息化并不等于直接购入内部控制信息系统。有些研发公司的系统并不遵守新政府会计制度，违背了核算基础，得出来的数据并不真实完整，影响管理层决策。X高校的各个业务信息系统其实已较为成熟，可以从打通各个业务信息系统的“桥梁”方面考虑进行整合，既方便教职工继续使用，又避免推翻重来花费的磨合时间成本；同时又可保证财务数据延续性及完整性，有利于管理层做出正确决策。

（五）强化内部监督审计的作用

完善内部控制评价制度，设计科学合理的内部控制监督评价体系，对重点项目、专项项目资金建立有效的监督机制，定期开展专项审计，将事后审计逐渐前移，重视事前与事中监督审计，科学地预警和规避风险，促进内控监督审计工作常态化。通过扩大监督范围、增强监督力度、有效运用监督结果，强化追责和整改，充分发挥监督审计职能，使高校每一位教职工都能牢固树立风险管理意识，将内控嵌入到日常工作守则中，使高校内部控制工作可以更为有力地推进。

五、结语

在新时展的背景下，X高校应继续加大内部控制培训，增强教职工的风险意识和责任意识，让每一位教职工充分认识内部控制的重要性；同时也应认识到内部控制建设是一个不断完善的过程，没有终点，一直在路上。要通过不断发现问题，不断优化流程、健全制度，并结合自身实际情况进行信息化建设来完善内部控制体系；通过有效运用内部监督审计结果来对内部体系进行查缺补漏，科学规避各项风险，提升管理效能，构建良好的现代高校管理环境，为自身长远发展奠定坚实的基础。

作者:黄钰 罗碧 单位:右江民族医学院