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知识管理下医院档案管理体系建设

知识管理下医院档案管理体系建设

【摘要】知识管理基本理念对医院档案管理工作有着非常重要的意义。本文笔者将以此医疗档案管理工作为核心,对结合知识管理理念的管理工作在实际应用中的优势以及相关管理体系的构建展开了详细的论述。

【关键词】知识管理视角;医院档案管理;体系建设

一、应用优势

(一)提升档案价值

就医院传统档案管理工作而言,其内容主要包括对院内档案进行收集、分类等,对档案价值性暂未有明确规划,只是按照档案的编辑形式将其分为内容夹和账本夹。其中内容夹内多是以文本叙述为主的档案资料,账本夹则是以数据信息为主的档案资料。在此管理方式下,工作人员想要在档案库内查找资料会比较复杂,也易出现档案资料丢失等情况。在传统档案管理工作中融入知识管理基本理念,便能有效提高档案查找效率,使不同种类档案资料都能充分地发挥价值性。

(二)管理显性内容

显性档案材料是指医院内针对某些特定病例所研究的医学实验、治疗方法、医疗知识等,其作为理论依据对于医疗技术的提升有着非常重要的作用。而这些档案资料中大多含有图像和视频,因此档案管理人员需要结合知识管理基本理念,明确该类显性档案资料的医学价值,这也是知识管理在医院档案管理工作中的应用优势。

(三)转化隐性内容

隐性内容是指医疗人员尚未明确下定论的医疗内容,包括正处于研发阶段的医疗内容、设备、技术等。由于这些档案资料存在不明确性,因此档案管理人员更加需要对该类隐性档案资料进行优化管理,选择知识管理方式可以更好地帮助管理人员对隐性档案资料进行有效地转化,减少误用情况的发生,提高管理效率。

二、构建管理体系

(一)完善管理机制

管理机制是指医院内档案管理的模式制度,为了确保档案管理工作可以按照知识导向进行有序开展,工作人员需要结合该医院具体运营情况,制定符合该医院发展方向的管理机制。首先,不断加强对管理人员技能训练力度,提高其对不同档案资料的医疗价值认知水平,减少档案资料在管理过程中出现的损坏问题;第二,在医院允许范围内适当拓展管理人员工作范畴,管理人员应当做好医院档案资料管理工作、分类工作及收集工作,通过有效地加强管理人员的职能来有效地提高管理人员的综合管理水平;第三,医院还可以针对档案管理人员的管理情况制定相应的奖惩制度,对于一些优秀的档案管理人员给予适当地奖励,而对于一些频繁出现管理失误的管理人员采取一定的惩罚措施,通过这种方式可以在较短的时间内显著提升该医院的档案管理效率。

(二)加强文化宣传

从客观角度上而言,传统的档案资料通常只是掌握在医院内部小部分医疗人员的手上,对于档案资料中具有较高医学价值的知识内容无法充分地发挥出其自身的价值特性。为了可以改善这种情况,医院可以适当地加强自身文化宣传力度,尽可能地让医院内更多医疗人员去深入了解档案资料中所蕴含的医学价值,并将医疗经验和手段用于自身医疗工作中去,努力提高自身医疗水平,甚至可以将这些档案资料作为医学教材进行使用,充分吸收医学前辈们的临床经验,扩大档案资料应用价值,在宣传医院文化同时也完成了相应档案管理工作。

(三)引进信息技术

为了更好地顺应当今时代的飞速发展,管理人员还应引进先进的信息技术,并对现有管理模式进行改变,创建医院的档案资料数据库,将纸质档案转化为电脑文档,并且进行备份处理,这样不仅可以降低档案资料丢失、损坏等情况发生的概率,还可以有效提高档案资料的查阅效率,为更多的医学爱好者提供一个查阅较为权威的医疗经验和途径,同时也为医疗行业的未来成长和进步奠定了坚实的理论基础。此外,医院还可以对档案资料的查阅记录等信息进行储存,进一步提高档案资料管理工作的安全性。

(四)加强分类管理

医院内所涉及到的档案种类非常繁多复杂,其中主要保留医疗信息、知识产权等内容,由于档案资料的内容之间有着较大的差异性,因此不同档案资料所对应的阅读群体也略有不同。为了避免不同阅读群体在查阅资料时出现混淆等情况,档案管理人员应当提前做好充分的准备工作,将医院内所储存的档案资料按照特定的分类标准进行归类划分,从而形成统一且完成的档案管理体系。这样不仅可以更加高效地为人们提供符合阅读群体需求的医疗档案资料,同时还大幅度减少了档案管理工作的复杂程度,加强档案资料管理的全面性和系统性,更加科学地收集不同科室、不同类型的医院档案资料,为医学知识的相互沟通和交流搭建了一座桥梁,提高医院内档案管理的效率,为更好地传承医疗文化和知识技能提供一种途径和方式。

(五)建立专家档案

上述我们所提到的档案资料大多是指医院内的医疗方案和医疗知识,除了这些专业性较强的档案资料之外,医院还应当在档案库内建立专家档案,专家档案不仅代表着该医院的整体水平,同时还可以更好地体现出该医院的医疗优势所在,这样可以有利于帮助患者们更好地针对疾病选择最佳的医院。档案管理人员在开展专家档案的管理工作时,需要重点注意以下几点:第一,明确医院内具有较高医学贡献的医疗专家人选,并且针对不同科室的医疗专家收集其日常工作中的数据信息,以这些数据信息为理论基础对医疗专家的医疗经验、观点等内容进行总结;第二,结合知识管理的基本理念,建立医院的专家档案,整合不同专家在医院内的临床经验和知识资料,对专家们对于某些特殊病例的口头叙述、病例等内容进行编制成册,收录如档案资料管理库中,为后续其他资历较浅的医疗人员提供参考依据。

参考文献:

[1]赵慧瑶.基于知识管理的医院档案管理体系完善策略[J].经济研究导刊,2017(33):188-189.

作者:杨颖 单位:红河哈尼族彝族自治州第一人民医院