施工档案管理全文(5篇)

一、我国建筑施工档案管理工作存在的不足

（一）没有及时收集整理档案，管理体系不健全

在对工程进行建设的时候，必须要高度重视档案收集整理工作，并形成完整的体系，从而保证收集整理工程档案的效果。然而，目前建筑企业在档案管理工作中，还档案收集整理问题，给档案的系统性带了了巨大的影响，从而不能充分发挥施工档案的作用。在对施工档案收集整理时，会受到各方面的影响。部分建筑企业把经济效益当作工程建设的最终目标，不能正确认识建筑施工档案资料收集整理的重要性，不利于档案收集整理工作的具体实施。建筑工程在建设的最后阶段，工程技术人员会陆续撤离施工现场，很多专业施工技术档案也会被带走，从而分散了工程后期的施工档案，给档案收集整理工作带来一定的困难。其次，档案整理人员不能正确的把握专业性高的文献资料，因此，在具体整理过程中，施工档案很难形成完整的体系，从而严重影响了建筑施工项目的档案管理工作。

（二）建筑工程施工难度增加，施工档案数量增多

随着建筑行业的不断发展，对建筑工程的要求也愈来愈高，大幅度提升了建筑工程的施工难度，从而使工档案数量增多。若建筑企业没有事先对工程施工档案管理工作进行准备，仍然保留传统的施工档案收集整理办法，那么建筑施工档案管理的质量势必会降低。建筑施工档案涵盖了施工过程产生的所有文档资料，工程建设难度逐年增加，那么施工档案的数量也会不断增多。针对这种现象，建筑企业必须要严格遵照施工档案具体的收集整理要求，采取相应的措施，保证档案的收集质量。建筑工程因为档案数量的增多，导致档案管理的难度也大幅度增加，管理人员保存了很多没有价值的建设资料，但却忽视了工程总结和竣工验收等重要资料。

（三）施工档案资料缺乏有效性保证

收集、整理和保存施工档案资料需要花费大量的时间，在工程实际建设中，建筑施工档案资料由于复印份数少或者保管措施不到位，导致施工档案资料没有切实得到保护和监管，有效性难以得到保证。在工程项目施工过程中，一些项目负责人不会时时待在施工一线，因此就会找人填写一些重要的现场资料，不能使施工档案的有效性得到保障。其次，施工档案管理人员没有较强的档案意识，档案转交不及时，或转交施工档案之后，没有立即对施工档案进行重新收集整理，错过了施工档案的最佳整理期，给建筑施工档案的最终价值成型带来了巨大的损失。在利用档案的过程中，很多建筑单位都忽视了施工档案的重要价值，只有在查验工程验收证书和工程最终预算的时候，才会利用施工档案，却完全忽略使用价值性更高的技术文档，导致施工人员认为施工档案并不具备实效价值。

摘要：对于工程行业的施工企业来讲，在现代化的建设工作中，必须要把管理工作提到日程上来，特别是一些施工企业的工程档案管理工作，这些工作能够确保整个工程的质量和效率，同时，对于确保高标准的施工提供重要的保障。这主要是由于很多施工企业在实际施工过程中，往往对于所有的作业内容没有一个时刻整理的好习惯，但是在后期的施工整个过程中，往往会需要借鉴先前的所有作业内容，所以必须要把施工过程中的档案管理工作抓好，分析目前档案管理工作中的各类问题和困难，试图构建有效性的措施进行完善。

关键词：施工企业；档案管理；标准化

前言

在当前社会经济发展过程中，必须要强化基础设施的建设工作，在社会主义各个领域的发展过程中，必须要建设更多的项目，确保项目的和谐健康稳定发展，国家和政府也出台了很多相应的法规法律，与档案的管理工作有相应的制度和标准，这对于档案的管理过程有了相应的指导。而且面对新时展的整个环境来看，我们也必须要抓住每一次的机会和突破，能够在工程档案管理过程的各个阶段实施新的标准和要求，能够对不同阶段的施工项目进行精准的记录，这才是信息的作用，对于后续工程的施工提供更多的参考。

1施工企业档案管理中的问题分析

1.1缺乏完善的资料档案管理制度

对于一项稳固的施工项目而言，项目的实际建设过程中，往往必须要建立完善的档案资料管理制度，但是由于很多施工企业为了赶工期，在这方面的工作上并没有重视起来。因此，大多数的施工企业于档案的管理制度构建并不重视，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的过程中。但是随着现代化施工企业的发展，我们认识到了档案管理工作，对于整个工程来讲是尤为重要的，也是必不可少的一个环节，他不单单会影响整个工程的质量问题，更重要的是对于实现完善现代化的工程产业有着至关重要的作用和影响。而且很多工作者在档案的管理层面没有落实好科学化和规范化的管理要求，一旦出现差漏，往往会给整个企业带来无法弥补的经济损失。

1建筑施工企业档案管理的现状

1.1建筑施工企业档案资料数量较多，档案意识淡薄

随着建筑施工工程项目资料数量的不断增多,建筑施工企业的质量状况不佳现象也十分突出。一般建筑施工企业的工程档案应当包括准备阶段建筑施工文件资料的整理工作，施工过程中有关工程文件资料的审核工作，项目竣工验收阶段文件资料的递交工作。通过目前建筑工程资料的相关数据表明，建筑企业档案接收的范围和内容在随着建筑业的蓬勃发展不断扩大，但是建筑施工企业往往不注重档案的鉴定工作,忽视建筑档案的归档范围,容易导致一些具有保存价值的工程资料的遗失和一些无价值档案混入档案的管理中,导致一些有归档价值的工程竣工验收、工程结语和工程结算等重要资料归档不全,阻碍了建筑施工档案的有效利用和优化管理。施工人员档案意识的淡薄也容易导致建筑施工的质量问题无法得到有效保障,使得档案的收集整理工作错过了最佳时机,这给建筑工程档案资料的归档问题造成了不可弥补的缺憾。

1.2建筑施工单位的档案资料缺乏真实性和有效性

绝大多数建筑施工单位在形成档案资料的过程中常常因为档案保管当导致档案资料不慎丢失或者因制作份数不够导致在移交建筑竣工文件时经常用复印件代替。还有的会因为建筑项目负责人不在施工现场导致一些重要的审批文件和竣工图章的签字工作不完善，施工单位工作人员随意代签的现象极为普遍,造成建筑工程档案资料的真实性和法律效力的降低，不利于顺利进行建筑施工企业管理工作的开展。

1.3建筑施工单位对企业资料重视不够,归档不及时

传统的建筑施工档案管理方式已经难以适应现代化建筑企业的发展要求，建筑施工单位对企业资料的重视不够,使得企业档案归档十分不及时。由于整理资料是件苦差事,因而管理人员不愿意去认真细干，以至于在建筑工程的收尾阶段,绝大多数技术人员往往撤离到了新的工作岗位。建筑施工单位的一般项目部往往缺少专职的档案管理人员,使得建筑企业资料往往分散于各个岗位人员手中,建筑工程后期人员的陆续撤离使得施工单位留下的人员不熟悉建筑施工企业的档案资料,使得档案资料的签字手续极不完备,监理人员或者施工单位往往不重视亲笔签字活动,拖延了建筑施工单位档案资料的整理时间,造成了建筑施工档案的遗失和档案的损坏,进而影响了工程档案归档的及时性。

摘要:针对高原地区水利水电项目施工单位在档案管理仍处于弱势状态，存在下属施工队配合度不够、专业素养不足、内部重视度不够等问题，通过健全管理机制，行政管理、合同管理和项目管理相结合，采取前端控制、全过程全方位度跟踪，统一电子文件归档标准，完善信息化系统，配置专业人员等，才能保证档案管理的真实性、完整性和及时性，为水利水电项目的建设夯实基础。

关键词:高原地区;水利水电工程;施工单位;档案管理;对策

水利水电项目存在建设周期长、投资力度大、中间环节多的特点，而在高原地区建设的水利水电工程很大程度上会受到昼夜温差大、辐射强、氧气稀薄等环境因素的影响，导致施工进度缓慢、工期延长、成本增加。而施工单位作为工程建设的执行者往往会把更多的资源和精力投入到实体工程建设中，而忽略无形工程的管理。档案资料是工程建设历史的重现，以自身的书面性、真实性以及客观性，令其成为最具信服力和法律意义的证据。同时，也为工程建设提供宝贵的经验，有任何工程问题都可从中窥知答案。而档案管理工作是保证档案资料得到有效收集、整理和保护的重要手段。它虽身处幕后，但发挥的作用却无可替代，建立一个可靠且健全的档案管理系统，一套长期有效的档案管理机制，对整个项目建设的管理和运营起着举足轻重的作用。

1高原地区水利水电项目施工单位档案管理中存在的问题

1)只重视实体工程建设，忽视档案管理的作用。水利水电项目建设的特点是建设周期长、投资力度大、中间环节多。高原地区特有的气候条件会把水利水电工项目的特点进一步放大，导致项目成本增加，工期延长。为了实现建设项目的利益最大化，施工单位往往会投入大量人力、物力到实体工程建设中，而轻视档案资料的整理收集工作，档案管理观念淡薄。甚至有的单位未把档案管理工作提上日程，未配置分管领导及专职档案人员，无责任心。未有效建立健全档案管理机制，未根据项目变化及时修订档案资料，档案内容陈旧，使“事先介入、事中控制、事后严把验收关”项目档案的要求得不到落实。2)管理人员专业素质不高。因为档案管理工作处于工程最末端，有的施工单位因节约成本的原因，大力裁减档案管理人员数量，导致档案管理部门未配置专业档案人员，即使配置也为兼职档案人员。高原地处偏远，因交通不便，培训成本高，施工单位本身人员缺乏、工期紧等因素，平时档案管理工作中，未聘请档案管理方面的专家到项目部对档案管理人员进行培训和交流，同时也不注重组织本单位人员到档案管理做的好的单位借鉴管理经验，提高专业素质。项目档案管理人员大多存在流动性大的特点，岗位人员更换频繁。且大多在施工单位担任档案管理人员的为新分配的大学生，对施工单位的工作职责和范围不了解，且没有任何工作经验。导致出现新旧档案人员交接工作不到位，或档案人员不熟悉档案管理归类、编辑和整理工作等问题。使得建设单位不能尽指导之责，其他单位也不能有效的开展工作，严重影响档案管理工作的质量。施工单位技术人员是档案资料形成的主要生成者。但是相关技术人员在填写资料的过程中，未认真研读水利水电工程单元工程施工质量验收评定标准和水电建设项目文件收集与档案整理等相关规范，导致资料填写不合规，验收评定表格多次更改，档案资料的出错率和更改率极高。使得档案资料的真实性、准确性和完整性均不能得到保证。3)下属施工队伍密切配合不够。施工单位下属施工队伍不重视团队建设，缺乏专业的管理人员，且因无法适应高原气候等原因，致使出现管理人员更换频繁、技术不过关等问题。施工队伍不清楚自身档案管理职责，在档案管理上与施工单位处于脱节状态，档案资料质量低下，资料缺项漏项，现场验收评定工作滞后的现象常有发生，对出现的档案资料问题不及时整改和对上协调沟通。4)档案管理机制不完善。档案资料涉及面广且繁杂，有的施工单位年度计划和总结中看不到有关档案工作的内容，未编制档案管理办法等相关管理文件，或已编制但未落实，档案管理机制不完善，信息系统建设不同步，使得建设单位监督困难，不能统管全局，掌控工作进程。各部门的兼职档案人员因没有完善的档案管理机制的约束，存在责任心不足，不配合档案管理部门工作的现象，使得档案管理资料出现收集不及时、归档不达标等问题。等工程项目完工需要办理竣工验收手续时，才组织人力、物力、突击补充档案资料，令工程竣工档案处于“事后算总账”的被动局面［1］。

2高原地区水利水电项目施工单位档案管理工作的对策

水利水电项目施工单位档案管理工作上存在问题的主要原因之一是由于单位内部重视程度不够，未建立高效的档案管理机制;二是受资源投入、人员编制等因素的影响。档案管理工作的好坏是直接决定工程能否顺利完成竣工验收、达标投产和工程创优的关键。在高原地区水利水电工程项目施工单位档案管理相对于安全管理、质量管理、工程进度管理、资金控制等，仍处于弱势且被边缘化的状态，急需采取措施和对策，加强档案管理。1)提高重视度，加强档案队伍建设，提高业务水平。档案管理工作是一项要求专业素质极高的工作，从档案的收集、整理、保管、统计、编研到提供利用等都有一套理论和工作方法。专兼职档案人员只有学会这些理论、方法和工作程序才能提高工作效率，保证档案工作质量。施工单位要从实际出发，及时配置高原地区水利水电工程专业知识和档案管理专业知识过关且业务能力过硬的档案管理人员。为了保证档案管理人员的稳定性，施工单位要采取必要措施，稳住人心，做到在薪酬和职称评定等方面不歧视。此外施工单位要加强专兼职人员的技能培训，通过岗位练兵、自主学习等方式不断提高档案管理人员的业务水平。同时施工单位要多与其他单位交流学习，特别是要把档案分管领导请出去，学习考察其他单位的好经验，在实践中锻炼和完善队伍建设，培养造就一批复合型的高素质人才，为档案管理工作的开展打下基础。2)上行下效，健全管理体系。专业的档案管理人员能快速有效地带动档案管理工作走上正轨，是保证档案管理工作正常运行的关键。而完善档案管理体系能约束档案管理工作的横向发展和提高工作效率，保证工作质量和水平。在档案管理体系中要明确档案资料形成和管理的责任人或责任部门，完善考核制度，根据国家规范要求和工程实际情况，细化归档质量要求和归档方法，确定归档范围。同时从分管领导、部门至个人要量化责任指标，完善奖励机制和约束机制，层层落实责任，起到上行下效的作用，同时坚持档案“三纳入”原则，保证档案管理从始至终都处于可控状态。在对下属施工队伍管理时，有必要采取行政管理、合同管理和项目管理相结合的方法，赋予档案管理部门否决权。对施工队伍档案资料质量差，存在的问题多次未整改或不整改，不配合档案管理的现象可适当扣留部分结算款，等问题整改完毕后返还。单位领导应每月进行一次内部档案资料的检查，了解档案管理工作的进程，及时发现并解决问题，做到不留隐患，同时提高增加单位内部执行力。3)实行前端控制、过程跟踪、全程管控。高原地区施工很容易受天气影响，水利水电项目建设由于工期长、建设规模大、单项工程多，且施工过程形成的文件材料收集整理工作又具有持续性，施工单位要实行全过程管控，建立完善的档案管理网络。项目建设开始时，施工单位要对本单位技术人员以及下属施工队伍管理人员明确宣讲档案管理相关制度、以及文件形成、收集、整理的顺序和范围要求，保证本单位档案的规范性和完整性。项目建设过程中，施工单位应加强过程资料管控措施，抓住重点和关键环节，特别是隐蔽工程验收、缺陷处理、工程变更等方面的资料作为重点管控对象。同时多与建设单位项目负责人员、监理工程师深入施工现场，实地监督指导文件材料按规范要求形成。深化过程控制，建立单位内部档案工作信息的通报制度，实施全程跟踪，强化对本单位档案工作的监督指导，做到事中管控［2］。4)保证效率，加快信息化建设。档案管理信息化建设不仅是为适应目前网络的快速发展，更是保证工作效率，利于全面管控和实现档案资源共享的关键，这对于信息流通较慢的高原地区无疑是一大助力。施工单位应配合建设单位在项目建设初期就建立规范的信息化档案管理系统，统一电子文件归档标准，实现档案资料数字化管理，方便参建各方在信息管理系统内进行案卷编辑、整理和归档等工作，节约人力、物力和时间。同时施工单位也可通过比较和参考其他单位的档案管理进度和方法，查找自身档案工作漏洞，完善自我，并通过档案信息管理系统实现和其他单位进行资源共享，互通有无。在档案信息管理系统中施工人员应注意涉及隐蔽工程和机密的文件不上传，严格验证和控制上网人员的身份信息，做到不涉密，不泄密，保证档案管理信息系统的安全。

【摘要】石油企业在经营管理的过程中产生了数量众多的工程建设项目，形成了大量的石油工程建设项目档案。这些工程项目档案内容繁杂、涉及范围广泛、时间跨度大，要想高效管理和使用这些档案资料，就必须制定科学规范的石油工程建设项目档案管理制度，采用有效的管理手段，提高项目档案管理的工作效率。因此，本文分析了当前石油工程项目档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的对策。

【关键词】石油工程；建设项目；项目档案；档案管理

一、石油工程项目档案管理工作存在的问题

（一）项目档案管理意识薄弱。长期以来，在石油工程项目管理中存在着重建设轻档案的问题。项目管理人员的档案管理意识淡薄，项目各参与方往往将注意力集中在工程进度的管理上，对项目建设过程中的档案资料收集与整理工作不够重视，造成重要的项目资料缺失，对工程项目的后续管理带来不便。由于对项目档案管理工作的重要性认识不足，有些项目管理人员没有将项目档案的收集与整理工作纳入项目建设流程，也没有对项目档案管理工作进行明确的职责分工，而项目施工人员的流动性较大，如果不设立专门的档案管理人员，就很难做到及时整理收集项目档案资料。而且，大型项目的建设单位众多，每个建设单位在施工过程中都会产生项目档案资料，如果缺乏统一管理，很容易造成项目档案资料不完整。（二）项目档案管理制度执行不力。近些年来，尽管国家相关部门制定并了一系列工程建设项目的档案验收规定，但部分工程建设单位对于工程建设项目档案验收管理制度宣传不力、要求不到位，加之项目建设周期长、施工单位多、水平参差不齐以及人员流动性大等问题，导致工程建设项目档案管理制度没有得到很好的落实，出现施工单位项目档案资料管理标准不一、管理制度不规范的现象。同时，一些建设单位并未将项目档案管理视作企业内部管理体系的重要一环，造成项目档案资料管理出现盲区。（三）项目档案管理分散。由于石油工程建设项目往往规模大、建设周期长、参与建设的单位众多，项目档案的形成周期长，种类多，管理项目档案的单位众多，档案管理分散等情况，导致项目档案容易出现信息遗漏、资料丢失，难以确保项目档案资料的完整性。（四）项目档案管理信息化程度低。石油工程建设项目的档案资料数量大，且变化频繁，导致相应的档案数字化工作量大。同时，石油工程建设项目档案资料中的图纸幅面大、保存时间长、蓝晒图纸字迹模糊，导致其数字化难度较大，从而限制了石油工程建设项目档案的数字化进程，造成项目档案管理的信息化程度低，影响了使用过程中的查全率和准确率。

二、基于信息化的油田档案管理策略

（一）强化档案管理意识，明确管理职责。在工程项目前期，建设单位就应该组织针对施工单位的档案管理相关规章制度的培训，提高施工单位人员对项目档案管理工作的重视程度，明确档案管理职责。同时，将石油工程建设项目档案管理工作整合到业务工作流程中，建立清晰的归档责任和考核指标。明确档案管理的职责，制定专门的档案整理收集人员，专门负责收集整理项目档案资料。除此以往，建设单位的档案管理人员应该加强与各职能部门的沟通与协调，主动跟踪工程进度，深度参与工程项目的建设，实时进行业务指导。（二）统一项目档案归档制度。在项目建设前期，建设单位档案管理部门应该就项目档案的归档对施工单位提出统一要求。按照国家出台的项目档案管理规范和项目档案资料编制规定，要求施工单位按照统一的要求制订档案资料整理归档实施细则，针对项目档案的归档范围、组卷要求、各单项工程归档时间等方面尽可能地给出具体要求，有效避免因各施工单位项目档案归档制度及文件编制规则的不同而造成项目档案资料归档不规范，对于施工单位提供的不符合要求的档案文件、图纸等资料应该要求返工修改。（三）与建设项目同步进行档案管理。建设单位要将项目档案的管理工作视作工程建设项目管理的重要组成部分，将档案管理工作贯穿于项目建设的全过程。要求档案管理部门与建设项目的进度同步进行档案管理工作，如发现问题应及时提出改进方案，负责工程建设项目的档案收集、整理、保管等工作，并对项目建设的各个阶段的档案收集与整理进行指导和监督，既要检查工程质量也要检查档案质量，确保工程项目档案的准确性、完整性。（四）加强项目档案管理的信息化建设。新形势下，石油工程建设项目档案的信息化管理是大势所趋。应根据现阶段的档案管理工作，充分重视项目档案管理工作的信息化程度，确定项目档案管理的信息化范围，优先对重点工程项目、使用频繁的项目档案进行数字化归档，建立相应的电子档案数据库，做好电子档案数据库的管理，逐步实现全部项目档案资料的数字化，提供网络查询、阅览服务，从而提高石油工程建设项目档案的利用效率。

三、结束语