教职工人事档案管理办法精选(九篇)

第1篇：教职工人事档案管理办法范文

关键词：高职院校；照片档案；加强管理；对策

中图分类号：G278.6 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（201 3）09-0235-02

高职院校照片档案以独特的影像形式记录着学校从事教育教学、科技研究、管理服务及其他社会实践活动过程。它是高职院校在各个历史时期、重大历史变革中的某一事件、某项成果或重大活动的历史记录。它同文字档案一样是高职院校档案资料的重要组成部分。本文以四川职业技术学院（以下简称“四川职院”）为例，分析研究西部高职院校照片档案管理现状及问题，思考和探索加强西部高职院校照片档案管理对策措施，对于切实抓好西部高职院校档案管理具有重要的促进作用。

一、高职院校照片档案管理的现状与问题

（一）高职院校发展期虽短，但照片资料相当丰富

就拿四川职院来说，它同我国大多数高职院校一样，是在1999年全同教育工作会议后，根据中央关于“大力发展高等职业教育”的工作要求，由原川北教育学院（成人高校）和相邻的部级重点普通中专原四川省农业机械化学校（后又称四川省机电工程学校），于2002年联合组建起来的。在这短短的十余年发展历程中，却经历了组建新校、新老校区变迁、教学水平评估、办学规模大发展、高职示范建设等重大的历史事件，留下了许许多多十分珍贵的照片资料。这些照片资料不仅有通过胶片记录形成的纸质照片，还有数量较大的数码新技术形成的电子照片。其内容主要有以下类型：（1）记录上级领导来校视察、参观、督查、调研；国内外知名学者、专家或兄弟学校领导来校讲学、交流访问的照片。（2）记录学校重大事件、会议、活动，如建校典礼、新校区工程奠基、校庆、党代会、教代会、团（学）代会、学术年会、军训表演、运动会、毕业典礼、重大文化活动的照片。（3）记录学校教学活动、科研成果，如教学评估、教学督导、观摩交流、国际交流合作、外教课堂、实验室、基地建设、教学创新成果、学生社会实践活动等照片。（4）记录学校不同时期校园文化建设，如校园规划图、典型建筑、校友捐建工程、文化艺术工程等。（5）记录学校业绩、德育成就的照片，如全国性、全省性、行业类评估评优、示范建设、科技创新及社会服务成果、专业技能大赛、创业大赛、教学竞技、文体比武、歌手大赛、劳动模范、先进奖励等。（6）其他具有保存和利用价值的照片资料，如历任校级领导集体照、历届毕业生合影照片、老校区旧貌、新校区全貌等。

（二）西部高职院校照片档案意识淡薄，管理混乱

目前，相当部分西部高职院校档案主管领导、档案管理机构负责人及管理人员，还有不少干部和教职工，由于对国家档案管理及照片档案管理规范等法律法规的学习不够深入，加之传统档案意识的影响，片面认为学校档案主要是指有保存和使用价值的纸质资料，而照片档案仅仅是纸质档案的附属，是纸质档案的旁证和补充，存不存档无关紧要。因而，在学校档案管理工作中，只注重纸质档案的管理，忽视照片档案管理。有的部门负责人及工作人员，为方便自己使用照片资料，不愿意及时将具有保存和使用价值的照片统一收集归档。如四川职院的照片资料，从建校至今仍分别留存在学校党委宣传部、党办、校办（外事办）、基建处、招生就业处、科研处、教务处及相关教学系部或拍摄职工手中，未曾统一收集、鉴定、立卷、归档。

（三）西部高职院校照片档案资料毁损、遗失严重

从四川职院分散存放在相关部门及教职工手中的照片档案资料现状上看，目前存在两个问题：一是照片资料毁损严重，有的已失去保存和使用价值。由于相关部门的照片档案没有专人管理，常常存放在办公室的纸盒里或办公桌的抽屉中，天长日久有的发黄变色，有的或相互粘连成块，无法使用。二是照片资料遗失较多，有的已造成无法弥补的损失。在有的部门负责人及工作员职位升迁、工作调动或退休等原因，进行办公室搬迁时，由于时间紧，来不及仔细清理鉴别照片资料，从而会将部分纸质照片和胶片随旧书废纸卖出去，有意无意地造成照片档案丢失；有的数码照片，也因更换、维护电脑，或转移数据时不慎而造成损坏和遗失。还有因借用照片登记归还制度不健全。用后没及时归还而丢失。由此可见，加强照片档案管理已成为西部高职院校档案管理中一项必须重视的工作。

二、加强西部高职院校照片档案管理的必要性

首先，改善西部高职院校照片档案管理混乱状况，解决照片档案资料毁损遗失问题，迫切需要加强管理。随着现代电子信息技术的广泛普及与应用，利用电子摄影技术记录和反映高校改革发展的重大事件、重要活动和重大成果的照片资料，将会越来越多。若西部高职院校照片档案长期得不到重视、管理混乱状况得不到改善，定将加剧照片档案资料存在的毁损丢失的严重问题，导致高校档案事业的不平衡发展，影响西部高职院校档案工作的全面达标升级。因此，西部高校档案工作的上级主管部门，高职院校主管领导及档案管理机构负责人，应高度重视学校照片档案管理，将照片档案作为学校档案的重要组成部分，将照片档案工作纳入学校档案事业发展序列统一管理目标，统一检查督查、统一验收考核，力争使照片档案管理混乱和照片毁损丢失状况尽快改善。

其次，发挥西部高职院校照片档案的功能作用，也必须加强管理。学校照片是以真人、真事、真景、真物为依据，及时记录和反映教学科研、管理服务、师生活动的图像文件，记录了大量反映学校历史发展变化的真实场景，具有令人信服的历史凭证和查考作用。从某种意义上来说，用文字记录形成的档案不如照片档案那样给人以直观的感觉。有些事件如果通过文字记述有时很难讲清楚，但是如果通过一组照片和简短的文字说明，就会达到内容明确、形象鲜明、印象深刻的效果。照片档案不仅具有独特的历史记忆和情景再现功能，而且其价值作用也相当广泛。它既可作为查考、研究、处理问题的依据，也可作为宣传教育的重要工具。它既是反映高职院校改革发展的重要载体，也是校同文化得以传承的重要渠道。要发挥好照片档案的功能作用，客观需要西部高职院校加强照片档案的管理，切实做到照片档案收集及时、完整，保管完好无损，否则将使照片档案失去应有的价值作用。

三、加强西部高职院校照片档案管理对策的思考

（一）开展档案法规学习宣传，强化照片档案意识

针对西部高职院校照片档案管理意识淡薄，不重视照片档案管理的现状，应在当前集中一段时间，组织教职员工，尤其是学校档案工作主管领导及其相关管理人员，广泛开展以《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），以及《照片档案管理规范》（国标GB/T 11821-2002）等为主要内容的档案法规学习宣传活动。让教职员工明确学校档案不仅包括有保存价值的文字档案，同时还包括有保存价值的照片档案，照片档案与文字档案同等重要。树立正确的档案管理意识和法律观念，自觉按照国家档案法律法规要求，共同推进学校照片档案的规范管理。

（二）理顺照片档案管理机制，建立健全管理制度

针对西部高职院校照片档案“谁有谁存，谁用谁管”的管理混乱状况，应根据《高等学校档案管理办法》及相关档案法律法规的要求，理顺管理机制，将有保存价值的照片档案归口到学校档案管理机构统一管理。同时建立健全《学校照片档案队伍建设制度》《学校照片档案收集归档制度》《学校照片档案借用归还制度》以及学校照片档案工作的专项检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收照片档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，使西部高职院校照片档案管理混乱状况，力争在近几年内有明显改善。

（三）设立专项经费，保障照片档案管理条件优良

由于传统照片档案是以相纸、胶片等材料为载体；当今的数码照片是以数字形式存储于磁盘、光盘中，依赖计算机系统阅读处理。因而，对其保存管理的条件要求较高。学校应设立声像、电子档案管理专项经费，用于建立声像、电子档案等特殊载体档案的专用库房，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施，确保学校照片档案不变形变脆、不粘连破损、不褪色变质、无霉斑、无损坏。

（四）加强档案队伍建设，提高专业管理水平

抓好西部高职院校照片档案管理工作，关键是队伍建设。首先，应在学校档案管理机构设置照片档案管理岗位负责管理照片档案；在学校党办、宣传部、招生就业处、教务处、学工部（团委）、外事办、工会等重要部门设立照片档案兼职管理员，通过《学校照片档案队伍建设制度》明确岗位职责，及时做好照片档案收集归档工作。其次，要抓好专业技术培训。由于照片档案管理有特定的技术要求和管理规范，西部高职院校档案工作的上级管理机关或高校档案行业学会，应通过组织举办短期培训班或委托有条件的高校举办网络教育，开展“声像、电子档案管理技术培训”，提升管理人员的专业技术能力，较好地适应西部高职院校照片档案管理工作的实际需要。

（五）采取专项突击措施，抓好老照片“抢救”工作

针对部分西部高职院校分散存放在各部门及相关人员手中的照片档案资料，还会因管理不善继续发生损坏和丢失的情况，有关学校应立即动手，制定专项措施或专门操作规程，抽调人员，集中一个时间，对现有的照片档案资料进行统一收集、鉴定整理、立卷归档，避免照片档案资料损失继续扩大。参考文献：

[1]王梦晓，高校照片档案在校园文化建设中的作用[J]办公室业务，2012，（24）

第2篇：教职工人事档案管理办法范文

关键词：高等学校；大档案；管理模式

高校大档案管理，是指将高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，集中统一地由高校档案机构保管的一种管理模式。高校实行大档案管理模式的意义在于，可以确保统一制度、统一规范、统一管理，维护档案的安全与完整，充分发挥档案的价值和作用，有利于档案信息化建设、开展校史研究和教育、理顺和完善高校内部管理环节，加快现代大学制度建设的步伐。

高校“大档案”理念的正式提出，是在《高等学校档案管理办法》27号令（以下简称《办法》）颁布后。2008年8月教育部办公厅主任牟阳春，以“学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展”为题，对《办法》进行了解读。在解读《办法》的特色及现实意义时强调了高校档案资源建设的“大档案”理念。《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。《办法》强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”，突破了传统归档理论的限制。高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这对于高校档案信息资源的全面和完整，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。[1]

1 北京普高院校档案管理模式现状

依据教育部2012年4月的北京普通本科院校名单，笔者对57所北京普通本科高校进行了调研，通过走访考察、电话咨询和网站查询等方式，了解到有8所高校实行了大档案管理模式，并对这8所学校档案管理体制、机构设置、管理方式以及存在的问题进行了研究，基本情况见表1。

表1 北京57所普高院校档案机构基本情况

1.1 领导体制。通过调研，8所高校的档案机构领导体制大致分为以下三种：第一种是校长领导下的独立（正、副处级）单位，如清华大学档案馆、北京航空航天大学档案馆；第二种是挂靠党政（校办）下的（正、副处级）单位，如中国农业大学档案馆、北京科技大学档案馆；第三种是档案工作委员会下的执行机构和职能部门（正、副处级）单位，如中国人民大学档案馆。

1.2 管理体制。8所实行了大档案管理模式的高校，其管理体制均按照《办法》规定，校长主管学校档案工作，分管档案工作的校领导协助校长工作。馆内均设有馆长和副馆长1名～2名。工作人员在10名～20名。学校各部门均设有档案管理员负责本部门的档案工作，部门领导为本部门的档案工作负责人。

1.3 机构设置和管理方式。通过对8所实行大档案管理模式学校的调研发现，各高校的机构设置不同，管理方式也不同。主要有三种情况：一种是按专业设置的“条”管理方式，即在馆内设置文书档案室（科）、科技档案室（科）、人事档案室（科）等，各科室从指导—接收—整理—装订—排架入库—统计—鉴定—保管—提供利用，实行“一条龙”服务，另设技术（或信息）室、编研室。另一种是按职能设置的“块”管理方式，即在馆内设置保管利用室（科）、接收指导室（科）、信息化建设室（科）、编研室（科）等，档案工作人员按自身的职责工作。还有一种是在馆内设置综合档案室和人事档案室（或学生档案室）。综合档案室负责十大类的综合档案，室内设各专业岗；人事档案室负责教工干部档案和学生档案。

2 影响高校实行大档案管理的因素

2.1 领导体制和管理体制。高校档案领导体制分三种类型，即独立型、隶属型和综合型。[2]独立型是指档案管理独立运行的体制。通过建立独立运行的综合性档案机构，实行学校档案集中统一管理的模式。调研中，8所实行大档案管理的学校基本属于独立型，这些学校办学历史长、规模大、层次高，实行大档案管理是档案工作发展到一定程度的产物。独立型参与学校管理的程度相对较高。隶属型是将档案与文秘或行政管理融合的运行体制，档案工作大多是隶属于党（校）办公室。由于档案工作的专业化很强，使得在该种体制下，党（校）办领导对档案工作的管理较弱，限制了档案工作的发展。个别高校，档案工作没有建制，仅仅在党（校）办公室下设一个档案岗且兼任多职，无法有效发挥档案的管理与服务职责。调研中有25所高校属于隶属型，其中相当一部分学校无论从办学历史、规模、层次上都不逊于8所实行大档案管理的学校。之所以没有建成独立型，主要原因是没有树立大档案管理观念。隶属型参与学校管理的程度相对较弱。综合型是把档案纳入图书、资料管理，以期实现档案、图书、资料管理一体化的目的。国外高校大多实行该种体制。调研中有2所高校属于综合型。笔者认为，国外高校档案工作是在一套严密性、完整性、标准性极高的办学体系中运行的，各环节畅通，管理性工作量较少，同时信息化、数字化程度高，开放性强，利用者可以自行进行查询已开放档案，档案人员的服务重点是信息资源的开发。档案工作性质与图书馆性质基本相同，合并管理具有相互促进的作用。而我国高校内部运行体系紊乱，各自为政，缺乏沟通，信息化、数字化程度不高，除了建立档案馆的高校，大多数档案室都是学校的内部机构，不对外开放。即使设档案馆的高校开放性也不强，档案工作者兼有管理和服务双重职责，工作内容庞杂，强度大，没有更多的时间对档案信息资源进行开发，造成档案信息资源不能得到充分的利用。将档案与图书、资料合并管理只是一种形式，没有任何相互促进的作用与联系。故我国高校档案工作不适应综合型的体制，综合型往往限制了档案工作的发展。

2.2 机构设置。大档案管理就是学校全部档案的集中统一管理。27号令颁布后，各高校讨论较多的就是学生档案、教工干部档案纳入高校档案馆是否合理的问题。笔者认为，《办法》之所以没有提出高校档案机构是“永久”保存和提供利用学校档案的专门机构，正是由于新加入的学生类档案属于临时性档案，档随人走，不属于学校永久保管的范畴；教工干部档案虽然也具有流动性，但相对稳定，并未列入《办法》的规定范围。据调研，《办法》颁布后，部分高校积极行动起来，在档案馆下设立人事档案室，将教工干部档案与学生档案一并按照《干部档案工作条例》进行管理，实现了真正意义上的大档案管理，而更多的学校则持观望的态度。

3 实现高校大档案管理模式的思路

3.1 树立“大档案”观念。观念是人们在实践当中形成的各种认识的集合体，人们会根据自身形成的观念进行各种活动。观念具有主观性、实践性、历史性、发展性等特点，形成正确的观念有利于做正确的事情。2010年12月14日，国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中明确提出，“十二五”期间要重点做好的第一件主要工作就是树立“大档案”的观念。[3]作为国家档案工作的组成部分，高校档案工作也应将树立大档案观念作为“十二五”期间的重点工作。

3.2 建立适合高校大档案管理模式的领导体制和管理体制。对于符合《办法》设立档案馆条件的学校，应设置独立建制的档案馆，实行大档案管理，并成立档案工作委员会。档案工作委员会是由校领导和职能部门主管档案工作的领导以及档案机构负责人组成，档案机构作为委员会的执行机构和职能机构；各归档部门设立档案管理员负责本部门的档案工作；部门主管档案工作的领导对本部门的档案工作进行监督和检查，学校上下形成一个大的档案工作网络，保证各环节紧密配合，确保学校工作的顺利进行，实现档案信息资源的整合。由于档案馆的服务职能较强，管理职能相对较弱，档案工作委员会正可强化档案馆的管理职能，确保学校档案事业的发展。

对于办学历史短、规模较小、档案数量少的高校，更应从长远考虑，树立大档案观念，建议将档案机构设置为学校的直属机构，在校领导的直接领导下，加快档案工作建设与发展的步伐，为学校的中心工作和长远发展服务。

3.3 确保档案工作纳入学校的总体规划。学校档案是随着学校的发展而建立起来的，档案工作是学校的基础性工作。只有将档案工作纳入学校的总体发展规划中，加强人、财、物等资源的配置，实行大档案管理，才能满足学校长远目标的需要。因此，应制定学校档案工作五年规划，作为学校五年规划的分规划，学校档案工作委员会应对规划的执行情况进行中期检查，以保证学校总目标的实现。

3.4 合理设置机构和采取科学有效的管理方式。好的管理模式应具有极强的适应性，因此，研究高校大档案管理模式，除了研究它的体制、机构设置、职责权限外，还需加强档案部门内部管理方式的研究，以减少由于体制等原因给档案工作带来的影响。

按照专业设置机构的“条”管理方式，适合于档案数量相对较少的高校，优势是由于只负责一类档案，档案人员对该类档案业务熟练，程序清楚。缺点是一旦该岗档案人员离岗，其他人不能立即适应该类管理。按照职能设置机构的“块”管理方式，适合于档案数量较大的学校，其优势是科室内人员对本科室的工作均熟悉，一旦该岗档案人员离岗，不会受到很大的影响。但随着档案数量的增加，应相应改变管理方式以适应发展的需要。至于在档案机构内设人事档案室的管理方式，其优点在于：档案部门属于专业技术岗，人员稳定，业务能力强，并具有良好的保管条件，同时档案部门具有档案编研的职责，有利于人事档案的编研、开发与利用，更能体现以人为本的档案工作思想。缺点是：人事档案纳入高校档案部门管理后，工作量成倍增加，部分学校人员编制没有随之增加，或增加得很少，造成档案机构超负荷运转，苦不堪言。笔者认为，若将人事档案移交档案机构，必须相应增加专业人员。

3.5 强化管理职能与完善服务职能

3.5.1 强化管理职能。建立健全档案管理制度，保证全校档案工作的正常进行；加强对全校档案管理员的业务培训和收集工作的前端控制，确保档案实体的安全与完整；利用档案开办展览，举办档案法律、业务知识竞赛，与院系、团委等有关部门加强联系，使档案部门成为学生的实习基地和了解学校历史的爱国、爱校教育基地。不断提高全校师生员工的档案意识，使档案工作真正深入到每一名教职工、学生的头脑，真正形成一项全校性、全员性的工作。

3.5.2 完善服务职能。在保管好、用好档案的同时，利用信息技术，加强对档案资源的整合以及二次开发利用，确保档案信息安全和实体安全并有效提供利用；利用方便、快捷的信息技术，将档案的提供利用服务上升到为编研服务，为教学、管理、科研以及校园文化、校史文化建设服务。

﹡本文系“中华女子学院2011年校级课题”（项目编号：KG11-03013）

参考文献：

[1]牟阳春.学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展[N].中国教育报，2008-9-26（2）.

[2]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010.

第3篇：教职工人事档案管理办法范文

1　加强建档意识，建立档案机构档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，必需组织好对《档案法》的学习与宣传活动；做到结合实际，领导带头学习和贯彻落实《档案法》。通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持建档工作并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各部门都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

2　明确档案职责，规范管理制度建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各部门做到职责明确，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库管有措施、开发有目标，这就在制度上保证了档案管理工作的顺利开展。通过落实《综合档案室工作职责》与《档案人员工作职责》，明确《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等具体制度的制定。

3　稳定专职队伍，提升专业水平档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通、爱档如珍、尊重史实、兢业服务”的管理理念，加强档案人员的自身建设。在技术管理层面，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论；另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，加速档案的网络建设，是推动档案事业发展的关键。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆室与库房的建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

4　注重信息采集，服务教育教学

第4篇：教职工人事档案管理办法范文

关键词：档案管理；职业院校；问题；对策

最近，广东省教育厅组织调查组，对省内14所高职院校、中职学校的档案管理工作进行调研。此次调研在各学校档案管理自查总结的基础上，重点调查了档案管理工作的组织领导、机构设置、制度建设、人员配备、保管条件、信息化建设等方面的内容。调研组本着“发现问题、解决问题”的原则，通过听取学校工作汇报、召开档案人员工作座谈会、实地察看档案工作场地和设施、查阅相关实体档案、现场咨询、反馈意见和建议等多种形式，对各职业院校档案工作进行了全面调研，旨在发现当前院校档案管理中存在的主要问题及困难，理清工作思路，采取有针对性的策略和措施，提高学校档案综合管理水平。

一、档案基本情况

职业院校档案工作非常重要，关系到学校的管理和发展。学校基本都成立了相关的管理机构，为档案管理提供了必要的保管场地、基础设施，配备了相关业务人员管理档案资料。大部分院校也制定了档案管理制度，建立了档案收集、整理分类、保管、保密、利用以及档案人员职责、考核等一系列管理办法，并能按制度将档案材料收集和保管，尤其是对上级来文、人事、学籍和财务档案都能重点保存。在保管档案的同时，提供基本的档案利用服务。

二、职业院校档案工作存在的问题

1.管理体制不健全

档案工作未纳入学校整体发展规划，与职业院校教育不能同步发展，档案发展的专项经费不到位。少有学校建立并明确档案科室的职能，专职专业的档案管理人员较少，基本上是一岗多职。档案人员不经过培训就上岗，缺乏档案管理业务知识，对档案工作的整理、分类、归档、保管、利用等没能很好掌握，实际工作中凭经验操作。另外，部分高职院校原属于不同的行业、企业或大学的二级学院，同民办职院和中职学校一样，档案处于“真空”监管状态，只有个别学校档案达标升级，但整体水平与本科院校差距较大。

2.档案实体保管分散

据调查，各职业院校教职工对档案实行集中统一管理普遍存在抵制情绪，认为集中保管不利于查阅利用。档案基本都是分散保管在各职能部门，财务部门保管财会档案，学籍部门保管学籍档案，基建部门保管基建档案，档案室只收集保存党群、行政类档案，且不齐全、不完整。

3.缺乏规范化管理

突出表现在：收集不齐全不完整；档案材料杂乱，不能及时完成年度整理归档任务；没有明晰的归档范围和保管期限，很多文件材料该不该归档，该划分什么期限，都没有明确；没有系统的分类方案，分类不准确，整理不规范；档案利用服务较少，借阅登记不严格；档案编研工作基本空白，少数学校收集保存了电子文件档案，整体缺乏规范管理。

4.设施设备难以满足需求

职业院校多采用一个人、一台微机、一套软件的档案管理模式，方式方法较落后，档案管理与提供利用远远适应不了档案信息化建设的需要。普遍没有合格的档案库房，现有的库房空间狭小；空调、抽湿机等基础设施严重不足，不能满足防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防虫和防霉等“八防”要求；档案材料随处散放，造成极大隐患；档案箱柜、档案盒等装具不合规定。

三、解决对策

1.加强档案工作的领导和宣传

职业院校领导要重视和支持档案工作，档案工作应列入学校工作的议事日程，加强领导，及时解决档案工作中遇到的实际困难，为档案管理提供必要的条件。建立综合档案管理机构，配置专职专业的档案人员，将档案工作所需经费单列，纳入学校经费预算，统筹解决。

通过各种途径和方式，学习和宣传档案法律法规和高校档案管理办法，提高全校教职工尤其是学院领导的档案意识。加强专兼职档案人员队伍培训，提升档案人员的业务能力和工作效率。

2.建立健全档案管理制度

按《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）的要求，规范各类档案的分类、归档范围和管理办法，使档案工作做到有法可依、有章可循。根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法规，制订和不断完善档案综合管理办法及各类档案业务制度，建立健全检查、考核、评估制度等。高标准、严要求做好档案工作，使档案工作科学化、专业化和制度化。

3.集中统一管理学校档案

“集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于保管和利用”是档案工作的基本原则。学校先要统一管理思想，变无序分散管理为有序、集中统一管理，变多项分头管理为信息资源共享。综合档案室要集中统一管理全校的文书、教育教学、科研、设备、基建、财会、学籍、实物等各门类和载体的档案，有效地维护学校档案的完整与安全。

4.重视档案的形成积累

学校应把档案材料的归档工作列入岗位责任制，纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料保存。各项工作与档案工作“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。档案收集的重点是本校形成的有保存价值的各类档案材料以及上级针对本校制发的文件材料。

5.完善档案配套设施

学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，并预留5-10年的存储空间，以满足档案不断增长的需要。库房配置铁门、铁窗、铁柜、空调、抽湿机、灭火器等设施，切实做好“八防”工作。有条件的学校可将档案库房、办公室、阅览室“三分开”，确保档案保管安全、利用方便和管理规范。

6.档案信息化建设与学校信息化建设同步

要把档案信息化建设纳入学校信息化整体规划，优化资源配置，实现档案资源共享。根据学校实际情况，档案部门先购置一套专业的档案管理系统软件，将档案目录数字化，再逐步实行数字化扫描、全文检索和档案系统与校内办公网络以及其他业务系统对接，完成数据的交换和电子文件的归档。

四、档案主管部门策略

1.组织培训，提升素质

档案主管部门应开展有针对性的档案业务培训，注重实用教学，突出操作性、技能性，使职业院校档案人员掌握较全面的应用技能，并具有熟练的动手能力，能进行文书处理、整理分类、检索利用、编研开发等基本业务工作，并逐步加深，提高职业院校档案人员的综合管理水平。

2.建立试点，推广经验

档案主管部门应以档案基础较好的职业院校为深化建档试点，先抓这些学校的档案规范管理，鼓励学校达标升级，再召开档案经验交流会，组织其他学校来参观学习，互帮互助，逐步提高职业院校档案工作的整体水平。

总之，档案管理是一项关系学校长远发展的大事，也是一项长期工作。职业院校应高度重视支持，切实做好档案工作，全面提升档案管理水平，发挥档案信息的作用，使档案工作更好地服务于职业院校的改革和发展。

参考文献：

[1] 许莉丹，梁建梅.齐抓共管，抓好高职院校档案工作[J].

新课程研究，2011，（4）：161-162.

[2] 薛景丽.浅析高等职业院校档案管理工作[J].快乐阅读，

2012，（5）：8.

第5篇：教职工人事档案管理办法范文

Key words： social management；secondary vocational school；archive management；innovation measures

中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0191-02.

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0 引言

党的十八大报告指出：“必须从维护最广大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服务体系，加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会建设”[1]。创新社会管理是指在现有社会资源和管理经验的基础上，引入新的社会管理理念、知识和方法，对传统的社会管理模式和管理方法进行完善，以实现社会管理新目标的活动[2]。中职学校是我国教育机构的重要力量，培养了大量技能型人才，为国家的建设与发展作出了应有的贡献。中职学校档案管理是教育事业的一项重要内容，是社会管理的重要组成部分。在国家加快发展现代职业教育、全面提高技能型人才培养质量的背景下，以创新社会管理为理念，深入研究中职学校档案管理，努力办好人民满意的职业教育，具有非常重要的现实意义。

1 中职学校档案的重要作用

中职学校档案是指中职学校在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案涉及内容广泛，包括教学研究与实践、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍管理、财务管理、人事管理、综合管理等。中职学校档案在记载学校历史、传承学校文明、促进学校发展等方面发挥了重要的作用：中职学校档案翔实记录了学校的设立、校址变迁、机构设置、领导任免、学校重大活动等，是学校历史的见证者；中职学校档案翔实记录了学校办学理念、学校精神、学校艰苦创业和不断发展的历程，可以让师生对积淀的校园文化产生认同感，对活跃校园文化生活、振奋师生精神有着积极的引导作用，是校园文化的助推者；中职学校档案翔实记录了学校各个历史阶段的工作成果、经验与教训，可以为学校进一步发展提供重要的参考依据，是学校发展的参谋者。

2 中职学校档案管理存在的问题

中职学校档案管理工作，从狭义上说，主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定、编目、编研、统计、提供利用等八个环节。当前，中职学校档案管理工作已取得一定的成绩，为学校的教学、教研、管理和服务社会等作出了重大贡献，但仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1 档案意识淡薄 与其他单位的档案管理工作一样，中职学校档案管理工作在思想认识上长期处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。行政主管部门注重的是学校行政、教育教学、学生管理工作，经常对学校教育教学工作进行检查评估，但对学校档案工作管理得较少。行政主管档案部门虽然是学校档案业务的主管部门，但一直以来较为忽视对中职学校档案工作的指导，业务检查流于形式，就是指导也是按照机关档案的标准来要求[3]。部分中职学校领导对学校档案管理工作缺乏重视，只有在上级检查或需要利用档案时才会过问，平常对学校档案管理工作关心较少。大多数教职工不同程度地存在着“重教学、轻档案”的现象，档案归档意识不强，不善于利用学校档案资源。

2.2 管理制度不完善 当前，国家并没有制定出专门针对中职学校档案管理的规定，大多数中职学校也没有建立起完整、规范的档案管理制度，中职学校档案管理工作缺乏有效的制度保证。有的学校虽然根据主管部门或国家档案局制定的《机关档案管理办法》制定了本校档案管理制度，但中职学校在档案范围、保管期限等方面与机关存在很大的区别，简单以《机关档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成档案管理的不规范。有的学校对档案管理的环节没有做出系统规定，往往单凭习惯或直觉开展工作。有的学校缺乏监督考核机制，对档案管理人员难以进行有效管理。

2.3 管理人员素质不高 中职学校一般将档案管理工作划入办公室，配置一名兼职档案管理人员，而配置专职档案管理人员的学校更是凤毛羚角。现有的档案管理人员大多数不是档案管理专业毕业，缺少专业培训，业务水平较低，在具体的档案管理中，只能应付工作，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识不能熟练地掌握与运用，难以达到规范化管理的要求。有的档案管理人员学历较低、思想观念落后、工作积极性不高、创新意识不强。有的档案管理人员身兼数职，既担任教学工作，又担任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入档案管理工作的时间较少[4]。

2.4 管理手段落后 受传统管理观念的影响，当前很多中职学校的档案管理手段落后，信息化程度低，无法适应信息时代背景下中职学校档案管理的需求。文件立卷归档后，多数档案管理人员乃采用手工作业的方式对档案进行整理与编目。手工作业方式工作量大、速度慢、时间长，效率低，致使档案管理人员无暇顾及档案资料的开发利用。查阅档案也因管理手段落后，案卷调动频繁，而导致检索速度慢、查找准确率低、查全低，档案资料磨损严重。

3 创新中职学校档案管理的对策

加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，可以更有效地处理社会矛盾，妥善协调各方面的利益关系，维护社会秩序，促进社会和谐，保障人民安居乐业。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须“强化企事业、人民团体在社会管理和服务中的职责”[5]。新形势下，中职学校档案管理的任务是以服务为主题，科学管理档案，有效开发利用档案信息资源，最大限度地满足学校和社会对档案信息的需求。要以科学发展观为指导，以创新社会管理为理念，积极探索与创新中职学校档案管理对策，用人性化、科学化、制度化的管理确保中职学校档案管理工作健康发展。

3.1 创新思想观念，树立全员档案意识 创新思想观念是创新社会管理的前提和根本。思想高度决定行动力度。创新中职学校档案管理首先应进行思想观念创新，树立全员档案意识。一是加强宣传，充分利用校园网、校园广播、校刊、板报、微信、飞信、QQ群等宣传平台，广泛宣传学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，增强全校师生员工档案意识，使得人人知档、存档、用档，保证学校档案管理工作进入良性循环。二是加强领导，学校领导要主动关心档案工作，建立健全学校档案管理机构，增加经费投入，协调解决工作中存在的各种实际问题。三是全员参与，学校各职能部门都要设置兼职档案员，负责本部门档案管理工作；教职工要树立“以我为主”的归档意识，主动收集、整理、上交具有保存价值的文件资料，要善于挖掘利用学校档案资源，形成齐抓共管的档案工作局面。

3.2 创新体制机制，规范档案管理 体制机制创新是创新社会管理的有力措施和可靠保证。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强体制机制建设[6]。创新中职学校档案管理应进行体制机制创新，坚持用制度管事管人，使档案工作实现规范化管理。一是建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合制定《中职学校档案管理办法》，为中职学校档案管理工作提供法律依据。二是档案行政管理部门联合中职学校主管部门对学校档案进行定期指导监督。三是建立健全《档案人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等档案管理规章制度，做到切实可行、职责明确、管理规范，确保学校的档案管理工作有章可循。四是建立科学的奖惩激励机制，把档案管理工作列入档案工作人员的目标考核中，对做出突出贡献的人员给予奖励，而对工作不力的人员给予追究相应责任。

3.3 创新队伍建设，增强档案管理人员综合素质 加紧培养大批适合时展需要的人才队伍，不仅是构建社会主义和谐社会的迫切需要，也是实现职业教育科学发展的一项重大任务。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强人才队伍建设[7]。档案管理人员素质直接影响档案管理水平的高低，创新中职学校档案管理应进行队伍建设创新，增强档案管理人员综合素质。一是注重人才引进，要引进档案管理专业毕业的人才进入档案管理队伍，使他们具备扎实过硬的业务功底，提升学校整体档案管理水平。二是强化继续教育，将档案管理人员继续教育纳入学校人才培养计划，通过专业培训、进修学习、参观考察等方式提高他们的知识水平和业务技能。三是大力开展思想政治教育和职业道德教育，增强档案管理人员的服务意识和工作积极性、创造性，使他们真正做到“兢兢业业，爱档如珍”。

第6篇：教职工人事档案管理办法范文

第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备

第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

（一）建校历史在50年以上；

（二）全日制在校生规模在1万人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康。

第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-*2）执行。

第十八条高校档案材料归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的利用与公布

第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章条件保障

第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-*8）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章奖励与处罚

第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。

第7篇：教职工人事档案管理办法范文

关键词：档案工作 收集 整理 利用

中图分类号：G271 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.16.058

学校档案是指学校在进行教学管理、教育活动、学生活动中形成的具有保存或参考价值的文字、照片、音像等不同形式的材料资料，是从事教育教学活动、教学管理、教学科研、教学评估必不可少的资料。它反应了学校在各个历史时期的工作和活动情况，分析利用好学校档案能有效帮助提高学校教育管理和教学水平，在学校的各项工作中起着重要作用。

目前，国家对于学校档案管理工作的规范性文件为2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，该办法对高等院校档案的收集、整理、保管、借阅等工作都做出了明确规定。而大部份中职院校的档案管理工作都在参照此办法的基础上，根据自己学校的实际情况进行调整执行。下面就如何加强中职学校档案的管理工作谈谈粗浅的认识：

1 建立机构，加强意识

档案工作首先要得到学校领导的重视，成立以校长为组长、各科室负责同志为成员的档案工作领导小组，把档案工作列入学校工作的议事日程，纳入学校各科室目标任务考核中，并作为年终科室考核一个重要考核项目。设立专门的综合档案室及重要业务部门档案室（如教务档案室），除配备一名专职档案员外，各科室都应设有兼职档案员，配合专职档案员做好本科室各类资料收集工作。

不定时组织《档案法》学习与宣传活动，宣传档案工作的重要性，宣传档案工作对学校管理、教学、科研等各项工作的作用及实际效果。不定时地召开档案工作会议，对档案工作人员进行培训，促进档案工作人员业务水平的提高。动员和要求档案工作人员爱岗敬业、勤于思考、大胆实践。通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。

2 健全制度，规范管理

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科室应做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有制度，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证了档案管理的顺利开展。

3 各类资料的收集工作

搞好资料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校档案资料收集应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。可以根据学校各科室职能明确各科室应收集归档资料范围，由各科室兼职档案员对资料进行收集。既要做好文书档案的收集工作，也要同时抓好其他载体如声像、照片等资料的收集。在收集过程中应灵活地将多种收集办法有机结合：

第一，全面收集与重点收集相结合。学校由于机构设置不同，产生和形成的文件材料很多，遍及学校各个部门和教师个人，要保证学校材料收集完整、齐全，必须进行全面收集。而对学校重点部门、重点事件、重点活动应进行重点关注、重点收集，如党代会、职代会、党的重要活动、教学评估、校庆等。

第二，定期收集与平时收集相结合。学校档案收集一般采用定期集中收集，即根据学校档案管理制度制订的收集时间进行集中收集。但对一些阶段性、即时性的工作，如基建项目完工、学校办学水平评估、设备仪器开箱、科研项目结题等就随时跟综，即时收集，以免失去最佳收集时期，给收集工作带来难度。

第三，一般规定和强制措施相结合。对收集工作难度比较大的材料，应在一般强调的基础上，由学校档案部门和相关部门共同制订有关规定，统一要求，统一口径，如教师业务档案要求统一格式，声像类介质档案等由学校相关部门进行强制收集。

4 档案整理工作

整理工作是档案工作的中心环节，档案工作人员将大量资料收集后应进行系统的整理、分类、编目，以形成可供查找利用的档案。在整理过程中，可以采用归档文件整理规则和文书档案立卷相结合的办法进行整理。对在学校日常管理中形成的各类文件可以按“件”为单位按归档文件整理规则进行归档。其余资料则可按资料之间的有机联系立卷归档。对于特殊类别的材料，如财务、人事档案可由财务人事专人进行整理分类，对重要、珍贵的档案要备复制件，以代替档案原件提供利用。将资料整理完成后还应将相关信息输入计算机，以实现档案管理的电子现代化。

5 档案的利用工作

档案管理的最终目的就是能够充分开发利用所保存的档案信息，当某项工作需要信息的时候能够迅速、准确、全面地提供这些信息，使各类档案能够为学校各项工作的顺利开展保驾护航，这也是档案自身价值得以实现的直接手段。因此，档案工作人员除了做好档案的收集、整理工作以外，应着重做好档案的编目、检索、编研、统计工作，如编制较适用的检索工具，建立健全检索体系，编写《学校文件汇编》、《管理制度汇编》、《论文汇编》等资料合辑，进行学校先进统计、在校学生情况统计等统计工作。这些编研、统计材料都具有自身重要的意义和特色及较高的实用价值，能够给学校的教学和科研工作带来许多方便。只有充分发挥档案的实用价值，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，才能为学校的全面发展起到应有的作用。

6 档案库房的管理

档案库房管理工作也是档案工作的一项重要组成部份。应专门设立档案室，各类档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设柜就进保管。档案库房应安装有防盗门，加厚隔光窗帘，配备有温湿度计、灭火器等，档案柜中放有除虫剂。档案员每天上下午坚持查库房温湿度并作好记录，定期打扫库房，做到了防虫、防鼠、防光、防湿、防高温、防霉变等。

第8篇：教职工人事档案管理办法范文

【关键词】人才培养工作评估，民办高职，兼职档案员，培训

随着学校不断发展壮大，累积的档案越来越多，仅仅依靠专职档案员进行档案的归档整理已经无法满足学校发展的需要，并且档案管理工作具有阶段性繁忙的特点，于是在二级机构设立兼职档案员成了目前高校档案管理的普遍做法。兼职档案员，主要指在学校各职能部门和教学单位负责一定档案管理工作任务的人员，一般由办公室秘书或工作人员担任，其工作重心是本部门的业务工作，兼管档案的收集与整理。

高等职业院校人才培养工作评估（以下简称评估）是国家教育部为解决目前高职院校办学时间普遍较短、办学经验不足的现状，是对高职院校进行监督考核，促进高等职业院校加强内涵建设，深化人才培养模式改革的一种手段。评估包括七大主要评估指标、二十二个关键评估要素，评估专家主要通过查阅学校的原始档案来了解这些情况，因此兼职档案员的工作，对于学校的评估起到重要作用。

一、评估对兼职档案员队伍建设工作提出要求

在实际的评估材料准备过程中，由于民办高职院校缺乏科学指导，各个学校或多或少存在着原始材料丢失、支撑材料收集困难、目录缺乏条理性、文书格式不统一等问题。这反映出民办高职的兼职档案员队伍现状有：

1.机构设置不健全。民办高职院校普遍成立时间较短，对于档案工作的认识和重视不够，没有成立专门的档案管理机构，或者机构成立时间不长，还没有形成一支规范的档案管理队伍。

2.基本设施设备不完善。有的档案室基本设施不齐全，档案员较难开展工作，难以起到保管甚至是延长档案使用寿命的作用。

3.兼职档案员不稳定、人员流动性大。民办高职人才引入、流动机制灵活，岗位调整较为频繁，兼职档案员经常变动，使档案管理工作的连贯性受到很大影响。

4.兼职档案员缺乏归档意识。大多数兼职档案员不具备专业的档案管理知识和技能，平时不注重对原始材料的收集，最后整理归档的时候发现档案缺失是常有的事。

5.兼职档案员业务水平参差不齐。受到兼职档案员学历、职称、工作经历、在岗时间等因素的影响，大部门兼职档案员的业务水平比较生疏，集中培训起到的效果也不大。

6.管理手段落后、缺乏先进的信息化技术。由于经费局限等因素，目前档案管理的手段普遍处在手工操作的阶段，信息技术介入少、范围窄，未发挥较大作用。

7.考核激励制度不健全，流于形式。现行制度往往实效性不强，对兼职档案员的考核监督起不到实质作用，也达不到激励的效果。

二、加强兼职档案员队伍建设，把“以评促建”落到实处

档案不仅是整个学校办学过程、办学历史的详实记录，它更能够为学校总结经验教训、制定今后发展规划提供重要的参考依据，档案工作应该得到足够的认识和重视。从评估过程中采用的材料和文件来看，原始档案的积累起着至关重要的作用，学校应当充分认识到档案工作的意义和重要性，加强对档案工作的科学指导与管理，将档案管理工作纳入学校的整体发展规划。

1.加大资金投入，完善软硬件设施。提升对档案工作的认识和重视，才能加大资金投入，逐步改善工作环境，落实人员编制、档案库房、完善软硬件设施设备建设以及运转经费，使档案工作能与学校其他各项工作协调发展。

2.改进考核和激励体制。民办高职由于办学体制、资金筹措体制和管理体制上与公办学校的不同，因而形成了一套独具特色的人事、薪酬管理制度。可以利用民办高职这种人员编制、薪酬制度灵活的特点，采取有效的激励机制，激发兼职档案员工作热情。

3.注重人文关怀和心理辅导。兼职档案员通常身兼数职，不仅担负本部门的行政工作，还兼职管理档案，有些甚至还担任教学或班主任工作，长期工作压力较大，容易产生抵触情绪、行成职业倦怠的心理。档案管理部门应当在管理方法上更多地采取人文关怀的方式，多关心兼职档案员的工作和生活，及时帮助解决问题。有条件的学校还可以成立专门的心理咨询室，建立个人心理健康档案，定期开展心理咨询活动，消除兼职档案员的消极情绪，以提高他们的工作积极性和稳定性。

4.重视学习培训、提升兼职档案员业务水平。兼职档案员对档案进行收集是整个档案管理工作的第一步，对之后归档整档的一系列流程起到关键的奠基作用，兼职档案员的操作水平会对案卷的质量产生很大的影响。因此，加大对兼职档案员的在岗培训应当成为民办高职档案管理工作的一项重要举措。在岗培训应当突出侧重点，分别针对不同职称、学历、岗位、年龄层的兼职档案员制定学习计划，定期开展形式多样的培训班，可以集中培训与分组讨论相结合，理论交流与实践操作交替进行。比如经验丰富的老档案员可以向年轻档案员传授经验、教训、方法，同时也能从年轻档案员这里吸收新的技术新的思想。兼职档案员间互相学习交流，有助于真正熟练掌握业务，独立完成档案管理工作。

5.引入先进的信息技术，改革档案管理手段。实现数字化管理是今后档案管理发展的重要方向，计算机强大的存储和计算能力可以对档案管理起到存储、检索、远程传递等作用。兼职档案员应当具备较好的计算机操作水平，能够利用计算机等工具实现对档案的现代化管理。

总之，民办高校兼职档案员队伍建设是一项长期而艰巨的任务，不能一蹴而就，需要各方面的配合，只有提升兼职档案员队伍的稳定性，才能更好地服务教学。

参考文献：

[1]黄晓丹，关于高校兼职档案员队伍建设的思考[J]，河南工业大学学报（社会科学版），2010，6（3）

[2]张俊平，加强高校兼职档案管理队伍建设之我见[J]，科教文汇，2008，（1）

第9篇：教职工人事档案管理办法范文

    关键词：民办职业院校　档案管理　内涵建设

    随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻，民办职业院校发展态势和前景看好，但是由于民办职业学校起步晚、发展快，其“速度、规模、质量、效益”，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多，尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。”因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。

    一、民办职业院校档案管理存在的主要问题

    调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题： 

    1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展， 因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。

    2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度。目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档；且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在“档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃”现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。

    3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设。目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。 

    4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。由于民办职业院校成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多院校只存在教学档案和行政档案，党群建设和科研建设等档案材料缺失，档案保存单一。由于档案人员本身能力的局限，学校没有编研档案。同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。

    二、民办职业院校档案工作建设的对策措施

    1、加强院校领导对档案工作的重视，提高全校职工档案意识。一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务，关键是领导的重视程度。领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划院校各项工作，是做好档案工作的根本保证；学院全体教职工的配合也是关键。因此，档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入院校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入学院工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行。 

要强化全体教职工的档案意识，让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性，自觉配合档案部门的各项工作，积极参与学院档案建设，在参与档案建设过程中，认真研究落实本部门的档案工作任务， 做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并交档案室统一保管，使学院档案工作保质保量限期完成。

    2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。针对民办职业院校实际，建议制定规章制度，《民办职业院校档案资料分类编码及归档范围》、《各系、部档案归档范围和保管期限》、《系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。

    3、设置档案室或者档案馆，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。要针对民办职业院校实际情况设立档案室或者档案馆，配备专职档案管理人员，尽量做到档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动便出现资料丢失的现象。同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。专职档案管理人员要顺应现代教育发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为学校发展和社会发展服务的过渡。过去，档案人员往往以自身为中心来开展工作，片面注重档案工作的收集与管理，较少做到主动利用档案为学校发展服务。针对社会发展和民办院校的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，更不能凭想象、图方便，必须改变观念，重新审视档案管理的全过程，以适应民办职业院校的教育教学，为社会各界对民办职业院校的教育评估提供翔实可靠的档案资料，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。

    4、针对民办职业院校实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出院校平时的工作成绩。因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；强化文书管理，抓好院校活动所形成的文件材料的收集。对有请示没批复或有批复没请示的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的完整归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料应留下原件，以备日后归档。针对有些院校存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。比如，各系部的教改实验课题，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证每院期、每院年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告收集齐全。某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。

    档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如民办职业院校教学、科研档案材料的编研。这些编研材料不仅是教学、科研的最新成果，也是师生学习知识的鲜活教材。尤其是科研，它是教师每个时期完成的最新研究，许多教师会把科研成果写入教案，形成了比书本知识更新的内容，同学们可以从这些编研档案中学习到最新的知识。在知识更新换代飞速的今天，编研档案弥补了书籍知识传播速度不快的不足，成为师生学习知识的鲜活教材。因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据民办院校发展要求和教学评估要求，做好学校档案材料的新编、续编、开发等编研工作，编研出《教学规章制度汇编》、《教育改革成果汇编》、《教学论文集》以及《相关课题研究汇编》、《特色教学成果汇编》等资料，以满足师生对档案资料的需求和教育督导评估对档案资料的需求，是民办职业院校档案编研工作的基本任务。

    5、强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入学校经费预算；要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列为学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步发展。要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为院校的教学、科研、管理等工作服务，提高档案服务质量和服务效率。

参考文献

1、吴宝康 档案学概论[m].北京：中国人民大学出版社，1998，23。

2、包世同 学校档案管理基础[m].南京：南京大学出版社，1991,14。

3、孟凡蕾 强化档案意识，提升学校档案管理水平[j].黑龙江科技信息，2009,31: 227。

4、张黎黎 关于做好高校档案编研工作的思考[j].兰台世界，2006，(3)：12-14。

5、宁胜军 浅谈高校的档案管理工作[j].徐州教育学院院报，2006，3(1)：143-145。

6、李凌 学校档案管理存在的问题和对策[j].教育导刊（上半月）2009，(12)：39-40。