学籍档案精选(九篇)

第1篇：学籍档案范文

关键词：高校；学籍；档案管理

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）13-0195-03

高等学校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，高校学籍档案是学生在校期间学习、生活、工作、思想过程中直接形成的，是学生在校学习和学校历史发展的原始记录材料，同时，还是学校进行科学管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教学改革、提高教学质量和管理水平、开拓人才信息资源不可缺少的条件[1]。信息化快速发展的今天，给高校学籍档案工作也带来了新的挑战和压力，目前高校学籍档案管理工作已进入高速发展时期，其管理成效直接标志着一个学校的日常教学管理水平。

一、高校学籍档案管理面临的挑战

1.学籍、学历管理体制改革的挑战

学历电子注册：由于社会上假文凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。2000年，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。2001年，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从2001年9月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。2010年4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。

新生学籍电子注册：2007年3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。

学年电子注册：2008年10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。

高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。

2.学籍档案自身的挑战

学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。

档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。

3.服务对象的挑战

随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。

学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。

4.信息化服务的挑战

近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。

学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。

二、实现学籍档案的利用价值的对策

1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务

学籍管理、学籍学历电子注册的实施者是人，受众者也是人，应该树立以人为本的学籍档案管理理念，提高学籍档案管理认识，加强事业心、责任感。加强学籍档案管理，科学制定归档范围，高度重视学籍档案管理材料的收集、整理、归档等工作，保证学籍档案的完整、齐全，对工作步骤、分工、进度和各阶段的工作目标进行具体、规范筹划，并保质保量地做好该项工作。学籍学历电子注册网络管理平台是一个信息的收集、处理、控制、反馈的过程，该项工作是高校管理工作中难度较大的任务，高校各级主管领导应给予高度重视和大力支持。把它当做一个重要环节来抓，最大限度地减少错误，堵塞漏洞，努力做到对学生负责，对学校负责，对人民负责，为高等教育学籍学历电子注册提供准确、真实的数据信息。

在学校学籍学历电子注册制度下，高校学籍档案必须进行规范化、科学化、标准化管理。学籍档案管理工作对保证高校学历电子注册、新生学籍电子注册、学年电子注册工作的完成有不可替代的作用。

2.以资源求生存，以服务求支持，以创新求发展

高校档案部门应注意学籍档案材料的形成规律，规范学籍档案制度，科学分类，合理组卷，加强档案意识，从材料形成的源头抓起，与学籍档案材料形成部门沟通，遵循档案归档立卷的原则，做好归档前的立卷检查、指导工作，变被动配合为主动积累。日常工作中，要随时将日常教学工作中产生的新类型学籍材料补充到归档范围中，发现问题要及时与有关部门协商解决，明确档案部门应行政的监督检查、指导的双重职能[4]，保证学籍档案的完整性、准确性、真实性。

在档案信息服务时代，高校档案部门应积极借鉴社会服务部门的经验，设计具有可操作性的服务流程、服务管理与服务评估体系，从根本上提升高校档案服务质量。积极、充分利用高校内外，尤其是内部的技术与智力资源，摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系。

近年来，国家非常重视高等学校教学评估工作，教学评估过程中，有相当一部分支撑资料来源于学籍档案材料，在这种状况下，高校必须充分利用现代信息管理技术，建立与之相适应的学籍档案管理模式，进行有效管理；将学籍管理系统及档案系统工程进行有机整合，建立一个富有效率的学籍档案管理体系，使学籍档案为日常教学管理提供高质量服务，能量得到最佳释放，更好地体现学籍档案的利用价值。

3.强化信息服务技术，做好学籍档案信息的社会化服务

在学籍档案管理过程中，各高校的学籍管理工作的执行者是学籍档案管理人员。学籍档案管理人员的素质直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高。应熟悉有关学生学籍管理的政策、条例、规章及办法，并具备学籍资料收集、整理分类及分析鉴别的能力。加强高校学籍管理人员的计算机网络技术知识的学习，提高业务管理水平。实行二级管理的学校，特别要加强一级学籍管理人员队伍的建设，并提高其业务素质和责任心。

学籍管理的受众是学校教学、学生和社会各界，档案管理也由对象服务转化为社会全方位服务，高校应做好学籍档案的信息开发，变被动为主动，为学校教学、学生和社会各界提供服务。具体说来，可以借鉴中国高等教育学生信息网，从新生报到注册、在校成绩、学籍异动、学历证书等全过程实行“跟踪式”学籍档案管理模式，做好学籍档案网上检索与服务工作，为用人单位提供便利的学籍、学历、学位审查服务；建立毕业生就业与成长档案，为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据；分析各专业的毕业率和就业率，为高校改进教学方法、优化教学结构提供参考[5]；做好学生信息的维护对接，准确地提供学籍异动、学生奖惩信息等，最大限度地满足受众对学籍信息查询的需求，将学籍档案资源共享。

4.建立和完善档案信息管理平台，实现学籍信息与档案系统的对接

加强高校档案信息化建设，借助计算机技术，研发、使用配套适用的管理软件作为档案管理平台来实现学籍档案信息化服务，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着信息处理速度和工作效率的提高，使学籍管理的现代化方法成为必然，学籍管理与档案系统的对接是切实可行的。学籍档案查询面临着许多难题，如：某位学生于2001年入校，休学两次，2005年复学，按照4年制的学习过程，他应于2007年毕业，但是由于未按教学计划修满课程，延迟一年毕业。如果要反映该生的学习生涯，就要查询：一是2001年的录取名单；二是休学学籍异动档案；三是复学学籍异动档案；四是2007年毕业资格终审档案；五是证书换发材料。查找到这5份纸质档案材料，才串联出该生的在校情况。

如果学籍信息与档案系统实现对接，就不需要档案管理人员手工查找纸质档案，可以直接通过档案管理平台提供系统、完整的信息，将大大提高学籍档案的查准率、查全率，减轻档案工作人员的工作压力，降低档案工作人员的工作量。

三、结语

随着互联网与学习化社会的发展，学籍档案管理信息化不仅可以为学籍档案提供制度保障，也可以最大限度地满足社会的进步与教育的发展对学籍管理工作的要求。各高校应以诚信为本，认真做好学籍档案管理工作，为社会提供完整、准确、真实、可靠的档案材料，发挥学籍档案的作用，不断促进高等教育的发展。

参考文献：

[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报,2006,6（5）:119-120.

[2]唐伟元.学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理[J].宿州学院学报,2008,23（2）：129-130.

[3]盛群.高校本科生学籍档案管理现状及对策[J].档案天地,2007，（1）：54-56.

第2篇：学籍档案范文

一、制定完善档案管理工作制度。

为了使学校学籍档案管理工作有章可循，在《档案法》的基础上，学校应当对传统的管理制度进行相应的完善，以明文对档案工作进行规范，以适应现代化的学籍档案管理工作。还有对档案的使用、保管、销毁等工作进行相应的规定，从而使学校教务档案管理工作制度化，规范化。这样在明确的规章指导下，就能提高教务档案管理的水平。

二、树立良好的学籍档案管理的观念

更新观念，确立适合学籍工作发展需要的档案管理模式。要档案管理人员积极参与学籍工作管理活动，及时发现了解学籍工作的发展动态，找准管理的切入点，积极地、有针对性地研究开发档案信息资源，改进服务方式和手段，寻找适合的管理模式，以实现档案资源的最佳配置，走出一条档案管理新路，充分发挥档案的作用，为教育事业的发展当好参谋助手。

三、建立学籍档案分类的合理化

档案建设的分类应遵循易保管、便利用的原则。一般说来，学籍档案可分为四类。一是招生档案的管理，包括学生报到、学校复查，复查合格后注册、发放学生证的档案；二是学生成绩档案，包括学生正常成绩的记载及补考成绩的记载等；三是学生学籍变更的档案，包括学生的休学、退学、转学、复学事宜的处理及相关档案；四是毕业证书发放的档案。档案管理人员应根据《中国档案分类法》和《教育档案分类表》的分类标准, 结合学校和部门实际进行分类,并严格按类立卷,以便查找。

四、建立学籍档案管理的信息化

电子计算机是档案管理人员办公自动化的核心设备，它可以使学籍档案管理由传统的手工操作，向运用先进的现代电子技术进行档案现代化管理转变。运用计算机技术对档案的自动化管理主要包括以下几个方面：计算机自动管理文件的收发工作、计算机自动整理编目、计算机自动统计、计算机自动检索、计算机完成档案的日常管理工作、计算机与通讯技术相结合，建立网络化的档案自动化管理系统，进行远距离的档案检索，等等。如学生成绩、学籍档案管理, 管理人员可以使用软件设计人员设计的应用软件――“学生学籍管理通用程序”对学生成绩、学籍档案等教务资料实施有效的管理。

第3篇：学籍档案范文

【关键词】学生；学籍档案；档案管理

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。

2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等

二、完善学籍档案工作的管理建议

1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。

4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。

【参考文献】

[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．

第4篇：学籍档案范文

[摘要]随着教育部关于高等教育学籍学历电子注册管理制度的出台，成人高等教育学籍档案管理从手工操作转变为以计算机网络为工具的电子档案管理。与传统学籍档案管理相比，这种新型的管理模式具有数据共享度高，冗余度小等优点，极大地提高了工作效率。

[关键词]学籍电子档案管理

2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。

(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题

1对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。

2管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。

3忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。

4信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。

将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。

将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。

(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施

1明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。

2完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。

规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。

3充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。

为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。

第5篇：学籍档案范文

在中国改革开放的早期，社会发展进入初始阶段，在科技还不是很发达的时候，国内社会文化活动较为单一，而对于退休后的老年人来说，更是缺少娱乐活动项目。随着时间的流逝，国内的老年人口也在不断的增加，老年人娱乐活动项目匮乏的问题便开始进入人们的视线。随着人民的关注的增加，随着而来的就是一系列的针对老年人娱乐活动的项目的诞生，而老年大学便是其中较为突出的一项。

二、老年大学学籍管理存在的问题

一般情况下，学籍档案属于学校中非常重要的档案管理工作，在学校开展教育工作中具有非常重要的意义。做好文书档案管理工作，对人们从教者来说是非常关键的职能体现。随着国家经济水平的不断发展，人民的生活水平也在不断的提升，人民看重经济发展的同时，还更加注重对老年人的关心关爱。所以，老年人的娱乐活动项目也在逐年的增加，老年大学的发展趋势也就越来越红火，虽然老年大学发展得越来越好，但在学籍管理上也存在着一些问题影响着它的发展。第一，老年大学学籍管理普遍存在形式化的陋习。因为思想意识不高，师生没能真正重视学籍档案管理的作用，近年来，中国老年人的人口数量明显增大，而且现在年轻人的工作压力也相对较大，这也影响他们关注父母在老年大学的时间、精力。一是儿女的疏忽，二则是老年人自身不太了解情况，三是老年大学中工作人员一味求简单的办公模式，没有重视学籍管理工作的重要性，导致了老年大学学籍管理普遍存在一个“形式化”的陋习。在人们平时的工作中，存在很大一部分老年人在学期结束后，才发现自己有很多应该学习的内容没有涉猎到，这让他们感觉到非常的遗憾。[1]第二，管理人员积极工作态度不高。因为老年人的受教育程度普遍不高，思想意识不够与时俱进，所以他们对现在很多工作的概念不太清楚，而现在存在一些老年大学档案管理的工作人员，利用老人们的这一点薄弱，懈怠工作，一味的追求快速完成工作，简单的录入信息就当即完成了档案管理，记录页面没有详细的老年学生信息档案。导致学籍档案管理信息化程度偏低、或信息不完整等现象。在这种不健全的信息管理组织下，人们最怕遇到的问题是，一旦有组织或部门需要到档案室查看相关的学籍档案，工作人员将无法给出较为详尽、较为准确的数据信息。将会给后期的工作带来不必要的麻烦。[2]第三，老年大学学籍管理程序信息化不高。随着科技的不断发展，网络时代已经全面的来领，网络的诞生方便的人民的生活的同时，还在一定程度上为人们的工作做出了贡献。比如说，信息管理这一块，网络化的信息管理不仅储存信息容量更大，而且更容易查找，信息更容易携带，这大大地提高了工作人员的工作效率。虽然网络信息时代有许多的好处，但就目前国内老年大学校内的情况而言，信息化、网络化的管理程度还不高，这也就严重地影响了老年大学学籍管理工作的顺利进行。[3]

三、老年大学学籍管理改革措施

第一，建立健全学生档案信息管理系统。建立或者健全学生学籍档案信息管理系统，想要建立健全的学生档案管理系统，首先人们要保证学生基本信息的健全与完整，核对新生的基本数据，姓名、身份证号码、性别等相关信息，是否与学校校的现有数据一致；然后就涉及管理系统的完善，从老年人的生活习惯、性格特点、兴趣爱好等方面入手进行记录，也会提高人们学籍档案管理的工作效率。第二，加快网络化、信息化的管理模式。随着科技的不断发展，网络已经进入人们的生活、学习当中，在档案管理的工作中如果能够充分地利用网络管理的优势将大大的提高工作人员的工作效率，也将为档案管理的调取带来方便、快捷。加快网络化、信息化的管理模式除了有以上的优点以外，还可以改变传统的记录模式，做到文字信息、图片信息、声音信息的相结合。形成一个更加完整的信息系统。所以，为了能够更好的服务老人大学的生活，人们应该加快网络化、信息化的管理模式。第三，加强与学生之间的交流。加强与学生之间的交流，了解老年学生的需求，了解老年学生的内心世界，将给人们收集老年人信息带来更方便、更真实的渠道，有助于人们在老年大学中工作的进展。人们在开办老年大学的时候，要充分了解老年人整个年龄的心理及身理特征，在生活中从心理与身理两方面关心他们，拉近人们与老年人之间的距离。这样不仅有助于人们完善学生的学籍档案管理工作，还能进一步改善老年人的心理愉悦程度，让他们在学校里拥有开心、快乐的学习环境。这也对人们学籍档案管理工作有非常大的帮助。

四、结束语

人们作为老年大学工作人员，应该正确的、乐观的面对前老年大学档案管理工作中存在的问题，科学的分析问题所存在的原因，努力找到解决问题的方法。然后在问题的基础上，提出了提高文书档案管理水平的措施。通过探究，文书档案管理工作是企事业单位的管理向规范化、科学化和制度化发展的重要标志。所以，人们一定不能忽视这方面的问题。通过提升对校师生对学籍档案管理工作的重视力度，完善相关制度，且借助现代信息技术，推进学籍档案管理工作，让其呈现良性发展态势。是人们不断发展学籍档案管理的目标。

作者:赵明辉 单位:山东省青州市老年大学

参考文献：

[1]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息，2013(03).

第6篇：学籍档案范文

一、学籍档案的价值与作用

学籍档案囊括了一所高校自组建后培养出来的所有毕业生的学籍信息和成绩记录，关乎每一位毕业生的切身利益，因此具有很强的服务作用与应用价值。档案必须通过利用来充分发挥其作用，实现档案自身的社会价值。归纳起来，档案具有以下价值：

（一）凭证价值

高校学籍档案的凭证参考价值由其形成规律和内容性质所决定的。从形成过程来看，它是大学生在校学习期间德、智、体全面发展状况的原始材料，记录信息准确率高、可靠性强。从其自身特点来看，它是学生从入校到毕业的学习履历表，是学生品行、学业、思想等整体素质的真实记录。这些记录不仅是学生走出校门就业、考研、出国的档案证明，也是他们走上工作岗位后调资、晋升职称、职务等方面具有重要的凭证价值。

（二）信息价值

在实行毕业生“双向选择”就业制度的今天，高校学籍档案作为反映学生思想品质、专业知识的第一手材料，以其真实性、可靠性、系统性和完整性，得到社会的广泛认可，随着市场经济的发展和改革的不断深入，许多用人单位把它作为选择人才的重要依据。在社会人才流动中高校学籍档案具有很高的信息价值作用。

（三）参考价值

高校学籍档案不仅是学生学业成绩、思想政治等方面的整体反映，也如实记录了学生在校期间的思想发展、品行优劣、学籍变更、健康状况等具体事宜。

高校学籍档案作为证明的依据和查阅的凭证，具有准确性、唯一性和严肃性。由于高校学籍档案真实而准确地记录了学生的入学和毕业时间、学籍异动(包括异动时间、原因等)等情况，它为正确处理学籍问题，特别是学历问题提供了可靠而唯一的依据。学籍档案主要有以下几方面的作用：

1.为学生进行查档服务。应届毕业生一出校门，就面临着多方找工、考研、出国深造、转落户口等一系列复杂的事情。在办理与之相关手续时，需要档案部门提供学历（学位）证明、学籍证明、以及录取、毕业档案证明等材料。对往届毕业生面言，涉及到职务晋升、工资调整、补办毕业证明或学位证明、出国留学等等，都需要高校档案馆（室）为其出具相关的学籍档案证明。最常见的几种利用学籍档案的情况有:一是办理继续深造查档案；二是办理免修课程查档案；三是补办毕业证明书查档案。

2.学籍档案具有很强的辨伪功能。学籍档案是社会“择才”的重要依据。高校学籍档案能够全面准确地反映出学生的政治素质、专业素质和身体素质，为社会挑选优秀人才提供了可靠依据，也为毕业生自我推荐、自主择业创造了条件。

3.为人才培养模式提供参考作用。学籍档案记录了学生学习期间的思想、成绩、品行、奖惩等诸多方面的情况，是对学生全面的综合的评价，机关到学校选拔学生报考公务员，企事业单位到学位选拔科技干部和管理人才，部队到学校选拔优秀学生参军等，都会认真查看学籍档案并将其看作是重要的推介依据之一。

4.为各类教学水平评估检查提供原始材料支撑。学籍档案是高校提高办学水平的重要依据，学籍档案可以为高校提供各种服务。

二、高校学籍档案的形成规律和特点

高校学籍档案因其在高校学生管理中的特定作用和在高校整个档案工作中的特殊地位，决定了它自身形成的规律和特点。学籍档案具有原始性、真实性、唯一性、可靠性和永久性等重要特征。

（一）档案材料内容的原始性

高校学籍是在教育教学工作中自然形成的历史记录，有特殊的原始性，如新生录取名册、历年成绩记载、学籍变更情况、奖励惩处材料等，都必须是原始记录、原件原物，能客观反映学籍管理中的真实情况，反映每一个学生的本来面目。

（二）档案材料形式的多样性

高校学籍档案的材料是多种多样的，高校学籍档案内容丰富，包括录取名册、学籍表、成绩单、（含主修成绩单、辅修成绩单、双学位成绩单、创新能力培养与实践能力成绩单、国外交换联合培养成绩单）、在校生名单、学士学位审批表、学籍异动材料、党团组织关系、奖惩材料等；从层次上看，分为博士、硕士、全日制普通本科、专科、继续教育、联合办学、函授等层次毕业学生的学籍档案。从新生入学到毕业离校，由于教育教学工作和各种实践活动的不同，就必然产生不同形式、不同类型的材料。

（三）档案材料来源的私密性

高校学籍管理材料来源于许多管理和业务部门，同时也形成于教育过程中的各项活动。学籍档案的本身的某些内容具有内部保密性，如考试成绩，出生日期、照片、身份证号码，籍贯、家庭详细通讯地址、个人学习简历、家庭成员的信息等，这些属于个人隐私，不宜公开和扩大，其掌握和使用都有一定的限制和范围。

（四）档案材料管理的动态性

高校学籍档案一般属非自然年度，各种类别、各种层次的学生，都有连续而不间断的学籍管理工作。学籍档案材料形成于培养人才的各个阶段，只有按照高校教育教学工作这一特殊规律去收集和整理学籍材料，才能保证学籍档案的完整性。

三、提高学籍档案的利用效果的主要措施

学籍档案中信息资源的开发是指对学籍档案中蕴藏的有价值的信息进行挖掘，开展信息交流，为利用者提供有效的信息服务。

（一）重视学籍档案管理，落实学籍档案规范

管理是手段，利用是目的，没有学籍档案的收集、整理、保管，就谈不上学籍档案的利用，学籍档案的管理一般来说分为两个阶段：一是进入档案库房前的保管，称为“前期管理”；二是进入库房后的保管，称为“入库管理”。高校学籍档案管理是对学生从入校到毕业全过程的管理，每一个环节都不能懈怠。

（二）适应社会发展，做好学籍档案的信息开发工作

高校学籍档案虽然是教育及教学管理活动的历史记载，但它并非只有保存价值，它还以其特有的价值参与社会和教学等各种活动，并在其中发挥参考、借鉴作用。随着经济社会的不断发展、社会对人才的高度重视以及人才市场竞争的日益加剧，学籍档案的利用率将会迅速上升，并且学校历史越长，学籍档案的利用率越高。在对馆(室)藏学籍档案进行有序的加工和整合，编研出综述、汇编、文摘、统计等专题信息资料，就能够反映学籍管理工作的现状及变化规律，正确评估学籍管理工作的成果和效益，还可以揭示学籍管理工作中的新情况、新问题，从而为高校的学籍管理工作提供合理化建议，为制订新的学籍管理措施和制度提供依据。

（三）拓展学籍档案的利用范围

为了积极拓展学籍档案的利用范围，扩大学籍档案的利用空间，使学籍档案在更大的限度里和更广的范围内被充分利用，以发挥学籍档案的作用，高校学籍档案真实地记载了学生从入学到毕业整个学习过程，它具有准确性、唯一性和严肃性。为了保证学籍档案利用的严肃性，必须加强学籍档案的严格管理，严格遵守学籍档案利用的有关规章制度，定期、合理地对学籍档案进行鉴定，克服传统的不利于档案开放的管理经验和模式，把保密和非保密的学籍档案区分开来，及时开放非保密档案，使之得到充分利用。

（四）深化学籍档案编研

档案信息检索工具是揭示档案馆（室）保存的内容和成分、积累档案线索和查寻档案材料的手段，也是提供利用的一种工具。只有检索工具编制得利学适用才能增加检索深度和广度，提高查准率和查全率，更有效地揭示档案信息。为了满足档案利用者查找信息的求全、求准，求快的需求，提高档案利用的服务质量，多方面提供档案信息资源。由提供一次文献，逐步转变为提供二次文献、三次文献，编制二次文献、三次文献，做好档案的编目和编纂工作，是将一些问题一致、内容相同的档案信息集中编目进行报道、把档案信息工作进行系统化精炼，把复杂的、零散的档案信息进行有机的和必要的加工，多方面提供利用档案信息。根据单位内部的实际室藏情况，编制方便适用编研检索工具，如专业设置汇编、基础数字汇编、课程设置汇编、招生简章汇编等，这些已在工作中发挥了积极的作用，能有效地满足了人们档案信息资源的需求。

随着高等教育发展的不断深入，学籍档案管理工作将更加复杂和重要，开发利用好这些信息资源，可使这些档案资料成为今后工作的查考凭据，档案工作才会体现价值。

参考文献:

[1]王拴勋.从学籍档案形成特点看学籍档案科学管理[J].宝鸡文理学院学报(社会科学版)，2006，(04).

[2]梁建梅.高校学籍档案管理的新思路[J].中山大学学报论丛，2003(6).

第7篇：学籍档案范文

（一）有利于提高学籍档案管理工作效率

将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整学籍档案信息

学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。

（三）实现资源共享，方便管理

学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。

二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题

（一）数字化程度不足

高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。

（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求

有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。

（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高

现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。

三、高校加强学籍档案数字化的措施

（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能

高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程

（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通

为了能够真正的开发出符合学校自身情况的学籍档案管理软件，开发人员必须要深入到学籍档案管理工作的第一线，以此来对学籍档案管理工作有一个更加直观的了解。同时还必须要与学校学籍档案管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍档案管理软件，同时在开发的过程中要随时与学籍档案管理工作人员进行沟通，以便于做到有错误及时的改正。

第8篇：学籍档案范文

关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院

参考文献：

［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.

第9篇：学籍档案范文

1．1档案意识薄弱，缺乏责任意识

学籍档案是历史的原始记录，它具有很强的原始性，为提高学籍管理质量，应该保证档案材料的真实性和完整性。认识不足，管理不到位，这是许多成人院校的共性不足。在市场经济利益驱动下，千方百计办教育，一心一意谋发展，把招生作为工作重点，生源带来发展，一切工作都以招生工作为核心，忽视学生学习发展工作，这是以往成人办学的误区。电大一年两季的毕业办证，工作量大，任务繁重。电大开放教育的学籍有效期为8年，跨度较长，管理人员流动性较大，使得学籍档案管理工作容易出现脱节现象。基层电大教务工作人员往往身兼多职，涵盖招生学籍考试各方面工作，有时无法兼顾。材料收集上存在残缺遗漏现象，需要省级电大学籍管理员反复提醒催促，致使工作效率低下。由于电大学生多为社会人员，流动性较大，这就要求基层学籍档案管理员要有较强责任心，对学生提出的各项学籍异动信息修改等要求追踪管理。比如从近两学期开始中央电大要求应届毕业生要提前一个学期申请办理学生信息修改，毕业当季不做受理。但是还是有小部分基层电大管理员未及时跟进，以致学生推迟毕业时间，给学校办学声誉带来负面影响。笔者近期接触了较为典型的一个学籍管理案例。某县电大一学生在毕业审核时发现所学专业和考试科目大相径庭，经核实，发现学生在学期间申请从行政管理转到工商管理专业，但县电大管理人员粗心大意，忘记帮其提交转专业申请，却在每学期末报考时帮学生报考了工商管理的科目，以致学生毕业审核出现异常，只能本学期先做转专业异动操作，下学期再进行毕业审核，延误了学生毕业时间。

1．2在档案整理过程中，管理不规范

学籍档案整理就是将从下属市县电大收集的原始材料，进行分类、排列。整理工作在整个学籍档案工作中占有极其重要的地位。在整理档案材料时，尽量做到分类准确、编排有序。近年来，国家、省教育厅行政部门非常重视高校的教学评估工作，把档案管理也列为评估范围，通过评估来促进档案管理的规范性。电大教育具有自身特点，其学籍档案形成过程时间跨度比较大，同时又缺乏统一性。目前中央开放生的学籍有效期为8年，从新生录取，注册到毕业发证，一般要经历三五年甚至更长的时间。休学、补考学生的学籍档案跨度时间更大。但凡涉及学籍异动的，为防止日后产生纠纷，部分异动记录甚至要保存直至学生毕业后的两到三年。由于周期长，分级管理，导致管理困难，规章制度难以落实到位，系统学籍档案管理存在多种问题。

1．2．1档案收集不系统、不完整广东电大分教点众多，所以对下属市县电大的学籍管理只能采取以市电大为单位统一收取材料，再汇总上缴省电大相关负责的学籍管理员。但仍有小部分县级电大教学点，由于跟市级电大存在管理分歧等问题，多次通知之下仍单独上报材料给省电大学籍管理员，也不报给所属市电大汇总，导致材料收集容易出现混乱遗漏的现象。

1．2．2学籍档案填写不规范目前广东电大学籍管理小范围内选择分模块，专人管理。比如跨省转学这一模块，下级电大在填写跨省转学汇总表的时候，时常漏注明会计学、工商管理专业的专业方向。如果不在转学审批表中详细标明转入电大的专业方向，很可能出现转错专业等问题，给学生和转入电大带来不便。所以在汇总全省学生跨省转学材料的时候，相关学籍管理人员都要多次单线联系下属电大确定学生的转学转专业方向，造成工作效率低下，易出错。

1．2．3学籍档案材料准备欠详尽，没有统一规格每学期的常规学生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。经过2012年初大批量在籍生信息核对清理，目前这一块业务量相对较少。但是在提交关于学生更改名字或身份证号等身份信息的时候，经常遗漏派出所证明;或者没按要求将不是A4纸规格的证明贴在A4纸上，造成学籍档案的缺失，不合格。

1．3对档案的保存和利用重视不够，档案管理制度不健全，缺少系统的业务培训

长期以来，基层电大的学籍档案的保存条件较有限，保存方法落后，大多数的手工档案材料因为年代久远缺乏保养，存在丢失或缺漏等现象，也未通过现代信息技术把手工档案保存到电脑上。导致有时有些学生因为原始档案丢失需要补办录取花名册复印件和毕业生成绩单，都要上省电大档案室查询，费时费力，给学生带来不便。目前有关学籍材料的汇总表、审批表等常规表格都是随着办证文件下发，但是如补办毕业证明书，中英文成绩证明等其他利用率较低的表格，都是根据基层电大的需要再单独发放，也为日常业务工作带来不便。暂时没有完备齐全的业务表格电子版和使用操作规范流程。基层电大学籍档案管理一般都不配备专职人员，难以满足工作需求。人员流动性大，造成业务不熟练，专业知识不足，这些都容易导致学籍档案质次量少，工作不到位等现象。近五年来，省级电大教务部门都未曾组织过针对性的业务技能培训，只能通过下发学籍办证文件加以规范要求，也只是笼统到面，无法具体到点上。

2加强电大学籍档案科学管理的对策

学籍档案是成人高等教育档案的重要组成部分，为学校有序管理、教育评估、学生就业等方面创造条件。随着信息化步伐的加快，档案管理方式也由传统的档案实体化向档案信息化转变。学籍档案更是首当其冲。在这种背景下，我们更应积极应对，全面实现电大学籍档案工作的现代化、科学化、规范化。根据笔者五年来的学籍管理工作体会，提出几点建议。

2．1加强组织领导，更新观念，提高档案意识

“琐碎、繁杂、枯燥”是学籍档案管理工作的特点，要做好这项工作，首先应该明确，学籍档案管理的主体是学生，加强学籍档案管理归根到底是为了更好地为学生服务［3］。加强学籍档案管理是教学管理的需要，学籍管理也可以对教学管理起到参谋的作用。比如教学资源科经常都是根据学籍科提供的某科目课程注册人数来分配教学资源。不能重资源，轻整理。《高等学校档案管理办法》规定:“高校档案工作是办好学校的基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体规划，加强对档案工作的领导和管理。”［4］可见，领导的重视和支持是开展档案管理工作的基础。必须把学籍档案工作纳入学校教务整体发展规划，完善管理体制，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。学籍档案的归纳纳入各主管人员的职责范围，做到每学期每学年按时、完整、准确归档。

2．2建章立制，健全网络，落实职责，推进学籍档案管理的规范化

建立和完善各项规章制度，比如制定学籍管理规定、学籍收集整理制度、学籍管理人员岗位职责等，做到有章可循，有据可依，按章办理。制定统一的标准和要求，比如发放各类表格模板，规定材料的尺寸等。并且把相关制度要求整理成册并发放电子文档，方便基层电大管理人员查阅，使用，同时也使管理工作走向制度化、规范化。利用计算机进行辅助管理，以便准确、及时地提供大量的学生信息，促进管理水平的提高。目前已将DOS系统的毕业生数据库联合，完成数据的整合，再用ASP做成前台查询界面，以便毕业生或用人单位有需要的时候，学籍管理员可以迅速查询结果。电子学籍档案是学籍档案管理信息化建设的基础，是数字化校园建设的重要组成部分。加大经费投入，进行学籍档案管理数字化的研究，开发功能齐全的管理软件，建立动态学籍档案。利用电子学籍档案可以提高管理效率，更好地利用、开发档案资源，充分发挥电子学籍档案的信息功能。

2．3重视培养并建立一支稳定的高素质学籍档案管理队伍

建立相对稳定的高素质学籍档案管理工作队伍是提高档案管理水平的关键。首先要保持学籍档案管理员的相对稳定，条件允许下优化档案管理人员配置。由于基层电大管理人员经常身兼多职，因此在人员更换时，须先培训后上岗，完善交接工作，保证管理水平跟得上。其次是抓好对基层电大学籍管理人员的业务指导，通过岗位培训和专题培训，使他们熟练掌握档案管理的基本知识和专业技巧，熟知档案材料上缴要求，在理论和实践上成为本专业的行家里手，不断提高他们的业务素质，实现学籍档案的优化管理。同时，可以建立学籍档案管理的激励机制，每学年评选优秀基层学籍档案管理员，通过对上缴材料的检查和评估，树立典型，表彰先进，激发管理员们的责任意识和服务精神。

2．4档案管理要有偿利用