高校学籍档案信息化管理探究

一、高职院校学生学籍档案管理的价值及意义

高职院校的学籍档案是学生入校后学校对在校期间学生个人信息、学习状况、奖惩情况等历史轨迹的记载和保存。通过学籍档案管理来记录学生在校的基本情况，以此来协助其他需要相关数据的部门，做好学生管理工作，更是学生步入社会后，各个领域用来录用及培养人才重要的参考依据。随着高职院校招生规模的逐步扩大，近几年学生人数逐年递增，在此情况下，高职院校学籍档案管理工作更为复杂繁重。此外，学生的学籍档案涉及学生的身份证、家庭住址、学生在校期间的行为轨迹等个人信息，类属于机密类的文件，学校需要对其安全性和利用方式予以高度重视，必须严格根据规定的程序进行保存与利用。根据国家对“十三五”时期电子文件管理工作作出的部署，学籍档案信息化管理已被列入《国家电子文件管理“十三五”规划》。因此，全面实行学籍档案信息化管理，对提高学校综合管理水平的提升具有重要的意义。

二、高职院校学籍档案信息化管理的必要性

（一）有利于提高工作效率。随着教育的不断深化改革，大众化的高等教育得到了普及，如国家在高职院校中实施的“百万扩招”计划，极大满足了渴求接受高等教育的群众，越来越多的人群都有机会接受高等教育。高职院校所录取的学生不再是单一的高中毕业生，还包括退伍军人、各类社会人士等等，招生资源的复杂化使得学籍档案管理的信息量增加，以往的工作模式已远远不能满足现代的工作要求，借助相应的信息化手段辅助学籍管理工作的开展，是新时代科学化管理的必然趋势与要求。

（二）有利于实现资源共享。网络数字化管理后，依托学籍信息管理平台，通过必要的安全认证，实现信息的快速交流与资源共享，使得学籍档案信息共享即时化。与此同时，用户无论在什么地方都可以登录系统对查阅自己的学籍档案，打破传统的学籍档案查询模式，不在受限于本人必须带有效证件在学校档案馆进行查阅的情况，极大提高了学校工作效率和管理水平，对学校“以生为本”的办学理念具有重要的意义。

（三）有利于学籍档案的正确与完整。学籍档案所包含的信息量大，学籍信息随着学生的学习轨迹变化而变化，档案管理的过程中出现复杂性高、难度大等特点。借助现代化信息技术，相关工作人员可以对相应的信息进行科学化管理和分类，避免了传统管理中出现的档案内容不清晰、缺页、损毁等现象，为学籍档案的正确与完整提供了必要的保障。

三、高职院校学籍档案管理的现状

（一）学籍档案管理制度尚未完善。以前原有的学籍管理制度仅仅制定了学籍管理工作人员的职责范围、工作流程、注意事项等，但是由于招生规模、招生类型的不断扩大，工作当中新的问题逐渐凸显出来，原有的管理制度已无法跟进，传统的工作方式与现代信息化工作模式不协调，使得学籍档案管理工作受到一定的阻碍。

（二）学籍档案信息化管理方式落后。1.档案管理不受重视，档案管理经费投入少。现阶段，各个领域都开始充分利用互联网实现信息化管理。但由于大部分院校对学生学籍档案的重视程度不高，学籍档案管理方面的信息化程度太低，相应的档案管理类设备购置较少，以致档案资料的编目、查阅、提取方式还停留在手动复印查阅的传统手工模式，如学籍档案通常都是以录取的年份、专业、班级进行存档成册，而不是以学生的年级、班级装订存档。传统的管理模式导致档案管理人员工作难度和工作量大幅增加，学生查阅准确率低。档案管理投入经费少，对一些档案资料保护措施不足，一些留存时间较长的档案已经损坏，很难作为凭证。如补办中专毕业证书，中专都是在1960～1999年的时间段毕业，学籍档案（如学生录检表、在校期间成绩单、毕业验印册、学籍卡等）都是纸质版材料装订成册存档，长时间的保存使得纸张变得薄脆易破，加之经常性的查阅复印，造成了档案部分缺失。2.档案管理信息化落后，管理维护不足。现阶段，档案信息化建设需要依赖大量的人力、物力和技术，需要足够的经费作为支持，档案管理工作普遍不受重视，档案管理过度依赖人工来完成。档案信息化建设的资金投入不足，不能满足档案信息化建设的实际需求。档案信息化的基础建设失去了基本的硬件保障，有的院校购置了相关的信息化设备，但由于经费有限，对系统后期的管理和维护力度不足，信息安全得不到有效保障，必然影响档案资料的管理效果。

（三）学籍档案信息化归档工作尚未启动。以某学院为例，目前所使用的正方教务管理系统，自使用至今已经形成了大量的电子学籍信息，但由于各方因素学籍卡的生成和学籍信息归档管理的模块为空白，信息化归档工作一直都未实施。档案部门依旧按照传统的范围和方式收集、整理归集档案，学校也没有制定制度性文件要求实现电子学籍归档，导致难以在数字校园环境下实施学籍信息的电子化归档，造成大量的、历史形成的电子信息滞留在业务系统中，未能发挥其应有的作用。

（四）管理人员数量不足，业务水平缺乏。现阶段，档案建设需要专业的人才作为支持，由于学校对档案部门的认识与重视程度不够，学校档案部门通常人员配备不足，学籍档案管理员很多是办公室人员兼任，很少有档案管理专业毕业的，没有接受过档案管理的专业教育，很多时候基层单位档案管理人员都是经过简单培训就上岗，甚至有些工作人员在此之前从未接触过档案管理工作，也没有接受过相关的档案管理培训，对学籍档案管理重要性认识不足，不具备专业的档案管理水平及能力，导致在学籍档案管理工作中，由于业务不熟练常常出现失误，造成学籍档案的遗失或损坏现象。基础数据的缺失，使得高职院校档案管理工作受到了一定程度上的阻碍。

四、高职院校学籍档案管理信息化建设策略

（一）完善学籍档案管理工作制度。高职院校应结合自身的实际情况，针对现阶段学籍档案管理的现状和所存在的不足，积极加强制度的制定力度，为档案工作的推进提供有力的基础保障，使传统的管理方式顺利向信息化方向转变。同时，制定各基层学籍档案管理工作人员的具体操作流程规定，定期检查信息平台的学生信息，以此来确保学籍档案的准确性与安全性，对基层档案管理人员进行实践性的指导，强化工作技能，保证基础数据的完整。

（二）增加档案管理经费支持，提高信息化管理水平。安全、高效、稳定的硬件设施是学籍档案管理工作正常进行的基础，高职院校应当加大经费的投入力度，购买配备档案管理所必需的硬件设施，从而积极推进学籍档案信息化管理工作。如，增加扫描仪、学籍档案管理系统等相关设备，将以前纸质版的学籍档案扫描后形成电子版的材料导入系统进行存储，与学校的网络中心部门合力建立和完善有关学籍管理的统一共享、稳定安全的信息数据库。为学籍档案的保存、查询、利用提供有力的保障。

（三）积极推进信息化归档工作。高职院校在信息化管理设备配备到位后，应尽快启动学籍档案电子化利用与归档，高职院校应积极与学籍管理软件的公司沟通，开发适合自己学校情况的学生学籍卡与学籍档案管理模块。此外，还应联系教务处、学生处、招就处等相关部门，建立信息完善电子学籍档案。信息化数据准备齐全后，根据学籍归档所需信息，导入数据，按照归档要求生成电子学籍档案，最终将数据推送到学校的档案管理系统，档案管理系统自动编制档案号、电子归档章等，由系统自动完成学籍档案的预立卷工作，形成电子学籍档案，最大程度上提高了工作效率。

（四）配备专业的档案人员。学籍档案要实行信息化信息管理，要有专业的技术性档案管理人员。在日常的学籍档案管理工作当中，高职院校应当完善学籍档案管理队伍，招聘专业档案管理人员，并积极定期在学校对学籍档案管理人员开展学籍档案信息化培训，帮助他们熟悉档案的分类、编排、类目设置等操作流程，经常性指导学籍档案管理人员开展信息化档案工作。此外，学校应为学籍档案管理人员拓展更多的学习机会，加强与其他高职院校相关人员交流，学习其档案管理经验，不断提升自身的综合能力，积极推进高职院校的教育教学工作。

五、结语

学籍档案管理工作是高职院校教育教学管理范围中极其重要的一项工作，提高教学质量管理水平的重要依据，对毕业生的分配及用人单位的录用具有参考价值。在“互联网+”的大背景下，高职院校学籍档案信息化管理以电子档案取代传统的纸质档案，已成为必然趋势。学籍档案的信息化管理不仅可以节约各类成本、提高工作效率，更能够发挥其应有的服务价值，提高学校的综合管理水平。

【参考文献】

[1]杨沁.基于教务管理系统的高职院校学籍档案电子化归档研究[J].档案天地,2019(02):48-50.

[2]陈忠信.高职院校学籍档案管理现代化的反思及改进[J].档案管理,2019(08):78-80.

作者:李敏 单位:杨凌职业技术学院教务处