科学化管理会计档案与工作创新探讨

【摘要】随着市场经济的快速度的发展与调整为了满足市场经济的需求，教育体制改革也在不断地进入市场经济参与社会主义市场经济的发展，高等学校作为自我发展及自我约束的事业法人实体，除依靠国家的财政拨款外，还必须充分利用自身的教学与科研优势等知识的聚集效应，多方面多渠道的筹措社会资金。因此，高校与社会各个部门发生经济业务往来款日益增多，做好票据档案管理工作非常重要。

【关键词】会计；档案管理；聚集效应

什么是会计档案，我认为也就是人们常说的在经济业务往来中所发生的各种合同、资料、往来款项、教学、科研以及学校各部门经费支出所发生的费用支出过程的一个真实的历史记录。我们档案管理工作就是把同一年度内的所有会计核算业务的凭证做账财务报表等等集中统一保管。因此加强财务会计档案管理是当前高校财务工作中的一个重点工作。随着高校体制改革建设的步伐不断的加快档案的管理越来越显示出它存在的重要性。

一、高校会计档案管理目前存在的问题

（一）对会计档案的现实作用缺少客观上的认识

会计档案就是对过去以前年度或者说是对过去一定时期的会计信息、经济信息的一种记录，对我们在以后的工作中能够获取一定有经济价值信息，也可以为我们的财务工作发展预测起到一个扶持的作用，也可以为在经济纠纷中维护自身利益起到举足轻重的作用。很多的人认为会计档案只是一个报销完单据，人们报销完账以后什么用处也没有了，除了供给内部审计、外部审计和行政检查以外没有多大的用处了，无法能够为学校或单位带来收入，或者说是经济效益，这是一种比较片面的理解和认识，不符合现在档案档案管理者想想的要求。

（二）对会计档案管理工作的重视程度不够

会计档案就是记录或者说保存前一年度的会计核算业务所发生的每一笔经济业务往来考证的重要资料和依据。在我们以往的工作中人们往往对会计档案管理工作这个领域并为得到足够重视，很多的财务处室都没有设置一个专职会计档案管理岗位。大多单位都是由办公室工作人员兼任，这就造成了会计凭证、会计账簿、会计资料方面的很多东西在存放及查询上造成了很多的不必要麻烦，使我们的管理工作上出现了一定的不必要混乱局面。有些单位对保管超期的财务资料、凭证都没有按照【中华人民共和国档案管理法】第十条规定对这些会计资料进行及时有效的鉴定。这就造成了对超过保管年限的很多无保存价值的会计档案大量积累，造成存放会计档案的管理上的混乱，占有的库房越来越多设施投入也越来越大造成了一些没有必要的投入使得国家.及单位造成了大量的人、财、物的浪费。

二、切实做好会计档案的科学化管理工作

（一）必须做好加强规章制度的建设

高校财务部门应该结合本单位的特点和实际情况，但是必须按照【中华人民共和国档案管理法】的条例制定一个比较适合工作的管理条例，对其单位会计档案管理必须按照条例及规章制度所要求的一切来执行这项管理工作。每个单位都应该设立一个负责会计档案管理岗位，由专业工作人员负责档案的管理工作。工作人员必须定期向学校档案室移交前一年度的所有合同、报表和会计凭证等。在会计资料交接前必须做到把一个年度内形成的会计材料按不同的性质分开做到认真清理，保证归档质量准确性及全完整，便于财政机关及各部门的查找利用。如果有的学校使用了电子文件在使用过程中必须实严格的管理制度和技术措施。我们还要做到对电子文件实行全面全方位的管理及监控，绝对要保证归档的会计资料长久的利用。另一点特别说明的，对于长期保管的会计资料的文档及拷贝光盘应该每半年或一年进行检查，防止出现人为的损坏或者保管不利损坏等问题，造成电子会计资料及其他资料的丢失等。定期地对档案室进行通风及清洁工作，严格规范档案件室工作人员的出入管理制度。

（二）加强工作人员的队伍建设，提高会计档案的管理水平

如果说一个单位的领导对会计档管理工作比较关心，那么这个单位的工作人员的自身素质.工作能力.对业务的研究能力肯定要好。如果说一个单位有一个好的领导在监督这项工作，那么必须建立健全落各级会计档案管理工作的规章制度。分工明确必须建立岗位的责任制。明确区分每一个人的工作范围及职责。只有这样才能够使我们在工作中区分档案收集者、归档整理者、归档保管者等工作得到落实到每一个人。高校要培养和选拔一批优秀人员到这个工作岗位上，我认为选拔的最基本的条件是必须是共产党员而且具有高等学历的，具有开拓性的青年为好来提高单位及部门工作管理水平。财务处部门和档案部门联合起来组织学校各级部门，经常组织一些相关的学习及对相关人员进行理论培训和一些业务学习，使学校的每一位会计人员及档案管理工作者认识到他们的每一项工作的重要性，保证会计档案在归档前后准确性及各项工作的完整性和连续性。

（三）加强高校会计档案管理设施的投入

要想有一个良好的办公条件，必须有一个良好的办公场所。在现代化的工作环境中工作，必须要保障办公设施房屋及办公环境等方面的改造投入。尤其是办公房屋的要求是比较高的，因为都在使用现代化办公设备.人们都在使用电子设备建立电子信息档案。要求我们在工作中需投入资金对电子设备随时更新确保设备的良好性，保证信息的归档、立卷、查询、防范会计资料的丢失。因此，必须要求管理工作人员定期都要对文件.资料.会计信息等进行电子文档全面更新，对一般设备操作的工作人员的计算机要求不能与外部联网一定要求他们去掉光驱不能把与工作有关系的资料及信息放入网络设备，这样做就是防止外入病毒危险及文件资料的丢失。

三、新时期学校会计档案工作的管理创新

（一）观念上的创新

要求我们档案管理工作人员一定要有适应信息时代的优秀人才对会计档案管理要有改革创新精神，能够理论联系实际及关注社会发展信息的工作管理者，善于在工作中扬长、巧于在工作中避短在工作中发挥自身的优势，又要在工作中能以科学的创新精神和务实的态度服务于人，认真地对待本职工作研究和解决本职工作中出现一些常见问题，在工作中积极去研究和探索创新。我的想法从以下几个方面研究及探索，第一个方面；要树立一个对会计档案工作新观念的效益理论。保管、利用、开发与效益并存统一新的观念。目前，我国大部分单位及部门在档案管理工作上始终停留在老一套的工作管理方式上，建立档案、管理档案、你来查找我提供的水平上，学校管理者并没有高度的去重视这些过去的会计信息对未来高校改革与高校未来发展起到多大的决策与多大参考作用，人们都没有很好地去利用会计档案价值与开发，使这些会计原始资料能够产生出更多的有利用经济效益。第二个方面；树立会计档案服务于社会的效率观念。在我们的工作中会计资料的查询程序我认为应该采取服务于人但严谨而简单，在工作中应该做好认真研究会计资料的存放信息需求者需要他们的资料内容及存放在那个地方位置，他们查阅会计资料时都想快点找到.要求我们手续简单快捷。我们在工作中能否把审查、审核、审批等程序再做的简单一点，这样就更加方便高效率地满足了不同人员对不同信息的需要。第三个方面；强化档案开放为民服务意识。高校会计档案管理工作应树立全方位服务意识，确立档案资源共同分享的管理理念和为需求者服务的理念，做好内部资源管理，积极组织和更好地开展管理开放式管理工作职能，在做到认真与严格重点保密的前提条件下，使其更好的成为高校研究快速发展与为以后发展的可靠依据。

（二）管理上的创新

随着现在办公电子信息不断的快速发展变化，现代网络技术和现代信息技术这些高科技都在我们工作开展运用了，高校的财务管理工作手段也从手工记账更新发展到使用微机记账这对我们来说发生了绝对的变化。因此，工作人员应做到对归档电子文件管理同时也要对同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应该在内容及相关说明描述上保持一致。首先，我们在工作中必须要做到要有一个现代化管理模式为主导，在工作中还要做到对档案管理有一个更加准确定位的管理模式。根据【中华人民共和国档案法】第十一条规定会计档案管理必须要做到以下几个方面，收集资料过程、整理资料、.对会计资料进行分类、排序等过程最后到归档整理分门别类的存入电脑，我们必须强调的是，按照有关国家规定的程序对其会计资料多方面的对其内容进行分类、编号、日期确定、目录都要符合国家规定的标准，做到条理清晰、分类准确、目的明确、保证完整、不能漏失。其次，我们要在管理手段上进行大胆的创新，各高校都在采用先进的办公技术、先进的设备来加强会计档案管理工作的同时，必须认真学习好国家的法律法规及【中华人民共和国档案管理条例】来保证本单位的会计档案真实性、完整性、准确性。最后我还是要重点强调的是作为一个管理者我们要在体质上有一个创新。档案工作人员必须做到在工作中要真正建立好一套确实可行完整的规范的管理制度，实现会计档案统一管理，建全会计档案管理人员规章制度真正做到岗位责任制，强化法律责任，一定要把高校会计档案管理工作纳入学校重点发展保护对象及整体规划之中，必须要对档案管理这个部门进行宏观管理。

（三）服务上的创新

档案管理工作人员工作能力好坏及业务素质的水平高低，他们在工作中的服务态度等因素会影响到我们这个部门在人们心中的定位对这个部门服务水平有一个准确评价。一个既有管理能力又有高素质的业务能力的管理人员，他们在工作中能够有一套对会计档案工作发展的新设想.也有一种在工作中开拓创新精神人才是我们搞好档案管理工作的基础和实现未来的根本保证。首先，我们必须要从最基础的服务理念上去大胆创新。档案管理职能部门必须做到大力宣传服务意识、服务宗旨，让每一位职工都知道我们工作素质好坏将影响一个部门整体服务水平，大家应该牢固树立服务意识。其次，在工作中应对我们的服务意识上要有一个大胆的创新，对于档案管理工作目前肯定地说还有些人不太了解这个工作性质到底是干什么的，我们应该通过各种渠道、多种途径的方式进行宣传，使学校的每一位教职工都能够基本知道这个部门了解到这个管理部门的工作的性质及工作性能，尤其是在学校领导、各部门领导、各个院系的负责人之间广泛的宣传，使他们正确认识到档案管理部门在学校发展中作用与利用会计档案在学校未来发展的重要性，为学校的发展建设带来更多的可利用价值。最后，我们应该在服务内容上一定要进行大胆的改革创新。档案管理部门应根据自身的服务条件为学校的未来的发展提供更多的信息，开展多种服务积极利用现有的资源为学校现代化建设及学校的未来发展提供有经济价值的信息。学校档案管理部门一定要充分利用现代化信息技术，实现会计档案管理智能化、网络化、数字化、信息化，为学校的发展提供高效、优质、快速的服务。从而不断的发挥会计档案资源在高校产业化办学中起到积极作用。以上所述，就是我对财务会计档案的科学规范管理与创新的理解和认识，只有科学规范财务档案管理有利于促进高校整体资金的合理使用和更好的.更加充分的把资金发挥利用。因此，加强高校会计档案的科学管理，在工作中要大胆的创新，对我们高校的教育体制改革和高校建设发展有着极其重要的意义。

参考文献：

[1]中华人民共和国.会计法条列[S].[2]中华人民共和国.档案管理标准系统规范[S].

[3]邓绍兴,陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社.

作者：倪小勤 单位：内蒙古师范大学财务处