学校低值易耗品管理模式浅议

摘要：低值易耗品管理是中等职业学校资产管理中的一个不可忽略的部分，直接影响国有资产管理的安全和效益。本文以广州市旅游商务职业学校为例，研析如何通过制度做先导，从信息化管理入手，以达到智能化、规范化管理低值易耗品的目标。

关键词：低值易耗品、中职学校、信息化、智能化

一、中职学校低值易耗品管理现状及问题

1.低值易耗品管理内涵

根据相关制度规定，对不符合固定资产入账标准的低额实物形态的资产：价值少于1000元，使用期限少于2年的实物类资产；或者高损耗类的实物资产，均作为低值易耗品来管理。中职学校的专业设置和教学目标主要是以职业教育为导向，根据学校的办学特色来设置专业、系，依据各专业、系教学的不同需要，配置相关的教学器具和耗材。这些教学材料的特点是单位价值低，但是数量大、种类多、使用年限短、损耗快、增添频繁。例如旅游管理系酒店管理专业，教学用的低值易耗品就有几十种、数量上百万件，2017年广州市旅游商务职业学校(以下简称旅商学校)全校的低值易耗品采购数额约500多万元。

2.低值易耗品管理存在的问题

低值易耗品虽然单位价值小，但集腋成裘，管理不能因小而不为，以旅商学校为例，以往对低值易耗品的管理主要存在的问题有以下几个方面。（1）管理简单化。旅商学校的低值易耗品主要指的是专用教学用具（如厨具、模具、餐具、客房用品等）、办公设备（如文印、电脑）的维修耗材、日常办公用品等。使用人、维修人或管理人员根据需要采购物品，凭供货方提供发票，由经办人、相关领导（金额达到一定额度则需要主管校长签字）签字确认，仓库管理人员进行书面登记后，交财务人员报销付款。再无后续管理，特别是专业系购置的实操耗材，未能在领用时登记台账，也不能在报废或损坏时记录备查。（2）采购管理不规范。谁使用谁采购，凭发票报销即可。没有验收入库的过程，也没有采购过程的监管。（3）缺少制度化的规定，管理无法可依。以往的学校管理制度中没有针对低值易耗品建立专项的制度和规章进行指导管理。（4）无法方便快捷统计和查询。对于所购置的教学材料和实操用具的用量、损耗和使用情况没有途径可以快速查询和统计。财务人员仅仅是将采购的项目及费用确认入账，无法将采购物品清单及使用情况列明，更加无法在后续使用中查看使用的具体情况。资产变动时未及时登记或记录，如报废的资产很多，但都未及时在资产管理人员处进行集中处置，便随意丢弃。（5）管理人员专业性不够。资产管理人员大多为兼职，即使是专职，其主要的工作则集中在固定资产的管理上，对低值易耗品的管理相对宽松。（6）上级机关及领导对低值易耗品的关注度不够，也是导致管理不严格的重要原因。

二、低值易耗品管理方法初探

低值易耗品作为国有资产的一部分，仍然需要规范化、智能化的管理，也需要跟踪管理。比如目前普通打印机价值在500~900元，按照规定不符合记入固定资产，但是如果管理不善很容易造成铺张浪费，对学校的资产管理工作造成不良影响，针对低值易耗品管理中存在的不同问题，应该建立起一套科学、有序、有效的管理方法。鉴于上述管理要求，与学校本身的教学管理相结合，利用学校原有的OA办公系统，建立信息化、智能化的低值易耗品管理体系。

1.建立健全低值易耗品的规章制度

改革需要制度的支撑，对未来低值易耗品的管理重点和节点通过制度的形式强制固化。低值易耗品的制度应比照固定资产的制度设计，需包含采购、入库验收、登记、使用、领用等各个节点的管理要求。特别是涉及仓库、实操室、实验室等低值易耗品集中存放和使用的地点，需要建立管理规章制度，以便相关管理人员有章可循。

2.通过信息化的手段优化低值易耗品的管理

信息化手段是最有效的一劳永逸的管理模式，但是如何最大限度地发挥信息化的优势。目前，中职学校的办公系统（OA系统）已经普及，OA系统中集合了学校的机构、人员、学期设置、课程设置等基础信息，而且有审批流的优势，在OA系统中建立低值易耗品模块，通过该模块将低值易耗品的管理智能化。首先，需要将与低值易耗品相关的已经制度化的流程在OA系统中生成。旅商学校分别新建了采购流程、物品领用流程、物品借用流程、物品报废流程。以下举例说明。（1）采购流程（见图1）。将采购流程按照规章制度的要求及管理的要求（如采购额度超过规定限额则需要上一级领导审批），设置审批流程。使用人发起申请，提出要求，由采购员负责统一采购，采购完成后，仓库管理员需要确认并入库（见图2）。根据采购信息登记入库，并登记发票信息、供应商名称以备查询。采购确认完成后，系统会自动增加物品存量，见图3。（2）领用物品。物品领用流程办结后，由仓库管理员确认领用数量，核减库存。借用物品流程也类似领用流程，只是在归还确认时，物品存量不变，见图4。（3）盘点。低值易耗品按照管理需要进行定期盘点，对于盘盈、盘亏的情况也可以在系统中修改和说明。（4）报废。对于使用过程中不会破坏实物形态的低值易耗品，在报废处置前需要在OA系统中申请，经相关人员确认核定后，再进行处置核销账务。通过将低值易耗品管理模块和OA相连接实现办公自动化、透明化、规范化、程序化，对实物资产的管理从采购前到报废处置均有证可考、有据可依，保障了国有资产的安全有效使用。

三、进一步改进建议和设想

1.资产管理与校园卡相连接

教师可以通过校园卡刷卡实现物品的领用、借用和归还等操作。这里的物品包含固定资产，通过校园卡作为教师唯一识别信息，实现更加智能化的操作。

2.资产变动的管理

目前在系统模块中还未实现资产的调拨和变动管理。资产在使用过程中，特别是有的学校不止有一个校区的教学工作，资产的调拨很难避免，如果没有做好相应的记录，后期资产的维护、盘点均会面临

3.办公用品集中管理

对于每学期教学必需品，可以通过集中采购、集中领用的方式使管理层心中有数。在财政预算趋紧和精细化预算的形势下更加需要我们管好每一笔开支。

4.低值易耗品使用的过程管理和跟进

对于随着物品使用而实物消亡的低值易耗品，需要关注它的使用过程，如咖啡和茶文化课程中的咖啡豆、茶饮品等，对于使用过程需要实时记录，如果通过人工采集信息则工作量很大，如果通过二维码标识资产，物品使用时智能化记录则可以较好地对课程和耗材进行很好的匹配和管理。

参考文献

1.王丽丽.关于高职院校实训室低值易耗品管理的思考及建议.现代盐化工，2021（01）.

2.刘舸.高校低值易耗品内部控制问题及对策探讨以L高校为例.财富生活，2021（08）.

3.张铭.新会计制度下高职院校资产管理模式的改革与探索研究.行政事业资产与财务，2021（01）.

作者:何巍 单位:广州市旅游商务职业学校