个人档案全文(5篇)
前言：小编为你整理了5篇个人档案参考范文，供你参考和借鉴。希望能帮助你在写作上获得灵感，让你的文章更加丰富有深度。
第1篇：个人档案范文
关键词：人脸识别技术；个人电子档案；人工智能；法律风险
以大数据算法、人工智能为技术基础的人脸识别技术逐步被应用在安防、金融、教育等各领域之中。[1]同时，凭借稳定性、精准性、高效性、经济性、直观性并与个人身份唯一对应等优势，人脸识别技术也可被应用在个人电子档案管理中。但是，由于属于人工智能范畴的人脸识别技术过度依赖于技术本身，加之与个人信息直接相连，一经应用就备受争议。尤其对于个人电子档案管理来说，因涉及个人信息及隐私安全，且涉及用户众多，在应用中更应注意强化管理和监督，规避可能遇到的法律风险。
一、人脸识别技术的内涵及技术特点
人脸识别（FaceRecognition）是随着大数据统计、人工智能双向交互、计算机数据统计与分析技术的发展和完善而延伸出来的一种新识别技术，是以人的脸部特征为识别对象，通过对人脸部数据的抓取、对比分析来识别个人身份信息的生物识别技术。[2]人脸识别技术的作用路径是人脸抓取—特征数据转化—对比识别—确定身份。所以，人脸识别技术就是通过外接摄像设备对个人脸部特征进行识别，然后将特征转化为序列数据，再将数据与现存数据进行对比，最后确定个人身份信息。人脸识别技术作为一项生物识别技术相较于传统密码类等非生物识别技术来说具有精准性、唯一性、便利性、经济性等特点，相较于其他指纹、瞳孔、静脉、语音等生物识别技术来说更具有稳定性、唯一性、直观性、高效性等特点。人脸识别技术具有的技术特点既迎合了企业追求高效、经济利益的目的，又迎合了用户个人追求便利、直观的心理期待。因此，人脸识别技术从最初的安防领域迅速拓展到金融服务、公共管理等诸多领域，并呈现出多样化、全方位、全覆盖的发展态势，这也为个人电子档案的收集、存储、管理、调阅提供了可行性和便利性。
二、人脸识别技术在个人电子档案管理应用中的优势
人脸识别技术之所以能够被应用在个人电子档案管理中，究其根本是其与个人身份信息的唯一对应性。考虑到人脸识别技术在个人电子档案管理中的应用尚处于探索阶段，因此，本文对人脸识别技术在个人电子档案管理中的优势从作用和价值方面展开论述。
（一）推动个人档案管理信息化、数据化、智能化个人档案是对于个人来说极端重要的证明材料和文件，根据档案管理的相关规定，应当合法、高效保存。但是，随着个人档案保存需求的大量增加，个人档案保存面临着空间有限、整理繁杂的问题，尤其是当需要查阅和调用相关档案时，庞大的档案存量会额外消耗大量的人力、物力和财力。为了应对纸质个人档案繁杂和重复的管理、调阅程序问题，个人电子档案在信息时代诞生了，尤其被广泛应用在各企业人事管理当中，实现了个人档案管理的“电子化”。虽然个人档案电子化已经实现已久，但并未真正实现个人档案管理的信息化、数据化、智能化，仅仅是以计算机作为储存工具而已。人脸识别技术与数据库的结合，实现了个人档案管理的信息化、数据化、智能化，个人档案信息被以数据的形式提前存储在云端大数据库之中，达到信息化管理和联网式存储的状态。当需要调取或查阅个人档案时，本人只需要通过人脸识别技术进行识别，对个人脸部信息和数据运用算法进行比对分析以确定身份，然后从云端或大数据库中提取对应个人的档案信息，实现智能化管理、调阅。
（二）提高档案管理效率，降低档案管理成本人脸识别技术是与大数据和人工智能技术相结合应用的，个人的档案信息被数据化后存储在云端或大数据库之中，不仅实现了无纸化的管理，而且节省了档案管理人员梳理、存出档案的工作体量，一切工作都以数据的形式自动完成。个人档案信息以数据的形式存在，利用人工智能及算法技术自由归档和分类，同时避免了人为操作出现错误或偏差的问题，大大提高了档案管理机构对个人电子档案管理的效率。人脸识别技术的应用大大减少了档案管理工作的日常工作量，进而降低了人工及材料成本的支出，降低了个人电子档案管理的成本。
（三）优化档案管理程序，提升档案管理服务个人档案记录着本人最为重要的信息，是跟随本人一生的信息记录表，同时在日常生活、工作中时常需要被调取。但是，调取个人档案尤其是政治方面的档案需要繁杂的证明文件和审批程序，以保证正确、安全、无误地完成档案交接工作，这同时增加了个人调取档案的时间和精力成本。人脸识别技术能够实现与个人身份的唯一对应性，能够快速、直观、高效、经济地从数据库中调取出个人电子档案信息，省去了冗杂的审批程序和繁多的证明文件，极大地优化了个人电子档案管理服务。一切个人档案的收录与调出均采用无纸化、数据化、智能化的形式，以网络传输的形式进行，同时保证了档案安全，提升了档案机构的管理服务水平。
三、人脸识别技术在个人电子档案管理应用中的法律风险
在大数据、人工智能、人脸识别等现代互联网信息技术高速发展的背景下，人们越来越重视个人信息和数据所体现的个人隐私的保护。人脸识别技术的应用也引起了人们广泛的担忧，甚至遭到了一些人的反对。对于存档人来说，人脸识别技术被应用在个人电子档案管理中的最大危险便是存档人个人档案信息和数据的泄露。这种泄露主要分为两种可能的情形：一种是他人运用虚假脸部特征破解人脸识别系统，盗取存档人档案信息，对于此种情形2017年中央电视台主办的“3•15晚会”便演示了数种破解方式；另一种便是网络黑市中的网络爬虫行为，对于存储个人档案信息的数据库进行破解。这两种情形存在的根本原因是以大数据算法和人工智能为技术基础的人脸识别技术尚处于发展阶段，尤其是现阶段人工智能尚未达到“中人工智能阶段”，各种技术障碍和不确定性因素交织。在互联信息时代，档案安全迎来了新的挑战，如何保障存储在计算机中已经信息化的档案安全问题成为当下档案工作的重点问题。[3]人脸识别技术虽然已经开始被应用在了个人电子档案管理之中，但是我们也不得不重视人脸识别技术尚不成熟的事实。受制于上面提到的两种可能泄露个人档案信息的情形，人脸识别技术在个人电子档案管理中的应用给档案管理机构带来了存档人档案信息外泄造成个人隐私泄露的法律风险。一旦存储个人电子档案信息的数据库被破解，不仅会使大量个人的档案信息被泄露，而且会将档案管理机构置于承担侵权责任的风险陷阱。
四、人脸识别技术在个人电子档案管理应用中法律风险的规避途径
虽然部分企业已经开始在员工个人档案管理中使用人脸识别技术，但是关于人脸识别技术的法律规定仍有待完善。如何在相关法律规定有待完善期既合理使用人脸识别技术，又避免法律风险成为当下的重点。
（一）贯彻最低限度原则和知情同意原则人脸识别技术尚存在风险，需要辩证地看待，不可盲目地推崇人脸识别技术带来的优势。因此，在相关法律法规尚未出台和技术尚未成熟的阶段，应当合理限制人脸识别技术使用的最低标准和限度，防止档案管理机构过度使用人脸识别技术给个人及档案管理机构带来风险和损害，将使用限制在安全可控的范围内。知情同意原则是国际社会普遍认可的使用用户个人信息、数据应当坚持的原则，也是我国《消费者权益保护法》赋予消费者个人对于其信息的基本控制权。[4]人脸识别技术在个人电子档案管理中的应用，涉及个人脸部特征信息、数据的获取和使用，同时存档人档案信息更是个人最为完整和重要的信息，所以档案管理机构在个人电子档案管理中使用人脸识别技术应当得到存档人的同意与授权，坚持知情同意原则。
（二）勾勒行业标准及应用规范以大数据使用和算法运算为基础的人脸识别技术尚未完全成熟，滞后的法律法规尚未出台，完整的、体系化的法律法规规范体系尚未建立。[5]因此，亟待发挥行业协会监督、引导、管理的作用，推动人脸识别技术在档案管理行业中的健康发展。例如，中国安全技术防范行业协会承担着新兴科技使用安全防范的引导、管理、监督的职责，对于人工智能技术衍生科技的人脸识别技术的使用同样承担着相关的职责。规范的行业标准及完善的应用规范是行业内部自我规制的基础和条件，建立健全档案管理业人脸识别技术使用管理规定，强化行业协会的监督、管理作用十分必要。中国安全技术防范行业协会应当从技术层面制定人脸识别技术的安全标准、仪器标准、操作标准等行业基本标准；档案服务协会应当从主体管理层面制定档案管理机构使用人脸识别技术的具体应用规范，建立技术标准、操作规范的良性业态模式。
（三）制订档案管理机构内部使用方案人脸识别技术尚存在被破解的风险，一旦被他人破解，非法盗取、使用他人档案信息不仅会给个人带来隐私泄露的风险，还会使得档案管理机构陷入承担侵权责任的风险陷阱。档案管理机构内部在使用人脸识别技术时，应当制订人脸识别技术合规使用方案，降低使用带来的风险。档案管理机构内部的使用方案是各档案管理机构为了规避人脸识别技术使用带来的风险所自我设立的最后一道也是最为安全的一道防线。在当下人脸识别技术相关法律法规尚未健全的背景下，各档案管理机构要根据自身对人脸识别技术的应用，制订符合各档案管理机构特点的使用风险规避内部方案。内部使用方案应当从使用原则、使用主体、使用程序、侵权责任及补救措施等几个方面出发，明晰使用人脸识别技术的权利主体及在个人电子档案使用中的应用程序，强化使用主体不当使用的侵权责任，细化侵权补救措施。
参考文献：
[1]亢琦，陈芝荣.人脸识别技术在图书馆的应用实践与发展思考[J].图书与情报，2018（6）：97-100.
[2]毕玉谦，洪霄.民事诉讼生成权利规制探析——以“人脸识别第一案”为切入点[J].法学杂志，2020（3）：53-62.
[3]王卓.大数据时代数字档案信息安全风险分析及防范策略[J].中国档案，2019（9）：74-75.
[4]周思佳.个人数据权与个人信息权关系的厘清[J].华东政法大学学报，2020（2）：88-97.
第2篇：个人档案范文
人事档案是企业档案的重要组成部分，是以个人为单位组合起来的，起着记录和凭证的作用，它反应的是个人历史的成长，其内容是经过组织审查或认可的。本文主要结合当前形势，对企业人事档案目管理状况进行解读，并提出建议。
关键词：解读；人事档案管理
1企业人事档案管理现状
1.1档案材料存在部分失真现象
在人事档案管理过程中，发现部分个人档案中年龄、工龄、党龄有出入，学历材料也存在不全现象，这些使个人档案丧失了真实性和权威性。因此，我们按照相关要求对每卷档案进行“三龄一历”的审核，以确保其真实性。例如，员工王某，其档案中出生年月有好几个，按单位劳资上记录今年已到退休年龄，本人数次反映其出生年月有误，组织上派人查档案，确定以第一张招工表填写为准，组织认定退休年龄维持不变。
1.2档案材料归档不及时
某些单位改制致使原单位不存在，导致相关材料难以收集补充。长期以来，个人也不够重视，取得学历材料有些存放在个人手里或不知到哪里去了，这种现象在市场化用工和劳务合同工档案中较多，这些破坏了人事档案的完整性及整体性，给人事档案的管理及更好的掌握员工动态带来不利。
1.3人事档案分类类别复杂
由于本企业特殊地理位置，在管好、用好在职人员档案的前提下，需确保其他档案（退休、死亡、改制企业、流动等人员档案）正常运转。例如：死亡人员吐某，去逝前双方为再婚家庭，且双方均带有子女，在吐某去逝多年后，男方家子女为房产继承起纠纷，相关部门通过查阅吐某去逝前档案中履历表家属一栏实际情况，依据法律规定确定其妻继承权，避免了女方受到伤害，保障了妇女的合法权益。
1.4整理人事档案工序繁杂
按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入人事档案内，每两年装订归档一次。按照档案整理标准，进档的材料要做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于散材料的收集、鉴别、入档等繁杂而重复性的工作，没有精力与时间对人事档案进行一些研究性、探讨性的开发与利用。
1.5人事档案宣传力度不够
人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，因此要强化人事档案的宣传，让人们了解个人人事档案的重要性，通过宣传，使人们养成重视个人档案的行为，养成自觉、主动关注自己个人档案的去向。
2人事档案在企业发展中的作用
2.1由于档案起着依据、凭证的作用，所以它有极强的法律效益
人事档案不仅为单位用人、选人等工作服务，同时也为个人利益服务，对个人来说，就业、考研、出国政审、职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具都以档案材料的审核为依据。如某单位退休职工薛某原是红军身份，在中被打成叛徒、历史反革命分子，红军身份也被取消。1986年退管站领导听说此事，深知中搞了很多冤假错案，让很多人蒙受了冤屈，决心把薛某的问题搞清楚。退管站领导通过各级组织、多方面查找资料，最后，在某办事处的一大堆待处理的废旧文字材料中，翻出了已经纸张破损、发黄的原始档案。退管站领导重新把薛某的档案装订好并呈送×××党委组织部审核。×××党委组织部于×××年2月14日，以新党组审字［×××］010号文批复，为薛某恢复红军身份。
2.2人事档案不仅为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，对企业人力资源的合理配置也有促进作用
人事档案是人力资源管理的组成部分，利用档案中员工的历史和工作经历，根据个人能力和不同特点，预测其发展潜力，进行科学管理和合理配置，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人尽其才的作用。
2.3人事档案在组织人事部门考察任用干部中有着重要作用
由于人事档案中详细地记录了个人的学习经历、工作经历以及业绩表现、专长爱好等情况，考察任用干部时有着重要的参考价值，并直接关系到组织人事部门对干部选拔、任用的准确性。
3对企业人事档案管理工作的几点建议
3.1领导对档案的关心与支持，是做好人事档案管理工作重要保障
每个人对待档案的视角不同，领导从企业的全局出发来权衡工作，人事档案管理人员则多从自己的专业角度来思考问题。而档案管理工作归根到底是要为企业发展服务的，档案管理人员应与其形成材料的部门人员建立良好的互动关系，让自己更好的开展工作。
3.2人事档案管理人员对接收的各类材料,要进行认真细致地鉴别
有些人对人事档案内容不了解，对不符合归档要求的材料也交由档案室保管，比如入学通知书、独生子女证、结婚证等材料，档案人员要根据人事档案归档范围及时进行鉴别处理，以保证人事档案管理的准确性及严肃性。
3.3提高人事档案管理人员的整体素质及管理水平
随着现代化技术的不断加强，人事档案工作管理人员除了要掌握档案管理的各项基础知识、理论知识外，更要掌握和加强现代化管理手段，利用现代化的管理技术，管理好本单位的人事档案，提高工作效率和延长人事档案寿命，更好的为企业建设服务，用档案信息化推动档案管理工作的现代化。
3.4加大人事档案的宣传力度
第3篇：个人档案范文
人事档案信息系统建立前后人力资源管理状况对比统计通过对人事档案建立进行了回顾性分析发现，在人事档案的建立中我院有原来的独立个体的纸质版档案袋开始，最后逐步引进计算机技术并建立了源内部的个人档案电子信息。在资源的开放程度方面，有之前的内部封闭模式开始，我院通过建立个人档案的信息系统，并将人事档案的信息进行各个科室的信息共享，这样可以利用人才和职位之间的有效对接，利于信息的传递，提高了人才利用的效率。同时及时的将外部的人才信息进行搜集和分享，也提高了人才吸收的效率。人事档案信息系统建立之后，与原本纸质档案袋相比较，建立后的人事档案出现了动态化的特点。这一特点解决了传统档案个人信息滞后的弱点，及时的反映个人的变化使得人力资源管理的质量得到了提高，与时俱进。通过对比发现，在人事档案的信息化和系统化之后，人事档案得到了有效的利用，同时有效的促进了人才的利用，提高了人力资源管理的质量。
二、讨论
（一）人事档案的实施提高了人力资源管理效果
通过对人事档案的发展历程进行对比，可以看出随着人事档案的建立与发展，其在人力资源管理中的作用正不断的提升，并将成为人力资源必不可少的依据。人事档案建立的不断完善，其中目前的人事档案涉及到的内容正在不断的扩大，主要包括个人的基本信息、学历、政治素养、思想道德素质、职业经历、获得奖项、工作的能力和业绩等，不断细化的信息统计正越来越全面的反映一个人，这样可以有效的促进对人才的了解，便于人才的利用。同时人事档案信息正走向开放化的发展趋势，个人信息进行内部或外部的分享，这样有利于用人信息的沟通，提高了人才招募的效率。医院近视的更新内部与外部的动态信息，并进行实时的分享，这给人才的选择提供了更大的范围。因此，人事档案的建立和不断的发展，给医院人力资源的管理带来了很大的便利，信息的传递速度的加快也在很大程度上提高了人力资源管理的质量和效率。
（二）人事档案的实施促进了人力资源管理的信息化和科学性
人事档案的建立，特别是近几年我院利用计算机软件建立了人事档案系统，正在使人力资源的管理更加科学化和信息化，极大程度的提高了管理的效率，与现代化紧密相连。在人事档案的动态化建立中，我院对人事信息进行定期的更新和完善，这中动态化的人事档案建立模式，保障了信息的及时更新，而不滞后于发展的节奏，在一定程度上保障了人才选拔的质量。全面的、动态化、开放式的人事档案管理，为人力资源管理提供了及时的、真实性较高的参考，这样很好的保障了人力资源管理的科学性和信息化水平。
三、结论
第4篇：个人档案范文
关键词：民办高校；人事档案；管理；现状；对策
近年来，我国民办教育事业迅猛发展，尤其是民办高校迅速兴起，数量不断增多，成为我国教育不可或缺的重要力量。但要实现可持续发展必须要做好档案管理共工作，因此，在当前形势下要采取有效对策加以改进。
1当前我国民办高校档案管理的现状与问题
1.1师生比例大
受到投资主体性质的区别，对目标利益追求的差异，民办高校的师资、管理人员的组织构成与公办高校存在一定差异，对管理成本控制相对更加严格。从目前我国民办高校的师生情况来看，比例约为1:30，约为公办高校的三分之一。
1.2从业人员的组成相对较为复杂
民办高校的师资队伍是专职与兼职并存，而且专职人员还分为完全归属民办院校管理与退休的公办教师两类，而兼职的则分为代课教师与从外界聘请的技术类人才，学院根据规定给予报酬。
1.3职工的流动性较大
与公办院校相比，民办院校的办学质量与社会认可度比较低，其成因较为复杂，但与教师的素质及教师队伍的稳定性必然存在较大的关系。当前，在民办高校人事管理上一直存在着“来去自由、双向选择”的标准，这增加了流动性。尽管有劳动合同的制约，但在具体的操作上合同往往形同虚设，很多职工往往由于需求无法满足而说走就走。
2解决当前民办高校人事档案管理问题的有效对策
从上文的分析中我们不难看出，当前我国民办高校人事档案管理中仍然存在着诸多问题亟待完善，下文就对其进行分析，并提出有效的解决对策。
2.1学校领导要给予其足够的重视
近年来，教育体系改革不断深入，民办高校迅猛发展，人事档案管理模式也发生了根本性的转变，从过去的被动式转为当前的主动式管理模式，但是从实际情况来看，各大民办高校却缺乏专职的人事档案管理人员，多数都是由人事部门的人员兼职完成的。在部分高校内甚至没有专业的档案库房，导致档案工作混乱。人事档案是关系到教职工诸多信息的重要资料，也是考核、提升的重要依据，这就要求领导给予足够的认识，要在机构的设置与人员编制上给予充分的保证，将经费落到实处，根据实际情况添加硬件设备，提升整体的水平，促进院校人事档案管理水平的提升。
2.2建立并完善现有的人事档案规章制度
规章制度的建立与完善是档案工作顺利开展的基础，也是提升效率的重要保障，相对于公办院校而言，民办院校的人事结构较为复杂，而且流动性较大，这就要求民办院校要根据实际情况建立一套相对完整的人事管理规章制度，加强对人事档案的管理，做到职责明确到人。除此之外，档案的管理必须要做到归类明确，井然有序，条目清楚，便于查找，提高信息的准确性与权威性，为民办院校的人事管理提供更加有力的依据。
2.3加强档案细节的管控，为科学管理奠定基础
2.3.1做好建档的工作
档案的建档要排除人员情况的限制，一切人员等同视之，凡是与学校签署合同的人员，一律要按照要求交验并提供必要的资料，建立完整的个人档案。这些个人资料包括：交验学历、学位、身份证、职称等证书原件并提供复印件；交验劳动合同并提交复印件；填写相关表格等等，做到一人一档，人人有档。
2.3.2及时补充与完善个人材料
今天很快会成为明天的昨天，因此，一个人现在所经历的生活很快就会成为你过去，成为历史，也就是档案所记录的内容，因此，作为新时期的档案记录人员必须要随时补充个人信息，这是对历史事实“节点”的补充，所补充的内容应包括学历、职称、职务、的变换，在职期间的奖惩情况与考核的成绩等等。个人档案的补充过程就是完善的过程，从而更为完整客观地反映个人的真实情况。
2.3.3加强对档案材料的筛选、甄别与分类工作的管理
这一过程就是一个归档的过程，对现有的档案材料进行分类处理，便于查询与保存。从一般的程序来说，任何个人的材料进入到档案都需要经过仔细的甄别，将有用的信息保存，将没用的信息删除，将假的信息去掉，保留有价值的真实信息，这是尊重历史的行为，也是对当事人的一种义务。在民办高等院校中保持这种服务态度十分重要，同时这种精益求精的工作精神也不可或缺，这可以提升档案的准确性及其权威性。除此之外，档案的归档工作还必须要遵循条例清楚，表里如一，规范等要求。随着技术的提高，档案的种类也在不断增多，除了传统的纸质档案，电子档案数量在不断增多，这就要求相关人员及时将重要信息录入电脑，建立起个人基本情况的电子档案，以方便查找与使用。
2.3.4提高档案的利用效率
追根究底，保存档案是为了后期的使用，个人档案是对个人历史的如实记录，它不仅记载一个人的成长与成熟的过程，也是对一个人的能力、学识与水平提升的重要体现，是一个人品德、素养改变的记录过程。更是组织考察、选用、使用人才最原始、最权威、最准确的信息与依据。档案是有生命的，其运用的过程就是发挥其能量的过程。但档案的利用必须要遵循一定的规章程序，要在一定的指导下进行，否则将会造成诸多不可挽回的损失，人事档案的存在也就失去了其最重要的意义。
3结束语
从上文的分析中我们可以看到，当前的形势下，民办高校与公办院校受到诸多因素影响，仍然存在诸多差异，不论是社会的认同度还是发展趋势都有一定的区别，这也在一定程度上为民办院校的人事档案管理提出了更高的要求，因此，新时期民办院校的人事档案管理工作必须要不断做出调整，提高其规范化，改进其管理水平，为民办高校的发展奠定基础。
参考文献
[1]中华人民共和国民办教育促进法[Z].2002，12．
第5篇：个人档案范文
关键词：高等；职业院校；人事档案；管理
高等职业院校的人事档案与每位学生息息相关，也在学生今后的工作生活中发挥着非常重要的作用。学校对学生的个人档案进行综合的管理，将学生的学习成绩、获得的奖章、是否有违纪行为等都会放入个人档案中统一管理，人事档案反映的是个人的经历和道德表现情况，是学生今后工作、升迁的重要依据，因此在高等职业院校对人事档案的管理也就显得非常重要了。如何对人事档案进行高效的管理是高等职业院校需要认真思考的问题，在科学技术迅速发展的发展的当下，将人事档案进行信息化管理是最有效也最便捷的管理方式。
1高等职业院校人事档案的职能
1．1具有信息记录存储功能：
人事档案记录的是一个人的学习经历、政治面貌、工作履历和职位变化等，详细真实的记录了一个人的真实面貌，是一个人参与社会活动的原始材料，也是单位用人、聘用人员的重要依据。人事档案要确保其真实性，这与一个人今后的发展是息息相关的，一个人的品德才能如何、社会经历如何都会如实的记录储存在人事档案中，为个人升迁提供具体的理论依据。
1．2具有社会控制功能：
人事档案是国家规范人们遵纪守法的一种政治手段，在社会发展中具有一定的控制功能，在维护社会秩序方面发挥了重要的作用。单位在用人时都会根据人事档案来决定是否聘用，人事档案中还有一个人的政治面貌，反映一个人的政治取向和政治前途。人事档案还便于组织人事部门的工作，人事调动、任免都需要组织人事部门的审核，人事部门也是通过人事档案来全面真实的了解一个人，再决定一个人的任职情况。人事档案还记录一个人的奖惩情况，形成个人的自我约束、自我控制，保证与党的方针政策相协调，也能使个人在社会活动中体现个人价值。同时人事档案具有一定的保密性，当事人无法查阅自己的个人档案，因此会注意自己的言行努力得到奖章，发挥了人事档案的对社会成员的控制作用。
1．3具有社会记忆功能：
人事档案记录的是不同时期的资料，可以真实地反映历史情况，有一定的历史价值。人事档案的本质就是记录最原始的资料，具有社会记忆的功能，可以真实全面的反映当事人在某一时期的社会活动情况，是历史的真实再现。我们作为社会活动的一份子，思想觉悟、政治观念会随着社会的发展而不断进步，人事档案就会清楚的反映出一个人所经历的历史背景和在这一背景下的思想觉悟。人事档案的社会记忆功能可以为国家和党提供丰富真实的原始资料，是历史的重要凭证。
2高等职业院校人事档案管理存在的不足
2．1档案管理体制较为落后：
很多高等职业院校的人事档案存放的比较散乱没有形成统一的管理存放，人事档案在人事处、学生处等都有存放，这种散乱的存放方式对人事档案管理非常不利，无法形成统一规范的管理模式，也非常不利于权力部门对档案的使用，无法发挥人事档案的作用。目前高等职业院校的人事档案管理的方式比较落后，大部分是采用手工整理，人事档案信息化进程较为缓慢。高等院校档案信息化建设的工作没有建立统一的协调机制，很难实现资源的共享。很多高等职业院校对人事档案管理观念淡薄，档案工作无法带来直接的经济效益因此很容易被忽视，导致人事档案管理工作的滞后。
2．2档案管理人员的素质偏低：
很多人普遍认为档案管理工作不需要高学历人员来管理，在高等职业院校中人事档案管理工作人员的学历普遍较低，专业分布不合理，工作的积极性较差，导致档案管理人员的整体素质偏低。由于档案管理人员素质的偏低，无法为档案管理提出创新性建议，对档案管理现代化进程有一定的阻碍。人事档案信息化要求档案管理人员掌握计算机、档案管理等多方面的知识，而档案管理人员素质偏低直接影响了人事档案管理的现代化进程。
2．3档案没有及时更正：
高等职业院校中学生的人事档案是不断变化的，比如学生获得了奖章或者受到处分都是要及时放入档案中，若更新不及时就会造成档案的遗漏、信息的不完整。在电子档案管理中还要注意档案内容的规范正确，档案管理工作者在录入信息时要认真审核，否则很容易造成档案信息的不正确或出现混淆错误。
3加强高等职业院校人事档案管理的措施
针对当前我国高等职业院校在进行人事档案管理过程中存在的各种问题，学校相关领导要给予足够的重视，及时采取有效的解决措施，不断完善现有的人事档案管理制度，进而为院校实现可持续发展奠定良好的基础。基于此，下面本文就对完善等职业院校人事档案管理的有效措施进行深入的分析和研究。
3．1完善档案管理机制：
要不断完善档案管理机制，协调好人事档案与各部门的关系，有力推进人事档案的信息化管理。高等职业院校要制定出规范的档案管理工作流程，将档案管理的工作分配到人，每个人都要担负起责任，处理好档案管理工作中的矛盾和出现的问题。为了防止档案管理混乱情况的出现，高等职业院校尽量把档案统一归入人事处或档案室统一管理，加强各部门与档案管理的配合和合作，共同完成档案的高效管理。此外还要不断加强高等职业院校档案管理的意识，认识到档案工作的重要性。档案可以有效促进国家文明的发展，其社会价值是不容忽视的。也要让学生认识到档案的重要性，认识到个人档案与自己今后的工作、晋升都是息息相关的，从而在学校能够更好的约束自己的行为，并以积极的态度去学习和参加学习各项活动。
3．2充实档案的内容：
传统的人事档案只是记录了学生的学习成绩、获得的奖项，内容较为单一，无法适应现代的应用需求。高等职业院校应在人事档案中多加入一些学生的专业特长、兴趣爱好、知识体系等内容，多注重学生的个性特征和职业偏好，不断充实人事档案的内容，避免所有的档案都是千篇一律没有个性特点，无法发挥其作用。只有丰富充实的档案才能更好的为权力部门提供派遣的依据，发挥档案的优势。高等职业院校要实现人事档案的多样化就要加快人事档案信息化管理的进程，利用计算机来采集录入学生信息，可以方便档案的整理和归纳，信息化管理还可以实现增加、删减、检索的功能使人事档案应用时更加方便。
3．3提高档案管理人员的素质：
不断提高档案管理人员的整体素质，档案管理人员不仅要掌握档案学知识还要学习掌握信息专业知识，保证档案管理信息化进程的顺利进行。档案管理人员要全面完善自己的知识结构，能够为档案管理提出有效的建议，从而加强档案管理的工作。学校还可以组织档案管理人员多出去学习交流，多借鉴其他学校的先进管理经验，有效促进档案管理工作的顺利开展。
4结束语
综上所述，人事档案反映的是个人的经历和道德表现情况，是学生今后工作、升迁的重要依据，我们要认识到人事档案的重—213—要性，加强高等职业院校的人事档案管理工作，不断推进档案管理信息化进程，高等职业院校使档案多样化，充分发挥出档案的社会价值，为促进国家文明社会的发展做出贡献。
参考文献
［1］钟晓芸．职业教育改革背景下高职院校干部人事档案风险管理模式探究［J］．职教论坛，2014（36）．
［2］黄柳飞．论高等职业院校人事档案管理创新体系建设［J］．黑龙江史志，2013（13）．
