工程合同管理方案精选(九篇)

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第1篇：工程合同管理方案范文

关键词：大科学工程档案沟通理论基建档案科研档案

一、大科学工程档案管理工作的现状及问题

大科学工程是探索未知世界、发现自然规律、实现科技变革提供极限研究手段的大型复杂科学研究系统，是集多方智慧共同建造的项目，通常每个工程所涉及的学科领域有十几项或几十项之多。[1]而大科学工程档案是在大科学工程建设过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。大科学工程档案是科学家集体智慧的结晶，是国家重要的科技资源，也是工程科学决策、建设管理、竣工验收、维修改造、维权举证和审计监察等的真实依据。

500米口径球面射电望远镜项目（FAST工程）作为大科学工程，是“十五”期间国家发展和改革委员会批准立项的国家重大科技基础设施项目，建设地点位于贵州省黔南布依族苗族自治州平塘县大窝凼洼地，建设周期自2010年3月至2016年9月。工程总投资11.1589亿元。FAST工程的档案管理是对从工程立项、设计到施工、建成及后期维护的全过程中形成的档案资料进行的管理。[2]具体而言，由于FAST工程预研期14年，立项、开工到建成周期预计需要8年，运行维护30-50年左右。如此长的建设周期，意味着形成文件记录的时间越长，产生的档案越多，其档案管理的难度也就越大。主要体现在以下几个方面：

（一）档案类型复杂，加大了档案管理的难度

与一般的工程档案相比，大科学工程档案的类型更为复杂。按照《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》（ZKY/B002-8-2006）要求，大科学工程项目档案分为七个一级类目：综合管理文件、大科学装置研制建造文件、建筑安装工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、监理文件、声像电子文件。综合管理文件、竣工验收文件与传统文书档案相近，大科学装置研制建造文件包括传统档案中的科研档案和工艺设备档案两种类型，而建筑安装工程施工文件、竣工图、监理文件对应传统的基建档案，声像电子文件对应声像档案的管理。由于财务档案单独验收，所以在以下档案类型中不包含财务档案。如图1所示。

同时，需要注意的是，大科学工程档案不仅类型非常复杂，而且在这些门类中又包含众多的合同类型。例如，研制建造文件、建筑安装工程施工文件中就包含众多外包、外购和外协合同。以FAST工程为例，目前已签订的各种类型合同共470余项，涉及的合作单位共300余家。可以说，复杂的档案类型，众多的合同类型，一定程度上加大了对大科学工程档案管理的难度。大科学工程中的合同类型如图2所示。

（二）大科学工程科研性和工程性共存的特点，对档案管理提出较高要求

大科学工程申请最重要的特点是解决经济社会发展和国家安全中的战略性、基础性和前瞻性科技问题，其本身就包含科研性和工程性两大特点。科研性决定了工程进展中需要开展大量的研究试验，通过研究试验获得优化的技术设计，确定合理的工程基准，满足总体技术方案的需求。[3]在这个过程中，会产生大量的科研档案，例如技术方案的选择试验、特殊材料、器件的选型试验、加工工艺试验、初样样机试验、批量加工的正样样机试验等，这些档案也是大科学工程档案必不可少的重要组成部分。而工程性有质量、进度、经费和效益要求，有较强的计划性和目标。所形成的档案包含大科学工程的分总体、系统、分系统及多个专业技术领域且相互关联，这些都对档案管理中的档案验收环节提出了较高要求。

（三）大科学工程档案管理流程较为烦琐

国家档案局、国家发展和改革委印发《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）和《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》（ZKY/B002-8-2006），明确规定了大科学工程档案管理的内容和验收标准。笔者根据FAST工程实际情况归纳了大科学工程档案管理流程，如图3所示。

从图3可以看出，大科学工程档案从课题下达、在综合档案室立项登记到档案验收移交，将经历诸多环节和过程，期间涉及的单位和个人众多、收集和管理难度大、验收任务重，给档案管理的各环节、各主体之间的沟通工作带来了一定挑战。在整个验收过程中，除了单位工程的验收和检查外，还有整个工程档案的预验收和国家验收，其档案管理难度可想而知。

二、基于沟通理论的大科学工程档案管理策略的提出

在以往的目管理中，常用的沟通方式为书面沟通和口头沟通。书面沟通主要包括会议、公函、合同、任务书、工作联系单、设计变更通知单以及工程变更洽商记录等；口头沟通主要是通过电话或面谈的方式。这些沟通方式较为单一，缺乏灵活性，沟通效率也不高。为了解决大科学工程档案管理中的上述问题，笔者借鉴了沟通理论中的其他沟通方式，以便更灵活、更有效地达到沟通的目的，促进档案管理工作的顺利开展。

做好有效沟通，首先要了解沟通理论。沟通理论始于19世纪末，《大英百科全书》关于沟通的定义是：人与人之间通过共同的符号系统交换彼此的想法，交流情感。《现代汉语词典》对于沟通的定义是：“使两方能通连”。笔者理解，沟通是一个过程，通过一套双方均可以理解的有效体系，将需要的信息尽可能不失真地从信息发起者传递给信息接收者，并将反馈反方向传递。在需要的情况下，重复这个过程。对于沟通方式的分类，按沟通的组织结构，可以划分为正式沟通和非正式沟通。组织内部正式沟通有五种沟通形态：链型沟通、Y型沟通、轮型沟通、环型沟通和网型沟通；按沟通的方向来看，可以划分为上行沟通、下行沟通和平行沟通；按信息发送者与接收者关系来看，可划分为单向沟通和双向沟通；按信息沟通的过程是否需要第三者加入，可划分为直接沟通和间接沟通；按信息沟通时所采用的媒介，可划分为口头沟通和书面沟通。

从大科学工程的现状和问题可以看出，大科学工程档案管理中存在很多沟通管理的需要。如何利用不同的沟通方式来提高大科学工程档案管理的效率，是本文讨论的核心问题。

三、基于沟通理论的大科学工程档案管理的实践路径

在大科学工程档案中，基建档案和科研档案占总量的六成以上，故本文以这两种档案类型为重点详述沟通策略。

（一）基建档案管理中的实践路径

对于基建档案来说，传统的沟通方式有电话、短信、E-mail、微信、会议、工作联系单等。结合大科学工程的特点，FAST工程进行了一些创新。笔者根据基建档案管理的流程，梳理工程各个阶段档案沟通的方式、对象和内容，具体如下：

1.工程立项阶段：与依托单位负责人开展上行沟通，明确基建项目负责人，设置专人负责档案管理。越早介入工程管理，基建档案的质量就越有保障。

2.开工准备阶段：（1）与城建档案馆、工程质量监督部门、消防、环保、人防等部门开展上行沟通，明确档案移交相关标准；（2）与项目管理公司、设计单位、勘察单位开展平行沟通，明确档案移交的标准；（3）召开档案交底会议，与施工单位、监理单位和分包单位进行下行沟通，明确档案收集、整理、组卷、验收的要求，确定各合作单位资料员。前期的有效沟通，可以避免很多管理过程中的“弯路”，使施工单位的档案工作有章可循，监理单位、业主单位、项目管理公司的档案管理工作也才能有的放矢。

3.工程建设阶段：（1）与项目主管部门、工程质量监督部门开展上行沟通，加强过程中的监督、指导。异地建设的项目，更应提前与当地主管部门沟通，这对于档案验收而言非常重要；（2）与项目管理公司进行平行沟通，协助甲方进行档案管理；（3）与施工单位、监理单位、分包单位开展下行沟通，检查档案进度、质量和完整性；（4）在项目执行中期，与施工单位、监理单位、现场管理部等单位进行下行沟通，联合商讨该基建项目档案的归档范围，并将协商确定后的归档范围作为档案验收的依据；（5）对于现场的施工单位，进行档案月度考核（包括业主考核和施工单位互评）。通过网型沟通的方式，将考核结果在监理会议上通报；（6）由于施工单位的管理水平⒉畈黄耄通过间接沟通、网型沟通，制定《FAST工程立卷作业指导书》来达到档案管理上的统一。通过以上沟通方式，明确了FAST工程基建档案的收集工作要求、归档范围、档案验收工作要求，促进了档案业务指导和评估检查的有效开展，确保了档案质量。

4.工程验收阶段：（1）与城建档案馆、项目主管部门、工程质量监督部门开展上行沟通；（2）与项目管理公司开展平行沟通，协助甲方进行验收；（3）与设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、分包单位等开展下行沟通，检查档案完整、准确、系统性，根据档案验收中提出的问题进行整改和落实。按照基建工作的流程，FAST工程基建档案采用了多种沟通方式，极大提高了沟通的效率，并且顺利通过多个基建项目的验收，受到了专家们的一致好评。

（二）科研档案管理中的实践路径

与基建档案的沟通对象不同，科研档案的沟通对象为首席科学家、课题负责人、子课题负责人、系统负责人、分系统负责人等。

1.对于科研档案，传统的沟通方式有电话、短信、E-mail、微信、会议等。FAST工程根据实际需要，引入了其他沟通方式：首先，结合ISO9001质量体系认证，制定《FAST工程文件管理细则》《FAST工程档案管理办法》等一系列规章制度，通过质量内审、质量外审的方式进行直接沟通和双向沟通，查找问题并进行闭环控制，以便进一步规范科研档案工作。[4]

2.建立兼职档案员制度，各系统设置兼职档案员岗位，建立逐级沟通的档案网络。由兼职档案员协助档案主管收集各类科研档案，包括系统内部档案，外协、外购和外包产品的档案等。并通过月度会议进行网型沟通，协助各兼职档案员工作，进而加大档案收集力度，确保档案收集齐全完整、准确有效，提高工程档案的“含金量”。

3.通过开展直接沟通和链型沟通，强化工程档案工作融入工程管理，加强合同管理和过程管理，建立约束机制，提升档案质量。例如，在执行完毕的合同支付尾款前，合同联系人须向档案主管提交合同内的成果，成果齐全后档案主管签字，财务主管才会支付相应的合同尾款。外购产品到货后，科研人员需提交《外购产品检验记录表》，并将产品的随机资料一并交给档案主管签字，财务主管再根据签字支付相应的产品费用等。

4.在科研项目结题前，通过网型沟通，档案主管会同各系统兼职档案员一起讨论该项目档案的归档范围，并按照归档范围收集该项目的所有档案，进而确保科研档案的归档率，提高了沟通效率。综上所述，在科研档案管理的过程中，利用多种沟通方式，明确了各课题负责人及科研人员的归档职责，提供了科研档案工作开展的路径，确保了科研档案的同步性，为大科学工程档案验收提供了重要保障。

*本文为国家重大科技基础设施建设项目――500米口径球面射电望远镜项目资助；中国科学院国家天文台青年人才基金资助的研究成果。

注释及参考文献：

[1]中国科学院重大科技基础设施建设手册[J].中国科学院大科学装置办公室，2013（1）： 10.

第2篇：工程合同管理方案范文

关键词：工程项目；档案管理

工程项目EPC总承包档案管理随着工程总承包项目的开展，档案管理也显得非常重要。由于总承包工程本身独特的性质，而使其所形成的文件资料具有系统性、连续性和完性，贯穿于总承包工程从立项、可行性研究报告、工程设计、设备采购、工程施工、工程试车直至工程竣工验收的全过程。这些文件资料是以后工程参考、借鉴的依据，是重要的生产过程宝贵资产。总承包工程项目档案从其收集、归档、整理编目，妥善保管及向企业档案部门移交，需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位一起协作完成，它是一项需要各方紧密配合的工作，参与的各方一需相互动。

1 总承包商负有的工程项目档案管理职责

据国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实“国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理，进一步加强建设项目档案工作的通知”中要求：各建设单位档案部门除做好自身的项目档案工作外，要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。所以，工程总包商在项目档案管理中承担两方面的职责：一是对分包商档案工作的业务指导、监督的职责；二是档案收集、整理、装订存档及向企业档案管理部门移交的职责。

1.Ψ职商档案工作指导、监督职责

（1）整个总包工程项目建立档案管理系统，建立建全统一的档案管理制度规范和标准；实现档案的现代化管理。

（2）指导并监督分包商们，将工程档案管理同步到工程建设工作中；执行统一的档案整编标准和分类方法。

（3）将总承包工程项目档案工作纳入项目负责人的责任制；项目文件材料的收集，管理纳入工程建设计划中，纳入各部门的岗位责任制与职责范围，定期考核；将档案管理纳入到合同之中，将档案移交完整与否和工程款结算相挂钩。

2.档案的归集、整理、装订存档及向企业档案管理部门移交职责

（1）指导总包工程项目各部门工程建设的前期文件、项目现场管理、施工、试运行、竣工验收等各类文件材料的收集、整理、鉴定和归档工作，并及时向企业档案部门移交档案。

（2）接收分包商文件材料的档案归档，并进行审核、验收。对总包项目的全部档案进行整理并汇总。

（3）按国家相关规定，在工程项目竣工验收后三个月内向企业档案部门移交工程项目竣工档案。

2 总包项目实施过程中做好各阶段的档案管理工作

按照总包工程自身的规律与特点，把档案管理工作落实到项目的各个进展阶段。

1.工程前期包括收集和整理以下资料：可行性研究报告及其评估、报批文件、项目选址及其报批文件、设计任务书及其报批文件、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书，各种往来函件等。

2.设计阶段；包括设计基础文件（如土质、原料、燃料试验报各等）、设计文件（初步设计报批文件及施工图设计）、工程设计计算书、概预算材料以及往来信函等。

3.采购阶段；包括设备采购合同文件、工程采购合同文件、采购询价文件、报价文件、招标/评标/中标文件及其记录、设备检验文件等。

4.施工阶段；包括开工报告、工程技术要求、施工计划、施工招投标中标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件、图纸会审纪要、施工组织设计、施工定位测量复核记录、设计变更、工程检查记录、工程照片、施工日记、大事记、事故处理报告、合同执行过程来往函件等。

5.试生产阶段；包括试运行计划书和开停车方案、试车方案及记录单、性能考核报告、合同目标性能考核方案及记录表等文件。

6.工程竣工验收阶段；包括竣工验收文件、项目竣工验收报告及会议文件、最终接收证书、履约合格证及相关文件、工程设计总结、工程施工总结等。

3 加强工程档案管理工作的过程控制

1.总包工程的档案管理应与工程建设同步进行，由于总包工程项目具有工期长、子项目多，且参与单位和工作交叉多，使档案管理工作难度加大。容易造成文件丢失。为了确保工总包工程档案收集的完整性及时性，必须采取档案工作与工程建设同步进行的措施。在项目初期，档案部门即应确定专人负责，对项目各阶段的文件材料，均在每道工序结束阶段，及时归集，保证归档文件材料的完整性及时性。

2.建立工程总承包文件跟踪管理网络以内部网络系统为主体，通过INTERNET网和电子邮件与各分包商联系。按照总承包项目的工作程序和档案工作自身的特点，布网、建点、设人，以点接线以线联网，使网络覆盖整个工程项目。在网络中将项目过程中的各个阶段和业主、总包商、分包商在各阶段所产生的文件，设置归档职责及等管理模块。以档案部门为监控点；对整个工程的文件材料进行跟踪、动态管理。

3.加强与工程技术、管理人员的联系档案人员应经常深入总包现场，密切与工程技术和管理人员的联系，进行多种方式的交流和沟通。一方面督促他们对项目的每一个环节都做详尽的记录；另一方面对于在编制文件材料中涉及档案方面的问题给予耐心解答，指导具体的案卷编制方法，以满足档案管理的要求。

4 工程总承包档案管理工作应注意的几个问题

工程总承包工作开展时间不长，工程总承包项目的档案管理也是一个新的课题，还在不断的探讨与发展之中。从实践中，在工程总承包项目档案管理别要注意以下几个问题；1.要按照国家档案局和行业有关档案管理标准，制定本工程的档案管理制度，明确职责，并与经济责任制挂钩。如：文件材料未按要求归档，不进行工程结算等。2工程总承包项目初期，总包项目部一定要把档案管理提到领导议事日程上来，并要明确一位负责人分管档案工作。3.由于工程总承包项目参建单位多，且分包商基本无专职档案人员，因此，总包项目部应对分包商的专兼职档案人员进行培训，以提高他们的业务素质，为以后档案管理、归档打好基础。4.工程总承包项目要统一规定档案分类办法、案卷格式、档案装具和档案管理软件，以保证整个工程总承包项目档案管理的一致性，实现档案管理的标准化。

参考文献

第3篇：工程合同管理方案范文

引言

随着现代科技的发展，促使档案工作往信息化技术方向变革，增加了档案在信息化环境下的管理难度，由浅入深地分析了信息化环境下档案管理过程中存在的实际问题。首先，必须搞清信息化建设会给档案管理工作带来什么样的问题；其次，从实际问题入手，寻求问题的关键；最后，根据问题的关键点，寻找到解决问题的办法。对当今信息化档案管理面临的问题着重进行分析，为档案信息化在管理方面的工作提供建设性意见。这样才能使信息化档案管理工作得到创新，取得突出成效。

一、档案信息化管理的特点

1、符合时展的要求

网络化、信息化技术的发展在各个领域应用十分广泛，不仅使传统档案的数量与日俱增，同时也产生了大量的电子文件。对于电子文件的收集，传统的管理方式显然不符合时展的要求，因此，档案信息化成为大势所趋。档案信息化，凭借其不受时间、空间限制的优势，大大提高了档案管理工作的效率、促进了档案管理工作的顺利开展。因此，档案信息化建设不仅是提高档案信息资源利用率的有效手段，更符合时展的要求。

2、有效地进行档案的收集和管理工作

档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料，是一种历史活动的原始记录。每年都要产生很多档案资料，这些档案需要档案管理人员手工进行收集、整编、管理等工作，工作量大，效率低，占用了大量的人力、物力。档案管理实行信息化后，能够更好地收集和管理这种信息资源，充分发挥档案服务功能。

3、方便再次利用，提高工作效率

档案信息化使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案信息化管理还能使文件材料及时归档，尽快提供利用，减少不必要的事务工作，从而有效地提高办公效率。由此可见，档案信息化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现代化的必然趋势。

二、基于项目管理的工程档案管理系统的建构

1、系统结构

以工程档案管理系统为核心，各参建单位的项目管理系统通过接口围绕其而建立。依托项目管理相关管理技术、工具和方法，将工程档案管理与工程项目管理通过项目建设程序紧密结合起来，建立工程项目管理与工程档案管理合二为一的管理系统，在做好权限工作保障各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，实现各参建单位的工程档案数据与核心服务器相连，使两者之间同步进行、相互支持、相互促进、相互完善。

2、将各参建单位OA系统与档案管理系统深度关联，实现文档一体化管理

引入工作流管理系统，各参建单位根据自身的需要，使用图形化流程创建工具，通过内建的工作流引擎，如可设计的公文处理流、计划申请流、合同审核签订流、建材设备采购流、财务报账流等，定义完成整个过程需要的各种参数，使文档、任务或者信息等多个业务目标在多个系统之间自动协调进行，实现流转过程的实时监察和控制，实现业务上的协同，从而使各参建单位的OA系统和档案管理系统深度关联起来（包括软硬件系统的关联、元数据和目录信息的关联、内容数据的关联），进而使OA系统中有关信息内容按照一定的格式，实时或定时归档，并存储至档案管理系统数据库中，从而实现文档一体化，一次录入，多次使用，提高了各方工作效率。

3、各参建单位将符合归档要求的工程档案及时提交核心服务器

核心服务器管理人员利用自己的权限，督促各参建单位及时提交各自的档案资源于核心服务器，并对其进行验收、归档和提供利用。该系统利用工程建设程序将工程项目管理和档案管理有机结合起来，对文件从开始酝酿、产生、现行使用到永久保存整个生命周期进行了全过程管理，文件成为工程项目顺利进行的助推器，同时工程档案的准确性、完整性、成套性也得到了很好的保证。

三、加强档案信息资源管理的途径

1、建立相应的规章制度

档案部门收集信息的时候，需要根据信息表现的内容及时有效的调整档案接收信息的范围，同时对于一些和信息内容密切相关的文字资料、拥有很强潜在价值的信息都需要多加关注。要将档案信息化建设中带来的现代管理模式和创新思维充分中和到规章制度中，在原有档案管理的基础上进行突破和创新，逐步完善信息化环境下档案管理的规章制度，充分保证信息化环境下档案管理工作的有效进行和持续发展。

2、充分挖掘工程档案的价值，为工程项目建设献计献策

及时有效地挖掘工程档案的价值，为工程建设项目献计献策，既实现了工程档案的价值，同时又实现了工程档案管理工作的目标和价值。首先工程档案工作人员要身先士卒地通过自下而上、自上而下的方式，加大宣传“人人都是工程兼职档案员”的理念，建立工程项目管理人员全员参与的网络系统，为工程档案的收集和管理赢得最为基础的保证；同时，档案工作人员不能自我边缘地守在清冷的文件办公室或者档案柜前，要变被动为主动，在科学地对工程文件进行组织、控制的同时，积极深度挖掘工程档案信息，开发各种信息产品，从文件、档案实体的控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，将静态的档案激活，让“死”档案变成“活”信息，让工程档案成为启发思维的法宝，这样一方面为企业节约了成本、提高了工作效率，完善和提高了企业业务管理水平，方可引起各方领导对档案工作的重视和支持，从而迎来档案工作的春天。

3、完善基础设施配备

必要的基础设施是实现档案信息化管理科学化、现代化的基础，也是改革陈旧落后的保管和利用手段的前提。档案信息化管理需要的基础设施配备，主要包括信息化管理所需要的硬件设备和软件设备，硬件设备主要是计算机、复印机、扫描仪、数码相机等；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。只有在基础设施方面加大投入，逐步建立适应工作需要和发展的更加完善的应用系统，不断提高信息化水平，才能将信息技术应用到档案信息化管理的全过程。

4、加强档案工作人员综合素质的培养

建设档案信息化的多元化，促使信息化条件下的电子档案管理方法与传统的纸质档案管理方法在本质是截然不同的，这就导致管理人员跟不上信息化档案管理工作的发展！在观念上树立“人才是第一资源”，只有不断提高档案管理人员的思想理论水平、档案业务素质，改善档案管理人员的知识结构，才能使得信息化档案建设顺利地开展。在实际过程中，开展信息化理论知识讲座，培养拥有高素质、丰富理论知识的复合型人才；组织档案管理人才前往拥有完善信息化档案建设经验的机构进行实地考察，借鉴已完成信息化档案建设的机构的经验，改善档案管理人员的知识结构以及思维方式。保证档案信息化建设的顺利开展，满足社会发展的需求。

第4篇：工程合同管理方案范文

一、人防工程档案管理人员应具备的素质要求

人防工程档案，不仅可以作为战时部署防空袭、组织人员掩蔽、物资储存的基本依据，同时也是人防工程信息管理系统建设、人防工程规划，建立高效统一的组织指挥系统的重要依据。另一方面，人防工程档案还是应付现代战争以及重大的自然灾害事故，对国家和人民生命财产安全进行有效保护的重要依据。

随着时代的发展，我国的城市建设也进入了快速发展时期，与此同时，全国各地人防工程数量也在相应增加，在这样的大背景下，如何加强人防工程档案管理的策略显得极为重要，我们必须要与时俱进地不断进行改革推进，加强对人防工程档案管理人员业务素质的提升力度，提高人防工程档案管理水平。通常人防工程档案管理人员的基本业务素质包括三个方面：

（一）人防工程档案管理人员应具备思想政治素质。因为人防工程档案是隶属于国家人防安全领域，人防工程档案管理人员要有较高的政治觉悟、谨言慎行，热爱人防工程档案管理工作，扎实提高人防工程档案工作的服务功能。

（二）人防工程档案管理人员应具备职业道德素质。人防工程档案工作是一个非常枯燥的职业，工作人员必须要耐得住寂寞，又因为人防工程档案涉及到国防性机密文件，其保密性要求更为严格，所以要有较高的职业道德素质，有高度的保密意识。

（三）人防工程档案管理人员应具备职业技能素质。随着档案管理工作手段趋于现代化，在人防工程档案管理方面，工作人员要与时俱进的不断提升自我档案管理的技术能力，熟练掌握外语知识、计算机应用知识等等，提高对人防工程档案管理的效率性。

二、目前人防档案管理人员业务素质的基本情况

随着人防工程的快速推进，人防工程档案建设的作用日趋明显，已经成为项目的运行、维护、改建、扩建等人防工程建设活动的重要依据，人防工程档案管理人员作为档案管理的执行者，其综合素质的高低直接影响管理质量的好坏，长期以来，受传统观念的影响，人防工程档案管理工作一直没有得到应有的重视，也制约了人防工程档案管理人员业务素质的提高。首先，在人员编制上不足，从事人防工程档案管理的专业人员极为缺乏，有兼职或临时工，随着这些老同志陆续退休，大多数上任的刚毕业大学生，对人防工程档案管理的基本程序和相关知识还比较熟悉，但是对档案管理知识却相对生疏。其次，人防工程档案管理人员的业务素质不高，文化素质偏低，专业结构不合理，多半是半路出家，甚至很多专业不对口，没有针对性系统全面的专业知识培训，对人防工程档案管理工作认识不足。最后，人防工程档案的保密性要求非常严格，但是很多由于档案管理人员素质参差不齐，在档案保密性上的工作管理并不到位，这对今后人防工程档案建设和开发带来了诸多的困难。

三、人防档案管理人员提升素质的具体举措

（一）创新人防工程档案的管理理念。随着时代的不断改革推进，人防工程档案管理仍旧沿用传统的档案管理办法是无法适应时代的发展步伐的，要与时俱进地跟进时代的脚步，不断创新人防工程档案工作人员的管理理念，进一步实现人防工程档案规范化。人防工程档案管理人员可以根据国家档案局《归档文件整理办法》和《电子公文归档暂行管理办法》的基本要求，结合自身实际，把新理念、新思维和新方法不断融合到适合自身条件的档案管理中，确保人防工程档案项目档案的完整、安全、科学，更好地为国家经济建设服务，这就要求档案在形成过程中，形成了一个集中统一的管理程序。如在开展人防工程档案管理时，档案管理工作人员可以树立质量管理意识，通过运用合同条款和人防档案管理的有关规定来提高人防工程项目建设工程档案的编制质量。做好宣传贯彻加强对人防工程质量的管理，使各人防工程项目建设单位认识到人防工程档案是工程质量的重要环节。

（二）建立完善的档案专业知识培训工作。在日常工作中，人防工程档案管理部门要定期加强对档案从业人员的业务培训，从思想政治素养、职业道德素养和职业技术素养进行全方位地培训，由于人防工程档案的保密性极强，在人员管理方面也是更要严格的要求，进行爱国主义教育和思想政治方面的再教育，让人防工程档案工作人员具备较强的政治素质，甘愿为人民服务，具备高度政治责任感，热爱自己的档案管理事业；同时要培训档案从业人员享有的档案相关知识和业务技能，例如电子文件管理、数字档案、档案信息组织、档案计算机管理等，还需要熟悉和掌握与档案相关的文史方面的知识。人防档案管理部门在日常人员管理上要加强培训指导，组织优秀员工进行外出培训，如果条件允许，可以采取委托培养的方式，使其系统地接受理论知识和专业技术知识。通过一系列的完善的培训体系的建立，让人防工程档案管理工作从业人员能够迅速提升其综合素质能力，更好地服务于人防工程档案管理工作，提高人防工程档案管理的工作效率。（下转第170页）（上接第154页）

（三）建立档案管理人员的考核制度。在人防工程档案管理工作过程中，要想保障人防工程档案工作人员业务素质的提升，人防工程档案管理部门需要制定严谨的人防工程档案管理人员的考核制度，通过周评、月评、年中评、年末评等多种形式对人防工程档案从业人员的工作进行综合评定，这样不仅可以对人防工程档案从业人员的日常工作进行一个良好的监督，更是加强对人防工程档案从业人员综合素质的提升。如人防工程档案管理部门可以通过考核员工的出勤、工作创新、工作技能、工作态度等多方面进行评定，对于表现优秀的员工给予一定的奖励，为落后员工做好榜样作用；对于一直落后、不知进取的档案管理人员要进行再教育。同时还可以组织丰富多彩的档案从业人员的技能大比拼，如计算机操作比赛、档案管理创意比赛、外语演讲比赛，通过系列比赛激发档案管理人员的素质提升。像这种树立优胜劣汰的考核制度，能够充分调动人防工程档案工作人员的工作积极性，从而提高人防工程档案工作的效率。

第5篇：工程合同管理方案范文

（1）档案管理制度不完善。目前，部分灌区对水利工程档案在工程建设和管理的重要性还认识不够，单位档案管理制度不够完善，档案日常管理松懈，档案收集过程中，制度形同虚设。加之有的档案在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。由于只注重工程建设，没有相应的制度来管控工程档案的同步管理，因而造成工程档案缺失，对建设和运行过程中出现的问题无法提供有效的、科学的数据资料等，直接影响到工程建设和运行维护管理。

（2）档案现代化管理意识薄弱。随着互联网技术的快速发展，大数据时代已经到来，各种智能和应用APP已经普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽视的是，大部分灌区的水利工程档案资料还封闭在各自的档案资料室里，档案管理的现代化意识还很薄弱，导致配备的档案管理设备和管理软件没有起到相应的作用。因此，如何利用互联网、云计算和大数据时代，做好档案数字化和现代化管理工作，是灌区水利工程档案管理快速发展面临的一个现实问题。

（3）档案管理与提供利用难以适应档案网络化的发展需要。这一点主要体现在，灌区水利工程档案数字化的程度很低，跟不上日益增长的档案利用需求。档案管理人员操作不熟练，配备的档案管理设备和管理软件没有起到相应的作用，虽有计算机和档案管理软件，但纸质档案没有实现数字化和进入数据库，还按手工方式在进行查找和查阅。

（4）档案管理专业人员匮乏。目前，部分灌区为了节约成本，档案管理人员一般均为兼职人员，很少配备具有专业档案管理知识的专职档案管理人员。由于档案管理的专业性较强，若是单靠没有接受过专业培训的人员来完成此项工作，失误和错误就难以避免，这样的档案也就不足以为水利工程建设提供可靠的、科学的、完整的依据，必然为水利工程建设和管理带来影响。部分灌区对水利工程档案管理工作并没有严格按照“四同步”的要求展开工作。加之，由于工程建设期间的管理和环境因素等影响，使得水利工程档案的管理无法与工程建设和运行管理同步进行，因此造成档案质量偏低，可参考性和可依据性较差。

2加强灌区水利工程档案信息化管理的对策措施

（1）提高认识，增强做好灌区水利工程档案管理工作的责任感。关键要从三个方面提高认识：一是加强灌区水利工程档案信息化管理和利用，可以实现灌区水利工程档案信息资源的合理配置、科学管理，为灌区建设提供必要的服务。二是完整、可靠的档案信息可以为灌区的综合分析、决策提供有力支持。三是灌区水利工程档案信息化可以实现网络化服务，做到资源共享，提高灌区档案信息利用的效率。

（2）落实相关法规，建立灌区水利工程档案信息化管理标准。一是要熟悉档案管理的相关法规和标准，不仅要重视硬件投入，更要重视符合标准化档案管理软件的投入，使得档案信息化的流程符合国家和地方对于档案管理的标准和要求。二是现有纸质档案的数字化程度高低，决定了灌区档案信息化建设的规模与水平，也是灌区下一步建设数字化档案馆的基础。三是采用统一的数据库，是档案数据库的基础，是有效管理档案系统的基石，是高效调用数字化档案的保障。

（3）加大资金投入，加强硬件设施建设。根据我省灌区的实际建设情况，首先应当配备档案信息化需要的相关基础设施设备，例如，津科JI-110档案管理系统、SQL2000数据库系统、大容量存储系统、高速扫描仪、管理计算机和打印机等设备，为做好档案信息化管理提高技术支持。同时，应对灌区的档案管理人员进行办公自动化和信息化应用技能培训。通过上述措施，可实现灌区水利档案管理的部分数字化和局域网网络化管理，大大降低档案管理人员的工作强度，同时数字化加工后的档案资料信息能得到更好的保存，保证了灌区水利工程资料的安全性和完整性。

（4）加强环节管理，健全档案资料收集和整理工作。档案管理人员要从项目开始立项时，搞清楚项目的隶属关系、完成方式以及项目将要形成哪些文档资料，初步确立收集文档资料的内容，做到确保关键性材料的有效控制。接收资料时，参照水利行业工程技术档案的要求，建立档案目录，根据目录来收集，最后检查收集的材料是否符合归档要求。在灌区水利工程建设中，可适当采用合同约定的方式，预留一定比例的工程合同价款，作为工程档案的保证金。工程参加单位应按照要求收集、整理、归档工程各环节的文档资料，在工程竣工时，经建设单位签发资料交接单后，才支付这笔尾留款项。

（5）完善档案管理制度，树立档案现代化管理意识。建立健全档案管理制度，按照“统一领导，分级管理”的原则，将水利工程档案的收集、立卷、归档任务层层分解，具体落实到各部门，纳入相关的管理程序和职责范围。做到有组织领导，有专业档案管理员，有合适的档案管理制度。管理观念现代化是档案现代化管理的灵魂，通过使档案管理人员现代化意识的提高，可使档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使水利工程档案更好的服务于灌区经济的发展。

（6）积极争取资金，提高档案数字化水平。各灌区可利用续建配套与节水改造项目的信息化资金，加大对灌区水利工程档案的数字化加工范围，开展灌区水利工程档案的整理、扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份等工作，提高灌区水利工程档案的数字化程度。同时，利用计算机和软件技术，使用国家规定的档案管理软件，实现对档案的收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、以及系统自身维护等功能。另外，可依据灌区自身需求和使用环境，建立档案网络版，实现局域网或广域网上档案的授权共享和调用。

（7）加强业务技能培训，提高档案管理人员的素质和能力。一是要提高服务意识、树立服务思想，变被动服务为主动服务。二是定期让档案管理人员参加档案管理方面的培训和学习活动，促进业务交流。三是加强基层档案管理人员在计算机、网络、信息化等相关专业知识领域的学习，为下一步档案数字化建设，档案信息化管理打下扎实的基础。四是档案管理人员对使用的档案管理软件能进行熟练的操作和使用，通过一定的专业培训提升管理人员的业务能力和水平。

3结语

第6篇：工程合同管理方案范文

关键词：项目管理；工程造价；影响

中图分类号：TU723.3文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）03-0-01

施工组织设计是项目管理中的重要组成部分，它是指导施工全过程的经济技术文件。对于施工单位而言，在我国全面推行工程量清单计价的背景下，做好施工组织设计可以提高生产效率、降低生产成本，以最小的资源消耗换得最大的利益。

一、施工组织设计与工程造价的主要任务

施工组织设计是根据管理科学原理而对施工中的技术方法、组织方案等施工措施进行控制的一种经济技术管理文件。施工组织的编制是按照工程建设、施工工艺、经营管理的基本规律来进行的，合理的施工组织设计可以实现最经济的资源配置，达到工期短、质量佳、成本低的目的。

工程造价是指工程建设的全过程中所花费的费用总和。它是依据设计文件并结合施工组织设计文件按照规定的计算方法得出来的。工程造价反映了项目建造消耗资源的价格成本，是项目前期决策的重要依据。合理而准确地确定工程造价，可以为决策的制定提供科学的根据。

二、施工组织设计与工程造价的关系

施工组织设计和工程造价文件作为施工项目管理中最重要的技术和经济文件，二者同等重要，并且联系密切，相互影响。从工程造价的角度来说，施工组织设计文件决定了工程施工时拟采用的做法，不同的施工组织设计文件，对应的工程造价也不相同。反过来，从施工组织设计文件编制的角度来看，影响施工工艺和施工方法选择的因素除了技术方法、机械设备和工期等因素外，发生的费用同样是一个重要的影响因素。

在项目管理中，应重视施工组织设计和工程造价文件编制时的相互影响，多进行技术经济比较，努力使资源得到有效配置，发挥出最大的经济效益。

三、施工组织设计对工程造价的影响

施工方案、施工进度计划表和施工现场平面布置图等组成了施工组组织设计文件，这三大要素通常被称为一图一表一案。施工组织设计的目标就是根据业主对项目的具体要求，合理选择施工方案、合理安排工程进度、合理布置施工现场，尽可能保持施工生产科学、有序、协调、均衡，达到最佳的经济效益。

1.施工方案

施工方案是施工组织设计文件的核心问题，只有确定了科学合理的施工方案，才会有合理的施工进度安排和施工现场布置，它是施工组织设计文件的重要基础。

例如，某厂区道路工程总长为1.2公里，施工路段大部分为填方路基，填方高度约为3~5米。随该道路路基一同实施的还有一根管径为d2000的钢筋混凝土管，由于管道的基础高于现状地面的标高，所以产生了两种施工方案。

方案一：先对施工道路沿线进行平场，将路基回填到设计高度，再挖管道沟槽。依据方案一进行工程量计算，每延米开挖土石方量50.4立方米，回填土方35.4立方米，产生15.1立方米的土方外运，由此可得出，整条道路需挖方6.1万立方米，回填土方4.3万立方米，外运土方1.8万立方米，土方工程造价费用约53.3万元。

方案二：对方案一的施工方案进行优化，将路基标高填至设计排水管道管顶以上0.5米处就进行管槽开挖，随后实施排水管道工程，管道工程实施完毕后，按路基施工要求，分层回填碾压路基至设计标高。方案二沟槽开挖土石方量小，同时产生的土石方量也不需要外运，只需在沟槽两侧堆置，然后用于管道回填和路基回填。经测算，方案二只需开挖土方1.8万立方米，所需工程费用为6.7万，比方案一节约造价46.6万元。

由此可见，不同的施工方案对施工组织设计会产生重要影响，从而影响了工程造价。

2.施工工期

依据最合理的施工方案，在保证施工质量的前提下，计算出来的最短工期即为最合理的施工工期。工程建设耗资巨大，工期拖延一天，工程资金贷款产生的利息就会多增加一天的费用，合理安排工期，按期完成甚至提前完成对于工程的经济效益来说是一个有效的提升措施。业主单位往往会在合同中约定施工单位提前完成工期的奖励办法，因此，合理安排施工工期，也是影响工程造价的重要因素之一。但施工单位不能为了经济效益盲目缩短工期，由于施工分部进行，许多工序都有间隔时间要求，如混凝土浇筑完成需养护一定的时间才可以拆除模板，或混凝土构筑物需固化到一定的强度后，才允许其它工序的继续施工，这些都是不可缩短的工期。

3.施工现场平面布置

不同的工程项目根据不同的环境及施工条件和施工特点需布置不同的施工现场平面。施工材料的堆场、施工机具的使用安排、弃土场的距离等都是影响工程直接费用的因素，合理的施工现场平面布置可以避免重复搬迁和重复运土等带来的浪费，可以有效地降低工程直接费用，提高工程经济效益。

四、优化施工组织设计，减少工程造价

1.优化施工方案设计

施工工艺及方法的不同带来不同的施工方案设计，项目管理人员在编制施工方案设计时，应深入工程实地，获得准确的基础资料，多进行施工方案技术经济比较，及时了解新技术、新设备和新材料在工程实际中的应用，保持对已有施工方案的优化，随时发现问题解决问题，使施工方案设计最优化，使工程经济效益最大化。

2.合理安排施工进度

安排施工进度的主要方法有横道图法和网络计划法两种，横道图法仅将各工序的安排进行罗列，而网络计划法除了安排工序外，还可以通过计算得出最短的工期，并针对关键的工序节点进行详细安排。随着计算机技术在工程项管理中的应用，使用专业的施工进度管理软件可以对复杂的大型工程进行逻辑计算，更好地调配人力和物力资源，降低工程成本。

3.运用多指标比较法合理布置施工现场平面图

施工现场平面布置原则是减少占地面积、减少临时措施数量、合理安排运距等。依上述原则可能会产生多个不同的布置方案，可运用多指标比较法对方案进行比较。对影响施工现场布置的因素如施工现场占地面积、运输道路、材料搬运量等设定权重Wi，权重值可依据因素对结果影响的重要性进行评定。再根据同一指标在其方案中的优劣程度定出相应的分值Cij，则第j方案的综合分值计算公式为，得分最高者，即为最佳平面布置方案。

五、结语

只有重视施工组织设计，才能合理的确定和控制工程造价。运用科学的管理方法，不断对施工组织设计进行优化，充分利用企业现有的人力、物力和财力，使其达到最大的经济效益，是施工企业增加市场竞争力和提高项目管理水平的有效途径。

参考文献：

[1]陈建超,蒋连接.施工组织设计对工程造价的影响[J].中国高新技术企业,2010(21).

第7篇：工程合同管理方案范文

关键词：综合档案馆 质量管理 基本原则

ISO9000标准是国际化通用的质量管理体系，诞生于工业行业，在吸收各国管理经验的基础上，做了多番修改，形成最新的2008版《质量管理体系 要求》。标准1.2指明了其适用范围“本标准规定的所有要求是通用的，旨在适用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织。”①然而综合档案馆的质量问题一直被忽视，档案工作者更多的是关注档案这一客体的质量，对于其他各方面，如管理质量、服务质量等还未关心。作为党和国家发展和建设的储备力量，综合档案馆更应该适时地引进先进理念完善自身发展，但是在引进先进理念之前，我们首先要明确的是标准所涉及的相关要素及基本原则，秉承“吸收、引进、借鉴、发展”的原则，制定适合综合档案馆自身发展的质量管理体系。

一、综合档案馆质量管理体系要素确定

质量管理体系的三大要素，即组织、产品、顾客。这三大基本要素是任何一个组织所具备的，但是综合档案馆是科学文化事业单位，其在组织管理、输出产品及服务用户上与企业略有不同。

（一）关于组织的分析

组织是人们为实现同一目标、按照一定的形式、分工协作结合而成的集体或团体。《档案法》第八条已明确指出了档案馆的性质、目的、组织形式、职责。“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”②可见，综合档案馆是具有自身服务职能及管理权限的组织，同样存在着“输入――转化――输出”的过程，接收、收集各归档单位形成的文件，经过一系列的整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、宣传等工作，最终形成有序的、方便利用的案卷，以达到最终为其他组织和个人利用的目的，是完全符合ISO9000标准所明示的组织体系。

（二）关于产品的分析

产品是过程的结果。档案馆为用户提供的产品并非有形的实物产品，而是为用户提供具有凭证及参考价值的信息及服务，二者都是无形的。

“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。” ③从文件到档案本身就是一组输出的过程，档案信息也就是这个过程的产品，档案信息是信息的一种存在形式，档案信息的价值是不可估量的，这取决于不同利用者对档案信息的不同需求。

服务是档案馆为用户提供的另一产品。档案馆所提供的服务由三个要素组成：档案馆、用户及档案馆与用户之间完成至少一项活动的结果。服务与服务过程都是在与用户的接触中发生的，不同的档案用户对档案的需求是截然不同的，随着时间的推移，档案的价值形态及作用也在发生变化，档案馆也要及时更新服务观念、服务方式，适应不同时期不同用户的需求。

（三）关于顾客的分析

顾客是指享受服务的组织或者个人。档案馆的顾客就是在社会生活中需要档案信息服务的各层次、各类型的利用者。综合档案馆的顾客主要有以下四类：机关、企事业单位组织，查找先前的记录，从中得到依据及参考信息，以保证各项经济建设工作的顺利进行；学术研究者，寻找古今中外可借鉴的信息以填充学术材料，以传承历史文化；影视、新闻工作者，借助档案馆丰富的资源制作回首往事、展现地方特色的剧作、记录片、报道材料等；其他个体，个人利用档案的目的很明确，就是为了解决生活中所遇到的困难，借助原始档案以提供凭证，解决争端及棘手事件。

二、综合档案馆质量管理体系的基本原则

八项质量管理原则是ISO9000 标准的精华思想，是在总结质量管理实践过程中的理念与经验基础上，用高度概括、精炼准确的语言所表述的、具有一般通用性质管理准则，是建立与实施ISO9000标准质量管理体系的指导思想。结合综合档案馆质量管理体系，全面把握八项基本原则，是综合档案馆质量管理体系必须严格遵循的准则。

（一）以顾客为关注点

以顾客为关注点是ISO9000标准成功运行的指导思想，也是综合档案馆存在的动力，只 有用户有效利用档案，才能发挥档案的作用，实现档案的价值。档案馆的发展依赖于不同层次、不同类型的档案用户，一切工作围绕用户的需求展开，了解用户眼前的及长远的需求，明确用户潜在的、隐含的需求，并争取超越顾客的期望。综合档案馆保存的大多是党政机关形成的档案，相对于企业档案馆、专门档案馆来说，综合档案馆的用户相对分散，且具有不确定性，有组织，也有个人，对档案的需求也不尽相同。 综合档案馆在实施本原则时， 应注意以下几个方面：

1．运用不同方法调查、识别不同类型档案用户现行的及潜在的需求与期望

档案利用群体不同，档案所发挥的作用也是不同的，“对于各级各类机构、社会组织而言，档案具有不可替代的资治作用；对于专家学者而言，档案具有文化、教育作用；对于个人而言，档案具有凭证、参考作用等等”，档案用户的期望主要体现为档案的真实性、有效性、实用性。分析档案用户各群体的比例、查档方式，为质量管理体系的有效运行提供依据。

2．确保档案馆的质量目标与用户的需求和期望相一致

最高管理者在制定质量目标时要始终坚持以用户需求为宗旨，以实现用户满意为最高目标，并在全馆范围内建立沟通与理解的平台，确保用户的利益为档案馆工作的方向。档案用户的需求是具有时效性的、是不断变化的，综合档案馆在体系运行的过程中要时刻与用户保持联系，了解用户需求动态，及时更新服务方式方法，始终与用户建立良好的合作关系。

（二）领导作用

质量管理体系运行成功的关键在于最高管理者及各层管理者的重视度，领导者应求真务实、以身作则，积极参与档案工作的各个环节，确定综合档案馆的中长期战略目标，为确保组织的宗旨与运作方向相统一，为员工创建良好的工作氛围。具体应做到以下几点：

1．确立具有创新、发展、挑战性的战略目标

最高管理者应在全面考虑各方（包括供方、员工、利用者、社会等）的因素，为综合档案馆制定具有本馆特色、创新发展、富于挑战性的战略目标，并与质量方针保持一致，策划完备的质量管理体系，根据工作的实际情况，及时调整策略，保持质量管理体系的完整性。

2．创造适合员工发展的内部环境

为员工创造适合其发展的空间，对员工在本岗位所作出的特殊贡献给予肯定并加以褒奖，营造竞争的氛围，鼓励创新，激发员工潜能的发挥，调动员工主动参与的积极性，使员工在融洽的工作环境中更好地向着既定的目标努力。协调好各部门之间的合作关系，避免各部门之间权责分化、互相推诿，各岗位员工擅离职守、工作怠慢的现象发生。

3．建立具有良好道德伦理、价值共享的管理文化

尊重人才、吸引人才是综合档案馆现阶段发展的一个重要任务，树立良好的职业道德，创建良好的人际关系网，将综合档案馆的管理升级为馆内文化，使得员工在软文化的影响下自觉地遵守各项规章制度，按照质量管理体系文件办公。同时还要为员工提供可利用的相关软硬件资源，让员工在自范围内发挥其创造性。

（三）全员参与

档案工作者是档案馆创新发展的源泉，是档案工作的具体实施者。从人力管理到人力资源管理再到人本管理，体现了以人为本的核心思想。人本管理是从人性出发来分析问题，以人性为中心，按人的基本状况来进行管理的一种普通管理模式。综合档案馆在进行人本管理时应采取以下措施：

1．让档案工作者明确自身在馆中的价值

树立档案工作者的主人翁责任感，明确其所处岗位的重要性，对本职工作的职责、权利有所了解，勇于承担责任，面对挑战，按照相关要求完成本岗位的工作目标，并配合好下一步的工作，正确处理、解决工作中出现的问题。

2．让档案工作者主动进行自我鉴定

档案工作者的自我鉴定主要是指档案工作者根据各岗位的目标对其所完成工作进行鉴定，肯定其对档案工作做出的贡献，让档案工作者在完成任务与目标的同时，获得成就感，激发继续工作的热情与斗志，同时也是档案工作者发现不足并予以改进的有效措施。

3．加强档案工作者的自我修养

自我工作意识、服务意识的提高，要比强加的责任更有成效，特别是在信息技术快速发展的今天，科技进步日新月异，单凭某一领导或组织去发现新动力是远远不够的，培养档案工作者自主思考、领悟的能力，调动全员工作的积极性，才能适应不断变化的环境。

（四）过程方法

过程方法是将输入转化为输出的活动，是将相关的资源作为过程进行管理的活动。档案工作从接收直至利用的每一个环节都可以视为一个过程，采用过程方法进行管理，可以确保每个过程都按照最终目标组织运作，达到预期的结果。

1．必须从增值的角度考虑过程方法

增值的活动可以是有形的，也可以是无形的，实现档案工作质量管理的增值活动，是基于对每项工作环节遵循相应的准则与方法进行有效的管理，为用户提供超过其期望的服务。采用过程的方法，降低工作中的成本、减少失误、控制偏差、缩短工作时间、优化工作流程，确保过程间的协调运作、实现资源的高效利用，为持续改进提供动态的循环过程，进而使档案馆的整体工作处于不断循环上升的过程，每一次的循环都是一次增值活动，为档案用户提供符合需求的服务。

2．将档案管理的所有活动及相关资源视为过程进行管理

档案质量管理工作由用户需求分析、立卷归档、收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、过程监控、反馈、持续改进十二个环节组成，每一个环节都视为一个过程，每一个过程的输出都是下一个过程的输入，也可以是多个过程的输入，将这十二个环节视为一个整体的环节，不断循环，以达到预期的目标。档案工作的十二个过程体现了质量管理的四大基本要素，以顾客的要求为输入，顾客满意度为输出，同时也要将各种资源纳入到过程控制中，包括人员、方法、设施、环境等。

（五）管理的系统方法

质量管理体系是由相互关联的过程链形成的过程网体系，综合档案馆本身就是一个庞大的系统，各个部门都是它的子系统，各个科室又是下一层次的子系统，直至每一位馆员也是系统构成的一个部分，各系统之间相互制约、相互影响。利用系统的方法实施管理，以提高档案馆工作的整体效率。

1．确定分析系统内各个过程的运行状态

系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成具有特定功能的有机整体，过程可以说是系统的基础，每一个过程的运行状态都对整体的系统运作产生一定的影响，这种影响可以是积极的，也可以是消极的。在系统运行过程中，确保每个过程都处于良性运行状态，为综合档案馆的发展产生积极的影响，是综合档案馆系统功能发挥的前提和保证。

2．识别与控制各过程之间的“接口”

档案工作的每一个过程都不是独立存在的，档案工作质量的形成依靠每个过程的有效实施，每一个过程都有各自要实现的目标，且这些目标都是以满足用户为宗旨的。过程与过程之间的对接是保证系统运行的重要节点，控制、协调档案质量管理各过程的运行，使之有效的运行，减少制约，加强合作，实现综合档案馆质量管理的终极目标。

（六）持续改进

持续改进是综合档案馆发展的永恒不变的目标。社会环境的不断变化、用户需求的更新与提高是持续改进的内在动力，持续改进的核心是提高综合档案馆质量管理的有效性和效率，提升综合档案馆的竞争力、迎接外界挑战。

1．将持续改进作为一种制度加以强化

持续改进不是一蹴而就的，是一项长期的工作，测量、分析、改进不断循环的过程。培养档案工作者持续改进意识，对档案工作者进行持续改进方法的培训，将持续改进纳入到日常工作中，不断深化理解，提高档案工作质量。每一次循环改进都有一个设定的目标，满足档案用户的需求，每一次改进都向着更好的方向发展，始终坚持不懈地贯彻持续改进，使综合档案馆处于不断发展和完善的进程中，提高档案馆的应变能力，提升档案工作者的整体意识。

2．将各类评价结果纳入到持续改进的范围

持续改进是每个过程、每个系统都需不断坚持的，因此，每一个过程的测评、每一个阶段性的测评都是持续改进的动力。基于档案馆总体的质量方针与质量目标，通过对内部审核、用户满意度测量、第三方审核结论等相关数据进行客观的分析与评定，并将测评的结果纳入到持续改进的范围内，这些结论是反映质量管理体系运行状况的直观结论，是持续改进工作最准确的数据支撑。

（七）基于事实的决策方法

有效的决策建立在数据和信息分析的基础上。决策贯穿于综合档案馆质量管理体系的始终，依靠决策才能持续改进每个过程的业绩。可以说，没有客观的、基于事实的决策，质量管理体系很难取得有效的管理，最终的目标也难以实现。

1．确保信息、数据来源可靠

在信息收集、整理的过程中，要保证相关信息、数据来源、获悉渠道、接收方式准确无误。决策是以所采集的信息、数据为依据的，弄虚作假的信息、数据将会阻碍系统的正常运行，因此，务必要保证所采集的信息、数据源于基层工作及真实的工作记录。

2．确保分析方法正确

对采集到的信息进行科学的统计技术分析，确保其分析结果的精确性，为改进提供凭证。科学的统计技术可以通过测量、分析、调查、取证等方法对相关信息、数据进行处理，寻找需改进的方面，防止决策失误。

3．基于事实的分析

基于事实的分析，要求避免主观的直觉判断与经验判读。客观的证据是支持综合档案馆质量管理体系运行的真实性数据，完全依靠经验或直觉得来的数据往往带有浓郁的主观色彩，比较片面，难以准确地说明体系在运行过程中所出现的不利因素，不利于体系的检验与改进。

（八）与供方的互利关系

综合档案馆最关键的供方是同级党政机关，是案卷的来源，也是资金的来源，与其他组织不同的是综合档案馆与其供方是隶属关系，二者虽然有互利的关系，却存在着领导与被领导的关系。其次是相关设备的投入方。在综合档案馆在与关键供方建立互利关系时要处理好以下关系：

1．权衡眼前利益与长远利益

立档单位形成的案卷是档案质量的关键，综合档案馆不能脱离各级政府而存在，同时，党政机关也是为人民服务的部门，其服务理念同样是满足用户需求，这与综合档案馆的质量管理目标是一脉相承的。文书部门与档案部门相互扶持，案卷质量的不高将严重阻碍综合档案馆质量目标的实现，因此，在收集案卷的过程中，正确处理与同级政府之间的关系，深入指导立档单位进行规范化的立卷归档工作，建立长期的互利共赢的工作机制。

2．与供方建立合作基础上的互利

与供方部门所要建立的互利关系，首先是合作，只要有效的分工协作，才能保证互利。建立有效的沟通渠道，进行透明地、开放式地交流，与同级党政机关共同理解用户的需求与期望，肯定党政机关在管理与控制过程中做出的贡献，共享成果，增强双方共同创造价值的能力，密切合作，实现成本最优化，共同取得档案用户的满意。同时关注同级党政机关的状况，为其便民服务提供帮助，增强党政机关提供高质量案卷的积极性，以达到互利的效果。

综上所述，综合档案馆具备建立与实施ISO9000标准所描述的三大基本要素，ISO9000标准适用于综合档案馆。同时有效运用八项质量管理原则，以用户为关注点、加强领导在组织中的作用、倡导全员参与、采用过程方法与系统方法、以事实为决策方法，坚持持续改进，是建立“公平、公开、公正、透明”的档案馆服务模式的最佳途径。

注释：

*本文为黑龙江大学学生学术科技创新项目(项目编号：20110282)阶段性研究成果之一.

①GB/T19001-2008/ISO9001:2008质量管理体系要求[S].北京:中国国家标准化管理委员会,2008:1.2条款.

②中华人民共和国档案法.北京:中华人民共和国主席令（第七十一号）,1996:第八条.

第8篇：工程合同管理方案范文

关键词：电力工程档案；措施；管理

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）24-0220-02

在国家“西部大开发”的优势环境下，地区经济快速发展电网建设突飞猛进，电网架结构日趋坚强，在电网飞速发展的同时，需要其他基础的工作与时俱进。但电力档案默默无闻的弊端不断显现，与档案管理的及时性、完整性和准确性要求相矛盾。

一、现象

1.工程档案归档方面。档案管理人员需从工程计划、立项、合同的签订、可行性研究、选址、地质勘察、环境评估、开工、施工等方面的全面参与，才能收集到齐全资料及时归档，但往往在此项工作上存在缺陷。

2.档案资料完整方面。工程档案涉及面广、数量巨大，环环相扣，任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递、移交，最终到达档案人员手上就已缺乏，造成资料齐全完整方面的缺陷。

3.对工程档案重要性方面。项目建设中存在 “重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄。认为工程档案是单位档案主管部门的事，与己无关；有的认为建设工程“合同、图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂； 甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。导致思想上的缺陷

4.工程档案管理责任制落实方面。虽然电力建设制度目前不断健全完善，有制度可查，但电力工程档案缺乏有效的管理制度的落实，“推诿扯皮”的现象存在。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的原因之一。

5.工作量与工作人员匮乏的矛盾方面。随着用电负荷不断整张，每年都有大量的工程新建、改造、扩建项目，而企业定编、定员工作的推进，各环节的人力资源都在优化减少。设计人员不足影响设计质量，极易造成准确性偏差； 施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求； 建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档。

二、措施

1.提高对工程档案重要性认识。电力工程档案是电力系统档案管理的重要组成部分，是电力建设与改造活动中形成的。它既是电力工程建设的真实记录，也是整个电力档案的重要组成部分，既为电力的建设、维修、治理、改扩建服务，又为电力的经济建设和电力事业的不断发展服务。因此，完整、准确、及时的电力工程档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。所有涉及工程管理过程的人员都应给予充分认识和高度重视，并从以下三个方面提高。提高各级领导的认识。无论是规划、设计还是施工、建设单位的领导，都应从推动电力经济可持续发展的高度对待电力工程档案管理工作。各级领导要在布置工程任务的同时布置工程档案管理工作。提高工程全过程参与人员的认识。电力工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设等多个单位多个环节，工程项目管理过程形成不同的过程管理档案资料，这要靠工程参与者精心收集与整理，否则极易发生档案资料流失。提高档案管理人员的认识。电力工程档案能否长久保存，能否真正为电力企业长远发展提供服务，很大程度上取决于档案管理人员的工作态度和管理效果。做好工程档案管理是档案管理人员义不容辞的责任。

2.建立健全工程档案收集工作制度。将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去，每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统；建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究； 实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

3.加强档案管理人员职业道德教育。档案管理人员是企业的一员，企业兴衰与成败涉及每个成员的根本利益。要教育档案人员只有爱岗敬业、默默奉献，才能做好档案管理工作，才能让档案真正为企业发展服务。要培养档案人员吃苦耐劳、乐于为基层服务的精神，增强其工作责任感和使命感，让他们从思想认识上真正热爱档案工作。

4.加强档案管理人员的学习与培训。随着档案工作涉及的面越来越广，社会关注程度越来越高，工作的要求也越来越严，难度越来越大，对档案员素质要求也越来越高。通过学习与培训，不断提高档案管理人员的综合素质，不断提高其解决实际问题的能力。总之，面对目前档案部门知识老化、新技术知识贫乏的状况，加强现有档案员队伍建设，培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍，是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，也是提高档案管理水平，实现档案事业跨越发展的关键。

三、实施过程二交底、三控制

工程项目立项后，建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底，交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求。做到前端控制。

工程项目开工前，建单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底，档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，保证其真实可靠。认真做好工程中期控制。

档案管理部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节，实现终端控制。

总之，档案管理部门深入参建单位，对不符合归档要求的文件提出意见，督促整改完成，形成闭环。在业务指导上，档案专职人员跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在过程中。即，档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要各部门、不同专业通力配合才能达到满意效果。通过提高素质、强化意识，相信在今后不断实践的基础上，针对电力工程档案管理中不断出现的新问题，不断改进管理的方式方法后一定会出现辉煌。档案的信息价值作用得到充分发挥后经济效益更辉煌。

第9篇：工程合同管理方案范文

超前控制管理的具体做法就是将工程的实施过程分为若干阶段，按阶段进行工程档案的收集和整理。对工程档案进行超前控制管理有利于对工程初期阶段形成的档案资料进行保管保护，可有效避免工程竣工后突击补充整理档案资料，保证了工程档案完整率、准确率和归档率指标的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下几方面内容：

1.1明确职责，考核措施到位

工程项目档案是工程整体建设中的重要组成部分，而从目前工程档案管理现状来看，不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，认为工程管理部门只负责工程的建设，至于工程档案则是档案部门的职责。因此，工程管理部门与档案部门在工程档案管理过程中的职责必须要明确。工程管理部门负责工程档案收集和整理工作，对设计、施工、监理单位移交的工程档案进行审查和交接，工程竣工后3个月内，将整理好的工程档案向档案部门移交。档案部门负责对工程档案的收集和整理进行监督和指导，按照工程节点计划对工程档案进行阶段性审查，工程竣工后，对工程管理部门移交的工程档案进行审查接收。明确工程管理部门与档案部门的职责并纳入绩效考核指标，层层加以落实严格考核，是实现超前控制管理的前提条件，也是提高工程档案管理水平的重要保证。

1.2完善管理流程，推进工程档案管理规范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷径，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程档案管理流程时，要把握好以下几个关键环节：

①工程立项后，工程管理部门应及时告知档案部门，并将工程节点计划报档案部门。工程管理部门掌握工程立项和计划下达情况，而档案部门往往是在项目即将竣工时才知道项目的存在，致使档案部门无法在工程实施过程中介入档案的收集整理工作，超前控制管理更无从谈起。只有掌握了工程的立项和节点情况，档案部门才能按工程实施阶段对档案的收集和整理进行监督和指导，从而实现超前控制管理。

②工程管理部门在与工程的设计、施工、监理等单位签订合同时，应就工程档案的移交时间、移交范围、质量要求和违约赔偿等事项作出约定。近几年，电力企业积极推行依法治企，企业依法经营、依法管理的水平有所提高，基建工程中各类合同的签订都趋于规范化，但就合同内容而言，缺乏对工程档案方面的约定，使工程档案的收集和整理失去了法律上的保障。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)总则第二款规定：在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的质量、归档责任。因此，工程管理部门在签订合同时，明确要预留部分资金，对及时移交完整、系统、准确档案的施工单位或部门，应由档案部门在验收表上签署结论和意见，由财务部门进行决算，否则将预留资金留下作为文件材料整理、归档费用，以督促承建单位重视档案并充分发挥档案的法律价值和经济价值。这一环节在工程前期阶段就为工程档案的收集和整理打下基础，是实现超前控制的有力保障。

③工程管理部门设置专(兼)职工程资料管理人员(资料员)，随着工程的进度对工程资料进行预归档。档案部门按照工程项目的实施阶段和节点计划组织工程档案阶段性审查，对工程在某实施阶段中形成的档案的齐全性、完整性、准确性和是否按时收集整理的情况进行了解和指导，出具审查报告，如需整改的要规定整改期限。对工程档案进行阶段性审查是超前控制管理的具体体现，也是超前控制管理的关键环节。按照工程进度，可将工程大致分为前期阶段、施工阶段和竣工投产阶段，每一阶段结束后，档案部门应对该阶段产生档案资料的齐全完整和准确度等进行审查，及时掌握工程档案收集和整理情况，起到督促和指导作用。

1.3加强过程控制，力求档案收集的完整性和准确性

在档案的收集过程中，无论是工程管理人员还是档案人员都会遇到一个同样的问题，即归档资料的界定。按档案管理要求，应建立项目档案技术交底制度，要求施工人员注意文件的形成与积累，是保证建设项目原始记录真实、可靠，保证文件形成质量的措施。档案交底应包括两方面内容：

①档案部门参加各项工程交底工作，了解工程建设的程序和文件形成的内容，做到主动管理。

②档案人员采取培训和会议形式，对各参建单位人员进行档案管理交底，目的是使施工人员提高档案收集意识，让他们了解文件形成过程应注意事项、文件材料收集、归档范围、质量要求，配合档案人员做好工作。因此，建立档案技术交底制度，使其标准化、实用化，更好地服务于档案的超前控制管理。

1.4加强沟通，促进部门之间团结协作

档案人员要与工程管理、技术人员密切配合，工程项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，所以做好项目档案管理不只是档案人员的工作，可以说，一组完整、准确、系统的项目档案，是参与工程建设各单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们的手中，他们也是今后利用档案的主体，档案人员要利用一切机会，对工程技术人员宣传档案工作的作用和意义，讲解档案归档的要求和目的，以取得工程技术人员对档案收集管理工作的支持和配合；并利用库存的工程档案撰写编研材料、专题目录等，使利用者感受到档案管理带来的方便快捷。只有通力合作，才能实现超前控制，进而促进工程档案管理水平的提升。

2结语