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档案保护技术论文精选(九篇)

档案保护技术论文

第1篇:档案保护技术论文范文

关键词:电子档案;档案保护;管理

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2015)005-000-02

我国的电子档案保护技术经过20年发展逐渐稳定、成熟,为了全面了解几十年以来电子档案保护技术领域的研究情况,笔者对1994-2013年间发表在中国知网核心期刊上的有关电子档案保护技术研究论文进行统计与分析,以期对我国电子档案保护技术研究现状有一宏观了解,为进一步深入研究提供借鉴和思考。

一、数据来源

电子档案保护技术学是探索数字信息的完整,安全、可靠的技术手段和法规体系的学科,其目的是保持数字信息的真实性、可靠性和长期可读性。某学科(或专业、或专题)的核心期刊,是指该学科所涉及的期刊中,刊载论文较多(信息量较大的),论文学术水平较高的,并能反映本学科最新研究成果及本学科前沿研究状况和发展趋势的,较受学科读者重视的期刊。对于整个期刊出版业来说,核心期刊具有示范作用。研究核心期刊对于发展科学事业、推动科学研究具有重要意义。本文选取1994-2013年间发表在中国知网中文核心期刊,按核心期刊表分类的中文核心期刊涉及到档案事业类的有9种核心期刊,即《档案学通讯》、《档案学研究》、《兰台世界》、《山西档案》、《档案管理》、《中国档案》、《北京档案》、《档案与建设》、《浙江档案》;以及涉及到非档案事业类的其他10种核心期刊,即《档案》、《湖北档案》、《计算机工程与设计》、《农机化研究》、《山西财经大学学报》、《水利水电技术》、《思想战线》、《四川档案》、《现代图书情报技术》、《中国市场》上的有关电子档案保护技术研究论文进行统计与分析,借助电子查询,通过中国学术期刊网(CNKI),以主题为检索方式,以“电子档案”、“保护”、“修复”为主要检索词,精确匹配,统计了1994-2013年中国知网的19种核心刊物上的电子档案保护技术研究论文,这些论文是本文分析的依据。近二十年来,中国知网19种核心期刊共发表电子档案保护技术研究学术论文108篇。

二、统计分析

1.研究发展历程分析

1994-2013年20年期间电子档案保护技术研究论文的逐年统计结果表明,年度论文数有较大的波动,见图1。波动曲线大致可划分为3个阶段,表明了这一阶段我国电子档案保护技术的发展历程[1]。

第一阶段:从1994到1996年,电子档案保护技术作为一门学科在我国酝酿和产生,是学科发展的起步阶段。在这一阶段,除《湖北档案》外,其它核心期刊尚未涉及电子档案保护或者电子档案修复相关研究,包括电子档案保护技术在内的档案保护技术研究队伍也很小,因此,电子档案保护技术研究论文为数不多。

第二阶段:从1997年至2002年。电子档案保护技术研究在经过90年代中的低谷期后,步入了平稳发展阶段。图1表明,自1997年始,相关核心期刊刊载的电子档案保护技术论文持续增多,在这一阶段,年均3.5篇。这表明,1997年后的电子档案保护技术研究已明显超过90年代中的研究力度,呈现出一种平稳的发展态势。

第三阶段:从2003年初到2013年底,电子档案保护技术研究在第二阶段的研究水平的基础上发展。电子档案保护技术研究出现了前所未有的发展态势,并在2012年形成了一个高峰。图1的曲线表明,从2003年到2013年底,电子档案保护技术研究论文一直持续稳定地增长,在近几年达到了顶峰。统计表明,从2003年到2013年,年均7.8篇,比前一阶段年均增加论文4.3篇,是电子档案保护技术研究的繁荣时期,近几年电子档案保护技术学研究达到了高潮。

2.核心作者分析

从本文统计的108篇论文的作者组成来看,在近20年的发展过程中,我国电子档案保护技术研究逐渐形成了一支由大学教师、档案局档案保护工作者、研究所档案科研人员等组成的研究力量。几十年以来,电子档案保护技术研究之所以硕果累累,与他们的辛勤耕耘密不可分。在这个不断壮大的研究队伍中,以辽宁大学和福建师范大学为代表的学术骨干是这个队伍的核心,组成了电子档案保护技术研究的核心作者群。统计表明,核心作者人均发表在核心期刊上论文数为2.7篇,最高达6篇。

3.来源期刊分析

由统计数据进行分析可知:

第一,在20种中国知网核心期刊中,总体看来,只有《北京档案》和《档案学通讯》两种期刊20年中刊载电子档案保护技术论文数量基本稳定,没有出现“0”发文现象。这表明,电子档案保护技术研究尚未趋于常态化、理性化,也从侧面反映出电子档案保护技术研究队伍的不稳定性。

第二,《兰台世界》、《档案学通讯》、《档案管理》与《档案学研究》4种期刊刊载电子档案保护技术研究论文数量居多,这些期刊学术研究性和理论性较强,对电子档案保护技术较为关注。

第三,从年度论文数量分布来看,《档案与建设》、《兰台世界》、《农机化研究》、《山西财经大学学报》、《山西档案》、《浙江档案》、《中国档案》自1998年以后发表数量逐渐增加,可能与这些期刊对电子档案保护类论文的重视不无关系。

第四,《档案学通讯》、《档案学研究》、《计算机工程与设计》、《水利水电技术》、《思想战线》、《四川档案》、《现代图书情报技术》、《中国市场》8种期刊近二十年在电子档案保护技术发文量上均稳中有减。分析其原因,由于经过几十年的研究探索,传统的档案保护技术研究已经较为成熟,而数字环境下电子文件的保护研究工作对于保护技术学者来说还是个巨大挑战,处于潜心研究阶段,因此公开数量暂时略有减少[2]。

4.论文内容分析

依据搜索到的1994-2013年期间电子档案保护技术研究所包含内容范围,及现有电子档案保护技术学科结构,我们把108篇论文分为九大类,按年度进行相关统计。

从研究内容来看,在1994-2013年期间,电子档案保护技术研究的内容十分丰富,研究领域在不断拓展,不仅涉及到前人的研究、信息的安全保护措施相关内容,而且还更多关注了档案保护技术发展、电子文件的安全、长期存储、电子文件的载体、电子文件与纸质档案保护的比较、数字化技术保护等问题。但是,电子档案保护技术的研究在不同时期所体现出的侧重点有所差别,例如在2009-2013年,虽然论文发文总量有所增多,但是在电子档案长期存储方面,发文数量却减少,这体现出电子档案保护技术研究内容理论与实践的紧密结合,也从侧面折射出电子档案保护技术学是一门与社会实践相伴互动的学科[3]。

从研究类别来看,电子文件保护的综述、信息的安全保护措施、电子文件的安全和档案保护技术发展等方面的研究是1994-2013年期间关注较多的内容。例如,电子文件保护的综述方面36篇,占到总1994-2013年期间总发文量的近33.3%,档案保护技术发展方面19篇,占1994-2013年期间总发文量的17.6%。

从研究热点看,信息的安全保护措施、电子文件的安全成为近年来档案保护技术研究的热点。之所以成为热点,是因为随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展,人们在工作、学习和生活中更多地使用和保存电子文件,电子文件、电子档案也成为档案保护技术的重要对象,但鉴于电子文件的安全性不足和法律地位尚待明确,电子文件的安全性保护必然成为档案保护技术研究和电子文件研究人员共同关注的热点。

三、总结与思考

尽管我国的电子档案保护技术研究在20世纪90年代至今发展的头二十年内硕果累累,但是仔细分析却也仍然存在诸多这样或那样的问题,比如说对国外电子档案保护技术理论和技术的吸收不多、与国际电子档案保护界接轨缓慢、重复性研究成果较多、科学研究成果真正应用于实践的较少、专业分工程度不高、电子档案保护理论研究基础薄弱、研究深度不够等等。这是不可忽视的,需要进一步加强研究。可以说,这些问题解决的程度直接关系到21世纪今后的电子档案保护技术研究的方向和发展的水平。在上述论文统计分析的基础上,我们提出以下未来电子档案保护技术研究发展的几个方向,旨在分享、交流,共同促进电子档案保护技术研究的向前发展。

第一,深化现有研究。电子档案保护技术研究是一个深化、持续的过程。在未来,电子档案保护技术研究应在现有研究基础上,不断深化和拓展研究领域。如在电子档案制成材料耐久性上方面不断创新、研制更加有利于延长电子档案寿命的材料,针对材料性质采取更加科学有效的防治措施;在电子档案保护技术管理研究方面,更加突出非技术因素的作用。

第二,数字档案及电子文件(电子档案)备份中心建设。档案数字化及数字档案的网络化应用已经成为网络时代服务的新模式,也是保护珍贵档案原件的根本措施,包括数字信息档案内容的真实可靠性保护、数字信息档案长期可存取性保护和数字信息档案载体保护三个方面。

在未来,数字化技术与存储解决方案及数字信息档案长期安全保存策略研究应从实用性、操作性角度出发,注重探索数字信息档案的长期安全保存的管理措施和技术手段。如以档案数字化实际业务管理系统为原型,研究档案的数字化方法与技术,提出较为通用的档案的数字化加工解决方案。

第三,电子档案安全体系建设。信息技术在档案管理中的广泛应用,一方面提高了档案工作的效率,扩大了档案的社会影响力;另一方面也对档案工作提出了新的要求,例如存储介质的不稳定、技术过时、黑客入侵、电脑病毒破坏等都使得电子档案信息的安全保护面临着前所未有的挑战。在未来,应注重分析电子文件的安全性,并研究建立电子档案信息安全评价指标体系。如针对电子文件移交的安全应用需求,应用可信网络、数字版权保护、版式文件、全程加密、打印控制和电子印章与数字水印等技术,解决电子文件利用中的惟一性、真实性、完整性、安全性、防扩散和防复制等问题。

参考文献:

[1]周耀林.对1949~2000年我国档案保护技术研究论文的统计分析[J].档案学研究,2002,04:33-37+43-44.

[2]张艳欣.2000―2009年档案保护技术研究论文统计分析[J].档案学研究,2010,06:48-51.

第2篇:档案保护技术论文范文

Keywords:Archives safety system; Archives conservation; Disaster management; Risk management; Information security

1 引言

2010年以?恚?从档案安全体系建设的提出到《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《关于进一步加强档案安全工作的意见》等文件的出台说明:档案安全体系建设已成为档案事业发展战略中不可或缺的一部分,得到了党和国家的充分肯定,一个全方位、多角度、深层次的档案安全体系建设“顶层设计”已经形成。反思我国档案安全体系建设快速推进的深层次原因,离不开学界多年来对档案安全问题的不断研究。从最初对档案安全保管、档案安全保护的研究到如今从档案安全体系的层面展开对各类档案安全问题的系统研究,档案界人士充分汲取相关学科的思想源流,并将其融入档案安全问题的研究当中,取得了重大进展。时至今日,我国档案安全领域已经积累了大量的研究成果。但值得注意的是,当前研究当中缺乏对档案安全体系理论的系统归纳和科学提炼。因此,厘清档案安全体系研究的理论源泉,对于促进档案安全体系的深入研究,以及具有中国特色的档案安全理论体系的形成意义重大。

2 档案安全体系研究的主要理论阐释

2.1 档案保护与档案管理理论。形成于20世纪60年代的档案保护技术学是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法的一门学科,它的任务是最大限度地延长档案的寿命。档案安全的理论最初就体现在档案保护之中。几十年的发展历程中,档案保护研究逐渐从各个层面展开,尤其是在信息技术的推动下,学界不仅对档案保护技术学科赖以存在与发展的知识基础和理论框架进行了全面的总结和梳理,还将目光转移到新材料、新技术、新设备的研究当中。我国档案保护技术学所形成的核心思想和理论方法,是以纸质档案为核心构建起来的知识体系,例如档案修复技术方法、档案馆建筑与设备、档案害虫与微生物的防治等,它们在我国传统档案保护工作以及“国家重点档案抢救与保护”工作中扮演着重要的理论角色。然而,随着数字时代的到来,档案保护的范围逐渐拓展到电子文件(档案)的安全保护、备份与长期保存等领域,而这些领域同样也是档案安全体系建设中的核心内容之一。档案安全体系建设下,档案安全保护是档案安全体系建设的重要组成[1]。总之,在档案安全体系理论建构当中,档案保护领域的理论方法不可或缺。

档案管理理论是围绕档案收集、整理等工作流程形成的一整套理论、原则和方法。科学的档案管理对于维护档案的完整与安全意义重大。从这个角度看,档案安全体系理论的构建离不开档案管理理论的指导。首先,要确保电子文件的安全,除了探讨电子文件信息的安全保密技术与方法外,电子文件的归档、电子文件的长期保存同样是档案安全体系建设中需要关注的重大问题。一方面,电子邮件、政府网站、政务新媒体等新型“文件”的出现,如何确定归档范围,如何鉴定其价值、划定保管期限,如何完整捕获文件内容及其结构和元数据信息都是值得研究的问题。另一方面,电子文件的长期保存和维护,尤其是新型电子文件的长期保存策略方法也是需要涉足的重要问题。其次,从文件生命周期的角度来看,文件(电子文件)从形成到销毁或永久保存的整个周期都存在安全问题,因此,对文件整个生命周期进行安全管理,既要防止重要文件由于没有归档或归档信息不完整造成的丢失,也要防止保管当中的篡改、泄密,以及注意防火、防盗等,当然,还有利用过程的原件保护、信息保密、隐私保护甚至销毁阶段的安全等。

2.2 风险社会理论。德国著名的社会学家乌尔里希?贝克在1986年出版的《风险社会》一书中,首次提出了“风险社会”的理论命题。此后,英国学者斯科特?拉什、安东尼?吉登斯、沃特?阿赫特贝格等人对风险的概念、风险社会理论进行了进一步探讨。风险社会理论对风险、风险社会进行了完整描述,对如何规避和应对风险作了阐释,是开展风险管理的理论与思想源泉。风险社会理论提出之后,风险的经济学、心理学、政治学、文化学等多维度视角也为关注风险社会问题提供了多种理论分析路径。此外,风险社会背景下,风险社会理论已经对政府管理、企业管理、社会治理等领域产生显著影响,基于风险社会视角展开的安全问题研究层出不穷。

对于档案界而言,对档案安全问题的认识通常有两种视角:一是从档案的存在形态、固有特性以及档案保管的场所、方式、管理体制、运行机制等方面着手,力图从内部发现档案安全风险因素;二是从档案安全所面临的外在环境,包括各种自然灾害以及政治、经济和社会等方面着手,力图从外部分析档案安全风险因素。风险社会理论为理解和思考档案安全体系建设面临的诸多问题提供了一个重要的理论视角,为档案安全风险的防范、规避与管理提供重要思路。

总之,探索风险社会理论对档案安全问题研究的理论价值和现实意义,对认识现阶段我国面临的档案安全问题提供理论借鉴。从风险社会理论视角切入对档案安全体系建设进行透视和反思,剖析产生安全问题的深层原因,这对于档案界树立风险意识、培育风险文化有导向作用。此外,有利于档案机构明确风险社会中档案安全的责任担当,从宏观和微观的双重视角展开,树立“大安全观”,建立安全防范机制、制定安全应对策略与相应的政策引导和制度保障机制。

2.3 风险管理理论。风险具有不确定性与客观存在性,它由潜在的损失、损失的大小、潜在损失发生的不确定性三种因素构成。为了避免事件发生的不良后果,减少事件造成的各种损失,即降低风险成本,人们引用管理科学的原理和方法来规避风险,于是风险管理(risk management)便应运而生。

风险管理是一种有目的的管理活动,常被视为一种保险,一个缓解不确定性的缓冲区,最终目标是以最小的成本获取最大的安全保障。因此,在进行风险管理的时候,管理主体通常致力于通过风险的识别、评估等一系列流程?矸治瞿谕獠看嬖诘姆缦找蛩兀?并制定一系列方案、措施来应对风险,以达到风险管理的目标。目前,风险管理理论已经在企业管理、工程项目管理、医疗护理管理等领域得到了极其深入的应用与理论拓展,并逐步运用到政府管理、信息管理、IT项目管理、自然灾害管理等领域中。

2000年,王健等人翻译了戴维?比尔曼的著作《电子证据――当代机构文件管理战略》,比尔曼认为,在电子文件管理中应导入风险概念,进行风险管理。之后,电子文件的风险管理开始引起国内学者的关注,其中中国人民大学的“电子政务系统中文件管理风险防范与对策研究”课题组进行了系统研究,探索了电子文件管理风险及其产生原因[2][3]、电子文件风险管理的必要性和可行性[4]、电子文件的风险管理流程与方法等[5][6],并于2008年出版了专著《电子文件风险管理》。

总的来说,在文件与档案管理当中引入风险管理理论是十分必要且可行的[7],在数字时代,文件与档案管理活动中面临的风险越来越多,这些风险不仅出现在收集阶段,还出现在整理、利用等各个阶段,尤其是档案信息化(数字化)建设阶段[8]以及档案数字化项目外包当中[9]。在文件与档案管理中引入风险管理理论,已成为我国档案安全管理的重要思想。

2.4 灾害管理理论。灾害是由自然原因、人为原因或两者兼而有之的原因而形成的、发生于自然界的或突发或缓慢发生的能给人类造成各种损害的事件。灾害与防灾、减灾是人类生存与可持续发展所面临的永恒主题。因此,灾害管理(disaster management)逐渐成为应对灾害的重要活动,它通过对灾害的研究、预测、减灾措施实施和灾后恢复等活动,以预防灾害的发生或减少灾害造成的损失。现代灾害管理理论主要有危机管理理论、风险管理理论和GCSP 管理理论。危机管理理论侧重于灾害的防治,风险管理理论更侧重于灾害预防,GCSP管理理论则是综合危机管理和风险管理理论,侧重于灾害的管理方法。

我国自然灾害频繁,档案面临着各种潜在的威胁。国家档案局对自然灾害的防治非常重视,每年都要专门发文强调汛期档案安全,此外还出台了《档案馆防治灾害工作指南》,其目的就在于进一步强化档案工作者的灾难风险意识和防范意识,为各级档案馆和档案工作者在制定灾害管理政策和战略过程中提供必要指导,以便进一步增强档案馆抵御各种灾害的能力,确保档案的安全保管和妥善处置,把各种灾害对档案馆的影响减少到最低程度[10]。针对档案以及档案馆所面临的灾害威胁,灾害管理领域的理论方法(诸如灾害恢复、灾害风险评估、灾害损失预测与评估、灾害分类与等级划分、防灾减灾对策、灾害应急管理、灾害风险管理、灾害危机管理等)对档案安全管理有重要参考借鉴价值。因此,近些年来,有学者对档案灾害预警机制[11]、档案部门灾害事件应急准备能力[12]、档案灾害管理体系[13]、档案防灾减灾体系建设[14]、数字档案灾害[15]等问题进行了探索,还有学者对“档案灾害学”进行了深入研究[16][17]。

2.5 信息安全理论。信息安全是信息时代永恒的需求。可以说信息安全是信息的影子,哪里有信息哪里就存在信息安全问题。当前,信息科学技术空前繁荣,可危害信息安全的事件也不断发生,敌对势力的破坏、恶意软件的入侵、黑客攻击、利用计算机犯罪等,对信息安全构成了极大威胁,信息安全的形势是严峻的。信息安全已成为影响国家安全、社会稳定和经济发展的决定性因素之一。一般而言,信息安全主要包括设备安全、数据安全、内容安全和行为安全4个层面的内容,而信息安全学科就是研究信息获取、信息存储、信息传输和信息处理领域中如何保障这四个层面安全问题的一门新兴学科。在信息安全理论当中,技术被认为是信息安全保障最重要的手段,在发展过程中出现了数字水印技术、网络防火墙技术、入侵检测技术、访问控制技术、信息加密技术、可信计算技术、RFID技术等安全保护技术。

进入21世纪以来,档案信息安全受到了高度重视。学者们纷纷针对档案信息安全的因素以及档案信息安全管理存在的问题,从技术、管理以及保障体系等层面阐述应对策略。研究中不难发现,档案信息安全研究不能脱离信息安全领域的理论与技术方法的指导,信息安全领域的诸如网络安全机制、隐私保护、设备安全、信息系统安全、信息安全风险评估、信息安全技术、PKI安全认证体系、可信计算技术等理念、技术和方法对档案信息安全研究有重要参考价值。

2.6 安全文化与管理理论。安全问题是伴随人类的出现而产生的,防御灾害、事件和保障安全是人类生存和发展的基本需求之一。安全科学的研究对象就是与“天灾”和“人祸”相关的安全问题。“天灾”包括地震、台风、洪水、旱灾等。“人祸”就包括战争、环境破坏、恐怖活动、网络黑客事件、大面积停电、交通事故、公共安全等。安全科学的基本任务是揭示安全现象中的安全规律,安全科学原理就是安全规律的核心内容。这些原理当中:安全文化原理、安全伦理原理、安全教育原理、安全法律法规原理等社会科学方面的原理对于档案安全体系建设以及档案安全观的形成研究颇有参考价值。此外,从安全管理的层面来看,安全生产管理当中的一些经验教训、体制机制以及管理理念、管理策略方法等同样可以作为档案安全管理的参考。

第3篇:档案保护技术论文范文

一、从知识产权的法律特征上看

著作权是知识产权的重要组成部分,从知识产权所保护的客体来看,著作权法所保护的档案范围应当具备五个前提:

(一)私有性、权利主体确定性。知识产权本质上虽是一种具有社会性质的产品,具有“公共物品”属性,但基于法律安排而成为具体、特定的私人权利对象,尤其在市场经济条件下,知识产权要进入市场交易环节,必须满足一个前提,即具有私人物品属性,并且知识产权的权利主体必须是可以确认的。如创作者、发明创造的发明人或设计人、商品的特定生产者或经销者或服务的提供者。由此可以得出受著作权法保护的档案也应具有私有性及权利主体的确定性。这里称的权利主体应该包括所有权人与著作权人两大类。由于所有权与著作权有时是分离的,档案实体的所有权和著作权是两个不同的概念,包含不同的内容,如档案的创作者也就是档案的最初所有权者以合同、捐赠或是继承遗赠的方式转移档案所有权时,档案的著作权并不发生转移,当然有关著作权的财产权如复印权、展览权、信息网络传播权等是可以转移的,而有关人格权如发表权、署名权、修改权、保护作品完整权却不在转移之内。因此档案的私有性、权利主体性是判断著作权法保护档案范围的首要前提。

(二)开放性。对著作权的侵犯并不表现为对财产的直接侵占,而大多表现为剽窃、仿制、假冒以及未经许可的实施与使用等行为。这些行为是源于著作权作为一种财产权,体现了权利主体的财产利益,具有财产价值和商品属性,权利人可以因此取得报酬、创造经济利益。然而知识产权是以公开为代价,具有无体性特征,知识产权人无法像管理有体财产那样去有效的控制自己的知识产品,而只能借助法律的保护享有和行使自己的权利。由此可知受著作权法保护的档案也必须是公开的,有关档案的开放,《档案法》、《保密法》做了相关规定。其中规定国家档案馆保管的档案一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于30年。涉及国家安全或者重大利益及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年。此外属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意,任何组织和个人无权公布。可见我国档案的开放受到各种限制。

(三)独占性。独占性是指知识产权对其知识的使用、传播、实施等独占、排他的权利,未经权利人的同意或许可,任何人都不能享有或擅自处置、实施或使用。根据知识产权法的相关条文规定,具有排他独占性质的知识产品才可能拥有知识产权。因此著作权所保护的档案也必须具有独占排他性。档案就其来源而言,有相关单位按《档案法》规定移交来的档案、有国家档案馆(室)通过征集、交换、购买等手段收集而来的档案、有档案所有者捐赠给档案馆的档案、还有档案馆(室)根据《档案法》规定或档案所有者要求代为寄存、保管的档案等。档案就其创作者而言,有国家机关、企事业单位等法人作者的档案;有公民个人作者的档案;也有介于法人作者和个人作者两者之间的档案,如个人职务内发明等。就档案所有权来看,有国家所有的档案、集体所有的档案、个人所有的档案等。但无论档案来源方式、创作者情况、档案所有权有何不同,著作权所保护的档案必须具有独占性。

(四)商品性。著作权法承认作品具有价值和使用价值,即承认作品是一种商品,可以通过市场交换转让其著作权。由著作权人行使的著作权包括人身权和财产权(如复制权、发行权、出租权、展览权、表演权、放映权、广播权、信息网络传播权、摄制权、改编权、翻译权、汇编权等)并可以依照约定或者著作权法相关规定获得报酬的权利。而传统的《档案法》所保护的档案本身是不能作为商品自由买卖的,但档案中所蕴涵的信息因具备可复制性而可以转化成商品进入技术信息市场,实行有偿转让和使用。因此,作品档案具有一定的信息商品性,利用此类档案的利用者应该向著作权人支付相应费用。

(五)时效性。各国知识产权法为了实现作者与社会公共利益关系的平衡,对著作权的保护都规定有一定的时效期限。一旦时效期限届满,该知识产品就从专有领域进入公共领域,为全人类所共享,原著作权人的专有权也告消失。如我国《著作权法》第21条规定:“对于公民的作品,其权利的保护期限为作者的终身及其死后50年,截至作者死后第50年的12月31日。而对于法人或者其他组织的作品、著作权(署名权除外)权利的保护期限也是50年,作者身份不明或者来源不明的档案的保护期限是截至档案首次被接收或者移交后的第50年的12月31日。”因此对于受著作权保护的国家档案馆永久保存的档案也应当遵循有关著作权法时效性的规定。

二、从《著作权法》及其实施条例来看

由于著作权所保护的“作品”除了具有知识产权所共有的特征,还具有自己独特的法律特征。因此从《著作权法》及其实施条例上看,受著作权法保护的档案范围还应该具备以下几个条件:

(一)对象受保护“四要件”。有关著作权所保护对象应当具备的条件,各国著作权法一般没有做出详实的规定。厦门大学丁丽瑛教授提出了“四要件说”,即她认为著作权所保护的对象应当包括以下四个基本要件:①有特定的思想内容。著作权法只保护作品的表现形式,不保护其思想内容,但构成作品的一个必要条件是要具有某种思想或者美学方面的精神内容。②有客观的表达形式(即可感知性)。这一要件包含了两层含义:第一,该表达形式必须是对作品特定内容的表达形式。第二,精神内容和表达形式都应当被表现出来。③具有独创性,所谓“独创性”是指作品对特定思想内容的客观表达形式必须具有独创性。独创性规定以“额头上的汗水”(sweat of the brow)原则来判定作品的版权与否;换言之,“独创性”可以解释为“不是模仿的结果”。④不违反公序良俗原则。公序良俗原则是民法的一项基本原则,这一原则同样适用于著作权法。档案作品要成为著作权法所保护的对象首先应当符合上述四要件。

(二)必须是作品:著作权所保护的客体是作品。所谓的作品是指作者基于表达思想、情感、理论、学说而创作的属于文学、艺术和科学领域内的,具有独创性并具有某种有形形式的智力创造成果。《著作权法》第三条将作品的概念定义为“文学、艺术和科技领域内具有独创性并能以某种有形形式复制的智力成果”,具体划分为:文字作品、口述作品、音乐作品、戏剧作品、曲艺作品、舞蹈作品、杂技艺术作品、美术作品、建筑作品、摄影作品、电影作品等形式。从档案的定义上看,我国《档案法》第2条规定,本法所称的“档案”是指对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体可以划分为党政档案(文书档案)、科技档案和专门档案三大类。其中,文书档案中只有一小部分受著作权保护 。一般包括①年鉴、大事记、名录等;②立档单位照片、图片、录音、录像;③文体活动中创作的舞蹈、影视作品、作曲等;④汇编出版的图书 、资料等。科技档案是在自然科学研究、生产技术、 基本建设等活动中形成的产物,由于具有独创性,可以复制,因此大多数科技档案都受著作权保护。一般来说 ,受著作权保护的科技档案主要有以下几种:①基建档案类中各个工程项目的设计件、全套图纸、文字说明;②设备仪器档案类中设备的设计图纸、调试及操作手册、设备运行过程中的维修记录、改制改装技术等;③科研档案类中各个科研项目的原始数据、科技论文专著、课题报告、研制报告;④科技活动中形成的照片、录音图像等;⑤新产品的科技成果、工艺设计与创意 、产品技术总结等。专门档案种类纷繁复杂,判断的依据就在于这种专门档案是否属于文学、艺术、科技领域,是否具有独创性。主要包括①书稿档案,包括名人手稿、日记、笔记,活动中留下的影音图像、照片录音材料,以及重要的书信、函电等。②艺术档案,如文学剧本、分镜头剧本 、译制片台片、完成台本、剧本内容取材或改编前的原作、主创人员的创作设想、音乐总谱、歌词等。③会计档案,包括会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计记录和文件、电算化系统生成的电子凭证。④教学档案,如教师的教学笔记 、教学心得,有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料,运动会、文艺演出等形成的档案。但教学日历 、教学计划 、教学成绩等一般不享有著作权。此外,档案作品还应当包括知名人士讲学、观光留下的讲演稿 、墨宝以及美术大师雕塑、艺术作品等私人档案以及《著作权法》第六条规定的民间艺术作品。

(三)电子文件、数据库亦属于著作权保护的范畴:电子文件(electronic records)是指以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。数据库(database)是指对信息的搜集、整序、存贮与高速传递处理的一门技术 ,现已发展为集信息技术 、计算机技术与通信技术为一体的新型综合性技术。1996年12月20日在世界知识产权组织参加缔结的解决网络环境下著作权保护问题的国际条约《世界知识产权组织版权条约》(英文简称为wct)扩大了版权保护的范围,其中第四条规定:《伯尔尼公约》中的文学保护适用于各种计算机程序,而无论其表达的方式或形式如何;第五条规定:数据或者其他资料的汇编,无论采用任何形式,只要其内容的选择或排列构成智力创作,其本身即受到保护,但这种保护不延及数据及资料的本身,亦不损害汇编中的数据或资料已存在的任何版权。至此wct国际条约最终确认了数据汇编(数据库)、电子文件在著作权中的地位。在这种形势的推动下,最高人民法院关于计算机网络著作权纠纷案件适用法律的司法解释对“网络作品权”及其相关权利的认可,指出“网络作品”是通过数字化技术在互联网上运行的,具有独创性并能以有形形式加以复印的文学、艺术和智力成果,包括数字化的文字作品、美术作品、摄影作品、音像作品、视频作品、软件作品以及经过智力创作的网页、数据库等,应当予以保护。电子文件、数据库虽然在形式上具有数字性和不稳定性,但不影响其具有著作权。

(四)《著作权法》保护的例外。1、《著作权法》第五条规定了不适用著作权法保护范围的几种情形:①法律、法规,国家机关的决议、决定、命令和其他有立法、行政、司法性质的文件,及其官方正式译文;②时事新闻;③历法、通用数表和公式。从档案的形成领域上看,大多数文书档案来源于与政务有关的文件,而这些政务文件为了国家或社会公众利益,从保护公众知情权出发,需要广泛的使用和传播,不应受到著作权法的保护。此外纯客观性的有关科技生产活动、科技成果的新闻报道,纯复制性的摄影照片,工程设计、产品设计中采用的通用设计图纸和公式、数表以及不具有独创性的其他科技、专门档案材料,也不能作为著作权保护的档案作品。2、必须是合法的作品。《著作权法》第四条规定非法作品不受保护的原则。档案作为一种原始的历史记录并不意味着档案都是合法的,档案也可能被非法篡改、或是人为伪造,对于擅自抄录、涂改、伪造的档案已经散失了档案的原始性,其参考与凭证价值大为降低,这样的“二次作品”不受《档案法》、《著作权法》的保护。此外,任何反动的、企图破坏民族团结和社会安定、禁止出版和传播的档案作品都不受著作权法保护。例如文革时期造谣诽谤、歪曲事实的大字报、反动标语,以及宣扬“法轮功”的所谓练功书、宣传材料都不能成为著作权保护的档案作品。

三、划分受著作权保护档案范围的意义

(一)有利于对法律责任的认定,维护档案所有权人、著作权人的合法利益。著作权作为一种财产权在现实中经常出现被剽窃、仿制、假冒以及未经许可的实施与使用等行为。由于目前《档案法》尚不健全,处罚力度及保护范围仍存在许多缺陷,甚至出现空白。所以,著作权法中对受保护档案范围的界定有利于对档案受到侵犯时,权利人借助司法诉讼或行政处理来主张自己的权利,以对抗他人未经其许可擅自实施或使用的侵权行为,维护档案所有权人、著作权人的合法利益。

(二)有利于协调权利人利益与社会公众利益的平衡。站在社会公众利益的角度,著作权的客体是为社会公众所需要的,它涵盖了文学、艺术和科学各领域,如果人为地切断其共享性将严重阻碍人类的生存发展。然而,知识共享性与权利私有性这一对矛盾双方时常发生激烈地碰撞。近年来,频繁出现档案馆为利用者提供档案利用而遭到权利人以侵犯其档案作品著作权向人民法院请求侵权损害赔偿的案件,一时档案馆界人人自危,使档案馆利用工作重新陷入低迷状态。档案工作者以档案作品受著作权保护为由,拒绝提供档案利用,以免招惹不必要的“麻烦”。因此,著作权法中明确受保护档案的范围,一方面有利于确定档案馆应尽的合理注意义务,保护著作权人的合法权利不被侵犯,避免档案馆工作人员误将受著作权法保护的档案作品予以公开利用而造成的侵权损害赔偿;另一方面也有利于档案馆将更多的精力投入到信息资源的优化配置与开放利用,实现著作权人合法利益与档案利用者利益的平衡。

参考文献:

1、丁丽瑛主编:《知识产权法》,厦门大学出版社,2009年6月。

2、沈仁干主编:《数字技术与著作权观念、规范与实例》,法律出版社,2004年8月。

3、张晓秦、杨帆著:《著作权概论》,苏州大学出版社,2007年9月。

4、汤宗舜:《著作权法原理》,知识产权出版社,2005年7月。

5、唐晶:《论私人档案的著作权保护》,山东省农业管理干部学院,2008(3)。

第4篇:档案保护技术论文范文

? 从1982年起,档案馆为地下库房(新馆即将投入使用)。档案馆工作人员立足现实,采取了较 为可行的保护措施。1982年安装了防盗铁门,在每间库房门口均设置了10厘米高的防水隔段,并陆续购置了除湿设力求;1991年建立了较为系统的温湿度记录,加强了对库房温湿度的 控制;加强库房的日常管理,做好防尘防虫、防有害气体等各项工作,开展档案的修复工作 ,修补、复制解放时期字迹褪变的档案450余卷。二、档案保护工作中存在的问题:

? (一)库房与设备不符合规范要求。档案库房与设备是保管档案最基 本的物质基础。地下库房的弊端显而易见:湿度高,不利于通风,不利于维护档案的安全。 从维护档案的设备上看,存在单一、老化的问题。新馆的建成解决了档案保护工作最基本、最首要的问题。

? (二)档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用工作服务的。当前由于过分强调为经济建设服务,在一定程度上导致了保护意识的减弱,表现在实际行动上就 有所松懈。大的方面,如资金的投入,人员的安排;小的方面,如在接收、利用、整理、编研工作中忽视保护工作,修补档案未用专用浆糊,将档案放置地上,不注意防尘等。从中可以看出,档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。

? (三)档案保护技术的培训研究不够,档案保护技术人才缺乏。

? 1?培训不够。档案人员参加的档案培训,尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。随着 科学技术的发展,办公自动化的普及,档案的载体已呈现多样化的趋势,以胶片、磁性材料 为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人 员如果不随时补充知识,保护工作将无从谈起。各有关单位组织的培训不仅次数有限,而且由于资金、时间等原因难以保证参加。

? 2?档案保护技术的研究不够。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作,而且应加以总结、研究。在我局、馆人员撰写的论文、业务研究、调查报告中,很少有专门涉及档案保护技 术课题的。

? 3?档案保护技术专业人员缺乏。近几年,档案馆人员的学历、职称都有明显提高,但具有 理论知识,又有丰富实践经验的保护专业技术人员却相当匮乏。档案保护技术是一门综合性 的应用技术,档案专业人员虽有一定的理论知识,实际操作技能却很有限。

? 出现以上问题,也有某些客观原因:档案馆人员多是身兼数据职,征集、接收、整理、提供 利用都要参与,难以保证“专”;部分保护技术很少接触,如裱糊、去酸等。

? (四)制度不够完善。档案保护在档案馆的各项制度中都有所体现,但从总体上讲还存在着不深入、不细致的问题。在制度执行方面也存在一定的疏漏,由于人 员少、时间紧,有的制度没有严格执行;工作只停留在表面上,缺乏必要的分析。

? (五)财力投入不够。保护是一项专业性较强的工作,档案库房温湿度的控制、档案的修复、专门档案的特殊保护要求、专业培训等都需要相关的设备和资金为 后盾。档案并无专项保护资金,使档案馆除维持日常的管理工作外,难以有足够的财力购置 较为先进的设备及进行保护技术的开发、利用。? 如何进一步提高档案保护工作水平,我认为应当加强以下几方面的工作:

? 一、提高档案保护意识。 认识提高了才能付诸行动。保护工作直接关系到档案的寿命,一旦遭到破坏,为经济建设服务也只会成为空谈。 加强培训。 开展、组织多种形式的培训、讲座。因档案保护工作的 技术性较强,培训的内容不但要注重理论的指导,还要增强实际操作能力的培养,

第5篇:档案保护技术论文范文

对于档案管理而言,数字化建设的作用十分显著。但依然存在诸多安全问题,阻碍着档案数字化建设的进一步发展,因此必须针对问题采取有效对策,是档案管理应当重视的工作。

1 档案数字化建设概述

1.1 内 涵

所谓档案数字化建设,简单的来说,就是将传统的纸质信息转变为电子数据信息的过程,需要通过借助当前先进的各种技术,包括扫描技术、信息技术以及网络技术等,构建完善的档案数据库,改变传统的以纸质作为载体的信息记录方式,实现对数据信息的快速查询、共享,提升信息资源的利用价值。

1.2 内 容

在档案数字化建设中,需要建设的内容主要包括两个方面,一是数据库,二是技术保障体系,其中,数据库是档案信息存储所在,必须保障数据库的安全可靠,避免数据的泄露,确保数据安全,为档案管理与应用奠定良好基础;档案数字化建设是与互联网息息相关的,而互联网中安全风险远远高于传统纸质数据保存方式,对此,就需要通过完善、可靠的技术保障体系,来加强对档案数据信息的保护,包括限定访问权限、定期维护与升级系统、建立身份认证机制、采取密钥等措施。

2 档案数字化建设现存的安全问题分析

2.1 缺乏良好安全保护意识

安全保护意识是减轻安全风险的基础,但就当前实际情况来看,安全意识的缺乏是一个十分普遍,但也较为严重的问题。我国档案管理工作起步相对较晚,在管理机制上本身就存在一定不足,许多档案管理人员本身对档案工作认识存在偏差,对档案的重要性没有正确认知,在从传统档案向数字化建设转型过程中,这种理念并没有改变,导致数字化档案信息存在许多流失的漏洞,比如没有合适的分类保管,可以随意进行信息的拷贝与复制、在管理中未严格遵循相应的规范等,都严重降低了数字化档案的安全性,引发各种安全风险,导致出现安全问题。

2.2 技术保障体系不够完善

数字化档案是基于信息技术、网络技术存在的,必须有完善的技术保障体系,才可最大程度的避免安全风险。档案数据与计算机是密切相关的,由于计算机病毒的存在,在数据传输过程中,也容易被计算机病毒所感染,加上恶意攻击等行为的存在,如果没有对应水平的技术保障体系,档案数据库很容易被侵入,造成大量信息的丢失、泄漏等问题,极大威胁档案数字化建设的安全。

2.3 安全管理人员相对缺乏

档案数字化是一种新的档案管理模式,其安全管理与传统模式有很大区别,对安全管理人员的专业素质有着极高要求,特别是在计算机能力方面。但是,就实际情况来看,许多安全档案管理人员的计算机能力水平只在中等甚至以下,是难以达到电子档案管理需求的,在此种情况下,一旦档案数据库被入侵,很难采取有效处理措施,安全风险得不到解决,引发安全问题。

2.4 档案数字化理论与资金支持不足

我国档案数字化建设起步相对较晚,依然处于探索论证的初级阶段,相关的成熟理论较为有限,理论水平相对较弱,依然有许多需要研究的内容,无法为档案数字化建设提供足够的理论支撑,导致很多档案数字化建设隐患、缺陷未被及时发现,在一定程度上对档案数字化安全造成了不良影响。

档案数字化建设是一种以高新技术为基础的工作,在硬件、软件等方面都需要大量的投入,也就是对资金有着较大需求,数字化设备购入、现有设备的运行使用、落后过时硬件的及时更新以及相关软件的开发升级等,都离不开资金的支持。但是,就实际情况来看,无论是企业、事业单位,还是高校、行政部门,经费投入都较为有限,特别是在安全方面,经费严重不足,各种安全问题普遍存在。

3 档案数字化建设安全问题解决对策

3.1 提升档案管理安全意识

针对档案数字化建设安全意识薄弱的问题,首先,应当加强对档案管理安全的宣传,了解档案管理安全的重要性,认识到档案的重要价值,从日常工作的各个方面,主动采取并落实相应的安全措施,预防安全问题发生。

其次,建立责任制度,将档案管理安全责任层层分解到对应的岗位、人员身上,激发其责任心,使其以认真、负责的态度对待数字化档案管理工作,严格执行相应管理制度,减少因人为因素导致的档案安全隐患,提升电子档案安全性。

3.2 建立档案安全技术保障

在档案数字化建设安全工作中,采取适宜的技术,是实现安全有效途径,常用的安全保障技术包括加密技术、防火墙技术、入侵检测技术以及数字签名技术等等。其中,加密技术是应用最为普遍,也是最为经济、安全的技术措施,在档案数字化中应用加密技术,对于不同重要级别的档案信息,分别对其进行不同复杂程度的加密,给档案信息提供有力的防护,有效避免信息被截取或篡改,提升档案信息安全。

随着各种学科、技术的不断进步,加密技术也越来多加多样化,为档案数字化安全提供了许多选择。对于电子档案来说,在信息传递过程中,常用的加密技术是“非对称密钥”,也就是指分别使用公钥、私钥两个密钥,来分别完成电子档案的传递、接收解读,在此过程中,电子档案的加密、解密对应的密钥是不相同的,即使文件被截获,也很难将其破解,大大提高了电子档案的安全性。

3.3 提高档案管理人员素质

对于档案数字化建设的安全来说,人力资源是最为根本、最为基础的,加强对档案管理人员的培养,提升其整体素质水平,建设符合信息时代背景下档案管理的复合型人才队伍,对档案数字化建设安全提升是有着重要的意义。

对此,首先,要严格档案管理人员的考核,在聘任人员时,需要选择具备相应专业技能水平的人才,保证其能力满足档案数字化建设安全的需求,更好地开展安全保护工作。同时应保障档案管理人员的工资福利能与当时社会消费水平保持平衡,尽量消除其在生活中的经济压力,保证能更专心地提升自身专业技能水平,更好地应对不断升级的档案工作需求。

其次,做好人员的专门培训,定期开展各种培训、交流活动,积极了解技术变化情况,了解并掌握先进安全技术等,提升自身专业技术水平,增强对各种安全问题的发现与解决能力,有效保护档案安全。

3.4 加大档案数字化建设投入

在档案数字化建设中,在国家层面应加大对档案学会等学术机构的支持力度,加强档案数字化建设的科研力量,不断完善基础理论知识和相关技术规范,引导整个档案行业向正确的方向发展;而具体到各企事业单位,则应当充分认识到档案数字化建设的重要意义,给予足够的经费支持,采购安全可靠的硬件与软件设备,建立单独的档案保存服务器,为档案数字化建设创造良好的基础条件。同时,在足够经费支持下,可以聘请到高水平的电子档案安全管理人员,提高电子档案安全防护水平,预防档案信息丢失或损坏,保证电子档案安全可靠。

第6篇:档案保护技术论文范文

关键词:档案保护人才培养

近年来我国频发的各种自然灾害以及人为因素,给档案工作带来重大损失,档案安全工作的重要性和迫切性被提到了一个新的高度。而确保档案的安全,需要采取有效的管理措施和相应的技术方法,一方面改善档案的保管条件,防止或减缓各种有害因素对档案原件的损坏,另一方面对已经损坏的档案进行处理、恢复原貌,以便最大限度地延长档案的寿命,使其能够长久地保存下去。杨冬权局长曾指出:“在影响档案安全的各种因素中,人是决定性因素”,因此,档案保护技术人才是确保档案安全的关键。

一、北京市档案保护技术工作及人才现状

(一)档案保护技术工作状况

随着北京市各项建设事业的发展,各单位形成的档案数量快速增长,截至2011年底,北京市档案总量为67396047卷件,比前一年增长12.6%。尽管各个立档单位每年形成大量档案,但却不具备开展档案保护技术工作的条件和优势,而综合性档案馆作为永久保存档案的基地,其保存的档案形成时间早、价值高,也具有设备、人员和技术方面的优势,因而是开展档案保护技术工作的主体。

截至2011年底,北京市档案馆和16家区县档案馆馆藏档案的总量为5215151卷件,其中解放前档案1015434卷件,需要抢救的档案225236卷件。市和各区县档案馆普遍开展的保护技术工作包括:档案的安全检查、温湿度监控、疫情防控与施药以及档案防光、防火、防盗、防潮等预防性措施。近几年,北京市实施全面数字化战略,市和各区县档案馆都在加快推进数字化工作,以便进一步加强对档案原件的保护。

此外,市档案馆还开展档案消毒、去污、修裱、仿真复制、缩微复制等抢救修复工作。各区县档案馆中只有6家开展了档案消毒工作,7家能够进行简单的修裱或是由外包的数字化公司做简单的修裱,对破损严重的档案各区县档案馆采取如下三种处理方法:一是先做登记、放置以后再说:二是送到市档案馆进行修复;三是花钱请专业公司、图书馆等机构进行修复。

(二)档案保护技术人才状况

截至2011年底,北京市专职档案工作人员4142人,其中市和区县档案馆共有475人。市档案馆由保管处和技术保护复制处共同承担档案的保护技术工作,两处共有工作人员37人。16个区县档案馆中,均有专门的科室负责档案保护技术工作,但科室名称不尽相同,其中有14个区县档案馆称管理科、1个称保管科、1个称保管保护科,这些科室共有工作人员107人,其中科室人数最少的4人,最多的8人。市和区县档案馆从事保护技术的人员共计144人,占档案馆总人数的30.3%,占全市专职档案工作人员总数的3。48%。而区县档案馆相关业务科室并不只开展档案保护工作,其工作职责还包括档案接收、提供利用、鉴定等。

(三)档案保护技术人才培养的情况

1.档案专业院校培养

截至2011年底,全市专职档案工作人员中档案专业毕业的有566人,其中市和区县档案馆有83人,只占全市专职档案工作人员总数的2%。从学历层次看,83人中研究生学历的10人、本科学历54人、大专学历17人、中专/职高学历2人。这些人员,特别是本科以上学历的人员,在校学习过档案保护技术课程,参加过相关保护技术实验,但他们并不都工作在档案保护技术岗位上。

2.在职培训

(1)岗位培训

市档案局和各区县档案局每年均举办岗位培训班,共64学时,其中的4学时是讲授档案的保管与保护课程。通过岗位培训,使新上岗人员了解和掌握档案库房管理的基本内容和保护技术工作的基本原理和方法,以便他们能在工作中运用所学知识,确保档案的安全。

(2)继续教育培训

近几年北京市每年举办一期关于档案安全和保护工作的继续教育培训班,培训内容涉及到档案保护工作最新的理念、技术与方法,既有传统的档案保护技术,又涉及到现代信息技术,还有相关行业的经验介绍,聘请档案部门、博物馆、高校、保密局、地震局等相关单位的专家学者授课,对于档案工作人员提高档案保护技能起到了很好的作用。具体情况如下表所示:

二、存在的问题

(一)全市档案保护技术人才分散、缺少合力

市和区县档案馆有一定的保护技术人才,但从总体上讲是分散的、缺少合力,一般只为本馆所用,没有形成一支稳定的人才队伍,因而不能对全市档案保护工作提供指导和技术支持。

(二)缺乏档案保护技术人才培养的规划

没有制定明确清晰的与建立档案安全体系相匹配的保护技术人才培养规划,缺少人才培养的目标、措施和具体方法,尽管近几年北京市加大了相关培训力度,但培训的内容往往限于应对新情况、新问题,具有滞后性。

(三)人才匮乏,特别是抢救修复技术力量薄弱

全市需要抢救修复的档案达22万多卷件,随着时间的推移,破损档案的数量还将持续增长。而能够完成破损档案抢救修复工作的,只有市档案馆的几个技术人员,他们以本馆的工作任务为主,也对各区县档案馆破损严重的档案进行抢救修复,人员少、工作量大、且主要靠手工完成,使得抢救修复所需周期较长。有的区县档案馆是请外包的数字化公司修裱破损档案,不仅带来信息安全方面的隐患,还可能因为工艺、所用材料等不符合要求而给档案造成新的损坏:有的区县档案馆请专业公司或图书馆修裱,但造价较高;还有的区县档案馆只能将破损档案搁置起来,造成问题的积压甚至破损更为严重。

(四)档案技术人才培养的手段单一

没有形成一种人才选拔、培养和使用的机制,单纯依靠举办培训班的形式,培养人才的手段较为单一。而且培训的内容不够系统深化,讲道理多,可操作性差,学员没有场地和设备进行实验,所以培训之后仍不会或不敢操作。

三、保护技术人才培养的对策

(一)成立全市性的档案保护技术中心

由市档案馆牵头,成立一个专门从事规划、研究、指导与服务的档案保护技术中心。该中心主要职责为:通过对档案永久保存中存在的威胁、风险、需求及技术条件的综合研究,制定全面系统的长期保护规划;负责对全市档案的保护技术工作进行全面的分析和评估,从全局、全流程、综合防治的层面上进行科学部署,配备相应技术力量、组织实施优先保护措施、制定工作规范等;对各区县档案馆和市属各立档单位提供保护技术咨询、解决方案及技术培训等。

成立档案保护技术中心,有利于将全市的保护技术人才凝聚起来,一方面便于专业系统内的统筹协调,形成上下联动的合力,提升全市档案安全保护技术水平的整体实力:另一方面可以拓宽档案部门的服务领域,充分发挥人才队伍的专业优势,为档案工作开创新的发展空间,增强档案行业的服务能力和社会影响力。

(二)制定人才培养规划,充实专业技术队伍

开展调查研究,摸清全市档案以及保护工作开展的状况,根据现状制定保护技术人才培养的规划,明确人才培养的目标和方向、人才队伍的层次和规模、人才培养的措施和方法等,并以此为指导,扎实稳步推进保护技术人才培养工作。

人才的培养要采取引进、培训、使用等综合措施,首先就是要引进配备人才,充实专业技术队伍。档案保护技术工作所涉及的知识领域广泛,涉及到档案、化学、生物等多个专业,因此要建立一支结构合理的专业技术队伍。档案保护技术工作有大量繁复的手工操作,往往是终日埋首旧文件堆,因此,要选择那些耐得住寂寞,又能经受得住清贫,具有强烈的责任心和细致耐心的人员进行培养。

(三)深化保护技术人才的培训

培训是人才培养的主要方式。2010年,国家档案局在全国档案安全体系建设工作会议上提出:“要经常开展档案安全培训,通过办培训班,搞演练等形式,对有关人员进行全面培训,提高档案安全技能和水平,培养造就一支责任意识强、技术水平高、业务素质好,能确保各环节档案安全保密的专业队伍,为档案安全提供人才支撑。”

开展好培训,一是按照人才培养规划,合理确定培训班次,分专题分类别地安排培训内容、满足不同层次档案保护人员的发展需求;二是在师资队伍上,广泛聘请国内外档案、古籍、文物保护方面的专家授课,使学员及时了解档案及相关领域保护前沿理论和技术发展水平,进一步提高培训质量;三是在培训方法上,利用档案保护中心这一平台,学员之间相互探讨、相互学习,从而达到提高技术、技能的目的:四是在办学方式上,采取走出去的方式,加强与高校、科研院所、中央档案馆、历史档案馆等单位的合作,选派年轻同志到这些单位去进修,让专家们手把手地带、一点一滴地教,使他们尽快成长为既懂理论又会实践、见多识广、经验丰富的档案保护技术专家。

(四)保护技术人才的使用

1.在实践中锻炼

档案保护技术需要在工作中不断摸索和实践,才能提高技术水平。笔者在调查中了解到,有几个区县档案馆曾派人到市档案馆学习过档案修裱技术,但学过后没有实践,时间长了,就更不敢动手操作了。而四川省档案学校的学生们,积极参与了北川、汶川等地灾后档案的抢救修复工作,这给他们提供了一个极好的学习与实践的机会,一大批学生在这项工作中得到了锻炼和提高。所以,档案部门的领导要给保护工作人员压担子、交任务,只能在实践中不断摸索和学习,人才才能培养出来。

2.在工作中创新

随着现代科技的飞速发展以及档案损毁面临的新情况新问题,保护技术工作需要继承发展,不断创新。例如,北川档案抢救修复工作中有许多技术创新,包括制止受损档案霉变、腐烂的冷冻技术,防止形成档案砖的真空干燥技术,防治多种霉菌、致病细菌和病毒、档案有害昆虫生长、蔓延的高效、无二次污染的环氧乙烷消毒技术,为预防灾难研发的档案无氧充氮密封设备以及用于档案抢救、修复的专用设备和工艺等等,为新中国成立以来规模最大、难度最大的档案抢救修复工作的成功完成提供了技术保障。在档案抢救修复过程中,人的积极性与创造性得以充分调动,能力大大提升。

3.开展技能展示与交流

第7篇:档案保护技术论文范文

关键词:档案文献遗产;保护资源;共享;共享平台

“档案文献遗产保护资源”是指包括保护规范、保护信息、技术研究、资金投入、人才建设等在内的各种资源的统称。做好保护资源的共享建设,既能帮助实现资源的优化配置,有效避免因信息流通不畅产生的资源浪费现象;又可以形成珍贵的信息资源,服务于今后的档案保护与抢救工作,促进档案保护工作水平的提升。然而,我国文献遗产的保护资源存在着分散管理、缺乏有效沟通、重复建设等问题。因此,实现保护资源的共享,推动文献遗产抢救项目合作,将有限的保护资源投入海量的文献遗产抢救工作中,是当前需要关注的重要问题。

1 档案文献遗产保护资源的现状

目前,我国已经开展了众多档案文献遗产保护的实践探索和理论研究,取得了一定的成果。但总体看来,全国档案文献保护资源仍处于分散状态,并未得到科学整合和有效共享,主要表现在:

1.1 保护政策零散,技术标准尚未统一。关于档案文献遗产保护的专门法律尚未建立,有关的保护政策较为分散,如,国务院颁发了《关于进一步加强古籍保护工作的意见》(〔2007〕6号);国家档案局于2000年制定了《中国档案文献遗产工程总计划》(讨论稿),2006年,并实施了《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》;国家图书馆相继起草了古籍特藏破损定级标准(WH/T 22—2006)等。这一系列政策无疑推动了我国档案文献遗产保护工作的发展。同时,档案系统、图书系统和文物系统分别围绕各自的工作建立了相应的保护技术标准。如何选择一个科学合理的保护规范标准体系来指导广泛分散的实践,是档案文献遗产保护工作面临的首要难题。

1.2 保护项目陆续开展,相关项目彼此缺乏经验借鉴。目前,有关档案文献遗产保护的项目主要集中在图书和档案两个行业。2000年,国家档案局开展“中国档案文献遗产工程”,2006年,开始实施“国家重点档案抢救工作”;与此同时,国家图书馆于2002年启动“中华再造善本工程”,2007年,实施“中华古籍保护计划”,2011年,又推出“民国时期文献保护计划”和“中国记忆”项目。上述项目大多限于行业内,行业间共同承担的项目少,缺乏必要的经验借鉴。

1.3 科研成果分散,应用率低下。随着保护工作的推进,档案文献遗产保护理论研究也不断取得新成果。笔者通过分析近年来文献保护科技成果发现,目前,单位来源是以档案馆为主,同时,广泛分布在企业、高校和一些专业系统当中。我国尚未建立档案文献遗产保护科研资源的共享机制,造成成果转化率低,出现资源重复建设现象。

1.4 档案文献遗产保护资源建设不足。伴随着档案信息化建设加快,档案管理系统和档案网站已经在档案部门普遍建立。但是,档案文献遗产的保护资源既没有独立的管理系统,也没有作为系统模块嵌入到档案管理系统当中。截至目前,档案部门却没有建立档案文献遗产的门户网站,也没有建立档案保护的专门网站[1]。保护资源是各行业信息共享的最佳形式,数字资源建设不足将直接影响保护资源的共享开发。

1.5 教育分散,缺乏人才教育共享。目前,我国从事古籍修复的专业人员不足千人。在我国众多亟待抢救和保护的档案文献遗产面前,我国保护工作人员已经严重匮乏。同时,全国的保护人才的教育工作也是分散展开的,高校的保护课程也分别设在不同的专业之下,缺乏统一规划和有效整合。

究其原因,我国档案文献保护隶属于档案、图书、文物等不同的部门管理,部门内都设置了保护技术机构,形成了不同的保护管理体系。由于缺乏集中统一的管理,档案文献保护的力量广泛地分散在不同的体系中。同时,与档案文献保护相关的部门缺乏共享意识,对不同部门之间的合作缺乏探讨。此外,实现档案保护资源的共享,需要有一定的经济和技术进行保障,这也是阻碍档案保护共享的不可忽略的原因。

2 加强档案文献遗产保护资源共享的主要方面

在档案文献保护资源的建设中,既要加强行业间的沟通,全面整合并优化配置国家保护资源;又要强化行业内的组织管理,推动保护资源共享。

2.1 促进行业间合作,制定全局性的档案文献遗产保护共享规划。我国存世的档案文献遗产数量巨大,保护资源相对匮乏,并且,处于分散无序的状态,尽快制定一个全面系统的保护规划则显得十分紧迫。目前,重点需要做好以下方面的工作:

第一,建立一套标准体系,统一行业间的保护标准。充分考虑行业间共性,对档案、图书、文博等行业的保护标准进行整合,促使全国档案文献遗产工作在统一标准下有序进行。

第二,统筹安排全国档案文献遗产的保护工作,正确处理好抢救性保护和预防性保护的关系,并同步推进实体保护和数字化保护两项工作。

第三,搭建档案文献遗产保护资源共享平台,整合各类科研成果和教育资源。收录档案文献遗产保护科研信息,为其他保护项目和学术研究提供借鉴,避免资源重复建设;集中开展保护专业教育,科学规划高校教学和在职培训,并创建保护工作专家智慧库,帮助指导工作实践。

2.2 加强保护管理,推动行业内保护资源的共建共享。全国的档案文献遗产虽然分散各处,但大部分都集中保存于各级各地的档案部门。因而,做好档案部门的文献遗产保护资源共享工作是重中之重。

第一,重视保护资源价值,加强保护资源管理。档案部门应当重新审视保护资源的珍贵价值,提升保护资源的共享意识,并将保护资源管理纳入档案文献遗产保护的日常工作当中。

第二,增派专项资金,支持保护资源共享开发。通过增加资金投入提升共享意识,推动档案部门加强保护资源的管理和开发,为共享工作提供基本的物质保障。

第三,加强数字资源建设,促进保护资源的增值开发。档案部门应当加强档案保护资源的集成管理,整合保护管理信息;建立内容丰富、界面友好的门户网站,共享保护资源,提供利用服务。

3 促进档案文献遗产保护资源共享的重点

针对我国档案文献遗产保护资源共享的主要方面,笔者认为,当务之急,是从管理组织、资源保障和统一平台构建三个方面进行重点建设。

3.1 管理组织建设。借鉴国外“共同保护”的路线,联合档案馆、图书馆、博物馆的力量,建立专业的保护组织机构,共同开展全国的文献遗产保护工作[2]。我国是一个档案文献遗产大国,更需要融合各领域的保护资源,建立一个联合文献保护、档案保护、文物保护的中心[3]。该中心的主要任务是统筹安排全国档案文献遗产保护工作,集中进行保护技术研究,制定标准,联合攻关保护项目等。

3.2 信息资源保障。保护资源共享建设需要从档案文献遗产保护的技术层面和非技术层面两个维度出发,共同做好资源保障。一方面,各个馆藏机构应当建立保护工作档案,动态记录每项档案文献遗产的保护信息,对保护前的档案文献原貌,保护中采用的工艺技术和材料,保护后的日常维护进行详细的记录,保证档案文献遗产的原始凭证性,便于养护性修复[4]。另一方面,相关管理机构需要构建保护资源数据库,对保护技术、保护环境、保护投入及保护人才等信息资源进行系统整理,并在此基础上,构建保护工作专家智慧库,为保护工作提供保障。

3.3 共享平台建设。针对分散的保护资源,构建统一平台进行管理。该平台应当以部级档案文献遗产保护中心为管理主体。在该中心的协调下,保管机构及个人负责反馈本单位的保护资源,作为管理平台的信息来源;同时,保管机构及个人也是管理平台的主要服务对象。根据用户权限的设置,社会组织及个人可以利用管理平台的部分资源,见图1。

图1 档案文献遗产保护资源管理平台

上述管理平台的核心是保护资源管理系统,主要由保护政策、科研项目、教育资源、保护信息和系统维护五个部分构成,其下可根据内容细分,见图2。

图2 档案文献遗产保护资源管理系统

档案文献遗产保护资源的共享是当前我国档案文献保护工作的任务之一,也是保证档案文献保护事业可持续发展的必然要求。现阶段,亟须建立统一的领导协调机构,构建开发与共享平台,联合图书、档案、文博等相关文化事业单位的保护力量,共同推进我国档案文献遗产的抢救与保护工作。

注:本文为教育部人文社会科学重点研究基地重大项目《面向公众需求的档案资源建设与服务研究》(项目批号2009JJD870001)成果之一。

参考文献:

[1]黄广琴,颜川梅.档案保护信息分布的网络调查[J].档案与建设,2010(8):36.

[2]肖文建,戚红岩.当前档案文献保护工作面临的严峻挑战与发展机遇[J].档案学通讯,2011(6):67.

[3]周耀林.档案文献遗产保护理论与实践[M].武汉:武汉大学出版社,2008.

第8篇:档案保护技术论文范文

[关键词]档案保护;问题;对策

随着政治、经济、科技和文化交流与合作的日益发展,在工作活动中形成的档案越来越多、内容和形式越来越丰富;同时,档案技术保护工作也出现了一些新情况、新问题,对档案工作人员提出了新的要求和挑战。目前,传统档案和新兴的电子档案都发挥着极其重要的作用。如何做好新时期档案保护工作,是档案管理工作者不能回避的重要课题。

1.档案保护工作的特点及重要性

档案作为记录历史、传承文明的重要载体之一,是国家和民族的一笔巨大文化财富,是发展和繁荣社会主义文化的宝贵资源。因为档案中包含着一些重要的资料、数据等,所以,档案保密工作作为一项基础性工作是非常重要的。做好档案保密工作,可以为人才的发展营造一个公平、公正的环境,可以维护国家的安全和利益,其战略意义不言而喻。

2.目前档案保护工作遭遇的挑战

2.1档案管理人员素质较差

一些档案工作人员专业知识技能达不到要求,思想觉悟不高。不能认真细致地整理、保管档案资料,导致经常发生档案丢失、损坏的情况,给正常工作带来困难。另外,随着电子档案的普及,一些档案工作人员渐渐放松了对保密工作的警惕性,不清楚自己岗位的保密要求。

2.2电子档案的应用为保密工作增加难度

现代信息技术的高速发展对于档案保密工作来说是一把“双刃剑”,一方面,信息技术的广泛应用大大提高了档案工作的效率,方便了档案的保管和利用;另一方面,现代信息技术也对档案的保密工作提出了不小的挑战,一些秘密档案在传输的过程中极易被窃取,不法分子利用高科技手段在网上窃取机密的档案信息,给档案的保密工作构成了巨大的威胁。所以说,现代信息技术的发展为档案保密工作增加了不小的技术难度。

2.3存放档案的条件差

现在,一些单位档案库房设施差,管理不到位的问题尤为突出。不论什么单位,档案库房都应该单独兴建,以保证档案的安全。但是在一些条件比较差或安全意识不到位的单位,档案库房就设在办公楼内的储藏室、地下室等偏僻的地方,既达不到档案的保管环境要求,也常常出现管理不到位的情况,档案损坏、流失、泄露等现象很容易发生,完全不能保证档案的安全性,更提不上什么档案的保密工作了。

3.档案保护工作的改进方向和防护措施

3.1对传统纸质档案的保护措施

库房建筑是档案保护最基本的物质条件,档案库房的质量直接决定了档案保护工作的好坏,所以要注意以下问题:一是选址要科学适当,即要选在地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静等等的地段;二是规划设计要合理,库房建设应以建设围护结构为主,适当配以少量机械设备调节库内温湿度;三是建筑质量要好;四是杭拒自然灾害的能力要强。只要在档案馆的选址方面遵循以上原则,档案的安全就有了基本保障。此外,传统档案的载体主要是纸张,由于外界各种环境因素的作用,纸质档案在保存和利用过程中会发生变脆、虫蛀、霉烂、残缺或相互粘结等毁损现象,严重时会无法利用,从而失去其应有的使用价值,造成不可挽回的损失。纸张的耐久性取决于其自身纤维素的性质,纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等条件下皆可发生水解和氧化反应。为此,要在做好档案馆室温湿度和环境中各种理化参数的控制。具体方法是:按时测量、准确记录库内外温湿度,适时开窗通风、密闭、除湿、升温、降温。利用破酸氢镁去酸法、氢氧化钙与碳酸氮钙去酸法以及采用碱性金属气体二乙基锌去酸法等能对档案中的酸性有效地去除,防止纸张和字体因pH变化而出现变色。目前,很多的研究机构在研究除氧剂方面都在不断的进行努力,主要是这种物质能够更好的防止物品出现氧化的情况,关于虫霉防治,放射性同位素是一种非常新的技术,主要是在工业和农业中得到了很好的试验,这样对能够更好的解决档案和图书出现害虫的问题。

3.2对新兴电子档案的保护措施

电子档案是指在数字设备及环境中生成的,以数码的形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体中,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。通常电子档案信息与载体分离,因此磁性载体记录的信息能够毫无痕迹地被修改、增加和删除。电脑病毒是电子文件信息保护面临的一个不可忽视的问题,其是一种破坏程序,通过修改电脑文件中的其它程序,把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。目前,保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。电子档案的加密和解密技术都在不断地发展,保护电子文件信息的技术只能是相对的,建立“信息安全管理体系”是有效的途径之一,通过风险评估,采取一系列的控制措施,尽可能地保证档案信息的安全性。磁性载体档案的再现依赖记录和重现设备,因此维护磁性载体档案录放设备和磁性载体档案的日常保管环境,是磁性载体档案形成后的必要工作。

4.结语

综上所述,档案的保护工作非常重要,需要涉及很多具体的保护措施,具有重要的战略意义。目前随着档案越来越呈现多元化和开放性,比如数字信息档案的出现和普及就给档案工作者带来了不小的挑战,我们要加强制度建设,完善监督体系,加大技术支持力度,相信我国未来的档案工作会有长足进步,为社会的蓬勃发展贡献力量。

参考文献:

第9篇:档案保护技术论文范文

关键词:文书档案管理 工作

随着我国高科技产业化进程的逐渐加快,正在向信息网络化、资源共享化方向发展,这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。加强档案的资源建设、实施现代化管理、推进档案工作的法制化进程已经尤为今后工作发展的必然趋势。

一、做好文档一体化的必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理,而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们,文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点,各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊,这一阶段的文件要经受时间的考验,有的可能没有价值可以销毁,有的一段时间内有价值然后再销毁,有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此,需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

二、加强文档资源建设工作

1、严把档案收集关。缓和档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆,实行集中统一管理,为档案的收集、整理工作奠定基础。在接收档案前,有关部门要下发通知,明确接收档案的范围、内容、标准及要求,及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等,以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时,要扩大档案征集范围,主动向社会征集有价值的档案,对个人所有的、具有保存价值的档案可采取代存、寄存、征购等办法进行监管,对保存在纠偏馆、博物馆和图书馆中具有文物价值的档案资料,可采取复制和建立目录及编制简介等形式,达到丰富馆藏,为利用者服务的目的。

2、处理好质量与数量的关系。馆藏数量的多少一直是档案馆馆藏丰富与否的重要标志。从近年来馆藏建设的实践看,各级档案馆应该不断丰富和优化馆藏,正确处理好馆藏数量与质量的关系,使馆藏建设从片面追求数量转变为两者兼顾。

三、加强文档现代化管理工作

1、档案资源信息化。在信息时代,档案资源信息化是通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,即档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案信息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

2、档案保护现代化。传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求,因此,以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容,不仅要研究有效保护和保管档案载货的方式、方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。

3、管理手段现代化。档案管理手段包括理论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。首先,档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论,这些理论与实践中加以总结和发展,最终形成档案管理现代化的理论体系。其次,先进技术手段的应用。要不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。

4、档案管理标准化。通过制定和贯彻各种标准、规范,使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据,保证各项档案工作能够有机地联系起来,并且在档案管理中取得最佳的效益。在信息时代,信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等,都需要通过建立一系列的标准、规范来实现,必须通过制定和建立种类档案管理标准,形成档案管理标准体系,确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

四、加强文档管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性,努力提高文档人知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的专业理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此,文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化知识结构、提高综合素质,才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定,使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个文档管理组织的领导体系,加强对文档工作的领导、检查和考核,不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设,建立长效培训机制。首先,要建立在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次,要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育,努力更新知识,提高业务能力和水平。比如,将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩,加强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则,选择课程内容。相对于正规学校教育而言,在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一,学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一,也是文档现代化管理的标志之一,文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

五、做好文档的鉴定工作

(1)文书档案鉴定工作的方法

鉴定文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案,通常这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查档案材料,从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析,确定其价值,而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等简单判定档案的价值。一般情况下,文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分,但有时候也会出现题目不当或组卷不合理的情况,导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。若简单地根据他们去判定档案的价值,就可能发生错误。为了保证鉴定工作的质量,必须直接审查档案材料的内容。

(2)文书档案鉴定工作的步骤

第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定,各单位应根据规定,结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识,用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。

第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定档案的“生存期”。通常的做法是各单位在每年的归档类目中预定每个案卷或每份文件的保管期限,正式整理时再根据文件的内容和保存价值确定每卷或每件最终的期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关文书立卷人员具体实施。

第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式:一是移交复审,即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时,由本机关档案人员和档案馆的接收人员共同对移交档案的期限加以审查。二是到期复查,即对于定期保管的档案在保管期满后,重新审查这些档案是否需要继续保存。对于保管期满但仍具有保存价值的档案,要重新划定保管期限,对于确实失去保存价值的档案,要剔除并按规定程序进行销毁。