专科电子档案精选(九篇)

第1篇：专科电子档案范文

【关键词】高校；电子档案；管理机制

1.影响高校电子档案管理的因素

1.1信息技术因素

影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。

1.3法制性因素

保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。

2.高校电子档案管理的主要问题

2.1缺乏专业技术人员

目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。

2.2缺少科学宣传机制

高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。

2.3技术设备更新不足

档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。

3.高校电子档案管理的改进措施

3.1建立规范化管理制度

大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。

3.2提高档案管理人员素质

高校电子档案管理工作高质量的发展还要提高电子档案管理人员的专业素质。首先，应当引进专业的档案管理人才，全面加强档案管理人员的优化配置，充实各部门的档案管理能力。其次，组建科学的档案管理培训体系，加强对档案管理人员的专业培训，针对性的充足的提高档案管理人员的专业技术水平。第三，对档案管理人员进行技术考核，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的自主提升意识。

第2篇：专科电子档案范文

【关键词】办公室；电子档案；安全保密工作

科学技术的进步，促进了信息技术与人们生活的进一步融合，信息技术在人们日常工作中的作用越显突出。在这样的背景环境下，利用数字信息技术进行办公室电子档案管理，成为当下机关事业单位进行人力资源管理工作的必然选择。但是电子档案在进行数据存储过程中，由于网络信息传输的匿名性以及无序性，电子档案可能遭到外部程序入侵，导致电子档案信息丢失，对机关事业单位发展造成了极为不利的影响。针对这一问题，加强办公室电子档案的安全保密工作就显得尤为重要了。本文对办公室电子档案的安全保密工作进行研究，以笔者自身的经验为主，探讨了身为档案管理工作者，在新形势下，如何根据电子档案的新特性，做好电子档案管理的安全保密工作。

一、建立科学的电子档案安全保密管理制度

办公室电子档案的安全保密工作要想顺利进行下去，建立科学的电子档案安全保密管理制度，是首要前提。安全保密管理制度，作为电子档案安全保密工作的制度保障，能够对电子档案的日常应用与管理进行有效规范，保证电子档案在查阅过程中，能够按照相关程序进行，避免由于管理的疏忽，导致电子档案信息泄露。同时，电子档案安全保密管理制度，能够对电子档案的整理进行有效规范，使电子档案的入编、入柜、密码管理等工作井然有序，避免因电子文件本身的复杂性，造成电子档案管理工作的混乱，影响电子档案管理工作的效率性。科学的电子档案安全保密管理制度的建立，要注重从电子档案本身进行管理，具体内容主要表现在以下几个方面：第一，电子档案在进行信息搜集过程中，必须保证电子档案的真实性、完整性，并对档案保存方式进行有效管理，使电子档案的存储能够符合相关标准，方便日后的查阅工作。第二，在进行电子档案存储过程中，要注重对电脑环境的有效检查，避免电脑染上病毒，对一些重要的文件，可做有针对性的保密措施。例如将电子档案按照重要性分为A、B、C三类，A类电子档案为机密文件；B类电子档案为重要文件；C类电子档案为一般文件，这样一来，根据文件的重要性，可以有区别地做好安全保密工作，这在很大程度上加强了电子档案的保密措施。第三，电子档案存储过程中，要对存储方式进行有效选择，并建立与电子档案信息相对应的数据库处理系统，保证电子档案在存储工程中的安全性。

二、注重高效率、专业化的电子档案管理团队建设

随着社会经济的发展，信息技术在人们日常生产生活中的作用越显突出，在这样的背景环境下，利用电子信息技术进行档案管理工作，成为当下机关事业单位发展过程中的必然选择。本文对这一问题的研究，主要以笔者的实际工作为主。信息技术应用于档案管理中，对传统的档案管理模式产生了巨大的冲击，最为直观的表现就是档案管理者专业化技能水平要求不断提升。传统的档案管理模式要求档案管理者具备档案管理知识即可，但现代化的电子档案管理，要求档案管理者具有相关专业知识的前提下，对计算机技术也有较高的要求。对此，建设一支高效率、专业化的电子档案管理团队，对于提升电子档案安全性来说，具有重要意义。高效率、专业化的电子档案管理团队建设，要牢牢把握以下几点内容：第一，档案管理人员要变革传统观念，注重坚持与时俱进，不断地进行学习，掌握新的档案管理知识，只有这样，才能更好地面对复杂的电子档案管理工作，保证电子档案管理更具安全性。第二，要加强档案管理人员的专业化技能水平培训，注重传授电子档案管理工作方法，使档案管理人员具备一定的计算机知识，能够对影响到电子档案安全性的网络问题进行简单处理。第三，注重提升档案管理人员的责任意识，在电子档案管理工作过程中，能够对相关信息守口如瓶，不对外泄露公司秘密，具备较高的职业道德素质。同时，在机关党委办进行公文处理工作，具有一定的特殊性，不单单要求电子档案管理人员具有较高的专业技能水平，更加注重职业道德教育，确保电子档案管理团队能够德才兼备。

三、办公室电子档案的安全保密工作技术措施

办公室电子档案的安全保密工作，除了涉及管理和人员专业知识方面外，还与计算机网络安全风险有着较大的联系。随着科学技术的进步，计算机网络安全环境问题成为计算机应用过程中一个不可避免的风险问题，恶意程序的破坏、木马病毒的威胁，是造成电子档案信息泄露的又一关键影响因素。因此，在实际工作过程中，针对网络环境安全性问题，机关党委办必须采取有效措施予以解决。本文关于这一方面的研究，认为加强电子档案安全保密工作，要注重从以下几点进行考虑：

（一）设置防火墙。防火墙是计算机系统的主要保护设施，它能够有效地对一些恶意程序进行拦截。办公室电子档案管理过程中，要注重对用户计算机上设置防火墙，避免电脑系统遭受外来程序攻击，窃取电子档案信息。

（二）设置电子档案管理密码。电子档案在进行数据存储过程中，可以设置管理密码，当外来程序入侵计算机系统时，在访问电子档案需要进行身份认证。这样一来，相对于为电子档案的安全保密工作提供了双保险，极大程度地保证了电子档案信息避免被盗取。

（三）信息加密。信息加密是“双密钥码”法的具体应用，它与设置电子档案密码不同，它针对信息本身。在进行电子档案信息查阅时，只有解除信息加密，才能还原信息，有效地避免了信息泄露。综上所述，本文着重分析了办公室电子档案安全保密工作的有效措施。通过本文的分析，我们不难看出，在进行电子档案安全保密工作时，只有从干部本身、电子档案安全保密管理工作、电子档案网络环境三个方面着手，才能够全面、有效地保证电子档案的安全性，避免重要信息泄露。

参考文献

[1]刘佳.电子档案的安全与管理[J].科技经济市场,2015(08):108.

[2]俞林.档案管理保密工作探讨[J].扬州职业大学学报,2013(04):66-68.

第3篇：专科电子档案范文

1.1 实行集中统一管理是医院做好电子档案管理工作的先决条件

我省各大医院虽然都成立了档案室，但因种种原因，大多数档案室并没有对本院全部档案实行集中统一管理。档案室内储存的大部分是文书档案，而基建档案仍然存放在基建科，后勤中心管理的文档存放在总务科，人事档案存放在人事科，会计档案放在财务科，设备档案存放在设备科，科研档案存放在科研科，甚至一些很有保存价值的档案材料、声像、照片档案散存在各科室或个人手中。这种以文书档案为主、其它档案分散管理的方法，既不符合党和国家以及省里“对一个机关医院所形成的全部档案应实行集中统一管理”的规定，更不能适应医院日益发展的形势需要和业务需要，不利于医院对档案资料的综合利用。所以，想要做好医院的档案管理和利用工作，可行的办法就是建立健全机构，成立综合性档案室，把医院所有应当归档的档案集中统一管理起来。

1.2 档案管理人员专职化是做好医院档案工作的根本

档案工作是一项专门性、科学性、技术性很强的工作，从事档案工作的人员不仅要有很强的档案事业心和责任感，而且要有较高的科学文化和专业素质。只有使档案管理人员专职化，他们才会安下心来，提高自觉性，不断学习有关知识，结合医院实际，掌握档案工作的理论和业务技能，认真负责地、扎扎实实地做好档案工作。

2 保存电子文件和电子资料工作中存在的问题

在医院电子档案管理的实际工作中，我们往往对电子文件和电子资料的重要性认识不够，平时不注意收集，容易存在一些工作误区，主要表现在以下几方面。

（1）对电子文件和电子资料归档不及时。由于电子文件在形成的初期还不能确定这种载体的文件是否需要作为档案永久保存，致使大部分同志认为电子文件发出后就与自己无关了，至于档案室能否看到，收不收是他们自己的事。而有的档案工作者或怕增加工作量，或不熟悉相关操作技术，加上发送电子文件的部门与档案室信息对接不及时，忽视了电子文件和电子资料的归档，容易造成电子文件和电子资料的缺失。

（2）认为纸质文件和电子文件同时归档会造成资源浪费。有一些医院片面强调无纸化办公，加上大多数电子文件和电子资料的内容与纸质文件材料相一致，导致有些同志认为既然保存了电子文件和电子资料，就不需保存纸质文件材料，免得挤占了档案室有限的空间而造成资源浪费，因而忽视了电子文件和电子资料的易修改性以及电子文件载体和信息技术的不稳定性问题。

（3）电子文件的不安全因素。由于电子文件对计算机有很强的依赖性，它是由拟稿者直接写在磁盘上，可随时产生，计算机系统中如有人故意改动并不会留下任何痕迹。而在工作中形成的纸质文件是不易被拟稿者随意修改，同时印章和签署是文件生效的主要标志，因此，相对于纸质文件，电子文件存在不安全因素。

3 电子档案的管理对策

随着信息社会的迅猛发展，电子档案的管理工作不单是从技术上要求，更应立足实际、规划长远，将电子档案的管理工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序，形成档案管理制度。在实际工作中，我们应采取以下对策：

第一，制定科学、合理及符合本医院实际情况的统一电子文件及电子档案的基本归档制度，这是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。我院业务部门较多，在业务活动中会产生一些电子文件和电子资料，如何做到及时收集电子文件和电子资料，靠的就是制度的约束。医院要求每个部门指定一位信息员，对信息员进行培训，使他们了解收集电子文件和电子资料的重要性，学习归档制度，了解归档制度，并在工作中自觉执行归档管理。同时，要将电子文件和电子资料归档工作纳入本医院的年度考核工作，对部门负责信息搜集的人员实行月度考核与年度考核相结合的方式，保证完成信息管理工作。归档的电子文件和电子资料必须确保信息内容的原始性、真实性、完整性。各部门应按照归档范围、归档时间将电子文件和电子资料以磁盘或光盘的形式移交给档案室，同时还应移交包括该文件的读取软件甚至操作系统。

第二，做到纸质档案与电子档案并存。纸质档案经过归档整理后，从文件题名到日期印章包括文件内容都不能被涂改，性能比较稳定；而电子档案是由电子文件的形成者通过电子文件系统生成文件后，再交给档案管理者归档。因此，电子文件的形成、处理以至归档后的全部管理工作都要依靠计算机来完成。同时，电子文件信息在今后的利用中非常依赖于文件特定的计算机系统，如果计算机更换或者升级，有可能出现应用软件不兼容的情况，有可能打不开文件，就更谈不上利用。为保险起见，在归档时必须做到电子档案与纸质档案并存。

第三，严格控制电子文件的可转换性，保证电子文件的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章在内，通过复制、粘贴达到完全一致，使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管这样，我们还是可以充分利用计算机技术对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或部分?子文件加密，都可以起到一定的保护作用。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

第四，加强电子文件的存储管理。电子文件不仅需要专门管理，更重要的是需要选择合适的存储载体、存储方式，以及与之相匹配的存储系统和存储设备。如果在线存储电子文件，选择移动硬盘应是不二选择。移动硬盘具有存储容量大和随机存储方便、快捷、数据传输率高、可靠性高的特点，可以很好地满足多人在线并发访问，安全性能稳定，能够避免单块硬盘故障所带来的毁灭性后果。如果选择经济实惠，可采用磁带进行存储，磁带的存储量较大，成本低，但存储速度较慢，通常作为磁盘可靠又经济的大容量备份。但由于其对保存条件要求较高，目前在实际工作中没有作为首选。我们用得较多的是只读光盘，因为只读光盘只能用来检索或者播放已经记录在盘上的信息，而且制作简单、容量大、体积小，便于电子文件的存储管理。

第五，将纸质档案进行扫描，实现电子档案一体化管理。由于以前网络信息不发达，很多医院未能普及电脑办公，只能通过纸质呈办，积累了很多纸质档案。现在实行了电子信息化办公，将多年积累的纸质档案进行扫面，实现电子一体化归档管理。不但可以降低纸质档案的损坏程度，还可提供便利的查阅利用服务。

第4篇：专科电子档案范文

在农业与科技共同发展的大好形势之下，农业科技档案管理需要日益完善，需要定期归档的科研材料呈爆发式增长，需要归档的档案呈多元化趋势发展。目前农村科研档案管理机制残缺，无法满足科技时代档案管理需求。缺乏专职管理员管理，严重影响科技档案的归档效率以及相关服务质量，无法有效提升档案利用价值。新的形势下，需要建立农业科研档案电子管理模式，运用新的方法、新的思维，去适应时代的发展，从而更好的为现代化农业科技发展提供服务。

1 新形势下农业科技档案管理存在的问题

1.1 缺乏正确管理机制

在过去，农业科研单位因为长期受传统观念影响，一味的将工作重心放在科研上，疏于档案管理。各科研单位对于档案管理机制建立意识不强，管理方式过于传统，思想过于封闭。存在“为了保管而去保管”的观念。大大影响了档案管理效率，无法有效的将科技档案管理的作用真正发挥出来，使档案管理无法满足新时代的需要。

1.2 缺管专职档案管理人员

由于思想过于传统与保守，很多农业科研单位中将档案管理部门当作了边缘部门，缺乏专职档案管理人员已经成为了许多单位档案管理部门存在的普遍现象。即使有一些单位的档案管理部门有档案管理人员，也存在身兼数职的情况。日复一日，年复一年，便出现了各农业科研单位在档案管理方面过于保守，缺乏创新管理理念的情况。最终使得各科研单位档案管理部门无法更好的服于科研工作。

2 新形势下，电子化管理农业科研档案已成为大势所趋

2.1 建立电子化管理农业科研档案成必做功课

所谓科研档案是指相关科研单位在相关科学技术活动中形成的各种载体的档案。这不仅是科技人员劳动的成果，同时也是他们智慧的结晶。科研档案是储备各种科技信息的载体。主要作用是为各种实际性的科学研究提供相关的理论依据，具有重要的参考价值。随着互联网时代的到来，计算机技术被广泛的应用在档案管理中，对各种科研活动产生的电子档案，采用计算机系统进行处理和管理。电子化管理?r业科研档案已成为大势所趋。各农村科研单位必须要顺应时代要求，做好从纸质档案到电子档案的转变，采用电子档案替换传统手工管理模式，最终建成电子化管理农业科研档案管理模式，适应新的网络时代科研电子档案管理新环境。

2.2 电子化管理农业科研档案模式优势明显

新的形势下科研电子档案管理模式的建立，有利于减轻管理者劳动强度，提高管理者工作效率。原本需要大量人力的繁琐档案管理模式，可通过高科技人材采用快捷的管理手段和信息，通过快捷的途径，实现完善管理，避免了传统管理手段存在的检索查找困难等问题。电子化管理农业科研档案模式的建立，可以对多种形式的档案采取扫描形式保存，然后建立相对应的电子管理目录，采用方便快捷的档案管理软件，建立相对应的档案管理系统，更有利于查阅，大大加快农业科研单位电子档案管理效率。目前各部级、省级农业科研单位均成功构建了电子系统，院级单位也正在逐渐完善，构建独立信息库，以达到上下连动，共同管理的完善电子化管理农业科研档案管理新模式。

3 农业科研档案电子管理模式构建对十三五意义重大

第5篇：专科电子档案范文

黑龙江省水文局 黑龙江哈尔滨 150001

[摘要]近年来我国水文科技取得了较快的发展，信息技术在水文档案管理工作得以广泛的应用，水文电子档案作为水文档案的重要组成部分，是当前有水文档案现代化发展的必然趋势。水文电子档案的发展，对水文档案管理者提出了更高的要求。文中对水文电子档案的特点进行了分析，并进一步对加强水文电子档案管理的具体措施进行了阐述。

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关键词 ]水文电子档案；特点；管理；措施

水文电子档案作为水文档案的重要组成部分，其在水文工作发挥着越来越重要的作用。水文行业与许多专业都有着紧密的联系，而且涉及的领域也较多，这也使水文档案种类上具有多样性，包括纸质和电子两种形式。对于纸质档案只需要按照传统的方法对其进行归档保存即可，而对于电子档案，则需要依据电子文件档案管理相关规范要求来对其进行归档案管理。而且水文电子档案也具有自身的独特性，通过对水文电子档案的特点进行掌握，从而为水文电子档案管理水平的提升奠定良好的基础。

1、水文电子档案的特点

随着计算机技术的快速发展，当前水文电子档案成为水文档案的主要形式。水文电子档案的产生，有效的提高了档案的检索查询的速度，减少了档案管理人员的劳动强度，而且在档案使用过程中降低了对纸质档案的磨损程度，有效的实现了对纸质档案的保护。但相对于纸质档案来讲，当前水文电子档案由于需要计算机软件和硬件，而软件和硬件的不稳定性也使水文电子档案的不稳定性增加。当前电子档案的载体处于不断更新的情况下，而且部分载体寿命较短，不易长久进行保存。另外，电子档案容易被更改，而且不会留下痕迹，在保存过程中容易损坏，从而影响数据的利用。水文电子档案具有自身的独特性，在当前水文工作中发挥着非常重要的作用。

1.1相对独立性、系统性

由于水文工作具有特殊性，这使水文电子档案具有相对的独立性，与其他学科交叉、重叠的情况较少。水文电子档案主要来源于水文、雨量站点在对河流流量、流速定位、观测过程中所形成的数据。水文工作者将这些观测到的数据进行整编后形成水文数据库，使其成为水文电子档案的重要组成部分，可以说水文电子档案自成系统，具有较强的系统性和相对的独立性。

1.2极强的连续性

通过对水文数据进行记当，可以全面的反映某一流域或是某一地区真实的水文情况。而且水文资料记录的年代越长，连续性越好则其使用价值也越高，其在科研、工程建设等领域也能够充分的发挥科学价值。特别是在当前一些水利工程建设过程中，水文电子档案更是发挥不可替代的重要作用。一旦水文电子档案缺乏连续性，则会由于数据不全，而无法为经济建设提供可靠的数据支持，不能对该区域内的水文情况全面进行反映。

1.3时间性

水文工作是对自然界水的运行变化情况下进行研究，水文工作必然会受到自然规律的影响。在对水文观测过程中，同一地区不同时间内水文数据也会存在较大的变化，如果在汛期，水文数据更是存在多变性。这就需要在水文观测过程中需要定时、定点进行观测，而且需要根据河流变化的情况下随时进行观测记录，从而有效的提高水文资料的科学性和准确性。

2、加强水文电子档案管理的具体措施

2.1做好水文档案的收集整理工作

针对水文档案的特点,要按照时间顺序系统地收集水文资料,包括降水、蒸发、泥沙、土壤含水、水位流量、地下水动态、水环境监测等多项内容,特别是每年形成的地表水、地下水、水质三大类资料,更要给予足够重视。在具体操作上,应建立以单位主要领导、档案室、各处室兼职档案员为中心,上下贯通的档案管理网络体系,及时完整地收集整理本单位所形成的各类型档案资料。特别要让专业技术人员参与到档案的整理工作中,准确地对原始资料进行清点,最大限度地保持水文档案的完整性、准确性和真实性。

2.2科学分类,建立合理的目录体系

在对水文电子档案管理工作中，需要根据水利档案的分类要求，同时还要与水文档案形成规律及特点进行有效的结合，从而编制出与本单位具有较好适合性的档案分类表。当前水文电子档案通常会建立两级类目，而且在一级目录下设置多个二级目录。经过对水文电子档案进行科学分类，不仅能够有效的将水文专业的特色更好的体现出来，而且能够为水文档案立卷、编目及管理工作奠定良好的基础。

2.3提高水文电子档案存储的安全

以化学磁性材料为载体的电子档案,理论上讲能够长期保存,因为它的信息读取是无接触式的,不存在磨损。但是,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的,因此,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。与此同时,由于电子档案应用的时间短,缺乏实际贮存的验证,而水文档案又具有连续性、时间性强等不可替代的特点,为了实现水文电子档案中原始信息的长期保存,建议采用定期复制并异地存放的办法,以防止信息丢失、损失对国家经济建设造成损失。

2.4保证水文电子档案的原始性

做好归档水文电子档案的技术处理工作是保证其原始性的前提。水文档案的形成,要求水文档案工作者必须深入实际,对产生的大量电子档案进行及时接收、处置乃至存储,保护电子档案的原始信息,了解信息重新组合的来龙去脉。在实际工作中,可通过技术处理,将已归档的水文电子档案改为“只读性”文件,从而识别和保护电子档案的原始结构,保证电子档案的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.5确保水文电子档案内容逻辑上的准确性

水文电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于计算机软硬件平台对电子档案的内容加以转换,还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。所以必须采取积极的办法,使保存的电子档案适应新的技术,以达到永久保存、准确转换与还原的目的。

2.6加快水文档案管理人员知识结构的更新

在当前水文工作中信息技术应用越来越广泛，这对水文档案管理人员提出了更高的要求。这就需要水文档案管理人员要加快自身知识结构的更新，充分的利用各种新技术、新设备来提高自身的专业技能，更好的适应当前水文档案的信息化发展趋势。

3、结束语

水文电子档案作为水文活动中对水文数据的真实记录，其属于社会公益性产品，在当前社会经济建设过程中发挥着非常重要的作用。为了能够更好的实现水文电子档案的利用，则需要针对水文电子档案的特点来制定切实可行的措施，努力提高水文电子档案的管理水平，使其在防汛抗旱、水资源管理和保护、经济社会的可持续发展中发挥重要的作用。

参考文献

[1]王东,那娜.辽宁省水文电子档案管理系统分析研究[J].现代农业科技,2013-08-05.

第6篇：专科电子档案范文

关键词：浅谈 改进 档案 管理 工作 信息

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此，笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探讨。

一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

第7篇：专科电子档案范文

文献标识码：A文章编号：16749944（2016）12027602

1引言

伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。

2医疗事业单位电子档案发展现状

（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。

（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。

（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。

（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。

3加强电子档案管理工作的对策

3.1更新传统观念，明确电子档案的重要性

面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。

3.2建立健全电子档案的管理制度和工作职责

电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。

3.3提高电子档案工作人员的专业素质

医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。

3.4加大基础设施建设的资金投入

建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础[4]。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率；同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。

第8篇：专科电子档案范文

关键词：学校电子档案;管理;安全性

中图分类号：G712文献标识码：A文章编号：1005-1422（2015）10-0086-02

随着计算机技术和网络技术的飞速发展与大量普及，人类社会进入信息时代，各个学校对电子信息的利用与日俱增，在办公自动化、教学、科研、后勤等方面的日常管理中产生了大量的电子档案。如何保障学校电子档案的原始性和真实性，并在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子档案的非法访问和随意改变。因此，加强学校电子档案管理安全就显得尤其重要。

一、电子档案的特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与相对应纸质档案，相互关联的通用电子图像文件集合，是现代社会档案的主要形式，适应于计算机技术高速发展及满足人们对于档案快速高效运用的需求。而电子档案管理是指针对电子档案的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。不同于传统纸质档案的繁琐而低效的管理存储手段，电子档案管理需要依靠专业的电子档案管理系统实现有效的管理，要求其能提供完整的解决方案，可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络，具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等功能，实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。

二、电子档案的安全性问题

1.电子档案对载体依赖

电子档案的存储和传输必须依靠数据存储介质和通讯介质。存储介质主要有硬盘、软盘、光盘、闪存等几种，这些介质与传统介质相比，稳定性较差，容易受到周围环境如气温、磁场灰尘等影响。载体结构稍微有变化或受损，存储在其中的信息便会丢失或无法读出，网络通讯介质一旦中断也无法传输和共享。

2.电子档案容易被修改

电子档案与其他任何电子文件一样，具有易更改性，而且改动后不留任何痕迹。从纸质档案转化为电子档案的过程中可能出现档案信息失真，电子档案使用操作过程中也容易导致信息失实，遇到篡改或者伪造之徒更会导致档案的失实，造成不可挽救的后果。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失，电子档案的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使无法准确辨别电子档案原件。

3.电子档案管理的专业人员参差不齐

电子档案安全管理工作需要高素质的专业人员为技术支持，从而确保电子档案安全管理的水平。而许多学校并没有单独设立电子档案管理部门，还有许多管理人员缺乏专业的电子档案管理专业知识，或对计算机操作并不熟练，没有接受过专业的技能培训，造成电子档案安全管理工作的被动局限性，严重阻碍电子档案的安全管理工作正常运行。

4.校园网络条件下的电子档案管理制度不健全

在校园网络中电子档案的收集、形成、转换、处理、存储、整理、传输和共享等环节，档案信息可能被盗取、攻击、病毒感染，更有被更改、破坏和丢失的可能。由于计算机应用于档案管理和校园网中运行档案管理系统时间不长，传统的档案管理制度占主要方面，还没有形成一套系统的电子档案管理制度。

三、学校电子档案管理的安全措施

1.保护存储和网络传输介质安全

电子档案的特性不同于纸质档案，要建立可靠并且永久于可准确提供利用的状态。要建立一个合适存储介质保护的环境、规范保管条件，比如湿度的控制，存放载体的空间应达到有关标准的要求，满足避光、防潮、防潮、防震、防尘、防变形等的要求。鉴于校园局域网络容易受到计算机病毒感染，安装网络防火墙。防火墙技术一种访问隔离控制技术，是在某个平台网络与外界网络之间设置障碍，防止非法用户对本平台信息资源的非法访问。在校园网与互联网之间配备防火墙，防止互联网上的非法用户、网络攻击、病毒等对校园网络的侵害。并建议有条件的学校可购买企业云服务平台，防止现有的网络防火墙等技术仍无法抵挡“黑客”高手的入侵，可做到电子档案数据本地、云端等多方备份，来应对突发的紧急状况，确保学校档案信息得到最好保护。

学校电子档案管理安全性探析

2.加强电子档案载体的保管

电子档案形成后，因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，就无法确认它的真实性。因此，对形成档案的材料进行电子档案与纸质档案双套管理模式，将电子档案和纸质档案分别存储保管，并采用档案管理系统结合人工记录的方式，利用档案管理系统以电子的形式记录档案产生、加工、转换、传输及共享利用的全过程，同时辅以人工记录，用这些记录来证实电子档案内容的真实性和使用情况。

3.提升电子档案安全管理人员专业素质

电子档案安全管理人员的专业素质是电子档案管理工作有效展开的决定性因素，因此学校因着力加大现有档案管理人的岗位培训力度。通过培训、自学、赴兄弟学校参观交流等方式，重点培训档案管理人员学校与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等方面内容，培养电子档案管理的复合型人才，为学校电子档案管理工作提供人才保障。

4.建立电子档案在校园网上应用全过程的管理制度

电子档案从形成到开发利用，中间经过多个环节，只要一个环节的职责不清，制度不明就可能造成电子档案的安全性构成威胁。建立电子档案信息安全评价标准体系，开发电子档案管理专用系统，将所有电子档案通过系统平台进行归档分类处理，明确归档流程和归档环节，对各科室的归档责任、工作内容和管理权限明确的划定，统一对每一份电子档案实行标准化、规范化管理。

参考文献：

[1]温怀玉.校园网条件下的电子档案安全体系研究[J].泸州职业技术学院学报，2008（1）：43～46.

第9篇：专科电子档案范文

1．理顺关系，制定制度，强化电子档案的归档管理。2003年，档案管理部门开始接手电子档案的归档管理后，建立健全规章制度，制定了电子档案归档管理制度和有关规定，得到院领导的高度重视。以技术管理通报的形式，了《院工程CAD成品文件的归档流程实施办法》等一系列电子文件成品文件的归档规章制度和规定，做到责任落实到人。档案人员严格把关，认真核对。从源头上杜绝电子文件的丢失，保证了归档电子档案成套性、连续性、准确性、真实性、完整性、有效性，提高了电子档案的归档率。

2．重视电子文件归档后的检查验收和备份工作。档案人员在接收电子档案归档时，力求全面，发现问题及时与专业人沟通，有效地解决了电子档案归档后的相关工作。此外，档案部门还定期对电子档案进行了数据备份，实行异地保存，保证了电子档案数据和信息的安全。

3．奖罚分明，加大电子档案归档的文明考核力度。2004年8月，院印发《进一步加强规范CAD成品文件及文本电子文件的归档要求的通知》，进一步完善和明确了CAD电子文件及电子文本文件的归档工作。同时，对电子档案归档存放位置、字型、CAD成品文件的正确命名，以及已经出版的CAD正式成品文件和文本电子文件的管理作出新的规定。档案部门定期检查，并把检查结果纳入院月度双文明考核中，对违规者给予处罚，对执行好的设计人员给以奖励。4．严格保密制度，防止电子档案的流失。在CAD成品电子文件归档工作中，严格按照档案和安全保密条例去做，涉及电子成品文件的调用和转换、拷贝，采取事先填写CAD成品调用审批单，实行院领导逐级签字审批制度。通过一系列电子档案归档管理制度的完善，电力工程设计的电子档案管理工作，有了长足的的发展。

二、今后工作的对策

为了改进和加强电子档案归档工作的管理，更好地为专业设计工作服务，今后应做好以下几个方面的工作。

1．取得领导的重视和有关部门的配合。从电子档案形成的过程看，它既来源于工程设计部门和信息管理部门，也来源于上级领导机关等，其涉及面广、内容多、专业性强。因此，仅靠档案人员有难度，需要各级领导和相关部门的支持和通力协作。为此，各级领导要把电子档案工作同其它工作一起抓，将电子档案归档工作纳入领导工作日程，纳入工程计划管理，帮助协调好档案人员与有关部门的关系。

2．做好宣传教育工作，增强全员档案意识。为了更好地把电子文件的归档工作落到实处，档案部门应认真贯彻《科学技术档案工作条例》和《电子文件归档与管理规范》等有关规定，会同有关部门积极开展档案法规和安全保密条例知识的普及教育工作，使每个专业人员都能明确其在电子档案归档工作中所应承担的责任和义务，进而形成人人懂档案、人人管档案的局面，让更多的人配合我们搞好电子档案的归档工作。

3．加强岗位培训教育，提高档案人员的业务素质。通过培训，不但要学习档案专业知识，还要学习其他现代科学知识，使档案人员成为复合型的档案工作者。通过组织学习《档案法》，增强全体档案人员的法制观念，依法治档，是今后做好电子档案管理工作，促进档案事业全面发展的重要依据。