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高校档案管理中信息资源共享模式

摘要:在信息技术与国民经济不断发展的现代化社会,传统的高校档案管理模式已经完全不能跟上高校教育体制的发展需求,这就需要高校树立正确的高校档案管理工作意识,引入先进的档案管理资源信息共享模式,改善传统档案管理模式严重滞后的现状。本文对当前我国高校档案管理模式中存在的重视程度不够、信息化程度较低及信息隔离等问题,在高校档案管理基本理论基础上,从现代化信息技术发展环境下,提出档案管理信息资源共享模式创新改革措施,为实现我国高校档案管理工作的高效合理化发展提供有力支持

关键词:高校;档案管理;信息资源共享

0引言

高校档案管理工作本质上是对高校学生从录入学籍一直到毕业就业的所有在校信息的全面系统汇总,是将学生的在校实践表现进行全面的数据信息集中化管理的模式。现代化社会背景下,传统的高校档案管理模式并不符合当前的社会发展需求,所以对高校档案管理模式进行优化升级就成为了必然。因此,创建合理有效的高校档案管理信息资源共享模式,对于实现高校档案管理工作的系统化、专业化、全面化具有非常重要的实践意义与社会价值。

1档案信息资源管理与信息资源共享基本理论

1.1档案信息管理

档案管理是指整个档案从数据信息的挖掘、收集、记录、利用与再生产的所有流程,通过对档案信息进行有计划的管控协调来完成各项管理工作。档案信息管理有异于传统的档案管理,主要是依据馆藏数据资源与互联网数据信息,以客户需求为导向,基于全面系统的档案资源信息,为客户搜索数据资源、制定战略决策以及解决计划等增值服务提供大量档案信息支持[1]。而档案信息管理方式是将档案管理实现层次上的优化升级,实现档案信息管理的高度集成性管理。档案信息管理是将数据信息从个体、行业、社会、地域等方面进行规划管理。高校档案信息资源管理隶属于社会层面的数据信息管理,涉及高校部门的不同层次的数据信息归纳管理。

1.2档案信息资源共享

档案信息资源管理主要是用于加强高校档案系统的全面化、系统化,提高管理工作效率与服务质量而采取的现代化管理模式,资源共享机制能帮助高校构建更为成熟的信息资源实践管理体系,所以信息资源管理的终极目标是实现收集数据信息的共享。信息资源共享通常包含数据资源、资源有效传播以及使用客户三部分,分别对应着信息资源的物质基础、信息传播媒介以及最终服务目标三方面。另外,有效的信息资源共享机制必须要确保信息资源共建与共享的双重保障。信息资源模块化建设能最大限度避免出现信息资源的各自为政与重复性构建等行为,降低高校档案管理成本费用。高校档案管理信息资源共享就是在信息化建设基础上,利用互联网通讯技术、信息管理技术等将各种文字、声音、图片等档案数据,通过特定的方式进行规整处理,为信息资源共享提供数据支持。信息资源共享虽然是构建信息资源管理体系的主要目标,但也要确保共享机制的科学合理性,不能盲目进行超量信息共享,确保信息共享符合社会档案信息共享规章制度,否则会给信息资源提供方造成较为严重的不良影响。

2高校档案管理中信息资源共享模式构建重要性

2.1社会信息化建设发展需求

随着社会信息化建设与城市现代化进程的加快,社会信息资源已经与传统的物质资源等成为当前促进我国社会经济发展的关键性资源,其自身特有的社会经济价值备受社会各界的关注。信息资源的开发与高效利用特性,能够对资源的能源搜集、原材料加工生产等起到降低成本提高增值价值等作用,真正做到利用信息资源带动工业化发展。但当前我国高校信息资源开发共享机制远远滞后于国际发展水平,所以充分利用挖掘高校档案资源开发深入与广度,是实现高校的长久可持续发展的重要渠道。

2.2社会公众服务知情权要求

档案管理机构是社会数据信息的最大集中管理者,在发展初级主要是为了满足相关领导层的决策需求,逐渐转变成现代社会的民众受托机构,所以档案管理机构本身就承担着公众数据信息的公开责任,这是对公众档案信息资源的知情权的一种强制性保护。社会经济的发展使人们对于数据信息的需求量急剧增加,涉及人们生活工作的方方面面,所以在档案管理中引入信息技术,创新档案信息资源的共享服务机制,已经成为社会发展的必然趋势。

2.3高校教育发展的改革需要

一方面,高校档案是教师与科研成员的教学研发成果,能对高校科研教育资源的共享与高效利用,提升高校教学层次,实现各高校间优势信息资源的互补互用,有利于高校的协调共进。另一方面,能有效提高高校教育资源信息化程度,促进高校档案管理建设的发展。高校信息资源作为公共信息服务系统的重要组成部分,能够满足当前社会对大量高校数据信息的需求。所以深入挖掘高校档案信息的潜在实践价值,引入现代化信息管理技术,创建更为系统完善的高校档案管理模式,是高校教育发展改革的必然需求。

3高校档案管理中信息资源共享模式构建存在的主要问题

3.1缺乏对档案管理的重视程度

由于档案管理工作并不是显著性管理工作,不会对学生的学习能力与教师的教学研发能力造成一定程度的影响,所以极易受到高校管理层与教师的忽视。但是档案管理信息资源共享模式的创建本身就需要高校中各个部门的协调配合,如果管理层与教师并没有给予应有的重视,会造成数据信息搜集不完全或不能及时进行更新[2]。另外,在信息管理资源共享机制创建过程中,前期准备工作需要投入更多的社会资源与资金,而高校则需要承担很大一部分的专项资源,如果重视度不够,会使创建工作很难真正有效开展。

3.2档案管理信息化程度过低

虽然大部分高校将数据信息技术引入到档案信息化管理工作中,但从实践创建结果来看,管理工作仍旧存在服务管理系统信息化程度过低、模式单一等问题,如信息化档案管理机制应用单纯用于对学生档案的更新替换或查询搜索等管理工作,对于挖掘整理更深层次的数据信息共享机制欠缺必须的信息技术支撑。另外,学生数据信息共享中的资料包含学生就职规划等在内,但这些十分重要的应用价值欠缺高层次的信息化技术,不能深入挖掘更为有价值的档案信息,导致高校档案管理工作实践效率不能得到有效提高。

3.3无法打破高校档案信息共享屏蔽

这种信息屏蔽是造成高校间、高校各部门间档案信息互相隔绝,不能进行有效共享的主要壁垒。在现代化社会中,各种信息资料根本社会价值是交流共享,实现资源价值的最大化。但在实践管理中,高校档案管理的封闭性导致高校学生与教师个体很难真正进行资源查阅,更不用说社会上其余人员。这就导致各个高校间无法建立有效的信息档案共享机制,严重限制了学生就职途径,影响学生的就业成长。

4高校档案信息资源共享模式构建对策意见

4.1给予高校档案信息资源共享构建应有的重视

高校档案信息资源共享模式建设需要大量的资金、技术以及设备支持,特别是对构建初期的基础设施引进、系统优化调整等工作,需要高校管理层与相关部门给予足够的重视与支持。另外,要充分重视高校档案信息资源共享模式后期维护工作,不仅要配备专职档案管理技术人员,对高校支持资源进行合理分配,并且对管理系统配备设施软件等定期进行优化升级,为信息共享管理系统的高效化开展提供有力保障。

4.2创新优化高校档案信息管理共享服务机制

信息共享服务机制从本质上讲是为了实现高校档案信息资源的公开化、透明化,使大量档案信息资源能够为高校师生与社会公众提供有效服务,扩大服务管理范围。同时由于档案信息服务机制包含信息资源的整理、保管与服务三方面,所以需要逐步完善档案工作整体程序,确保档案管理服务工作的实效性与开放性,使其能更好地满足社会不同层次、不同领域人群的个性化需求[3]。

4.3创建高校档案信息资源集成体系

高校档案信息资源共享机制需要为包含全校师生与社会公众在内的所有人提供及时有效的资源信息共享服务,虽然当前我国大多数高校已经进行了档案信息化建设,但受高校资金、设备以及技术等方面因素限制,在建设过程中暴露出越来越多的问题。同时为了满足学校自身发展需求,高校间的档案信息共享管理机制的建设往往各自为政,在管理系统创建过程中采用的软件设施与信息技术平台等均存在一定的差异性,导致高校档案信息资源出现共享屏蔽状况,很多有价值的资源只能在高校自身内进行使用,无法形成有效的信息交互共享机制,针对这种情况,各高校应该进行联合协作,创建内容更为丰富化、专业化的档案信息管理资源库,为实现信息资源共享体系的系统化、开放化提供有力的物质支撑。

5结束语

综上所述,随着市场经济发展与教育体制改革优化,高校的档案管理数量规模迅速扩大,社会对高校方案信息的需求量日益增加,在传统的档案管理模式中引入信息资源共享机制,降低管理工作成本耗费,实现档案管理服务的公开化、个性化,已经成为高校现代化管理发展的必然趋势。

参考文献:

[1]解学香.高校档案管理中信息资源共享模式的构建途径[J].人力资源管理,2018(01):207.

[2]赵旭.简析高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].办公室业务,2018(11):47.

[3]易莲.高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].湖北成人教育学院学报,2015,21(01):76-78.

作者:钱俊 单位:海南大学

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