高校档案管理规范化探析

摘要：实现高校档案的传统管理到规范化管理,是档案管理工作者面临的重大问题。作者分析了传统高校档案管理存在的问题,提出加强高校档案的一些先进管理方法，以期达到高校档案管理的规范化。

关键词：档案管理；对策；信息流通

高校档案管理承载着高校的发展信息，随着高校的快速发展，有些高校传统的档案管理没有在现代管理的形式下有一个质的飞跃，尤其是档案信息化、数字网络平台没有进行档案标准化、规范化管理，跟不上高校发展的节奏，影响高校的快速发展。本人通过对现代档案管理中存在的问题进行分析，提出改进高校档案管理的规范化措施，达到高校档案管理的最优化。

一、高校档案管理存在的问题

1.档案管理中电子信息化程度低

传统的档案管理信息在许多高校的部分档案归档中仍然沿用，导致没有电子化处理的档案信息无法在全校网络信息平台使用。先进的数字化管理的优势根本发挥不出来，加大了档案管理者的工作量，档案信息的利用效率低下，对外利用的价值体现不出来，势必影响高校的快速发展。高校档案在各个环节的信息功能开发的不好，多方位的服务也体现不出来，时间久了，肯定会造成档案自身价值的下降。

2.现有的档案管理制度跟不上时代需求

当前许多高校没有根据新时代人的档案管理要求，制定相应的规范化的现代管理制度，出现的问题就是专业化的档案管理人员不到位，信息网络化的知识结构落后，从不进行专业化的档案知识培训，相关档案管理人员的综合素质达不到标准，自然也就谈不上创新意识，档案管理工作一直是事倍功半的效果。档案管理法公布后，有些学校没有按规定制定规范化的高校档案管理制度，目前仍有一部分档案管理人员培训不到位，知识结构落后，专业化的系统学习不够，创新意识也无从谈起，无法充分进行档案信息电子化升级与档案信息数字网络化应用，高校档案管理的质量也就无从谈起了。

二、创新理念，使高校档案管理再上新水平

1.加强宣传工作，提升档案工作地位

高等学校是最新教学研究与人才的聚集地，有许多拔点的科研基地和最新科研成果，对高校的发展和当前社会经济发展都起着重要的作用，在这个过程中，拥有高知识点的高校档案信息都发挥着重大作用，是高校的一张名片，对展现高校的实力，提升高校的知名度有着巨大的作用。可见高校的档案管理工作对高校的发展有着重大的意义，承接高校发展的每一个过程，必须加大高校档案管理的规范化宣传，学校领导重视，并建立稳定团结的档案管理队伍；通过宣传争取到档案管理设备资金，确保高校档案管理网络平台及时建立，并有强力的维护与运行。通过宣传，转变档案管理工作人员的思想意识，强化专业管理水平，真正做到档案管理信息的资源共享。

2.业务培训为先导，提高工作人员的综合素质

随着高校的快速发展，档案管理的信息逐步成为社会使用的前沿阵地，信息网络平台越来越多的利用一些新技术，需要一些高水平的档案工作人员进行操作，对档案管理工作人员进行的各种培训，包括电子化、网络化知识，逐步提高档案管理工作人员的综合素质，最终让档案管理的网络平台进行高质量的运行。一线工作的档案管理工作人员，力争做到一年进行一次脱产学习，二年内进行先进技术的交流学习，开阔档案管理工作人员的视野，让其从根本上对档案管理需要的知识进行更新；同时让一线的档案管理工作人员熟悉最新档案管理现代化制度，运用现代化的管理手段，实现档案管理的质的飞跃，确保基层档案管理工作即稳定性又有实用性，努力做到档案管理工作规范化。对高校发展起到推动作用，对社会的发展资源共享。

3.提升档案管理先进技术程度，提高档案利用效率。

高校在档案信息管理过程中，创新理念，引进先进技术，培训高素质教育的人才，生成一个敢于创新敢于钻研的专业队伍，这直接关系着高校档案管理是否先进的程度，必须引起高校领导的高度重视，并努力落实好。有了先进档案管理技术的基础，才能真正开展高校档案管理的信息化工作，并有强力的运行机制，真正建立健全高校自己的档案信息数字化管理平台，利用网络技术平台，展现档案信息的输入、传递、利用的快捷性，做到真正的档案信息校内校外的资源共享。

4.创新是高校档案管理的动力之源

创新是档案管理工作的永恒的思路，在创新档案管理的过程中逐步形成多方位、深层次的校内校外资源共享服务理念。（1）创新档案工作要遵守国家的法律法规与具体档案管理规定，形成先进的管理制度，并学习国内外知名高校的档案管理知识点，逐步规范高校的档案管理方式与方法，档案管理的新模式更上一层楼，管理与运行机制更加科学与规范，其最大的好处就是高校档案管理的目录更加开放清淅，档案信息条码的查询与检索更加方便，档案信息资源的传递与交流更加的便捷，更好地满足社会发展的需求。（2）拓展校内网站服务范围。高校应有充分的资金投入，确保校内档案管理网站的建立，并确保网站的运行与维护，档案管理工作者，档案信息电子化的基础上，运用网络技术，按数字信息化技术的要求传递收集与上报档案材料，并逐步形成自己特有的档案信息数据库，由手动的查询转变网络查询，快速的传递与交流信息。具体的档案管理工作人员利用网站对档案信息进行动态管理，及时收集，同步归档，最大限度的保证档案信息的归类齐全有效，并对档案信息进行安全性保管。校内网站利用电子档类的多媒体文件,实现档案管理中档案信息图文并茂全程管理与传递，充分利用信息网络平台与数据库，实现全方位的数字档案信息资源共享。（3）完善科学化的档案管理机制，做好档案管理工作。有一个完善规范的档案管理制度，是档案信息的征集、电子化处理、归档、直至查阅与交流的重要保证，制度要保证每一个工作人员的积极性与创造性，并对相关工作人员的工作进行量化与考核，还要有事后的监督管理制度。在此基础上，逐步形成档案管理工作标准化与规范化。（4）优化校内档案管理机制，率先服务于学校发展。创新思路，充分体现出高校档案的学术价值与社会价值，在学校发展的重大活动中，全方位做好档案信息的查阅与传递工作，充分体现出每一个时代档案信息的魅力，为学校的发展保驾护航。重点做的工作有：一是校内特有的人才信息，媒体资料，科研信息传统形式的档案信息服务；二是对校内开展的校友校庆活动，学术评估等积极提供信息服务支持；三是校内一些独有的活动如年鉴、校史、名人馆等信息服务；四是对高校毕业生的动态管理服务，如学业成绩、就业信息、体能档案、社会实践等。让学生发展的每一步都有信息服务的平台。高校实行档案管理的规范化管理，对于高校一线教学质量，各级科研机构的学术水平将发挥重要的作用。在高校的发展过程中，与社会各类单位相互联系的机会越来越多，高校内档案信息的资源共享与社会化利用的重要性越来越大，促使高校创新档案管理创新思路，使档案管理更加规范化，推进高校档案信息对内对外全方位服务。真正体现高校档案信息的真实价值，为高校的快速发展和社会经济的发展做出应有贡献。

参考文献：

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[2]刘耿生.档案开发与利用教程[M].中国人民大学出版社，2010.

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[4]冯惠玲.档案管理学[M].中国人民大学出版社，1999.

作者：苏全玉 单位：潍坊学院 体育学院