高校合同管理与审计实务探索

摘要：随着社会主义市场经济体系的逐步建立和高校管理体制改革的不断深入，高校已成为市场经济的主体之一，合同作为高校参与市场经济体系的重要途径，合同管理已成为高校经济管理的重要内容。如何有效地加强合同管理，避免纠纷，已成为高校管理的一项重要内容。

关键词：高校；合同管理；审计

一、高校合同管理现状

目前，高校合同管理方式大部分实行的是按部门职责进行分类归口管理、分级审批、各负其责的制度，但在具体实施中有的合同分类归口不是很明确，且存在合同管理未按管理办法严格执行的现象，例如：授权委托制度未及时跟进、合同审查小组未充分发挥其功能作用。合同履行完毕或合同权利义务终止时，大多数承办单位未及时向归口管理部门书面报告合同的执行情况及结果。具体表现为：（1）合同管理机制不健全，职权不清。目前，很多高校在合同管理当中，只局限于合同的登记备案，对合同的签订、履行过程都无法进行全过程监督，合同纠纷处理机制不健全，监督机制缺失，合同签订比较混乱，部分印签为学校合同专用章，部分印签为部门章。重合同订立、轻合同监督，导致合同履行风险增加，从而引起诉讼与纠纷，使学校经济利益及声誉受损。（2）法制意识淡薄，对合同的权利和义务缺乏认识。在合同签订时，由于管理人员缺乏相应的法律常识，这将导致高校出现重合同订立，轻合同监督的现象。对于合同的细节、条款不是很在意，或者是完全不懂合同所列的内容是否符合自己的权利和义务，以至于在合同履行的中期和后期出现各种问题，这将导致学校的经济利益受损。（3）合同管理手段落后，导致合同管理效率低，信息传递不及时。相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理，很容易出现审批环节繁多，致使合同审批效率低的问题，合同管理效率低将会导致学校错失业务良机，信息传递不及时会使各管理部门之间沟通协调不通畅。（4）合同管理人员素质良莠不齐。目前，高校对外所签订的合同种类越来越多，所涉及的范围也越来越广，覆盖了购销、财产租赁、合作办学、土地转让、技术转让、科研、对外投资等。学校合同管理人员的素质关系到学校合同管理工作的优劣，要配备具备专业知识的合同管理人员。合同管理人员要熟悉学校的内部运作流程和外部信息，要有较强的组织能力和协调能力，敏锐的洞察分析能力，严密的逻辑思维能力和较强的责任心。而目前，高校的合同管理人员大多数是办公室兼职的，没有配备专门的合同管理人员。

二、开展合同审计的意义

高校开展合同审计，对自身的建设和发展有着积极的作用，也是高校适应市场经济发展的客观需要。（1）开展合同审计，可以促进学校各级管理者法制意识的增强，明确管理职责，防范合同风险和提高学校管理水平。（2）开展合同审计，可以强化学校内部控制管理机制，规范各级人员的经济行为，严格遵守财经纪律，堵塞漏洞，增强高校内部管理，预防腐败，促进廉政建设。（3）开展合同审计，可以帮助完善合同条款，确保合同合法合规，避免潜在的经济纠纷，促进各部门有效维护学校的经济利益。加强对合同的签订、审批、履行等过程的审查，可以排除隐患，防范风险，维护教职工的合法权益。

三、高校合同审计的内容

高校合同审计是指由高校内部审计部门对合同的签订、履行、变更、终止及合同管理等，进行独立客观的监督和评价活动。高校实施合同管理，并开展合同审计，可以起到互相牵制的作用。合同审计的内容应包括：（1）审计签订合同的合法性和有效性。审查合同的签订是否遵守平等互利、协商一致、等价有偿的原则，合同的签订是否损害学校利益或社会公共利益，是否符合法律规定的形式和程序，涉及法律裁定的条款是否完善，内容是否符合国家法律法规。（2）审计合同的审批流程。主要是审查合同审批表内容是否齐全，是否按照规定流程及时审批。审批表格式是否规范，内容是否齐全；是否出具合同审批表。是否按规定程序及时审批；是否存在合同先签后补审批手续情况。审查合同制定后是否经过相关部门的审查（法务部），查看审查记录。（3）审计合同的主要条款。主要审查合同价款是否合理，合同重要条款有无遗漏；所涉及的数量与质量以及履行期限、违约的赔偿责任、赔偿金额等是否明确，招标文件与合同中主要条款是否存在差异等。合同形式是否符合相关法律、行政法规的要求，是否采用统一的合同范本。（4）审计合同履行情况。主要审查合同双方是否按规定履行合同，合同执行中是否存在弄虚作假、合同的变更是否符合法定条件，执行上是否存在偏差及偏差产生的原因。审查合同双方是否按合同约定的期限、地点和条款认真履行了合同，有无一方任意改变合同内容和条款的行为。（5）审计合同的管理情况。主要审查合同日常管理情况，审查机构的设置与人员的配置、合同的档案保管与台账设立、合同印章管理、合同的内控制度建设情况，是否有相关的合同管理制度、合同的评审制度、合同的会签制度和合同专用章管理制度等。通过对以上内容的审查，对合同的订立、履行、审批、管理的合法性、规范性等方面做出客观评价，总结经验，揭示风险，提出建议。

四、合同审计的程序

合同审计实施过程中，具体程序包含有:合同审前准备阶段、合同审计实施阶段和合同审计报告阶段以及合同后续审计。（1）事前阶段(或称计划阶段)，了解被审单位合同的完整性和真实性。采用现场询问和表格调查等形式，了解学校各类合同的管理方式，并与学校合同管理人员进行沟通，了解合同管理情况。然后根据初步了解的情况，梳理学校主要部门的合同操作管理流程，对了解的情况进行分析，找出其中存在的薄弱环节和控制点，确定审计重点。（2）事中阶段(或称实施阶段），对照合同的内容，检查财务反映内容的准确性与真实性，检查起草、审核、审批、制度建设、档案管理与台账设立等工作流程，是否符合学校合同管理办法的要求，从而发现被审计单位有无违法违纪行为。审查合同是否得到有效执行、合同执行结果的反馈及合同纠纷的处理情况。检查合同存档情况，是否进行分类管理和建档，是否有专人负责管理；检查合同台账管理，是否设有合同台账；检查各个部门有无违约行为和合同纠纷的处理记录，以便进一步建立健全学校的合同管理内控制度。（3）事后阶段（报告阶段），针对合同审计中发现的问题，提出合同管理的意见和建议。与合同签订部门、合同管理部门进行交流沟通，确保审计报告的科学性和实用性。（4）后续阶段，针对合同报告发现的问题，并提出整改建议和意见，查看审计意见的落实情况。

五、高校合同管理与审计的启示

在国家依法治国的大背景下，依法治校就是此方针的具体体现，作为学校管理的基本要求，高校的合同管理工作还很滞后。因此提升高校合同管理水平，需要从观念、组织、制度、监督等方面寻求对策，才能切实维护好学校的各项权益。（1）建立健全合同管理机制。建立健全学校合同管理部门，明确学校合同主管部门和各归口管理部门的分工和职责，并配备专门合同管理人员，明确机构或岗位职责，保证合同履行落到实处。构建合同管理制度，定期对合同的审查质量和审查效率、履约情况等进行分析，查找合同管理中的漏洞和问题，避免和减少经济损失。（2）制定完善的合同管理办法。高校应进一步完善和修订学校合同管理办法，建立健全合同归口管理和分类管理制度、合同示范文本制度、合同授权委托制度、合同审查制度或审签制度、合同专用章管理制度、合同台账制度以及合同档案制度等，加强对合同授权签订、审批流程、受理登记、备案归档、履行验收、管理台账等方面的管理。强化合同授权委托制度，学校对授权委托及签章事项应进行严格的法律审查，明确各类合同签订的授权委托权限，避免授权不明、职责不清等不规范行为。（3）加强合同审计监督管理。将审计监督引入合同管理全过程，通过审计监督有效地把控合同管理过程中的关键控制点和风险点。由审计部门制订较为详细的合同审计实施办法，合理确定审计范围，对标的金额较高、影响较大的经济合同，纳入必审项目，将合同审计逐步常态化，把合同审计作为高校内部审计的重要内容。要重视合同管理制度的执行与落实，重视对合同履行情况的跟踪。学校要从法律风险防范的实际需要出发，加强合同订立后的履约跟踪，定期了解合同的执行情况，加强合同履行的监督检查。（4）增强合同管理队伍建设。由于学校所签订的合同涉及面广，政策法规性强，要求合同的报审人员、审批人员、管理者、审计人员都要具备一定的法律意识，有效地维护学校的合法利益。高校应采取各种方式，使合同管理部门和教职工具备一定的法律常识，重视合同的条款、明确自己的权利与义务，只有提高了教职工的法律意识，才能更好地开展合同管理工作，为合同审计工作提供保障，促进审计工作法制化、规范化。（5）创建合同管理信息系统。信息化时代，信息系统的应用越来越广泛，创建合同管理信息系统，对合同的订立、审批、归档、履行等流程可以进行实时监控，这有利于监控合同执行的全过程，促进规范管理，实现以合同为主动脉，利用合同构建业务主线，满足合同业务跨部门、跨层级、全过程、精细化的协同管理。

作者:李蓉 金忠兆 单位:华中师范大学审计处