高校人事档案管理的价值与优化对策

摘要：高校人事档案管理是高校人事工作的重要组成部分，是高校人才流通、信息归纳的主要平台。在大数据时代下，高校人事档案管理面临着更大的机遇和挑战。因此，要针对其人事档案管理中的弊端，采取有效的优化措施，才能不断提升高校人事档案的管理水平。

关键词：大数据；高校；人事档案；管理；优化措施

我国的人事档案工作源于延安时期，建国之后，包括高校在内的一些企业和事业单位均建立并完善了人事档案管理制度。人事档案完整地记录了一个人的学习、经验、专业技术水平、政治面貌、工作情况、任职资格等，通过有效的人事档案管理，高校可以全面了解人才信息并作为人事管理的基础。

一、大数据的概念及其在高校人事档案管理中的应用

（一）大数据概念综述

早在2011年5月，“大数据”一词就被麦肯锡公司提出。大数据又被称之为巨量资料，主要是指依托于互联网平台而产生的海量的、形式多样化的非结构化数据。这种数据通过传统的技术手段很难对其进行分类、整理、存储和处理[1]。可以说，与传统的数据相比，大数据具有数据量庞大、类型繁多、价值密度低、处理速度快等特点。目前，大数据已经被广泛地应用于社会的很多行业，并带来了巨大的经济价值和社会价值。

（二）大数据在人事档案信息化管理中的应用

一是收集。高校人事档案信息较为庞杂，且形式多样，传统的纸质档案应用十分不方便。通过大数据技术，可对高校人事档案信息进行系统的收集，并将数量庞大的信息进行精准的分类、存储，为人事档案信息化管理打下基础。二是管理。高校人事档案信息繁多、复杂，传统的人工管理效率低下。而大数据的应用，通过计算机、云存储等技术提高了人事档案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通过大数据在高校人事档案管理中的应用，使得其在使用过程中直接通过计算机的检索功能即可获得，从而使得高校人事档案的使用更加便捷，更有利于人事决策[2]。

二、大数据时代高校人事档案信息化管理现状

（一）信息化管理意识较弱，管理方式单一

长期以来，我国高校对人事档案管理意识较为薄弱，仅仅将人事档案管理作为一项辅助性工作，没有充分认识到人事档案管理的重要性。还有部分高校认为人事档案仅仅是政治时代个人功过是非的记录，没有太大的现实意义。正因如此，以致于在具体的档案信息化管理过程中出现了人员配置不齐、硬件设施不达标的现象。此外，高校人事档案的管理方式较为单一，均是通过人工方式进行，不仅降低了人事档案的管理效率，还在很大程度上影响了人事档案信息的共享。

（二）基础设施落后

受到传统人事档案管理观念的影响，各大高校对人事档案信息化管理投入的资金有限，导致其信息化管理过程中出现了硬件设备落后、软件开发滞后的问题，这都在很大程度上限制了大数据在人事档案信息化管理中的有效应用。

（三）档案管理人员综合素质偏低

大数据时代下的高校人事档案信息化管理对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要懂得档案管理的专业知识，还要具备计算机信息技术。然而，目前高校人事档案管理人员整体素质水平较低，并且存在明显的老龄化现象，其观念陈旧且无法掌握新兴的信息化管理技能；还有一部分高校选择兼职人员或者聘请档案管理人员，在工作中缺乏责任心，无法认真对待人事档案的管理工作。

（四）缺乏健全、完善的管理制度

目前，我国高校仍缺乏一个健全、完善的人事档案管理制度，以致于在具体的收集、整理、归档过程中出现错误，甚至在借阅、转出过程中出现档案遗漏和损毁。

三、大数据时代下高校人事档案信息化管理的优化对策

（一）更新人事档案信息化管理理念，完善管理制度

大数据的发展是大势所趋。在这种形势下，高校必须要改变传统人事档案管理的观念，充分认识到人事档案信息化管理的重要性，利用大数据技术对繁杂的档案进行收集、分类、存储和利用，并在此基础上制定出符合高校实际情况的人事档案信息化管理系统。此外，健全、完善人事档案管理制度，还必须对目前人事档案管理机制进行修正，明确档案管理人员的职责和管理细则，使其在管理工作中能够严格按照相关要求进行档案的信息化管理。

（二）加大资金投入，积极构建大数据管理平台

在更新人事档案信息化管理理念的基础上，要加大资金投入，更新人事档案管理所需的硬件设备、软件技术。当人事档案管理的硬件和软件完全达标之后，即可在此基础上构建大数据管理平台。在具体构建大数据管理平台的过程中，首先要收集整理原始数据，并对其真伪进行辨别。同时，建立以部门为单位的基础数据库，将每一份人事档案的编号、姓名、性别、民族、出生年月、籍贯、政治面貌、学历信息等相关资料进行准确的录入。其次，基本信息录入完成之后，对人事档案进行分类处理，以便日后进行查阅。最后，在人事档案基础数据库中，还应将人事档案与其相关的职能部门进行链接，以便日后信息能够及时更新。

（三）构建“大档案”思维

在大数据时代下，高校人事档案管理工作必须要转变思维模式，积极构建“大档案”，对人事档案资料进行全方位、多维度的收集、储存和管理。在具体构建“大档案”的过程中，要以制定的端口为基点，准确、快速地将档案信息资料进行全方位检测，以提高高校人事档案管理的效率。但同时要重视档案信息的安全问题，确保高校人事档案信息不被窃取，确保其知识产权不被侵害。

（四）组建“大档案”团队，实现人事档案的信息化管理

“大档案”体系属于一个规模较大、信息量齐全的数字化档案库。因此，在具体的管理中要准确理解档案信息内容以及信息与信息之间存在的关联性，以确保能够真正发挥其自身的价值。

（五）提升高校人事档案管理人员的业务水平

在高校人事档案信息化管理过程中，档案管理人员的业务水平、综合素质也是一项非常重要的因素。在具体的管理过程中，档案管理人员不仅要具有专业的人事档案管理知识，还要具有较高现代信息技术水平，同时还要具备较高的思想道德觉悟和一定的责任心。因此，高校在加强人事档案信息化管理的过程中，要通过业务技能培训、素质教育等方式，不断提高档案管理人员的业务水平和思想道德素质，同时还可以引进一批高质量的档案管理人员和计算机信息化人才，从整体上提高人事档案管理人员的质量。综上所述，高校人事档案管理的水平直接影响高校的发展，而大数据的发展推动了高校人事档案的信息化管理。因此，在大数据时代下，要针对目前高校人事档案信息化管理过程中存在的问题采取积极有效的措施，对其进行优化，真正提升高校人事档案信息化管理的水平。

参考文献：

[1]方丽华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及应对策略[J].现代交际,2017(23):63.

[2]许珍花.大数据时代高校人事档案管理的问题与创新应用[J].管理观察,2018(13):135-137.

作者：唐诗佳 单位：广西水利电力职业技术学院