高校规范低值物资管理机制研究

近年来，国家科技部、财政部和教育部陆续出台了关于加强高校科研经费管理的若干政策，对于科研经费使用的监督机制、责任机制、科研文化以及管理人员队伍建设等方面都做出了明确的规定和要求。低值物资是高校开展教学和科研工作的重要物质基础和保障，高等医学院校的低值物资主要包括实验试剂、实验材料以及易耗品等，这类物资的经费来源主要是各类横向或纵向科研经费。改革开放以来，我国财政性教育科研经费逐步增长，重点支持科研机构和个人从事长期性、基础性、关键性研究，其特点是常规化、能稳定、可持续［1］。在这样的背景下，高校用于购置实验试剂耗材的各类科研经费在国家财政性资金中所占的比例也在逐年递增，科研经费的有效管理是确保整个科研过程顺利进行的根本［2］，因此从资产管理的角度规范低值物资的管理，进而提高科研经费使用效益，是高校资产管理工作的重要内容。

1低值物资管理现状分析

1．1低值物资的购置具有灵活性和不确定性

高校的固定资产购置属于政府采购范围，通常采用招投标方式进行，与固定资产不同，实验试剂耗材类产品因其本身在采购周期、质量控制、保存条件等方面都存在特殊需求，这些客观因素决定了这部分物资不适合采用招投标的方式进行统一购置，另外，根据实验进度和实验结果的不同会对所需试剂耗材进行相应的调整，因此往往使得科研项目中材料费的实际执行情况与申报时的预算明细有一定出入。

1．2低值物资的涵义发生变化

一直以来，高校低值物资的概念是指价值在500元以下、不够固定资产标准又不属于材料范围的仪器设备，或易于损耗的物品［3］，也因为这些特点，使得长期以来低值易耗品的管理并没有引起足够的重视。但近些年的实际工作情况显示，在大型贵重仪器设备在高校固定资产中的数量增加的背景下，实验中使用的试剂和耗材已经不能完全等同于传统意义上的低值易耗品了。单价几百元至上千元的试剂已经作为常规试剂，同时高值试剂及耗材在科研经费中所消耗的比例也有逐步增加的趋势。以我校为例，2013年单价大于或等于5000元的试剂耗材支出经费占我校试剂耗材科研经费的大约36％，单价大于或等于10000元的试剂耗材支出经费占我校试剂耗材科研经费的近21％。这些数据体现了科研水平的深度及广度，反映了客观需求，但也由于试剂耗材的使用过程和去向具有难于追溯的特点，成为容易滋生腐败的一个因素，这是科研经费管理引发越来越多关注的重要原因。在这样的背景下，作为资产管理部门，规范这些消耗性物资的管理机制势在必行。

1．3政策背景

科研经费使用是否合理、管理是否科学，直接影响着学术风气的健康与否，影响着科研的质量与水平，影响着教职工从事科研的积极性，影响着学科建设和人才培养的质量［4］。近几年，国家相关部门先后出台了一系列关于规范高校科研项目管理的文件。《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策加强高校科研经费管理的通知》（教财〔2011〕12号）要求：“严格执行国家科研经费管理政策，规范科研经费使用”、“加强资产管理，严格执行国家资产管理的有关规定，凡使用科研经费购置与形成的固定和无形资产均属于国有资产，统一纳入学校资产管理”；《关于进一步规范高校科研行为的意见》（教监〔2012〕6号）要求：“高校科研、财务等职能部门，要增强管理和服务意识，认真履行监管职能，加强对科研人员的服务、指导、管理、监督”、“科研人员要严格遵守财经法律法规，坚持科研经费统一管理原则，按照预算批复的支出范围和标准使用经费，提高科研经费使用效益。不得违反规定转拨、转移科研经费，购买与科研活动无关的设备、材料”；《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》（教技［2012］14号）要求：“提高科研项目管理信息化水平，整合现有的科研管理系统，建立全面涵盖科研项目管理相关的项目、人员、设备、经费等信息的管理和共享机制”、“以保障科研活动健康顺利开展作为科研管理与监督工作的根本出发点和落脚点，坚持申请立项和过程管理并重、服务支撑与管理监督并重的原则，建立健全过程管理制度”。

2低值物资管理工作实践

2．1建立健全过程管理制度，严格验收环节管理

我校的低值物资管理特别加强了验收环节的管理，部门中有专门的工作人员负责试剂耗材的验收工作，这些管理人员具备医学、药学等相关领域的专业知识，熟悉常规药品的使用及保管特性。学校用户以及各附属临床医院用户都要求在指定地点，与供应商、我处管理人员一起进行试剂耗材的验收工作，同时考虑到各临床医院用户的工作性质，以及某些特殊药品的储存要求，我处特别安排了8小时工作时间以外的管理人员负责验收工作，做到即来即验，兼顾质量与效率。另外对于高值试剂耗材，要求用户在合同中列出清晰的明细，对比货号、名称、规格，严格按照合同内容进行验收，并要求用户对药品的使用、功能和使用周期等做出相应说明。

2．2即时结算保证科研经费支出进度

在财务结算环节，以往的工作模式中项目负责人自行负责财务结算，在项目经费支付进度要求的时间点以及项目终止的时间点，常常出现突击花钱、集中报销的现象，这不仅给财务部门带来大量的工作压力，更重要的是不利于科研经费的合理规划和使用，针对这种现象，我处改由专门的管理人员统一负责与财务部门办理结算手续，基本杜绝了上述现象的发生，并且由于科研经费能够定期支付，项目负责人对经费的使用情况可以及时了解，统筹安排教学和科研活动，更有利于项目执行的经济合理性，同时又保证了按时完成支付进度。对供应商而言，回款率普遍提高，曾经出现过的因为项目负责人在国外学习，经费款项几个月都未能结算的情况不再发生了，因此这种做法也得到了供应商的普遍认可。

2．3注重部门沟通与配合，提高科研经费使用有效性

高校科研项目管理是一项政策性、系统性强的工作，科研经费来源的多样化导致了经费管理的复杂性［5］。例如在实际工作中，“人才强教”和“科研计划”的一些项目在执行时有一个项目负责人，再由这个负责人将项目经费分配给若干名教授负责具体执行。这些教授研究的领域不同，也可能属于一家或几家附属临床医院，这种情况下首先要求管理人员理顺其中的相互关系，同时在遇到问题时随时保持和学校人事部门、科技部门、财务部门以及各附属临床医院的沟通和联系。另外，在结算的最后环节经常出现因为一些原因无法支付的情况，或者在项目终止时间点还有来不及支付的经费，这就要求资产管理人员在有限的时间内和相关的用户及部门进行切实有效的沟通，确保项目的顺利实施。

2．4建设信息化管理平台，材料费使用全程管理

是否存在以购买实验材料为名和挂账等形式向校内、外截留转移科研经费现象［6］，是高校科研经费内部审计的内容及重点。信息公开是国家以及北京市对经费改革的总体要求之一，因此结合试剂耗材的管理特点，利用数据简便、高效和可操作性强的特点，建设信息化的管理平台，把试剂耗材的购置、验收和结算都纳入到统一的开放式平台上进行管理，实现对经费使用的信息化管理，包括对材料费使用过程的各项数据的存储、汇总等，实现对每条操作的真实、准确记录，在提供决策依据的同时有利于各方监督，而采购合同的实时动态查询、分析和统计也简化了项目负责人对经费管理的工作量。

3通过加强低值物资管理，推动科研经费规范化管理的几点建议

3．1健全内部管理机制，提升部门保障职能

低值物资的购置具有一定的灵活性和不确定性，本着规范又灵活的原则，进一步完善低值物资管理制度，结合当前资产管理工作的新形势、新特点和新要求，逐步完善低值物资管理的各项制度和科学合理的工作流程，明确材料费的开支范围、审批权限和报销规定，方便项目负责人及时了解项目的支出情况，进而改进服务方式，增加服务内容，坚持正确引导、管理与服务相结合的原则，最终形成既有利于充分调动科研人员积极性，又具约束力，界限分明、程序规范、简洁易行的管理制度体系。

3．2加大科研项目管理工作的宣传指导力度

按照国家财政预算管理改革的总体要求，实行全额预算管理，细化预算编制，并实行课题预算评审制度，课题预算一旦审批通过，必须严格执行，一般不作调整［7］。在实际工作中，科研经费的具体执行通常是由项目负责人所在实验室的一个或几个教师或者研究生负责，有些教师或学生在不熟悉科研经费管理制度的情况下，用购置试剂耗材的材料费购置固定资产，在被告知不符合相关规定后，再办理退货等一系列手续；还有些科研人员认为资金是自己争取来的，自己能随意支配［8］。这样的现象不仅影响了日常的科研工作，还大大提高了管理成本。作为高校资产管理部门，以保障学校科研活动健康顺利开展为管理和服务工作的出发点，应协同相关管理部门，特别加强对科研人员、新职工和参与科研工作的研究生的规范管理和指导，宣讲政策法规、责任及监督机制，指导他们按照相关法律法规开展科研活动、依照预算合理使用经费，同时大力弘扬优秀学术文化，强化项目负责人的责任，确保经费支出的真实性和规范性。另外，还应加强对科研经费管理条例的普及和宣传，使大家充分认识到经费预算的严肃性和约束性，强化人员的责任意识和法律意识。可以通过校园网或制作科研项目指导手册等多途径和多方法促进学校科研事业的健康发展。

3．3提高认识，建设高素质高水平科研服务队伍

科研经费管理的核心是科研经费预算的编制和执行［9］。试剂耗材这部分科研经费的管理属于预算执行这一环节，科学的管理工作要求资产管理人员不仅具备资产管理知识，同时还要对项目申报、执行以及监督的各环节乃至全过程都要有深入、系统的认识和理解，对国家、主管部门以及学校的规章要准确地掌握和运用，从而实现对预算执行的事前控制，确保项目经费预算支出内容要与项目申报书的内容关联匹配［10］。同时，强化管理人员的风险意识，对有可能发生的腐败行为，提高风险防控能力，加强预警和防范，提升管理队伍的政策水平和执行能力。另外，根据学校科研工作的发展趋势，加大对管理人员的培训力度，形成理念创新、结构和规模合理的专业化、高素质科研服务队伍，与相关职能部门以及科研人员一起共同促进学校科研实力的提升。

3．4健全档案管理机制，注重费用支出原始资料管理

试剂耗材的单次采购金额几十元至几万元都有可能，因此会产生包括采购合同、验收单据等大量的原始文件。这些由基础性资料组成的信息源，一方面是日常工作最原始、最真实的记录，是部门主要工作的集中体现，对这些资料的分析、整理，也就是对以自身工作进行梳理，有利于我们发现工作中的不足之处；另一方面，这些资料也是实施科研项目审计的重要文件，因此致力于构建结构合理、种类齐全的档案管理体系，是实现低值物资和科研经费规范化管理的必要措施。

3．5强化部门协同管理，理顺管理流程

目前，财政部门和科技部门尚未联合制定统一的高校科研经费财务管理制度，多数高校根据教育部、财政部对科研经费的有关规定制定了本校的科研经费管理办法［11］。通常高校的科技、财务、资产等部门都承担项目管理的部分工作，只是工作的侧重点有所不同，包括了预算编制、立项管理、项目执行、验收结题、资产管理等方面，其中某2个环节的衔接不到位，都会产生管理脱节的问题。在低值物资的管理过程中，与各部门的沟通尤为重要，直接影响到科研经费的支付进度及规范化管理的各方面。高校科研经费使用过程中需要不断使财务工作人员和管理人员达成共识［12］，因此强化部门间的协调管理、理顺各环节的相互关系、明确各自的职责和权限，加强对科研经费的综合管理和有效监督，是规范经费管理的重要保证。

4结束语

规范高校低值物资的管理是加强科研经费管理的重要内容，需要管理人员在工作中不断地探索和完善，从而为学术工作的有序开展提供有效的支持和保障，为高校持续发展创造健康的学术环境。

作者：王喆 赵志强 黄松 张伟 吴兵 单位：首都医科大学设备与实验室管理处