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银行会计风险与防范策略

一、信息技术在会计工作中的应用与发展

信息技术在会计工作中的应用与发展可以分为以下两个阶段:第一阶段是初级阶段,即会计电算化阶段,自1979年开始试用至21世纪初期。这个阶段会计电算化的主要任务是指用计算机代替人工记账、登记会计账簿和编制会计报表,以及部分代替人工完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。最常用的会计电算化软件是用友和金蝶。利用会计电算化软件可以自动完成记账、登记会计账簿和汇总财务报表等工作,批量处理业务简单、周期较长的会计事项,随时汇总出所需要的会计信息,从而减少了手工操作在上述会计环节中的错账、遗漏和重复等会计风险。但是,会计电算化软件仍然存在着一些不足:它仅能完成会计工作的部分环节,还不能代替整个手工会计工作。具体而言,会计电算化仅是解决会计工作中的记账、明细账和总账及各类财务报表的汇总环节,还不能完成会计工作中的会计制单和复核环节,难以真正减少手工会计工作量和各类会计风险的发生。第二阶段是高级阶段,即交易处理系统阶段。交易处理系统是指系统根据录入的交易要素,生成相应的会计分录的一个或多个子交易处理系统的总称。鉴于会计电算化软件存在的不足,近几年来,国内银行业为适应业务发展的需要,纷纷从国外引进交易处理系统。该系统的特点是,根据录入的业务交易要素,系统完成交易的确认或内部审批流程、资金结算和清算及相应的会计处理等环节。这里的会计处理包括业务交易会计分录的生成、会计科目发生额及其余额的汇总、汇制明细账和总账,最后生成各类财务报表。交易处理系统的优势在于:①交易处理系统有利于增强企业核心竞争力。以交易处理系统代替手工会计工作,极大降低了会计风险,不仅提高了会计信息质量,而且可以保证业务交易操作的合规性,减少业务环节,最终增强银行核心竞争力。②交易处理系统为我国新会计准则的实施提供了技术保障。这是因为,交易处理系统的应用使得新会计准则的实施具有技术上的可能,大大降低了人工会计处理方式下存在的会计计量和确认风险。③交易处理系统下会计档案的保管更为方便。传统会计工作中,会计凭证、会计账簿、会计报表及其他相关会计资料均以纸质形式保存,保管殊是不易。在采用交易处理系统后,银行可直接将系统中数据予以备份,以电子介质方式来保存,而电子介质的保管比纸质会计档案的保管要方便得多。④便于会计数据的集中管理。银行存在众多的分支机构,交易处理系统可实现其会计数据的集中管理。根据内外部需要或是现有和潜在投资者的要求,交易处理系统可即时生成其需要的业务统计报表和相关会计数据、提供各个时点的财务报表;通过数据的集中管理,交易处理系统还可以有效地防止各分支机构在会计核算工作中错误、遗漏和造假现象的发生。正是由于交易处理系统的上述优点,其在国内银行业得到了广泛的应用。

二、现代信息技术条件下银行会计风险的特点

从实际经验总结来看,交易处理系统条件下银行会计风险具有分散性、隐蔽性、复杂性和多样性等几个特点。

1.分散性。交易处理系统会计风险的分散性包括两方面:内部分散和外部分散。(1)内部分散。内部分散是指会计风险在银行内部一个独立核算单位从传统的会计制单、复核与记账岗位分散并前移至交易录入岗位。传统会计工作方式中,银行各项交易的会计处理均通过手工方式完成,其风险主要集中于会计制单、复核、记账及登记账簿、编制会计报表等环节。在交易处理系统中,交易的会计处理是系统根据录入的交易要素按预先配置好的会计分录来完成的。交易要素录入的准确性和完备性及操作程序的规范性决定了其会计处理结果的正确性。交易处理系统使得交易操作岗位实质上承担着会计工作职责。因此,交易处理系统条件下的银行会计风险不再局限于会计制单、复核及记账等岗位,而是分散并前移至交易操作岗位。(2)外部分散。外部分散是指银行系统内部一个分支机构的不当交易操作可能会导致会计风险在一个或多个子交易系统的联动作用下,产生类似波浪的传导,会影响到其他分支机构的会计错误。目前,银行通过交易集中管理全行会计数据。任何一个分支机构的不当交易操作都可导致其他机构的会计数据出现错误。

2.隐蔽性。隐蔽性是指交易处理系统对于部分事项进行会计核算时存在错误而难以被发现的可能性。例如,交易处理系统根据录入的业务基本交易要素而计量并确认的应计、摊销、估值、摊余成本、公允价值和外币折算差额等项目因各种原因产生的会计核算错误就存在着隐蔽性。上述项目的会计处理是系统根据录入交易的基本信息而派生的,且每天都有发生。这些派生的会计处理没有相应的交易凭证支持,很难保证其正确性,如果逐笔检查,又将耗费大量的人工成本,否则很难发现其中的会计处理错误。如债券投资或发行,交易结算人员只有在实际收到应收(付)利息时,将其与系统计算利息进行核对,才可知系统计算正确与否,特别是某些交易的估值,银行很难验证交易处理系统对其会计处理的正确性,因而具有隐蔽性。

3.复杂性。复杂性是指某项不当的交易操作可能会使系统产生一系列的错误会计分录。在新会计准则下,要全面分析系统因错误操作而产生的错账存在一定的困难。在传统会计处理方式下,在发现某笔会计分录出现错误时,会计人员仅需要以红字冲掉错账,然后记以正确的会计分录。在交易处理系统中,情况却并没有这么简单。表面上,交易操作人员仅是执行了一项不当操作,但交易系统据此操作会产生哪些错误会计分录往往是不明确的。要正确调整这些错账,会计人员不仅需要对系统会计处理原理有一个全面的了解,还需根据本单位财务会计制度,核实哪些会计分录存在错误。

4.滞后性。会计风险的隐蔽性和复杂性决定了其滞后性。隐蔽性导致系统产生的会计错账难以及时被发现,有时甚至要以后一段较长的时间才能发现;会计错账的复杂性也使得当时系统所产生的错误会计分录未能被全部发现,使得相应的错账更正不完整,从而使得会计错误在以后才可能被发现。另外,系统参数管理不当也会导致系统生成错误的会计分录在以后才被发现。

三、现代信息技术条件下银行会计风险类型

按其来源划分,现代信息技术条件下银行会计风险分为五类,即系统风险、制度风险、单据风险、操作风险、意识风险。

1.系统风险。系统风险主要源于交易处理系统出现的技术故障、功能缺陷及参数管理不当所产生的会计错账。该风险会导致交易不能在系统中得到及时处理,或是系统生成会计分录的科目不正确或是数据与实际值存在差异。系统故障具有暂时性,它可以通过故障排查、清理或采用应急系统来保证业务的运行,而其功能缺陷和参数管理不及时的影响却具有长期性和整体性。所以,这里的系统风险主要是指其系统功能风险和参数管理风险。(1)系统功能风险。完备的系统功能是保证会计数据准确的前提。系统功能风险主要是交易处理系统由于功能不足或缺陷而生成错误、重复或不完整的会计分录。如国内银行在引进国外同行成熟的交易处理系统时,一般对其业务处理功能要进行本地化改造,若本地化改造不完全或不彻底,交易处理系统就会“水土不服”,存在较大的功能风险。(2)参数管理风险。参数是交易处理系统运行的基础。参数维护与管理的及时性与准确性决定了系统生成会计分录的及时性与准确性。参数管理风险主要是指由于参数未能及时得到有效管理而导致系统生成的会计数据或财务报表不准确,特别是当折算汇率和各类生息资产和负债的适用利率未得到及时调整时,都会导致会计数据大面积的失真,从而影响投资者决策。

2.制度风险。制度风险是指交易处理系统上线运行后,原有内控制度、操作规程、风险监控等措施跟不上业务变化的要求,而造成会计风险处于失控状态。制度性风险主要表现在三个方面:一是交易处理系统生成的会计分录或会计处理方式与银行现行的财务会计管理制度存在差异。受各种因素影响,交易系统配置的会计分录存在不足或是财务会计制度自身不完善,而影响部分业务会计处理的准确性与真实性。二是现行的财会制度对交易处理系统配置的部分会计分录未予明确,从而使得这部分会计处理缺乏制度依据。三是部分银行新业务的开办先于操作规程与会计核算制度的建设,无章可循,无制可依。

3.单据风险。单据风险是指交易处理系统下会计单据在真实性、规范性和完整性等方面不符合相关规定。交易处理系统替代传统会计处理方式并对其进行变革的同时,对交易单据的规范与管理也提出了更高的要求。通过交易驱动产生的会计处理要求业务交易凭证各项要素信息更加全面、真实和准确,交易凭证上的各级业务授权人签字和交易操作人员操作处理完备有效。交易凭证上某一要素的缺乏或不准确都会导致系统生成的会计分录不正确。

4.操作风险。操作风险是指交易操作人员因操作不当而导致交易处理系统会计分录出现错误的风险。(1)程序不当。当某项交易在一个交易处理系统中涉及多个模块或多个子系统时,前一模块或子系统的交易操作人员在完成该项业务在本模块(子系统)的交易操作后,未能及时将其转交下一模块(或子系统)交易操作人员,从而导致该业务在交易处理系统中的会计分录不完整,或是上一模块(或子系统)的交易操作人员在向下一模块(或子系统)的交易操作人员转交相关业务单据时,未注明模块间或子系统间的过渡科目(临时往来科目),往往会导致该类业务的会计处理重复。(2)操作不当。交易操作人员将金额、币种、客户号、序号、结算科目或结算行、利率、交易日、起息日、到期日、终止日或其他影响到交易驱动会计分录准确性的要素错误录入,从而使系统操作中会计处理不正确。

5.意识风险。交易操作人员对交易处理系统会计风险的认知不足就产生了意识风险。交易操作人员风险意识不强会加大其操作风险。交易处理系统虽然改变了传统的会计处理方式,但并未使交易操作人员增强会计风险意识,仍然认为交易处理系统会计处理属于会计人员的职责,与他们关系不大。在这种意识主导下,交易操作人员的操作风险意识不强,操作的随意性较大,一个不当或不及时的交易操作往往会导致复杂的账务调整。

四、现代信息技术条件下银行会计风险产生的原因

现代信息技术条件下银行会计风险主要源于三个方面:一是交易处理系统建设经验不足,功能优势难以充分发挥;二是对于交易处理系统会计风险的特性认识不足;三是缺乏有效的会计风险防范措施。

1.交易处理系统建设经验不足,功能优势难以发挥。交易处理系统本质上是计算机在银行业务工作的应用,它涉及信息技术、业务流程、管理制度及操作人员等诸多环节。其建设伊始需要信息技术、业务流程及会计管理等部门的密切配合。目前,国内银行所使用的交易处理系统均从国外引进,并根据本行业务处理实际情况进行改造。在进行本地化改造时,没有现成的经验可供借鉴,加之银行各部门对业务需求工作的重要性缺乏足够重视,对系统功能前瞻性考虑不足,从而导致交易处理系统功能还存在较大的局限性:既不能满足既有的业务需求,又无法适应新业务的发展。因此,很多银行新开办的、结构较为复杂的交易业务的会计处理仍依赖于手工方式来完成。

2.现代信息技术条件下会计风险特性认识不足。与传统会计处理方式相比,现代信息技术条件下会计核算风险有着自身特性。但是,相当一部分银行业务人员甚至高层管理人员对其缺乏足够而全面的认识,认为会计风险主要体现为有交易凭证支持的会计差错风险,风险事项和风险点仅集中于会计制单、记账与复核等有限的几个环节,却忽视了在没有交易凭证支持下的会计风险,未认识到信息技术条件下会计风险线被拉长,风险环节增多,也不了解其表现形式的多样性,既有会计事项差错风险,也有信息技术固有功能缺陷和运行故障的技术风险,还有会计核算制度的缺失、管理手段低效所隐含的风险。

3.缺乏有效的会计风险防范措施。在信息技术会计风险认识上的不足导致了其防范措施的局限性。企业现有的会计风险防范措施非常有限,缺乏一整套行之有效的风险防范制度。信息技术会计风险防范制度应该覆盖从前台、中台至后台等各个业务环节,最近几年银行不断出现的案件表明其会计风险防范措施有待加强。

五、现代信息技术条件下会计风险的防范

会计风险管理是会计信息准确和会计质量提高的重要前提,也是企业风险管理的一个重要环节,制订并采取切实有效的信息技术条件下的会计风险防范措施是提高银行会计信息质量的重要保证。

1.完善信息技术功能。完善交易处理系统功能是会计风险防范的重要基础和前提条件。功能完备的信息技术可以有效地减少会计错账,及时处理新业务及结构较为复杂的业务,减少人工会计处理的业务量,可以极大地提高会计核算质量,有效防范会计风险;特别是在新会计准则实施后,公允价值的计量与确认、实际利率法的摊销与计提等事项只能借助系统才能准确完成。

2.健全财务会计制度。健全的财会制度是防范会计风险的重要制度保障。银行财会部门应加强对交易处理系统会计分录配置的研究:对于制度尚未涵盖系统会计处理的,应予以补充,以使其取得制度上的合规性;对于会计制度自身不足之处应及时予以完善;另外,在不影响会计准则的前提下,会计科目的设置应尽量兼顾内部业务统计的需要和外部监管部门的要求。

3.优化业务操作流程。信息技术功能的一个突出特点就是将业务划分为不同的类型,并通过专门的模块或子系统对其进行处理。这种业务处理方式就需要完善的内部业务流程,明确各业务部门的职责范围,加强上下游业务部门间和总分支机构间的及时沟通与协调,避免业务处理脱节,减少会计处理的遗漏或重复。

4.业务办理制度先行。应树立“业务办理,制度先行”风险管理理念。业务部门在发展或办理新业务时,事先一定要研究业务交易处理是否为信息技术系统所支持,并据此制订出切实可行的管理制度、操作规程与会计办法。这既可防范业务操作风险,又可保证会计处理的合规性。在一定情况下,可授权后台操作部门拒绝受理无管理制度、无操作规程、无会计核算办法的“三无”业务。

5.定期检查系统会计处理结果的正确性。在目前信息技术功能不足、业务运行尚未完全稳定的情况下,企业应开发专门的风险监控系统,定期检查交易处理系统所生成会计分录的正确性,这是防范会计风险的一项重要措施。对于不正确的会计处理,会计人员可及时向交易操作部门或信息技术管理部门反映。根据原因,会计人员可及时进行账务调整,以确保最终的会计结果准确无误。

6.加强业务知识学习。熟练掌握各项业务背景知识是防范操作风险的一项基础性工作。随着新业务迅速发展,加强对新业务知识的了解和学习应成为银行业务和会计人员的一项重要工作内容。系统交易操作人员和会计人员也只有在熟悉业务基本情况下,才使会计风险尽量降低成为可能。另外,由于交易处理系统的功能设置对操作人员综合素质提出了更高的要求,操作人员除了解业务背景知识外,还应加强对相关会计知识的学习。

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