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国际工程设备物资管理问题和方法

摘要:在国家实施“一带一路”倡议,鼓励企业“走出去”的国际化经营的背景下,我国大量的建筑施工企业正积极开拓国际工程项目市场,并已承接了越来越多的对外承包及援建项目。中国电建承建的项目主要位于南亚、非洲、南美等发展中国家,这些国家的物资十分匮乏,物流运输也还相对落后。在这种情况下,为了保证工程施工的顺利进行,就需要各个环节的紧密配合,其中最重要的就是设备物资的管理。以斯里兰卡K坝项目为例,结合自身在对设备物资管理工作中的亲身经历,简要论述国际工程项目中,设备物资管理工作方面存在的典型问题和应对方法。

1设备物资管理存在的问题

1.1材料价格波动的风险

由于国际市场设备物资价格波动较大,在进行设备物资采购前需要提前了解市场价格,调整采购策略,市场价格的波动对设备物资采购价格的把控和采购数量的确定带来了一定的风险[1]。典型的例子是近期钢材价格波动较大,钢筋价格持续上涨,但是对于钢筋的采购既要综合考虑满足现场施工进度的需要,又要充分考虑钢筋采购对项目部资金占用的影响,应针对现场施工的实际情况有计划地进行分批次采购,而不能盲目为了规避价格波动的影响而一次性采购大量钢筋,造成库存过大,资金积压。在工程项目投入中,设备物资的投入在整个投入中占有较大比重,价格的波动,最直接的反应就是会造成项目工程的材料成本的变化,对整个项目的造价产生较大的影响,从而影响了工程的效益和企业的利润。因此,材料价格波动的风险,是国际工程施工需要进行重点的控制的风险之一。

1.2对项目所在地市场不熟悉,制约采购时间

在国际工程中,设备物资供应市场与国内有着较大的差别,设备物资的供应链以及常用的设备物资型号规格都与国内有着很大的不同[2],因此,对项目所在地设备和材料市场不熟悉,会耗费大量的采购时间,还未必能采购到需要的设备物资,从而对现场施工造成一定的影响。如,现场经常需要采购五金、工具、配件等常用材料,如果对项目所在地设备和材料市场不熟悉,不掌握常用材料的供货商或者供货地点等情况,在实施采购的过程中就会因为盲目寻找,而不能及时将现场需要的物资按要求采购到位,影响了现场的施工。同时,对价格行情把握不准确,也会造成采购成本的增加。

1.3对设备物资型号规格和标准的熟悉程度,直接影响了采购和管理的难度

对工程项目的施工设备和常用物资材料的熟悉程度,是设备物资管理人员在进行设备物资管理和采购过程中实现工作成效的重要基本功之一。在国际工程项目中,项目所在国家采用的标准和命名的习惯都不一样,如材料的尺寸,在我国是以国标作为标准,而有些国家采用的标准是英标等标准。在设备物资采购和管理工作中,对设备和材料的不熟悉,对项目所在地标准习惯的不了解,在很大程度上会给设备物资的采购和管理带来一定的困难,是影响设备物资管理的一个重要因素。如果对设备和材料不熟悉,很可能会出现对采购计划中所列的设备物资无从下手进行采购的情况,或者即使借助图片将设备物资采购到位了,因为对用途和功能不清楚,就会出现采购到的设备和物资无法用于现场施工或者勉强能使用,但是达不到最佳效果的情况;不熟悉设备和物资,对设备和物资的管理也会造成一定的影响,比如:虽然知道现场人员需要领用的设备材料和配件的名称,但不知道实物是哪一种,因此无法向现场施工人员正确提供所需要的材料,或者见到实物却不知道是什么设备或材料,不清楚如何归类,从而无法正确开具领料单据的情况。

1.4设备物资等材料的质量,对设备物资管理造成的影响

国际工程项目的设备物资采购,是一项技术性强,程序复杂的工作。如果采购人员不熟悉施工合同技术条款对设备或材料的技术性能和质量标准等的要求,在采购过程中就会造成失误,同时,供货商提供的设备或材料质量不合格,或者不符合监理业主有关要求,不能在工程中使用。在采购过程中,如果采购到质量不符合要求的设备物资,轻者会导致部份工程不达标[3],重者将直接影响到工程项目的质量、工期,给项目部造成经济损失,降低项目部的信誉。

1.5供货商信誉的好坏,对采购的效率有直接的影响

一个信誉良好的供货商,对采购和管理的效率有着直接的影响[4]。受斯里兰卡国情和国民习惯的影响,部份供货商信誉不良,时间观念较差,比如:斯里兰卡当地有部份信誉不良的供货商,当向他们订货采购物资材料时,供货商承诺一天或两天内会送货,结果往往需要四五天甚至一周时间才会送货,而且不能送货也不提前告知,当向他们询问不送货的原因时,他们又总会有很多客观理由。遇到这种情况,如果是现场急需使用的物资材料,就会直接影响到现场的生产和施工进度。

1.6对设备物资进口相关政策了解不够,未按要求进口,造成不必要的损失

对设备物资进口的相关政策、货物进口审批及清关流程了解不够,未按要求进口设备物资,会给项目部造成许多不必要的经济损失。在K坝项目部,根据施工合同和货物进口相关政策,进口设备物资时,每一项都需要有对应的业主颁发的进口许可,对于进口特殊的有限制的设备物资,需要先获得有关部门批准,才能办理清关手续。缺少一项许可或者一步手续,都有可能使货物遭遇滞港或是被罚款的情况。比如:进口对讲机,需要先获得电信管理委员会的许可,进口杂油,需要先获得石油公司的许可,等等。斯里兰卡K坝项目分包商就曾因为不了解相关政策,在进口对讲机时,未取得电信管理委员会的许可,清关过程遭遇海关检查,扣留对讲机的情况。

2对设备物资管理中存在问题的应对方法

2.1将价格锁定在某一范围内

针对材料价格波动的情况,与供货商签订框架协议[5]。与供货商签订阶段性的采购合同以锁定价格,避免价格上浮时对项目的生产造成影响,这是规避价格上涨最有效的措施之一。例如,K坝项目部就曾与钢筋供货商签订采购协议,订购一定数量的钢筋,在执行过程中以实际需求分批次交货到现场。在合同订货数量内的钢筋价格上涨不超过5%时,供货商仍按原价格向项目部提供钢筋,超过5%时,双方再进行协商,这一措施,为项目部节约了不少成本。

2.2全方位多渠道的了解项目所在地的设备及物资市场情况

深入施工现场,掌握现场需求,全面了解常用的施工设备和物资、零配件的种类、规格及消耗水平,根据不同的设备和物资,有针对性地,以不同的方式对周边市场进行了解,及时收集及掌握相关的市场信息,这样,在采购过程中做到有的放失,起事半功倍的效果。如:经常进行供应商的调查,直接到供货商的店铺实地进行走访、采购和洽谈,掌握各家店铺销售的材料种类、价格水平信息,并将供货商电话等联系方式分类进行归类,以便日后查询和联系;也可以充分利用网络,上网查找不同的材料供货商,让供货商提供材料信息和报价,必要时提供样品,根据价格和材料质量,择优进行采购;还可以向附近施工单位进行咨询,共享供应商资源,统一进行商谈,避免对市场不了解而盲目找寻供货商的情况。

2.3对照实物,熟悉常用设备和材料

作为一名设备物资管理人员,除了需要具有一定的语言能力外,还需要掌握一定的专业知识,了解当地国家的标准习惯。熟悉常用的设备、物资和配件是设备物资管理人员必须具备的基本技能之一,对设备和材料的熟悉程度,直接影响到对设备物资管理的好坏,而熟悉设备和材料最有效的方法就是对照实物进行记忆,对常用但是自己又不熟悉的设备、物资和配件,可以到仓库和施工现场查看,同时将实物以照片的形式保存,并以中英文命名,日积月累,对设备、物资和配件的熟悉程度会有很大的提高。

2.4了解常用设备的用途

常用物资材料的物理化学特性,掌握简单的检验和判定材料质量好坏的标准和方法作为一名设备物资管理人员,除了做好日常的采购询比价工作以外,还需要了解项目施工相关设备的用途,物资材料的物理和化学性能等主要指标,在采购过程中,需要根据施工合同技术规范中对物资材料的材质性能等相关要求,比对供货商报价中所提供材料的技术参数;必要时,要求供货商提供样品,进行相关的试验;对用于工程实体的主要材料,需要供货商提供生产厂家资质、材料样品的材质证明、试验证明等资料,并报监理审批;由于当地市场所限,对不能提供完全满足技术条款要求的材料,让供货商提交上述资料及样品试验外,需对照技术条款和规范,进行论证后,选择满足实际要求的物资材料,并报业主监主等相关单位进行审批。只有符合规范要求或满足现场实际要求的材料,才能实施采购,只有质量符合要求,价格合理的材料[6],也才能最大程度的满足现场的施工需要。

2.5加大对供货商的管理力度,拓宽同类物资材料供货商的范围

为了避免不讲信誉的供货商给采购带来的影响,项目部除了按管理程序要求进行供方管理,加大管理力度外[7],还需要积极拓宽供货商范围,对同一材料的供货商,尽可能的选择3家或3家以上作为合格供应商,采购过程中进行询价比家,用“货比三家,择优采购”的原则进行选择,对于信誉好的供货商,相互间建立并保持长期合作的意向,并在资金的稳定性上给予保障。经常性的对供货商进行评测,定期开展供货商评价,建立供货商等级,实行优胜劣汰制度,对于个别信誉差的供货商,可以警告、暂时或者永久性取消其供货资格。

2.6加强与清关代理的沟通,查阅海关网站相关信息,全面了解设备物资进口的相关政策和规定,严格按照要求进口设备物资

在斯里兰卡,进口设备物资的前提条件是要有业主颁发的进口许可,在取得业主进口许可,且进口数量不能超出业主批复的条件下,才能进行进口,对于部份有特殊限制性进口的设备物资,还要获得有关部门的批复。为此,设备物资管理人员平时应加强与清关代理的沟通,查阅和学习斯里兰卡海关网站的相关知识,全面了解设备物资进口的相关政策,严格按照有关政策进行进口。斯里兰卡K坝项目吸取分包商无业主许可进口对讲机的经验教训,在第2次进口提供给监理业主使用的对讲机之前,通过监理工程师和业主的一步步指导,完成了向电信部门申请进口对讲机的所有程序,顺利的取得了电信管理委员会进口对讲机的许可,按斯里兰卡海关有关规定进口了对讲机。

3结语

国际工程项目中设备物资管理方面出现和面临的问题比国内项目复杂得多,只有在实际工作过程中,对存在的问题认真分析和研究,逐一解决和改进,并结合海外工程项目施工过程中出现的新问题采取多种策略进行灵活处理应对,确保工程质量的同时,实现企业经济效益最大化。

参考文献:

[1]田昌奇.施工企业物资采购风险之我见[J].铁路采购与物流,2011(4).

[2]谢坤,唐文哲,漆大山,等.基于供应链一体化的国际工程EPC项目采购管理研究[J].项目管理技术,2013,8(11):8.

[3]刘培.国际工程物资采购和管理风险分析与对策[J].铁路工程造价管理,2014(5).

[4]王晶.浅析供应商关系管理[J].管理观察,2015(5).

[5]穆冬莉.框架协议采购在物资供应工作中的应用[J].管理观察,2014,4(17).

[6]刘宏.保证进货材料的质量和控制采购万古的上升[J].电子质量,2005(4):34-35.

[7]于文云.规范物资管理 提高建设公司效益[J].河南化工,1998(06).

作者:李利青 李金云 单位:中国水利水电第十四工程局有限公司亚太事业部

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