电子档案管理全文(5篇)
第1篇：电子档案管理范文
关键词:电子信息;档案管理;高职院校
当前我国高职院校逐渐朝着多元化、现代化、科学化方向发展，教学方式变化多端，教学环节复杂多样。为了更好地进行教学，方便学院内部的教学以及管理工作，众多高职院校开始在实际工作过程中逐步抛去传统的纸质化档案管理方式，采用电子文件来作为学校招生办学科研以及工作的信息传递途径。档案管理在当前的高职院校办学以及发展过程中至关重要，但是不少高职院校仍旧采用传统的档案管理方式，并未与当前信息化时代衔接，因此当前各大高职院校应当不断创新和改革，实现电子档案管理工作的完善和普及，不断促进高职院校办学效率。
一、电子档案概念及其特点
从电子档案的原始概念来讲，电子文件主要是指在当前各个社会组织运行以及发展过程中通过计算机等设备对办公信息及各类数据进行存储传输，与传统纸质媒介相比更具有现代化特点。随着社会主义现代化事业不断发展，各行各业都进行了快步的提升和创新，信息时代到来使各个环节的工作都产生着大量的信息和数据。档案管理对于任何一个企业来说都是至关重要的，每个企业都要重视其档案管理工作，在实际工作过程中由于档案管理不到位所造成的利益丢失以及公司损失数不胜数，经常发生纸质档案字迹模糊、数据丢失的现象，更是有许多公司在之前的工作过程中，完全没有重视起档案管理工作，以至于公司在进行决策以及未来展望时缺乏科学的数据支持。电子档案是指在当前各个社会组织实践发展过程中的众多有利价值信息不断整合而成的电子文件，与传统的纸质档案相比，电子档案有其自身的特殊性。首先，电子档案作为现代化不断发展的信息时代产物，必须要借助当前的现代化信息办公设备才能进行工作。其次，电子档案必须要借助计算机等现代化的信息设备来进行传递，突破了时间和空间的限制，最后，电子档案的保存对于场地要求不高，然而必须要对保存环境进行系统的建设和控制。
(一)电子档案管理的优势1．不断提高档案管理工作效率信息时代的到来使各行各业的运行和发展都产生了较大的改变，运用信息技术处理工作能够极大地解放人工工作量，与传统的人工相比有更大的优势，因此在当前高职院校的教学以及运行发展过程中进行电子档案管理，能够有效提升学院内部档案管理的工作效率。以高职院校的档案数据录入为例，传统的档案管理工作需要专门的工作人员用笔进行抄录，不仅要对文字进行储存和校对，还要投入大量的人力、物力、财力，更无法保证录入信息的准确性和科学性。电子档案管理方式有效改变了这一现状，利用当前不断发展的现代信息技术对各项数据和资料进行收集和储存，从而使档案数据的录入变得更加简单，使档案的管理变得更加便捷，进一步提高档案管理的科学性和可靠性，这对于院校庞大的高职院校来说是至关重要的。2．不断增强档案分享效果高职院校的档案管理工作归根结底是要为教学工作和学院发展而服务传统的纸质档案管理，并不能够在第一时间对有关的数据和信息进行搜索和提取，不仅需要较为繁杂的程序，而且较长距离的档案调动还要受到空间和时间的限制，在调动过程中机器容易出现遗失或者档案损伤的情况。电子档案管理可以有效改变这一现状，在现在办公软件的支持之下，随时随地提取信息和数据，不断提高档案分享效果。当前企业的运行和发展完全处在透明公开快速的效果，各个环节的工作息息相关、相互融合，必须要实现数据和信息的共享。企业可以结合自身的实际情况，建立起科学可行的电子档案管理制度，设置相关的公共平台，使各个环节各个部门，都能够在不同时间不同地点随时随地提取需要的电子信息，这样既能够不断满足当前人们的工作需求，也能够减少人们在搜寻原始档案时所浪费的不必要时间，极大程度地节约了劳动力以及时间成本，能够不断提高企业的综合实力。3．不断降低档案管理成本在传统的高职院校档案管理过程中，纸质档案管理需要花费大量的人力、物力、财力，不仅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的资源浪费，而电子档案管理方式的出现，便节约了大量的人力和物力，对于环境保护有着一定的影响，在电子档案管理工作过程中，仅仅需要一名专业人才以及一台电脑就可完成所有的档案管理工作，电脑加密的管理形势更有助于资料安全性的保障，也可以避免发生自然灾害时造成不必要的材料损坏，可以避免档案所受到的自然威胁，保证档案安全。4．不断提高档案传递速度在实际工作过程中如果需要较大分量的档案资料，以传统的纸质档案管理为例，需要耗费大量的人力、物力，突破时间和距离的障碍。然而当前电子档案管理仅仅需要一个小小的储存卡，或者通过软件进行传输就可以满足人们的使用需要。另外在当前众多高职院校的档案传输过程中，如学生的毕业环节纸质档案管理只能通过邮寄的方式来传递信息，经常发生文件丢失现象，电子档案就能够保证传输速度的高效以及传输的安全性。
(二)电子档案管理的风险电子档案管理虽有一定的时代性和安全性，也能够更加方便高职院校的档案管理工作，然而自身却仍旧存在着一定的风险，首先是档案的安全性，电子档案占据空间较小，读写速度较快，然而一旦电子档案储存设备损坏或者丢失，那么将会造成难以估量的后果。此外，在传统档案管理过程中，数据录入过程中如果出现错误非常容易修改，然而电子档案为了不断提高工作效率，因此分批量的录入方式很难对资料进行查找和修改。近些年来我国现代信息技术不断发展，作为一项现代化的新领域，每天都有各种各样的先进技术出现，高职院校进行电子档案管理，通过将信息储存在不同的媒介上，然而不断发展的现代信息技术很难保证媒介以及相关设备的稳定不变，如果未来的信息技术不断更新，那么设备也将会容易发生各种各样的问题。
二、电子档案的建立和利用
(一)电子档案的建立高职院校想要进一步加强学院电子档案管理的速度，必须要建立起相关的档案目录数据库，作为电子档案与纸质档案的交汇点，这样才能够实现学校内部档案管理工作，由纸质向电子方向发展。学院可以考虑自主创建或者购买专业两件等两种方式，其中购买专业软件更为方便快捷，经过开发商的培训就能够顺利地使用电子档案。进行电子档案管理工作必须要有专门的计算机作为档案管理专用设备，其次在选定的区域内创建一个或几个档案目录数据库建立子目录，来对不同的电子文件进行储存和归类。第三，档案管理工作人员要将收到的各类文件通过数码照相或扫描的方式进行分类和储存。第四，在将纸质文件转化为电子文件之后，要进一步进行监督和审核，确保两种文件的一致性以及录入文件的准确性。第五，对于现存的档案资料一定要进行备份，这样才能够防止由于设备损坏或档案受损而造成无法弥补的现象。第六，可以将档案目录以及文件设置成共享模式，让广大师生都能够通过校园局域网进行了解和搜集。
(二)电子档案的利用学院可以通过学校局域网的设置为广大师生提供更高水平的电子档案管理服务，面向广大师生，确保大家都能够通过局域网来了解和搜集到自己所需要的信息。第二，高职院校的办学宗旨是为了培养更多的高素质人才，因此也可以与政府网络进行合作，这样有利于学生学习之后参加工作，确保每位学生都能够在就业市场上发挥自身的价值，在工作过程中发挥自身的工作潜能。各大高等院校可以根据当前电子档案管理工作的市场需求程度，开设专门的专业以及院校，不断提高现代化人才对于档案管理工作的重视程度，学院也可以利用公众网面向广大社会工作进行公共档案管理服务，不断满足社会公众档案查询的需求，确保学校未来的发展方向更符合社会和时代的发展。
三、结语
总而言之，高职院校的电子档案管理工作是一个漫长的过程，需要随着社会的发展以及学院的教学工作不断完善和发展，我们必须调动各个部门的力量，采取多种形式，做好学院内部的档案管理工作，使学院中的档案管理更加完善，发挥档案管理的最大价值。
参考文献:
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［5］王慧芳，马雯．基于信息化条件下探讨档案管理信息化的发展［J］．科技创新导报，2019(28):196+199．
第2篇：电子档案管理范文
关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理
前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突发情况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。
结语
总而言之，电子档案管理能够将高职学校的档案管理效率以及管理质量大幅度提升，对学校的发展也具有一定的积极作用。但是电子档案在高职学校的使用过程中，依然存在一些问题，因此高职学校应当重视电子档案管理，让学校里的教职工正确认识电子档案管理，并且积极配合，使学校的档案管理工作能够有序开展，优化管理队伍，加强对电子档案的安全管理，以使电子档案能够在高职学校的档案管理中发挥效用，最终使高职学校的档案管理能够实现高效率、高质量的管理目标。
参考文献：
[1]陈爱华.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索[J].科技风,2020(27).
[2]吴冬梅.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索[J].信息记录材料,2020(1).
[3]田凌嫣.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用探究[J].办公室业务,2019(4).
第3篇：电子档案管理范文
1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段，档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏，造成了在选购软件时没有变别能力，从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。
2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性，一旦被更改就无法识别。电子档案形成后，在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中，档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样，就使得电子档案便于修改和复制，没有正本和副本的差异，也不会有多次原始稿本记录的出现，由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在，文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定，这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。
3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代，对于任何人来讲，其都可以自由进入因特网，在很大程度上造成了大量文件在网络的和流转，而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。
4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看，电子档案管理的基础和前提就是实现标准化，但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状，并没有从全面利益出发，协调发展、统筹安排，造成了各行其是的局面，从而阻碍了档案电子化的发展。
二、完善电子档案管理有效对策
1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况，不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性，不断改进电子档案信息服务工作，并有效提高电子档案信息化服务的质量。
2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全，档案部门要提高安全意识，有效地利用现代化网络安全技术，比如加密、防火墙等技术，保证网络的安全，保证电子档案信息的安全。另外，采取有利、有效的方式，完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上，并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理，因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践，完善电子档案管理信息服务安全性能，保证档案信息在利用中的安全性。
3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库，通过基础数据的开发利用，整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系，做好电子档案信息资料的归档、整理，整体开发和综合管理档案信息，实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段，为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。
第4篇：电子档案管理范文
关键词：电子文件归档；电子档案管理；单轨制概述
电子文件是指数字设备及数字环境中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依托计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传输的文件。从电子文件的概念可知，电子文件不仅涵盖与纸质档案相对应的图形、图像及文本电子文件，也包括视音频电子文件，还包括软件程序及其衍生的电子文件。近年来，随着高等教育事业的发展以及信息技术的应用，高等院校电子文件数量庞大，类型多样，做好电子文件的归档和管理意义重大。为此，国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《电子档案管理基本术语》等，为高等院校电子档案归档及管理提供了制度保障。单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。
1电子文件归档原则
1.1区别性对待。电子文件的渠道不同、格式不同，对其收集归档的方式和方法也存在较大的差异性，需要针对不同类型的电子文件进行差异化、区别对待。
1.2原始性保持。电子文件与相应的软件、硬件环境密不可分，其生成、流转、使用都离不开相应的介质，但在收集、整理和后期的利用过程中应始终保持电子文件的原始性，不能因为外界软硬件环境的改变而改变电子文件的格式、内容，保证电子文件的真实性。
1.3可读性延续。文字、图表、视音频等电子文件收集归档后，会随着存储介质环境的改变而发生变化，这就要求电子文件的归档要始终保持其可读性，以实现电子文件的现实应用价值。
1.4元数据收集。元数据（Metadata）又叫中介数据、中继数据，是描述数据属性的信息，主要用以支持指示存储位置、历史数据、资源查找等功能。因此，电子文件归档还要同步做好元数据收集，确保电子文件的真实、有效。
2电子文件归档意义
2.1便于检索利用。与传统纸质档案管理不同，电子文件归档及管理，借助计算机信息技术，实现了高等院校馆藏档案的全文检索，确保档案服务利用的查准率和查全率。将电子文件按照档案管理的标准和要求，采取电子录入、关键词著录和图像识别等，可以实现电子文件的高效检索，为相关部门查询利用提供可靠保障。
2.2利于统计分析。将传统纸质档案归档转化为单轨制电子文件归档，借助全文检索、智能检索的强大技术优势，能够为高等院校档案编研、统计分析提供技术支持。
2.3满足现实需要。随着办公自动化的持续推进，以及高等院校发展对于档案信息需求的不断增加，积极开展单轨制电子档案归档及管理，不仅有利于提升档案管理效率和质量，还有利于助力高等院校发展，满足高等院校发展对于档案信息的现实需要，不断提升高等院校档案管理的能力和水平。
3电子文件归档及管理实践探讨
电子文件及其元数据收集、归档，根据其来源渠道不同，其要求和方法也有较大差异。在此，以较为常见的电子文字图表类文件归档为例，做一简要论述。办公OA系统中产生的电子文件，是电子文档中最为常见的一类，从拟稿、审稿、发文、催办、传阅等各个环节，实现了公文处理线上自动化、无纸化处理。整套系统设立预立卷、整理库和档案库三个工作库，其中，预立卷对应电子文件预立卷整理；整理库对应高等院校档案馆对电子文档审核核对；档案库则对应档案正式入库利用等。总之，应将电子文件归档与管理实行集成管理。
3.1明确系统归档集成需求
高等院校办公OA系统涵盖了学校日常无纸化办公及管理的主要环节，由此产生的电子文件数量庞杂，要确保电子文件归档保持其真实性、完整性、可用性和安全性等重要属性，首先需要关注和解决的是明确OA办公系统与档案归档系统的集成需求。为此，根据高等院校电子文件归档实际，重点明确了三个方面的电子文件集成归档。一是高等院校已经办结的发文；二是经高等院校归档部门筛选后办结的来文；三是办结的其他文件。电子文件归档集成涵盖电子文件元数据及电子文件内容信息数据。其中，元数据为高等院校文件条目及审批流程产生的数据项；电子文件内容数据包括正文、附件及其背景信息等。
3.2制定电子文件管理模式
高等院校电子文件管理模式分按件管理与按卷管理两种模式。其中，高等院校的党建、工青妇群团、行政管理等电子文件类档案按件管理为主；高等院校教育教学、科学研究、基础实施建设及设备管理等则以卷管理为主。
3.3健全电子文件归档流程
将档案管理系统与高等院校的OA办公系统进行归档集成，并将OA系统流转或非OA系统流转的文件进行实时归档。其中，OA系统流转的电子文件，从OA办公系统中将包括目录条目、审批记录、正文及附件等相关电子文件捕获至对应的信息管理缓存库，并由高等院校的相应档案管理部门进行分类、审核，并做好归档预立卷、分发条目信息及档号编制、组件排序等，全流程做好电子文件归档，并对归档的电子文件信息的真实、完整、可用及安全等“四性”进行检测，符合要求的，及时归入档案库，反之则退回，待符合条件后再进行归档。
3.4选择合适接口开发技术
近年来，高等院校电子文件归档的集成接口包括ESB技术、中间库技术及WebService技术等。不同技术有其实际应用特点，其中，ESB技术速度快，但成本高；中间库技术能够有效降低档案管理系统与OA办公系统耦合度；WebService技术操作较为便捷，应用简便。根据院校电子文件归档的现实以及技术特点，建议使用“WebService+中间库”复合技术模式，能够高效简便地进行归档，也能够确保电子文件的可追溯性和安全性。通过在档案管理应用系统中增设OA信息缓存库，将OA系统捕获的公文数据借助XML技术进行封装。
3.5制定可行数据配置规则
将OA办公系统与档案管理系统中的数据信息进行集成，从而完成了档案信息的转移，但电子文件归档及管理有其专门的规则要求，因此，要制定切实可行的数据配置规则，确定电子文件的类型、电子文件的分类、电子文件的数据结构，以及电子文件的数据元素等，通过数据配置规则的制定，初步筛选出OA系统中电子文件是否属于归档范围，以及属于短期、长期及永久等何种保存期限，并直接存入相应的档案门类之中。采用“程序模块自动为主+人工为辅”的办法，做好电子文件的著录、分类、归档及鉴定等，从而做到元数据信息与数字文件的实时归档，实现电子文件数据信息管理的自动化。
4展望
（1）完善OA信息缓存库。电子文件系统与档案管理系统的有机衔接，需要在档案管理系统中创建OA信息缓存库，根据高等院校OA办公系统的实际需要，内设“收文”“发文”“材料报送”若干模块，将其中的电子公文实时流转至相应的档案管理系统，利用数据库技术捕获OA系统中的数据条目及电子文件，并通过数据信息解析，将存档信息存入缓存库，并根据电子文件配置规则，自动分发至相应的预立卷，为后期电子文件归档奠定基础。
（2）制定合理分配规则。目前，使用较多的是机构代码来制定相应的分配规则。由于高等院校的机构代码是唯一的，可根据高等院校最新的组织机构名称及代码配置电子文件归档承办单位、拟稿部门、报送部门及归档单位名称，提升电子文件归档的科学性、准确性。
（3）切实解决组卷问题。与传统纸质载体不同，电子文件多以“件”为归档、管理单位，针对这一特点，结合高等院校实际，可在组卷时，引入虚拟档号模式，在不影响原有档案管理模式基础上，有效解决电子档案实时归档。而以卷为单位的，可以立卷归档部门作为单位建立相应的条目和档号，并将OA系统中的文件存放于对应的案卷中，案卷中的文件以“件”作为归档及管理单位，通过组卷问题的解决，提升高等院校电子档案的管理效率。
参考文献：
［1］张秀芳.浅议高校电子文件归档及其开发利用［J］.哈尔滨职业技术学院学报，2008（6）：120—121.
［2］李霜，何伟.高校电子文件归档问题和对策探讨［J］.传媒论坛，2018（9）：8—9.
［3］王娅.高校电子文件归档现状刍议［J］.陕西档案，2015（4）：42—43.
［4］符昌慧.高校电子文件归档管理情况分析及对策［J］.档案与建设，2015（2）：24—27.
第5篇：电子档案管理范文
【关键词】电子文件归档；档案管理；新模式
传统电子文件归档和档案管理工作大多以纸质为媒介，通过馆藏方式进行保管，使用人员可到档案管理部门进行登记调阅。但在现阶段信息化不断发展的背景下，电子化已经成为文件归档和档案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保证信息资料的完整性、真实性和保存长久性。同时有助于更便捷地利用计算机、移动终端等共享和检索查阅资料，极大地提升了档案应用效率和质量，推动单位健康、可持续发展。
一、电子文件归档和电子档案管理概述
（一）电子文件归档方式。电子文件归档方式不同于传统纸质归档，其在根本上存在显著差异。一般是在信息承载方式、信息构成形式等层面具有明显区别。当采用电子归档方式时，往往需要建立相应的工作模式，充分利用现代技术，促使文件整理和归档具有自动化且具备一定秩序性。同时还需建立较为完善的归档制度，对不同文件设置不同保管期限、针对不同文件标注相应编码，实现自动化管理，提高文件归档和保管的便利性。应当对文件归档方式进行规范处理，与纸质文件管理相同，通过制定科学合理的归档方法，保障存储载体适当，并朝向程序化方向发展。在录入电子文件档案时，要注重纸质文件良好保存，基于电子文档与纸质文档共存的管理保存形式，提高文件档案的真实性和准确性。另外，电子文件归档必须要保证信息安全性，则是利用计算机安全技术辅助文件归档和储存过程中的保密性，避免在传输或者使用过程中出现泄漏、盗取、篡改等问题，比如可设置防火墙、权限访问等，进一步提高文件归档的可靠性。
（二）电子档案管理。对于电子档案的管理则要突破传统管理模式，在文件传输、整理、存储和修改等方面，都与以往管理方法存在较大差异，要求严格按照电子文件的个性化特征进行创新，建立新型档案管理工作模式。具体措施如下：1.对电子档案管理体系进行有效完善，针对电子档案信息共享和服务，健全相应基础设施，防范因部门交叉或者个人因素等导致的资源浪费。保证各个部门能够在不同的网络环境下，实现电子档案管理工作的同步化，避免出现数据重复录入、耗费大量精力等情况。2.注重提高电子网络资源的使用效率，利用现有网络对电子档案实施集中管理。对于部分非电子档案的存储内容开展统一化数字转换，形成综合性电子档案库，确保对文件档案的规范化管理，推动电子档案信息与传递的顺利进行。3.为保障电子档案管理的高效化，还需构建完善的管理制度和标准，按照我国现行法律法规以及政策要求，明确电子档案管理流程和范围，并限定保存期限，规范归档格式、集中报送方法、查询和利用环节等，适应现代化档案管理要求。
二、电子文件归档和电子档案管理新模式
（一）创新档案管理方式和模式。电子文件归档和电子管理新模式的构建，应当对其管理方式和模式实施创新，严格落实当前改革要求和标准，提高管理效率和质量。在具体实践中，应当开展以下工作：1.改善电子文件与纸质文件归档的双套机制，注重电子文件的全程化管理，围绕自熔化开展归档和管理工作。打破传统管理模式存在的分散化、脱节等问题，推动电子档案管理从实体趋向知识管理。将信息管理转变为智能管理和系统控制，实现复合型管理，充分适应无纸化办公需求，提高档案管理实效。2.创新电子文件归档和电子档案管理的收集、整理方式。比如要求业务部门相关人员在办结文件后，应提交给部门负责人进行审核，确认无误得到批准后可交到档案管理部门进行归档。同时采用边办结、边归档的方式，确定整个管理过程的权限和职责，进而提高档案管理效率，保证文件档案的完整性、系统性和准确性。另外，需将电子文档制度与档案管理制度相融合，规范各项业务流程。3.顺应电子办公发展的趋势，提高电子档案管理的服务性能。通过无纸化、电子化办公设施的应用，便于各个部门进行电子文件档案的应用，推动业务以及服务和办事效率的有效提升。比如设置电子文件档案共享平台，制定相应的更新维护制度，为业务实施和发展提供良好基础和支撑。并加快形成一体化管理，将以往分散化管控转变为集中化控制，综合运用数据采集、检测等技术，体现无纸化办公和电子归档方式快捷化的特征。
（二）创新档案管理系统和技术。电子文件归档以及电子档案新模式应当注重创新系统和技术，进一步改革其传统方法，提高文件档案传递和保管的安全性、完整性、真实性与长久性。比如在实践工作中，可在电子档案管理系统中积极引进元数据采集、电子签名、身份认证、日志查询管理、性能检测、操作审计以及全文检索等先进技术。并在管理系统中添加档案格式转换模块、离线备份模块、通用数据采集模块以及浏览器工具模块等，促使电子档案接收、处理和管理难度得到有效降低。解决以往电子档案管理存在的储存周期短、管理效率低等问题，促使文件档案服务质量有所提高。另外，科学使用计算机网络技术，改善传统文件管理的利用和调取方式。弥补以往系统建设存在的不足和缺陷，打破外部因素的限制。比如引进新型数字化转换方式，将文件档案顺利转为通用形式的标准文档存储格式。保证利用者可自行开展恢复和应用处理，提高文件档案归档和使用的有效性、快捷性。
（三）创新档案管理制度。为构建良好的电子文件归档方式和电子档案新模式，应当注重对管理制度的创新。一般情况下，对电子文件档案的归档以及管理需要有一定的制度体系作为支撑。所以在当前新形势下，应当严格按照相关法律法规，制定配套制度措施，保证其有章可循、有据可依。通过丰富电子文件档案管理方法，促使其具有科学化和规范化的管理方式，实现为单位或部门业务提供良好的服务基础和性能。比如结合实际情况，制定完善的奖惩和追责制度。对发生的档案安全问题、管理不到位等情况，应当进行相应奖励或处罚。保证电子文件管理效率得到提升，避免出现管理随意、内部机密信息泄露等情况。同时，制定健全的规范操作制度，防范出现信息遗漏、录入偏差等问题。比如建立电子文档及档案岗位操作互控制度，相互监督、相互纠正，保证通信传输以及直接利用等方式具有合理性。
三、电子文件归档和电子档案管理新模式的发展趋势
结合当前我国档案事业的发展，对电子文件归档以及电子档案的管理，在未来将会呈现新的趋势，为构建新模式提供良好动力和基础。尤其是在纸质档案向电子档案实施转轨的重要时期，电子业务建设不断推进，电子化办公效能和效率进一步得到提升。电子文件通过计算机在网络环境中实现归档和档案管理，有助于保障单位档案信息资源的优化管控。因此，在今后发展进程中，其趋势有以下表现：1.革新采用单套制管理模式。传统的双套制归档管理模式对人力和物力的浪费较为显著，对无纸化办公和电子业务建设产生较大的阻碍，对行政效率也会产生极大的阻碍性。因此在今后发展阶段，电子文件归档和电子档案管理将会趋向单套制管理模式，有效改善传统电子文件收集、整理和归档方式，在无纸化办公条件下，有效创新电子文件归档和电子档案管理制度，提高服务效能。2.加强电子化管理技术研发。由于我国针对电子文档及电子档案管理新模式的法律规范尚未完善，部分硬件和软件设施的建设也没有达到电子档案单套制管理的要求。由此在文件档案传输、存储等方面，仍存在较多管理问题。要想建立完善的电子文件归档和电子档案管理新模式，则应当深化技术研发和应用，确保电子档案管理应用系统建设以及基础设施建设等，具有完备的技术支撑。同时还要加快电子档案法律法规的建设速度，保证其与纸质档案的法律效力相同。
四、结语
