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电子文件归档和电子档案管理问题浅析

电子文件归档和电子档案管理问题浅析

摘要:单轨制电子档案归档的成功实践,不再将纸质电子文档与电子文件分别保存,降低了归档及管理成本,提升了电子文件管理效率。本文分析了电子文件归档的基本原则及实践探索中的成功经验,并对下一步电子文件归档及电子档案管理的发展方向及重点提出展望和预期,具有积极的现实指导意义。

关键词:电子文件归档;电子档案管理;单轨制概述

电子文件是指数字设备及数字环境中产生,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依托计算机等数字设备阅读、处理,并在通信网络上传输的文件。从电子文件的概念可知,电子文件不仅涵盖与纸质档案相对应的图形、图像及文本电子文件,也包括视音频电子文件,还包括软件程序及其衍生的电子文件。近年来,随着高等教育事业的发展以及信息技术的应用,高等院校电子文件数量庞大,类型多样,做好电子文件的归档和管理意义重大。为此,国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《电子档案管理基本术语》等,为高等院校电子档案归档及管理提供了制度保障。单轨制电子档案归档的成功实践,不再将纸质电子文档与电子文件分别保存,降低了归档及管理成本,提升了电子文件管理效率。

1电子文件归档原则

1.1区别性对待。电子文件的渠道不同、格式不同,对其收集归档的方式和方法也存在较大的差异性,需要针对不同类型的电子文件进行差异化、区别对待。

1.2原始性保持。电子文件与相应的软件、硬件环境密不可分,其生成、流转、使用都离不开相应的介质,但在收集、整理和后期的利用过程中应始终保持电子文件的原始性,不能因为外界软硬件环境的改变而改变电子文件的格式、内容,保证电子文件的真实性。

1.3可读性延续。文字、图表、视音频等电子文件收集归档后,会随着存储介质环境的改变而发生变化,这就要求电子文件的归档要始终保持其可读性,以实现电子文件的现实应用价值。

1.4元数据收集。元数据(Metadata)又叫中介数据、中继数据,是描述数据属性的信息,主要用以支持指示存储位置、历史数据、资源查找等功能。因此,电子文件归档还要同步做好元数据收集,确保电子文件的真实、有效。

2电子文件归档意义

2.1便于检索利用。与传统纸质档案管理不同,电子文件归档及管理,借助计算机信息技术,实现了高等院校馆藏档案的全文检索,确保档案服务利用的查准率和查全率。将电子文件按照档案管理的标准和要求,采取电子录入、关键词著录和图像识别等,可以实现电子文件的高效检索,为相关部门查询利用提供可靠保障。

2.2利于统计分析。将传统纸质档案归档转化为单轨制电子文件归档,借助全文检索、智能检索的强大技术优势,能够为高等院校档案编研、统计分析提供技术支持。

2.3满足现实需要。随着办公自动化的持续推进,以及高等院校发展对于档案信息需求的不断增加,积极开展单轨制电子档案归档及管理,不仅有利于提升档案管理效率和质量,还有利于助力高等院校发展,满足高等院校发展对于档案信息的现实需要,不断提升高等院校档案管理的能力和水平。

3电子文件归档及管理实践探讨

电子文件及其元数据收集、归档,根据其来源渠道不同,其要求和方法也有较大差异。在此,以较为常见的电子文字图表类文件归档为例,做一简要论述。办公OA系统中产生的电子文件,是电子文档中最为常见的一类,从拟稿、审稿、发文、催办、传阅等各个环节,实现了公文处理线上自动化、无纸化处理。整套系统设立预立卷、整理库和档案库三个工作库,其中,预立卷对应电子文件预立卷整理;整理库对应高等院校档案馆对电子文档审核核对;档案库则对应档案正式入库利用等。总之,应将电子文件归档与管理实行集成管理。

3.1明确系统归档集成需求

高等院校办公OA系统涵盖了学校日常无纸化办公及管理的主要环节,由此产生的电子文件数量庞杂,要确保电子文件归档保持其真实性、完整性、可用性和安全性等重要属性,首先需要关注和解决的是明确OA办公系统与档案归档系统的集成需求。为此,根据高等院校电子文件归档实际,重点明确了三个方面的电子文件集成归档。一是高等院校已经办结的发文;二是经高等院校归档部门筛选后办结的来文;三是办结的其他文件。电子文件归档集成涵盖电子文件元数据及电子文件内容信息数据。其中,元数据为高等院校文件条目及审批流程产生的数据项;电子文件内容数据包括正文、附件及其背景信息等。

3.2制定电子文件管理模式

高等院校电子文件管理模式分按件管理与按卷管理两种模式。其中,高等院校的党建、工青妇群团、行政管理等电子文件类档案按件管理为主;高等院校教育教学、科学研究、基础实施建设及设备管理等则以卷管理为主。

3.3健全电子文件归档流程

将档案管理系统与高等院校的OA办公系统进行归档集成,并将OA系统流转或非OA系统流转的文件进行实时归档。其中,OA系统流转的电子文件,从OA办公系统中将包括目录条目、审批记录、正文及附件等相关电子文件捕获至对应的信息管理缓存库,并由高等院校的相应档案管理部门进行分类、审核,并做好归档预立卷、分发条目信息及档号编制、组件排序等,全流程做好电子文件归档,并对归档的电子文件信息的真实、完整、可用及安全等“四性”进行检测,符合要求的,及时归入档案库,反之则退回,待符合条件后再进行归档。

3.4选择合适接口开发技术

近年来,高等院校电子文件归档的集成接口包括ESB技术、中间库技术及WebService技术等。不同技术有其实际应用特点,其中,ESB技术速度快,但成本高;中间库技术能够有效降低档案管理系统与OA办公系统耦合度;WebService技术操作较为便捷,应用简便。根据院校电子文件归档的现实以及技术特点,建议使用“WebService+中间库”复合技术模式,能够高效简便地进行归档,也能够确保电子文件的可追溯性和安全性。通过在档案管理应用系统中增设OA信息缓存库,将OA系统捕获的公文数据借助XML技术进行封装。

3.5制定可行数据配置规则

将OA办公系统与档案管理系统中的数据信息进行集成,从而完成了档案信息的转移,但电子文件归档及管理有其专门的规则要求,因此,要制定切实可行的数据配置规则,确定电子文件的类型、电子文件的分类、电子文件的数据结构,以及电子文件的数据元素等,通过数据配置规则的制定,初步筛选出OA系统中电子文件是否属于归档范围,以及属于短期、长期及永久等何种保存期限,并直接存入相应的档案门类之中。采用“程序模块自动为主+人工为辅”的办法,做好电子文件的著录、分类、归档及鉴定等,从而做到元数据信息与数字文件的实时归档,实现电子文件数据信息管理的自动化。

4展望

(1)完善OA信息缓存库。电子文件系统与档案管理系统的有机衔接,需要在档案管理系统中创建OA信息缓存库,根据高等院校OA办公系统的实际需要,内设“收文”“发文”“材料报送”若干模块,将其中的电子公文实时流转至相应的档案管理系统,利用数据库技术捕获OA系统中的数据条目及电子文件,并通过数据信息解析,将存档信息存入缓存库,并根据电子文件配置规则,自动分发至相应的预立卷,为后期电子文件归档奠定基础。

(2)制定合理分配规则。目前,使用较多的是机构代码来制定相应的分配规则。由于高等院校的机构代码是唯一的,可根据高等院校最新的组织机构名称及代码配置电子文件归档承办单位、拟稿部门、报送部门及归档单位名称,提升电子文件归档的科学性、准确性。

(3)切实解决组卷问题。与传统纸质载体不同,电子文件多以“件”为归档、管理单位,针对这一特点,结合高等院校实际,可在组卷时,引入虚拟档号模式,在不影响原有档案管理模式基础上,有效解决电子档案实时归档。而以卷为单位的,可以立卷归档部门作为单位建立相应的条目和档号,并将OA系统中的文件存放于对应的案卷中,案卷中的文件以“件”作为归档及管理单位,通过组卷问题的解决,提升高等院校电子档案的管理效率。

参考文献:

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作者:刘英 单位:兰州城市学院档案馆