电子文件管理全文(5篇)

摘要：随着数字化技术的快速发展，集团企业的电子文件管理管理难度也越来越大，已成为制约企业向前发展的关键要素。本文针对集团企业电子文件管理所面临的困境，结合当前国内外专业电子档案管理的成就，对集团企业加强电子文件管理提出了相关的策略，以供参考借鉴。

关键词：集团企业；电子文件管理；现状；意义；策略

一、集团企业电子文件管理现状

集团企业是以母公司为基础，以产权关系为纽带，通过合资、合作或股权投资等方式把三个及三个以上的独立企业法人联系在一起就形成了集团。企业集团都是由若干相互联系、相互作用的子公司组成的复杂系统，在这个大系统内各要素间的互动和协同，使系统产生了创新和发展的推动力量，通过集团内部的协同效应，创造1+1>2的效应。电子文件是相对纸质文件而言，在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。数字化技术的高速发展大大提高了企业的工作效率和管控能力，极大地促进了企业的集团化和规模化发展。但随着集团企业规模不断扩大，数字化技术产生的电子文件的管理难度也越来越大，跨地域、跨行业的各下属企业之间电子文件成果共享和防止泄密等问题，已成为集团企业进一步发展的瓶颈。清华紫光软件系统有限公司档案事业部总经理季雪刚认为：“企业电子文件管理面临巨大的挑战，电子文件的证据地位未立，电子文件大量流失，电子文件信息资源分散，电子文件长期保存难题，电子文件信息安全状况堪忧，文件信息孤岛面临深化风险，信息资源增值服务能力低下”[2]。在国外，对于电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，在管理思想、管理模式、技术标准、软件的开发与应用等方面已积累了丰富的经验。目前研究的热点主要有以下几方面：（1）基于国家战略的电子文件管理顶层设计；（2）基于集中管理的电子文件保管模式；（3）电子文件证据价值的保证研究；（4）电子文件管理的国际化与标准化。而国内也在大量深入消化吸收国际前沿研究成果的基础上，开展了电子文件管理战略、电子文件风险管理、电子文件共享机制和标准化等方面的研究，正在逐渐形成有中国特色的电子文件管理体制、机制、业务方法和技术路线[3]。尽管国内外在电子文件管理方面均有较深的研究，但不难发现：（1）以往的研究大部分都集中在专业电子档案（馆）的管理方面，而针对集团企业电子文件管理方面研究却非常少。专业电子档案管理更注重专业领域内容，例如：人事电子档案工作，会计电子档案工作等。而集团企业电子档案管理是针对集团各子企业之间的生产、经营、管理等业务流程进行的综合性管理，两者性质的不同，专业电子档案管理研究成果很难为集团企业所用，导致集团企业电子文件管理水平低下；（2）电子文件管理的目的则是更好实现共享与安全，而以往的电子文件管理研究较多地将共享和安全分开单独研究，未能从更高的层面上将两者有机地结合起来研究；（3）虽然国内外开展基于国家战略的电子文件管理顶层设计，但关于集团企业的顶层设计研究未曾提及；（4）国内在电子档案的标准化方面制定了一些标准，但在集团企业电子文件标准方面几乎是空白；（5）以往的企业电子文件管理研究，主要集中在理论概括论述方面，较多局限在电子文件归档制度建设、文档管理内部管理方面研究，应用层面的研究只停留在浅层次上，具体软件开发设计更是少之又少。

二、研究集团企业电子文件管理的重要意义

鉴于目前国内集团企业电子文件管理现状以及社会发展需要，研究集团企业电子文件管理具有重要的理论和实践意义：（1）由于集团企业电子文件的管理必须和集团企业的业务流程进行紧密结合，才能发挥它的最大功能，因此比专业的档案管理系统更加复杂，更有其特殊性。而长期以来大家只关注专业电子档案管理的研究，而忽视了对集团企业电子文件管理研究，因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制理论上的深入研究，具有较好的原创性、前沿性，有助于进一步丰富企业电子文件管理的理论。（2）近年来，国内信息技术发展非常迅猛，许多大型集团企业都建立了集团内的管理信息系统。但目前国内企业构建的管理信息系统一般比较强调业务流程的规范、信息的沟通传递以及数据的统计分析，往往忽视对电子文件的管理。因此，管理信息系统的应用虽然极大地提高了工作效率，加强了集团内部的联系，提高了集团对下属各企业的管控能力，但却对每天不断产生的电子文档缺乏有效的管理手段，导致大量信息无法进行充分共享和利用，并可能丢失或泄露，进而严重影响集团企业的进一步发展。如何解决集团企业电子文件管理中所面临的困难是迫在眉睫之事，因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制研究具有非常重要的现实意义。

三、开展集团企业电子文件管理研究的基本思路

1工程电子文件管理的制度及其要求

在对电子文件管理不断探索的道路上，结合目前管理所面临的问题，充分利用自身资源，来制定出未来的管理建设目标，从而为公司打造一个标准化、制度化的电子文档管理体系。

2工程电子文件管理体系

2.1电子文件的特点

电子文件在其形式上来讲主要是在计算机中进行检索，并通过系统内部的计算和加工，从而形成人们所需要的电子文档形式。目前在我国，很多公司都利用电子文档来对公司内部的一些文件进行储存和保管，从而利用这些信息来为公司未来的发展提供资源上的帮助。电子文件的特点主要表现在虚拟性上，所谓虚拟，即是指公司计算机中的数字信息，众所周知，数字信息具有本身流动性的特点，因此，在保存方面无法进行更好的存储。电子文件就是要对这些数字信息进行整理、储存，并通过一系列的方法将之自动生成体系的一种管理办法。

2.2工程图纸的数字化管理体系

工程图纸的数字化管理体系主要表现在三方面：双机与多机系统、光盘镜像服务系统、电子文件网络移交管理系统。第一，双机与多机系统：所谓双机系统即是指档案管理和设计相结合的一种小型实用系统，这种系统根据其功能和软件设计的不同将工作站中的管理过程自动生成为文件。除此之外，在配置上还带有最新的绘图软件和基础办公应用软件，并通过这些自带应用软件进行无图纸设计，甚至可以在线提取其他图纸并做深层次的加工，并完成存储的过程。服务器中不同的系统伴有不同的作用，例如：在控制图纸的录入方面，则将要求其具有较高水平的应用程序和配置较高的计算机系统，这样可以更好的保证整体电子文件生成的准确性。在某种程度上，这种计算机多机系统也是一种局域网系统，在系统应用方面，主要适用于较大的设计单位。通过对客户机和服务器进行综合管理，使图库全部集中在服务器上，以达到全网协同工作的效果，不仅如此，还可以对电子文件进行有效的控制，从而实现资源上的共享。第二，光盘镜像服务系统：即主要是通过利用光盘的镜像服务和企业间的局域网来实现对客户的数据库访问。其体现在以交换机为主题，连接WWW服务器，再通过与多个客户机相连接，再通过WWW服务器与光盘镜像服务器相连接的方式，从而实现访问数据的整个过程。第三，电子文件网络移交管理系统：利用该管理系统普遍应用于以设计为主题的相关工程类公司，其系统主要应用为局域网。工程项目所形成的文件一定要通过计算机网络的方式来向各个部门进行传达，且各个部门所需要的电子文档和相关信息都要集中在计算机网络上。建立相关的计算机网络系统，其主要包括：

摘要：数字技术的迅猛迭代发展，深刻推动了信息革命，进一步引发文件管理方式的变革，电子文件管理迫切需要法律法规予以支持。新《档案法》的颁布实施为电子文件管理立法提供了有力的上位法依据。本文从新《档案法》中电子档案的生效要件分析出发，对比了国外该领域的相关实践，对我国电子文件管理立法提出了立法建议，并认为只有完成该立法，才能充分发挥电子文件在经济和社会发展中的作用，提高社会生产和管理效能，促进社会交易成本下降、经济发展和社会进步。

关键词：《档案法》；电子文件管理；立法

0引言

当前，我国数字技术、数字经济迅猛迭代发展，深刻推动了信息记录的革命，引发文件记录和管理方式的剧烈变革，深刻影响着文件管理的技术、方法、体制、原则、理念等诸多方面。与纸质文件管理相比，电子文件管理要求更高。电子文件管理失控或不善，会造成大量文件信息流失，削弱政府管理和服务社会的能力，影响历史和文明记录的延续，甚至威胁国家信息安全与利益。[1]新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）的颁布实施，对电子档案形成和管理的要求进一步明确，为电子文件管理立法提供了有力的上位法依据。为充分发挥电子文件在经济和社会发展中的作用，有必要以法律形式保障和巩固电子文件发展的有利条件，进一步赋予电子文件法律效力，建立科学合理的法制化管理和控制机制，保障电子文件的真实、完整、可用和安全，促进我国电子文件管理工作高质量发展。

1国外电子文件立法实践综述

针对美国[2]、加拿大[3]、欧盟[4]等发达国家和联合国[5]等组织的法案文献的研究可见，发达国家电子文件管理已普遍纳入法制轨道。分析其立法实践特点和成效，对我国电子文件管理立法有借鉴意义。

1.1国外立法实践主要特点

摘要：通过介绍国外管理物联网数据的经验，得出物联网数据管理要根据物联网数据的属性和特点，依照GARP准则，拓宽NOARK标准，在电子文件管理系统中收集和管理物联网数据。基于这些管理准则，提出我国物联网数据管理要从物联网数据开放、元数据建模、数据保护几方面入手，提高物联网数据质量，实现物联网数据价值。

关键词：电子文件;物联网数据；数据管理；元数据;可信性

挪威的托马斯·索德林等学者应用GARP准则和NOARK标准，从宏观和微观相结合的角度，按照公开的和涉及隐私非公开的两种分类方式，分析芝加哥开放数据门户的水资源管理系统和挪威海关管理的用于识别车辆的ANPR系统的数据管理，从这两个案例分析中得出物联网数据的管理方法，他们建议在灵活的电子文件保存系统中收集和管理物联网数据，从而更好地实现信息治理。

1物联网数据的属性及其与文件的关系

物联网数据要按照生成、利用、保管的流程来统一管理，对数据的管理贯穿其整个生命周期。物联网数据也像文件一样可以被移交、分类、保存。而一些档案馆的电子文件最早都是来自部分数据库的数据集。数据集以两种方式分类编目，一种是作为数据，一种是作为电子文件。因此挪威的学者认为可将物联网数据看作文件来对待和管理，在一个灵活的电子文件保存系统中收集和管理，可以实现更好的信息治理。希望使用标准方法来避免潜在的供应商锁定情况，并确保互操作性。由此可见，做好电子文件管理是完成物联网数据管理的前提条件。

2国外电子文件管理的准则在物联网数据管理中的体现

国外有影响力的电子文件管理规范有GARP和挪威的NOARK。GARP（GenerallyAcceptedRecordkeepingPrinciples），就是通用的电子文件管理准则，主要包含八条内容：可问责、透明度、完整性、保护性、合法性、可用性、保管和处置。这些准则构成了一个广泛使用的全球标准，确定了记录管理、记录和信息管理（RIM）以及信息管理程序的关键特征和良好实践的高层框架。该原则以实践经验为基础，基于对法律原则和信息论的广泛思考和分析。它们的目的是为组织提供管理信息的行为标准和判断行为的准则。[1]NOARK准则包含了电子文件保管标准，从电子文件创建到最后的处置都有体现。在2019年，它的标准进一步明确了应用程序编程接口，NOARK也是保存标准，它是XML表的具体表现。NOARK以全宗为目标，在某种程度上，NOARK标准可以被看作是关于收集和全宗的正确阐释。NOARK标准还提出一个元数据模型来管理中央元数据以及电子文件。

【摘要】随着经济全球化的不断发展和整个社会的飞速进步，不管是纸质文件还是电子文件的数量都在飞速增加。事业单位的办公室要负责的内容也变得复杂起来，要将所有出现的文件比如招标文件、事业单位的采购信息等都整理归纳起来，并且装订成册。事业单位的办公室是这个事业单位的重要财富之一。对于纷繁复杂的文件，要做好规范化的整理归类工作，不然在整个事业单位的后续发展过程当中，麻烦只会越来越多。

【关键词】事业单位办公室；文件；规范化；管理

正是由于社会的飞速发展和不断进步，使得各个事业单位也变得越来越强大。由于现如今各个政府部门职能的细分，导致了事业单位相关文件的增多。事业单位文件的增多就要求事业单位的办公室对文件的整理归纳能力要进一步提升和加强。文件变得繁多对于一个事业单位的办公室来说是一个不小的挑战。需要对事业单位办公室管理文件的方法进行整改，这样一来，可以使得整个事业单位的机密文件得到有效保护，也方便后续工作的开展。

一、事业单位办公室文件规范化管理的意义所在

事业单位内部办公室的权力往往是大的，并且在事业单位当中的地位也非常高，因为事业单位办公室掌握了整个事业单位最机密和最关键的文件。它能够如实地反映这个事业单位的一切相关信息，比如这个事业单位的招标情况，整个事业单位近期的采购情况，还有事业单位各项数据和人员的管理。所以说，办公室的文件管理对于一个事业单位来说是相当重要的。文件的归档工作一定要做好，如果文件没有得到有效的分类整理，那么这个事业单位内部的重要机密都将变得混乱不堪。因此，做好事业单位内部文件的管理工作对于整个事业单位来说都是具有不可忽视的意义。但是，事业单位文件的管理也并不是一件很轻松的事情。因为文件的收集工作并不容易，要根据事业单位每天的发展情况来具体问题具体分析；并且文件的归纳和整理工作对于专业性有一定的要求。所以，不光是要在事业单位内部强调事业单位办公室文件管理的重要性，还要对事业单位办公室的工作人员进行技能上的培训，要尽可能地提升事业单位办公室文件管理者的工作水平和综合素质以及综合能力。

二、在事业单位中的文件管理现状

当今时代是信息化的时代，很多行业都受到了网络、计算机技术的冲击和影响。传统的纸质文件管理在新时代的背景下同样受到了冲击。在一个事业单位的发展过程当中，必定存在着文件发放和接收。由于互联网和电脑的普及，现在很多事业单位都是在网上办公，文件的发放也不仅仅局限于纸质文件。网络文件有一个很大的优势就是可以在线随时修改、进行编辑。这一点在传统的纸质文件上是无法得到充分体现的，手工文件的处理方式也相对来说效率比较低下，并不能满足时代的需要了。纸质文件和电子文件都各有优点和缺点。纸质文件和电子文件在各自的领域当中都发挥着不可替代的作用，但是任何事物都是具有两面性的，有好的一面就必然有不好的一面。纸质文件的管理存在着不少的问题，其中最为明显的有三个问题：第一个缺点，纸质文件所占据的空间比较大。众所周知，有很多事业单位的办公室内会摆放许多的柜子来收集纸质的文件，这就使得事业单位在进行文件管理的时候增加了管理的成本和经费，并且还会消耗人力无形之中会降低事业单位文件管理的效率。纸质文件的第二个缺点就是，纸质文件需要依靠大量的纸张，并且很多文件是时效性很强的文件，没有长期保存的意义，这就容易造成浪费纸张的情况，这与我国的可持续发展战略相违背，同时也起不到保护环境的作用。纸质文件的最后一个缺点就是，当需要去办公室查找相关的文件时，不太方便，如果归纳整理不得当的话，将要耗费大量的时间对纸质文件进行查找，这样会耽误很多时间。以上就是纸质文件所存在的一些问题。而电子文件同样也存在一些缺点：第一个缺点，电子文件的发放时间、发送人、最终发送的是什么文件并不是很清楚。这些问题的出现很容易导致员工收到文件的时候一头雾水，导致工作效率低下。第二个缺点，电子文件极度依赖电脑和手机，一旦脱离这些设备电子文件将无法存在，而且一旦电脑或者手机出现了故障，又或者是版本的不同，都会让电子文件没有办法开启。这种问题的出现同样也会导致事业单位上层与员工之间无法取得良好的沟通，造成沟通的不方便，加大了事业单位上层和员工之间沟通的障碍，使很多工作无法得到顺利有效的开展。最后一点关于电子文件的缺点就是，当很多员工一起同时操作时，电子文件没有纸质文件方便。当多数员工一起操作的时候，电子文件就显得比较困难。纸质文件上的便利性在电子文件上得不到充分的体现。上述问题的出现，都表示纸质文件和电子文件的差距很大，两者相同之处比较少。纸质文件相对于电子文件来说，比较稳定，而且纸质文件一旦发出，就不容易受到外界因素的干扰，稳定性比较强，并且有些情况之下，只有通过纸质文件才能够传达想要传达的意思。纸质文件进行复印的操作，可以方便很多人一起同时地操作。以上这些都是纸质文件所展现出来的优点。而电子文件同样具备很多纸质文件所不具备的优点，也有它独特的优势所在。比如说，电子文件的发放并不存在浪费纸张的问题，这就符合我们国家的可持续发展战略，可以有效地保护环境。电子文件还可以有效地为事业单位节约成本，这些都是电子文件相比纸质文件所存在的优势。