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电子文件管理全文(5篇)

前言:小编为你整理了5篇电子文件管理参考范文,供你参考和借鉴。希望能帮助你在写作上获得灵感,让你的文章更加丰富有深度。

电子文件管理

第1篇:电子文件管理范文

关键词:集团企业;电子文件管理;现状;意义;策略

一、集团企业电子文件管理现状

集团企业是以母公司为基础,以产权关系为纽带,通过合资、合作或股权投资等方式把三个及三个以上的独立企业法人联系在一起就形成了集团。企业集团都是由若干相互联系、相互作用的子公司组成的复杂系统,在这个大系统内各要素间的互动和协同,使系统产生了创新和发展的推动力量,通过集团内部的协同效应,创造1+1>2的效应。电子文件是相对纸质文件而言,在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”[1]。数字化技术的高速发展大大提高了企业的工作效率和管控能力,极大地促进了企业的集团化和规模化发展。但随着集团企业规模不断扩大,数字化技术产生的电子文件的管理难度也越来越大,跨地域、跨行业的各下属企业之间电子文件成果共享和防止泄密等问题,已成为集团企业进一步发展的瓶颈。清华紫光软件系统有限公司档案事业部总经理季雪刚认为:“企业电子文件管理面临巨大的挑战,电子文件的证据地位未立,电子文件大量流失,电子文件信息资源分散,电子文件长期保存难题,电子文件信息安全状况堪忧,文件信息孤岛面临深化风险,信息资源增值服务能力低下”[2]。在国外,对于电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度,在管理思想、管理模式、技术标准、软件的开发与应用等方面已积累了丰富的经验。目前研究的热点主要有以下几方面:(1)基于国家战略的电子文件管理顶层设计;(2)基于集中管理的电子文件保管模式;(3)电子文件证据价值的保证研究;(4)电子文件管理的国际化与标准化。而国内也在大量深入消化吸收国际前沿研究成果的基础上,开展了电子文件管理战略、电子文件风险管理、电子文件共享机制和标准化等方面的研究,正在逐渐形成有中国特色的电子文件管理体制、机制、业务方法和技术路线[3]。尽管国内外在电子文件管理方面均有较深的研究,但不难发现:(1)以往的研究大部分都集中在专业电子档案(馆)的管理方面,而针对集团企业电子文件管理方面研究却非常少。专业电子档案管理更注重专业领域内容,例如:人事电子档案工作,会计电子档案工作等。而集团企业电子档案管理是针对集团各子企业之间的生产、经营、管理等业务流程进行的综合性管理,两者性质的不同,专业电子档案管理研究成果很难为集团企业所用,导致集团企业电子文件管理水平低下;(2)电子文件管理的目的则是更好实现共享与安全,而以往的电子文件管理研究较多地将共享和安全分开单独研究,未能从更高的层面上将两者有机地结合起来研究;(3)虽然国内外开展基于国家战略的电子文件管理顶层设计,但关于集团企业的顶层设计研究未曾提及;(4)国内在电子档案的标准化方面制定了一些标准,但在集团企业电子文件标准方面几乎是空白;(5)以往的企业电子文件管理研究,主要集中在理论概括论述方面,较多局限在电子文件归档制度建设、文档管理内部管理方面研究,应用层面的研究只停留在浅层次上,具体软件开发设计更是少之又少。

二、研究集团企业电子文件管理的重要意义

鉴于目前国内集团企业电子文件管理现状以及社会发展需要,研究集团企业电子文件管理具有重要的理论和实践意义:(1)由于集团企业电子文件的管理必须和集团企业的业务流程进行紧密结合,才能发挥它的最大功能,因此比专业的档案管理系统更加复杂,更有其特殊性。而长期以来大家只关注专业电子档案管理的研究,而忽视了对集团企业电子文件管理研究,因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制理论上的深入研究,具有较好的原创性、前沿性,有助于进一步丰富企业电子文件管理的理论。(2)近年来,国内信息技术发展非常迅猛,许多大型集团企业都建立了集团内的管理信息系统。但目前国内企业构建的管理信息系统一般比较强调业务流程的规范、信息的沟通传递以及数据的统计分析,往往忽视对电子文件的管理。因此,管理信息系统的应用虽然极大地提高了工作效率,加强了集团内部的联系,提高了集团对下属各企业的管控能力,但却对每天不断产生的电子文档缺乏有效的管理手段,导致大量信息无法进行充分共享和利用,并可能丢失或泄露,进而严重影响集团企业的进一步发展。如何解决集团企业电子文件管理中所面临的困难是迫在眉睫之事,因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制研究具有非常重要的现实意义。

三、开展集团企业电子文件管理研究的基本思路

(一)应从集团企业特点出发

集团企业具有子公司层级多、业务流程复杂等特点。集团企业层级多,业务流程复杂,导致其电子档案管理存在信息风险大、信息黑洞多、信息管理复杂等难题。以往的研究大多以专业档案馆为基础,真正以集团企业电子文件管理为基础的研究不多,而集团企业的电子文件管理与业务流程关系密切,与专业档案管理的要求和模式具有本质的区别。因此,电子文件管理研究应在专业档案馆的研究基础上,并结合集团企业业务流程的特点,才能够真正符合企业应用的需求。

(二)理论研究应与实践相结合

以往的研究绝大多数都是从理论方面对电子文件管理进行分析与探讨,在应用层面上涉及较少。由于企业与专业的档案馆有很大不同,各企业间在行业、地域及管理模式上均有各自特点,因此对集团企业电子文件管理模式与共享机制进行研究应以集团企业管理系统开发相结合,理论与实践相结合的方法才能真正为企业所用。

四、实施集团企业电子文件管理的策略

(一)顶层设计管理

顶层设计是运用系统论的方法,从全局的角度,对某项任务或者某个项目的各方面、各层次、各要素统筹规划,以集中有效资源,高效快捷地实现目标[4]。以往的电子文件管理理论与软件设计往往只是关注电子文件管理的某个方面进行研究和设计,缺少电子文件管理模式的顶层设计,导致多数集团企业电子文件管理架构不合理。因此,要从整体的角度规划集团企业电子文件管理模式与共享机制,集团企业应设计本集团内部的电子文件标准规范,将电子文件顶层设计、业务流程、标准化和访问安全等有机地结合起来,使得电子文件管理能够安全、高效、有序地进行。

(二)相对集中与相对分散管理

集团企业电子文件管理与专业档案管理有本质的区别,企业电子文件包括分布在集团各企业、各部门的电脑或磁盘中的电子文档,可划分为归档文件和非归档文件两类。目前,很多企业管理信息系统中集成了专业电子档案管理模块进行电子文件的管理,而专业档案管理模块一般采用的是集中管理模式,未考虑企业电子文件管理相对专业档案管理的特殊性,并且集团企业因地域、业务和管理模式存很大差别,电子文件采用集中管理模式效果并不理想,而针对集团企业特点采用相对集中与相对分散的电子文件管理模式则效果很好。因此,相对集中与相对分散管理的创新模式是适应集团企业电子文件管理特点的要求。

(三)基于国际标准的标准化管理

电子文件的标准化是实现集团信息资源共享的前提基础。由于未能做到标准化,集团各企业间、各部门间电子文件格式彼此不配套,导致电子文件的归集和共享难度非常大,更不用说与外界信息的对接。随着社会高速发展,集团企业与外界之间电子文件共享的需求将会更加迫切,因此电子文件管理标准化设计应具有前瞻性,应从高目标和高要求来规划企业标准,将国际标准为目标进行企业标准化设计是发展方向和目标。

(四)电子文件安全机制管理

电子文件管理系统及由其处理、传输和存储的电子文件的安全性是电子文件共享基础,但由于目前电子文件管理系统安全机制设计还不完善,在非授权访问、病毒攻击等方面未能确保电子文件完整性,导致电子文件共享受到严重影响,因此电子文件安全机制设计是实现电子文件共享的关键环节。而当前电子文件安全机制设计重难点在于如何建立集团企业电子文件交换安全共享机制,实现基于互联网的电子文件管理在线服务和并妥善处理电子文件私密与共享管理关系等环节。

参考文献

[1]周文泓.地方电子文件归档管理制度分析——《电子文件归档与管理规范》本地化研究[J].电子政务,2012(1):25-31.

[2]JulieMcLeod.CatherineHare.Managingelectronicrecords[M].Facet,2005.

第2篇:电子文件管理范文

在对电子文件管理不断探索的道路上,结合目前管理所面临的问题,充分利用自身资源,来制定出未来的管理建设目标,从而为公司打造一个标准化、制度化的电子文档管理体系。

2工程电子文件管理体系

2.1电子文件的特点

电子文件在其形式上来讲主要是在计算机中进行检索,并通过系统内部的计算和加工,从而形成人们所需要的电子文档形式。目前在我国,很多公司都利用电子文档来对公司内部的一些文件进行储存和保管,从而利用这些信息来为公司未来的发展提供资源上的帮助。电子文件的特点主要表现在虚拟性上,所谓虚拟,即是指公司计算机中的数字信息,众所周知,数字信息具有本身流动性的特点,因此,在保存方面无法进行更好的存储。电子文件就是要对这些数字信息进行整理、储存,并通过一系列的方法将之自动生成体系的一种管理办法。

2.2工程图纸的数字化管理体系

工程图纸的数字化管理体系主要表现在三方面:双机与多机系统、光盘镜像服务系统、电子文件网络移交管理系统。第一,双机与多机系统:所谓双机系统即是指档案管理和设计相结合的一种小型实用系统,这种系统根据其功能和软件设计的不同将工作站中的管理过程自动生成为文件。除此之外,在配置上还带有最新的绘图软件和基础办公应用软件,并通过这些自带应用软件进行无图纸设计,甚至可以在线提取其他图纸并做深层次的加工,并完成存储的过程。服务器中不同的系统伴有不同的作用,例如:在控制图纸的录入方面,则将要求其具有较高水平的应用程序和配置较高的计算机系统,这样可以更好的保证整体电子文件生成的准确性。在某种程度上,这种计算机多机系统也是一种局域网系统,在系统应用方面,主要适用于较大的设计单位。通过对客户机和服务器进行综合管理,使图库全部集中在服务器上,以达到全网协同工作的效果,不仅如此,还可以对电子文件进行有效的控制,从而实现资源上的共享。第二,光盘镜像服务系统:即主要是通过利用光盘的镜像服务和企业间的局域网来实现对客户的数据库访问。其体现在以交换机为主题,连接WWW服务器,再通过与多个客户机相连接,再通过WWW服务器与光盘镜像服务器相连接的方式,从而实现访问数据的整个过程。第三,电子文件网络移交管理系统:利用该管理系统普遍应用于以设计为主题的相关工程类公司,其系统主要应用为局域网。工程项目所形成的文件一定要通过计算机网络的方式来向各个部门进行传达,且各个部门所需要的电子文档和相关信息都要集中在计算机网络上。建立相关的计算机网络系统,其主要包括:

(1)归档子系统:这种系统主要用于图书的标准管理和期刊管理,在工程方面,还进行相应的入库管理,订购管理、电子文档的借阅管理、统计管理等等。除此之外,想要更好的应用该系统,并使系统呈现完美状态,则一定要对系统进行及时的维护,从而确保工作的正常运行。

(2)查询检索子系统:用户想要读取电子文档,则一定要对该系统进行检索,这种查询检索子系统,可以有效保证人们可以在第一时间内查找出自己想要的文件。该系统主要查询内容包括:图书、标准、图纸及相关的管理信息等等。

(3)图纸下载审批子系统:这种系统具有高度的保密性,可以对项目中的工程图纸进行严格的保密,而在借阅图纸方面必须要经过相关人员的审批才可以得到阅读权限。

(4)工作周卡填写和统计子系统:在看工程项目管理中,从工作程序的数据显示可以看出,电子的文件将管理主要可以分为:项目启动阶段、电子文件形成阶段和成品归档方面。利用这三个阶段的管理,可以有效保证整体系统的完整性和流畅性,从而确保工作的顺利完成。

3工程电子文件的保管方式

从项目工程的管理方面来看,对工程中所形成的电子文档一定要做相应的储存和保管。对于文件的保管方式又分为以下几种,各公司一定要选择与自己公司相符合的保管方式,才能使公司在管理上更加方便。同时,有效利用相应的保管方法还可以为未来的工程项目提供借鉴的作用。

3.1输出纸拷贝

对于纸质文件的系统管理而言,其优点主要体现在价格上,纸质文件价格低廉,且所需的专业性技术不多。缺点则表现在有些电子文件无法利用普通的打印方法将其打印出来,从而造成文件的关键性缺失,相应的也在一定程度上破坏了文件原有的完整性。对整个工程而言,在需要时无法提供文件支持,则会对整个工程造成不可预计的风险。

3.2脱机保存电子文件的拷贝

对电子文件进行保管时,可以通过脱机保存的方式有效将电子文档进行拷贝,从而减少系统文件的流失。例如:磁盘备份、软盘保存等方法。这种保存备份方法,与传统的纸质打印方式相比,其具有完整性和便利性等优点。通过完整保存的方式,来确保电子文件的有效存储。

3.3利用双重备份方式管理电子文档

在对工程文件进行保存时,可以通过电子文档与纸质保存双重方法进行备份,并进行归类整理,利用两种不同的介质,保存两套内容完全相同的档案。利用这种双重保险的方式,可以保证电子文档的有效性,通过纸质文档对电子文档的监护作用,从而达到文档有效保存的目的。这种管理保存方式与输出纸保存方式相比,其更具准确性,与此同时,在保存后还可以对其进行快速提档,在计算机网络的帮助下,通过检索、传输等方式,来有效保证工程的顺利进行。

3.4利用电子方式对电子文档进行保存

利用这种储存方式可以有效将电子文档保存在电子系统当中,以方便检索及再利用。除此之外,为避免文件丢失,还可以将电子文档拷贝到磁盘上,在二次利用时可以及时将其在计算机中读取,还可以节省检索信息的时间,并保存了文件的完整性。目前,我国对这种保存文件的方式应用程度还很低,其主要原因在于,利用这种方式对文档进行管理,需要大量的人力物力,需要及时的对磁盘进行维护修理,以保证资料的完整,但在技术程度上,我国还处于发展中阶段。因此,在保存文档方面,依然无法逃离传统的纸质保存法。

4工程电子文件的鉴定及归档

4.1电子文件的鉴定

在工程中,公司确定了保管文档的管理方式之后,需对所形成的电子文档进行分类保存,而在整理归档之前,工作人员一定要对档案进行严格审查,以保证在存储前,文件的准确性。关于参与鉴定的管理人员,一定要选择具有资深资格的工程技术人员,该类人员对工程项目具有一定的工作经验,可以有效对文件进行审查。计算机技术人员应对文件的相关数据进行识别,并在信息采集过程中提出审查修改意见。对于审查本身而言,利用这种方法可以保证文件的可存取性、可处理性和可操作性。

4.2工程电子文件的归档

电子文件经过审核处理后,要对其进行归档整理,其主要归档要求主要表现在以下几方面:

(1)网络系统的移交:公司内部需要建立局域网,通过局域网,公司可以将电子文件通过集合的方式同时转发送给公司的各个部门,从而实现档案的移交过程。各部门在接收电子档案之后,要对文件信息进行审查,并对处理后的信息进行归档、保存。

(2)网络系统移交的具体要求第一,对网络信息进行管理时,要学会借助相关的计算机网络管理系统,从而完成电子文件的网络传递。第二,各部门就要通过计算机系统对档案进行分类归档,其主要方法则表现在选择电子信息解集点上,通过这种方法,可以有效保证电子信息在归档后的准确性。同时,也为二次提档打好基础。第三,各部门在整理、处理好公司所发来的数据文件之后,需要对其进行集中处理,再通过汇总的方法,与其他部门进行共享。

(3)各部门要对所形成的电子文件进行制定管理,其主要表现在:对电子文件的标准进行管理;严格遵守电子文件的归档过程;在对某一项目进行归档整理时,一定要将项目管理理念融入其中,使之与档案的自动检索功能相结合,从而实现其方便、准确、高效的作用。

5工程电子档案的管理

5.1档案管理

第一,在各部门将电子文件进行整理归档之后,其文件要统一由档案编辑室负责人做备份管理,并将其放入专用档案袋中,还要安排特定人员对其进行定期检查、维护。随着我国科学技术的不断进步,计算机网络系统也逐渐走向兴盛。因此,在电子文件管理方面,公司在条件允许的前提下,可以将其进行电子录入,并分为两份(电子、纸质文档)进行管理,从而保证资料的准确性和及时性。第二,对于归档后的电子版文档,为了保护其系统的安全,必须将电子档归档系统与实用系统相区别。实用系统,即指在实际工作中所使用的计算机网络应用系统。电子档归档系统,即指利用再生系统与并行系统相结合的方法对电子文件进行归类整理。对于公司而言,任何一个敏感文件都是机密的,都应对其进行保密处理,从而使之得到应有的保护,防止不良人员非法窃取,对公司造成损害。第三,归档后为了方便检查,要对电子档案进行时间标记整理,以保证在审查时更加方便快捷。时间标记方法有很多,而对工程公司而言,主要采用生成、修改日期及图章的方式对其进行时间标记整理。除此之外,有些公司还会对早期所形成的文件数据进行整合,其主要包括人工系统文件,这种文件必须要保证其拥有最原始的采集数据信息日期,从而对日后的工作整理提供方便。

5.2模数转换

所谓模数转换,即指模拟、数字的转换。是将连续的模拟量通过某种方法转换成数字量的过程。对工程电子文件而言,档案的模数转换主要表现在:扫描质量,档案处置状况和光盘的备份制作。其中重点要说明的是光盘制作方面,在完成一项工程之后,要对工程的相关数据进行整理,还要对其进行备份处理。作为一项刻录管理,首先要创建一个子目录,再通过目录中的相关文件设计方案,最后建立一个二级子目录。在二级子目录中,其主要作用是将在工程中所用的经费、报告、合同等内容详细记录其中,从而进行统一保存处理,再将电子文件刻录到光盘的过程。

6结论

第3篇:电子文件管理范文

关键词:《档案法》;电子文件管理;立法

0引言

当前,我国数字技术、数字经济迅猛迭代发展,深刻推动了信息记录的革命,引发文件记录和管理方式的剧烈变革,深刻影响着文件管理的技术、方法、体制、原则、理念等诸多方面。与纸质文件管理相比,电子文件管理要求更高。电子文件管理失控或不善,会造成大量文件信息流失,削弱政府管理和服务社会的能力,影响历史和文明记录的延续,甚至威胁国家信息安全与利益。[1]新修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称“新《档案法》”)的颁布实施,对电子档案形成和管理的要求进一步明确,为电子文件管理立法提供了有力的上位法依据。为充分发挥电子文件在经济和社会发展中的作用,有必要以法律形式保障和巩固电子文件发展的有利条件,进一步赋予电子文件法律效力,建立科学合理的法制化管理和控制机制,保障电子文件的真实、完整、可用和安全,促进我国电子文件管理工作高质量发展。

1国外电子文件立法实践综述

针对美国[2]、加拿大[3]、欧盟[4]等发达国家和联合国[5]等组织的法案文献的研究可见,发达国家电子文件管理已普遍纳入法制轨道。分析其立法实践特点和成效,对我国电子文件管理立法有借鉴意义。

1.1国外立法实践主要特点

通过对国外电子文件相关法案和文献的研究可见,其主要呈现如下特征。1.1.1较少出现电子文件专项法律。根据对美国、英国、加拿大、欧盟、联合国等发达国家和组织的法案分析,国际法律体系中很少直接针对电子文件管理而制定专项法律法规。只有在美国个别州,如伊利诺伊州,专门制定了《政府电子文件法》来管理政府的电子文件,以减少对纸张的依赖,节约经费。国际上较少针对电子文件管理专门制定法律法规,这一方面和各国行政管理体制和法律体系制度密切相关;另一方面,国际上涉及电子文件管理的法律条款通常分散在电子政务、公共文件管理、电子商务、电子签名、数据保护、证据法等其他相关法律中。1.1.2国外文件法体系较成熟。虽然这些发达国家很少直接针对电子文件制定法律,但在比较成熟的传统文件管理领域,还是比较系统地建立了与文件管理密切相关的档案、利用、隐私、证据、电子商务、信托信贷、数据保护等法律法规以及文件管理程序和制度。在成熟的文件管理法律体系基础上,只需适当补充和增加电子文件管理的条款内容,补充或修订后的法律和以前的文件管理法律可共同指导和规范电子文件管理的司法和实践。如美国建立联邦议会法案、统一州法委员会、美国法典、各州法案等,均从不同业务和视角为电子文件管理提供指导和实践指南。1.1.3明确文件管理机构及其职责。在州政府层面,美国建立了相应的文件管理机构,并规定了机构成员组成及职责等。如美国法典44U.S.C.第27章规定建立国会文件顾问委员会,该委员会是永久机构,法典对委员会委员组成、权力、作用等进行了规定。根据美国法典44U.S.C.第33章,美国建立了联邦官员的文件和文档方面的国家研究委员会,该法典条款还对委员会职责、成员资格、委员会权力、拨款等进行了规定,明确电子文件的法律地位。美国、加拿大、欧盟、联合国等相关法案都承认电子文件的法律地位,如《联合国电子商务示范法》第6条“书面形式”和第9条“数据电文的可接受性和证据”,美国《统一电子交易法》(UETA)“第7节电子文件、电子签名和电子合同的法律效力”等。1.1.4各国电子文件管理立法侧重点不同。同为电子文件立法,各国根据自身管理方式机构设置以及社会习惯的不同,在文件的获取、存储、交换和证明等方面侧重点不同,如加拿大《个人信息保护和电子文件法》第37节“文件的保留”,与美国《统一电子交易法》第12节“电子文件的保留、原件”,虽然两者都规定了电子文件的留存,但规定的条款内容角度不同。1.1.5直接强调标准的作用。国外电子文件法律法规的另一重要特征是都强调标准化和互操作的作用,如美国《统一电子法律资料法案》(UELMA)第9节“标准”和第19节“互操作性”、《联合国电子商务示范法》第17条“运输单据”第四款、欧盟《公共采购电子发票指令》“关键行动”第二款、《联合国电子签名示范法》第7条等直接要求遵循或使用标准。

1.2国外立法实践的参考意义

由于历史原因,我国没有专门的文件法,无法通过修订方式增加电子文件管理条款,电子文件单独立法成为呼应社会发展需求的必然途径。现行的《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔2009〕39号,以下简称“39号文”)颁布以来,在推动我国电子文件管理工作方面发挥了重要作用。但随着实践的深入,39号文在法律效力认定和执行机制等方面出现了许多需要改进的地方。另外,它并非真正意义上的法律法规,效力和适用范围有限,无法承担起作为全社会电子文件管理“基本法”的重任。技术和实践的发展迫切需要以法律或行政法规方式确立电子文件的法律效力,构建中国特色的电子文件管理工作体系,规范和调整电子文件涉及的相关社会关系。国际法案对我国电子文件管理立法主要有如下参考意义。一是电子文件管理制度和国家行政管理体制密切相关。二是应通过法律法规明确电子文件的法律地位。三是重视标准化在电子文件管理中的引领作用。四是建立测试和认证机制,保障电子文件真实、完整、可用和安全。五是法律、政策、标准、管理、技术等多种方法并行,相互协调保障电子文件管理机制落实。

2新《档案法》对电子文件管理立法的影响分析

2021年1月1日开始正式实施的新《档案法》第三十七条规定:电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。这与电子文件的特征和电子文件管理的要素完全一致,是现阶段关于电子档案形成和管理要求的高度概括和总结,对于做好电子文件管理工作具有重要意义。分析新《档案法》对于电子文件管理工作立法的影响也需要从这三个方面入手。

2.1来源可靠即电子文件形成要有法定性

“来源可靠”是指电子档案由经过授权和确认的法定形成者,在既定的业务活动中,在特定的时间,在安全可靠的系统环境中形成。档案因活动的需要而产生,活动来源赋予档案原生性信息的本质特征。时间用于明确电子档案产生于何时,是对责任者和职能活动的重要补充。信息系统是指创建、处理、传输电子档案的软硬件系统,是电子档案特有的来源,是一种重要的背景属性。“来源可靠”是电子文件成为电子档案的前提。[6]

2.2程序规范即电子文件生命周期各环节的规范性

“程序规范”中的“程序”是指电子档案形成、归档、保存和利用服务当中的操作步骤。“程序规范”是指电子文件生成办理的过程要遵循一定的制度规范要求,符合国家相关法规标准的规定,更加侧重于“前端控制”。由于数字信息的记录特性和信息技术环境的快速变迁,一份电子文件从形成到归档、保存的过程中,不可能不发生变化,其存储格式和载体都可能会改变。因此,要将业务办理的过程控制以特定方式固化到电子文件。2.3要素合规即对电子文件的生效要件要求要素合规是指电子档案构成要素合乎规范要求。电子档案构成要素由内容(content)、结构(structure)和背景(context)三个要素组成。不同种类的电子档案其具体的构成要素不同,相关的规范要求也有所区别。要素合规并不强求所有要素的完整,而是允许管理者根据规范要求和实际的情况进行一定的取舍。综上所述,根据新《档案法》,满足来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件,即可获得档案的法定身份,获得与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用的法律地位,这三个要求也成为电子文件归档与电子档案管理的核心主题。制定电子文件管理行政法规必须符合新《档案法》的上位法要求。

3电子文件管理立法的相关考虑

电子文件管理具有鲜明的公共性、规范性、普遍性和外部性特征,对其实行行政法规立法,规范广大行政机关的电子文件管理十分迫切。

3.1电子文件管理立法的层级

我国法律体系是由宪法、法律、行政法规、地方性法规、行政规章等多种规范性文件所构成的有机统一整体。[7]其中,行政法规是由最高国家行政机关(国务院)制定的有关国家行政管理方面的规范性文件。电子文件管理立法需要对全国各行业各应用领域的电子文件及其管理活动进行规范,仅靠部门行政规章和地方性法规显然难以达到此目的。此外,电子文件法律效力的认可,是电子文件广泛应用和发展中最基础的问题。[8]电子文件的法律效力在现有法律中已有所规定,如《电子签名法》第三条,但如何落实和保障电子文件法律效力以及电子文件管理要求等则须对现有法律条款规定进一步补充和完善,为此《电子签名法》第三十五条规定“国务院或者国务院规定的部门可以依据本法制定政务活动和其他社会活动中使用电子签名、数据电文的具体办法”。由此,我们可判定需要制定行政法规(即条例),以便在部分行业行政规章如《电子公文传输管理办法》(国办函〔2003〕65号)、《海关进出口货物申报管理规定》(海关总署令第103号)等认可电子文件法律效力的基础上,进一步落实和执行已有的法律条款。同时,按照《中华人民共和国立法法》第五十六条规定,为执行法律的规定而制定的规范性文件属于行政法规,因此电子文件管理行政立法应当以国务院行政法规形式进行颁布和实施,将电子文件的法律效力进一步扩大到更多行业和领域(如金融、税务、医疗、审计等),以促进电子文件在我国更广泛应用。

3.2电子文件管理立法的功能作用

行政法律法规的基本功能有规范与控制功能、组织与调解功能、改革与稳定功能,其中规范与控制功能是行政法律法规最基本的功能。在电子文件管理立法中,主要是发挥其对行政管理行为的规范与控制作用,确保行政管理系统及其运行过程符合电子文件管理的要求。电子文件管理行政法规的主要功能和作用是鼓励、引导和促进机关单位使用电子文件履行法定职能,规范和控制机关单位的电子文件管理行为,确保相关机关单位依法履行管理电子文件的社会职能,实现当前39号文第一条所述的宗旨和目的。

3.3电子文件管理立法与39号文的关系

39号文是中共中央办公厅和国务院办公厅于2009年发布的,是我国第一部电子文件管理的法规文件,是我国电子文件管理法制化和制度化建设的里程碑,它表明了我国对加强电子文件管理的国家意志,对指导和规范电子文件管理发挥了重要作用。随着信息技术和社会的发展,客观上需要更高层级的法律规范性文件来调整电子文件管理中的社会关系,以规范和控制各类社会机构的电子文件管理行为。同时,为进一步落实和实施39号文的文件精神,电子文件管理行政法规需要做进一步完善和发展。一是进一步明确电子文件的法律效力、调整对象、适用范围等。二是制定面向社会适用面更广泛的国务院行政法规。三是进一步完善电子文件全程控制、前端管理的条款,更加注重对文件生成办理业务和信息系统的指导。四是建立标准体系和配套的测试认证机制,保障电子文件标准贯彻执行。总之,电子文件管理行政法规的法规性质和效力、制定程序、适用范围、全程管理要求、电子文件的测试和认证机制等和39号文之间存在一定的差异。电子文件管理行政法规是在39号文的文件精神基础上制定的,是随着技术和社会发展客观需要而对39号文的进一步发展,两者是行政法规和党内法规的衔接协调和一致性关系。

3.4电子文件管理立法宗旨

3.4.1体现系统治理的思想。电子文件管理行政法规应当充分体现国家治理电子文件的思想意志,在强调政府机构发挥主体作用的同时,注重发挥其他社会机构(如科研、培训机构和系统建设企业等)的作用,多种类型的机构相互配合、协同管理;强化法规、政策、标准化和监督检查等多种管理方法和手段的综合治理作用;注重市场化运行机制的治理作用(如测试和认证、人员培训等)。总之,电子文件管理行政法规应充分体现对电子文件实施系统性和综合性的治理思想。3.4.2强化统一管理的思想。统一管理是电子文件管理的重要思想。国家以行政法规形式来法制化管理电子文件时,应建立电子文件统一的管理制度,面向各类机构均实施管理,对电子文件管理涉及的产品(系统)、人员、测试认证等都进行规范化和法制化。只有做到这些,才能强化电子文件统一管理思想。3.4.3落实全程控制的思想。由于电子文件具有易更改、易消失等特征,在电子文件全生命周期持续不断对其施加管理,使其始终处于受控状态,是保证电子文件凭证作用的基本前提。全程控制是对电子文件全面、科学和系统的管理。电子文件管理行政法规内容应当覆盖电子文件从形成到销毁全过程,最大限度地将可能出现的不良状态和不良行为消灭在萌芽时期。3.4.4体现应用为本导向。为促进电子文件在更广泛行业和领域的应用,最大限度地确保电子文件现行和历史效用,应优先保障电子文件的形成和办理,即在行业应用优先生成电子文件,在业务办理中优先采信和使用电子文件,只有文件在前端业务中首先被应用,后端的归档和开发利用等才能更为高效和自然。管理行政法规中应当为电子文件应用提供法规制度、技术防护和管理程序等协同机制,努力创造各行业优先应用电子文件的环境和制度保障,充分体现电子文件应用为本的思想。

4电子文件管理立法制度设计框架

4.1电子文件管理法规框架

国家电子文件管理行政法规立法的框架是继承和衔接39号文确立的加强管理、发挥作用的总体思想,进一步明确电子文件管理原则、调整对象、法律效力,通过标准等手段强化技术保障,并通过明确电子文件相关的权利义务关系来促进其应用。

4.2电子文件管理法规的原则

为了给电子文件管理工作提供行动指南,也为电子文件的管理措施制定和实施效果判断等提供依据,电子文件管理应当遵循信息技术发展和信息化条件下形成、处理和利用文件的规律,坚持统一管理、全程控制、规范标准、便于利用、安全保密五大原则。

4.3电子文件立法的重点问题

4.3.1电子文件的概念辨析。电子文件的概念是电子文件管理工作和电子文件管理立法的基石。在这方面,国内外出现数据电文、视听资料、电子文件等多个概念或定义,虽然共同强调了利用计算机等电子设备或手段,但这些概念之间还存在一定的差异,主要表现在:(1)是文件还是信息记录我国相关法规和标准没有对文件和信息记录进行严格区分。国外法规和文献则主要是基于文件(record)定义电子文件(electronicrecord),因此,文件的许多概念和成例可以沿用。(2)形成主体是否包括个人除各类机构外,个人(自然人)也能够形成电子文件,关键是是否产生于涉及其他人的法定活动。如果仅仅涉及与他人无关的私人事务,则不应对其进行约束调整。(3)强调电子文件形成原因强调电子文件形成的原因,有利于清晰明了地规定所管理电子文件的范围和类型。39号文规定电子文件是在处理公务过程中形成的信息记录,信息记录记载了活动凭证的内容、背景和结构等信息,具备了文件的要素和结构,因此才具有文件的属性和功能。因此,电子文件管理行政法规修改采用39号文所规定的电子文件的定义比较适宜,该概念对电子文件的内涵,如形成主体、形成原因、形成方式等都作了明确的规定。4.3.2电子文件管理范围界定。电子文件管理行政法规应针对全国范围内的机关、团体、企事业单位和其他组织在处理法定事务中使用的所有电子文件。电子文件的概念范围极为广泛,本着“有所为、有所不为”的原则,对电子文件管理行政法规划定的管理范围建议为:一是管理所有需要管理的电子文件,不论其载体如何。二是明确电子文件管理机构及职责。三是突出对电子文件进行全程管理。四是要加强测试和认证机制建设,确保标准和管理要求落实到位。4.3.3明确电子文件的法律效力。电子文件的法律效力问题是电子文件管理立法工作的基础性问题。当前,电子文件的法律效力在现有法律法规中已有所规定,但这些规定有一定的局限性,如《电子签名法》只有在双方约定情况下才适用。[9]此外,我国政务服务和社会民生等领域对电子文件法律效力的规定大都模糊不清,部分行业甚至明确否定其法律效力,这直接导致社会整体上对电子文件重视不够、管理比较混乱,纸质文件仍大量应用。这既不适应信息化所要求的“提高效率”,也不适应绿色环保理念。电子文件管理行政法规可在现有法律认可数据电文法律效力的基础上,进一步明确法律效力的判定要件,将认可范围扩展到更多行业和应用领域,以促进电子文件在更大范围的应用。4.3.4落实电子文件全程控制要求。电子文件是各单位业务处理的重要凭证,是国家重要的信息资源。如果机关单位缺乏对电子文件必要的控制能力,将导致电子文件无法有效留存,导致流失、失控等现象发生,难以合理配置、整合和利用电子文件。为了将电子文件管理过程中存在的“失存”“失有”“失用”等风险和不良管理状态消灭在萌芽状态,电子文件管理行政法规应当对电子文件的形成、办理、存储、传输、交换、归档、移交、利用、长期保存、迁移、销毁等全过程管理环节的管理要求进行规定,确保电子文件全程始终处于受控状态,以保障和实现电子文件的真实、完整、可用和安全。4.3.5进一步强化标准的作用。标准规范是电子文件管理的基本依据和具体工作指南,标准规范建设直接影响着电子文件管理的法规建设。国内外电子文件管理相关法规都重视标准化在电子文件管理中的作用。当前,我国电子文件管理标准规范建设还存在与法规建设不相适应的地方,主要表现在:一是标准规范缺乏统一统筹,标准内容之间相互不协调;二是已有的标准规范缺乏有效的实施。为保障标准规范和法规体系建设之间的协调性,电子文件管理行政法规应当规定电子文件管理标准制定部门,还需要明确标准化对象:电子文件、信息系统及其全过程管理,体现电子文件管理测试和认证体系所依赖的标准符合性测试、认证和评定的技术和管理方法。4.3.6建立合理的测试和认证机制。只有真实、完整、可用和安全的电子文件才具有凭证价值和历史价值等作用。为保障电子文件的法律效力,履行机构公务职能,国内外现有法律法规都建立了相应的技术和管理保障机制。为保障电子文件的法律效力,有必要参考借鉴国际经验,根据国家统一的认证认可监督管理制度,建立适合我国电子文件管理的测试和认证体系,组织第三方专业机构开展相关的测试和认证工作。对有关保障电子文件真实、完整、可用和安全所需要的技术要求、管理规则、方法等可以标准规范的形式予以固化或体现,标准规范通过相关行政规章或管理政策予以引用,使之成为必须遵守的要求。最终在技术和管理等协同作用下保障电子文件的真实、完整、可用和安全,支持其法律效力。4.3.7界定电子文件的权利归属。电子文件作为机构和个人业务活动的记录,既是机构的信息资源,也是其业务资产。在信息社会,电子文件的权利是多元的,它表现为权利本身的广泛性和权利主体的多元化[10];就电子文件的价值来看,它具有经济利润、法律凭证、信息安全、历史文化记忆等高附加值;就其涉及的权利主体和权利来看,它具有电子文件形成者、保管者、管理者和利用者等权利主体之间的所有权、持有权、控制权、利用权、隐私权等复杂的权、责、利之间的关系。目前,我国现有法律法规都没有对电子文件相关的权利归属进行规定。鉴于电子文件管理行政法规拟作为行政法规颁布和实施,它不具备法律的地位和作用,它的性质决定了它可能难以适合规定复杂的产权和调整相关的社会关系,其作用还是以引导和促进电子文件管理的发展为主。因此,电子文件管理行政法规可暂不对电子文件复杂的产权归属进行界定,或仅对争议性较少的权属概念不完全列举。

5结语

第4篇:电子文件管理范文

关键词:电子文件;物联网数据;数据管理;元数据;可信性

挪威的托马斯·索德林等学者应用GARP准则和NOARK标准,从宏观和微观相结合的角度,按照公开的和涉及隐私非公开的两种分类方式,分析芝加哥开放数据门户的水资源管理系统和挪威海关管理的用于识别车辆的ANPR系统的数据管理,从这两个案例分析中得出物联网数据的管理方法,他们建议在灵活的电子文件保存系统中收集和管理物联网数据,从而更好地实现信息治理。

1物联网数据的属性及其与文件的关系

物联网数据要按照生成、利用、保管的流程来统一管理,对数据的管理贯穿其整个生命周期。物联网数据也像文件一样可以被移交、分类、保存。而一些档案馆的电子文件最早都是来自部分数据库的数据集。数据集以两种方式分类编目,一种是作为数据,一种是作为电子文件。因此挪威的学者认为可将物联网数据看作文件来对待和管理,在一个灵活的电子文件保存系统中收集和管理,可以实现更好的信息治理。希望使用标准方法来避免潜在的供应商锁定情况,并确保互操作性。由此可见,做好电子文件管理是完成物联网数据管理的前提条件。

2国外电子文件管理的准则在物联网数据管理中的体现

国外有影响力的电子文件管理规范有GARP和挪威的NOARK。GARP(GenerallyAcceptedRecordkeepingPrinciples),就是通用的电子文件管理准则,主要包含八条内容:可问责、透明度、完整性、保护性、合法性、可用性、保管和处置。这些准则构成了一个广泛使用的全球标准,确定了记录管理、记录和信息管理(RIM)以及信息管理程序的关键特征和良好实践的高层框架。该原则以实践经验为基础,基于对法律原则和信息论的广泛思考和分析。它们的目的是为组织提供管理信息的行为标准和判断行为的准则。[1]NOARK准则包含了电子文件保管标准,从电子文件创建到最后的处置都有体现。在2019年,它的标准进一步明确了应用程序编程接口,NOARK也是保存标准,它是XML表的具体表现。NOARK以全宗为目标,在某种程度上,NOARK标准可以被看作是关于收集和全宗的正确阐释。NOARK标准还提出一个元数据模型来管理中央元数据以及电子文件。

2.1问责制Accountibility。指高级行政人员应负责将信息管理工作交给适当的个人。在芝加哥的行政命令中,设立了向首席信息官报告的首席数据官。芝加哥的开放数据门户是根据市长的行政命令建立的,问责制要求高层管理人员对政策的实施效果进行监督。托马斯·索德林认为将物联网数据当作电子文件对待,并在电子文件管理系统中管理这些数据,这样的做法会让公共机构更符合问责原则。当描述处理物联网数据时,作为信息管理者要特别关注物联网数据的隐私问题。而开放数据访问也应该遵循可问责原则。

2.2透明度Transparency。一个组织的业务过程和活动,包括其信息治理计划,应以公开的和可验证的方式进行记录,该文件应提供给所有人员和适当的相关方。透明度原则要求过程是公开的和可验证的,涉密和不涉密的案例都体现了数据的透明度,而透明度原则不应该泄露组织机构职能的秘密。芝加哥开放数据门户符合透明度原则,在开放门户内,向任一访问者提供关于数据的描述。挪威海关发布有限的ANPR系统信息,也是为了避免泄露太多操作信息。

2.3完整性Integrity。建立信息治理方案,使组织产生或管理的信息资产具有真实性和可信性的合理保证。设备的质量和位置,数据收集的多端点和物联网设备供应商的多样性和产品的不兼容性,都会影响数据的收集质量。因此在物联网数据管理过程中需要形成一种可信机制。NOARK标准从遵循保护原则和开放性两方面确保完整性原则,这一标准也支持其它完整性机制,比如校验数据可以集中覆盖上传的文档,来源于物联网的数据转换成文档的可以被这样的固定信息覆盖。

2.4保护性准则Protection。保护性准则指应制定信息治理方案,以确保对私有的、机密的、特权的、秘密的、对业务连续性至关重要的或其他需要保护的信息资产有适当程度的保护。物联网中数据的保护性原则包含两方面内容,一方面指保护物联网设备的安全,另一方面指网络传输的数据隐私保护。在NOARK标准中,保护性准则体现在电子文件管理系统中关于用户、组织和职责的明确详细的要求和规定以及合理的访问控制机制。物联网数据的保护性方面,利用最终的API可以保证物联网设备在间隔时间内向文件保存系统推送定义好的一组信息。学者们认为挪威海关总署汽车管理案例是在汽车管理系统中出现的问题,没有体现保护性准则。在这个案例中没有明确规定访问数据的主体,缺少数据安全的文档。

2.5可用性Availability。可用性准则是指组织应维护其信息资产,以确保其及时、有效和准确地检索。物联网数据的可用性有即时和可用两方面涵义。数据检索是捕获物联网数据的重要意义所在,开放数据门户和NOARK-API一样体现了数据检索标准。在数据收集方面,物联网数据具有即时性;在数据检索方面,检索界面应该易于使用,并适用于元数据的描述。查询规范协议是可调整的,在有界区域内检索。可用性原则还需要物联网电子文件管理系统应用现代的REST-BASEDAPI方法,系统将需要通过及时检索文件来处理大量数据,支持快速解决各种领域物联网数据的弹性方法来搜索。

2.6合法合规性Compliance。信息治理计划的构建应符合适用法律、其他有约束力的权威和组织的政策。ANPR-data案例表明挪威海关总署在信息收集方面侵犯了个人隐私,超出了相关的法律规定范围。虽然立法会滞后于技术更新,但是收集物联网数据的公共机构必须遵守法律和规定。

2.7保管Retention。保管准则是指组织应考虑其法律、法规、财政、运营和历史要求,在适当时间内维护其信息资产。物联网关于数据保存没有明确要求,保管性是个宽泛的专题,但对于维护公民个人合法权益是必不可少的。保管期限保证电子文件根据不同的职责内容保存足够的时间。保管期限也覆盖了保存的各方面,在电子文件生命周期中也适用。芝加哥的开放门户提供了电子文件保存的易保存格式,甚至允许利用者下载全部的数据集,包括一些附加的元数据。车辆识别案例看起来是多数电子文件在短时间保存后删除,需要被保存的是可能受关注的车牌,它应该被控制。在某些特定阶段,这样的电子文件出于长期保存的原因应考虑迁移的问题。NOARK标准还定义了与XSD表相关的元数据保存模型,描述是可扩展的,可以覆盖这里提到的案例。

2.8处置Disposition。处置原则,组织应根据适用法律和组织政策,对不再需要维护的信息资产提供安全和适当的处置。处置功能是电子文件保存系统必须支持的基本功能。物联网数据的保存和删除要求有待进一步明确。欧洲通过GDPR立法加强关于个人信息的定位、检索和删除的要求。在挪威的汽车管理系统案例中,体现了对数据的保存和删除的需要。挪威海关没有按照法律法规要求处置数据,存在侵犯隐私的问题,因此被挪威数据保护局给予罚款的处罚。文件保管是依据它的价值而定,但物联网数据的价值是潜在的,有时是以长期价值的形式存在,因此物联网数据的保存有时采用实时保存方法。根据标准化的方法,处置是自动和电子文件相关,保证数据在特定的时间删除。如果有特殊延长保存电子文件期限的要求,那么会有个别文件的特定迁移规则。随着物联网数据的增长,需要处置功能的要求更加明确。因为有些数据的价值比较小,比如个人的文件,或者另一些数据没有历史价值。实时性的数据可能会被删除,受隐私法保护的数据要求被自动处置,组织的问责制和透明机制不能保证数据处理的合法性和合规性。信息安全是体现保护性和完整性原则的要求。对于涉密数据要协调处理数据收集和隐私权保护之间的关系。随着信息共享的扩大,应该有保留或者删除数据的要求,以保证在合适的时间自动处理数据。建立在物联网门户基础上的合理的电子文件保管原则来处理物联网数据的快速增长,这也许会帮助政府机构找到最好的管理物联网数据的方法,研究出超越电子文件保管标准的方法,帮助避免供应商锁定和供应商竞争。

3面向物联网数据,拓展NOARK的电子文件保管标准

物联网数据的异构性和难以捉摸性导致无法找出一种普遍的标准化方法来管理,但是研究建立在标准基础上的方法来管理物联网数据是有价值的。因为标准化可以提高互操作性、可以避免潜在的供应商锁定问题。将物联网数据管理方法建立在保存电子文件的标准上是可行的,应用弹性的API可以处理高难度的数据异构性,这样的数据处理标准包括弹性和可扩展的元数据模型;可扩展的元数据保存模型;捕获和检索物联网数据的标准化搜索协议;支持保存和处置功能。NOARK标准在API描述方面符合以上要求,即使这里的元数据标准是弹性的,但是在不打破一致性的前提下,标准的拓展程度还是受限的。[2]这里数据模型的拓展要注意是否涉密的物联网数据。对于涉密的物联网数据,或特殊数据保存要扩展文件实体,这个包括定位、时间戳等特性,将相关捕获的图片与相应的文档元数据一起保存。建立NOARK的弹性API模型,捕获和检索物联网数据,有两种记录方法,文档法和文件法。iso15489标准中电子文件和文档的区别描述是,文档是结构化和非结构化信息,所有的电子文件都是文档,但不是全部的文档记录。文档可以编辑,直到文档成为电子文件。而NOARK中文档是关于格式描述和附加的元数据。文档法可以设为适合档案保存的格式,文件法要为保存和迁移数据作准备;通过拓展元数据模型,使之更易检索,实体扩展和添加属性帮助物联网数据在类和文件的基础上聚合记录。在芝加哥水管理系统方面,运用拓展NOARK标准的方法,文件法适用拓展实体并添加相关属性,将记录的水质价值作为文件。文档法和文件法都将水质读数记录放在电子文件保存结构中,为了保存的目的而迁移数据也很重要,文件法还提高了数据的易检索性。在ANPR案例中,NOARK的元数据模型拓展意味着处置规则可以自动和电子文件关联,确保在合适的时间删除文件。合理的访问控制机制可以减少挪威数据保护局对其的批判,因为信息的安全是保护性和完整性原则的基本要求。

4物联网数据管理带来的启示

4.1建立一体化物联网数据开放共享体系,实现物联网数据的集中管理。物联网数据可能代表存在于电子文件管理系统中一种新类型的数据和文件,物联网数据更具有可变的特性和要求,这容易导致潜在的大量实时数据和非实时数据。因而会带来数据交换的不连续。如果这种数据数量增加,会阻碍数据的检索,影响可用性和检索性原则。实现物联网数据开放,还离不开标准化的数据原则和数据管理流程,这需要建立起真正统一的物联网数据生成、使用、反馈、评价标准,进一步提高物联网的数据质量,消除因数据标准缺失产生的无效数据和虚假数据,克服数据价值化的障碍。

4.2加强元数据管理,实现物联网数据管理的标准化。建立元数据模型是实现物联网数据的自动收集和管理的一种有效方法。通过数据建模,根据业务上下文和解决方案上下文,建立一个合适的元数据标准。在数据流程设计方面,根据业务类型或条件设计业务规则,建立元数据模型要遵循元数据的灵活性、可扩展性、可检索性导向,提高收集的物联网数据标准化程度。分开保存元数据和物联网数据,实现内容检索和数据价值挖掘。由于物联网数据量巨大,而元数据相对数量较小,可以将元数据单独保存,方便对物联网数据的检索。

4.3建立安全机制,保护数据隐私和信息安全。物联网数据安全指的是遵循数据机密性(Confidentiality)、完整性(Integrity)和可用性(Availability)3个原则(即CIA原则),以保证物联网的数据安全。在设计阶段,要充分考虑隐私、数据保护和信息安全统一的要求。根据这些要求,制定相应的策略管理,包括数据收集策略、数据存储策略和数据安全策略等。数据安全策略可以从法律层面和技术层面两方面来实施。法律层面,具有约束力的法律和高水平的数据保护法结合,可以实现物联网技术的保护性和可信性的选择。数据保护立法应具有一致性和专业性,要考虑国际上的协调性。国际上已有欧盟的《通用数据保护条例》(GDPR),我们的数据立法可以考虑纳入这些默认的数据保护条款。新一轮的网络安全立法要补充数据隐私的协议,隔离物联网设备,监控数据记录。隐私保护除了考虑不泄露信息,还要考虑数据应用。技术层面可以应用加密技术和区块链技术,制定适当的隐私策略。根据灵敏度对数据分类,依据个人识别信息、敏感信息、安全信息和公开信息等分类管理。然后要考虑到物联网的多个系统,多个登录点,分布式方法,互操作的方式,结合具体的安全策略,建立访问控制模型,对数据的访问和操作进行控制。明确定义获取数据的主体权限,从主体、客体和控制策略这些要素着手,通过身份认证、授权、文件保护和审计等主要功能,实现访问控制,应用数据加密等技术确保数据隐私,基于数据的粒度访问每部分数据,保证系统资源的合法性、完整性和时效性。

第5篇:电子文件管理范文

【关键词】事业单位办公室;文件;规范化;管理

正是由于社会的飞速发展和不断进步,使得各个事业单位也变得越来越强大。由于现如今各个政府部门职能的细分,导致了事业单位相关文件的增多。事业单位文件的增多就要求事业单位的办公室对文件的整理归纳能力要进一步提升和加强。文件变得繁多对于一个事业单位的办公室来说是一个不小的挑战。需要对事业单位办公室管理文件的方法进行整改,这样一来,可以使得整个事业单位的机密文件得到有效保护,也方便后续工作的开展。

一、事业单位办公室文件规范化管理的意义所在

事业单位内部办公室的权力往往是大的,并且在事业单位当中的地位也非常高,因为事业单位办公室掌握了整个事业单位最机密和最关键的文件。它能够如实地反映这个事业单位的一切相关信息,比如这个事业单位的招标情况,整个事业单位近期的采购情况,还有事业单位各项数据和人员的管理。所以说,办公室的文件管理对于一个事业单位来说是相当重要的。文件的归档工作一定要做好,如果文件没有得到有效的分类整理,那么这个事业单位内部的重要机密都将变得混乱不堪。因此,做好事业单位内部文件的管理工作对于整个事业单位来说都是具有不可忽视的意义。但是,事业单位文件的管理也并不是一件很轻松的事情。因为文件的收集工作并不容易,要根据事业单位每天的发展情况来具体问题具体分析;并且文件的归纳和整理工作对于专业性有一定的要求。所以,不光是要在事业单位内部强调事业单位办公室文件管理的重要性,还要对事业单位办公室的工作人员进行技能上的培训,要尽可能地提升事业单位办公室文件管理者的工作水平和综合素质以及综合能力。

二、在事业单位中的文件管理现状

当今时代是信息化的时代,很多行业都受到了网络、计算机技术的冲击和影响。传统的纸质文件管理在新时代的背景下同样受到了冲击。在一个事业单位的发展过程当中,必定存在着文件发放和接收。由于互联网和电脑的普及,现在很多事业单位都是在网上办公,文件的发放也不仅仅局限于纸质文件。网络文件有一个很大的优势就是可以在线随时修改、进行编辑。这一点在传统的纸质文件上是无法得到充分体现的,手工文件的处理方式也相对来说效率比较低下,并不能满足时代的需要了。纸质文件和电子文件都各有优点和缺点。纸质文件和电子文件在各自的领域当中都发挥着不可替代的作用,但是任何事物都是具有两面性的,有好的一面就必然有不好的一面。纸质文件的管理存在着不少的问题,其中最为明显的有三个问题:第一个缺点,纸质文件所占据的空间比较大。众所周知,有很多事业单位的办公室内会摆放许多的柜子来收集纸质的文件,这就使得事业单位在进行文件管理的时候增加了管理的成本和经费,并且还会消耗人力无形之中会降低事业单位文件管理的效率。纸质文件的第二个缺点就是,纸质文件需要依靠大量的纸张,并且很多文件是时效性很强的文件,没有长期保存的意义,这就容易造成浪费纸张的情况,这与我国的可持续发展战略相违背,同时也起不到保护环境的作用。纸质文件的最后一个缺点就是,当需要去办公室查找相关的文件时,不太方便,如果归纳整理不得当的话,将要耗费大量的时间对纸质文件进行查找,这样会耽误很多时间。以上就是纸质文件所存在的一些问题。而电子文件同样也存在一些缺点:第一个缺点,电子文件的发放时间、发送人、最终发送的是什么文件并不是很清楚。这些问题的出现很容易导致员工收到文件的时候一头雾水,导致工作效率低下。第二个缺点,电子文件极度依赖电脑和手机,一旦脱离这些设备电子文件将无法存在,而且一旦电脑或者手机出现了故障,又或者是版本的不同,都会让电子文件没有办法开启。这种问题的出现同样也会导致事业单位上层与员工之间无法取得良好的沟通,造成沟通的不方便,加大了事业单位上层和员工之间沟通的障碍,使很多工作无法得到顺利有效的开展。最后一点关于电子文件的缺点就是,当很多员工一起同时操作时,电子文件没有纸质文件方便。当多数员工一起操作的时候,电子文件就显得比较困难。纸质文件上的便利性在电子文件上得不到充分的体现。上述问题的出现,都表示纸质文件和电子文件的差距很大,两者相同之处比较少。纸质文件相对于电子文件来说,比较稳定,而且纸质文件一旦发出,就不容易受到外界因素的干扰,稳定性比较强,并且有些情况之下,只有通过纸质文件才能够传达想要传达的意思。纸质文件进行复印的操作,可以方便很多人一起同时地操作。以上这些都是纸质文件所展现出来的优点。而电子文件同样具备很多纸质文件所不具备的优点,也有它独特的优势所在。比如说,电子文件的发放并不存在浪费纸张的问题,这就符合我们国家的可持续发展战略,可以有效地保护环境。电子文件还可以有效地为事业单位节约成本,这些都是电子文件相比纸质文件所存在的优势。

三、事业单位办公室文件规范化管理的策略

(一)事业单位管理层要高度重视办公室文件管理,并且规范化管理。上文已经陈述了事业单位办公室文件中纸质文件和电子文件各自的优点和缺点,并且也阐述了事业单位办公室文件规范化管理的重要意义。为了提升事业单位办公室文件管理的水平,整个事业单位的管理人员都应该对单位办公室文件管理这件事情高度重视。并且,事业单位办公室文件管理并不只是一个人或者两个人的事情,管理的规范化程度是与整个事业单位的发展息息相关的,这关系到每一个在职员工。整个事业单位的各个部门都要高度重视办公室文件规范化管理,整个事业单位的管理人员还要随着时代的发展而不断提升自身的素质和自身水平及能力。管理的方法并不是一成不变的,管理事业单位办公室文件的方法也要随着时代的进步而进步。在事业单位内部创造良好的单位文化,这样一来,可以帮助事业单位形成正确的管理理念。还可以对事业单位办公室文件管理人员进行技能上的培训,因为文件管理工作是一件专业性很强的工作,事业单位办公室文件管理人员只有提升自己的专业技能和水平,才能够在社会和事业单位的飞速发展之中适应,才能更好地履行自己的职责,遵从事业单位的规范化管理。

(二)完善事业单位办公室文件管理制度。事业单位办公室的文件管理模式不够规范,或事业单位办公室内部文件管理的更新还不够及时,这些都是事业单位办公室文件管理中所存在的问题。而针对这些问题,充分完善事业单位办公室文件管理的制度就可以很好地解决。并且解决这些问题的方法也有很多,但是就目前信息化时代大背景的趋势来看,将传统的纸质文件和现如今计算机技术下的电子文件结合起来会是一个很好的办法。实际上,可以建立一个专门的信息化事业单位办公系统,用电子文件去替代一部分传统的纸质文件。把重要的机密文件用纸质文件来进行保存,而常用的文件可以把它们载入到电脑当中。这样一来,充分利用了电子文件的便利性来对某些文件进行随时查找。事业单位办公室文件管理制度的完善不仅仅体现在将电子文件和纸质文件结合到一起,还包括建立完整的规章制度。这些规章制度不仅仅是针对事业单位办公室文件管理人员,也是针对文件进行管理分类这一工作的。这种制度的建立,可以让事业单位办公室文件管理人员的工作更加规范化和标准化,大大提高他们的工作效率,加强各个部门之间的协调配合,能够为整个事业单位带来更好的经济效益。

(三)提高事业单位办公室文件管理人员的素质。首先,事业单位办公室文件管理不是一个简单的工作,并且专业性很强,所以要安排足够的工作人员来一起合作。事业单位办公室文件管理是一项涉及内容众多、花费时间较大、内容比较繁琐的工作,所以要安排足够的人员并且明确每一个工作人员的职责。其次,提高事业单位办公室文件管理人员的个人素质和工作能力。事业单位办公室文件既有纸质文件也有电子文件,可以将这两方面分工明确,把任务交给不同的工作人员,并且一般来说,纸质文件的保存更应当妥善一些,避免损坏。这就要求工作人员的自身素质不断提高,适应事业单位办公室文件管理的工作要求。最后,还要增强事业单位办公室文件管理人员的工作责任心。如果事业单位办公室文件管理人员的责任心不强,没有做好本职的工作,那么就会对后续的工作产生影响,并且还会牵连到其他的部门,产生连环反应。所以一定要定期对事业单位办公室文件管理人员开展相关的教育知识培训,加强其责任心和工作意识。

四、结论

综上所述,加强事业单位办公室文件管理工作的规范化具有十分重要的意义。一个优秀的事业单位必然是注重所有细节的,传统的事业单位应该快速转变自己的管理理念和管理模式,将更多的精力和资金投入到事业单位办公室文件管理工作中,以此来带动整个事业单位的发展和员工个人素质的提升。

【参考文献】

[1]李辰露.提升文件档案管理规范化水平的对策[J].黑龙江科学,2019,10(01):144-145.

[2]曹译之.浅析如何提升文件档案管理规范化水平[J].办公室业务,2018(18):108.

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