电子文件和电子档案管理新模式浅析

【摘要】本文主要对现代电子文件归档、电子档案管理等进行探讨，基于档案管理方式与模式创新、系统和技术创新、制度创新等，进一步提高文档和档案的保存质量。通过研究，旨在为相关档案归档工作提供借鉴和参考。

【关键词】电子文件归档；档案管理；新模式

传统电子文件归档和档案管理工作大多以纸质为媒介，通过馆藏方式进行保管，使用人员可到档案管理部门进行登记调阅。但在现阶段信息化不断发展的背景下，电子化已经成为文件归档和档案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保证信息资料的完整性、真实性和保存长久性。同时有助于更便捷地利用计算机、移动终端等共享和检索查阅资料，极大地提升了档案应用效率和质量，推动单位健康、可持续发展。

一、电子文件归档和电子档案管理概述

（一）电子文件归档方式。电子文件归档方式不同于传统纸质归档，其在根本上存在显著差异。一般是在信息承载方式、信息构成形式等层面具有明显区别。当采用电子归档方式时，往往需要建立相应的工作模式，充分利用现代技术，促使文件整理和归档具有自动化且具备一定秩序性。同时还需建立较为完善的归档制度，对不同文件设置不同保管期限、针对不同文件标注相应编码，实现自动化管理，提高文件归档和保管的便利性。应当对文件归档方式进行规范处理，与纸质文件管理相同，通过制定科学合理的归档方法，保障存储载体适当，并朝向程序化方向发展。在录入电子文件档案时，要注重纸质文件良好保存，基于电子文档与纸质文档共存的管理保存形式，提高文件档案的真实性和准确性。另外，电子文件归档必须要保证信息安全性，则是利用计算机安全技术辅助文件归档和储存过程中的保密性，避免在传输或者使用过程中出现泄漏、盗取、篡改等问题，比如可设置防火墙、权限访问等，进一步提高文件归档的可靠性。

（二）电子档案管理。对于电子档案的管理则要突破传统管理模式，在文件传输、整理、存储和修改等方面，都与以往管理方法存在较大差异，要求严格按照电子文件的个性化特征进行创新，建立新型档案管理工作模式。具体措施如下：1.对电子档案管理体系进行有效完善，针对电子档案信息共享和服务，健全相应基础设施，防范因部门交叉或者个人因素等导致的资源浪费。保证各个部门能够在不同的网络环境下，实现电子档案管理工作的同步化，避免出现数据重复录入、耗费大量精力等情况。2.注重提高电子网络资源的使用效率，利用现有网络对电子档案实施集中管理。对于部分非电子档案的存储内容开展统一化数字转换，形成综合性电子档案库，确保对文件档案的规范化管理，推动电子档案信息与传递的顺利进行。3.为保障电子档案管理的高效化，还需构建完善的管理制度和标准，按照我国现行法律法规以及政策要求，明确电子档案管理流程和范围，并限定保存期限，规范归档格式、集中报送方法、查询和利用环节等，适应现代化档案管理要求。

二、电子文件归档和电子档案管理新模式

（一）创新档案管理方式和模式。电子文件归档和电子管理新模式的构建，应当对其管理方式和模式实施创新，严格落实当前改革要求和标准，提高管理效率和质量。在具体实践中，应当开展以下工作：1.改善电子文件与纸质文件归档的双套机制，注重电子文件的全程化管理，围绕自熔化开展归档和管理工作。打破传统管理模式存在的分散化、脱节等问题，推动电子档案管理从实体趋向知识管理。将信息管理转变为智能管理和系统控制，实现复合型管理，充分适应无纸化办公需求，提高档案管理实效。2.创新电子文件归档和电子档案管理的收集、整理方式。比如要求业务部门相关人员在办结文件后，应提交给部门负责人进行审核，确认无误得到批准后可交到档案管理部门进行归档。同时采用边办结、边归档的方式，确定整个管理过程的权限和职责，进而提高档案管理效率，保证文件档案的完整性、系统性和准确性。另外，需将电子文档制度与档案管理制度相融合，规范各项业务流程。3.顺应电子办公发展的趋势，提高电子档案管理的服务性能。通过无纸化、电子化办公设施的应用，便于各个部门进行电子文件档案的应用，推动业务以及服务和办事效率的有效提升。比如设置电子文件档案共享平台，制定相应的更新维护制度，为业务实施和发展提供良好基础和支撑。并加快形成一体化管理，将以往分散化管控转变为集中化控制，综合运用数据采集、检测等技术，体现无纸化办公和电子归档方式快捷化的特征。

（二）创新档案管理系统和技术。电子文件归档以及电子档案新模式应当注重创新系统和技术，进一步改革其传统方法，提高文件档案传递和保管的安全性、完整性、真实性与长久性。比如在实践工作中，可在电子档案管理系统中积极引进元数据采集、电子签名、身份认证、日志查询管理、性能检测、操作审计以及全文检索等先进技术。并在管理系统中添加档案格式转换模块、离线备份模块、通用数据采集模块以及浏览器工具模块等，促使电子档案接收、处理和管理难度得到有效降低。解决以往电子档案管理存在的储存周期短、管理效率低等问题，促使文件档案服务质量有所提高。另外，科学使用计算机网络技术，改善传统文件管理的利用和调取方式。弥补以往系统建设存在的不足和缺陷，打破外部因素的限制。比如引进新型数字化转换方式，将文件档案顺利转为通用形式的标准文档存储格式。保证利用者可自行开展恢复和应用处理，提高文件档案归档和使用的有效性、快捷性。

（三）创新档案管理制度。为构建良好的电子文件归档方式和电子档案新模式，应当注重对管理制度的创新。一般情况下，对电子文件档案的归档以及管理需要有一定的制度体系作为支撑。所以在当前新形势下，应当严格按照相关法律法规，制定配套制度措施，保证其有章可循、有据可依。通过丰富电子文件档案管理方法，促使其具有科学化和规范化的管理方式，实现为单位或部门业务提供良好的服务基础和性能。比如结合实际情况，制定完善的奖惩和追责制度。对发生的档案安全问题、管理不到位等情况，应当进行相应奖励或处罚。保证电子文件管理效率得到提升，避免出现管理随意、内部机密信息泄露等情况。同时，制定健全的规范操作制度，防范出现信息遗漏、录入偏差等问题。比如建立电子文档及档案岗位操作互控制度，相互监督、相互纠正，保证通信传输以及直接利用等方式具有合理性。

三、电子文件归档和电子档案管理新模式的发展趋势

结合当前我国档案事业的发展，对电子文件归档以及电子档案的管理，在未来将会呈现新的趋势，为构建新模式提供良好动力和基础。尤其是在纸质档案向电子档案实施转轨的重要时期，电子业务建设不断推进，电子化办公效能和效率进一步得到提升。电子文件通过计算机在网络环境中实现归档和档案管理，有助于保障单位档案信息资源的优化管控。因此，在今后发展进程中，其趋势有以下表现：1.革新采用单套制管理模式。传统的双套制归档管理模式对人力和物力的浪费较为显著，对无纸化办公和电子业务建设产生较大的阻碍，对行政效率也会产生极大的阻碍性。因此在今后发展阶段，电子文件归档和电子档案管理将会趋向单套制管理模式，有效改善传统电子文件收集、整理和归档方式，在无纸化办公条件下，有效创新电子文件归档和电子档案管理制度，提高服务效能。2.加强电子化管理技术研发。由于我国针对电子文档及电子档案管理新模式的法律规范尚未完善，部分硬件和软件设施的建设也没有达到电子档案单套制管理的要求。由此在文件档案传输、存储等方面，仍存在较多管理问题。要想建立完善的电子文件归档和电子档案管理新模式，则应当深化技术研发和应用，确保电子档案管理应用系统建设以及基础设施建设等，具有完备的技术支撑。同时还要加快电子档案法律法规的建设速度，保证其与纸质档案的法律效力相同。

四、结语

综上所述，随着信息时代的来临，极大地促进了档案事业的发展，传统纸质档案管理已经无法适应现代化发展趋势。因此档案管理部门需注重电子文件归档和电子档案管理新模式的构建，从而推动其服务效能的提升。在此基础上，应积极创新电子文件档案归档和管理的方式以及模式、系统和技术、制度体系等，推动档案管理自动化、有序化和高效化发展。在未来发展阶段中，应当侧重单套制管理改革、技术研发和应用等，从而保证电子文件归档和电子档案管理具有良好服务质量，提高管理效率。

作者:简远征 单位:中共龙岩市永定区委办公室