电子档案办法精选(九篇)
第1篇：电子档案办法范文
影响农机监理电子档案安生性的不利因素
1.档案安全保护意识薄弱档案安全保护教育不普遍，档案安全意识淡薄，缺乏安全风险意识，突出表现在档案网络工作“安全第一、预防为主”的意识不强。档案服务及利用人员由于网络安全防护技术较低和安全防护意识不高，造成的无意侵权或电子档案光盘存储的选择等问题，都给农机监理电子档案的安全保管带来威胁。
2.计算机软硬件的设备故障由于农机监理的电子档案一般不能直接利用，它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成，每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏。如：数据易被误输；应用软件易被篡改或盗用；硬件设备中的芯片和电子线路易被损坏等。这些故障的发生都有可能导致农机监理电子档案的丢失或破坏，从而对农机监理造成不可挽回的损失。
3.电子档案存储载体的保护技术问题农机监理电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。并且磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场的影响而导致退磁、消磁等。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的这些特点，决定了农机监理电子档案容易受外部环境的影响。
4.计算机病毒与黑客的攻击计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它是一种特殊的具有破坏力的计算机程序，具有自我复制能力，会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，并可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。此外，有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动，他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击，通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访问、删除或修改某些重要电子文档，使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。
加强农机监理电子档案安全管理的相应对策
1.加强电子档案安全管理的宣传教育，增强责任意识要大力普及农机监理电子档案信息安全知识及网络窃密知识，使广大农机监理档案人员了解电子文档的特性，防范农机监理电子文档无意丢失或泄密，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载或安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。对农机监理电子档案保护意识融入到档案的价值论中，从而营造农机监理电子档案安全保护新环境。
2.充分采用信息备份技术信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好、有效的恢复手段。一旦原文件遭到破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，农机监理电子档案的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手。每年应对备份磁带或光盘进行抽检，并对农机监理电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。
3.加强电子文件的载体保护电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。因此对电子文件载体的保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，改进电子档案的存放环境，保持适应的温湿度，采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节档案库内温湿度。并将农机监理电子档案避光保存，避免光线尤其是紫外线直接照射光盘，最大限度地减少电子档案曝光时间和曝光强度。同时，农机监理电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电装置等具体退滋或消磁设备的干扰。
第2篇：电子档案办法范文
1 “无纸化办公”的特点
无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始，在本世纪初逐渐增加，在本世纪头十年达到普及。办公自动化是“Office Automation”的缩写（简称“OA系统”），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生，对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确地传达到指定目标。OA办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力，可以说投资少，见效快，立竿见影。无纸化办公将人们从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力。
2 档案管理迎接的新挑战
2.1 档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同之处又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，与纸质介质不同将其转变成了电子文件。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用。档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的极小一部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来。使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时，归档仍然需要包括纸质文件在内的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。
2.2 电子文件归档后法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战。怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据，已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改，数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。
对电子文件加盖电子档号章以保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好地体现档案的法律依据。
2.3 电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分地得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批。档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其他软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
2.4 电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且，要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时，需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。
3 结语
第3篇：电子档案办法范文
［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化
信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。
1人事档案管理无纸化办公现状分析
目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。
2人事档案无纸化办公存在的问题分析
人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。
2．1对电子档案归档的重要性认识不足
随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。
2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善
档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。
2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高
人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。
2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化
电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。
3对加强人事档案无纸化办公的思考
3．1加强人事档案管理的安全性管理
人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。
3．2加强档案法律建设
目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。
3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制
纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。
3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养
在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。
作者:徐 瑛 丁伟锋 单位:山东烟台市福山区公共就业（人才）服务中心 海军航空工程学院
参考文献
［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.
第4篇：电子档案办法范文
关于会计档案管理办法
第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条 下列会计资料应当进行归档：
(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。
第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。
第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。
第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。
第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
第二十六条 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。
第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。
第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。
附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表(略)
关于会计档案管理办法里的第五条规定
第五条
单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
(一)客体要件
本罪的客体是会计档案管理制度。
会计档案，是指会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案具有以下主要的特点：
(1)会计档案并非是人为故意制造的，而是机关、社会团体和企业事业单位等会计主体在会计活动过程申自然形成的，是具有合法地位的会计机构和会计人员依法履行职务活动的产物。
(2)会计档案产生的直接目的，不是为了故意形成会计档案供人查阅，而是作为一种核算手段，为了处理会计事项的需要而产生的。
(3)会计档案是反映经济业务活动的史料，但又不同于一般的文献资料，文献资料通常是由特定的机构组织制定的，而会计档案是由会计人员和经济业务的当事人为体现，反映经济业务事项办理会计手续所形成的。同时，会计档案作为会计核算的专业材料、是对经济业务事项的客观记录和描述，没有经过人为的修饰，可以比较客观地反映当时的经济活动情况。
(4)会计档案是按照一定的规律集中保存起来的、会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计资料，不是随意保留下来就自然形成会计档案，而是必须按照一定的要求集中保存起来，才能形成会计档案。
会计档案具有以下主要的作用，(1)会计档案既是国家档案的重要组成部分，又是各单位的重要档案，是记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。通过会计档案，可以反映出各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况
(2)会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况，如果一个单位存在会计帐目混乱、手续不清、资料散失等问题，可以清楚地从会计档案中体现出来;同时，如果一个单位存在弄虚作假、违法乱纪等活动，也可以从会计档案中反映和体现出来。
第5篇：电子档案办法范文
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。
电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3．1提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3．2加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3．3做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3．4把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3．5加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
第6篇：电子档案办法范文
关键词：办公室；信息化；电子档案；管理
1 电子档案特点
（一）是一种信息化的档案管理模式
随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。
（二）内容更加丰富，模式更加多样化
近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。
（三）归档复杂，存储信息更加准确安全
3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。
2 办公室电子档案管理中存在的问题
（一）办公室档案管理组织不健全
据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。
（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏
随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。
3 做好办公室电子管理工作的措施
（一）电子档案收集方面
档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。
（二）电子档案整理和归纳方面
自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。
（三）电子档案管理方面
1、保障系统标准化
电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。
2、加强保密工作
除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。
3、进行数字化建设
电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。
4、进行标准化信息建设
随着科学技术的不断发展，档案管理由原来的纸质管理逐渐演变为自动化和数字化，要想提高管理工作的效率，必须加强档案信息的标准化，要不断完善信息的管理系y，根据工作的特点，对软件的研发不断加强，从而促进档案的分析、管理和收集等的工作。加强档案信息化以及自动化的完善，此外，要建设标准化和信息化的数据库，加强档案信息的安全，并充分利用计算机技术和相关软件，加强对电子档案的信息化管理标准化建设，确保档案管理的有效进行。
第7篇：电子档案办法范文
关键词：电子档案；电子文件；管理
中图分类号：G271.4文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02
一、档案管理电子化
随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益凸显，成为了社会发展的必然趋势。
（一）档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
办公自动化、无纸化的进步，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
（二）档案管理电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处主要体现在以下几个方面：第一，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。第二，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。第三，档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围。第四，档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
（三）档案管理要适应新时期工作的需求
档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案管理电子化的进程。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。
在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理电子化。
现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
二、对电子文件的认识
信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。
计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两，三万份电子文件，这些大量的电子文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者逐步认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。
国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划，国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准已完成报批稿，正在进行试点工作，目前课题组正在制定我国的档案行业标准《电子文件归档与电子档案管理方法》。
三、电子文件归档管理上遇到的问题
据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。
（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源
电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。
（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。
（三）保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多
第8篇：电子档案办法范文
街道办事处的档案管理工作要求工作人员不但要精通档案管理工作，而且要掌握现代信息技术，需要具有综合型素质的人才。但现在档案管理部门的工作人员只具备档案管理专业知识，熟悉计算机的普通操作工作。对于能够熟练掌握信息系统研发、维护电子档案程序、提供档案咨询服务和实用信息导航的复合型人才，街道办事处当前还不具备这种条件。由于信息化建设专业人才的缺乏，严重阻碍了档案管理信息化建设的脚步。
二、街道办事处档案管理信息化建设建议
（一）各级领导切实负责，抓好政策落实工作成立档案信息化建设领导小组，街道办事处的主要领导要担任小组的组长，大力推进街道办事处的档案信息化建设，实现目标责任制。领导小组要具有创新意识，大胆改革，组织街道各个部门共同做好档案建设工作。对于做好的决策，要切实抓好落实工作，不断解决各级部门之间的矛盾，集中力量处理街道办事处档案信息化建设中出现的各种困难，保证各个部门顺利完成档案建设任务。
（二）大力宣传档案信息化建设，改变传统认识组织街道宣传部门做好档案信息化建设的宣传工作，帮助档案管理人员转变传统观念，自觉学习新型档案管理技术，增强创新教育内容，督促全体档案工作人员共同做好街道办事处的档案信息化建设工作，鼓励档案管理人员大胆创新，保证档案信息化建设的稳定推行。
（三）建立健全档案数据库，确保档案内容的真实性第一，严格依据法律规定的电子文件格式进行档案整理工作，比如我国对于电子文件的条文规定，在进行档案整理工作时要尽可能地应用通行的较少几种格式，利用减少电子文件的种类，来使电子文件的格式达到统一，用以保证电子文件的真实性。第二，利用对计算机系统中关于电子文件的要素进行规范和控制，来确保电子文件的实用性和真实性，主要有背景数据的记录工作和信息流转环节的控制工作。第三，存储电子文件的介质要选择优质材料，保证介质的使用寿命，对电子文件做好备份工作，保证电子文件的应用和实时传递。第四，利用分离数字信息的语义来保存电子文件，从而使得电子文件不再依附特定的通用信息才能存在，这种保存方式使得电子文件在数据格式不同或者软硬件环境不同的情况下也能够安全打开，顺利应用，比如把XML作为标识规范的办法等。
（四）档案信息化建设要有统一的标准和规范进行档案信息化建设的必要条件就是档案建设必须要有统一的标准和规范。档案工作人员在进行档案管理时要有统一的标准，要依据统一的标准进行档案的收集、梳理、编排、检查、温度和湿度控制、防虫、保存等工作。为了规范电子档案的建设工作，国家制订了一系列相关标准，除了当前和纸质档案共同使用的标准外，还制订了关于电子档案管理的专用标准和规范，为档案管理信息化建设保驾护航。
（五）吸引复合型专业档案管理人才，加强人才培训工作街道办事处在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。对档案管理内部人员要加强培训，提高他们的专业素质。街道办事处要依据档案信息化建设的需要，走出去寻找人才，果断引进具有信息技术特长，熟悉档案管理的人才，并要做好这部分人员的安抚工作，从而保证街道办事处的档案信息化建设具有充足的人才储备。
三、结语
第9篇：电子档案办法范文
关键词：办公自动化环境 医院 档案管理 存在问题 改善建议
中图分类号：R 197 文献标识码：A
医院档案一方面记录了医院的发展历程、发展轨迹、发展中的重大事件，另一方面还保存着大量的医疗科技成果，是医院医疗工作以及医疗工作研究者的重要参考数据，故医院档案对于医院发展举足轻重。鉴于此，医院应做好档案管理工作，充分发挥档案管理的重要作用。毋庸置疑，随着医疗卫生体制的改革和科学技术的发展，医院档案管理数字化趋势愈加明显，这就意味着档案管理工作即将或正在向着自动化、电子化、现代化的方向发展。因此，在办公自动化环境下，改进与完善医院档案管理工作十分必要。
一、办公自动化概念与优势
（一）概念
所谓办公自动化，即利用计算机网络、计算机技术设备等实现网络信息与办公室工作的对接，做到办公信息的自动传输、自动发送、自动接收以及自动存储等流程，以此来加快信息流动，确保信息稳定性、安全性、精准性与可靠性的一种现代科学的办公状态。实现医院档案管理办公自动化，有利于克服传统档案管理模式的弊端，提升档案管理工作质量，最大限度增强档案信息的有效性。
（二）优势
在医院档案管理中，办公自动化优势显著：第一，精准迅速。办公自动化能促使各部门对各类档案信息进行及时、迅速的有效录入，并克服人工档案管理“速度慢，误差大”的缺陷，使档案管理时效性与精准性更强。也就是说，办公自动化不仅使档案信息的录入系统化、自动化与科学化，更使信息查询显得及时、高效。第二，较高的资源共享性。办公自动化能利用电子互联网建立资源共享中心，强化了医院各部门的沟通与交流，提升了医院的档案资源利用率，更有利于各部门的工作效率的提高。第三，办公自动化使医院档案信息存储方式更加灵活。在办公自动化环境下，医院档案信息存储由纸质逐渐过渡到电子存储，记录形式也由单纯的文字形式拓展为文字、图像、表格、视频等多种记录存储形式，存储效果更为直观，保存时间更久，价值更高。
二、办公自动化环境下医院档案管理面临的问题
（一）电子存储文件的保密性遭受质疑
网络技术的迅猛发展一定程度上也推动了盗密技术的发展，这使得电子存储文件的保密性遭受严重质疑。在办公自动化环境中，医院电子档案经常存在被篡改、被盗用的迹象，这极大削减了电子档案信息的可靠性，不利于电子档案作用的充分发挥。电子文件虽易于保存，但毕竟没有统一、固定的形式，故其较纸质档案更容易修改与盗取，这是医院电子化档案管理目前面临的一个重要难题。例如，电子病历涉及到医疗安全与患者隐私，如果保密工作不够，产生的后果将十分严重。
（二）医院档案管理缺乏规范统一的标准
医院档案管理的办公自动化虽然给员工工作带来了诸多便利之处，但同时也衍生出很多问题。这些问题的产生很大程度上是由于档案管理缺乏规范、系统的管理标准。例如，随着办公自动化的发展，很多员工对重要的档案信息进行了电子存档，但是却忽略了纸质原稿的保存。再如，在用打印机打印材料，传真机传输与接收材料过程中，忽视原底稿，将复印件作为底稿存档的现象很常见。也就是说，办公自动化后，医院电子化档案管理实施方面缺乏健全、统一的标准，不利于档案管理效率的提升。
（三）n案管理人员的综合素质有待提升
在办公自动化环境下，医院档案管理的技术方法、原则、标准等与原本手工档案管理存在很大差距，这对档案管理员工的综合素质提出了更高的要求。一些老员工思想观念、技术手段等依然停留于纸质管理阶段，如知识面窄、信息技术水平低、对数据信息通讯知之甚少等等，不能胜任目前电子档案管理工作。从当下来看，员工只有具备现代电子档案管理相关知识，并灵活运用计算机网络信息技术，成为信息技术水平高、管理能力强、档案知识丰富的专业复合型人才才能适应医院档案管理工作需求。
（四）档案管理办公自动化水平低，问题多
随着医院医疗水平的提升，很多医院走向了档案管理自动化、现代化与信息化道路。但纵观当下医院档案管理办公自动化现状，水平低、问题多成为档案管理面临的新困境。这主要表现在医院档案管理办公自动化资金投入少、软件开发能力弱以及软件使用水平低等。由于部分软件开发商缺乏软件开发经验，技术水平不够，其开发出来的软件系统质量不高，无法满足当前档案管理的现代化工作。例如，一些软件系统的实用性太差，不能满足用户需求；还有一些软件无法实现电子文件运转与电子档案管理的一体化，这大大减低了档案管理效率。
三、办公自动化环境下提升医院档案管理质量的建议
（一）医院应加强网络监管，降低网络安全隐患
在办公自动化环境中，维护电子档案管理的安全性，尽可能排除一切网络安全隐患，提高电子档案信息的客观、真实性显得尤为重要。这就要求，医院要强化网络安全系统建设，建立一个完整、系统、安全、可靠的信息化电子档案网络系统。具体来说，医院可以通过加密网络信息系统、使用防火墙、设置权限等方式减低网络安全隐患，还档案管理一个宁静、真实的外在环境。例如，在档案管理工作中，为了防止因人为恶意修改而造成重要文档信息被破坏、丢失或盗用等，工作人员可以对重要文档进行加密处理，或者进行权限设置，将不符合查询与阅览文档的人排除在外，减少安全隐患。除此之外，医院更要强化网络监督。网络监督的方式多种多样，医院要选择适合自身的方式强化网络监督。例如，可以对系统网页进行设置，当不法分子访问网页时进行适度的拦截。
（二）医院档案管理要做到统一标准、规范管理
为提升医院电子档案管理效率，医院档案管理必须做到统一标准、规范管理。具体来说，可从以下三方面着手：第一，文书管理与电子档案管理要做到统一标准。文书管理与档案管理分属于不同的管理部门，文书部门负责文档前期工作，而档案部门负责文档接收、规整、管理等后期工作，但二者在管理上要规范体制，统一标准，这样才能使二者相互配合，相互协调，共同服务于医院管理工作开展。第二，制定规范、统一的档案管理业务流程进行标准。办公自动化环境中，医院档案管理必须要有严格、规范统一的管理流程与标准，以此来引导工作人员规范进行，提高电子档案管理效率。第三，统一技术操作标准。电子档案管理与纸质档案管理不同，需要有统一的技术操作标准。例如，在流程设计时，应采用兼容性强、性能相对较好的系统，并对相关的技术标准（数据接口标准、数据安全标准、数据转化标准等）进行规范化处理。
（三）强化对工作人员的培训，提升其综合素质
近年来，我国医疗卫生事业呈现出蓬勃发展的趋势，与此同时，各式各样的新技术、新内容正广泛应用于医院档案管理中，这对档案管理人员的综合素质提出了严峻的挑战。因此，针对当前档案管理人员素质低的现象，医院应强化对工作人员的培训工作，循序渐进提升其综合素质。具体来说，医院应做到以下两点：首先，把好档案管理人才招聘关。人才招聘是医院进行档案人才管理的第一步，招聘人员要严格依照招聘流程，挑选理论扎实、经验丰富、信息技术水平高的优秀人才充实档案管理人才队伍。在招聘中，要禁止“裙带关系”，做到“任人唯贤”。其次，要强化对新人与老人的培训。要对新人做入职前培训，使其尽快上手，轻松投入工作。对于在职员工的培训要更加倾向于对现代档案管理知识的渗透，如档案信息化管理手段，电子档案管理注意事项等，全面提升其综合素质。
（四）完善医院电子档案系统，提高信息化水平
完善的电子档案管理系统对医院档案管理办公自动化水平的提升具有重要的促进意义。鉴于此，医院必须完善电子档案系统，提高档案管理的信息化水平。首先，医院要对办公自动化系统进行深入研究。对办公自动化系统进行深入、全面、广泛的研究是提升办公自动化水平的第一步，有了研究做基础，办公自动化系统的运用、升级、更新便显得游刃有余、得心应手了。其次，医院要加大资金投入，开发兼容性强、性价比高的办公系统，使该办公系统不仅能满足客户需求，又能实现文件转运、文件管理等的一体化，最大限度提升办公系统运行效率，推动电子档案管理质量的提升。最后，医院可建立专门的电子档案管理信息化系统，为医院各部门搭建信息化档案资源共享平台，提升档案信息的利用率。
综上所述，在办公自动化环境下进行医院档案管理工作的开展是一项繁琐复杂、循序渐进的系统工程，不可一蹴而就。医院要强化对档案管理信息化的重视，并加大资金投入，完善硬件建设；建立统一规范的医院档案管理标准等，为办公自动化提供良好的外在条件。与此同时，医院档案管理人员也要不断提升自身综合素质，以扎实的基础知R、较高的工作技能以及良好的工作状态投入医院档案的信息化管理中，真正提高医院档案管理工作的质量与效率。
参考文献：
[1] 梁惠志. 办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J]. 办公室业务，2014（23）：190.
[2] 汪亚琼. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 办公室业务，2015（02）：74.
