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财务报销论文:高校财务报销窘境与管理路径探究

本文作者:董娇 单位:南京邮电大学财务处

财务报销业务量的增大及核算的复杂化,需要增加财务报销人员。但由于人员编制问题,财务报销人员并未增加,很多高校财务部门存在人员短缺的现象。长期处于超负荷、高强度的工作状态,导致财务人员积极性、创造性难以调动,工作热情低下。

财务信息不对称及所处立场不同,导致报销双方矛盾不断,报销效率有待提高。财务报销要求财务人员按国家相关法律法规、高校财务规章制度、经费预算、财务部门内部管理规定及细则等对经费进行审核,是一项政策性很强的工作。而高校经费审批人多是学术人才,相关财务知识相对缺乏,对高校财务规章制度、报销流程、经费开支范围等不了解,在审批公用经费报销事项时存在仅凭自己的感觉,不从财务管理角度审核的现象;对于科研经费,则认为科研经费是通过自己的努力申请来的,存在着科研经费归属于个人,可自由支配的意识。由于财务信息的不对称及对所处立场不同,导致报销双方易产生摩擦,严重影响报销效率。

目前许多高校主要还是采用现金收付模式。从资金安全性考虑,每天上午都要从银行支取现金,下午缴存现金。受银行工作时间限制,高校也相应对现金报销时间进行限制,报销时间短,造成报销人员不满。此外,高校因其特殊性,不仅涉及报销问题,还涉及收费问题且种类繁多。如每年除学费外,还需收缴四六级考试报名费、计算机等级考试报名费、普通话水平测试费、实验器材费等。采用现金收付,不仅会造成资金安全问题,还造成排队现象,严重影响财务报销工作。

网络时代的到来对财务信息化水平提出了新的要求。但目前高校财务信息化水平还有待提高。如学校教改项目由教务处和财务处共同负责管理,教改项目的立项、经费审批、考核由教务部门负责,经费入账和审核支出则由财务部门办理,但目前高校教务处教改项目管理系统和财务信息管理系统尚未联网,信息资源无法共享,导致一方面教工办理教改项目立项及使用时必须在两个部门办理;另一方面教务部门无法直接看到教改项目经费使用的具体情况,对教改项目共同监督职能无法实现,也未发挥出财务信息的及时性、相关性、有用性。

优化高校财务报销管理的建议及对策。建立健全财务报销制度,编制报销指南,绘制报销流程,减少财务信息不对称。在审核报销过程中,如无明确规定,对相同的业务不同财务人员办理结果可能会有差异,既影响会计信息质量,又易造成报销双方的矛盾。建立健全财务报销制度可使报销人员和财务人员双方均有法可依,减少分歧造成的矛盾。各高校应依据国家有关法律、法规和财务规章制度,根据学校自身特点,制定财务报销制度,用于指导和规范学校经费使用。例如可根据经费来源的不同,编制科研项目经费管理办法、教学经费管理办法、日常公用经费管理办法、人员经费管理办法等,对各种经费使用范围、审批权限、列支额度等进行明确规定。而报销指南和报销流程则是教职工报销的操作性指南,它可使报销人员减少因对报销业务不熟悉而多次往返财务,加快报销速度。

设立初审员,对报销凭据进行初审。财务部门可指定熟悉各项审核报销业务的财务人员担当初审员。由初审员对原始凭证进行初步审核,对发票的合法性、合规性,审批手续的完整性,发票粘贴的规范性进行初步审查,对需要更正、补办手续的予以告知,同时指导报销人员到相应窗口进行报销。设立初审员,一方面减少了财务报销人员的工作量,另一方面避免报销经办人员到报销窗口因手续不完备被退票,减少报销人员对财务部门的不满情绪。

加快财务信息化建设,实现信息共享,构建畅通的沟通渠道。高校应加快财务信息化建设,提升高校财务管理水平,使财务信息的相互共享交换成为可能。现在一般高校都有校园网,可开通网上查询系统,使科技处、教务处、学生处、财务处实现相关资源的共享,同时方便教职工查询收入明细、纳税情况、科研经费到账及支出明细等;在财务主页上广泛宣传报账程序及各步骤要求,减少补办手续等不必要的事情发生;设立处长信箱,及时解答财务相关疑问。通过以上各种方式建立有效的沟通渠道,促进财务人员与师生员工的相互沟通、相互理解、相互尊重与支持,有利于财务部门更好的开展工作。

推行校园一卡通,实现无现金收付。推行无现金化,学生缴费可借助校园一卡通,实现网络缴费,减少现金交易;同时教工报销款也可直接打入其工资卡,不再通过现金支付,避免教工二次排队等候,节约报账时间,提高工作效率,降低现金保管和流通过程中的风险,保障学校资金安全。

加强财务人员队伍建设,调动财务人员积极性。财务人员的工作能力和效率影响着会计核算监督的质量,因此需通过后续教育提高财务人员的业务素质,同时采取激励机制调动财务人员工作的积极性。高校应加大对财务人员培训经费的投入,定期组织财务人员进行业务培训,对新出现的法律法规和业务内容进行培训,拓展财务人员知识的广度和深度,增强其业务能力,只有财务人员这样才能在审核报销中依照财务法律法规办事,有利于会计基础工作规范化的实施。同时财务部门应建立公正、公平的绩效评估方式,评估财会人员的工作业绩,并据之给予奖励,有利于激发财务人员的工作积极性。此外,适当增加财务报销审核人员的配备,缓解财务人员紧张与工作量过大之间的矛盾,也有利于财务人员报销更快更好。

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