电子信息技术在档案管理的应用

摘要：电子信息科学技术的发展带动了档案管理工作体制和工作模式的创新和改革，很多工作内容和具体环节都依靠计算机系统和信息技术来完成，不仅提高了管理工作的效率，也可以防止以往由人工处理造成的一些失误和错误操作。分析当前电子信息的相关技术方法和手段在实际档案管理类工作中的应用情况，明确基于电子信息科学技术的管理工作的科学方式和发展方向。

关键词：电子信息；档案管理；应用

档案管理的主要模式和管理理念随着时代和技术的不断发展而发生了很大的变化，这也是促使档案信息管理体制进行创新改革的客观依据和要求。从当前档案管理的实际工作进展情况来看，虽然电子信息相关技术融入档案管理工作还需要一个适应阶段，管理体制的改革和创新必然要经历一个“阵痛期”，但是从长远发展来看，新技术和新管理理念的应用有助于档案管理工作的长远发展和布局。

1电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

1.1在档案信息管理和应用中，利用电子信息的相关技术方法和手段，利用图标的编制形式对档案信息数据进行归纳和总结，建立起以图表形式存在的电子档案，信息技术和计算机软件程序可以帮助管理人员对各类档案信息和数据进行分辨、区分，进而进行归类和编号，可以为人们提供更为便捷的档案信息检索和查询服务。这种便利性不仅体现在企业或者单位内部的各个管理部门之中，还可以利用信息系统的共享机制和信息流通手段，为需要的人和需要处理问题时提供相应的信息支持和帮助，这种基于电子信息和计算机软件系统的模式，使得管理效率得到大幅度的提升。1.2在信息系统构建工作中，利用电子和信息技术构建信息系统和相应的管理体系，将档案管理的具体工作进行细化区分，进一步明确各项管理工作的具体职责和工作内容，划定工作权限和各自的职能，并分别为各项管理工作建立不同功能和服务的系统功能模块，将各项档案管理工作充分整合起来，既可以目前划分出不同的工作事项，明晰工作内容和各自的职责所在，又能实现各部门管理信息的高效沟通和共享，实现科学的统筹集中式管理体系。

2信息技术背景下档案管理工作的特点

2.1电子信息技术改变了档案管理的载体。电子信息系统和技术的应用，建立了电子档案，且正在逐步减少纸质类档案信息资料的应用和管理工作内容，使得档案信息的载体发生了根本性的变化，还增加了便利检索和查询等实用功能。2.2电子信息技术改变了档案管理的分类。新技术的应用使得管理工作的职责和分工分类更加科学、合理，以往的分类标准内容也得到了改进和优化，在信息系统和计算机软件的帮助下，能够根据信息数据的发展变化而实时对系统内的信息加以更新和修正。

3电子信息技术条件下做好档案管理工作的具体路径

3.1要从思想观念上充分认识到信息技术的重要性，认识到信息技术在档案管理实际工作的重要意义。现代档案管理的工作人员在管理体制创新和改革过程中应该适时转变工作思路和管理理念，要深刻的认识和理解先进电子和信息技术在实际应用中的重要意义和作用，信息化的发展方向需要进一步确立为具体的工作目标，深入融合电子信息的各类技术方法，不断推动管理理念的创新和发展，从意识上认清新的发展思路和管理模式。3.2根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划，使之有的放矢。信息化时代背景下，档案工作的内容和范围越来越广阔，其信息量是传统档案管理工作的成百上千倍，因此将档案管理信息化是一个漫长的过程。要将信息技术成功的应用在档案管理工作中，首先要了解本单位现有的档案情况，对原有档案的材质、类别等基本信息进行系统登记和统一的分类，务必做到真实、准确；然后根据原有档案的实际情况，运用电脑、相机、扫描仪等设备，将其转变为数字化的内容。数字化是档案信息化的重要体现，这是一个浩大的工程，不是一朝一夕可以完成的，所以一定要分清主次。在保证真实性的基础上，优先将原有档案中经常使用、意义重大的项目进行数字化处理；对于有特别要求的原有档案进行特殊的处理。3.3信息技术条件下要加快、稳步实现档案管理的数字化管理和应用。随着信息时代的发展，信息资源已经成为企业和单位所急需和必需的宝贵资源，任何一项工作部署都需要做好前期的调查和调研工作，而档案信息的合理应用就能够大大减轻工作人员的负担和工作强度。因此要在当前有利的信息化和数字化技术的情况下，加快构建数字化的发展模式和管理体系，并结合电子、信息和数字化技术的特点以及功能，促进和推动档案管理水平的提升。档案管理工作的信息化是社会发展的必然趋势，有助于改善档案管理工作自身存在的弊端，有利于减少社会资源的浪费。只有做好原有档案的数字化工作，根据单位情况建立最符合的信息平台，才能提升档案管理工作的整体水平。

参考文献

[1]马丹丹.试析电子信息技术在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2015（21）：158.

[2]吴凯.电子信息技术在档案管理中的应用研究[J].数字技术与应用，2012（8）：88.

作者:杜玲 单位:《学理论》杂志社