高校校友档案管理现状与思考探析

摘要：在高校的日常管理工作当中，档案管理是一个很重要的组成部分，其中校友档案管理工作有待进一步提高与重视。在高校可持续发展的过程当中，校友是其中重要的资源，校友档案不仅是过往校友与母校之间的历史记录，更是未来加强联系的纽带，因此很有必要进一步完成高校校友档案的建立与完善。本文通过对校友档案管理现状的分析，及时发现在收集、归档和开发利用过程当中存在的问题，以期在今后的工作中能够不断重视校友档案，提升档案管理水平，努力搭建学校与校友之间的交流发展平台。

关键词：高校；校友档案；档案管理；现状

校友对于高校的发展是一笔不可多得的财富，很多优秀的校友往往会为高校发展助力，包括设立奖学金、捐赠图书、提升学校知名度等，并且一些在社会上有影响力的校友，其本身也是高校发展的一张名片，同时对于高校现有的学生可以起到榜样作用。因此校友档案的建立和管理对于高校发展极为重要，不仅能够加深校友和高校之间的联系，而且还能够为校史的编撰提供重要的资料，从多角度展现一个高校自身的办学、发展的历史。因此科学高效地管理校友档案，可以推动高校自身的进步，具有一定的历史价值和现实意义。但在现实工作中，高校校友档案管理中存在着许多不尽人意的地方，本文从三个方面剖析了高校校友档案发展的现状，并针对于当前管理过程当中存在的诸多问题，提出有针对性的解决措施，确保校友档案管理的有效性[1]。

1高校校友档案管理的发展现状

1.1起步较晚导致缺乏完善的管理制度

总体来看，在我国高校的档案管理工作当中，校友档案管理和其他类型的档案管理相比，存在着明显的滞后性。一个完整的校友档案包含着很多内容的，包括教学、科研类的归档等，但是由于在之前的发展过程中，校友档案的收集和管理工作一直都没有得到重视，所以当前在档案收集、开发和利用等一系列的过程当中，都没有完善的规章制度可以参照，需要在未来的实践过程当中不断加以完善。就档案载体方面的问题来看，校友档案可以有学籍档案这种文书形式的，同时也有图片、视频等类型的档案形式，但是当前由于在相关制度方面有所缺乏，所以对这些不同载体的档案资源，无法合理有序地开展管理和开发利用工作，由此便直接导致了校友档案自身的价值难以被开发出来[2]。

1.2对普通校友档案建设的重视不足

由于各个高校每年毕业生的数量庞大，所以便直接导致了校友档案的全面建立存在难度，很多高校往往是只注重知名校友的档案开发工作，但是对于普通校友的关注却存在着很大的不足，很多高校都是利用知名校友档案资源所产生的名人效应，来提升高校自身的形象和影响力，对于这些知名校友的实物档案、人物专访声像档案等进行收集，整合成为名人档案之后在校史馆进行专题展出，以此来提升高校自身的影响力和竞争力[3]。但是所收集到的这些档案资源也大多是校友出名之后的内容，但是对于知名校友本身的成长记录却没有进行资料收集，当前很多高校也并没有建立起一个完善的档案管理制度来对档案开展管理工作。此外还有一个重要的问题是，对于普通校友的档案收集管理工作并没有加以重视，档案信息资料的收集、开发和能够利用的内容都比较少，因此说以人物为主线的校友成长档案建立便有所忽视。在进行校友档案征集工作时，很多毕业年限比较久远的校友，并没有完善的校友交流平台，进行档案征集时一般是采取电话联系和上门访谈等，信息收集的效率很低，并且准确性也不高，这就使得很多普通校友档案的完善程度不够，档案的全面性和覆盖性存在不足，档案的信息存储价值便大大降低。

1.3校友档案管理规则比较滞后

对于高校的发展来说，它也需要打造出一定的形象，通过加强宣传来提升自身的影响力，从这个层面来看，校友本身就是高校发展过程当中的宝贵资源，很多高校会利用各个领域当中有声望的知名校友，来作为高校自身的宣传资源，增强高校的影响力[4]。可以说当前校友就是高校发展过程当中很重要的教育资源和社会资源，但是虽然校友本身的能力比较出色，但是高校在进行管理工作时，管理的手段比较落后，由此便直接导致了校友档案的整体利用效率比较低，出现了一些管理问题，比如说归档意识比较差，没有重视对校友档案资源的全方面收集等，这使得高校内部所馆藏的校友档案很多都是校友上学时期的学籍档案，档案内容的整体利用价值不高，校友档案管理工作的开展，也并没有被纳入到高校自身发展的长期规划当中，使得档案无法成为沟通校友和高校之间信息交流的桥梁。

2高校校友档案管理的提升策略

2.1对校友档案管理的相关制度加以完善

管理制度的制定和完善，能够对校友档案管理工作的开展起到一种依据性的作用，由于很多高校在开展档案管理工作时，没有完善的制度来作为保障，所以便直接导致了校友档案的收集、管理和开发利用等各个方面的工作内容都存在着很大的盲目性和随意性，而当前对管理的制度做出完善，那么便可以确保校友档案的管理工作能够更加有序地开展[5]。高校需要积极地进行校友档案管理观念的转变，对于传统管理模式中的不足之处也要及时采取措施来做出改进，借助于现代化的互联网信息技术，来构建起校友档案管理的信息化平台，通过平台建设，可以为校友和高校之间创建起一个进行交流的平台。高校在开展档案管理工作时，要成立专门的管理机构来专门对校友档案进行管理，档案部门要组建起专门的管理小组，对于多样载体下的校友档案资源进一步做出探究，然后结合着高校当前既有的校友管理方法来进行管理制度的完善，对于校友档案管理工作所涉及到的具体范围和具体内容，制定出实施细则，从而促进校友档案管理工作开展的规范化，只有规范化的管理，才能够保障档案内容的细化和完整，从而促进档案价值的提高[6]。

2.2借助多方力量来共建校友档案管理平台

就校友档案本身来说，它不仅包含着多方面的内容，而且还有多种载体形式，这些档案资料都是珍贵的历史记录，在高校内部会在档案馆内进行永久保存。但是这些档案本身的教学科研管理工作却是属于高校内部不同的管理部门，在进行档案管理工作时也往往根据本部门的职责和流程来进行，这种做法是直接将校友档案和校友资源之间的联系加以割裂，由此便导致同一个校友的档案却是处于零散的状态当中，甚至还会导致部分档案出现流失的状况，这个状况是不利于校友档案作用和价值发挥的[7]。针对于这样的发展状况，高校档案馆可以联合高校内部多个部门，来共建共享校友档案管理平台，包括高校人事处、教务处、学校管理部门等，利用先进的信息技术，来实现信息化平台的构建，以此在更大程度上扩大校友档案的范围和内容深度，联合校友会等的形式来多方对校友档案进行收集，邀请校友回校进行参观，组织校友聚会等，通过这些多样化的活动形式，可以有效强化校友档案归档的宣传力度，并且相应提升校友主动归档的积极性。

2.3构建校友之间交流合作平台

就当前校友档案管理现状来看，很多高校在开展管理工作时，往往是进行简单的记录，并没有重视档案数据库的建立，在对校友档案信息进行整合处理时，也并没有对当前先进的信息技术加以利用，所以总体来看进行档案信息管理的方式，并不能很好地契合为校友进行服务的发展理念。为此当前高校在进行校友档案管理工作时，需要积极转变观念，不再是单纯地进行档案的管理，而是要切实地为广大校友进行服务，强化对于校友档案的开发利用，进而更好地契合当前时展变化需求。借助于信息技术，来构建起校友之间的交流合作平台，这样一来便能够使得校友之间的交流更加便利，档案系统的功能也可以更好地得到发挥[8]。

2.4依托档案资源建立校友网站

高校校友档案的建立和管理不能只是面对知名校友，对于普通校友的档案，也要做出搜集，这对于整个校友档案体系的丰富和完善来说无疑会起到积极作用。当前很多高校都在依托着档案资源建立校友网站，校友们便可以借助于网站来查询信息，也给校友和高校之间的交流提供一个渠道。校友还可以借助于网站对于自身的资料进行填写，这些资料也将会成为高校进行档案管理的重要依据，增强学校校友工作的宣传效果。

3结束语

综上，进行校友档案管理的重要性是很显著的，但是在高校内部的档案管理工作当中，这又是一个薄弱之处，还有一些高校并没有重视校友档案的建立，并未看到校友对于高校发展建设的积极作用。但是校友档案本身可以说是校园文化的一个重要组成部分，所以在未来的发展过程当中必须要进一步对校友档案的建设加以完善，高校不仅要有重视的意识，而且需要切实地提供物质方面的保障，并且加强对校友档案管理工作开展的宣传，继而得以有效地实现高校内部所有工作人员档案意识的提高。

参考文献：

[1]赵学敏,刘大巧,徐娟.高校校友档案管理现状分析与思考[J].兰台世界，2020（1）：87-90.

[2]张运磊.高校校友档案数字化的建立与管理[J].卷宗，2019（22）：167.

[3]吴晓茹,张欢.构建校友档案信息化管理新模式[J].山西档案，2016（4）：73-74.

[4]胡爱兰.试论高校校友工作档案管理[J].亚太教育，2015（13）:212.

[5]陈惠兰.建立高校校友档案管理体系为校友工作服务[J].科技创新与应用，2012（21）：299.

[6]吕璐璐.高校校友档案管理的价值、问题和对策[J].环球市场信息导报，2016（10）：94-95.

[7]田净.档案管理在高校校史文化建设中的作用研究[J].山西档案，2016（1）：79-81.

[8]罗涛.浅析互联网时代高校校友资源的功能价值及建设管理[J].新教育时代电子杂志（学生版），2018（17）：193.

作者：付煜 单位：海南医学院