高校档案管理技术研讨

随着高等院校的发展，经济实力逐步提高，档案管理工作也取得了相应进步。首先，学校领导对此给予支持和重视，投入资金，设立专门机构，配备专门人员进行管理，添置安保设备，确保档案安全。第二对于档案的收集、归纳以及管理等一系列问题，学校遵从《档案法》制定严格的管理制度，使档案管理工作走上制度化和规范化的道路。第三，建立一个专业的团队和一批兼职人员的网络管理团队，共同管理每年各部门的档案等资料，这些资料经过收集、整理、立卷等步骤后统一提交学校中心档案室，再由中心档案室集中管理。第四，学校加强对广大教职员工的法制宣传教育，提高员工的正确档案意识。第五，增设档案室的硬件设施，完善管理机制。提高管理水平。当前，从一些部门的管理工作来看，档案管理仍存在一些问题。档案管理人员素质不高，再加之观念陈旧，以至于很多硬件设施如计算机等的优势难以充分发挥。自然这样的档案管理工作也很难满足目前形势发展的需求。所以，加快现代化的档案管理步伐是高校的迫切需求。

实现档案管理现代化首先必须做到转变观念，强化意识

为了跟上当今时代的脚步，更好的适应信息高速发展的需求，档案管理工作的现代化进程要加快。一直以来，在查找档案方面，受传统观念的影响，多采用人工查找的方法。即便是采用了计算机等硬件设备，由于仍处于刚刚起步阶段，水平不高，难以使其很好的发挥作用。因此，查找速度缓慢，效率很低。这么一来，很难满足当今时代高速发展的要求。当今时代要求档案馆不仅要成为永久保管档案资料的基地，还要成为为改革开放和现代化建设服务的信息中心。为此，作为新时期的档案管理工作人员，应解放思想、更新观念，摆脱长期以来传统思想的束缚，大胆革新，使高校的档案管理事业沿着一个积极良性的方向发展下去，使其更好地适应时代的发展需求。

在实现档案管理现代化的道路上，计算机水平的提高不容忽视

在当今社会，计算机的应用已经逐步进入了我们生活的每一个角落。而在高校的档案管理工作中，计算机应用程度的多少直接影响着管理水平的高低。时展迫切要求高校的档案工作尽早从繁杂的手工操作中解放出来。在学校里，图书档案、学籍档案、人事档案等众多繁杂而重要的信息资料需要统一整理成一个资料库。这样，学校就需要增加资金投入，添置足够的计算机等硬件设备，使高校的档案管理工作尽早实现现代化。目前，学校已经有了自己的校园网络。学校的老师们以及各部门工作人员可以根据校园网轻松地查到自己所需的信息资料，大大提高了工作效率。同时，校园网与全国的教育科研机构相连，并向社会开放，实现了资源共享，从而适应了现代化发展要求。

实现档案管理现代化的关键就是建立一支高素质并且掌握现代档案的管理技术的队伍

档案工作是一项政治性，政策性和纪律性都很强的工作，它要求从业人员必须具有较高的政治素质和政治理论水平，平时必须认真学习马列主义、思想和邓小平理论，认真学习和领会同志关于“三个代表”的重要思想，同时要认真学习好《中结人民共和国档案法》并以之作为平时工作的指导性原则。档案工作又是一项默默无闻，颇为琐碎，往往不被人看重的工作，所以档案工作者一定要树立不为名、不为利、甘于奉献的精神，做到敬业———热爱档案工作；爱岗———尽职尽责；严谨———一丝不苟；慎重———遵守档案纪律；警惕———严守档案秘密；这也是《档案法》和档案制度对档案工作人员提出的职业要求。要实施档案管理的现代化，只有一套齐备的硬件设施还是不够的，还要有一批具有现代化管理技术的高素质人才。他们要具有认真严谨的工作精神，良好的政治素养，敏锐的信息意识，积极的创新精神，还有就是高水平的专业素质。要培养这样一批高素质的档案管理人才，就需要学校积极为从事档案管理工作的人员创造条件，为他们创造机会外出参观学习或者进修，多参加一些国内外的学术交流活动。在国内外的学术交流活动中，他们可以及事了解到现今国内外的一些科技、经济、档案学技术等方面的信息，以提高档案管理的现代化水平。

综上所述，笔者认为，要实施档案管理现代化：第一，应该及早认识到高校档案管理现代化建设的紧迫性；第二，要转变观念，增强意识是实施档案管理现代化的前提；第三，在实现档案管理现代化的道路上，计算机水平的提高不容忽视；第四，实现档案管理现代化的关键就是建立一支高素质并且掌握现代档案的管理技术的队伍。上面说的这几项都得到了有效的强化后，现代化的档案管理才能逐步实施到位。（本文作者：杨莉、王新喜 单位：长江大学信息与数学学院）