高校图书馆人事档案管理与利用研究

[摘要]图书馆是高校必备的一种机构，能够为学生、老师以及其他人员提供图书资源，让知识的大门常打开。图书馆的人事档案管理对于图书馆馆员的作用发挥和职业发展都有着极其重要的意义，为了更好地帮助图书馆进行人事档案管理，本文对目前的管理现状进行了浅要分析，并研究其中存在的问题，进而提出了相应的管理方法。

[关键词]人事档案管理；高校图书馆；管理方法

在图书馆的管理中，图书的整理和管理十分重要，人事档案的整理和管理也同样重要。人事档案是记录职工成长过程和职业生涯的原始材料，是考察其业务能力和业绩经历的有效证明，人事档案的科学管理对图书馆全面考察职工能力，了解馆员各方面素质具有重要意义，也有利于馆内管理层在岗位设置、激励制度、任免选拔干部等人力资源建设工作的开展，有效引导馆员对于自身职业发展的规划。目前在高校图书馆中，人事档案的管理中存在着许多问题，档案方面没有完整的相关管理制度，也没有一个明确的管理规定，导致无法对人事档案的管理进行规范，难以发挥出其应有的作用。

一、图书馆人事档案管理的现状

（一）档案不完整

在对人事档案进行管理的过程中，档案不完整是影响管理混乱的最基本原因，档案不完整的情况主要有以下几种。其一，是馆内人员构成逐渐多样化。随着新时代图书馆业务发展的需要，高校图书馆人员从早期的只有编内人员单一结构，转变为编制内职员、劳动合同聘用制人员、通过劳务派遣公司派遣的人员等组成的复杂结构，这也导致了人事流动性变大，时常发生档案不随人员流转而变动的情况，这会影响人员档案记录的完整性。还有部分编外工作人员，对自己的人事档案去向不了解，甚至人事档案丢失，这对图书馆人事档案管理都造成了影响。其二，是图书馆人事档案收集通常依靠档案管理人员的催交，因为时间的紧迫性，常常会在提交和整理的过程中出现内容前后逻辑不一、材料缺失、存在涂改痕迹等问题。其三，高校图书馆人事档案通常由办公室或综合科进行负责，在归档工作过程中，因为业务工作内容的交叉，易导致综合档案和人事档案的混淆，使得人事档案材料归档错误和遗落的现象时有发生，致使综合档案和人事档案都无法正确归档。在这些情况下，图书馆工作人员在进行人事档案整理时会极为不便，不仅会加大工作人员的工作难度，也会影响工作效果，导致人事档案记录不完整，无法提供有效的档案信息记录。

（二）档案不规范

在对档案进行整理过程中，并不是所有的工作人员都能按照统一的标准来对人事档案进行归类划分和整理，不同的管理人员有其不同的形式风格，因此在整理档案时会根据其个人行为习惯来对人事档案进行分类整理，在多位工作人员进行共同的档案整理时，就非常容易使得档案整理发生混乱。不同工作人员的整理习惯不同是导致档案整理不规范的原因之一，除此之外，档案的缺失也会影响档案的规范程度，在档案记录不完整的情况下，档案在整理过程中经常会出现某部分档案缺失而无法被有效整理的情况，只能跳过该部分的档案去整理其余部分的档案，在这种情况下，档案整体的整理便难以统一规范。档案整理的不规范，会给人事档案的查看和使用带来非常不利的影响，图书馆的人事档案记录内容较为烦琐，在人员调转情况增多、长久积累的情况之下，相关的人事档案内容会越来越多，如果在这个过程中始终没有进行规范的档案整理，那么积累下来的混乱档案会越来越多，在整理过程中也容易造成档案的缺失，如果需要从中进行档案的调动和使用，不仅难以在短时间内找到其所需要的档案，也有可能所需要查找的档案已经在不规范的整理中被丢失，根本无法找到。

（三）缺乏硬件设施

高校图书馆大部分没有配备人事档案管理的相关硬件设施，导致工作人员根本无法有效开展人事档案整理工作，即便是工作人员想要去采取措施对人事档案进行重新整理，也没有一定的硬件条件来予以支持。首先，是缺少存放整理人事档案的书架。在图书馆之中，高校只注重于对图书馆内书籍的放置以及会议室的装备，而忽略了对于人事档案的管理装备，并没有提供一些书架或者是柜子来帮助管理人员进行档案管理，大部分人是档案只是被随意地堆砌在某个箱子或者是房间里，工作人员无法对其进行有效的分类和放置。在缺少书架的情况下，即便是进行了整理，也没有地方去放置工作人员整理好的人事档案，只能随意地将其堆砌，长久下来仍然会陷入混乱。其次，是缺少放置人事档案的空间，人事档案往往存放在随意的空间内，可能是某个杂物间，也可能是与其他图书堆放在一起，没有专门的房间来进行人事档案的整理和放置，这就使得人事档案在保存过程中无法保证其隐私性，在与其他物品在同一空间进行放置的过程中，很容易有人员在该空间内随意地走动，对人事档案进行翻阅和查看，不仅无法保证人事档案的私密性，也无法保证人事档案的安全性，很容易造成人事档案的缺失。最后，是缺乏人事档案管理工作人员工作地点，许多工作人员在进行人事档案管理时，并没有明确的办公地点，可能是在图书馆的前台进行工作，也可能是在图书馆的公共空间进行工作，根本无法保证工作过程中的专心程度，很有可能在进行档案整理时，学生来询问图书的放置，或者是来对图书进行借阅和归还，就会扰乱正在进行人事档案整理的工作人员的工作进度，使工作人员忘记自己某个人事档案放置到什么地方，需要重新进行整理，这样的工作环境难以保证人事档案在整理过程中的安全性，非常容易出现人事档案丢失的情况。

（四）档案管理制度不完善

图书馆的人事档案管理制度并不是十分的完善，对于档案管理的具体制度而言，并没有明确的规定档案整理过程中需要遵守的原则，比如说在整理档案过程中是需要按照时间顺序来进行放置，抑或是应该按照不同的工作部门来进行整理。这就容易导致工作人员在整理过程中出现混乱，可能有的工作人员是按照时间顺序来进行人事档案的整理，也有可能有的工作人员是按照不同的工作部门来进行人事档案的整理，虽然说两种整理方式都能够有效地对人事档案进行整理，但是当不同的工作人员遵循不同的档案整理原则时，就容易使档案整理发生混乱。对于工作人员在进行人事档案管理过程中的具体行为，图书馆中也没有明确的制度来进行规范和约束。可能有的工作人员会在任何随意的地点来进行人事档案中信息的记录和整理，无法确保空间的私密性，容易使过往的学生查看到人事档案中的内容，也有可能有的工作人员为了保证工作进度，会将人事档案带出图书馆之外来进行人事档案的整理工作，非常容易造成档案的缺失和泄漏。除此之外，工作人员在工作过程中的某些私人行为也有可能会影响到档案管理的工作质量，比如说在工作过程中进食、抽烟等行为，容易使人事档案沾染污渍或者是被烟火烧烂，严重时甚至可能引发火灾，导致图书馆中人事档案的损毁，甚至会波及图书馆中的其他图书内容以及资源。

二、新时代高校图书馆人事档案管理策略

（一）完善档案管理制度

要想更加有效地对图书馆中的人事档案进行管理，一定要完善档案的管理制度。首先要对工作人员在工作过程中的个人行为进行约束，工作人员在工作过程中必须以严谨认真的态度来对待人事档案的整理工作，保证在工作过程中不会因为自己的私人行为而对人事档案造成损毁丢失或者是泄露的情况，并且要拥有较高的个人素质，不会对人事档案中的信息进行泄露。其次，要明确规定图书馆人事档案管理的轮班制度。不同的工作人员工作时间具体是几点到几点、工作内容包含哪些范围等，这些内容都应该有着明确的规定，具体到个人，以便在出现问题时能够找到具体的负责人来进行负责。最后，要明确再进行档案管理过程中应该遵循的原则。1.要保证档案的完整性，每个人员在借阅或者是登记归还书籍时，都要对图书的详细情况进行记录，包括破损情况和节约时间，以及具体的借阅人，将其记录到人事档案之中，以便进行图书的下次借阅，如果图书的损毁程度导致图书无法被继续使用，也可以及时地对图书资源进行补充。2.要保证档案的真实性。档案中任何数据的记录在保证完整的情况下也要保证其真实性，不得出现随意篡改档案内容的情况，在进行档案记录时，工作人员也要对其中内容的真实性进行甄别，保证数据的真实再进行记录。3.要保证档案的安全性。在对人事档案进行记录整理和保存的一系列管理过程中，要确保其中的信息不会泄露，无论是丢失抑或是人为泄露情况，都需要进行严格的把控，无论是有意将档案信息进行泄露，抑或是无意的举动将档案中的信息进行泄露，都要进行严格的处罚。

（二）提高硬件水平

高校图书馆要给工作人员提供相应的硬件设施，才能够使得工作人员更好地去进行人事档案管理，首先要给工作人员提供放置人事档案的一些书架或者是柜子，方便工作人员对人事档案进行整理和分类，其次要给工作人员专门的放置是档案的空间，保证人事档案储存的私密性和安全性，不会有人员随意的出入人事档案的存放地。除此之外，还要给工作人员提供办公地点，保证工作人员能够全身心地投入到档案管理的工作之中，不会轻易地被外物所打扰。

（三）引进时代科技

为了更好地提高人事档案的管理效率，图书馆可以引进一些时代科技，比如计算机，可以使用计算机来记录人事档案存放的地点编号和具体位置，方便进行人事档案的查找和整理，也可以利用信息化技术来建立电子人事档案，除了纸质的人事档案之外，在计算机中建立电子人事档案数据库，即便是纸质档案因为某种原因出现损坏，也可以使用电子档案来查询相关信息，而且电子档案的形式也没有地点的约束，在任何地点只要能够登录网站，就可以从中调取人事档案来进行使用。

（四）培养管理人员的个人能力

除了要引进一些相应的硬件设备和科技手段之外，图书馆也要注重对管理人员个人能力的培养，要为图书馆内的管理人员进行培训，使其掌握更多的人事档案管理技能，能够更好地进行人事档案管理工作。还要为管理员提供一些对外学习交流和晋升职位的机会来激励管理人员，使其在工作过程中以更加认真地工作态度和积极向上的人生思想来进行工作管理。此外，更要注重对管理人员个人素质的培养，要保证其思想态度的端正，能够在工作过程中保证认真严谨的工作态度，并且遵循档案管理原则，能够确保档案管理的安全性和私密性，不会随意对人事档案信息进行泄露。综上所述，随着时代的不断发展，各种科学技术也在不断地进步，要想更好地完成高校图书馆的人事档案管理工作，就要提供相应的硬件设施来帮助工作人员进行档案整理，也要引进一些计算机、信息化技术等来加入档案管理之中，使得档案管理更加方便高效，更要注重对工作人员的能力培养，保证其保持稳定良好的工作效率和工作过程中正确的态度和原则。

作者:陈婧偲 单位:贵州商学院