档案综合管理办法精选(九篇)

第1篇：档案综合管理办法范文

医院综合档案室建设是做好医院档案管理工作的基础，如何建设成能够涵盖石家庄市第四医院三个院区文书、基建、设备、科技、荣誉等多方面档案信息的综合档案室，充分发挥档案管理工作科学化、现代化作用，是新时期石家庄市四院综合档案管理工作急需解决的问题。

一、医院档案管理现状

1.档案室面积受限。石家庄市第四医院始建于1956年，是河北省唯一的三级甲等妇产医院，年门诊量80万人次，住院量3.6万余人次，年分娩近2万人次，遥居河北省各医疗机构之首，是省会最具影响力的品牌医院之一。但由于医院地处市中心，占地面积不足12亩，建筑面积2.68万平方米，档案室规划面积较小，发展空间受限。

2.医院档案用房不固定。随着医院各项业务的发展，特别是二胎政策的放开，医院门诊及住院人次与日聚增，为了保障医疗业务用房，行政用房全部改造为医疗用房，档案室随之迁移，同时由于档案资料不断增加，档案室管理难度增加，服务水平受影响。

3.档案室信息化设备不完善。各院区档案室分散，档案室设施较简陋，虽然医院很重视此项工作，不断加大资金投入，持续改进档案室设备设施，但终因环境受限，科技、设备等档案不得就近单设档案室管理，增加人力物力，事倍功办，档案室综合服务能力和水平受到制约，档案综合管理缺乏深入研究的基础环境。

二、对档案管理存在的问题及分析

1.档案管理重视程度不高。由于综合档案管理工作不直接产生经济效益和社会效益，医院普遍存在重视临床病例的档案管理，而忽视综合档案管理现象，主要表现：一是在年度目标管理工作中没有将综合档案纳入医院管理体系中；二是医院投入到综合档案管理的资源不足，现代化设备配备不足，档案库房普遍存在布局不合理。

2.档案管理执行权限界定不清。我院档案管理工作还处于相对独立的管理状态，没有形成共同管理的工作架构，如设立综合档案管理领导小组、收集鉴定小组、销毁鉴定小组等，以致除档案部门以外的管理人员对档案管理权力执行的内容、范围界定不清。

3.档案管理制度有待健全。目前我院部分档案资料散落在各职能部门各自保管为主，医院只制定了院内规章制度，没有明确的档案管理办法和未形成系统化的综合档案分类编号方案，管理较分散。首先，由于档案管理工作没有切合实际具体化，职能部门对本部门的档案管理职责理解不清晰。其次，没有规范综合档案收集标准和范围，许多本应纳入管理的档案得不到完整的保存，甚至在人员岗位变动时，由于工作交接不清至档案资源流失。最后，没有统一的档案目录标准，职能部门只是根据各自的理解和使用习惯对档案资料进行简单整理，造成医院档案目录不统一，查找困难。

4.档案工作效率低。首先，档案工作与个人年度工作目标责任考核、工资等不挂钩，人员积极性差，尤其是职能部门档案兼职工作人员对综合档案管理工资制度和知识关心程度不够。其次，档案管理人员未及时掌握档案管理的新知识，综合管理仍沿用传统方法，造成收集的档案资料可利用率低，档案查阅时间长等问题。

三、解决办法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家庄市四院新院区已完成主体建设，新院区总建筑面积128000平方米，规划、设计及建设省市一流的科学化、现代化的综合档案室已列为医院重点工作计划。因此，针对目前医院综合档案建设及档案管理工作现状，笔者作了以下几点思考：

1.完善综合档案管理组织架构。要建立综合档案管理办公室，根据医院管理架构建立由各职能部门共同组成的档案管理组织，列出档案组织的不同职权，明确考核量化标准，逐级逐人落实，确保档案各项规章制度执行顺畅。建议成立“综合档案室建设项目攻坚小组”，由院长任组长，由院办室、设备处、基建办、科教处等处室主任为成员，重点研究综合档案室的建设项目，把档案的收集、保管、移交、利用等集中管理起来，指导、督促各部门按时、按质、按量移交档案资料。

2.提高综合档案管理意识。要采取各种方法增强档案管理人员的管理意识。首先，加大宣传力度，通过举办各项活动提高医院员工对档案工作配合度和支持度；其次，主动为医院决策层提供有价值的档案数据，加深医院领导对档案工作重要性的认识；最后，建立档案管理奖惩制度，将档案管理工作与档案管理专、兼职人员的年度考核成绩挂钩，提高相关人员对待档案工作的热诚度。

3.健全完善综合档案管理制度。首先，医院要根据自身实际，有针对性的制定一套健全医院综合档案管理分工办法，明确职能部门的档案管理职责、权限和移交流程等；其次，医院要形成完善的综合档案工作手册，详细列明各门类档案定义、收集范围、目录标准、保管期限，方便职能部门区分档案资料，保证医院的历史能在档案中得到真实、全面的记录和延续。

4.强化综合档案室软、硬件配备。组织参观学习国内先进档案室建设与管理经验，并结合医院多院区一体化管理的实际情况，研究制定综合档案室建设方案，按照《国家二级档案室建设标准》、《石家庄市单位机关档案室建设的一般要求》，确定综合档案室选址、建设标准，科学合理设计档案室。同时争取上级相关部门支持，加大资金投入。按照现代化、科学化、信息化标准优化硬件及软件设备设施的配备，确保综合档案室可容纳三个院区档案保管、检索、利用，实现三个院区档案信息资源共享。同时，加强档案队伍建设，做好档案知识培训及岗位练兵工作，提高档案人员的业务素质，确保岗位职责清晰。

5.加强综合档案电子化建设力度。电子档案是新时期档案建设的重要内容，医院在利用好电子档案的同时严格按照电子档案管理规定，加强电子档案建设力度，首先，要按电子档案归档要求，既快制定电子文件归档制度和办法，明确电子档案管理要求，规范电子档案移交要素及格式；其次，利用现代化技术达到电子档案可认证的目标，例如二维码技术、电子印章等，确保电子档案唯一性、真实性；最后，按音频、图像等区分电子文件存储载体，并按年份集中备份，确保档案保管质量。

第2篇：档案综合管理办法范文

作为一个具有开创性、实践基础较为薄弱的规范性文件，《办法》中的一些要求和条款有多个首次和关键点，需要在贯彻落实中准确理解和重点把握。

电子档案概念的启用

信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。《办法》首次在国家行政行政管理部门的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义；“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。

档案移交的时间

档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，为了方便利用传统载体档案，立档单位—直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，往往会带来库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是阻碍档案及时接收进馆的主要问题了。

对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15～20年再移交进馆，显然是不合适的，对电子档案的安全保管和长期可用都是极大的隐患。这是因为，电子档案的保存和可用特别依赖于计算机等软硬件环境，而信息技术到现在为止，仍处于高速发展期，3～5年后，其操作系统、格式软件、读取设备、存储载体等就会发生较大的技术变化，如果管理措施不能改进、技术手段不能更新，就很可能出现综合档案馆的管理系统不能读取各立档单位形成的电子档案的情况。也有些专家建议电子档案形成之后，即经过归档流程后，直接向综合档案馆移交，也就是一年移交一次。我们认为这样也不合适，这是因为，一方面，为了保证电子档案来源可靠，电子档案在移交时必须履行严格的移交接收手续，如果每个立档单位每年办理一次移交手续，对于一个综合档案馆来说，面对上百甚至将近二百个立档单位，每年都履行这样的手续，时间和精力都显得不足；另一方面，因为电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案，要想达到有效管理各立档单位产生的电子档案的目标，综合档案馆必须要对各立档单位产生的电子档案的情况进行调研，做好接收电子档案的设备和技术准备，才能启动电子档案接收工作，综合档案馆就需要有一定的准备时间。综合以上考虑，《办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。电子档案移交时间另行规定。”

移交与接收的流程

档案的移交与接收，不仅仅是档案实体和信息的转移，更重要的是档案管理的责任主体的变更，即从档案的生成单位——立档单位，变成档案的永久保管单位——国家综合档案馆。对于电子档案而言，因为其内容信息与载体的可分离、存储和读取对特定计算机软硬件设备的依赖、数据复制的便利等特性，电子档案在移交与接收时更需要遵循严格的工作流程，办理相关的交接手续，从源头上保证电子档案的可靠和可信。

电子档案移交与接收可采用离线或在线方式进行。不管采取何种方式，必须遵循《办法》规定的工作流程、办理必须的交接手续。电子档案移交与接收的主要流程为：档案移交单位组织电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据，国家综合档案馆检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、存储电子档案数据等。《办法》规定：“电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。”

系统实现的难点

电子档案的移交与接收是必须基于一定的系统来完成的，《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收的基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。

电子档案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去，面临许多技术难题和挑战。为了切实做好电子档案移交与接收工作，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家发展改革委员会联合下达了电子文件管理试点工程项目，国家档案局牵头承担电子档案移交接收和长期保存系统建设工程项目。工程项目的主要内容是，建设电子档案接收和长期保存系统，并在上海、福建、重庆、青岛、杭州、广州6个省市档案馆及其对应的电子档案移交单位部署实施。国家档案局组织力量研究电子档案移交接收和长期保存的文件档案管理范围、管理流程、元数据方案、系统接口方案、四性检测方案等，提出系统的功能需求、设计方案、技术、软硬件配备要求等，并定制系统软件，由6个省市档案馆运行实施。试点试用一批规章和标准，形成可操作性的实施方案，验证规章和标准的合理性、可行性，提出合理化的建议。研究制订一批规章和标准，主要包括电子档案长期保存管理办法、重大建设项目电子文件管理办法、电子档案分类方案、电子文件长期保存需求规范等。在上述系统建设、规章和标准试点试用的基础上，国家档案局在全国综合档案馆推广应用该系统，进一步提高全国档案部门信息化能力。

在电子档案移交与接收工作和系统实现中，我们认为有以下难点需要组织力量研究解决。

电子档案移交数据构成要求。电子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。

数据接口的技术实现。电子档案的移交与接收，本质上是数据从档案移交单位的档案管理系统或业务系统导出，和数据向档案馆信息系统的导入。由于当前信息化发展的标准化、规范化程度还比较低，各种办公系统、业务系统产生的电子档案，其系统类型、数据类型、设备类型种类多、差异大，如何保证档案馆信息系统能够接收所有立档单位的电子档案，并达到保持原貌、保证准确完整，是接收系统在设计开发时必须要重点解决的难题，特别是一些结构化数据，既要能够完整接收，又要保证准确读取，需要采用高技术、新手段来实现。

四性测试指标和系统实现方案。《办法》提出了在移交与接收过程中，交接双方都要进行四性测试。四性是指电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性，《办法》里用准确性代替了常说的真实性，主要是考虑真实性涵盖的范围太大，具体指标不太好设定。而准确性主要是指在移交档案的组织和交接过程中检验档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性。《办法》附件3的填写说明对四性检验的内容进行了简单的解释，在移交与接收的实际工作中，还需要对四性的具体指标进行细化，并由系统实现自动检测。

第3篇：档案综合管理办法范文

关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策

        为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。

        一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题

        根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的高潮。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。

        （一）档案机构的设置问题

        关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。

        （二）档案人员的配备问题

        关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。

        档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。

        对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。

        （三）归档门类的确定问题

        《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。

        同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。

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        （四）档案学术研究缺失问题

        《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。

        二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析

        （一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务

        高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。

        因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。

        （二）选配高素质的档案管理人员,增强档案开发技术力量

        稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。

        笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。

        （三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化

        由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。

        笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。

        （四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展

        档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。

        笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。

        三、小结

        在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。

参考文献：

[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号,2008年9月1日实行.

[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[j].办公室业务,2009,(8).

第4篇：档案综合管理办法范文

一、会计档案的立卷及归档

（一）会计档案由会计部门（包括学校独立核算单位的会计部门）按归档范围及要求，负责整理立卷，装钉成册，封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，字迹工整、清晰，并编制会计档案保管清册。

（二）当年的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管3年，到期满后的次年6月底前，由会计部门的兼职档案员编制移交目录（一式二份）送领导审核签字后，连同案卷一并移交学校综合档案室统一保管。独立核算单位的会计档案暂由形成会计档案的单位保管，以后视综合档案室保管条件改善状况如何再考虑接收，但综合档案室要会同学校财务处进行检查，指导立卷归档工作。

（三）会计档案移交到综合档案室后，原则上应保持原册的封装，个别需要拆封重新整理的，综合档案室要会同会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

二、会计档案保管期限

（二）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

三、会计档案借阅

会计档案借阅除执行《档案材料借阅规定》和《保密规定》外，还须按以下规定执行：

（一）学校财务处工作人员查阅会计档案，经报告本部门领导后可直接到综合档案室查阅。

（二）校内有关部门查阅会计档案，须经请示会计部门负责人批准，到综合档案室办理有关手续后方可查阅。如需复制或摘抄会计档案作为旁证材料，须经会计部门和综合档案室负责人批准，并在复制或摘抄件上签署意见和盖章后方能作为旁证材料。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（三）学校会计部门因特殊需要，需将会计档案借出，须经会计部门领导和综合档案室负责人批准，由会计人员到综合档案室办理登记手续方可借出。其他单位查阅会计档案，只限于综合档案室查阅，一律不准借出。

（四）借阅会计档案的人员和档案管理员，在会计档案借阅时应当面清点凭证序号和张数，并办理登记手续。归还时，双方要当面检查是否原样完整无缺，方能在借阅登记簿上注销。

四、会计档案鉴定和销毁

（一）已移交到综合档案室的会计档案保管期满，需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，严格审查。编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报校主管领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见。

（二）对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。

（三）销毁会计档案时，由综合档案室和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管领导。

附表：

第5篇：档案综合管理办法范文

第一条为加强局档案管理，进一步提高档案管理水平，根据《国家档案法》及国家有关档案管理的规定，制订本制度。

第二条档案是指局在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括党政工团、劳动工资、教育培训、财务管理、技术管理、公路建设、公路养护、路政管理、计划统计等各项业务活动中形成的档案。

第三条档案工作是局各项管理工作的基础，是维护局经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。

第四条局档案实行集中统一管理。

第二章档案管理体制

第五条局成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本局档案工作；配备专职档案员，负责综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作。

第六条综合档案室归局办公室管理，由局主管行政工作的领导分管。

第七条各科室（部门）应指定兼职档案员，负责本科室（部门）形成的文件材料积累、整理和按时向综合档案室移交归档工作。

第三章文件材料形成与归档

第八条凡属局在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向综合档案室归档。归档的具体范围、时间和技术按归档制度的规定执行。

第四章档案管理

第九条局档案分为文书档案、科技档案（含基建档案、专门档案）、会计档案、声像档案。其中文书档案按年度-问题（或内部机构）进行分类，科技档案按工程项目进行分类，会计档案按凭证、帐簿、报表进行分类，声像档案（含照片、录音、录像带（盒）、VCD）分别在其上面标明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素进行分类。

第十条编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等档案检索工具，按《档案著录规则》进行。

第十一条档案鉴定。根据上级有关部门规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（15年以上）和短期（15年以内的）三种。

第十二条建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表,对档案数量、档案借阅人次、档案的利用效果进行统计。

第十三条档案库房管理。配备专门档案库房，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。

第十四条档案管理现代化。逐步采用以电子计算机为主，包括缩微技术和办公自动化等现代化管理手段。

第五章开发档案信息

第十五条在局内部实行档案定点阅览。

第十六条在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。

第十七条在档案信息开发与使用中，必须严格遵守保密制度。

第六章档案借阅制度

第十八条局所有工作人员都有保护档案的义务。

第十九条因工作需要在综合档案室内查阅档案，必须办理登记手续。属保密的档案必须根据密级分别由局办公室负责人或局领导审批，方能借阅。会计档案和人事档案还须分别经财务部门和人事部门负责人审核，报局领导审批后方能借阅。

第二十条借出和归还档案时，必须办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

第二十一条档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

第二十二条借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录表。

第6篇：档案综合管理办法范文

一、我国医院办公室档案管理工作中存在的问题

尽管我国大部分医院领导部门对办公室档案管理工作都给予了高度重视，并采取了一系列措施提高管理水平，但整体结果却显得有些不尽人意。究其原因，主要是因为当前档案管理中仍然存在一些问题尚未解决，这些问题归纳起来，大致包括以下几个方面：

（一）档案管理工作缺乏足够重视

从我国医院办公室档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分医院领导部门对办公室档案管理工作缺乏足够重视，

（二）医院办公室档案管理现代化水平不高

随着我国科学技术飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到医院办公室档案管理中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用。从而导致当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）管理人员素质参差不齐

就我国目前医院办公室档案管理人员的素质现状来看，很多人员的业务技能和管理能力都无法满足档案管理的根本需求，尤其是一些乡镇医院的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度，都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼多职，无法将全部精力放在办公室档案管理上，从而导致档案管理水平等低下，档案利用率不高。除此之外，医院发展对办公室档案管理人员素质要求的不断提高，但对员工的培训工作却并没有得到有效开展，从而使得员工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理的整体质量。

二、医院办公室档案管理工作中问题的对应策略

办公室档案管理工作中存在的问题直接影响了医院整体管理水平的提升，同时对企业可持续发展目标的实现也会在一定程度上造成阻碍。所以，结合医院发展的实际情况，采取针对性的措施将问题解决非常重要。

（一）完善医院档案管理制度体系

任何一项管理工作都需要有健全的制度作为支撑，办公室档案管理也不例外，越是完善的规章制度，对档案管理水平的提升越有利。所以，医院若想要从根本上提高办公室档案管理水平，就需要结合医院发展的实际情况和根本需求，制订科学完善的管理制度体系，并确保各项制度能够在实际工作中得到切实落实，做到责任明确，量化到人，实行绩效考评和工效挂钩的考核机制，以此来对员工日常工作的实际情况进行全面了解和掌握，对工作中存在的不足之处进行不断完善，以此来确保办公室档案管理工作有序、高效的进行，最终达到促进医院良性运作的根本目的。

（二）强化办公室档案管理意识，提高档案管理信息化水平

随着我国科学技术的飞速发展，管理信息化也成为了办公室档案管理的一个必然趋势。为了顺应时代的发展潮流，必须注重档案管理信息化的实现。首先，医院应该从办公室档案管理的内容出发，加大对先进设备和技术的投入力度，将计算机技术和网络技术充分利用起来，实现各项管理工作的自动化、数字化。同时，要强化办公室档案管理意识，从管理者到基层员工，都要从根本上认识到办公室档案管理的重要性，从而在工作中不断对档案管理工作进行完善。

（三）提高管理人员的综合素质

提高档案管理人员的综合素质也是提高办公室档案管理工作的一项重要措施，随着我国医院发展脚步的不断加快，对办公室档案管理人员的综合素质也提出了更好的要求，企业若想要从根本上实现档案管理人员综合素质的提升，一方面要加强档案管理人员的专业素养培训工作，提高工作人员的专业知识和业务水平，另一方面则是要建立健全的奖惩制度，以此来提高档案管理人员的工作效率，促进企业的可持续发展。

第7篇：档案综合管理办法范文

一、指导思想

以“三个代表”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，增强档案工作意识，强化档案监督指导职能，实现依法治档，推动全镇档案工作健康有序开展，为我镇经济、社会各项事业全面发展提供档案信息保障。

二、工作目标

认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令和《省乡镇档案工作管理办法》等有关精神，努力整合全镇档案资源，在镇机关建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、档案移交正常化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化的目标，开发和实现档案资源的最大效益。

三、组织机构

领导小组下设办公室：

四、工作目标和要求

（一）第一阶段（5月）：加强领导，精心组织。

1、建立创建工作领导小组，及时调整综合档案室成员名单和档案管理网络名单，各办确定一名兼职档案员。

2、召开动员会议。就创建工作统一思想，形成共识。布置档案目标管理任务，明确各办的职责，保证按时保质完成归档工作。

3、业务培训。邀请市档案局业务人员对各办兼职档案员进行一次业务培训，了解档案管理业务知识，为收集和整理档案打下基础。

4、加强宣传。开展一次镇机关工作人员档案知识竞赛，并利用机关会、中层会议等各种形式宣传档案工作。

5、完善档案管理制度。在和各办充分协商的基础上，修订坞根镇档案管理办法和分类方案，并制定各类档案归档范围、不归档范围、档案保管期限表等，并以文件形式下发至各办。

6、按档案管理办法和归档范围做好各类需归档材料的收集和移交工作。由各兼职档案员收集本办需归档材料，在5月底之前统一移交到镇综合档案室。

7、确定我镇编研工作的方向，明确编研材料基础数字汇编、专题介绍、坞根年鉴、重要文件汇编等的主要内容和具体负责人员，着手收集各类所需材料。

8、根据标准，对照本镇实际，列出需要配备的硬件和基础工作用具清单，报主要领导审批（例如：电脑、数码照相软件、除湿机、防盗门、玻璃移门、卷盒卷皮、防虫剂等）。

（二）第二阶段（6—8月）：整理归档，抓好落实。

1、根据全宗卷管理规范要求，把所有需要归档的材料按分类方案分别进行整理，不需要归档的材料列一个销毁清单，请鉴定小组统一鉴定后进行销毁，由市档案局同志提供具体指导。如果各办需要分室独立保管的档案，也要根据镇分类方案，按照档案整理标准整理好，并上交一份档案目录到综合档案室。

2、完成档案目录的电脑输入并装订成册，完善近三年来我镇发文文件的电子文档。

3、完成编研材料的定稿清样工作，请有关领导审阅，并提出修改意见并装订成册。

4、对各村居、专业合作社的档案进行集中整理和指导。

5、各类整理好的档案按要求进库房进行排架存放。

6、做好所需有关硬件设施的到位工作。

（三）第三阶段（9月）：查漏补缺，准备验收。

1、对照达标细则，对已完成的工作进行认真检查，对不足之处进行再完善。

2、邀请市档案局领导来我镇初验。

第8篇：档案综合管理办法范文

第一章 总则

第一条为了加强学校档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校的实际，特制订本细则。

第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。

第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求

第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。

第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。

第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。

第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。

第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。

第三章 经费、库房及设备

第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。

第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。

第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。

第四章 文件材料的归档

第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。

第十三条归档文件材料要求：

（一）纸质要好；

（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。

（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。

（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。

第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《MM学院各部门档案材料归档内容》。

第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：

（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。

（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。

（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。

（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。

（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；

（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。

（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［ ］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。

（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；

（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。

第十六条归档时间和手续：

（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；

（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。

科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；

（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。

基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；

（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；

对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；

（六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；

（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。

第五章 档案的管理

第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。

第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。

第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。

第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。

第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案的开放利用

第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。

第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。

第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。

第七章 奖励与处罚

第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：

（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；

（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；

（四）对档案工作有突出研究成果的；

（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；

（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；

（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（八）档案工作人员（包括专、兼职）玩忽职守，造成档案损失的。

第9篇：档案综合管理办法范文

近年来，在各级领导的高度重视和档案部门的指导下，我市财政系统本着“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标，坚持把依法治档、服务财政中心工作作为搞好档案工作的核心来抓，健全档案机构和组织，完善档案规章制度，实现档案管理现代化，努力开发利用档案信息资源，目前，全市财政系统已经建立了综合档案室个（含市局），有专兼职档案员人，1991年，市局机关综合档案室被评审认定为省一级目标管理单位，2000年晋升为省特级。-2005年，局属个二级单位、9个基层所档案管理被评审认定为省级目标管理单位，局机关及系统档案管理工作进一步规范化、标准化、现代化，较好地实现了档案工作为领导服务、为基层单位服务、为财政中心工作服务的宗旨，有力地促进了地方经济的发展和财政改革的深化。现将近年来我们所做的工作简要汇报如下：

一、强化领导，狠抓落实，档案组织管理不断健全

自2000年我局档案工作升省特级之后，我们从档案利用的实践中充分认识到档案管理工作的重要地位和作用，为此，局党组高度重视档案管理工作，把档案管理工作作为提高机关工作效率和工作质量，搞好财政工作的一项重要内容来抓，通过近年来的常抓不懈，全员档案管理意识得以提升，档案管理体制得以健全，档案管理制度日趋严谨，使全局的档案管理工作取得了长足的进展。

一是加强档案工作的组织领导。针对近年来我市财政系统机构和人员特别是局党组成员变动较为频繁的实际情况，我们及时调整和充实档案管理工作的领导力量和组织机构。市局机关和局属二级单位都分别成立了由局长挂帅、分管副局长负责，办公室主任主抓的档案工作领导小组和档案工作鉴定小组，配备了专职或兼职档案管理员，明确了分管领导、责任部门和工作人员，对本系统的档案工作履行监督、检查和指导的职责，并坚持做到“三个纳入”：即将档案工作纳入领导议事日程，每年年初由分管负责人提出具体工作任务，局党组集体研究解决工作中的实际问题，与其它业务工作一起部署、一起检查、一起考核；将档案管理纳入目标管理，局机关档案工作明确了保持省特级的目标，将其纳入日常工作考核，每半年检查落实；将档案工作所需要经费纳入机关财务预算，五年来用于规范档案管理工作的专项经费就达到万元，确保了档案工作各项管理措施的落实到位。

二是推进队伍建设。市局机关在编制十分紧张的情况下，为综合档案室配备了专职档案员，局机关各股室都调配了思想素质、文化素质较高，热爱档案事业的同志从事兼职档案工作，个市直局属二级单位全部配备了专职档案员名，形成了以市局综合档案室为龙头的全市财政系统“金字塔”式档案管理网络，在档案管理体制上实现了规范化管理。同时，我们还注意落实档案工作人员经济和政治待遇，保持档案工作人员的相对稳定。另一方面，我们还特别注重档案人员业务素质的提高。局里采取定期组织岗位培训，选送档案人员参加档案部门组织的专业培训，不断提高档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。2000年以来，先后组织全局专兼职档案员培训次，参加人员多人次；组织全系统专职档案人员参加档案部门和行业部门组织的业务培训及进修达人次。

三是强化责任意识。近年来，每年我们都通过多种形式学习宣传《档案法》、《湖北省档案管理条例》、《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》等档案法律规章，使全局干部职工和档案工作人员充分认识到档案工作既是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要事业，也是适应社会主义市场经济形势发展变化的一项重要的系统工程。在实际工作中，我们通过普法学习、周四学习日不定期的组织档案知识讲座、答题测试等形式，讲解档案工作与财税征管、稽查等工作的联系，把档案工作贴近工作实际，把一年一度的档案归档工作变为日常工作，从而避免了以往那种年终突击整理档案的被动局面，有效提升了干部职工管理档案的责任意识。全系统各级领导也将档案工作抓在手上，使档案工作在整个财政工作中有了“位子”；各基层工作人员更是将档案用于日常管理活动中，利用档案提高工作效率已经成为基层财政干部的共识。

四是强化制度建设。为保证全系统档案工作的正常运转并形成良性循环，我们始终做到“三个坚持”：其一是坚持职能管理。为切实履行市局对二级单位的档案管理指导职能，每年，我局都要按照《档案法》的有关规定，由市局办公室对所属市直二级单位和市局机关各股室档案业务工作进行监督、指导和检查，严格文书处理和立卷标准，确保了文件材料的收集齐全。其二是坚持制度规范管理。在抓好档案法律法规宣传贯彻的基础上，我们依据《档案法》，结合《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》重新修订、补充完善了《档案工作管理规定》、《档案人员岗位制度》，《立卷归档制度》、《档案借阅保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案利用统计制度》等一系列规章制度，从档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均建立健全了完备的制度及措施，并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核，进一步规范了档案工作行为，使依法治档工作纳入了法制化的管理轨道；在完善档案室各项工作制度和档案管理制度的基础上，我们根据省、市档案局的规定和要求，结合实际，对各部门的工作职责、各门类档案的立卷分工、案卷整理标准、移交保管、开发利用等工作环节都做出了明确的规定和要求，并印发所属单位和部门执行，使全系统档案工作步入有法可依、有章可循的制度管理轨道。其三是坚持考核管理。近年来市局坚持实行每年一次的能级考核管理，考核内容涵盖了档案管理的方方面面，并以此加强对基层档案管理工作的检查指导，促进了基层档案管理的规范化。

二、加大投入，狠抓标准，档案基础设施建设不断完善

多年来局领导非常重视机关综合档案室的硬件投入，虽然局机关经费开支紧张，但是为了实现档案管理现代化，不断提高档案管理的水平，局机关每年有计划的投入相应的资金，改善基础设施条件，提高档案管理效率。一是建设高标准综合档案库房。升省特级之后，我局并没有放松对档案工作的投入，在建设有面积达157.7平方米的综合档案库房之外，另外安排了两间办公室作为档案办公和接待阅文室，从而保障了档案库房建设的高标准。同时，对荣誉陈列室斥资近3万元进行装修改造，配备2匹立式空调1台、计算机档案专用软件、扫描仪器，档案密集架7列21节，检索工具柜5个，办公用柜3个，去湿机1台，温湿度计、吸尘器各1个，并安装了铁门、双层防晒窗帘、水柱、干粉及二氧化碳三层次防火器材等，使库房档案管理做到了防盗、防光、防高温、防湿、防火、防尘、防鼠、防虫的要求，保证了档案资料安全保管，极大地促进了档案管理的现代化进程。

三、强健基础，狠抓规范，档案业务建设不断巩固

根据2000年省特级考评组对我局档案业务工作的意见，近年来，我们积极采取措施，重点把好“五关”，强化档案管理现代化建设，多措并举提高档案管理质量。

一是把好“收集归档关”。按照新修订的“三合一”制度，各单位、各部门都一一明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交综合档案室。局综合档案室对照考评标准逐次逐条严抓枢组，尤其是在案卷规范上，组织人员集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷全部打散后进行重新整理、分类、组卷、编目和装订，对案卷中极个别有三色笔等不耐久的文件材料，及时行进补签和抢救，先后完成规范各类案卷卷，声像资料册（件），更换案卷盒个，保证了案卷的质量，确保了入库档案的齐全完整合规。

二是把好“档案整理关”。在档案整理过程中，我们严格按照省、市档案局的有关规定和我局修订的“三合一”制度要求，对各种门类和载体的档案进行了科学分类。对于各科室、二级单位的各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。同时，我们将人事档案与业务档案分离，由人事股负责，加强人事档案的保密性。经过近年来的建设，我局现已形成各门类档案卷（件），其中：文书档案卷（件）（永久卷（件），长期卷（件），短期卷（件）），会计档案室卷（永久卷、定期卷）；资料册；干部职工档案卷；声象档案册；实物档案件；电子档案件。编制了机关工作大事记、组织机构沿革、基础数据汇编、专题目录索引、全引目录等较为齐全的编研资料，做到组卷合理，排列有序，编目规范，实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。

三是把好“档案保管关”。五年来，综合档案室始终坚持做好库房温湿度记录，及时进行降温和除湿操作；坚持做好库房卫生，库房装具摆放整齐有序，库房内无霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象；入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。

四是把好“统计鉴定销毁关”。每年我们都要对入库档案进行清理核对，及时填报机关档案工作统计年报，并按时向档案主管部门报送。对省、市各级档案执法检查、调查、统计，均积极配合，按时完成有关工作要求，多次受到各级领导的好评。同时，我们认真做好到期档案的鉴定与销毁工作，对无保存价值的档案，由档案室列出清单，登记造册、经档案鉴定小组鉴定签字后，按规定进行监督销毁。

五是强化档案管理现代化建设。随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。在我市财政系统局域网建成开通之后，我系统的财税征管网、办公自动化网已经全部连接开通。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地搞好档案服务，是我们面对的紧要问题。2003年，我们以微机管理为突破，运用市档案局推荐的专用软件，对近5年来的各类档案的分类号、主题词、形成时间等输入了微机，并通过建立文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成了一个有序的整体。目前，我们已经建立了财务收支、预算外资金、周转金使用、企业财务指标等8套财政数据库，完成了计算机辅助的档案管理系统，初步建成了数字化档案室，真正做到档案信息的远程传输和资源共享。

四、强化编研，狠抓实效，档案开发利用不断优化

搞好档案工作的目的就是为财政中心工作服好务，服务是档案工作的出发点和归宿，这既是档案工作的基本要求，也是档案工作的价值所在。几年来，我局档案工作以为财政中心服务，为领导决策服务，为机关基层服务为己任，不断拓宽服务领域，优化服务方式，档案工作焕发出了新的活力。

一是档案检索工具编制齐全。我们编制了案卷目录、全引目录、电子档案目录、科技档案目录等各种齐全配套的检索工具索引，对库藏档案进行了条形码编码处理，能够方便快捷地直接检索到文件的页号。

二是档案利用效果丰富。据统计，近年来，市局综合档案室平均每年要接待查档100多人次，调阅档案300余卷（件），我们均做好了查询登记和利用效果登记，在《行政许可法》实施前，需对各类行政许可设定的文件进行清理，为便于工作，市局综合档案室及时为各部门提供了建市以来的所有行政许可设定文件份。通过积极主动提供利用档案，为领导决策和各项工作的开展发挥了重要作用，取得了明显的社会效益和经济效益。（增加事例）版权所有