档案一体化管理精选(九篇)

第1篇：档案一体化管理范文

1 当前文档一体化的发展概述

现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。

由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。

2 文档一体化在档案管理中的运用

2.1 文档一体化的系统架构

文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：

第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。

第二，持久?佣?TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。

第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。

第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。

2.2 文档一体化的实现模型

应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。

2.3 文档一体化的储存平台

因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：

第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。

2.4 文档一体化的安全

为保证应用的安全有效，系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲，其可以检索并浏览系统中所有开放的信息，但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息，而无法操作其他的论文文档。

第2篇：档案一体化管理范文

关键词：文书档案；管理；一体化；措施

一、文书档案管理一体化中存在的问题

（一）管理思想上存在的问题

现阶段，文书档案管理一体化并没有取得显著的效果。在管理过程中，通过引入计算机管理系统，对现行的管理体制产生了一定的影响，尤其是传统的手工文件处理方式已经沿用多年，已经形成了完善的管理制度和工作办法，而工作人员也习惯了公文处理模式，而采用计算机技术进行公文处理，改变了原有的工作模式和工作习惯，很难避免部分工作人员产生疑问和抵触情绪。因此，为有效提升文书档案管理一体化工作水平并加强宣传工作，逐步进行思想观念的统一和提升，逐步推动自动化的办公模式。

（二）实践理论上存在的问题

现阶段，许多企业的文书工作以及档案工作，是分别进行的。而这种制度使得文书工作与档案工作之间具有较大的距离，文书工作人员的档案意识相对薄弱，只考虑到现阶段的工作内容，而档案工作人员也很少考虑到文书工作，导致二者的衔接存在许多问题，以及不规范的现象，直接影响了文书档案一体化管理质量。

二、文书档案管理一体化的对策

将文书工作以及档案工作进行有效连接的主体则是公文，而公文是文书工作的主要产品。文书质量的好坏对档案的管理质量具有直接影响，也就是说如果没有高质量的公文就不会产生高质量的档案。因此，档案管理是在规范的公文工作基础之上形成的，由此可见，文书工作是进行档案管理工作的基础，他们是一个有机结合的整体。随着科学技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的迅猛发展，文书档案一体化管理模式应运而生。

（一）进行组织机构的合并，培养文档工作者

文书档案管理一体化实质是将文书工作与档案管理工作从制度上以及实施两个层面进行融合，进而实现文书档案管理工作的科学化和有效性。

（二）逐步明确部门职责，档案立卷前移

文书工作人员应严格按照国家相关工作要求进行文件材料的处理，之后M行统一的保存和管理，根据立卷的方式和原则进行归档管理，确保文件立卷工作的规范性。在工作过程中应及时进行会议文件的收集整理并在会后进行归档。对于联合办理的公文应由主办单位进行管理，收集和归档由协办单位进行复印件以及副本的保存，进而方便平时的查阅。

（三）强化制度建设实现全过程管理

为有效保障文书档案管理一体化，应建立健全管理制度逐步完善工作程序严格按照标准规定进行公文的处理，树立全面质量管理意识，进行全过程的档案管理。通过建立一支高素质水平的优秀档案工作队伍并配置计算机管理系统实现文书档案全过程一体化管理。

（四）利用信息化技术进行文书档案管理一体化管理

为有效提升文书档案管理工作水平并采用信息化技术进行一体化的管理，采用OA系统进行档案数据库的管理，直接进行档案的归档，对不能导入的个别文件采用扫描的方式进行归档，并采取系统设置功能对文书档案进行可借阅、不可借阅、归还日期以及查询范围等功能的实现，确保实现文书档案管理工作的信息化水平和一体化管理水平，充分发挥文书档案信息资源的作用

（五）通过档案业务来促进文书处理工作

通过建立健全文书档案归档制度来确保文书档案的完整性，避免出现文件的丢失。在工作过程中通过不断加强文书档案的立卷归档和监督管理作用，不仅会有效提升文书档案的立卷归档质量，而且能够鉴定文件之间的关系。因此，文书档案管理人员应严格进行每一份文件的审查。对每一份文件的名称、发文机关、作者、区域以及文件的形成规律进行处理，确保文书的质量。有效区分文档两者之间的区别，并将两项工作进行有机结合，确保文书档案工作的规范化。

（六）优化队伍结构满足人文需求

为进一步提升文书档案工作的一体化水平应不断优化队伍结构，通过引进具有一定文化层次和相应知识基础的人员来加强档案管理队伍的综合素质水平，不断提升工作人员的对档案工作的认识水平，从实际出发根据不同的岗位需求，分层次、多形式、多渠道、有重点、有计划的进行培训教育，不断更新文书档案工作人员的业务储存。首先选择质量好、规格统一、尺寸合适的公文用纸，并进行合理的排版，横排左侧装订；第二，严格审查公文的签发手续，确保其符合审批权限，对公文的主送单位以及抄送单位落款等进行严格的审查，确保字迹清晰，不论是草拟公文还是定稿应做好记录和签字，避免使用容易褪色的笔、纸张和墨水，保证字迹清晰以及长久的保存；第三，文种的使用应合理、格式要规范。避免使用简称和不规范的字词，以便采用现代化和标准化的检索手段。

参考文献：

[1]赵艳萍.如何加强文书工作与文书档案管理工作的一体化[J].黑龙江史志，2008（11）：28-29.

[2]陈瑞珠.高校人事档案和文书档案管理一体化管理的构想[J].福建商业高等专科学校学报，2009（03）：59-61.

第3篇：档案一体化管理范文

[关键词] 图书档案；一体化管理；必要举措；探究路径

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 097

[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0183- 02

不置可否，图书管理模式需要紧随时代变化而锐意创新，实现图书档案一体化成为大势所趋，档案管理一体化能够充分满足读者需求，更降低了时空限制，有效提升了图书馆相关服务水平与服务质量。但是，图书档案管理一体化并不能一蹴而就，其中诸多弊病仍要解决，探究之路任重而道远。

1 明晰图书档案一体化管理的弊病所在

1.1 政策以及体制构建不完备，欠缺行业规范与标准

档案馆以及图书馆处于各自为政的现状，相互协作性偏弱，难以实现信息交换和共通，阻碍资源共享以及一体化的发展。在此背景下，引发了相当程度上的人力资源浪费现象。另外，在图书档案一体化管理环节没有统一行业标准的指导，在法律法规不完善的情况下便难以实现对于图书档案管理的具体实践。由此看来，相关管理层必须高度注重一体化建设进程，认识到图书档案管理一体化方面的制度问题。一体化管理离不开统一性行业标准的约束，但是我国在这方面工作相当欠缺，在制定适合国内图书档案管理一体化行业标准上需要进一步协调和规范。运用互联网等先进化技术，需要充分结合图书馆、档案馆的要求与特点，制定实用性、共同性原则，实现网络、数据库统一建设与管理迫在眉睫[1]。

1.2 图书档案管理一体化紧缺复合型人才

现实生活中，鉴于既有档案事业、图书管理事业与教育体制的脱节，在精通档案理论和图书管理实践技能型的人才建设上远远处于落后状况，专业人员素质水平不高会严重制约图书档案一体化、信息资源共享建设进程。当前急需培养复合型信息管理人才，诸多高等教育机构必须在学科教育中包含图书档案知识，以此同时，还要强化对于现在职图书档案管理一体化人员的培训工作，以此敦促他们提高自身专业能力，更好地为图书档案一体化管理工作的推进保驾护航。

1.3 图书档案管理实践不足

当前国内图书档案管理一体化研究中主要侧重于理论性研究，在实践方面的探究较为薄弱，尤其是相较于发达国家来说，我国在图书档案管理一体化过程中片中理论，发展水平十分落后，在管理过程中与实际情况不符的情况比比皆是。这就要求相关工作人员积极的借鉴发达国家的成功经验，立足于自身的实际情况，加强理论和实践的结合。

2 探究图书档案管理一体化的有效路径

2.1 构建管理制度，完善一体化信息平台

首要的是构建一体化管理制度，站在全局立场，紧抓信息时代顺应图书馆、档案馆两馆发展的趋势，进行各部门间整合和合理配置资源。继而，管理层需要强化重视度，提升决策可操作性、正确性，从而为图书档案管理一体化发展奠定良好基石，其中贯彻实践性与理论性结合的理念[2]。打造图书档案管理一体化信息服务平台，通讯网络技术以及计算机技术是必备前提，通过管理一体化信息服务平台实现信息利用集中、高效、高速的最佳效能，为共享信息资源创造一定的物质条件， 确保图书情报档案一体化管理提供了有效的途径。

2.2 实现统一的技术标准，加强队伍建设，提高工作人员的综合素质

网络环境下的图书档案共享与发展是互相关联的，只有二者横向联系，才能进一步实现图书、档案管理的相互交叉，使两个具有相同的工作系统在全面规划下互相协调、探寻两者互换性和交融性的结合点，从而制定出适用更广的技术标准，不断推动一体化的进程。只有进行信息共享中发挥整体合力，才能利用先进技术实现一体化管理，借助计算机网络技术与网络相连的综合信息检索查询所需信息， 实施网络化的模式可以加强档案信息资源网络共享建设[3]。一体化的管理说到底还是主要依靠人才为支撑，这就要求要注重人才的培养，尤其是培养复合型人才。转变过去人才单一、专业性不足等问题，建立一支知识面广泛、熟悉相关领域的高素质人才队伍，通过形式多样且灵活的路径探究人才培养方式，强化人才制度建设与管理，不断为图书档案管理一体化注入新活力。

3 结 语

一言以蔽之，图书档案管理一体化理应发挥双管作用，有针对性地解决制度问题、实践不足问题，不断发展一体化过程中管理水准。尽管当下图书档案管理一体化发展已取得一定成效，但是仍然任重而道远。

主要参考文献

[1]郭红艳，韩淑华，于冬梅，等.新农村建设中图书档案管理瓶颈及实施图书档案一体化管理的对策――以河北省秦皇岛市为例[J].科技信息，2016（17）：12-13.

第4篇：档案一体化管理范文

随着办公自动化管理在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在逐步实行“文档一体化管理”，以提高工作效率，加快办公现代化的进程，实现全面、科学的“文件连续体”档案全程管理。

文件、档案及其相互关系

尽管各国基于不同的需要和角度对“文件”定义的表述不尽相同，但还是呈现出明显的共性。文件有狭义和广义两种类型。狭义的文件是专指公共文件，即仅仅由“政府部门”或“公共机构”形成的文件，广义的文件则是指一切公私文件。20世纪70年代中期以来，西方国家对文件的认识开始倾向于广义化文件定义，对文件的界定从专指型转向泛指型。我国在20世纪80年代后期也提出泛指型的文件定义。即文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事物、表达意志和交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料。

而“档案”是人们在长期的社会实践中逐渐形成的概念。尽管西方国家在档案定义表述上千差万别，但是定义的共性也是显而易见的，即：多以文件定义作为基础，通常选择“文件”作为档案定义的属概念。而我国的档案定义一直是档案界的问题之一，争议的焦点主要集中在对档案定义的属概念存在不同选择。80年代后给档案下的定义是“机关”、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、及其它各种方式和载体的文件材料。它的主体是党政机关，因为党政机关处于领导和指导地位，其所形成的档案的价值也相对重要一些，无论过去、现在、还是将来，党政机关的档案都将是档案馆馆藏的主要来源。但人类社会是一个复杂的系统，作为这系统的每一个组成部分，都通过行使自己的职能从而维护整个系统的运转，少了任何一个组织部分，这个系统都是不完善的。推而言之，少了任何一类组织的档案，这个社会的历史都可能是片面的，因此，档案应从党政机关扩展到事业单位、再扩展到企业、其他社会组织。涉及公民个人档案（也就是人事档案），是档案的主体。“档案界”普遍认为文件是特定形成者在社会活动中逐渐产生的，其形成状态是分散和零乱的，而档案是经过分类、立卷、归档而构成一定系统并集中保存起来的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有内在联系的文件整体。文件经过单位文书的处理后，可转化为档案，其中的精华部分是“领导批示”，具有永久保存的价值。此外，文件纸张的质量好坏也决定了文件的质量，文件纸质最好是“种毛纤维”，其纤维素最纯、最多，一般可达90%以上。文件的质量好坏又直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着档案管理的优劣，反之，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，在文件管理中继续发挥着重要作用。

文档一体化的概念

所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

目前国内外学者对文件生命周期理论的阶段划分还没有统一的认识或划分标准。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的为四个阶段划分法，即制作阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。

文档一体化的实现

1、以“OA”为基础

在OA办公系统平台中，文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。福建科易档案管理系统是一个功能完善，操作简单，兼容性和安全保密性强的档案管理系统，对硬件设备要求相对较低，具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网，对本单位的文件及档案资料进行查询利用，充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。该系统还可以统一管理档案原文和档案目录著录项目，著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期及收发文日期等。这就为档案室在今后管理工作中不再重复著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化，档案室也就摆脱了繁琐立卷任务。

2、对文书工作的要求

抓文件登记管理，根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题一年度分类法来分类，并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。

3、设备与软件的投入

目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。

第5篇：档案一体化管理范文

关键词：文档一体化 档案管理 优劣推断 探究

电子档案作为单位档案管理不可或缺的组成部分，它的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，它既为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，也对档案管理工作提出了更高的要求。在充分认识其管理成效的基础上，切实关注电子档案与纸质档案的优劣比较，扬长避短，才能做好电子档案的管理工作。

一、对电子档案的优势判断

（一）提高了工作时效和归档时效。在当今的知识经济时代，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

（二）补漏增缺遗漏文件更加快捷及时。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这样只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

（三）单件文件提档有利于档案保密。过去查阅档案时是整卷提供。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

（四）电子档案确保了标准统一。档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、对电子档案的劣势判断

（一）归档工作的困境。办公自动化是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。从档案管理部门档案种类来看，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。但是却是电子档案的主角。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

（二）归档法律效应的困境。电子文件是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理人员对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

（三）档案利用上的困境。电子文件的查询利用是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

（四）电子文件保管中的困境。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。

三、结束语

面对电子档案给档案管理带来的新挑战，档案管理工作要向前端延伸，实现文档一体化。单位领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。

参考文献：

[1]李谨，《浅谈如何做好电子文件的归档管理及利用》[J].新疆水利，2009，（2）

第6篇：档案一体化管理范文

一、档案及档案一体化管理的涵义

人类在实践的过程中所保存下来很丰富的最原始的那些信息类的资源，就是现在所说的档案。档案传达出来的是事实的真相及历史，档案的管理工作就代表着尊重经验、历史及事实。伴随信息时代的到来，对信息的管理工作已经开始由之前的纸质类开始向电子化，档案开始变的越来越具有综合性，开始集科学、政治以及服务为一体，作用也非常明显，成为电力系统非常重要的组成部分。

传统意义上的档案管理已经不能适应不断发展的时代需求，电子类文件与计算机系统的一体化管理应运而生，成为时展的必然结果。档案管理工作具有三层的特性，即政治、管理以及服务，档案管理工作的存在就是将档案与档案管理人之间所存在的矛盾进行解决。档案信息非常关键的特点就是数据精度要求高，信息量非常的大，信息时代的到来恰好可以解决这些问题，档案一体化的利用及管理指的是用科学的组织及方法、指导思想及手段等有效的对档案进行管理，将档案工作的质量及效率进行提高，为档案管理提供现代化的理论基础，档案一体化的管理工作呈现多越来越多的优势。

二、信息时代电力系统在档案一体化管理中存在的不足

（一）传统的档案管理给现在留下了很多麻烦

信息时代的到来，电力系统越来越意识到档案管理的重要性，慢慢的也在加大资金的投入，所以，以前的档案管理的?算不错。但是，由于之前电力系统的档案特别多，很多都是纸质，并没有全面的扫描进行电子化的保管，利用过程中，就很容易出现翻烂的情况，这样是很不利于电力系统档案的保管的。

（二）对档案一体化管理和利用还是很不规范

信息时代的到来，对电力系统提出了更高的要求，但是在实际的操作过程中，还是很难做好科学的对档案进行立卷以及科学分类，在管理的过程中很难系统、规范且非常科学的管理档案。

（三）档案的管理人员整体的综合素质还需要进一步加强

电力系统以前很多的管理工作都是手工来完成，相比较而言还是很落后的。伴随着信息时代的到来，信息化在不断的加强过程中，可是现在很多档案工作者并没有经过很特别的训练，不能满足信息时代电力系统的要求，需要不断的提升自身的综合素质，来满足不断发展的时代需要。

（四）档案一体化管理配套的设备还不是很齐全

由于电力系统传统的管理工作都是通过手工完成，所以并没有配备很多先进的设备。在这种情况之下，即使档案的工作者具有很高的综合素质，若没有完善的网络化设备，也难以完成电子系统档案一体化的管理工作，这很不利于电子系统档案一体化的实施。

三、在信息时代促进电力系统档案一体化管理的措施

（一）进一步加强电力系统的档案一体化管理工作

信息时代的到来，在带来方便的同时也带来了很多弊端，因为网络技术还是存在很多弊端的。所以，一定要进一步加强电力系统的档案一体化管理工作。电子类的档案应该进行专项式的管理，在对电力系统档案技术方面相关的文件整理的过程中，应该加强管理以及存储方面的管理工作，整理原件资料的时候，应该特别注意将原件保存好。

（二）健全信息时代档案一体化管理相应的法律法规制度

档案一体化管理工作的实施其主要的目的就是确保档案信息的安全，所以，一定要健全对应的法律法规制度。当今社会，人类赖以生存的最基本的生产要素就是信息、物质及能源。介于此，一定要相应的制定出相符合的法律法规制度。将档案的管理工作在制度方面进行细化，尽量做到一个人一个岗位，一个岗位一台电脑机器，将档案一体化管理的制度全面的完善。使档案的信息安全的进行运转，系统的予以建设，检测也要规范并标准。在具体的建设过程中要做到有具体的标准可参考，有法律法规可遵循，真正的做好档案一体化管理的标准化及规范化。

（三）完善电力系统档案一体化管理体系，将系统存在的不足找到并弥补好，提升防范的水平

在对档案一体化进行管理的过程中，要将档案管理人员的综合素质提升起来，将安全的防范意识加强，将个人的职责明确下来，将管理人员在培训方面的教育工作加强，提升档案管理人员的综合能力。

（四）将电子系统档案一体化资料相关的配套基础设施落实好

信息时代，电子档案系统的一体化离不开完善的基础设备的建设，在对电子系统档案一体化的资料进行管理的过程中，若配套的基础设备质量特别差，外部的环境也非常的恶劣，就很容易使档案资料出现不可预测的问题，档案所存储的时间也将相应的缩短。

第7篇：档案一体化管理范文

一、办公室文秘工作与档案管理工作概述

（一）办公室文秘工作

作为办公室文秘人员，需要帮助领导处理一些日常的事物，并且还要帮助领导传达思想。除此之外，文秘的工作职责还有起草文书、整理工作文件以及协助领导进行一些工作决策的制定等。因此，文秘工作人员是一个经常与文件接触的工作，所以对文件的起草、整理、传达以及处理和保管是文秘工作的主要内容，通过这样的方式有助于文秘人员更好地为领导服务，做好协调工作。并且，作为文秘人员，要具有良好的保密意识和较高的政治觉悟。

（二）档案管理工作

在企业档案管理工作中，主要的工作内容就是对企业内部的相关文件资料进行收集和管理。在管理工作中，要把文件进行严格分类并且要妥善保管。对档案进行妥善、良好地保管，有利于档案信息资源被合理运用，从而使领导在作决策时能够找到依据，从而促进企业的整体发展更加稳定、科学、高效。

二、文秘工作与档案管理工作一体化的意义

（一）提高工作效率，加强办公室人员的素质

办公室文秘工作对企业内部的各项工作都具有衔接的作用，是企业内部的一项重要的工作。而文书档案管理工作不仅仅是对文件的整理和归档，而是要在企业需要使用资料内容时，能够准确地进行调阅，并提供查询服务。因此，对文秘工作与档案管理工作的一体化建设，需要文秘工作人员具有良好的素质以及较高的职业素养才能够胜任。因此，要加强对工作人员专业知识以及职业素养的培训，使其能够在工作中更加顺畅、连贯地开展一体化工作方式，使文秘工作提升质量，档案管理工作基础扎实。

（二）提高公文质量和档案管理质量

在当前的社会发展中，信息技术的运用已经越来越深入，在文秘工作和档案管理工作中，大部分企业都已经通过对信息技术的运用而提升了工作质量。通过信息技术的运用，能够有效节约工作时间，在此基础上还能够提升工作效率。通过对计算机的运用，能够使办公工作更加自动化，从而节约人力成本，并且计算机出错的概率相较于人力而言要少许多，因此还能够提升工作的准确度，最终使工作质量得到提升。

三、文秘工作和档案管理工作一体化过程中存在的问题

（一）档案管理意识薄弱

在当前企业工作中，文秘人员是领导的左膀右臂。由于在工作中文秘人员需要负责的文书内容较多，因此就会造成工作繁忙，无暇顾及档案管理的问题，对档案管理的意识较为淡薄。在工作中，无法做到以档案管理的标准进行文书处理，会造成许多文件的原稿保存不当或者文件编码错误等问题，直接对公文的质量造成影响，还会影响后续档案管理工作的正常开展。

（二）档案范畴把握不准

虽然看起来档案管理对象就是一些文书资料，但是在实际的工作中，档案管理工作涉及的内容是多种多样的，其中包括声像资料以及重要机密文件等。在当前的一体化工作过程中，会存在文秘人员对一些重要的档案与普通文书没有进行区分和标注的情况，从而会对文件的质量造成直接的影响。这就属于档案范畴把握不准的问题，会造成档案管理混乱，在后期调阅时十分困难。

（三）及时性差

在当前的文秘工作与档案管理工作一体化进程中，还有一个重要的问题就是及时性较差。由于一些员工在从事文秘工作的同时还在进行档案管理工作，所以在实际工作中，难以具有充足的时间和精力对档案资料进行整理和保管，或者是由于一些原因无法及时对档案资料进行归档等。

四、文秘工作与档案管理工作一体化的有效对策

（一）提升素质，加强修养

一方面，通过加强培训提升员工的综合素质。秘书人员作为领导的助手，要加强自身政治素养和职业能力的提升，并且要兼顾档案管理工作。要加强对文秘人员的培训，使其能够掌握多个领域的知识，提升自身的综合素质，加强对信息化的学习，使自身能够熟练地掌握信息化技术。另一方面，要加强道德修养与责任意识的培养。档案管理工作的工作对象就是档案，因此对档案的管理要具有良好的专业性和责任心才能实现，并且档案管理工作较为枯燥乏味，因此，需要工作人员具有良好的道德修养才能胜任。

第8篇：档案一体化管理范文

关键词：文秘；档案管理；一体化

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)08-0037-01

1　档案管理与文秘工作的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点，文书处理工作是接着机关工作活动规律，保持文件之间的历史联系，再根据它们的连锁反映来区分价值，反映历史真实面貌，为档案的保管和查考提供便利。档案工作同文书处理工作是鱼水关系，档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现，而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系，它们是一个社会分工不同的两个专业，它们在工作中既相互制约又相互联系。

2　文秘工作与档案管理工作衔接的重要性

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行。极为关键。首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息。使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增。是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

3　做好档案工作对文书处理工作的影响

(1)档案的利用推动了文书处理的再生工作。

档案管理是一门专业性很强的学科，它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此，搞好档案管理不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供信息，提高企业经济效益，促进改革发展发挥特有的作用。

(2)在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁，也是文件转化为档案的必经之路，所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础，而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平，文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密，这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。

(3)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整，堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明，在文书处理文件立卷归档过程中，如若忽视档案工作对他们的监督指导作用，不仅会降低对文件立卷归档质量标准，而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定，不能有文必档。要找出文件的六个特征，即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。这个关口把握不好势必要影响案卷的质量，最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来，健全两者之间统一的立卷归档制度。共同负责。使之规范化，这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。

4　如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化

(1)强化“文档一体化”意识。

虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想，在实际工作中，把住文书处理规范化的人口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作。头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照机关事业单位公文处理程序，文件在阅办前首先要进行登记，登记内容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间等内容，这与以“卷”为单位整理时抄写卷内目录的工作非常相似。我们可以把一个年度内的档案视为“一卷”。把文件登录作为这“一卷”的内目抄写工作。在保管期限属于永久或长期(保管期限属短期的单独处理)的文件左上角编号。从当年的第一份文件编起。考虑到随后要移交给综合档案室，件号应包括全宗号、文件所属年度和文件顺序号，顺序号应一年编一个流水号，编号后，按所编顺序号将文件正文扫描入计算机。这样，文件原件与计算机内保存的文件在内容上是相同的，并且是一一对应关系，然后将文件发出供部门阅办。每隔一段时间，将阅办完毕的文件全部收集起来，按件号先后顺序装人卷盒。在不改变原有件号的前提下，利用计算机对机内文件进行分类，模拟人工立卷，然后按类别将属于目录条的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成时间先后顺序排列后进行打印。这样，整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成了。

第9篇：档案一体化管理范文

[关键词]文秘工作；文书档案；管理；一体化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.142

[中图分类号]C931.46 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01

1 文秘工作和文书档案管理工作的关系

这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。

随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。

2 文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

在这两种工作的日常运行过程中，都是各自负责自己的工作内容，这种制度在一定程度上使这两者间的距离越来越大。文秘工作对文书档案管理工作的内容不明确，而文书档案管理工作在工作中也不会考虑到文书工作的内容，最终导致在公文的格式及管理方法等方面存在很多不规范现象。

2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范

公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

2.2 版记不全面，办理程序不规范

文书工作和文书档案工作实现连接就是通过版记进行的，但许多文秘工作却对其不加以重视，出现一些公文没有印发部门和时间等现象。另外，文秘工作在选用主题词时，理所应当地把公文标题的一部分作为主题词。再者就是在许多公文办理工作中存在不规范现象，例如，越级签发、没有对公文进行登记就签发等，这些都会影响到文书档案工作的质量。

2.3 归档资料不完整、编号不规范

在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。

2.4 用纸不达标、装订不规范

纸张大小、型号不统一，导致在装订时出现掉页等情况，影响公文的整体美观。另外，对公文的用纸质量控制不严格，一段时间后出现字迹不清晰等情况，严重影响公文质量。

2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面

许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。

2.6 移交资料不及时

因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。

3 实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施

3.1 强化文档相关人员的管理意识

为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作，提高自身工作意识，为实现这两种工作向着一体化发展打下基础，使文档一体化管理工作更加规范。

3.2 强化公文全过程的管理工作，树立质量意识

首先，相关工作人员要有很强的质量意识，在公文的制发、编制、归档等工作中注重其质量。保证公文更加规范。全面详细地了解公文的格式、要求等，避免出现一些不必要的错误，给档案管理工作带来麻烦。

3.3 加强公文的标准化建设

要想实现这两种工作的一体化，就必须注重日常工作的标准化。这会使公文使用、归档、管理等环节更加便捷，不存在标准不一样的麻烦。

3.4 强化文秘工作中的文书立卷工作

文书立卷是文书处理的最后一个环节，是档案工作开始的起点。所以说文书立卷是一项非常重要的工作，对于促进文档一体化有着非常重要的意义。

主要参考文献

[1]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].攀登，2007（5）.