档案管理基础知识大全精选(九篇)

第1篇：档案管理基础知识大全范文

关键词：高校；基建档案；管理

1 高校基建档案的特点

（1）系统性。基础设施档案文件准确地记录和反映了基础设施建设项目的准备、施工、竣工验收阶段工程项目施工过程。（2）复杂性。基建工程涉及多学科的知识，包括：地质、基础、建筑、结构、给排水、强电、弱电、暖通、空调、舞台音响、电梯、智能化、绿化、市政、消防、人防等知识，基建档案的内容呈现复杂的特点。（3）专业性。高校基础建设档案文件形成的建设活动中，进行基础建设活动按照专业分工的不同，有不同的专业技术内容和方法，档案的专业活动具有明显的专业特性。（4）实用性。基建档案归档后，在较长时期内发挥现行效用。（5）周期性。基建工程项目建设周期长，要经过立项、可行性报告研究、施工图设计、招投标阶段、施工阶段、竣工验收、竣工决算等阶段，在这些阶段中形成的资料较多。（6）广泛性。在建设、勘察、设计、监理、施工等参与建设的单位各自形成的资料中同样存在多来源的资料，决定来记录和反映基础设施工程建设的全景基础建设的档案来源广泛的特点。

2 高校基建档案的内容

高校基建档案的内容因不同的基建项目而异，通常可分为工程准备阶段、监理、施工、竣工验收文件等四大类。

（1）工程准备阶段文件： 包括立项；建设用地、征地、拆迁；测绘勘察、设计；合同；开工；建设、设计、勘测、监理、施工机构及负责人等。

（2）监理文件： 包括监理规划、监理月报、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制、合同与其他事项管理等文件。

（3）施工文件： ①开工报告；竣工报告；施工现场质量管理检查记录等；施工组织设计；技术交底；技术措施；安全措施；②建筑工程： 工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录；图纸会审；设计变更；技术变更联系单；新材料施工记录；节能保温测试记录；钢材、水泥、砖等出厂合格证及试验报告；地基和基础部门；主体结构部门；建筑装饰部门；屋顶部门等；③安装工程： 建筑给排水及采暖分部；建筑电气分部；通风与空调分部；电梯分部； 建筑智能化分部；④室外工程： 室外市政施工文件、室外绿化施工文件；⑤施工验收文件： 竣工验收记录、观感质量检查记录、质量验收记录、竣工图。

（4）竣工验收文件： 竣工验收报告及意见书、竣工验收记录、财务文件、声像、缩微、电子档案。

3 加强高校基建档案管理的有效措施

3.1 构建完善的档案管理平台

高校建设档案是历史的真实记录和发展高校开展档案管理工作的首要任务是建立一个责任明确档案网络平台。高校建设档案工作可分为两个方面： 一方面，负责在学校档案工作的主管领导，由学校档案部、工程建设、学校各职能部门、设计单位、监理单位和施工单位负责人等档案网络管理系统，负责完成高校建设项目文件管理系统的协调，组织，计划，检查等；另一方面是管理部门在每个函数，个别工程建设项目，以及各种专业工作链接多少组根据相应的兼职档案员的工作内容文件档案网络系统，收集各种材料积累每个工作链接形式。同时，还应该部分有针对性的组织工程管理、建设单位，责任，监督人员档案法律法规、业务知识培训，加强档案的意识，提高档案管理网络的工作效率，确保文档是按时完成完整的文件。

3.2 高校基建档案管理工作应提前介入

之前，许多学院在某些建设项目准备阶段通常不会考虑到档案工作，甚至一个大型基础设施项目建设，仍然没有人管理档案，档案工作直到工程验收阶段管理、档案工作有很多困难。因此，高校建设文件管理应早期干预。高校建设是不同于其他项目，整个项目管理为主线，全面分别开始同时，承包商的特点，建设规模，档案产生更多数量、交付过程是复杂的，涉及建设、监理、设计、勘察、施工和其他单位。当投标基础设施文件收集物品应告知施工单位的投标，通知另一方交给的施工质量要求和内容文件，当建设单位的最终验收，确保提供一个完整的档案文件，确保档案文件。此时，在建设项目建设之初，高校档案管理部门组织和管理、档案负责建设单位建设知识人员的培训、学习档案管理的规定、要求，知识，为了更好的基础设施项目文件收集工作。

3.3 建立健全基建工程项目档案管理机构

高校建设基础设施项目文件，包括项目的勘察、设计、招标、施工、竣工验收等各阶段，有各种各样的载体形式的档案，由于不同的业务特点，其管理模式是相对复杂的，这需要一个明确的责任，加强档案意识，建立特殊文件管理部门，配备专职、兼职档案管理人员理解业务，负责工程施工期间的工程数据收集和归档工作。建设、监理和施工单位从一开始，必须根据项目的特点，总体规划，以适应档案工作全职，兼职档案员，明确职责和要求，确保项目每个阶段形成的数据收集、整理和归档的时间。建设单位，第一个建立的头，掌握高校建设项目档案工作，做好协调和计划作为一个整体，但也明显的档案部负责文件档案、验收工作，档案部门参与监督、施工等等，及时归档工作实践指导、监督检查，使档案工作真正渗透到每个链接建设的项目。

3.4 加强对档案人员的培训

建设项目档案，应该培养，宣传人员，学习贯彻国家建设项目档案管理的法律法规和方法。通过教育培训他们能熟悉明白《普通高等学校档案管理办法》和《档案法》基本建设档案文件管理等相关的法律法规知识，他们明确工程档案文件的程序、范围及归档整理积累相关的知识，统一的标准、要求、格式。

3.5 做到项目档案工作与项目建设同步进行

同时同步的进行工程建设和基础档案文件；工程建设和档案材料的积累，同时审批，项目竣工验收和竣工档案材料验收同步；为了确保建设项目档案的准确性、完整性、安全性、系统性、有效性的使用，高校档案馆的档案和建设指挥部工作人员应定期或不定期加强学校当局和承包商的检查指导，检查材料收集完成，材料是否符合标准要求，竣工图纸修改的基础上是否可靠，图是一致的，是否文件整理标准规范，内容真实合法有效签署，以及是否使用档案工作正常有序，保持安全、档案等档案收集和归档，根据施工过程的优先级的不同阶段，纵向明确责任主体和责任阶段，按照规章制度严格控制每个阶段文件质量的关键是搞好高校建设档案管理的措施。最后一个单位工程，要求有关单位及时形成文档的积累，在检查符合标准的工程建设总部存档。加强监督单位负责人收集、积累项目施工文件的准确，因此责任管理、监督所有承包商，可以检查发现问题，及时公布完成任詹⑷繁＜右允凳。

4 结束语

综上所述，随着社会经济的不断发展，校园建设规模越来越大，因此，有大量的基础档案。基础设施档案记录的原始数据建设的整个过程，既是施工及竣工验收、交付和使用的必要条件，和检查工程、管理、使用、变更、扩张，修复的基础依据。因此，高校建设工作的档案管理对学校的可持续发展的有非常重要的意义。

参考文献

[1]董瑞芬.试论高校基建档案的特点与管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009（01）.

第2篇：档案管理基础知识大全范文

【关键词】高校档案管理 质量保证 体系建设

随着信息化、科技化的快速发展，档案工作也进入了现代化、自动化的一个重要阶段，特别是随着网络化的发展，高校的档案工作也进入了网络化、信息化的新阶段。这个新阶段给高校的档案管理工作带来了很大的帮助，同时也助于减轻高校在整理档案管理中遇到的一些问题。在高校档案管理体系中，最重要也是最核心的一部分就是高校档案管理质量保证体系的建设，因为该档案管理体系不仅记录着高校的学生及教师的基本信息、师生及学校代表团的科研成果、社会服务的效益和开展。高校档案管理不仅保障了高校各项工作有条不紊的进行，还促进了各项事业的有序发展。

一、高校档案管理及知识管理

知识管理是由美国信息管理学家马钱德在20世纪80年代提出的一个重要概念，并且该概念在信息管理中扮演着一个十分重要的角色，特别是在高校档案管理中发挥着重要的作用，给高校档案管理工作提供了一个坚实可靠的理论基础和理论准备。高校档案管理是在档案学的理论基础上，通过总结高校档案工作的基本实践经验，经过一系列的分化、综合而形成的一门特殊学问。档案管理工作者通过自己所学的专业知识以及档案的管理知识对档案管理进行分析、分类处理，从而为档案使用者提供正确有效的各项信息。档案是通过书面以及电子文件，并结合事物实体等等，对个人生活工作、社会各个方面的活动及一些事物活动的具体数据、详细资料和知识进行记录、储存。

二、高校档案管理工作现状

众所周知，高校档案管理是以高校各种各样的实践活动开展的，并在此基础上对这些实践活动进行记录和整理，从而更进一步的为各项工作 实施提供更加详细具体的数字和参考依据，这对于各大高校对档案管理工作的有效进行起着关键的作用。

（一）高校档案管理工作所面临的问题。最近，通过对各所高校调查的结果进行全方面的研究分析，发现目前我国大多数高校在档案管理这一方面存在着诸多不良状况，总的来说就是各个高校的档案管理水平并没有真正达到高校各项事业的要求、跟上高校各项事业的发展，在这方面依然存在着很多问题，如：各所高校档案管理工作不够准确规范，具体体现在高校档案收集不准确规范、档案整理不准确规范、档案保管不够规范；高校档案管理意识的薄弱；档案管理人员的服务意识薄弱以及对归档和建档的重视意识不够高。

（二）高校档案管理工作所存在的优势。在档案管理及知识管理的基础上，高校档案管理从传统的档案管理出发，向着创新模式前进，旨在建立一个更全方面化、更全方位化的新型高校档案知识管理。该管理模式集中了知识管理的各种创新理念和各种技术方法，在很大程度上有效地促进了各个高校档案管理工作的有效进行。目前，高校档案知识管理工作有着很大的优势，具体表现在：现阶段的档案知识管理与当今时代的发展主题相符合；高校档案知识管理模式有着更加可靠的理论基础；高校有着优良、坚实的知识管理系统。

三、高校档案管理质量保证体系的构建

建立一个高效、完整的高校档案管理质量保证体系，在一方面能够有效地促进高校各项教育事业的发展，在另一方面能够保证高校档案更好地建立。

（一）高校档案管理信息化。近几年，随着数字信息化技术的高速发展，各种信息化管理在人们的日常生活和工作中起着很大的一个作用，这使得高校档案管理也逐渐运用信息化技术去解决各种问题，高校档案管理信息化的建立可以通过以下几个方面进行。其中最具有客观前景的是可以建立一个专门的管理高校档案的网站，利用网络来管理各种档案，比传统的用纸质记录档案更加全面，更加安全可靠，并且更有助于档案的充分利用和共享，在学校内建立管理档案的网站不仅有助于学校有关领导人的管理，还有助于有效利用档案。其次，在各个方面更进一步地去完善以档案资源为基础的档案管理的应用信息，利用多元化技术，开展网上服务，便于让更多同学及老师人员进行有关档案查询。

（二）档案管理质量保证体系的建立与发展。高校档案管理是集中服务工作与管理工作于一体的管理体系，不仅体现在档案管理工作服务于学校的各项管理工作中，还体现在学校的各项教育工作中。建立合理有效的高校档案管理质量保证体系，要在以建立可持续发展的质量保障体系基础上，更加完善各项服务体系。高校档案管理根据其本身所具有的特性和发展规律，运用宏观管理和宏观调控，加强对各个部门各个组织的管理，加强高校档案管理工作有条不序的进行，将这两者有机的结合在一起，能够更好的促进高校档案管理的稳定、快速、可持续发展。

高校档案管理工作在目前仍然是一个十分艰巨、充满挑战与风险的管理工作，为了能够更好的把档案管理工作做到效益最大化、管理公开共享化、资源共用化、可持续发展化，这就需要建立一套完整的、可实施的高校档案管理质量保证体系。该体系是在高校档案管理的基础上，顺应时代的发展要求，切实实施各项工作的稳定进行。

参考文献：

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设.现代情报，2007（6）

[2]张晏如.谈高校档案管理质量保障体系建设.北京档案，2011（1）

[3]任洁.基于双向视角的高校档案管理探析.兰台世界，2012（32）

第3篇：档案管理基础知识大全范文

[关键词]知识经济时代；档案管理；现代化

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0173-01

随着社会的飞速发展，计算机技术已广泛应用于各个领域，地质科技档案的管理也不例外。运用计算机进行地质科技档案管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，地质科技档案事业的内涵和外延将进一步扩大。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动地质科技档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快地质科技档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对地质科技档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。知识经济时代的地质科技档案管理人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快地质科技档案管理工作现代化进程

1、分清轻重缓急，循序渐进。地质科技档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快地质科技档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育，？加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使地质科技档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快地质科技档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把地质科技档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。

7、培养一批高层次的地质科技档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，以适应企业和社会的需要。

总之，知识经济的兴起给地质科技档案管理提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，加快地质科技档案管理工作的现代化，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济时代的发展中大显身手。

参考文献

[1]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004.1.

[2]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004.4.

[3]周宏仁等.信息化助建和谐社会的14个着力点[J].中国信息界，2008.3.

[4]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009.9.

[5]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009.9.

第4篇：档案管理基础知识大全范文

【关键词】知识服务；档案管理模式；创新

在时代的冲击下，我国的各项事业建设得到了全面地发展，同时为了迎合新时代进一步发展的需求，国内的事业单位也在积极谋求各项工作上的完善。在以往的事业单位中，由于工作进展速度并不快，所产生的信息记录并不多，因而严重忽略了档案管理的重要意义和作用。现如今，随着社会建设步伐地加快，各项事业工程建设得以全面有效地开展，而且其规模和数量也与日俱增。在这样的形势下，许多事业单位开始尝试对档案管理模式进行创新和完善，以求实现更高效率的档案管理。而在这个时期，知识服务这一概念被完全地提了出来，并取得了相当好的运用效益。它主要是指以档案管理为基础，对管理模式进行思考和创新的机制，主要通过对知识管理的编码化，实现创新型的科学管理。知识服务有别于其他档案管理模式的主要原因在于，它能够对档案管理的保管工作进行完善，服务于档案的主体用户。在对基于知识服务下的档案管理模式进行运用时，各个事业单位应当根据自身的独特功能和体系，选择最为合适的档案管理模式。以知识服务为基础的档案管理模式，首先是被社会上的企业所提出来的，由于企业的客户相对较多，他们需要对客户进行一对多的档案信息记录，而对这些档案的管理模式，一直较为落后，为企业整体的经济链带来的效益十分小。并且，对于一些较大的企业而言。他们在对待客户档案管理上采取地是分散管理的方式，给企业的档案集中使用造成了相当大的阻碍。为此，企业开始进行了档案管理模式上地创新和完善，进而形成了以知识服务为基础的档案管理模式。它给企业带来的效益主要体现在管理理念与技术的结合，并进一步完善了档案管理制度，使得企业的战略目标及客户管理更加科学有序，大大提高了企业的经济效益。

一、基于知识服务的档案管理模式的本质与意义分析

现如今的我国，已然逐步走向了知识经济，在企业的每一条生产链上，包括最初的生产加工，到最终阶段的销售，都充斥着相关的知识人员，而且在企业的发展当中，生产人员所具备的工作经验越来越多，对于企业效益地提高有着最为实质的作用。档案管理在企业的知识生产中，属于一个十分重要的服务性内容，而档案则是企业知识生产的一部分内容。与政府的档案管理模式不同，企业无论在管理性质还是在管理意义上，都是为了提高自身的整体效益，进而创造更高的经济水平。政府的档案管理，则是为了更好地提供服务。但是，在知识经济的时代中，两者却有着一定的联系。首先，两者都是为了改进自身的工作效率，使得档案管理工作更加协调而完善。其次，两者都需要以知识服务为基础，对管理模式进行各方面内容上的改进，包括制度、管理方法、管理人员的素质。最后，两者虽然工作性质不同，但都在不同的层次上推动着我国的经济建设步伐。

（一）内涵

在新时期的档案管理当中，事业单位首先需要依照知识服务的具体内容，建立健全相关的管理制度，并以计算机信息技术为基础，使得档案管理系统朝着编码化的方向发展，进而形成科学的档案管理流程，切实满足档案的主体用户需求。基于知识服务的档案管理模式，其内涵是以服务为核心，在单位的服务链上，加强单位与用户之间的联系，并根据对用户档案的有效管理，为他们形成更加有效的服务。因而，为了保持这种档案管理模式的活力，事业单位需要经常地对档案管理制度和系统进行创新和优化，以紧随用户的变化，产生更加切实的服务效益。基于知识服务下的档案管理模式，无论在内容上，还是操作方法上，都与传统的档案管理模式有着很大的区别，它所进行的档案管理，需要面对事业单位内全部的档案信息数据，包括了各个项目所产生的文字记录、图像、资料以及其他信息，因而基于知识服务下的档案管理，又是一个对知识信息的整合过程。并且，基于知识服务下的档案管理，需要切实考虑到对这些信息数据整合以后带来的经济效益，以服务为基本的出发点，形成与用户交流沟通的系统。事业单位通过对它的创新和完善，能够确保自身的工作效益得到全面地优化。而传统的档案管理则缺乏一定的目的性，主要是为了对档案进行管理而管理，所能产生的效益并不高。

（二）意义

基于知识服务的档案管理模式的提出和应用，对国内各项事业单位来说，都是一个创新而有效的发展过程。事业单位对它的利用过程，都是以计算机信息技术的运用为基础，对单位内全部的信息数据进行编码加工，并根据单位与用户之间的利益需求，建立起完善的管理体系。这种档案管理模式的特点十分明显，能够将传统的信息档案积累工作完全地转向为用户提供完善的知识服务，其是在传统的档案服务上所进行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了档案管理的服务职能。但是，它也存在一定的缺点，即需要大量的人力资源，并且在操作过程中，也会对事业单位内的其他资源的，形成较大的消耗量。因而，基于知识服务下的档案管理模式，能够为事业单位形成用户档案信息的管理系统，并通过这一系统加强与用户之间的联系，进而使得服务体系更加完善和合理，同时也能够为单位的项目管理和决策提供方向依据。

二、基于知识服务下的档案管理模式构建

（一）事I单位需要对档案管理模式进行整体上的规划和布局

在信息化时代，我国的事业单位，对基于知识服务的档案管理模式的构建，需要从管理基础和管理目标两方面共同着手。在管理基础的布局上，事业单位首先需要对现有的管理体制进行优化和完善，一个良好的档案管理过程，必然离不开管理体制的科学有效。为此，事业单位可以对本单位的档案管理部门进行组织结构上的优化，对其进行分层，将档案管理的部分内容分别形成不同的工作板块，进而使得整个档案管理体系能够科学高效地运行。其次，事业单位需要以知识服务为档案管理工作的基本出发点，设立明确而有效的管理制度。由于基于知识服务的档案管理机制，与传统的档案管理方法有着最为本质的区别，它的工作内容更多，且服务体系更为广泛。因此，事业单位需要对档案管理部门内的各个工作板块，制定针对性的管理制度，确保每一个工作内容，都有一定的工作人员负责。最后，由于档案管理模式的管理目标和方向发生了改变，因而事业单位也需要对管理流程进行创新，以促使其跟上事业单位整体工作的发展和变化。档案管理的流程，需要包括档案信息搜集、档案整理、档案分析以及档案的检索，在知识服务的基础下，事业单位还需要为档案的检索设置相应的搜索引擎，以提高档案的检索效率。在对档案管理的基础进行有效地构建以后，事业单位就需要明确自身的管理目标，并以该目标为导向，进一步优化管理模式。对于管理目标的设置，事业单位要根据部门内工作人员的实际状况，以及单位当前的事业开展需求，制定最为切实且能够达到的管理目标，否则会严重降低工作效益。

（二）对档案管理原则进行构建

1、管理目标原则。档案管理的最基本功能在于提高事业单位的工作效率，为它的决策及管理形成依据。因而在企业构建档案数据库的时候，需要以自身的工作效率优化为目标。虽然档案管理的工作内容，并不能为事业单位的工作产生直接的效益，但是，它可以从侧面为事业单位制定具有一定价值的目标，并在达到这一目标的过程中，帮助单位事业工作得到迅速地完成。在基于知识服务下的档案管理模式中，档案管理的目标要随着外界的变化而不断进行优化和改进，只有这样才能保障档案管理目标长期具有较高的适用性，促使事业单位的工作进程更加合理有效。总之，事业单位的档案管理部门，应当在时代的发展中，将先进科学的目标管理意识最为切实地贯穿到档案管理的流程中，以充分调动部门工作人员的工作积极性，提高档案管理的整体效率。

2、协调系统原则。基于知识服务下的档案管理过程，本身是通过计算机信息技术实现对事业单位数据信息的管理过程。为了提高档案管理的有效性，管理部门应当对管理制度、体制、组织结构进行合理地协调，确保它们的工作处于科学有序的状态，进而形成明确的知识管理系统。为此，管理部门应当坚持协调系统的原则。首先，事业单位的档案管理，应当与当前工作的方向和内容结合起来，为了更好地完成当前的工作任务，事业单位必须重视档案管理系统协调的重要性，并将档案管理工作与事业单位的整体工作流程完全地结合起来，进而使得档案管理内容能够符合其他部门的工作需求和进展，凸显出更好的经济效益与价值。其次，档案管理部门应当重视管理制度的规范作用，与部门内部的组织结构相协调，两者相互促进，使得档案工作的工作体系趋于完善。最后，在协调系统的原则中，事业单位应当考虑监督体系的完善。虽然事业单位往往设有监督部门，但其的权利范围过于分散，而且监督的重心也不在档案管理上。为此，在档案管理部门设置全新的组织结构时，应当形成一定的监督体系，并赋予这一体系监督档案管理流程的权利，进而使得档案的封存和数据搜集管理得到有效地监督，变得更加完善。同时，很多档案管理部门的工作人员，在进行工作的时候，经常会由于自己的马虎大意，而搞混一部分档案，容易导致档案的缺失。在这样的状况下，通过设置合理的监督体系，档案管理部门能够及时地发现这一问题，并进行迅速地更正，提高了档案管理服务的高效性。

3、优化资源配置原则。基于知识服务下的档案管理模式，主要通过计算机信息技术的运用而开展，因此，它需要事业单位对档案管理部门配置一定的物力和人力资源，而且在知识服务的引导下，档案管理工作已然得到很大程度上地拓展，仅仅保持原先的人力是不够的，还需要增加一定的管理人员，以实现高效率的档案管理工作流程。同时，事业单位还需要对现有的数据档案资源进行分类和整合。之所以要进行分类，主要是由于新时期的事业单位工作项目和事务，所形成的信息记录是相当繁琐地，管理检索起来十分地不易，要想实现以知识服务为导向的工作性能，档案管理部门必须对这些档案资源进行分类，以分别为不同的工作和决策提供有效的信息依据。而对档案资源的整合，主要是由于事业单位的整体战略规划，需要实现对全部档案资源的有效管理。而在传统的档案管理体系中，这些档案资源的管理是十分分散的，存在相当多的问题。为此，必然需要进行合理地整合。在具体的整合过程中，事业单位的档案管理部门应当对档案资源从生成对归档的整个流程进行整合，同时也需要其他部门给予一定的支持和配合，进而形成档案资源的科学转化流程，提高事业单位的整体工作效率。

三、基于知识服务下的档案管理模式创新方法

随着时代的变迁，我国的事业单位纷纷加大了对档案管理模式的创新，并且也采用了一系列的科学方法。基于知识服务下的档案管理模式创新，主要是以知识服务为核心，所展开的档案管理方法创新。为了提高档案管理的效率，管理部门应当在知识服务理念的指导下，采取针对性的管理办法，以优化档案管理，提高部门的工作效率，并为档案信息的用户提供更加优质的服务。

（一）改变传统的档案管理理念

传统的档案管理工作，仅仅是为了管理档案而进行管理，并没有完善的工作方向和目标，而且缺乏一定的实效性。随着以知识服务为基础的档案管理模式的建立，事业单位应当改变传统的档案管理理念，并将知识服务作为整体档案管理工作的导向，以对事业单位的档案管理体制和内容进行创新和完善。同时，基于知识服务下的档案管理模式，应当充分尊重档案信息用户的主体性，以为他们的服务为宗旨，积极进行各方面内容的完善。因此，为了满足用户的不同需求，管理部门应当对这些档案内容，以知识服务为选择，进行科学的整理总结，进而使得档案管理具有较高的灵活度，能够适应外界的变化，为客户生成更好的信息服务。此外，新时期的事业单位档案管理，其工作的有效性会对事业单位的主体工作形成直接的影响，因而事业单位应当加大对其的重视度，合理完善其的工作内容，加强其与其他部门之间的联系。

（二）对档案管理工作进行业务和制度上的创新

新时期的档案工作，所面对的档案信息数据是相当多地，而传统的档案管理业务和制度，都已经不再适合这一工作的需要。为此，事业单位应当对n案管理工作进行业务和制度上的创新，具体的措施可以分为以下几方面的内容进行：首先，适当拓展信息数据的搜集范围。在传统的档案管理工作当中，管理部门所要搜集的内容并不多，主要为当前工作的各项数据。而在新时期的档案管理工作中，需要将事业单位相联系的信息、非正式文件资源、事业单位的工作规划以及客户信息，进行完善地搜集，因而它的搜集范围是相当广泛的。其次，档案管理部门应当对档案的分类方法设置创新的方案。基于知识服务下的档案管理模式，需要对档案管理的不同板块工作内容进行分类，分类依据主要为信息数据的类型和使用主体。这种全新的档案分类方法，相比以往的档案管理分类工作，更加科学高效，能够改善传统档案分类不合理的状况。最后，事业单位应当对档案的管理分析制度进行创新。在搜集完一份数据信息以后，并不能直接将其进行存档，而应当优先审核其的价值，因而需要运用到一定的鉴定制度。而传统的档案鉴定制度过于笼统，所能产生的适用性十分低。在对其进行创新的过程中，需要设定明确的价值标准，以确保档案的价值得到正确地评定。

（三）以知识服务为核心，引进先进的技术人员及设备

基于知识服务下的档案管理模式开展，需要以一定的计算机设备为基础，而且需要档案管理人员具有相当高的专业素质。因此，事业单位要以知识服务为核心，引进一些以计算机为主的先进档案管理，同时，为了较好地运用这些设备，事业单位需要对档案管理工作人员进行适当地培训，如果培训的效率并不高，事业单位也可以考虑从外部引进一些先进的技术人员，以确保新时期档案管理工作的有效性。同时，事业单位也可以科学地利用这些设备和技术人员，广泛地搜集数据信息资料，积极做好数据信息的导入工作，并在数据信息形成切实的档案资料后，合理鉴定档案资料的价值，进而直接有效地提高档案管理工作效率。

结束语

总而言之，基于知识服务下的档案管理模式，为新时期档案管理工作的改革和创新提供了全新的思路，事业单位应当加大对其地关注，以知识服务为基础，积极采取针对性的方案和措施，进而最为有效地改善档案管理工作，提升整体的工作效率。

参考文献：

[1] 严永官. 《社会主义新农村建设中的乡镇档案管理模式研究》课题通过评审[J]. 上海档案. 2009（05）

[2] 薛君妍. 试论对档案管理模式改革的若干建议[J]. 办公室业务. 2016（10）

[3] 杨爱丽. 如何做好电子档案的管理与利用[J]. 民营科技. 2014（11）

[4] 王艳霞. 浅谈企业集团档案管理模式的选择[J]. 机电兵船档案. 2015（03）

[5] 王林娜. 档案管理模式的分析与研究[J]. 河北广播电视大学学报. 2015（05）

[6] 彭红梅. 浅谈高校档案管理模式的探讨[J]. 人力资源管理. 2014（02）

第5篇：档案管理基础知识大全范文

关键词：企业档案；管理人员；基本素质；提高；方法

进一步加强和改进企业档案工作,深入贯彻落实档案法律、法规,全面细致、扎实认真地做好企业档案基础工作,是全面落实科学发展观,发展企业的基础性工作。档案管理的特点、性质、任务决定和要求档案工作者必须具备较高的政治素质、精湛的业务素质和良好的职业道德。

一、良好的政治素质是做好企业档案工作的前提

企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。较高的政治素质是做好一切工作的前提和准则。档案工作者要树立坚定正确的政治方向,树立共产主义的远大理想和科学的世界观、人生观、价值观。具体来讲,就是要正确履行《档案法》的义务；较全面地了解党和国家各时期的方针、政策；树立历史唯物主义观点有卓识的远见；充分认识档案工作在我国现代化建设中的重要地位；同时应具备甘愿寂寞、甘受清贫的良好的职业道德,才能在知识经济时代全身心地投入到档案工作中,才能坐得住凳子,不被外面得世界所左右,将自己主动融入知识经济的主战场,利用自身优势,发挥行业特点,一切服从和服务于经济建设这项中心工作,将档案这一重要的知识载体,自觉地融入知识经济的大潮中去,从而发挥档案资源的巨大作用。

二、精湛的业务素质是企业档案工作者立身之本

精湛的业务素质是档案工作者必不可缺少的,集中表现在以下三个方面:

1、企业档案工作者要有广博的基础知识。档案的内容涉及政治、经济、军事、外交、科学和文化等广阔的知识领域。种类繁多的档案形成于各个历史时期的各种机构或人物,具有很多不同的复杂的特点。对它们的管理和使用,实际上就是对它们内在的知识内容进行不断地分析与综合,使其便于科学的利用,充分发挥其参考凭证作用。这就要求档案工作者要对分散的各种档案等进行处理和整编,进行科学地整理与鉴定,选择与编研有价值的材料,主动向利用者提供系统的知识。这实质上是一种创造性的脑力劳动。具体说来,档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成的。这些环节都有一定专业的研究领域。例如,整理工作必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。这就要求档案工作者全面具备各个方面的知识水平。

2、要有较高的科学文化素质和系统的档案基础理论以及适应市场经济竞争的基本素质。档案工作者要适应知识经济,必须要掌握现代化管理水平,建立科学的档案管理体系,随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,使档案管理与企业工作同步发展。

档案学的基础理论和专业知识,不仅包括档案管理学,而且还有文书学、档案文献编纂学、科技档案学、中国档案史、外国档案史、档案学理论与历史、档案学概论、档案保护技术学等等。全面系统地掌握档案学的基础理论和专业知识,必须抓住两个环节:

一是要全面学习,持之以恒,既要有计划地学习档案学的专门著作,又要学习和掌握党和国家有关档案工作的法律、规章、实施办法等文件。二是要勇于实践,认真总结。实践出真知,通过总结才能使感性认识上升到理性认识,不仅要总结成功的经验,而且要总结失败的教训,通过总结,探索档案工作的规律。适应市场经济竞争是对档案工作者的办事能力和掌握科学文化知识和档案学理论知识的综合反映。办事能力的大小,在一定程度上决定着工作效率、工作质量和工作水平。为此,档案工作者不仅需要具有健康的生理和心理素质、具有较强的法律意识和专业的技术能力、具有参与能力和高效管理能力,还应该具有不断开拓进取的创新能力和高效服务的能力。

知识经济的本质是创新,可以说,知识经济就是知识创新,创新的经济。同志指出“创新是一个民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力。一个没有创新能力的民族难以立于世界先进民族之林”。面向未来,面向知识经济,首先,档案工作者观念要创新,这是创新的基础。无可否认,计划经济体制的弊端对档案工作的影响仍然存在。所以作为当代档案工作者,决不能被传统观念所束缚,而应树立强烈的创新意识,增强创新观念。观念创新了,工作就会出新思路,新招数。其次,多干实事,少说空话。这是开拓创新的必然要求,又是巩固发展大好形势,搞好档案工作的基本经验。再次,要有良好的精神状态。要抓住机遇,看准了就大胆地试,大胆地闯,有一种使命感,认认真真抓创新,扎扎实实促发展,把档案工作“无所作为”的困惑转变为“大有可为”的振奋。要兴利除弊,大胆改革,使档案工作适应时代的需要,适应社会发展的需要。

所谓高效服务的能力,就是把服务于知识经济和企业的发展,作为企业档案工作者开展工作的立足点和着眼点,而服务意识的强弱,服务效率的高低,事关企业事业的发展。为此,档案工作者要提高企业档案工作的科技含量,强化服务手段,开拓服务渠道,使档案能够充分发挥其作用,也只有这样,档案工作者因为“有为”而就“有位”了。

第6篇：档案管理基础知识大全范文

（一）人员素质亟须提高

基层财政档案管理人员素质普遍不高，大多数都不是档案管理专业出身，对档案工作的重要性认识不够，有得过且过的消极思想，缺乏自觉学习档案工作知识的积极性和自主性。大多数单位档案人员身兼多职，疲于应付日常事务，无暇从事档案工作。同时，基层财政档案人员平时接受专业培训少，同外界交流也少，只埋头于传统的日常档案管理，导致档案管理工作管理手段呆板，缺乏创新，许多档案人员的思想水平和管理手段停滞在传统经验上，跟不上信息时代的发展，这些都严重阻碍了基层财政档案信息化建设。

（二）基础设施条件普遍落后

档案资源管理系统功能的实现很大程度上依赖于先进技术设备的应用。当前，基层财政部门普遍存在基础设施简陋问题，大多缺乏配套设备，电脑多数为已经淘汰的老旧机型，性能不高，刻录机、扫描仪等更是无从谈起。这种局面的形成主要因为：一是主观原因，基层财政机关对档案信息化建设认识不足，重视不够，在实际管理工作中财政档案信息化工作往往被忽视。二是客观原因，档案信息设备本身投入开支大，这不仅包括计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印、复印等相关设备的购置投入，还包括电子产品更新换代速度快，生命周期短等特点而引起的其后续升级、维修、更换费用等持续性开支，这对基层财政部门来说负担较重。当前基层财政档案管理设备普遍落后的现状是造成大多数地区基层财政档案信息化管理工作开展乏力、进展缓慢的重要原因。

（三）基层财政档案信息化建设的标准规范体系不健全

档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前，基层财政档案信息化建设缺乏一套规范统一的标准，不能满足档案信息化快速、规范的发展。当前，各级财政部门信息化建设正如火如荼，省级财政部门大都开发了几套专用财务软件，比如：办公自动化系统、债务系统、资金管理、县级版等等，但是软件的通用性方面仍存在不足，设计和实践中没有与档案管理系统进行衔接。同时，档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一等等，这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着基层财政档案信息化建设的步伐。

二、对基层财政档案信息化管理工作的建议

（一）强化业务培训，提高人员素质

基层财政部门对基层财政档案信息化管理工作要重视起来，有计划地开展一些基层财政档案人员业务培训和业务交流，将传统档案工作知识与网络信息知识结合起来，努力培养出即懂档案管理又懂网络知识的复合型人才，为基层财政档案信息化建设提供必要的人才保障。同时，基层财政档案人员要加强自我学习，自主学习计算机理论知识和运用技能，熟练使用各种现代化信息工具，不断提高自身档案信息化管理水平，为更快更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

（二）加大基础设施投入，做好日常设备维护

基层财政部门要在提高对档案信息化重视程度的基础上，整合资金，加大档案信息化建设基础设施投入，结合自身实际，确保必要设备，如计算机、数码相机、刻录机、扫描仪、缩微设备、复印、打印机等的配备，为档案信息化建设打下硬件基础。同时，积极与本单位信息部门做好沟通协调，做好基础实施的日常检查和维护，保证设备的良好运行。

（三）健全基层财政档案信息化建设的标准规范体系

一是要完善现行财政信息化系统与档案信息系统的对接。应该从软件设计阶段就考虑到这一问题，只有实现现行的各种财政信息化系统与档案信息系统对接才能实现基层财政档案信息化管理的快速发展。同时，建立健全基层财政档案信息化建设的标准规范体系。而且，值得我们注意的是：标准体系的构建仅仅是开始，标准的宣传贯彻等后续工作做好做足才能体现标准体系的价值。基层财政部门要在标准体系逐步健全的基础上，结合本单位实际，将标准落实到工作各个环节以便规范各个环节，从而实现基层财政档案信息化建设的规范发展。

三、结语

第7篇：档案管理基础知识大全范文

关键词：高校;档案;管理

高等院校档案工作是维护高等院校历史真实面貌的重要事业，是高等院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高等院校的重要基础之一，也是衡量高等院校教育质量和管理水平的一个重要标志。高等 院校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。但是，随着高等 院校的发展，档案管理工作在许多方面还需要进一步改进和提高。因此，如何加强高等 院校档案管理工作，具有特别重要的意义。

一、高校档案管理存在的问题

（1）高校领导对学校档案管理工作不够重视由于学校领导干部的档案意识较弱，认识不到位，学校档案管理工作置于各项工作的末位。学校领导把主要精力都关注在学科建设和基础设施建设之中，认为档案管理不过就是整理整理材料，没有认识到档案管理工作对学校建设的重要性和必要性。上行下效，致使学校的许多部门领导也普遍存在一种错误观念，认为他们的主要任务是教学和管理，档案材料的收集、整理不过是分外之事，不认真对待甚至不愿配合档案部门做好档案的收集工作。各级领导对档案工作的忽视，致使一些档案管理人员也无视自己的工作，认为自己从事的工作无关紧要，不能为学校的发展提供服务。从而导致档案方面的工作无法全面化、科学化的开展。

（2）高校档案管理人员缺乏相应的专业知识随着国家对高校的重视，各个高校对教学和学科建设方面投入了大量的人力、财力和物力。对教师的专业化要求很高，但是高校却极少特意招收与档案研究和管理相关专业的人才来学校专门从事档案管理工作，所以就造成很多高校的档案管理人员很多不是档案管理专业出身的情况，这些人员缺乏档案管理方面的专业化知识，不知道如何对档案进行规整，导致档案管理人员在工作效率和服务质量方面不能尽如人意，而档案的作用得不到充分的利用和发挥，造成档案资源的极大浪费。

二、高校档案管理的主要对策

（1）抓好基础工作，加强档案业务建设。为了使档案工作更好为高校科研、教学、管理服务（首先必须抓好档案的基础工作。第一，完善档案管理制度。档案归档工作要实行.三纳入-.四同步-。三纳入，即把档案工作纳入领导的议事日程（纳入教学、科研和各项管理工作（纳入教师、科技人员和干部的职责范围。四同步即布置、检查、总结、验收各项工作的同步。第二，全面实行文件材料形成部门和课题组立卷制度。为了确保各门类档案的完整、准确、系统。必须严格落实岗位责任制，强化档案收集归档保管工作。实行定人、定时、定质、定职的.四定-方针，严格把好档案的收集、整理、归档关。第三，把好案卷质量关。采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量和效率，又可为实现管理的现代化打下坚实的基础。

（2）建立校园档案网络化，实施目标化管理。高校档案部门应从实际出发，根据档案的社会地位与作用制定学校的档案管理目标。近几年，由于高等院校的不断发展，高校的分院、所、系都承担了教学、科研及党政管理工作。这就要求我们在高校内建立起一个完整的档案管理网络系统，在各个部门配备一批高素质的兼职档案员，并通过对兼职档案员的岗位考核，实行奖罚制。

（3）强化业务素质，提高档案人员的专业素质。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素。因此，加强高校档案工作人员业务能力的培养，提高档案工作人员的素质，培养档案工作人员在电子环境下的工作意识是档案信息化的关键所在，这就要求各高校培养一支专业化档案工作人员队伍。另一方面档案管理人员也要自觉加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。因此，高校档案管理人员应不断加强业务学习，掌握信息化技术运用能力，不断提高管理水平，实现档案管理的现代化，使档案工作逐步向规范化、信息化转轨，充分发挥档案的信息服务功能。

（4）提高服务水平。满足高校发展的需求。档案管理人员要了解学校中心工作和主要任务，摸清档案需求的动向，把握档案利用者的需求。要了解广大科研人员的心态，他们对档案利用效果和档案工作的评价，以提高档案的利用率。明确档案人员既是专业人员，又是服务人员，在工作中要利用现代化办公设备电话、传真、网络等，向需要服务人群、部门提供及时准确的档案信息。

第8篇：档案管理基础知识大全范文

一、提高重视大力投资

1.提高重视

提高重视是重点。优化关于档案管理的认识是保障档案管理顺利开展的基础。任何事项都必须获得重视才能实现发展[1]。档案工作自身具有很强的内务性，虽不引人注意，却必不可少。但由于部分人员对档案管理的忽视，对档案管理的认知仅存在于资料、材料的保存，而且没有意识到档案的重要性。正是这种思想上的误区，造成了工作中的不规范，影响工作水平的提高。所以，必须提高对档案管理的重视，深刻认识档案管理在社会发展中的重要意义，提高档案管理工作人员的业务水平和责任度，朝着现代化档案管理模式方向进发。加大力度宣传档案管理重要意义，在相关人员中树立正确的档案管理意识，关注档案管理人员生活情况、待遇水平，是这一行业人员处于稳定状态。将目标转向档案管理的基础工作，进而全面提升档案管理工作的水准。

2.大力投入

充足的投入是支撑。目前，档案管理工作中存在普遍的基础设施欠缺、工作地点不足等问题，还有就是基础设备不足、管理条件欠缺、存在危险隐患的问题。众所周知，档案管理的开展需要专门的场地和专门的设施。有利于资料的存储和管理，从而实现全面现代化的管理。只有保障充足的投入才能改善设备设施、确保工作、提高档案管理功能建设[2]。基层单位中，档案办公是基础。以有效的途径促进档案设施建立健全，确保相关办公条件满足要求，一旦出现场地、人员以及设备不足问题，应及时解决。优化库房环境，配备计算机、打印机、复印机扫描仪等设施，保障档案资料完备、准确，促进档案工作更好的发展，为档案工作提供更有利的环境。另外，重视档案信息数据库的建设，加大消防监督执法力度，提高管理水平，确保档案安全，落实档案效用，创造档案文化环境，从而更好的服务于档案管理工作，促进社会成员对档案管理认知的提高。

二、强化档案管理者的技术水平

1.紧抓培训

良好的档案管理离不开档案管理人员的高素质高水平[3]。档案管理是一项专业性和技术性比较强的工作，为了不被时代浪潮淘汰，专业的岗位培训必不可少。档案管理人员综合素质的提高不应只关注业务能力和知识程度，还应该重视政治态度和业务素质，提高培训力度，为档案管理培养更优秀的专业人员。另外，还应以现实为出发点，根据岗位的不同、层次的高低、渠道的多少展开培训。如有必要还可进行单方面的交流和观摩。为档案管理人员提供丰富的学习机会，紧抓专业水平。开展深入的调查，在实践总结中探索[4]。

2.讲究方法

其一，信息技术。档案信息化建设是提高服务质量的首选途径。将重点防御档案开发和利用，强化档案效能。以档案信息资源为社会服务也是开展档案工作的又一目标[5]。另外，信息化的迅猛前进将档案管理工作推进了更大的浪潮，信息技术是实现档案管理跨越的主要途径。所以，应尽量将新科技应用到档案管理中，促进档案信息化的实现。优化档案基础设施建设，改善硬件设施构建，整体优化档案设备，提高其服务水平。可以聘请专门的供应商根据实际需要进行系统软件设计，努力实现信息化操作[6]。

其二，促进同行业的学习十分重要，确保同行之间的业务联系，有效的信息沟通，相互补充。对于行之有效的优秀经验要主动吸收和借鉴，少走弯路。

第9篇：档案管理基础知识大全范文

关键词：铁路国土资源；档案管理

随着铁路系统的市场化发展，铁路国土资源管理部门面临着新的形势和要求。如何科学、有效地管理好铁路土地，提高铁路国土资源管理的效率和水平，充分、合理和科学地利用好有限的铁路国土资源，已成为急需解决的问题，而铁路国土资源档案管理工作，更需要进一步规范和提高。

一、铁路国土资源档案管理存在的问题

1）人员老化，素质参差不齐。当前社会已进入信息化时代，及时、全面、系统、准确地获取信息是做好各项工作的前提。档案利用者对档案信息的要求也是如此。档案管理工作者如果继续沿用低效率的传统手工管理模式，必将在社会发展的大趋势面前没有立足的空间。有的单位档案管理人员身兼两职或三职，对档案工作进行更多学习及管理无力集中，日常的查询只满足于需求；有的档案管理人员半路出家年龄偏大，单位又没有对其进行太多的业务方面的培训。老档案管理人员对纸质档案的原则、方法和技术、管理理论已熟门熟路，但不懂利用电子、文件形成等技术；而年轻的档案管理人员虽懂得信息技术或计算机技术，对档案管理的管理原则、管理环节和基础知识却懂得不多。

2）档案管理设备落后，计算机应用技术欠缺。由于档案管理意识普遍较低，没有配置档案管理所必需的设备，没有独立的档案室、档案柜、档案架，档案资料管理不善，摆放没有条理，不能按要求有目录、有索引、有电子台帐，能够使查找者一目了然。随着计算机的应用，电子档案大量地出现，但与之相适应的管理缺乏经验。电子档案本身具有信息与载体的可分离性、信息传递的网络化、信息存储的高容量及信息的易修改等特点。国土资源档案的管理工作者更应跟上形势，努力适应对电子档案的管理。有的部门虽然有计算机等相应的现代化设备，但又疏于对其进行操作技术培训，致使档案管理人员计算机水平欠缺，造成档案管理混乱。

3）缺乏业务知识，对土地法律法规学习不够。国土资源档案管理工作的发展，对铁路国土资源档案管理工作者的素质提出了更高的要求。新技术的应用使铁路国土资源档案管理工作者有了施展才能的广阔空间，但同时也对铁路国土资源档案管理工作者的素质提出了更高的要求。新时期的国土资源档案管理工作者，除了要求具有档案管理本专业的知识外，还要求具有计算机、外语、管理学等基础知识，尤其是要求具有国土资源管理基础业务知识。

二、建议

1）加强基础业务建设。按照铁路土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设。在铁路国土资源管理工作中，档案的形成要规范化、档案的整理要系统化、档案的保护要科学化、档案的管理要现代化。另一方面要积极探索对电子档案管理的新办法，把电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案管理的范围，并纳入档案管理部门的监督管理之中。

2）加强信息系统建设。随着办公自动化的普及，要加快档案信息电子化建设进程，充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。建议建立电子影像档案数据库，实现对电子影像档案的管理和维护，同时使其具备和地籍管理系统之间的数据借口，通过土地登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成地籍电子影像档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。

3）积极采用现代化科学技术，全面提高档案管理的现代化水平。在抓好档案基础工作的前提下，要着重提高档案管理的科技含量。铁路国土资源档案管理工作者要主动开发或引进先进的管理软件，努力学习国内外先进的技术和经验，及时配置不断更新档案现代化管理所必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化办公设备，充分利用现代化技术，探索对铁路国土资源档案进行扫描、光盘存储管理等新的办法。在建设新的办公楼时要科学设计、规划国土资源档案管理库房，有条件的要采用库房安全的自动化监控、库房温湿度的自动控制等先进技术。

4）加强档案法制的学习和宣传，推进依法治档工作。要利用多种形式，加大对《档案法》等档案法规的学习和宣传。对领导和干部职工的宣传要有针对性、注重实效；在档案管理工作中要强调依法治档，把依法治档工作真正落实到档案工作的各个环节。