电子档案管理办法精选(九篇)

第1篇：电子档案管理办法范文

关键词：会计档案 管理办法 变革内容

中图分类号：F233；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0079-01

为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合了《会计档案管理办法》（财预字【1984】85号）；1998年财政部下发《关于印发的通知》（财会字【1998】32号）；于1999年1月1日起施行该办法。这对各行政事业单位及其他经济组织会计档案管理规范化，更好地为社会经济地发展有依有据，起到了积极的作用。2015年12月11日，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，并从2016年1月1日起施行。

一、新《会计档案管理办法》实施的意义

就高校而言，旧的《会计档案管理办法》已无法适应新形式的需要，主要表现在：1.各高校的会计信息已大量使用会计电算化管理，没有明确而又统一、规范的电子会计档案管理办法，使电子会计档案管理多样化。2.各高校由于题科研经费的不断增加，会计核算量也随之大增。近些年会计档案的数量逐年递增，凭证柜、档案盒等会计档案的管理成本也随之不断增加。3.国家有关部门根据经济迅猛发展的新形式的需要，对会计法规、法律不断进行充实、更新、调整；原《会计档案管理办法》已不完全适应会计法规、法律的调整变化。

所以更新旧的会计档案的管理办法，适应改革的需要，出台新的会计档案管理办法更是当务之急。新的《会计档案管理办法》的实施，肯定了电子会计档案的法律效力。实现电子化管理；倡导绿色、低碳的电子介质存储会计档案，旨在推动互联网新的经济快速发展的形势下，以适应改革发展的需要，优化会计档案管理工作，使会计档案管理工作更上一层楼。

二、新的《会计档案管理办法》创新及变革部分内容

1.新的《会计档案管理办法》，细化了会计档案组织领导的相关规定，完善了会计档案的概念和范围，增加了电子会计档案的相关规定。第八条对电子档案管理有了新规定，是重大变革，未来电子会计凭证的归档，实现电子化管理。第十二条增加了对接收电子会计档案的规定，要求单位档案管理机构接收电子会计档案时必须对其的准确性、安全性、完整性等进行检测，符合要求才能接收。将电子会计档案纳入了会计档案管理的范围，填补了以往会计档案管理无电子档案的空白，增加电子档案这部分内容，有利于推动互连网经济的蓬勃发展。

2.新的《会计档案管理办法》，允许符合条件的会计档案不再打印，没有一味地要求所有的会计档案都必须打印成册。这样做既节约了会计凭证的整理成本和管理成本，又符合国家绿色环保低碳生活的倡导。

3.新的《会计档案管理办法》，确立了会计档案的法律地位，其中第三条增加了 “包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案”的规定，有利于推动电子会计信息数据的挖掘和发展，为政府决策和管理提供便捷有用的会计信息。

4.新的《会计档案管理办法》调整了会计档案的归档时间及会计档案的保管期限。第十四条将会计档案的保管期限调整为10年、30年两类，第十六条对会计档案销毁进行了修改“形成会计档案鉴定意见书”。完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。即根据实际鉴定结果销毁或继续保存。到了保管期限的会计凭证，经过鉴定没有利用价值便可销毁；有利用价值继续保留。十七条“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。十八条增加“由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销”。销毁程序严格由相关部门互相监督，疏而不漏。

5.新的《会计档案管理办法》进一步落实了基层单位管理会计档案的具体职责。在第五条里增加了规定：“单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案”；第六条删除了原来的《会计档案管理办法》里，会计凭证中的汇总凭证与其他会计凭证、会计账簿中的辅助账簿、财务报告中的“包括会计报表附表、附注及文中说明、其他财务报告。增加了半年度财务会计报告，纳税申报表与会计档案鉴定意见书，这是对会计档案范围的界定。

6.新的《会计档案管理办法》第二十三条增加了需要移交给建设项目接受单位的凭证有关的规定，更加切合实际，易于操作；二十四条对会计档案的交接上也增加了“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交” 充实了会计档案交接内容。

7.新的《会计档案管理办法》第二十七条，二十九条等对会计档案有其他要求，明确了对违反本办法规定的单位和个人由“县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门”进行处罚。明确了不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的管理也应参照本办法。新的《会计档案管理办法》适用范围很广。

三、新的《会计档案管理办法》不完善之点滴

1.新的《会计档案管理办法》档案的保管期限全部延后，其将会计凭证、会计账簿及会计档案销毁清册等均延期保管15年。在高校，超期保管的会计档案，占据储存空间太大，浪费经济资源比较严重。各高校财务处的会计凭证年年递增，学校的档案室储存空间很有限，只有部分的空间是储存会计档案的，其他档案柜无法容放会计凭证。高校各单位按人员配置办公室，根本没有多余的储存空间，存放档案。只好放在财务处的办公室或档案室一部分；放不下的档案另找存放地点。为了档案规范化管理，年年买凭证柜、档案盒等既增加了档案管理的成本，因存放地点的分散，查找档案也不太方便。所以笔者认为，只要不牵扯到未结债权债务的凭证，还是按保管期为十五年，就可销毁。一来可以节约档案管理成本，二来也可腾出一些存储空间，放置新凭证，加速周转，便于查找，提高工作效率。

第2篇：电子档案管理办法范文

我们常常说机遇与挑战并存，在当今，我国的档案管理就面临这样的新机遇，信息技术的发展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式，同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题，即在现在的电子信息技术飞速发展的时代，处在网络环境下的“无纸化办公”，无疑给档案管理带来新的机遇。

那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，又如何应用无纸化办公来有效地提高档案管理效率？这是新的课题，新的机遇，更是新的挑战。

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时，无纸化办公也对档案管理工作提出了更高的要求。

无纸化办公即办公自动化。办公自动化是利用技术的手段提高办公效率，灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

毋庸置疑，OA办公自动化系统节约了办公经费，办公纸张的用量和打印设备的耗材大大减少，节省了财力，更减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，使办公变得极为方便。

无纸化办公给档案管理带来的新挑战

一是档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

二是电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，那么，确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

三是电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

四是电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

第3篇：电子档案管理办法范文

［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2016.07.103

信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1人事档案管理无纸化办公现状分析

目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2人事档案无纸化办公存在的问题分析

人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。

2．1对电子档案归档的重要性认识不足

随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。

2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善

档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。

2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高

人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。

2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化

电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。

3对加强人事档案无纸化办公的思考

3．1加强人事档案管理的安全性管理

人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。

3．2加强档案法律建设

目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。

3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制

纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。

3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养

在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。

主要参考文献

［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.

［2］燕开良．在无纸化办公中加强档案管理［J］.办公自动化，2006（4）.

第4篇：电子档案管理办法范文

[关键词]电子档案；立法；内容

一、电子档案立法的必要性

（一）电子档案自身发展的需要。

电子档案是在新的时代条件下形成的新的载体的档案。从历史纵向来看，档案的载体总是随着时代的发展，技术的更新而不断变化的。历史上每一次档案的立法，都会相应的促进档案学研究的发展。因此，当代的档案立法也必须紧随时代的脉搏，适应并推动档案学的发展。从横向上来看，以美国为代表的发达国家，都已在电子文件（电子档案）立法方面做出了卓越而前沿的研究。我们国家在各方面正努力做到与国际接轨，因此也要求档案界研究具有前瞻性，对新兴事物电子档案进行研究，并推动其立法的实现，从而实现与国际接轨。

（二）社会发展的需要。

当前我国政府各级部门已基本实现办公自动化。这意味着，随着信息化技术的发展，越来越多的政府部门、社会组织及团体和个人利用计算机工作、学习、科研，必然会产生海量的电子档案，这些电子档案的归档、保管、传输和利用牵涉到各行各业、各级各类的机构，分布面极广。在使用和处置的过程中不可避免地触及诸多法律问题等，因此社会的发展要求对电子档案进行立法。

（三）各级档案管理部门对电子档案管理的需要。

2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过了《中华人民共和国电子签名法》），对电子档案的定义、凭证性以及保管利用等方面做了一些尝试性的规定，但是这些是远远不够的。电子档案立法还存在许多值得商榷的地方，而较之传统的纸质档案，电子档案的管理难度要大得多。因此必须对电子档案立法进行完善和补充，从而为各级档案管理部门对电子档案的管理提供法律规范，以使档案管理工作顺利有序地进行。

二、电子档案的立法考虑

电子档案在我国尚处于发展初期，加之技术本身飞速发展,很多问题都在动态之中。因此目前要想形成一部完整的电子档案管理的法规体系，首先应开展立法的各项准备工作,不具备制定法律条件的，可以先搞“行政法规”；不具备“行政法规”条件的，可以先搞部门规章”；或者制定一些引导性政策，经过实践检验之后再通过立法程序纳入法规体系。

（一）尽快组织力量，对现有相关的法律法规进行修订。目前，我国法律中涉及电子档案的法律法规主要有《电子签名法》、《电子公文归档管理暂行办法》等。在这些法律中可以适当增加对电子档案管理以及利用的条款，对电子档案的定义加以补充完善，对电子档案的凭证作用加以明确。

（二）对电子档案中亟待解决的一些问题，如电子档案的法律凭证作用、电子档案的保管方式、开放原则等，可以先由相关主管部门制定部门规章、区域规定，必要时，由国务院行政法规，试行一段时期，经由实践的检验并加以补充完善，最后正式立法。但要注意的是，各部门在制定部门规章、区域规定的时候，要加强沟通协调，避免造成令出多门，互相冲突。

（三）电子档案立法要立足于中国的国情，同时也要借鉴国外的经验。

在档案学的发展过程中，出现了电子档案这一新兴事物，对其进行研究，要持续而深入，不能一哄而起然后一哄而散地搞“时髦学术”。在电子档案的立法方面要紧盯前沿，充分借鉴各国先进经验，同时也要切实符合我们自身的实际情况，做到既不过分超前又能满足时展需要。

三、电子档案的立法内容

在《电子签名法》和《电子公文归档管理暂行办法》中，对电子档案做了一些规定，比如电子档案的归档，存储等，但是这是远远不够的。笔者认为还应从以下几个方面去进行补充完善。

（一）电子档案是指政府部门、社会组织团体、企业事业单位以及公民个人在政治、经济、文化和科学等社会活动中电子环境下形成的能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，可利用网络进行传输因具有存储价值而进行归档存储的代码序列。

（二）电子档案的归档、保管、传输、开放和利用。

在《电子公文电子归档管理暂行办法》中对电子档案的归档、保管、传输、开放和利用都做了相应的规定。但是这些规定都太大而化之，比如说就归档问题，《办法》在第五条规定“电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档”，它只是提到了电子公文在办理完毕后要归档，那么这个办理完毕的期限是什么？几天？几个月？又如第六条规定“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”其中对于将“具有永久和长期保存价值的电子公文”制成纸质公文是否有必要，会不会造成资源的浪费？笔者认为还要进行论证。而至于“建立互联”也没有做出具体的规定。

1.笔者认为电子档案归档要明确几个问题，首先要明确需要归档电子档案的类型范围。显然《办法》中的种类只是涉及电子公文，并且对电子公文的范围也没有作明确的规定，这显然不利于档案管理部门的管理。其次要对归档电子文件的“原件”进行规定。由于电子文件本身虚拟性的特性，使得电子文件很容易被修改而不露痕迹，档案界据此从技术层面上提出了“元数据”的概念，笔者认为有必要在法律的高度对这一概念加以确认，从而确保归档的电子文件是原始数据。此外，还应对归档电子档的等级做相应的规定，电子档案的登记究竟是用纸质目录登记还是电子目录等级还是两者都要等这些细节性问题做出相应的解释。

2.电子档案保管则更侧重于技术层面，主要是电子档案的存储介质、技术平台更新、安全和维护等。笔者在这里重点强调的是电子档案的保存期限问题，电子档案以数字形式存储的，同等信息量的电子档案的存储空间可能是纸质档案的几十分之一甚至是几千几万分之一。因此在存储期限方面，笔者认为电子档案应该比纸质档案宽松，从而能够最大限度的保留历史的痕迹。

3.电子档案的传输主要是指档案室在向档案馆移交电子档案时的数据传输。电子档案立法应该从传输介质和传输手段上加以规范，当然这还需要广大学者的研究论证。

4.关于电子档案的开放和利用，因为电子档案与传统档案相比，其服务方式多样，服务手段先进，服务对象广泛，因此电子档案立法要注重对其密级进行更严格明确的规定，从而确保不会因为开放利用电子档案而造成泄密。同时，电子档案开放利用还必须解决一个关键问题，那就是电子档案的法律凭证性问题。电子档案立法只有对电子档案的法律凭证性做出合理的规定，电子档案也才能够真正地为国家和社会提供开放利用。

总之，我国档案界对电子档案的研究还处在初级阶段，很多问题还需要档案界的各位同仁们充分发挥能动性作用进行深入研究，而就电子档案立法的问题更是需要不断创新和实践，在实践中推动电子档案立法的发展。

参考文献

第5篇：电子档案管理办法范文

关键词：办公自动化；电子文件；管理

电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?

以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。

1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理

电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。

使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。

未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。

2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难

我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。

3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存

电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。

如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。

电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：

3．1提高电子文件管理意识

电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。

3．2加强制度建设

目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

3．3做好电子文件的收集

电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。

3．4把好电子文件的鉴定、归档关

电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。

3．5加强电子文件的管理和安全防护工作

采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。

第6篇：电子档案管理办法范文

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程才能提供利用，与载体没有必然的联系。它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应当前的工作需要，因此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术、有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案管理信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。本着服务社会回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的电子档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里。在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息，采取维护电子文件产生原生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此电子文件档案化管理，是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件实行社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

一是电子档案的归档时间与传统不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档或某一事件周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子签名封答认证，由档案工作人员接受登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特别，还以为避免档案的流失和病毒的破坏。

二是电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别原始凭证性的关键信息也可以改变，这些都使电子文件原始凭证性辨别困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不出错误，以确保档案部门收到电子文件的原始性、真实性和准确性。

第7篇：电子档案管理办法范文

关键词：电子档案；管理工作；信息化与数字化

近年来，世界各国信息化发展进入了快车道，我国的信息化应用也进入大发展阶段。新技术的应用为社会各行各业带来极大的便利，但与此同时产生的大量的电子文件，则为档案管理者带了很大的困扰，如何应对新的问题与挑战，需要档案管理者以更大的智慧和勇气，积极创新档案管理。

一、电子档案产生的背景

自从1946年，世界上第一台计算机诞生以来，信息技术的发展可谓日新月异。与此同时，电子文件的飞速发展与广泛普及已是大势所趋。人们普遍认为，纸张的发明与推广是人类记录历史上的第一次变革，当下，正在发生的电子文件代替纸质文件，则很容易被理解为人类记录历史上的第二次变革。而档案是什么？其本质就是原始生活的记录。尽管记录的载体发生了变化，但是本质却是同样的。

那么，就出现了一个问题，这个问题给他的管理者带来了极大的困扰，即：发生了载体转变的巨量的电子档案如何有效管理？

二、电子档案管理的现状

（一）电子档案更难鉴定

国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》（以下称《办法》）第二条称：“本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”那么，问题是，随着各行各业信息化技术的应用，例如不同办公管理软件的应用，由此产生了不同形式、不同规格，可谓各式各样的电子文件。如何在复杂多样的电子文件中鉴定出什么是可以作为档案归档的电子文件，仅仅依照上述《办法》显然是不能的。

窃以为，首先，可以被称为电子档案的电子文件与可以被称为文书档案的文件是同样道理的，两者在本质上一致的。传统的纸质档案，大多是由文件归档形成的，即，具有长期保存价值的非现行文件。同理，并非所有的电子文件可以称作电子档案，而应当是具备了一定的保存价值和利用价值的电子文件，并且被归档。与传统纸质文件进化为文书档案不同的是，电子文件在转化为电子档案的过程中，还应当具备两个特性：一是必须为真实可靠的反应人们生活工作的原始记录，同时还要具备内容不能被轻易修改的特性，这就要求电子文件在转化为电子档案的过程中，电子文件的格式应当局限为PDF等不易被修改的格式；还有一个需要注意的是，电子档案必须具有长期可读性。因为，随着新技术的革新，或许经过一段时期，会发生因为人们读取信息设备的改变，而导致今天我们花费了大量人力物力所保存的电子档案出现无法顺利利用的逄。“我国90年代举办的一次重大的国际体育比赛的电子文件目前已完全无法读取，20世纪80年代开展的一次重要的全国普查活动的99%的原始数据已经丢失，某市政府大批20世纪80年代生成的电子文件无法读取。正因为上述原因，电子文件在鉴定为电子档案的过程中比传统的纸质文件更加困难。

（二）电子档案管理失控

通过了解，现今大部分的档案馆对凡是属于国家所有的、具有保存价值的实体档案都进行了归档、保存。但对于大量的电子文件产生的电子档案，却很少有档案部门将之列入工作议程。（部分档案馆在尝试收存一些电子档案，但没有一个标准、科学的依据）另外，各个电子档案产生单位没有相应的电子档案管理制度。

（三）电子文件法律体系欠缺

在许多国家，电子文件的证据效力已得到法律认可，而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文件，以保留业务活动证据。我国在2004年通过了《中华人民共和国电子签名法》，确认了部分电子文件的法律效力，但在一些方面还存在局限性和不适应性。电子文件法律体系亟待进一步完善。

三、电子档案管理创新

（一）管理理念创新

面对新生的事物，人们往往会有抵触或戒备的心理。电子文件的出现，甚至于趋向替代传统的纸质文件，这一形势必将成为历史的必然。面对这一必然趋势，电子文件的缔造者，即电子文件生成者与电子文件成为电子档案的管理者应当改变传统观念，正确地认识这一变化，以迎难而上的积极姿态迎接新生事物挑战。

（二）领导组织创新

信息化发展到今天，在电子文件逐渐取代传统纸质文件的过渡期这一关键历史阶段，需要充分发挥领导者的组织创新管理能力，纵观历史，优秀的人才在历史的某个阶段产生的历史的推动力往往是难以估量的。这就要求各级档案领导干部要乐于学习计算机等信息化技术，只有领导干部了解了信息化技术，才能更好的领导档案队伍，更好地开展信息化建设，为形成高质量的电子档案和方便高效的保存、利用电子档案奠定基础。

（三）管理机制创新

档案的管理是一项长期性、系统性的工作，电子档案的管理更是一项需要着眼当前、放眼未来的伟大工作。这项工作的有效_展不仅仅需要今天的领导干部具备开拓创新的思路和巨大的智慧与勇气，更需要一项完整的机制来保障电子文件有效归档，成为电子档案。如此才可以避免领导干部换届导致工作政策的反复。在国家带头起草一系列的电子档案归档办法及制度后，各级各类档案管理部门也应及时的，结合本行业、本单位实际，制定行之有效的电子文件材料归档制度，为电子档案的建设事业持续地保驾护航。

总之，电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。

参考文献：

[1]马莉.对电子档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2012（03）.

[2]王金玉.浅谈电子档案管理[J].黑龙江史志，2011（22）.

第8篇：电子档案管理办法范文

街道办事处的档案管理工作要求工作人员不但要精通档案管理工作，而且要掌握现代信息技术，需要具有综合型素质的人才。但现在档案管理部门的工作人员只具备档案管理专业知识，熟悉计算机的普通操作工作。对于能够熟练掌握信息系统研发、维护电子档案程序、提供档案咨询服务和实用信息导航的复合型人才，街道办事处当前还不具备这种条件。由于信息化建设专业人才的缺乏，严重阻碍了档案管理信息化建设的脚步。

二、街道办事处档案管理信息化建设建议

（一）各级领导切实负责，抓好政策落实工作成立档案信息化建设领导小组，街道办事处的主要领导要担任小组的组长，大力推进街道办事处的档案信息化建设，实现目标责任制。领导小组要具有创新意识，大胆改革，组织街道各个部门共同做好档案建设工作。对于做好的决策，要切实抓好落实工作，不断解决各级部门之间的矛盾，集中力量处理街道办事处档案信息化建设中出现的各种困难，保证各个部门顺利完成档案建设任务。

（二）大力宣传档案信息化建设，改变传统认识组织街道宣传部门做好档案信息化建设的宣传工作，帮助档案管理人员转变传统观念，自觉学习新型档案管理技术，增强创新教育内容，督促全体档案工作人员共同做好街道办事处的档案信息化建设工作，鼓励档案管理人员大胆创新，保证档案信息化建设的稳定推行。

（三）建立健全档案数据库，确保档案内容的真实性第一，严格依据法律规定的电子文件格式进行档案整理工作，比如我国对于电子文件的条文规定，在进行档案整理工作时要尽可能地应用通行的较少几种格式，利用减少电子文件的种类，来使电子文件的格式达到统一，用以保证电子文件的真实性。第二，利用对计算机系统中关于电子文件的要素进行规范和控制，来确保电子文件的实用性和真实性，主要有背景数据的记录工作和信息流转环节的控制工作。第三，存储电子文件的介质要选择优质材料，保证介质的使用寿命，对电子文件做好备份工作，保证电子文件的应用和实时传递。第四，利用分离数字信息的语义来保存电子文件，从而使得电子文件不再依附特定的通用信息才能存在，这种保存方式使得电子文件在数据格式不同或者软硬件环境不同的情况下也能够安全打开，顺利应用，比如把XML作为标识规范的办法等。

（四）档案信息化建设要有统一的标准和规范进行档案信息化建设的必要条件就是档案建设必须要有统一的标准和规范。档案工作人员在进行档案管理时要有统一的标准，要依据统一的标准进行档案的收集、梳理、编排、检查、温度和湿度控制、防虫、保存等工作。为了规范电子档案的建设工作，国家制订了一系列相关标准，除了当前和纸质档案共同使用的标准外，还制订了关于电子档案管理的专用标准和规范，为档案管理信息化建设保驾护航。

（五）吸引复合型专业档案管理人才，加强人才培训工作街道办事处在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。对档案管理内部人员要加强培训，提高他们的专业素质。街道办事处要依据档案信息化建设的需要，走出去寻找人才，果断引进具有信息技术特长，熟悉档案管理的人才，并要做好这部分人员的安抚工作，从而保证街道办事处的档案信息化建设具有充足的人才储备。

三、结语

第9篇：电子档案管理办法范文

关键词：行政管理 电子文件 电子档案 管理

随着科技的进步，计算机技术、网络技术的发展，电子计算机和信息网络技术已经进入人们工作、生活的各个领域。电子文件做为计算机技术与办公自动化技术及结合与发展体也走入我们行政管理日常工作之中，已成为人们完成各种行政管理工作的重要工具，逐步被普及和确认并被广泛应用。今天，人们坐在舒适的办公室里，利用计算机键盘、鼠标、网络，将行政管理决策、指令、行动方案、合同等电子文件发出（或接收），即可履行职责、完成业务活动。现代信息技术完全彻底地改变文件写作、传输、接收、存储、搜索、获取、拷贝、加工、控制等各项工作，使我们传统的工作方式等诸多方面产生了革命性的变革。然而电子文件的管理并不是一项简单的工作，在人类发展的历史长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现前的各类型载体档案，没有什么像电子文件能给行政工作中的档案管理带来深刻的震撼与变革。电子文件归档后即形成电子档案，作为一种新的信息集合体已经进入档案管理的范围。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。经过几年的探索，目前各国档案界对电子文件有了初步统一的认识，并对电子文件管理有了一定的实践经验，在信息化飞速发展的今天，档案已不再局限于传统意义上的纸质档案，电子档案"档案数字化"档案信息网络化延伸了传统档案的内涵! 人们在行政管理日常工作中对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，电子文件归档工作的推行大大方便了文书档案的利用，提高了档案管理工作的现代化水平，同时也引出诸多值得思考的问题。

一 电子文件的定义及特点

电子文件的定义

电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合，使人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件的某些特性与纸质文件存在着很大的区别。要利用和管理好电子文件，就必须了解其特性及特点。

电子文件的特点

1．应用发展的阶段性。

办公自动化的应用是不断发展变化的过程。设备的规模不断扩大，例如一些单位的计算机网络，就是分别由几前的十几台终端的小局域网，发展到现在的数百台终端的大型网络，甚至连接成国际网，处理的业务也由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程。在不同的应用发展阶段，电子文件的作用也不同，它们分别是草稿性电子文件（计算机只起打字机作用）、辅电子文件（纸质文件为主，电子文件为辅），正式电子文件（电子文件为主，纸质文件为辅），无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。

2．设备依赖性。

离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别，决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至100年。若干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取设备了。

3．电子文件信息与载体的相分离性。

电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。 

4．电子文件的易更改性。

电子文件在其生成、运转、归档过程中文件内容极易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全及原始性，需要解决很多的技术难题。电子文件的多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。 

5．电子文件非实体归档的可能性。

不论电子文件实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。由此而来的问题是一旦网络毁坏，电子文件就可能永远丢失了。

 6．电于文件对背景信息和元数据的依赖性。

背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息，对于普通纸质文件来说，一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接，报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息，电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。元数据是指构成电子文件数据的数据，系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。元数据由于具有隐含性而使人往往忽视了它的存在，可是一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去可读性，可见保证背景信息和元数据的完整与正确是至关重要的。值得重视的电子文件特性还有不少，例如信息共享性、非直读性、标准化依赖性等，制定电子文件归档管理办法的标准时，必须针对上述性质采取措施。

二、电子文件的发展趋势

办公自动化、无纸化等事务的出现，使档案的生成方式发生很大的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读性是以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统的提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机的提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、电子文件在归档管理上存在的问题

电子文件的形成、收集积累贯穿于行政公务、科技等工作的始终，电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，由他们收集积累并整理归档，才能保证电子档案的质量。电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。 电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作，建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整，要系统地反映工作的过程和结果，电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明，经有关领导审批后向档案部门移交。归档前，档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理，同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。

据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。

（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。我国政府上网工程也已经启动，1999年各个部委开始在互联网络中建立正式站点和主页。一些较大部委符合开放条件的电子文件将会陆续进入互联网络，网络化带来的突出问题是，多数办公自动化网络的建设没有档案部门参加，而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。

可以想见，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少，例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10％；而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。

（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的文字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在文字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

（三）电子文件的真实性。

实际工作中，影响电子文件真实性的因素有很多，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据；一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。 

（四）电子文件的法律效力尚不明确

通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。电子文件由于没有固定的载体。制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。  

针对电子文件在归档管理上存在的问题的对策

面对大量的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文件管理中的问题采取措施。以下是国内外对电子文件管理所采取的一些主要措施的归纳和介绍。

（一）档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理

各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的。鉴于电子文件的特点，一些国家已开始采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等国，按档案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管理的要求从文件生成起建立起的文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。

我国档案工作主管部门也在积极寻求对策，其设计中对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起来，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成，运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件的形成，积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境，相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施。电子文件严禁上开放的网络。

（二）相关标准的制定

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全、易于操作。我国也正在抓紧制定“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”两项标准，前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范。后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。 

（三）电子文件的分布式管理 

由于电子文件具有的特性，如果按传统方法集中到一个档案馆，会产生许多难以解决的问题，如频繁的设备更新耗费大量的资金使档案馆难以承受，而一旦设备落伍，将危及电子文件和电子档案的有效性，再如网络上可以实时进行电子文件的归档工作，而向档案馆的集中则必须定期进行，会降低效率、增加成本和产生一些漏洞，所以澳大利亚等国家在档案法中规定“对于具有持久价值的电子文件，档案馆不要求部门将电子文件的载体送交档案馆保存。但当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。”此方法被称为“电子文件的分布式保管”。

目前我国对电子文件和电子档案的分布式管理尚未认可，但在一些分布式的办公自动化网络中，对电子文件的实时归档方面也采取了类似的方式。

（四）使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以便长久保管

 针对电子文件的设备依赖性，一些国家采取了相应措施，使电子文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管要求。例如，挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将数据库文件以展开方式存储，由于去掉了原数据库复杂的索引结构，使电子文件保管时不再受原数据库的条件限制，在日后需要使用这些电子文件时，可通过查询语言检索，只是效率较低，不过通过查询语言检索还可重建原始数据库的逻辑结构。 

我国目前还未发现采用此类方法的尝试，原因可能是我国幅员辽阔，情况较复杂，用一个软件包对多种数据库的电子文件进行展开处理非常困难。另外，被展开存储的电子文件，能否不改变地恢复成原来的模样，尚存在问题。 

（五）对电子文件法律效力问题的解决

目前对电子文件的法律效力问题还未有很明确的解决方法。但是，鉴于电子文件已经大量产生，不少国家对此问题作了规定，一般是以严格的管理程序保证电子文件的凭证作用。例如加拿大等国家规定，符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证作用。不过在实际案例的操作中，并不是所有的法庭都认可电子文件的凭证作用。 

目前我国对电子文件的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文件记录应当对该部门的活动具有凭证作用。很多国家当前也是采用了这种对策。看来，这个问题的解决除了行政办法外，还要依靠更加严格的技术措施才行。 

（六）对电子文件真实性问题的解决

由于电子文件可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文件的真实性要采取专门技术措施。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。例如，有的办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理，还有的办公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改，存取，传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。

五、结论

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。

  总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。

   

参考文献：

[1] 《电子档案管理基础 》 清华大学出版社（ 王萍、宋雪雁 编著）

出版日期 ：2006 年 2 月

[2] 《电子文件管理教程》人民大学出版社（冯惠玲主编）

出版时间：2002年8月

[3]《档案管理现代化》浙江大学出版社出版日期 ：2002 年 8 月

[4]《电子文件归档管理的探索》中国档案出版社 （马玉玲主编）

出版时间：2004年

[5] 档案信息化建设导论[M].杨公之.中国档案出版社,

出版时间：2001年

[6]《电子文件管理基础》，丁海斌：中国档案出版社，

出版时间：2002年版。

[7]《电子文件管理导论》，刘家真编著.武汉大学出版社