档案资料安全管理精选(九篇)

第1篇：档案资料安全管理范文

【关键词】人事档案；信息化；建设；安全保密

引言

认识档案管理的安全问题一直备受相关工作人员关注，面对信息化时代网络安全等方面的影响，如何提高安全管理水平，还需要认真分析存在的安全因素，这样才能以此为基础，重视对应策略的提出，实现网络档案管理过程中的安全保密工作高效率完成，以此推动档案信息化建设档案信息水平，也给人们提供更加安全可靠的档案信息利用空间，下面具体分析：

1.人事档案信息化建设现状及存在的安全保密问题

1.1安全保密意识薄弱

目前，一些单位认为人事档案工作不是工作的重中之重，是一项辅工作，在思想上还没有引起足够的重视，安全意识往往不够。在进行档案信息化建设时，对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性、存储材料及载体的易损毁等问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失，导致档案信息的泄密。

1.2管理规章制度不健全

人事档案资料的管理工作需要由多位同事共同合作，既能保证大量信息存储的安全，又可以在使用的过程中缩短调取时间，提高利用价值。多数资料信息内容丰富，但管理者个人管理意识不强，或不按照人事部门的相关规定进行管理，直接导致资料内容不完整或资料滞后的状况发生，让原有的人事档案资料的利用价值降低。建立完整的规章管理制度，确保人事档案管理人员对重要信息加强重视，不可以因个人疏忽而导致数据前后不一，最终让资料失去利用价值。

2.人事档案信息化建设中的安全保密措施

2.1提高安全保密意识

管理人员应加强对保密档案资料的管理。资料的管理工作是一种辅工作，要求管理人员在思想上足够重视，才能确保资料信息的安全。为节省资料保存空间，加快资料的调取和使用速度，建立电子档案保存库，既能降低人工成本，又能避免占用过多的储存空间。电子文件在保存的过程中，应不断对保存档案进行更新，确保最新版本可以满足资料的存储和使用需求。提高资料的可读性，并针对易损毁或丢失资料加强保护，以免重要的机密或宝贵档案资料丢失，对人事工作造成影响。资料管理系统的完善，需要从事其工作的人员加强重视，并不断提高对资料的安全保密意识，让资料的调取、使用和保管等过程不会出现意外，提高现有人事资料的利用价值。

2.2强化人事档案数据库安全管理

网络系统的不断升级，是保证人事档案信息数据库系统安全的重要手段。利用现代信息化技术，加强对人事档案的管理，并可以做到高效、快捷的调取和使用人事档案信息，避免出现管理上的安全隐患问题。首先，档案管理人员应加强对资料的调取和完善，在对重要信息进行传递、加工和补充的过程中，应提高安全意识，并具有筛选可利用价值信息的能力，让完善以后的人事档案信息具有更多的使用用途，保证人事档案资料的真实与完整。其次，在利用网络对人事档案资料进行管理的过程中，应确保网络系统的安全。不断对现有的管理系统进行升级和维护，避免被外界电脑病毒或黑客入侵，提升现有安全防护软件的维护能力，是保证人事档案资料完整的基础。最后，人事档案管理人员应签署保密协议，在他人进行档案资料调取和使用时，同样需要签署保密协议，如有违反，应按相关规定进行赔偿或处罚。为避免档案资料的安全性和保密性降低，及时对现有系统进行更新和维护，并聘请专业的电脑维护人员，研发独立自主的电脑防火墙，提高资料的安全性，让资料的使用、存储既快捷方便，又安全可靠。定期对人事档案数据库系统进行更新和维护，保证人事档案数据的完整和安全。

2.3加强对信息介质的管理

对平时不用的密码、密钥或有关载体应配备保险柜或密码文件柜存放。对的各种介质载体标明密级标志，进行登记注册并有专人管理。工作需要携带载体外出必须经单位领导批准，并采取有效措施确保载体的安全。计算机硬盘及其他设备发生故障需要请社会上的人员维修时，应有人在现场监督进行，需要更换器件的，原器件中属有存储记忆的功能的不得带走，应由本单位按规定销毁，与非介质不能在与非计算机上交叉使用。

2.4规范管理制度，健全管理内容

为提高对现有资料的利用效率，也为了保证人事档案资料的安全，将纸质资料输入电子档案存储库中，可以节省纸质档案的存储空间，降低人员成本和物质消耗，又能提高现有档案的利用率。在对重要档案进行调取和使用的过程中，相关人员应提供有效凭证，并按规章制度进行资料的调取和使用，使用完毕后应在一定时间内归还，并填写使用途径和使用时间。不完善、不健全的规章制度，将直接导致信息的外露。对现有人事档案信息管理程度不足，会制约人事档案的利用率，对人事档案等相关工作造成影响。

综上所述，不难发现，只有健全的管理制度和规章制度，才能保证人事档案资料的安全，并在最短时间内提供最有效的人事档案数据，让重要信息不被损毁和遗漏，并让机密信息在重要场合发挥巨大的作用。结束语综上，在档案信息不断发展前提下，人们越来越重视档案管理过程中的安全性，同时，在档案安全保密工作实施阶段，要结合本单位具体情况，制定更加细化的工作内容，这样才能做到因地制宜，才能结合实际与时俱进，相关管理人员更要充分提高认识，以此推动档案管理效率，也为国家以及个人提供安全、有效的的档案服务。

参考文献：

[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与有效管理措施[J].管理观察,2013,(25):197-198.

第2篇：档案资料安全管理范文

【关键词】档案管理；信息化；风险；信息安全

科学的档案管理，是将历史工作全面、系统地呈现在需求者面前，让观阅者能够用最短的时间了解被阅者的基本情况，作为下一步工作的依据。

1、档案管理信息化

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化是指运用现代化的信息科学技术，尤其是以计算机为主要载体的智能化工具为依托，对档案资料进行收集、整理、开发以及利用，这是一种高效、科学的管理模式，主要包括建设标准化、资料存储数字化、信息利用网络化。推进档案管理信息化建设，对促进人才开发、利用具有重要的作用。

1.2 档案管理信息化的意义

第一，档案管理信息化可以快捷地实现资源共享。打破传统的纸张传递、审阅模式，在使用者之间消除信息闭塞的壁垒，促进信息资源的保存、传递、开发、利用，更高效地实现资源共享。

第二，档案管理信息化标志着档案事业的一个新起点。传统的档案管理就是简单的收集、管理。而引入信息化建设，一方面是硬件设施的信息化，另一方面是软件的信息化建设。而硬件、软件两方面建设都能更加满足当今社会的发展要求，使档案管理工作与社会整体发展相协调。

第三，档案管理信息化效率更高。传统的档案管理以纸质的资料作为信息的保管、整理、归集，过程繁琐，导致效率低下，而且容易对档案资料产生破坏。推进信息化后，纸质的资料变成了电子档案，以科学的先进技术替代了传统的手工模式，缩短了档案管理的时间，而且将文字、图片电子化，具有强烈的直观性、选择性、易操作性，容易调动工作的热情。

2、档案管理信息化中电子文件信息安全风险

电子文件是档案资料在网络环境下生成的资料呈现方式，这是一种新型的只是管理方式，它直接关系到档案信息化的作用能否正常实现。如果电子文件保管不到位，造成被非法窃取或者是修改，都会造成信息资料的真实性和完整性，不仅无法为使用者提供可靠的档案资料，也失去了信息化减少的意义。因此，保证电子文件资料的安全至关重要。电子文件具有虚拟性、复杂性以及集成性的特点。

2.1 信息更替过程造成资料的损失。由于科学技术的快速发展，具有存储信息和使用功能的管理软件、硬件与操作系统都有一定的升级空间，而在技术升级的过程中，可能由于信息的存储格式等方面的标准不同会妨碍到电子文件的存储的长期性。如果，信息不能读出，等于信息被破坏了。

2.2 电子文件档案的目的就是对相应的资源进行利用，实现资源的共享。而资源共享的整个工作过程都是依托计算机和网络而进行的。这个过程运用了一定的网络技术，从资料使用的周期来看，由于网络加密技术、防火墙技术、病毒机器变异技术、网络备份、计算机、网络技术的缺陷或者是发展等诸多因素影响，都会产生很多安全隐患，直接影响到资料保存、使用的安全性。加之，电子文件与信息载体能够分离，让泄密具有了很强的隐蔽性，而且被泄密的资料依靠互联网可以快递地传播开来，给补救工作带来了很大的挑战。

2.3 电子文件管理人员素质参差不齐。由于我国档案管理信息化建设相对较晚，很多管理人员并非专业人士，其业务能力、政治素质以及职业道德都有带提高；此外，电子文件管理需要很强的硬件、软件操作能力和维护能力以及安全防护知识，所以，管理人员必须具备较强的综合素质。而受到原有用人体制的影响，很多管理人员的水平不高。而且兼职现象比较严重，缺乏相应的管理意识很安全意识，都会对电子文件的管理造成很大的影响，严重地影响了先进的管理方式的推广。

3、档案管理信息化中电子文件安全应对措施

3.1 加强文件管理人员的素质

为了适应社会的发展，满足科技的要求，档案管理者必须做到活到老、学到老，不断探索，不断创新，在工作实践中提升自我，最终实现档案管理信息化建设目标，才能满足使用者对档案信息的需要，才能让档案资料发挥更大的作用。

一是，档案管理人员要及时更新计算机、网络通讯方面的知识，提升网络使用的安全性。要不断学习网络历史、文化、专业术语等网络的基本理论和操作知识。

二是，档案管理人员要熟悉互联网的信息资源分别和查找手段、方法，熟悉常用浏览器的使用，要熟悉不同需要存储的档案信息的特点和搜索引擎，以及归集方法。

三是，完善整理档案信息的能力。要能做到通过网络将分散的资料进行整合，提供给使用者。

四是，加强网络档案信息资源开发的能力。信息化要起到实效，就得适应网络化发展要求，切实提高网络档案工作服务水平很能力，这就需要管理者不仅要有丰富的档案管理知识和经验，熟悉网络的信息搜索、整合流程，更要具有学习、探索的能力。

3.2 强化安全培训

电子文件以计算机和网络为依托，建立在现代信息技术运用基础上，利用数字化手段，对资料进行收集、管理工作，从而实现档案资料的资源的大规模共享。

因此，要对档案管理人员进行电子文件安全培训。增强管理人员的安全保密意识，并强化其职业道德，增强其责任感。针对可能出现安全问题的环节，如传输、录入、存储、调用等环节，要建立相对完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可执行；同时，要加强技术力量投入，可以利用加密技术来拦截第三方对资料的盗取；设置安全通行密码，维护管理者的使用权限；也可以利用监控技术，防止对电子文件的非法访问，防止资料的泄露和篡改；做好电子文件的安全备份工作，增强计算机病毒的防控能力，提升电子文件的安全性。

3.3 转变管理视角，做到技术和管理同时加强

由于电子文件管理是依靠先进的技术，所以就形成了对技术发展的高度重视，而忽略了相应的配套管理措施。如果缺少如文件登记、传递、监控等运行过程，或者这些措施不到位，而仅仅依靠科技的保障，是无法实现电子文件的信息安全的。因此，做好电子文件安全使用，不仅是科技的问题，更是管理的问题。档案管理人员要充分发挥自己的能动性，切实履行岗位职责，对电子文件的运行过程要进行研究很监控，做到全盘考虑。

3.4 建立、健全电子文件安全运用规范

作为一个新发展起来的管理手段，档案信息化的安全工作是一项非常重要的工作。虽然国家制定了《网络安全法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等，但是这些都是基本法，面对日新月异的科技发展势头，要想保护电子文件在档案信息化过程中的安全，必须根据实际工作需要，结合科技的发展速度，制定适合的规则和法律，才能最大程度的保证电子文件的安全使用，促进档案的信息化建设。

参考文献

[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）：70-73

第3篇：档案资料安全管理范文

1.对档案数字化管理重视程度不高

在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。

2.数字化档案管理工作量大

在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。

3.资金、设备投入力度不够

实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。

4.档案管理人员素质能力有待加强

档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。

二、新时期下档案的数字化管理

1.提高认识，树立全新的档案管理理念

要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的档案管理制度

新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。

3.定期整理档案

虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。

4.定期对数字化档案管理系统进行更新

科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。

5.做好安全管理工作

在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。

6.提高档案管理人员的素质能力

数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。

三、结束语

第4篇：档案资料安全管理范文

房地产档案管理的传统方式就是手工处理，极易使档案实体在人为或者自然的条件下出现差错和管理缺陷。而在房地产档案管理中运用数字化技术，可具备存储量大、出错率小、资源共享等优势，有效弥补传统管理方式中的不足，由此可知，在房地产档案管理中运用数字化技术已经成为时展的趋势。

1 房地产档案管理中数字化技术运用要点分析

尽管数字化技术具备无可比拟的优势，但数字化技术运用于房地产档案管理工作中，还需注意以下几个问题：

1.1 注意服务理念的创新

传统的房地产档案管理方式要求管理人员，只需向客户提供相应的咨询和证明等被动型服务即可，缺乏主动服务和优化服务的意识。因此，在运用数字化技术的过程中，房地产企业的档案管理人员需改变自身的服务理念。

1.2 注意档案资料整理、收集的漏洞

随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作[1]。

1.3 注重档案管理人才的培养

由于房地产档案管理趋于数字化，因此，需注重对管理人员的技能培训，并让其熟练掌握房地产专业知识、档案管理技术和档案管理系统维修技术等知识，并加强对档案管理人员的计算机知识、数据库管理技能、网络知识等管理知识的培训力度，为房地产企业培养一批实用型人才。

2 房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略

2.1 建立健全的管理制度

在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性[2]。

2.2 规范房地产档案资料

在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。如图1。

2.3 建立数据系统和传输平台

在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台的安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输的过程中丢失，或者人为窃取[3]。

第5篇：档案资料安全管理范文

目前电力营销工作所涉及的档案资料主要包括客户档案资料以及涉及防范安全、经营、法律风险等的其他重要资料。[2，3]电力营销档案管理是供电企业营销工作的基础和重要环节，是做好营销各项工作、开展优质服务的关键，对提升营销管理水平、确保经营成果起着至关重要的作用，对企业经营发展水平也具有重要影响。[4]客户档案是供电企业与客户之间在供用电业务活动中直接形成的，具有保存价值的原始文字、图纸、图表等记录，包括业扩报装、变更用电、电能计量、用电检查、客户信息服务等相关资料。客户档案资料的形成可能历经业务扩充报装环节、抄/核/收环节、电能计量管理环节、用电检查环节等，不同的客户类型以及不同的业务类型均有不同的档案资料，因此客户档案资料的收集和整理繁杂且时间跨度可能很长，给档案管理工作带来了困难。客户档案是供电企业为全社会用电客户提供供电服务的最重要依据。客户档案所能提供的相关信息资料是供电企业做好优质服务工作、开展营销专业管理工作的关键。[5，6]客户在报装申请时要提供合法的基本信息资料，供电企业才能对用电申请予以受理并按国家规定提供供电服务。在业务变更、用电检查、重要用户保电等工作中，完整、准确的客户档案资料能为供电企业提供客户详尽的受电方案以及用电设备情况等重要信息，以便更好地开展电力供应优质服务工作。客户档案也是供电企业在供电服务过程中防范安全风险、电费回收风险、供用电合同纠纷中的法律风险等其他风险，维护企业自身利益，切实为广大用户提供优质、可靠电力保障的重要凭证资料。在面临客户或供电公司发起的法律诉讼活动中，供用电合同以及在用电现场拍摄下来的图片资料等都是获得法律支持的重要依据，是决定诉讼成败的关键。

二、营销档案管理工作中存在的问题

1.对营销档案管理缺乏足够重视

目前供电企业已经普遍开展档案管理信息化建设工作，建立并运行营销档案信息化管理系统，对营销档案纸质资料进行电子扫描归档，并建立了专门的档案室对纸质档案进行装袋存放管理。然而在系统建成后对营销档案管理工作的有效性并没有给予应有的重视，还没有建立完备的机制以确保营销档案管理工作深入、有效地开展。设备先进了，技术更新了，观念却是老一套，没有跟上形势，迈上台阶。尤其是在“三集五大”体系建设之际，组织机构、业务流程等均发生重大变革，对营销档案管理工作如何做好新老交替、统筹安排、确保营销档案资料管理的科学性、完整性、准确性等没有引起足够的重视。很多企业还停留在过去的老思想、老观念中，认为档案管理是无关紧要的事，档案管理岗位定岗也都偏低，从事档案管理工作的人员不是快要退休没有太多追求的、就是由于各种原因需要照顾的，人员素质不能满足以计算机、信息技术为手段的新的档案管理业务需要。

2.营销档案管理制度不健全

营销档案管理工作制度不健全，管理办法不细化。对客户档案形成的环节，各部门缺乏制度约束，致使营销档案的记录、收集不被重视，档案收集工作很难开展。尤其是业扩报装工程直接关系到公司的优质服务形象，为了让用户早日用上电，工程在实施过程中通常存在赶工期、赶进度等情况，容易忽视工程实施过程中档案资料的记录整理，导致档案资料收集不全、数据不准等问题时有发生，而事后补做资料的方式也大大降低了工程档案的真实性、准确性和可利用性。对档案资料的借阅没有相关的制度和规定，随意性很大，客户档案资料一经借出，由于没有履行必要的签字借阅手续，不容易索取归还，致使重要客户档案资料流失，给营销工作带来被动。由于客户档案丢失无法提供有效供用电合同而无从对窃电、欠费用户进行的事时有发生。由于无法对违约用户追究相关法律责任导致供电企业利益受到损失，供用电关系遭到破坏，后果极其严重。对档案管理工作人员没有相关的岗位责任制度及监督考核机制，致使工作的开展缺乏制度约束。营销档案管理人员专业技术知识普遍缺乏，且兼职较多，人员不稳定等，使营销档案的收集、整理和归档不及时、不规范。各相关收集单位彼此缺乏沟通和联系，重视程度及责任心不足，导致营销档案管理工作不到位。

3.对营销档案管理缺乏统一标准

营销档案资料收集、整理、归档等各方面工作没有统一的标准可以遵照执行，工作质量因人而异。营销档案资料所涉及的部门多、流程环节多、业务分类多、信息量大，对大量原始资料的保存价值和期限没有统一的标准，可能造成真正有价值的资料收集不全，没有价值的资料大量存放占用原本有限的库房空间资源。尤其是“大营销”体系建设完成后，对于以前存放于客服、电费核算、高压检查、低压稽核等部门的档案资料，如何统一归集、存档没有标准，在新老交替的过程中容易造成档案资料流失。对档案资料的归档方法没有形成一致性，还存在随意性大、整理方法不合理、查找不方便等现象，尤其是当人员变动后，资料的收集整理工作严重脱节，存在档案资料流向不清等问题。

三、对营销档案管理工作的建议

鉴于营销档案管理在供电企业经营管理、持续发展中的重要作用以及目前工作中存在问题，[7]提出以下几个建议：

1.提高认识

供电企业要从上至下重新审视营销档案管理工作的重要性，认清形势，增强认识，要对营销档案管理工作提出高的要求、高的标准，使营销档案管理工作迈上新台阶。首先，公司领导层要重视，应有副经理级领导分管营销档案工作。主要负责营销档案管理工作的营销部在重视各项营销指标完成工作的同时，要将营销档案管理工作纳入营销日常工作的重点。其次，其他中层部门也应该将营销档案管理工作上升到全局工作的高度予以重视和配合。要提升营销档案管理岗位的重要性，不要用老眼光看待新形势、新环境下的档案管理工作，为档案管理配备责任心强、业务素质高的专业管理人员。为档案管理专业人员提供可发展的平台，以吸引高素质的人才。

2.建立健全制度、标准

要积极推动营销档案管理制度化、规范化、标准化建设，建立健全营销档案管理工作相关制度、标准，使营销档案管理工作有章可循、有标准可依、有制度约束。制定营销档案管理责任制落实档案管理责任到人，明确分工；制定营销档案管理考核制度，促进各部门对营销档案管理的重视，加强相关人员的责任心；制定档案借阅制度以加强对档案的安全管理；制定档案销毁制度，对销户用户保存时间到期档案予以监督销毁。

3.规范工作方法

对营销档案的收集、整理以及归档要有规范、统一的工作方法。“大营销”体系下营销机构的调整给营销档案管理方式和流程带来了相应的变化，以前分别归档存放于客服、电费核算、高压检查、低压稽核等部门的档案资料，现在都要集中到一个部门统一保存，这样虽加强了档案资料的统一协调管理，但是也存在重要资料将独此一份，一旦遗失将无处可寻的问题。另外，也增大了对档案库的容量要求。规范各项资料的归档方式和方法格外重要，需做到既能确保档案资料尤其是重要档案资料的安全性，又能提高各方面资源利用的有效性。营销档案管理人员本着高度的责任心，在档案资料流转交接的过程中要对档案的完整性、记录填写的规范性予以把关，不合格的不予接受。对营销工程档案的收集要采取提前介入、全程跟踪工程进度的方法，以确保档案资料按期、保证质量地收集并归档。在使用营销档案管理信息系统对纸质档案进行电子化扫描归档的过程中，设定档案分类，制定统一规范的编号原则，避免因业务变更导致类别变化。比如可以将供电客户档案“卷内目录表”和“客户档案归档范围表”嵌入单位电力营销信息管理系统中，利用系统信息库数据，通过相关系统功能模块操作，使客户档案归档内容在系统中能自动生成，并打印出归档案卷内的目录表，从而使档案目录可以随着系统实际业务的流转和变化及时调整，保持档案的有效性和可靠性。优化库藏空间，规范档案整理和排架方式。根据档案保管要求和客户档案分类，供电客户档案装具分为“高压客户”和“低压客户”两种档案盒，放在案卷首页。“高压客户”为一户档案装一盒；“低压客户”为若干户档案装一盒。排架方面，也要按照高压和低压客户档案分类，按序上架保管。对于被鉴定为销户的客户档案，要从“永久档案”中抽出，而将新建的客户档案放入“销户档案”位置，从而以“顶号换空间”的手段来满足供电客户档案库存需求，最大限度地利用库藏空间。对新增的客户增容、更名过户、迁址、移表等业务文件资料，应及时补充到原客户档案中，而不能替换原文件资料。

4.加强档案安全性管理

要加强对档案的安全性管理，一方面要加强库房安全防护的要求。档案库房设计布局要合理，要配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施，避免发生盗窃或火灾。尤其是对影像资料等特殊载体档案要采取有效的安全防护措施重点保护。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理，确保档案信息的完整与安全。要完善档案保密措施，档案管理人员和使用人员应严格遵守国家档案法、国家保密法和公司有关规定，做好档案的保管、保密、查借阅管理。对已销户的高压客户档案5年内不得销毁；已销户的低压客户档案3年内不得销毁。销户档案被确定后，需另柜存放，妥善保管。

5.加强人员业务培训

要配备责任心强、高素质的专职档案人员，加强人员业务培训，利用好先进的技术、设备，充分发挥营销档案管理信息系统的有效应用，使营销档案管理工作迈上新台阶。通过培训，不仅要促进档案工作人员对档案管理工作本身业务的熟练掌握，还要对档案工作人员进行电力法律法规、电力知识等相关知识的培训，以提高档案工作人员综合素质能力，适应“大营销”体系对人员队伍专业化水平的新要求。要加强档案工作人员之间的交流学习，促进沟通与协作，增强工作荣誉感，使营销档案管理工作成为受重视、有业务、出成绩的重要工作。

四、结论

第6篇：档案资料安全管理范文

【关键词】电力企业；工程档案；安全管理

1电力企业工程档案安全管理的重要性

近年来，我国电力行业的快速发展，电力工程建设施工的工程档案所涉及到内容非常广泛，其专业性也很强，安全性也比较高，电力工程档案在形成、利用与安全管理方面的工作是非常重要的，电力工程档案管理在国家电网公司电网工程中有着十分重要的推动与借鉴作用，但是人们往往忽视这项工作，实际上电网工程档案管理工作应当贯穿于整个电网工程的各个环节和始终，完善电网工程档案工作者要采取有效措施，尽量使电网工程档案资料完备、标准，达到国家有关要求，以确保电网工程档案管理发挥其应有的作用。这些档案资料既是电力工程管理水平的真实记载，又是鉴定电力工程质量、界定相关责任的重要依据，还是工程竣工后设备运行管理、电网长远建设和发展的重要基础资料，其作用十分重要的。完善电力工程档案的建设要以利用为本，它在工程中的管理效应可从以下几方面体现：（1）完善电力工程档案管理是合理控制工程造价，使有限的资金得到充分利用。（2）完善电力工程档案管理是有效减轻农民负担。（3）完善电力工程档案管理是为项目后评估提供依据。（4）完善电力工程档案管理是服务于电网运行与发展，是电网运行和发展的重要依据。（5）作为界定责任的法律依据，一旦出现经济纠纷，便可以依靠详实的电力工程档案资料维护自身的合法权益。（6）发挥电力工程档案资源的信息优势，可以充分发挥自身在提供档案信息方面的原始权威和准确可靠的独特优势，更广泛地实现档案的价值。

2电力企业工程档案安全管理措施

2.1完善电力工程安全管理规范制度

要制定电力工程安全档案管理制度，通过制订电力工程档案管理的规范制度，明确电力工程档案工作原则、档案归档的范围、档案归档的要求与责任，重要的电力工程档案资料实际情况与流向要进行跟踪管理，使电力工程档案形成归档的整个过程都做到有章可循，做到责任落实到人，使得每个部门都重视工程档案安全管理工作。

2.2工程与档案同步进行

从施工组织计划开始，将档案资料作为工程质量管理的一个重要部分，在之后的现场勘查、施工方案设计、审核、制定停电计划、组织施工人员、施工、竣工、验收等各个环节，保证档案资料在每个环节开始时一同开始，结束时一同结束，档案资料与工程实体同步开展、同步闭环，以档案来有效检验工程进度与质量。按照以前的管理模式，是先工程后档案，常常存在档案资料不完整、不真实的情况，而为了把控工程的质量，项目负责人经常需要每天跑点，了解工程的进度、开展质量检查，但在现在项目多的情况下，项目负责人每天跑点就不太现实了，根本跑不过来。在人员少项目多的现实情况下，档案管理的优势就很好地体现出来了，只要在工程开展的同时做好档案资料，项目负责人就可以根据档案资料来对项目工程开展抽查，通过档案资料的记录能迅速发现工程中出现的问题。通过设计方案与项目进度资料的对比，能够以物资的使用情况来判定工程的进度，并且对工程的准确量有明确的把握，规避了施工队领用物资的随意性。档案资料与工程实体的同步开展，还保证了线路GIS数据能够在工程完成后及时提交，不再需要运维人员进行后期采集和录入，对线路的运维也起到更好的促进作用。

2.3要重视电力工程档案管理

积极主动宣传、协调、配合，争取领导的支持和重视电力工程档案。电力工程档案管理人员的早期参与，主动服务和协调配合是做好电力工程档案工作的基础和保障，一定要设立电力工程档案管理小组，组内成员包括领导层以及各级档案部门工作人员，就形成一个工程档案管理的网络，档案管理还要配备先进的计算机网络、打印机、复印件等等，档案用品也要配备齐全，保证电力工程档案工作顺利进行，电力工程档案在收集整理、移交方面存在的问题要及时解决。

2.4实施动态电力工程档案管理

电力工程档案管理贯穿工程全过程，工程的管理、设计、施工和监理人员对电力工程的情况更为了解，大量的资料产生于他们手中，而且他们还是今后利用电力工程档案主要人员，准确完整规范的电力工程档案是建设者与档案管理工作人员创造出来的结果。所以，电力工程管理与技术员在电力工程每个阶段，都要先自查原始资料，以便及时发现问题并及时解决问题，进而确保电力工程档案资料的完整性与准确性。电力工程管理相关的工作人员要按照电力工程施工建设的进度，进行检查验收工作。在检查验收电力工程质量与进度的时候，也要检查电力工程原始资料，或者记载管理的实际情况。电力工程档案管理这种动态的管理模式，既可以提高工程技术人员参与管理的意识和责任，又有利于电力档案管理工作人员的指导和监督。

3结束语

总而言之，电力工程档案真实的反映了整个电力工程建设施工的过程，对于电力工程来说是非常重要的一项工作，我们一定要树立电力工程档案的安全管理意识，将电力工程档案安全管理工作做好，保证电力工程档案安全与完整。

参考文献

[1]李健民.浅析电力企业工程档案保管[J].科技信息，2016，25（17）：205~206.

第7篇：档案资料安全管理范文

【关键词】园林工程；档案；管理

1、园林工程资料档案的价值

绿化工程资料档案是指园林绿化工程施工过程中形成的各种工程信息记录，并按一定原则分类、组卷、最后移交业主单位归档的整个过程的历史记录。它包括园林绿化工程建设过程形成的文件资料、园林绿化工程物资资料、工程施工过程中形成的施工资料、图纸资料以及在施工过程中的影像资料，是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。

园林绿化工程档案管理的重要性体现在以下几点：一是按照规范的要求积累而成的完整、真实、个体的园林绿化工程技术资料档案是工程竣工验收交付使用的必备条件。园林绿化工程资料的质量和园林绿化工程质量紧密结合在一起，是工程竣工验收的重要依据。没有合格的工程资料就不可能顺利地通过工程竣工验收，更不可能交付使用。二是为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠依据。当计划对园林工程进行改造时，则需要根据原始设计文件统一园林绿化景观工程主题思想，达到更佳的设计效果。三是一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料档案。尤其是各级政府机关的批复文件和具体工程管理部门的批准文件，是证明园林绿化工程合法性的重要依据。四是对园林绿化工程的评价，更有赖于技术资料的完整无缺，只有是合格工程才具备对工程进行进一步的评价，园林绿化工程档案资料不完整就无法对该工程进行评价。五是园林绿化工程档案资料的完整也是建设单位和施工单位对建设园林绿化工程管理的依据和重要内容。六是园林行业主管部门可以应用园林绿化工程档案资料统计有关指标，对绿地破坏赔偿有据可查。

2、园林工程档案资料的收集和整理

在大多数施工单位中散存着丰富的档案，但大都没有加以分类、整理、汇总，这样既不便于开发，又不利于共享和利用。同时，由于对工程资料不重视，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财力。其三是给项目档案资料归档带来较大难度。工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。

3、园林绿化工程档案资料分类和内容

3.1园林绿化工程档案资料的分类。园林绿化工程档案资料具有真实和全面性、分散和时效性、专业和综合性，园林绿化工程资料从资料形成过程分有园林绿化工程准备阶段的档案资料，施工过程档案资料，竣工图纸，施工过程中影像档案（电子档案）等资料。收集、整理、归档的园林绿化工程竣工技术文件档案资料。按载体可分为实物档案、影像档案、文字档案等。

3.2园林绿化工程档案资料的内容

施工单位收集、整理、归档的内容有：①综合文件如单位工程竣工技术文件材料目录、图纸会审和设计交底记录、设计变更通知等；②原材料质量合格证明、试验、检验报告、汇总表如材料出厂质量证明、取样试验报告单汇总表、园林绿化工程苗木检验报告单；③硬景建设的地基与基础分部工程技术文件如土方回填施工检查记录；④仿古建筑工程技术文件资料；⑤给、排水分部工程技术文件如（管道）安装检查记录、通水试验记录等；⑥电气安装分部工程技术文件如电气配管隐蔽检查记录、电缆敷设施工检查记录、电气管线安装测试检查记录等；⑦弱电分部工程技术文件如中间交接记录、系统检测报告等；⑧工程竣工图如绿化工程竣工图，仿古建筑竣工图。

4、园林绿化工程档案资料存在的问题及解决方法

4.1目前，施工单位园林绿化工程档案资料主要存在着五个方面的问题。一是园林绿化工程档案资料要求不高，达不到园林绿化工程档案资料完整性的要求。一方面，就单项工程形成的工程档案而言，应包含该单项工程全历程中形成的所有具备生存价值、切合实际性的文件资料；另一方面，园林绿化工程项目应按系统科学归档，工程档案资料收存不够。二是工程档案的精确，要求工程档案必须是真正的实际情况记载，使其档案为今后研究和实际使用提供可靠的依据和凭据。三是园林绿化工程档案资料较差。体现在连结工程档案之间的资料不能有机接洽，肆意肢解与组合园林绿化工程资料，造成资料不能相互印证的后果。四是园林绿化工程档案资料保存不安全。工程档案的安全就要求园林绿化工程档案实体的安全，由于重视不够，自有知识产权保护不力，制度不健全，造成园林绿化工程档案的安全保存得不到可靠保障。五是园林绿化工程档案资料性差：①归档文件应为原件，而在档案资料中经常会存有复印件；②工程文件的实质内容及深度不能满足工程勘测、设计、施工等方面的规定、规范要求，造成档案资料随心所欲、各自为政结果；③工程档案文件书写用材不规范，造成园林绿化工程档案资料保存时间不长的结果；④工程文件应笔迹、图样清晰，图表整洁，具名、盖章手续完整，而往往竣工资料缺项很多，给园林绿化工程档案资料造成法律性不强的结果；⑤图纸应是蓝图，竣工图应是新蓝图，不能使用计算机出图的拷贝件等，参建单位不注意、无要求，造成竣工图纸资料白图较多。⑥立卷千变万化，没有按统一标准细化完善，归档使用的表格大小不一，造成园林绿化工程档案资料杂乱无章的结果。

4.2对园林绿化工程档案资料存在问题的解决办法。一是加强管理。明确园林绿化工程资料档案管理、验收的主体，使其知晓园林绿化工程资料管理、验收单位和标准；二是从制度入手。统一制定园林绿化工程资料归档标准和园林绿化工程资料归档内容，达到统一归档标准，统一表格，统一大小，统一内容的目的，在制度中明确规定各方应负担的责任，提交档案资料的套数、质量和时间等；三是加强培训；培训工程资料管理人员，使其懂得园林绿化工程档案资料归档知识，达到规范园林绿化工程档案资料归档的目的；四是利用信息化管理。可以把园林绿化工程档案资料管理编制成一套成熟的软件管理程序，达到规范管理的目的；五是严格执行园林绿化工程资料竣工验收与园林工程竣工验收同步举行。园林工程档案资料达不到完整、精确、系统的要求，不能通过园林绿化工程竣工验收，通过以上办法使园林绿化工程档案资料更加规范、完整和实用。

第8篇：档案资料安全管理范文

【摘　要】水利工程档案是在水利工程建设与管理过程中产生的具有保存价值的原始记录，本文针对渠道管理单位近年来的水利工程科技档案管理现状，阐述了水利工程科技档案的特点以及在管理中存在的一些问题，提出几点建议。

关键词 水利工程；科技档案；管理

随着2011 年中央一号文件《关于加快水利改革发展的决定》的出台，国家对水利工程建设的投入越来越大，各渠道管理单位对基础设施维修改造的工程建设也越来越多，所产生的水利工程档案比前几年翻了几番。作为信息资源的水利工程科技档案发挥着其前所未有的巨大作用。不但可以为水利事业提供查考依据和实例，优化水利建设方案，对水利工程质量进行监管和论证，还能在水灾害发生时为领导在最短时间内作出正确的决策提供有利的一手资料，从而保障人民群众的生命及财产安全。可见水利工程档案的重要性日益凸显。近几年渠道管理单位虽然加强了对科技档案工作的重视，但在档案管理中对各项制度的落实、建立健全安全体系保障上还不够完善，所以，做好渠道管理单位水利工程科技档案的管理工作将是一项重要的长期性工作。

一、渠道管理单位水利工程科技档案的特点

（一）渠道管理单位水利工程科技档案的安全关乎国家和人民财产的安危。水利是农业的命脉、生态安全的源头保障，是经济发展的基础支撑、民生改善的紧迫要务。随着经济社会持续快速发展，我国水资源形势深刻变化，水安全状况日趋严峻，《关于加快水利改革发展的决定》文件中指出：“水资源是基础性的自然资源和战略性的经济资源。”从中可以看到，水利事业不仅关系着防洪安全、供水安全、粮食安全，而且关系着经济安全、生态安全、国家安全。所以涉及的水利工程已提高到一个战略级的高度，相对应产生的水利工程科技档案在保障经济社会安全，促进工农业生产持续稳定发展，保护水土资源和改善生态环境等方面影响力重大，成为水利工程建设及管理中一个不可或缺的重要环节。

（二）水利工程科技档案具有一定的经济价值和科研价值。

1. 水利工程档案具有经济价值。由于水利工作是一个发展的持续过程，完整的水利工程科技档案也必将是一种融汇多方且具有连续性的丰富史料。水利工程科技档案见证着一项工程建设的全部历程，有着非常重要的研究保存价值。通过查找相关档案，可以以史为鉴，做到防微杜渐，避免重蹈覆辙，进而可以节约开支，降低成本，创造出更大的经济价值。如渠道治理、防洪排涝、工程建设、灌溉管理、供水收费等多方面的资料记载，对在根治水患、抵御水旱灾害、水利工程的维修等方面，也将会发挥其重要作用。水利工程科技档案作为资料性、凭证性的特性，还可用以维护单位的合法权益和经济利益。

2. 水利工程科技档案具有较强的科研价值。渠道管理单位主要任务是为灌区农业用水做好服务，所以，在灌溉管理以及渠道维修、渠道的砌护等各类工程建设过程中，必然会产生和形成一些可供后人查考和取证的各种形式的原始资料。渠道管理单位对于自己掌握的这些第一手资料，经过收集、鉴定、加工、整理、保存以后，就会成为该单位最齐备、最宝贵的水利工程科技档案。教学科研单位在自己的工作过程中有可能借助水利工程档案，参考前人所记载的丰富历史资料，从而更好、更快地取得科研成果。

二、当前渠道管理单位水利工程科技档案管理工作的基本现状

（一）个别单位领导重视不够，档案管理工作相对滞后。水利工程科技档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要单位领导给予高度重视，但个别单位领导认为档案工作是档案管理人员的事，致使对档案工作缺乏及时、有效、准确地领导，虽然制定了相关的责任制，但大多却流于形式。传统意义上的档案管理，具有临时性和相对滞后的特点，业务部门和档案管理部门各自为政，档案部门被动等待，业务部门敷衍交差，容易形成资料积累残缺不全，这样既给整理归档工作带来了困难，又使得形成的档案材料保存和利用价值不高。例如：就近年的渠道水利基础设施改造工程而言，从项目的申报到工程竣工，工程形成的文件材料涉及面广、涉及部门和人员多，经历时间长，加之施工人员组成复杂，随着工程施工结束，临时机构解散，档案材料也随之消失。而一般的小型水利工程由于施工建设周期短、形成的文件数量不多，未引起档案人员的足够重视。

（二）有的单位未制定相应的工程档案管理制度，工程档案管理安全性欠缺。由于资金、办公条件等影响，个别单位没有健全或完善工程档案管理规章制度；有些单位虽然建立了相关的规章制度，但在工作中缺乏严格的管理制度，没有严格合理的考核办法和健全的规章制度作保障，工作的随意性很大，管理人员在工作中相互推诿、敷衍塞责导致了部分档案不能及时存档，如：渠道管理单位大部分档案为文书档案，水利工程科技档案占的份额并不大，还有一些是大型重点工程档案，虽然这些单位建筑物主权在本单位，但施工单位不一定是本单位，还有近几年来，涉水工程逐年增多，一些工程直接由涉水单位来做，所以形成在本单位施工过程产生的水利科技档案无法收集或收集不齐全，造成这些档案外流，这就给档案管理的安全埋下了隐性的伏笔。

（三）个别单位档案室硬件设施配备不齐全，档案管理人员不稳定、素质层次不齐。近年来，渠道管理单位从原有的对档案室的防盗、防火、防水的外部设备的配备延伸至给保密文件配备保密文件柜。大多数单位档案保管条件的确有了明显改善，但仍有部分单位的档案保管条件比较落后，达不到安全标准，与整齐、规范、统一的要求还有一定的差距。有的单位综合档案室虽然曾经达到省级标准，但在达标后渐渐变成了杂物室，设施设备老化，不能适应起码的安全要求；有的尽管有综合档案室，但设备不齐全，档案柜五花八门不统一，比较零乱。在影响档案安全的各种因素中，人是决定性的因素。档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。各单位档案管理专、兼职人员情况也不容乐观，有的单位根本没有落实专职档案人员，档案业务工作虽归口于机关办公室，但档案人员一岗兼多职，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作；大多数档案管理人员不是具有档案专业的专职人员，业务知识缺乏，有的仅凭经验来整理档案，也没有参加过档案局的专业培训；有的单位档案人员因业务变动频繁和业务素质欠缺，档案平时疏于管理，应对检查敷衍了事，有的干脆临时花钱雇人上门整档，档案入柜后也不去查阅利用。

三、做好渠道管理单位水利工程科技档案工作的建议

（一）强化工程档案的重要性，把档案管理工作渗透到工程建设的全过程。首先，作为档案管理人员，一方面要通过各种合理的、灵活的方式向领导阐明工程科技档案工作的重要性和紧迫性，让他们了解档案工作的重要性，以取得单位领导及其他职能部门的认同和配合；其次，应成立专门的档案管理组织机构，建成一把手参与，分管领导负责，有人员、有经费、有设施完善的保密环境，如有人员调整时及时调整档案小组成员，并坚持做到档案工作与业务工作同时部署，同落实，让档案工作成为单位的一项重要专项工作。对于施工周期短，形成档案材料快的工程，专职或兼职档案人员可主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。对于大型水利工程及某些跨年度的水利工程，档案管理部门应当始终保持与兼职档案员及监理、施工单位的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，以确保工程档案的连续性、完整性。

（二）建立健全水利工程档案各类管理制度及安全管理体系。要想做好单位档案安全体系建设，最重要的就是制定出一系列可靠的档案保管制度及档案保护安全防范措施，并严格执行。各单位应当执行水利科技档案的专项管理制度，明确相应的责任办公室和责任人，认真落实档案安全责任制，做到有领导管、有专人抓。

（三）加强档案人员素质，提高档案管理业务水平。由于水利工程档案具有“次性”和不可回复性的特点，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程科技档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别档案的分类整理。

因此，为达到水利工程科技档案整理规范化的要求，一是需要档案管理员多学习档案规章制度及专业知识，多参加上级专业主管机关、各级档案学会及其高等院校举办一些水平较高的、带有一定研究性和前沿性的关于档案管理的继续教育培训班、研讨班，以不断更新知识、提高档案管理的业务能力；二是档案专职人员经常进行现场指导，对各业务科室兼职档案管理人员就水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案，今后需归档及归档范围。使大家对档案内容有所了解，注意积累资料，使档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作的标准化、规范化做好归档资料的收集工作。

（四）做好档案室的硬件设施投入及安全性保障。一是强化档案室的环境控制，创造良好的保存环境，延长档案的自然寿命。应不断更新档案保护技术设备，按照国家制定的各种保护技术标准和档案保护的具体要求，达到档案室的安全保管条件；二是继续做好档案室设施的防护措施，如没有加装防盗、防火设施的尽量加装防盗窗、监控器、灭火器等防盗、防火设备；三是对于计算机存储的电子工程档案，如一些水利工程图纸等，要明确责任，专人管理，对于重要文档绝对遵守保密规定不能外流，做好电子档案源头保护的控制。对于载体或者内容已经遭受损害的档案要进行修复，修复之前必须制定档案修复的技术标准和操作规程，必要时要进行实验，确保在修复时不造成新的损坏。

水利工程科技档案不仅是水利事业的重要组成部分，还是水利建设的历史记录，也是水利工程建设的重要依据。作为渠道管理单位档案工作者，从整理档案到管理档案的过程中，不仅要整理好、保管好档案，更要对档案的保密性及安全性负总责。因此，只有加强工程科技档案的科学管理、安全管理，才能确保其被准确、完整、系统、有效地利用，使其能全方位地为水利事业的发展提供服务，才能使其自身的价值得以彰显，才能更加有效地帮助水利事业健康、快速地发展。

第9篇：档案资料安全管理范文

【Keywords】land and resources； archives； management

【中图分类号】G271.6 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）03-0142-02

1 引言

近年?恚?日照市国土资源档案工作紧跟时代步伐，积极探索，大胆创新，改造提升，努力服务全市经济发展大局，取得了良好的社会效益，赢得了人民群众的广泛赞誉。

2 日照市国土资源资料档案现状及规范化建设情况

2.1 “软硬兼施”，国土档案馆功能日趋完善

日照市国土资源档案馆现有档案库房233m2，39组密集架；安装了自动报警和自动灭火系统，配备了消毒灭菌机、防磁柜等设备，库房达到了“九防”要求。设有35m2的归档室、15m2的阅档室，实现了办公、归档、阅档、库房四分离，满足了档案管理的要求。现馆藏档案自1982年至今12万余卷（件）。包括地籍管理类、建设用地类、地质矿产类、综合类、计划财务类、利用规划类、监察类、科教宣传类、音像类档案等，齐全的档案资料为国土资源工作的开展及经济发展奠定了良好的基础。根据库房管理规范的要求，购置了温湿度自动记录仪、复印机、灭火器、自动报警、空调等设备，为档案的安全保管，高效利用提供了保障。

2.2 注重规范，建立健全档案管理长效机制

健全完善档案管理机制，促进档案管理规范化。针对我局档案卷宗不规范的情况，制定了业务档案卷宗标准模板，由各科室根据自身业务办理过程中所需要的材料，确定业务档案归档的标准。档案馆制定完善了16大类43种档案卷宗模板，并指导区县局参照执行其档案卷宗标准模板。还先后制定《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅制度》《档案交接制度》、《档案管理员岗位制度》等一套较完备的管理制度，做到资料有登记、立卷有规定、借阅有制度、使用有效果，实现了档案管理的科学高效。健全完善了“五合一”制度，对十六类档案的年度、类别、组卷、保存年限等情况进行认真清理，做到了资料组卷合理，保管期限准确，案卷题名规范，封面书写工整，案卷排列有序，档号编制完整。

2.3 主动作为，档案管理工作走上规范管理轨道

增强规范意识，不仅需要国土资源档案部门完善各项规范，研究制定切实可行的规章制度；同时，也需要机关工作人员在档案的收集、整理、归档等各个环节中，都自觉主动地遵守规范。档案工作者承担的不仅仅是一个自发的道德责任，而是一种法律责任，也就是说我们必须对档案工作的认识和观念上升到法律的层面和高度，因此，档案管理部门和从业人员只有主动作为、敢于担当，牢固树立依法办事的观念，结合自身实际，制定档案工作规范，完善档案工作各项制度，加大监督指导力度，保证档案的真实、准确、完整，才能让国土档案更好地发挥服务社会的功能。

3 国土资源资料档案的特点及应用

国土资源资料档案作为土地、矿产利用，防治自然灾害等情况的历史记载是国土资源合理规划、利用的重要记录，是解决土地、矿产利用，防治自然灾害等的主要依据。管好、用好、做好为充分查询利用档案提供有力保障，关系到国土资源管理工作的长期、稳定的发展。

3.1 为查清权属、调处纠纷、保护权益提供了翔实依据

近几年，随着人们对土地重要性的理解重视，土地纠纷案件呈不断上升趋势。通过查询国土资源资料档案，了解土地地籍调查，土地发证情况调查，土地权属调查等，为土地的权属提供了依据。

3.2 拓宽国土资源资料档案利用范围，增强社会服务功能

土地作为一项重要的不可再生资源，在国民经济中的地位呈日益上升趋势。不仅土地交易，土地卫片执法等国土部门日常业务需查阅相关国土资源资料档案，其他政府各部门通过查询国土资源资料档案，了解建设项目的投资情况的基础数据，优化土地的资源配置，推进集约节约利用土地资源，对促进经济社会的可持续发展发挥了重要作用。公、检、法等部门在办案时也需要经常调阅相关国土资源档案卷宗。

3.3 自觉增强服务和规范意识，努力推动国土资源档案工作的创新发展

服务是档案工作的立身之本，服务创新是档案工作创新的重中之重。只有把服务搞好了，档案工作才能获得强大的原动力，档案事业才能健康快速发展。国土资源档案工作者必须自觉增强主动服务意识，摒弃重业务、轻服务的思想，在国土资源档案管理中必须创新发展档案服务方式，通过转变服务理念、深化服务内容、改善服务环境、提升服务能力，建立完善覆盖人民群众的档案资源体系，为改善民生、造福民生提供档案服务支撑。

4 国土资源资料档案管理及发展趋势

国土资源资料档案具有的专业性强、管理难度大、要求和标准比较高的特点。要想做好这项工作，必须以人为本，加大投入，才能实现国土资源资料档案管理工作的可持续发展。

4.1 创新国土资源档案管理模式

在全省率先开创“数据库管理、专网专线、异地查询、异地备份”档案管理新模式。实行档案信息传输专网专线，实现了网上异地查询，确保了档案信息资源的安全性，大大缩短了查询时间，从根本上解决了市区档案交叉管理的问题，探索出了一条符合日照市实际的国土资源档案管理模式。

4.2 强化从业人员的?C合素质

国土资源档案工作人员要按照政治思想好、业务能力强、具有爱岗敬业和奉献精神的条件来选配，自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守“忠于职守，维护史实，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本，无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要为基层和群众提供最优质的档案服务。

4.3 规范管理，实现国土档案的安全备份