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关键词:工程项目;物资;采购成本
中图分类号:F407 文献标识码:A
目前,为了满足不断增长的电力需求,国家加大了电力项目的投入。工程项目中涉及的设备、材料较多,在工程成本中物资成本占到70—80%。对于一个工程项目来说,有效的控制采购成本是工程项目的价值链中重要一环,是工程项目运营成本的重要组成部分,对于工程项目的竞争价值具有重要意义。控制物资采购成本,能够帮助工程项目有条不紊的进行,保障工程项目顺利实施,降低工程成本,提高企业经济效益,提升企业管理水平,有效提高企业竞争实力。
一、工程项目物资采购成本的控制的意义
目前我国建设工程正在处于高速发展的时期,竞争较为激烈,有效控制工程项目物资采购成本,保障工程项目顺利开展,确保工程项目质量和工程工期,以及企业获得相应的盈利、做大做强和增强竞争实力等都具有实质性意义。
二、工程项目物资采购成本控制措施
1 建立、完善采购制度,明确采购及审批权限
工程项目中物资采购成本的控制必须应该要有相关的规章和制度作为保障,而建立健全完善的工程项目中物资采购成本控制的相关规章和制度同样是相关部门和工作人员所认真对待的。依据企业的性质,规范建立完善的采购框架及采购流程控制,采购流程分权运作、互相制约,合理分工、不相容职务分离、职责明确,严禁一人完成采购的全过程。
2 加强物资需求计划管理,严格控制采购数量
(1)按照图纸、根据工程网络工期计划安排认真提出物资需用计划,合理储备
物资成本计划的制定,必要前提是熟悉整个工程的合同材料费用构成,并事先做好物资策划。按照图纸、根据工程网络工期计划安排认真提出物资需用计划,同时还应对投标的成本总量参照施工进度进行分解,分解完毕后的数据,还要通过收集各方资料进行最终的调整,力求使成本分解的更加准确,这也为下一步制定成本考核目标、进行过程控制提供了依据。先进合理的物资储备及储存方式对于人力、物力和运力等资源的有效利用具有重要意义。计划量过大,不但增大资金占用成本,而且存在因存放保管、产品淘汰贬值等加大成本,对工程的协调平衡、物资有效期等也不利,因此需用计划必须科学、合理、具有预见性。
(2)优化设计,优化施工
在已经构建工程设计上,进行优化设计和优化施工,降低物资的使用数量及安装施工费用,从而降低采购成本。
(3)使用新材料、新工艺,进行性价比分析,做好材料替代
使用新材料、新工艺,不但能减少材料耗量,降低材料采购成本,而且能够方便施工,解决施工困难。如使用砼外加剂、粉煤灰、钢纤维、矿渣等,可以减少水泥用量,增加砼强度和活力性,延长或缩短砼凝固时间,降低施工难度。
(4)与库房、施工连队保持沟通和资源信息共享,充分利用库存
完善仓库、施工连队和采购人员的信息沟通接口,保证信息的畅通,及时了解仓库到货情况、库存情况和现场使用情况,便于采购人员做出正确的采购决策,也避免造成库存积压。
(5)采购人员汇总编制采购计划
在采购计划控制上,物资计划人员应该处于主动地位,对每一份物资需求计划单都必须严加审核,杜绝见计划单就买、有领导签名就算的习惯。在审核过程中需要考虑的因素包括:需求计划的依据;材料的库存及利用;采购周期与需求日期;材料的替代;市场行情;物资经营(合理储备);材料批量采购优势;物资的配套采购;材料能否从其它工程调拨等。
(6)实行预算和定额管理,降低消耗量
企业根据经验、行规及标准,制定项目工程的定额,用于各个工程项目的控制管理,按照施工图预算,计算出单位工程或单项工程的材料消耗量,在此量范围内控制使用,避免盲目和浪费。
3 探索、创新物资采购方式,控制采购价格
(1)合理选择采购方式,严格招议标程序
通过有限竞争性招标采购、公开竞争性招标采购、定向谈判、询价采购等不同的采购方式,以及多种招标方式的合理组合使用,将有助于提高采购效率和质量,从而有利于降低采购成本。对一些规定采购方式之外的物资,可以积极创新采购方式,例如,国家电网公司物资采购中采用的“协议库存采购”、“超市化采购”等创新采购方式,通过谈判先确定协议供货商、明确物资品种、规格型号、价格、质量标准、配送及服务要求,形成企业内部的采购平台,使采购过程具有规范快捷、高效优质、操作性强等特点,极大地促进物资集约化发展,大大地提高了工作效率和降低了物资采购成本。对规定招议标采购物资,必须严格按照招议标采购程序执行,在事先提出的采购条件下,进行招标、开标、评标、定标,择优选择交易对象并签订协议。整个过程要求公开、公平、公正和择优。
(2)集中采购、统一配送
将各个工程的主要物资纳入公司集中采购,通过公司电子商务平台,及时反映物资采购计划申报、招标信息、各工程物资验收情况、使用和库存情况等信息,使采购物资产生规模效益。相关的采购人员应该掌握市场行情和区域价格优势;利用好政策,如国家层面的免税区、政策优惠,企业厂家的现款和数量折扣、区域优惠等等;选择最佳采购时点和采购批量,以及采购地点,确保物资能够以最低的成本、最好的服务、最低的物流费用和满足要求的物流时间,准确无误的到达。应该尽量向生产厂家直接采购,避免中间商环节,节省流通成本。
(3)择优选择供货商
通过调查评定建立合格供方候录库。建立合格供方考核制度,定期或不定期对供方进行评价对比,及时更新。与实力强、质优价廉、服务信誉好的供方建立长期合作的战略伙伴关系,同时应该加强对供方应急库存的考查,以应付突况。合理选择物资的供方,企业相关人员应该廉洁自好,不能出现贿赂等不良作风,应该秉持公平公正公开的原则。
(4)合同谈判艺术及技巧
谈判是达成彼此认同的协议过程,并不只限于价格方面,也适用于某些特定需求时。矛盾无所不在,任何事情都是由矛盾组成的,谈判也是这样,供需双方之间存在较大的矛盾,供货方希望争取较大的利润空间,需方希望能够付出最少的金钱得到最大的回报,谈判的过程即是平衡双方矛盾的过程,当供需双方达到各自的平衡,那合同谈判就将完成。
谈判过程也是供需双方互相摸底的过程,当某一方首先抓到对方的底牌时,那它在合同谈判中将占据主导地位。合同谈判中的底牌并不是只有一张,价格、工期、最终订货时间、付款条件、设备组成明细价格表等这些都是非常重要的条件,这些条件并不是独立的,他们在一定的条件下能够相互转换的,在关键时刻都能直接影响合同谈判的最终结果。
合同谈判是双方斗智斗勇的过程,供需双方都通过各种手段达到自己的目的。谈判过程中供货方最想知道的是我们能够接受的底价、合同的工期、付款的条件及我们签订合同的最后时间,在这些条件中往往感觉合同工期与签订合同的最后时间并不重要,不能影响合同的谈判,其实这种想法是非常错误的,往往因为我们的图纸到位比较滞后,留给我们的谈判时间并不非常充足,如果他们知道了我们准备的合同工期,在谈判出现僵持的时候,他们心中将非常有底气,知道我们没有充足的时间僵持,这时候往往最终让步的就是我们。
在谈判的初期供货方一般是通过与我们的接触熟悉对方的性格,谈判过程中经常询问我们的合同供货周期、最终签订合同的时间及我们要求的付款条件,在这个过程中千万不能急躁,不能随口回答,谈判过程中往往因为一句话就能改变整个谈判的走向。随着合同的进展,供应商在逐步的接触中将列举一系列的以前签订的对他们有利的合同,出示给我们这些合同的价格、付款条件及合同周期,让我们感觉他们提供的价格是合理价格,不存在暴利现象,然后观察我们的反应,判断有关信息。在这个过程中我们始终要保持冷静,不能因任何消息而影响自己的判断甚至表情的变化,这些看似简单的肢体语言往往成为泄露最重要消息的罪魁祸首。另外一个供货方经常使用的手段是送礼,打着提供回扣的名义给谈判人员下礼,如果有谈判人员接受,那供货方将能够在合同谈判中掌握非常有利的时机。
在商务谈判开始前我们要做详细的准备工作,要多方了解同类型、同型号或类似型号的设备等物资的销售价位,要了解各投标厂商的销售业绩及其在该行业中所处的地位,要提前把各投标文件进行比较,分析出各厂商在局部报价上的差异,作为我们谈判的重点,把没有技术含量的、能够计算出材料用量的部分认真计算出材料用量,根据市场上的材料价格及加工价格分析出他的真实成本价格,与他们的投标文件相比较,找出差异较大的部分作为价格谈判时的突破口。
合同谈判前还要组织谈判的人员一起进行讨论,分析谈判可能出现的各种情况,统一谈判思路,制定谈判路线,让投标厂商跟着我们的思路走,跟着我们的思路回答问题。在谈判过程中不能因为供货方的误导而改变既定的谈判方向,在一般的情况下供货方会给出我们设备的生产周期,但是设备的组成明细价格表他在谈判过程中不会提供,因为害怕我们针对他的明细价格表进行详细的分解谈判,但是关于这部分谈判我们必须与他们讲出来,作为我们压价的最有利的理由。
为了尽快摸清对方的底价,我们也需要一些欺骗的手段,比如通知他们谈判结束,由于价格原因他们被排除在外,这时候供货方往往会出现大幅度降价,我们根据得到的价格与其他厂家进行再次谈判,完成这一步后,我们再根据所得到的信息及市场的信息分析出一个比较合理的价格与供应商进行最终的谈判,这样得出的价格将不会偏离实际情况。付款条件应该在在确定下价格之后谈判,这样有利于取得谈判优势,供货商往往不因为这些小的条件而导致合同谈判失败。
合同条款中必须明确物资名称、规格型号、数量、价格、质量要求、付款方式、交货时间、违约责任及解决方式等,避免因条款不清给企业造成损失。
4 物资运输物流成本控制
在物资采购物流方式的制定中,有关工作人员应该以低物流费用、高效益的运输效率为参考基础。在运输过程中,一定要严格督促合理装配,避免物资损坏而造成不必要的损失。谈判可运用价格/成本分析,价值分析与价值工程(VA/VE)等手法。
5 做好仓储管理,节约费用
(1)加强物资验收入库管理,把好质量、数量关
物资到货验收入库,是物资采购实施的最后一个环节,是从文件资料到实物结果的过渡,对整个工作成绩的影响较大。以合同或订购采购单为依据,坚持2人以上人员参与验收,与施工连队一起验收,重要设备或材料还必须邀请工程技术人员共同参与,杜绝发生数量虚假和不合格品验收入库,给企业造成损失。
(2)严格发放制度,限制超额领用
出库要实行限额发料,实行包干使用,材料消耗和个人利益挂钩。过程控制就是随时掌握材料的节超,对计划外领料,要有依据和说明,要严格审批,管理过程中不但关注异常超耗,也要关注异常节余。从物资需用计划的提出、采购入库、保管到施工连队的领用等环节,都进行详细核对,相关信息及时层层上报,防止纰漏。
(3)科学规划,按物资性能合理存放保管
根据物资使用周期、性能,尽量一步到位,实行定置管理,合理布置,正确的储存能确保物资不受损坏和减少二次转运。
三、物资采购全流程成本理念
物资采购,从广义上讲,它包括采购需求的提出、到物资的使用全过程的活动,关系到了整个项目成本管理的成败。在工程项目物资管理时,必须树立物资采购全流程成本的理念。应该关注的是整个项目物资管理流程中的成本降低,是对总成本的控制,包括价格、质量、配套程度、服务、及时快速供货、可靠的货源保证、流转、保管、安装使用等等,而不是单一地针对采购货物的价格。如配套高的设备不但节约安装人工费用,而且减少消耗材料等材料的采购,从而比配套程度差的设备所需总成本还要低。所以,不应该仅仅只看到最直接的成本降低,还应该从项目的全过程来衡量成本上的效益,从项目的全过程来分析降低总成本。
四、重视从业人员的培训,不断提高从业人员的业务素质
想要做到有效控制工程项目目的,那么一个自身素质较高,业务能力较强专业团队则是必要的条件之一。企业必须从业人员的培训,通过对业务专业、优秀项目物资管理经验和实际而具体的操作流程及方法进行系统性的学习,明确指出工作中的不足,帮助从业人员较快的熟悉业务,满足在物资采购工作中的工作要求。采购人员具体应该做到以下几点:掌握工程项目的材控体系和采购方案,能够严格的控制采购物资的质量,了解国家相关政策法规、相应的供应商和所需物资市场,能够有效的运用自己所学专业和自身具有扎实的专业技术基础,有着相应的语言表达能力和与供应商的谈判能力,具有敏锐的洞察能力,廉洁勤勉,确保工程项目中物资采购成本的控制。
结语
在对于工程项目中物资采购成本控制的问题进行研究分析,总结归纳的过程中,可以明确对物资采购成本进行合理的控制,能确保工程项目的建设进度和质量,避免企业的资金出现周转不灵等问题,提高工程项目盈利。以上探讨的物资采购降低成本的一些措施和方案,应该是建立在物资采购管理的全过程中,在工程的建设中,获得低价的物资成本固然是非常重要,但是在这个过程中,能够得到优质的服务,质量有保证以及及时快捷的供货对工程项目中成本控制同样具有重要意义。
【关键词】水利工程 项目 协调与沟通
在水利工程项目中,项目管理会遇到越来越多的挑战,协调与沟通已成为创建和谐项目管理组织的最重要的手段。
一、水利工程项目管理中协调与沟通的作用
协调与沟通是管理活动中不可缺少的组成部分,也是管理者最重要的职责之一。协调是项目管理的一项重要工作,协调可使矛盾者的各个方面居于统一中,使系统结构均衡,使项目实施过程顺利。沟通是项目协调的手段,是解决组织之间成员之间障碍的前提和基本方法。组织协调的程度和效果常常依赖于各项目参加者之间沟通程度。协调与沟通不可分割,缺一不可。
著名管理大师彼得・德鲁克就明确把沟通作为管理的一项基本职能。美国著名未来学家奈斯比特指出:“未来竞争是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部的组织的有效沟通上”。
对于工程项目管理来说,协调与沟通的作用有以下几个方面。
1.项目组织与外部联系的基本前提和重要手段
在社会中,由于信息技术的高速发展,任何组织都存在于一个开放的环境中。而水利工程施工项目由于其具有界面多,与环境接口复杂,各利益相关者多等特点,与外部的协调与沟通任务很重。及时有效地协调与沟通,为项目创造和谐的外部环境,将成为工程项目管理成功的重要因素。
2.项目组织实现内部有效管理的基本保证
协调与沟通与项目管理密不可分。协调与沟通是计划、组织、激励,领导和控制等管理职能有效性的重要保证。每一项基本工作的完成都离不开良好的协调与沟通。
3.项目管理组织创新的来源
由于工程项目具有一次性、不重复性以及现代水利工程项目新颖性的特点,技术创新、工艺创新以及管理创新是项目组织是否有生命力的主要体现。而项目管理中采取一些全方位、多层次的沟通活动,可以给项目组织带来无限的创意。因为越是低层的员工,对组织活动有着更深刻和更直接的理解,他们往往最先发现组织出现的问题。有效的沟通机制可以使组织高层及时了解组织出现的问题,并在相应的沟通与交流中提出创新的办法,并顺利得到实现,这是管理创新的重要来源之一。
二、水利工程项目协调与沟通管理的特点
水利工程项目规模大、参加单位多、接口复杂等特殊性,项目协调与沟通管理除具有一般沟通管理的特点外,还具有以下一些特征:
1.协调与沟通层次多、范围广
项目沟通的范围既包括项目团体内部的沟通,更包括与业主、监理、上级组织、单位职能部门、各分包商、质监安监部门以及当地有关政府部门、组织等众多项目干系人间的协调与沟通,协调与沟通范围广、层次多,是一般企业管理无法比拟的。
2.沟通内容多
项目沟通除必须保证有关项目实施的各类信息能够为相关人员获得外,必须高度重视和加强项目部内部成员间,项目部与公司上级及有关职能部门,项目部与业主、监理、地方等的情感沟通,创造出最有利于项目实施的环境。在项目协调与沟通中信息过程是表面的,而心理过程是内在的实质的,所以有人说管理是心灵的沟通。
3.协调与沟通的始终性
从项目周期来看,无论开工阶段、过程中还是收尾阶段,协调与沟通的任务都很重。从项目团队的内部管理来看,团队的建设也是一个具有阶段特征(组建、磨合、正规、实施、扫尾)的成长过程。随着工程的进展,工程项目组织也会发生变化,对职工的心理也会发生变化。这些都需要通过有效的沟通来解决。
4、沟通主体与客体的多变性
这是由每个工程项目地点不同、业主不同、监理单位不同等所决定的。一般情况下,对承包商来说,一个工程项目一个地点,一个工程项目一个业主和监理单位,承包商面对的是多变的外部环境(客体)。同时,对施工企业来说,一个工程组建一个项目部(主体),及乎没有人员、结构完全相同的两个项目组织,工程项目管理的主体也是易变的。
5、沟通管理比较困难
项目组织和项目组织行为的特殊性,使得现代工程项目中的协调与沟通管理十分困难。同时,由于工程项目建设打破了原来系统的平衡,使项目管理者在各方沟通关系中通常处于被动地位和劣势。
6.协调与沟通管理对工程项目成败的决定性
在现有体制下,制约项目管理的因素比较多。工程项目的特殊性决定了项目沟通管理的广泛性、多变性、复杂性,协调与沟通管理成为工程项目管理的重要职能。同时,工程项目管理又受当今社会转型期的影响,需要面对的问题和矛盾很多。如征地拆迁问题,施工临时占地问题,工程所在地资源的利用问题等等,这些问题给项目管理带来了巨大的挑战。能否有效地协调与沟通成为工程项目成败的重要因素甚至是关键因素。
三、水利工程项目沟通对象
总体来说,水利工程面对的沟通对象有项目组织内部、近外层和远外层三个层面。
1、项目组织内部的沟通
从项目部组建开始,管理者面对的第一个沟通对象就是项目组的成员。在这个沟通范围内,项目经理起到核心作用。如何协调各职能工作,激励项目部成员,是项目经理的重要课题。
由于现代水利工程项目规模大,参加系统多,管理分工细,造成每个参加者沟通面大,各人都存在着复杂的关系,需要复杂的沟通。同时,现代水利工程项目技术越来越复杂,工艺越来越先进,施工管理中专业化和社会化的分工越来越细,增加了项目管理中交流和沟通的难度。更为主要的是,由于项目是一次性的,项目组织都是新成员,成员之间面对的是新的任务,必然造成项目组织摩檫大,沟通困难。
成员之间的沟通还不仅只是为了信息的沟通和交流,通过信息沟通这座桥梁而达到心灵的沟通,是打造良好团队关系的最有效途径。
2、与业主及监理等近外层关系的沟通
这是每个工程项目必须面对的沟通对象,当然也是最重要的沟通对象。业主代表项目的所有者,对项目有特殊的权利,是承包商的上帝;监理是受业主的委托,对工程实施进度、质量、投资、安全等监督,在我国目前现有工程监理体制下,对项目管理具有重要的影响。由于各方承担的任务、代表的利益不同,以及业主、监理的管理水平、业务水平、职业道德等因素和我国目前的项目管理机制不健全,承包商和业主、监理之间的沟通具有特殊性。
长期以来,由于认识和行为上的问题,人们只重视形式上的沟通,而不太顾及心理上的沟通从而使各方满意的问题。项目要取得百分之百的成功,仅仅完成业主的目标期望是不够的,还必须与业主及代表业主行使职权的监理建立坦城相待、互相信任的关系,以求得业主为施工方着想,为施工方排忧解难,变“治”为“帮”,达到双方的相互理解与支持。只有这样,项目施工才能克服困难,最终达到业主目标与施工方目标的高度一致,从而求得项目的一个圆满结果。而要达到与业主的和谐关系,经常沟通是最佳途径。
3、远外层关系的协调与沟通
以上两种沟通分类是由组织关系或合同关系建立起来的沟通关系,而除此以外,还有建筑企业经常遇到的关系,是由法律、法规和社会公德等决定的关系,而项目的社会性越强,这种关系就越多。如果项目组织只关注项目的近外层关系和项目团队,而无视其他项目干系人的存在,就有可能忽略那些能够影响到项目进程、能够对项目起制约作用的群体。
水利工程项目一般都是处于一个的开放的新系统中,它与所在地区有许多系统的接口配置,它与外部周边组织(政府机关,村民委员会,周边居民等)及其他相关者有着多多少少的联系,或需要地方有关部门协作配合,如施工场地租用问题,乡村道路的占用问题,水电等地方资源的利用问题等;或因施工对地方产生一定影响而改变其行为和习惯,造成地方群众生活不便,这必然对他们的行为、心理产生一定影响,从而产生对抗情绪,如施工造成的出行道路不便,施工噪音、污染问题等;或因地方资源问题而产生不同意见。所有这些,我们习惯上称为地方关系,或者称远外层关系。这类问题的解决目前还没有很好的法律依据,只能通过沟通与协商解决。由于没有直接的利益关系,很容易使其产生对抗情绪,因此,地方关系的协调与沟通是工程沟通管理中难度最大的,处理的好坏将直接影响工程项目的成败。在沟通方法上以情感打动为主,以达到双赢为目的,灵活运用各种沟通技能技巧。
工程项目管理所面临的地方关系协调难度越来越大,其协调与沟通成本越来越高,已到了不容忽视的程度,对某些项目来说,地方关系构成了项目管理的最大风险。
以上是项目管理中常见的三种类型的沟通,其沟通策略分析见下表:
工程项目常见沟通类型分析表
四、和谐理念指导下的一些沟通技巧方法
通过上面的分析,可知协调与沟通在项目管理中的起到非常重要的作用。由于各种因素的制约,在人们的沟通中本来就存在许多沟通障碍,而在项目管理中,由于水利工程项目的一次性、露天性、界面复杂性等特点,沟通管理要面对复杂的环境、繁杂的沟通任务、众多的沟通对象,项目管理者常常处于被动的沟通地位,项目沟通管理面临着更多的困难和障碍,需要一些特殊的方法技巧。
1.管理是心灵的沟通
有人说,管理是心灵的沟通,这一方面说明沟通在管理中的主要作用,更主要的说明沟通不只局限于信息方面的,更应是情感方面的沟通。要通过沟通,达到双方心灵的“默契”。
长期以来,由于认识和行为上的问题,谈起沟通往往看重的是信息本身的交流与沟通,常常忽略使各项目参加者满意,以及如何使之满意的问题。仅仅将沟通看作一个信息过程,而忽视了它又是心理的过程,忽视项目组织沟通的特殊性。在项目沟通协调中,信息过程是表面的,而心理过程是内在的实质的。从和谐管理的角度看,首先应在心理契约这个层面上认识管理,从构建心理契约入手,展开管理活动,以“心灵默契”为管理的最终目的,这反映了管理的实质。
2.重视非正式沟通
按沟通途径的不同,沟通分为正式沟通和非正式沟通。在项目管理中,应重视非正式沟通。
在信息技术迅速发展的今天,沟通渠道发生了很大变化,使沟通成本和时间大大减少。在信息技术给信息沟通与交流带来极大便利的同时,人们面对面的沟通方式发展很大变化,对情感的沟通与交流造成了一定影响,增加了人们心理的障碍。
由于现代水利工程项目的结构复杂性、社会性、露天性及界面开放性等特点,水利项目管理通常会面临很多边际模糊情况,无论哪种组织结构,也无论组织内、组织间、组织外都会出现这样的情况。对这些模糊两可、没有统一价值尺度的事情,通常是无法用正常的、公事公办的原则解决的。沟通双方关系处理的好坏对事情的结局会产生重大影响。对这些情况的协调与沟通,用非正式沟通的方法来解决无疑是最高效的。非正式沟通是建立良好人际关系、解决事情的很重要的方法。
3.诚信是项目沟通管理的基本原则
诚实守信,是构建和谐社会的基本要求,更是和谐项目管理对协调与沟通的基本要求。
俗话说,“众人拾柴火焰高”,但是让众人心甘情愿地为你“拾柴”并不是一件容易做到的事情。真正的成功者是以诚信为做人之道的,诚信是获得信任的基石。诚实守信是形成强大亲和力的基础,会使人产生与你交往的愿望,在某些情况下,会消除不利因素带来的障碍,变困境为坦途。在项目管理中,由于项目管理的特殊性,管理者在复杂多变的环境中面对各种各样的沟通对象,项目管理者往往处于被动,居于劣势,要在极短的时间内树立良好的形象,关键在诚信,只有诚信,才能尽快获得对方的理解和信任,从而得到对项目的支持。
自古以来,中华民族就讲究礼仪、诚信。《中庸》说:“惟天下至诚为能化”。意思是说,只要有至诚之德,万物都可感化,何况人呢?可见先哲对诚信的重视。
关键词:联合采购;工程项目供应链;激励机制,战略合作,三层规划
1.引言
项目公司、供应商与承包商构成了工程项目供应链中的主要参与者。时间、成本和质量是所有项目必须考虑的三个互相约束的基本目标。从供应链管理系统来说,其时间的约束主要体现在,由于激烈的市场竞争,企业总是希望在最短的时间内,完成供应链管理系统的构建,以尽快形成规范稳定的供应链管理系统来获取市场竞争优势。另外,成本始终是衡量工程项目供应链是否存在提升合作双方竞争优势的一个重要指标。据统计,工程项目中材料、设备采购在工程成本支出中占60%-75%左右,项目成本超支问题通常都与采购因素有关。想要降低采购成本,克服现行采购工作中存在的问题,需要从采购机制这一根本问题入手。
从整个工程项目全寿命周期来看,项目公司与供应商(如项目建设相关资源及安装设备等供应商)存在长期合作的利益动机。同时,现代供应链管理逐渐往以总成本最低的控制层面发展,“全面增值”便要求将供应商提升到一个战略合作的地位上来考虑,通过多个项目的联合采购以寻求降低工程成本的途径。
本文尝试采用工程项目供应链多层决策机制分析联合采购下各协作主体间的决策策略。
整个决策过程是一个包括项目公司为主导者(上层决策者)(Top-level Decision-Maker,TDM),并与具有战略合作地位的供应商的中层决策者(Middle-level Decision-Maker,MDM),以及子项目承包商的下层决策者(Lower-level Decision-Maker,LDM)的三层交互协商过程。
2.问题描述
在工程项目中,一般包括一个项目公司,多个分标段承包商,和多个类型的资源供应商。某个分标段涉及一个主体承包商和多个资源供应商,因此在每一个分标段需要项目公司从中协调众多资源供应商与承包商之间的关系。本文假设项目全寿命周期长度一定,项目前期策划与项目建设期越短,项目越早投产,运营期越长,运营收益越多。在项目建设管理中,通过项目计划技术,我们可以分析到影响项目整体工期的关键标段链,以成本最低为改善目标,对关键标段的局部优化,进而达到工程项目供应链的全局优化。在一定条件下,通过增加资源的投入可以缩短工程项目某标段建设时间长度。
为此,将项目公司、供应商及承包商之间的关系作为在项目建设期内的一个激励期,即,在项目建设期内,将供应商和承包商分别作为主体看待,其对应的激励强度相对固定。项目公司通过收益激励手段与关键标段承包商及对应资源供应商就工期目标优化问题进行协调决策。
3.三层决策模型
项目公司与供应商、承包商之间的承包合同类型为“固定总价+奖励”。合同在工程动工之前签订,工程款结算方式为分阶段定期月末结算,奖励收入在项目结束时结算。
对项目公司而言,从项目全寿命周期角度来看,项目提前完工会带来提前投产阶段的运营收益,这些收益除了一部分奖励供应商和承包商之外,还可以提前还贷来减少贷款利息;但压缩工期需要提前给供应商和承包商支付合同款,提前使用贷款自然也就增加了贷款利息。因为减少的贷款利息和增加的到款利息可以相互抵消一部分,所以在此不考虑工期压缩时间内贷款利息的变化。作为上层决策方,项目公司的决策问题是选择对供应商及承包商的激励强度,以最大化项目整体的净现值收益。
对于供应商而言,压缩资源交付周期除了能得到来自项目公司的收益奖励外,还能提高其生产组织及管理的应对能力,在能力范围内获得更多机会受益,但压缩交付周期会增加一定的压缩成本。供应商的决策问题是在项目公司给定的激励强度下,选择最优的资源供给长度以寻求自身收益最大。
最后考虑承包商,其收益与成本和供应商类似,除了来自项目公司的收益奖励外,还能及早承接其他工程获得机会受益,同样压缩工期会增加一定的设备和人员投入,增加其成本。
承包商的决策问题是在项目公司给定的激励强度和供应商选择的资源交付时间长度下,选择最优工期以寻求自身收益最大。
在涉及多个局中人或子系统之间具有利益冲突的情况下,单纯依据从全局出发得到的最优化结果,单纯采取局部服从全局的做法来解决这类问题,往往结果具有不可控性质,方案也得不到真正的贯彻。于是,一些学者提出了交互式优化方法。这种方法可以较好地适应系统环境的变化。它允许决策人多次改变目标和意图。该模型可以采用交互式多层规划法进行求解。
4.结语
在现行的项目承包模式下,项目公司与供应商的战略合作适合于项目中价值占比高或需要长期维护的工程项目需求品,低价值资源不存在合作的利益基础。因此,该模型适应范围在应用时存在一定的限制。
本文应用的交互式多层规划法虽然不能求得最优解,但对于供应链这种复杂系统,决策时获得完备的信息是不可能的,并且决策的制定通常是松散定义和开放的,因此一般不会出现单独的、唯一的决策方案,所以只要能求出使得各层都满意的妥协解,就可以为各层决策者提供决策支持。
参考文献:
[1]王忠伟,庞燕.供应链管理[M].中国物资出版社,2009.225-230
[2]Dissanayaka S.Kumaraswamy M.Evaluation of factors affecting time and cost performance in Hong Kong building projects[J]. Engineering Construction and Architectural Management, 1999.6(3):287-298
关键词:工程项目;组织结构模式;矩阵化项目组织;混合组织系统
中图分类号:F279文献标识码:A文章编号:1009-2374(2010)06-0139-02
国际工程项目是指国际工程领域中的项目,也可以说是国际领域中的工程项目。工程项目组织(Project Organization)是指在工程项目管理人员中的职位结构设置及设置结果。工程项目组织的目的是按任务或职位制定好一套合适的职位结构,以使项目人员能为实现项目目标而有效的工作。工程项目组织的结构模式是指在项目上级组织的影响下,项目与上级组织以及项目内部的联系方式。由于项目组织是在上级组织内形成,而上级组织通常是一种常规组织,所以项目组织与常规组织既不同又有联系。按照这一思想,在项目管理组织中,形成了几种项目组织的结构模式:职能化项目组织、项目化项目组织、矩阵化项目组织和混合组织。
一、工程项目组织结构模式
(一)职能化项目组织
与常规组织联系最密切的就是职能化项目组织(Functional Organization)。这种模式为了给项目安个“家”,把项目放到常规组织的一个职能部门去,使项目组织成为常规组织的一部分。在职能化项目组织中,人员利用上有最大的弹性及适应性。部门作为项目相关专业技术专家的基本管理基础,专家可被临时安排到项目中,完成所需要的工作后被立即安排回他们的常规工作;部门中的专家也可以被组织起来共享知识和经验,个别专家还可以被不同的项目利用。因此,职能部门在个别人离开项目甚至上级组织时,仍可保持技术上的延续性。
在这种模式下,客户、委托人不是活动和关心的焦点。职能部门有自己的常规工作要做,这些工作通常是优先于项目考虑的,因此客户常被忽视。有时在职能化项目组织中,没有一个人对项目负全面责任。这种不明确责任的失误通常意味着项目经理只对项目的一部分负责,而其他人却对项目的另一部分甚至更多的部分负责。不难想象,这必然会导致缺乏协调和扯皮,进而造成对客户的需要反映既慢又困难。这种模式不利于促进形成项目的系统管理方法。
(二)项目化项目组织
项目化项目组织(Projectized Organization)也可称为纯项目组织,在项目上与上级组织联系方面,是另一个极端。在这种模式下,项目与上级组织的其他部分分离,成为一个自给自足的单位,它有自己的技术人员、自己的管理、由定期的成果进展报告和工作监督而保持着与上级组织的微弱关系。
在项目化项目组织模式下,项目经理在整个项目上有足够的管理权,项目经理是真正的项目领导,项目班子所有成员都只对项目经理负责,在做出技术决策前不用请示任何职能部门负责人。当项目与职能部门分开时,项目经理绕过了整个智能结构直接与公司高级组管沟通,沟通线路缩短了,使得沟通更迅速。同时,由于权力集中,做出快速决策的能力极大增强,整个项目组织也就可以对客户的需要和上级的要求做出快速反应。当存在若干个连续的类似项目时,项目化项目组织就可以稳定地拥有或多或少能开发出特定技术的一批骨干专家,从其成员当中开发出高水平的完成任务的能力。项目化项目组织结构简单而且灵活,理解和实现相对容易。这种形式易于形成对项目的系统管理方法。
然而,当上级组织同时进行几个项目时,要满足每个项目的人员配备需要。这会导致从行政部门人员到高级技术人员的重复配置。为确保技术知识和专门技术使用权的需要,导致了项目经理储存设备和技术以便当需要时就能得到,因而一些掌握关键技术的人是在可得时而不是在需要时就被项目占有了。把项目从职能部门的技术控制下解放出来,有利也有弊,尤其是项目带有“高技术”的特征时更是如此。虽然参加项目的技术人员对项目技术问题有一定的研究深度,但仍然还是落后于其专业中的其他一些人。在项目化项目组织中,项目采取自己的生活方式,常发生项目间的对抗及痛苦的争斗。
(三)矩阵化项目组织
为了能将项目化项目组织的优点与职能化项目组织有利的方面结合起来,同时也避免其各自的缺点,人们发现了矩阵组织(The Matrix Organization)。在效果上,职能化和项目化项目组织代表两个极端,矩阵组织则是二则的结合,它是覆盖于上级组织的职能部门之上的项目组织。由于是由项目化项目组织和职能化项目组织结合而成,根据两个极端中哪个的作用强,矩阵组织又分为强矩阵组织(Strong Matrix)和弱矩阵组织(Weak Matrix)两种形式。
在矩阵化项目组织中,项目是强调的重点,项目经理个人负责管理项目,使项目按期、在规定费用以内达到预定要求。在这点上矩阵组织与项目化项目组织是相同的。由于项目组织是覆盖在职能部门之上的,从中临时抽调人力资源,项目对职能部门的技术专利库有了合理的使用权。当有多个项目时,所有项目都可能得到职能部门的专利,因而极大地减少了项目化项目组织的重复配置。矩阵组织对上级组织内部的各种要求反应也是既快又灵活。在矩阵管理中,项目有上级组织各行政管理单位的代表并有对他们的使用权。其结果是使项目保持了在政策、实践和程序上与上级组织的一致性。当同时进行几个项目时,矩阵组织可以实现较好的资源综合平衡,进而实现每个项目不同的时间、费用、性能目标。这种整体优化方法可使得所有项目人员配备得当,进度安排合理,从而优化整个系统而不是牺牲其他项目而实现一个项目的目标。
在职能项目组织中,毫无疑问职能部门是决策的核心,在项目化项目组织中,显然项目经理是项目权利中心。到了矩阵组织,权利则要更多地在二者之间平衡,通常这种平衡相当细致。但若果对谁负责的问题出现疑问时,项目工作就会受阻。
在多个项目间优化项目目标的能力是矩阵组织的一个优点,但这种能力也有反面。多个项目必须当成一个整体慎重监控,而这是一项艰难的工作。为满足多个项目的进度而在项目之间调动资源可能引发项目经理间的明争暗斗,这些项目经理都总是考虑确保自己的项目的成功而不顾组织整体的优化。在使用矩阵组织的项目上,传统做法是项目经理负责管理决策,职能部门领导负责技术决策,但这种分工在实践中是很复杂的,没有谈判能力强的项目经理就不能保证项目成功。
矩阵管理破坏了命令统一的管理原则,项目人员至少有两个上级,他们是职能经理和项目经理。它使人员无法忠实于双向领导,也无法应付可能的混乱局面。任何在这种体制下工作的人都会体会到它的难处,没使用过这种方式是体会不到这一点的。
(四)混合组织系统
纯职能和纯项目组织在一个公司里可以同时存在,这就产生了混合形式(Mixed Organizational Systems)。这种形式通常是将一些大的、长期良好运行的项目分离出一些附属项目或独立的活动。许多公司在已有的职能部门中先培育一些还未稳定的小项目,然后让它们“断奶”,形成有自己独立身份的纯项目,最终形成“攻关队”,大项目还可以成立“攻关实体”。混合型式的杂交带来了灵活性,它使公司能通过适当的组织结构设置,满足解决各类特定问题的需要。然而,由于利益和兴趣都不同,这种杂交中也有明显的危险,相同责任的不同组合会鼓励重叠、重复和虚构。
二、项目组织结构模式的选择
(一)影响选择项目结构模式的因素
选择组织形式不是一件易事,要依据项目的特点和公司的资源来选择。有的只是少量的设计原则,不会告诉你确切需要哪一种形式,也没有建立组织的详细指南。能做的就是考虑未来项目的性质、各种组织形式的特征、各自的优点和缺点,最后拿出折中的方案。在下表中列出了12项反映项目性质、特征的因素,它们基本上从各个方面描述了项目的情况,每种特性的评价分为三个等级或种类,各等级或种类对应着与其适应的三种项目组织形式之一。
(二)选择项目组织结构模式的基本要求
1.总的来说,职能化组织常用于需较深技术运用的项目,而不是以降低成本、满足特殊的进度、实现对变化的快速反应为主的项目。
2.如果公司要管理数量较多的类似项目(如建设项目),项目化项目组织更适合。同时还可用于一次性较强、较独特且需要慎重控制而且不适于单一职能部门完成的任务,例如新产品生产工艺的开发。
3.当项目需要几个职能部门的支持且包括相对成熟的技术,但并不需要全体专家都整日地为项目工作时,矩阵组织应是较理想的选择,或当几个项目需要分享技术专家时,也是如此。但矩阵组织相对复杂且对项目经理构成较大挑战,所以当可以采用简单的组织形式时应避免使用矩阵组织。
1.1钢结构较强的便捷性
钢结构采用的材料相对比较简单,一般也都是成材,在进行加工的时候也比较便捷,在土木工程钢结构施工的过程中,一般会选择精确度相对很高的构件,这样在施工时,施工人员就可以在施工现场进行构件的拼装,使用螺丝进行安装就可以,不仅使施工更加的方便,又使施工的周期缩短,同时,钢结构在安装完成后,再重新进行改装的过程也是比较便捷的。
1.2钢结构的节能环保性较高
在建筑领域中,能源的消耗比较大,土木工程项目也不例外。但是钢结构在土木工程中的应用可以有效的控制这一点,钢结构的施工主要是以钢筋为主要材料,而钢筋具有可回收性,因此,在建筑物拆除之后,大部分的钢结构都是可以回收利用的,这就有效的降低了能源的消耗情况,也避免了对环境的再次污染。
2钢结构在土木工程中施工技术要点
2.1充分的做好钢结构施工前的准备工作
在土木工程进行钢结构施工前期,监理人员要充分的做好施工前的准备工作,不仅要对工程图纸进行仔细认真的了解,同时还要详细的了解工艺流程,充分的掌握施工过程中会遇到哪些技术难点。此外,还应该对图纸进行仔细、认真的研究,对图纸中可能出现的一些问题要及时的向上级报告,针对出现的问题,要及时的进行解决,确保钢结构施工过程中不会出现失误。
2.2塔吊在钢结构施工中的使用技术
在土木工程项目的整个施工过程中,塔吊对钢结构的施工有着重要的影响,在钢结构施工的过程中,对于存在一些不同程度的起重幅度、不同重量的物体,塔吊对其都有着很强的适应能力。一般情况下,钢结构施工都采用的是内爬式塔吊,可以从整体上降低钢结构的使用成本。
2.3焊接技术在土木工程钢结构施工中的应用
在进行土木工程钢结构施工时,具有工程总量大、形式复杂、质量要求较严格、施工周期相对较短等特点,焊接作业对土木工程钢结构的施工质量有着决定性作用,直接的影响了整个土木工程项目的安全性与稳定性。随着科学技术的不断变化发展,土木工程的高层钢结构的空间定位已经可以做到,高层焊接技术的误差值限制在9mm之内,施工效果比较明显。
2.4吊装技术在土木工程钢结构施工中的应用
吊装技术在土木工程钢结构施工的应用有着重要的影响。在进行吊装作业的时候,吊装质量的好坏、吊装速度的快慢对整个钢结构施工都有着决定性的影响。因此,在进行土木工程钢结构施工前期,要对吊装的分布区域与施工工艺有计划的制定出来,在进行吊装作业设计过程中,要全面的考虑整个土木工程结构施工的平面设计图、建筑物的立体构造、建筑内部的构造形式、塔吊的使用数量与位置分配、以及工程施工环境等等方面的因素,从而全面的展开综合性、系统性的设计分析。
3提高土木工程钢结构施工质量的分析
3.1加强钢结构施工的设计与技术指导
钢结构施工技术管理体系要不断的完善,要严格的保证钢结构施工的质量,要根据相关规定的标准对施工方案进行严格的审查,对于施工现象的工作人员是否是持证上岗的情况也要严格的审查,对于钢结构施工的整体过程进行有效的技术指导,对于钢结构的安装与连接过程也要进行有效的把控,避免偏差过大的现象出现,确保钢结构在施工的过程中能够正常、顺利的进行。另外,还要根据钢结构的建筑自身的特点提出合理的施工方案,有效的施工流程、以及精准的施工参数等。还要聘请一些比较专业的人员,对施工人员进行技术培训,从而使施工人员的技术水平不断的提高,保证钢结构施工能够有效的、高质量的完成。
3.2科学、合理的采用施工设备
施工单位要根据土木工程钢结构的施工特点,将质量较好的钢结构施工设备有效的在土木工程中应用,不仅要满足钢结构施工的技术要求,操作性较强,同时,还要满足工程施工成本节约的目的。对需要进入施工场地的设备要严格的检查,对于设备的质量证书与实际的功能都要进行严格的审查,决不能因为价格低就选择使用,要严格的确保工程配用设备的质量水平。
3.3确保钢结构构件质量检查工作的有效性
随着钢结构在土木工程施工中广泛应用,钢结构构件的加工过程也在也在不断的发展,但是,对于钢结构构件的质量确不能符合标准,这就要求土木工程施工企业在钢结构构件进入施工场地时,要对其质量进行严格的检查工作,对构件的尺寸大小、检验报告等等都要详细的检查,对于钢结构施工过程中构件质量要严格的把控,从而使钢结构施工质量可以有效的提高。
3.4对施工质量安全进行严格的监管
土木工程项目的有效施工,对人民群众的生命财产安全有着重要的保证,在土木工程钢结构施工的过程中,要确保施工的质量安全监管工作,一是,在钢结构施工中要特别注重施工的安全性,对施工人员进行不定期的安全教育与技术培训,并且,在施工的过程中设置防护网、安全带等一些安全的防护措施,施工的工作人员也必须每人都佩戴安全帽;二是,工程的施工质量安全,在整个施工过程中,要不间断的对施工质量与施工效果进行有效的检查,防止在施工的过程中出现问题,尽可能的避免施工质量安全事故的发生几率。
4结语
关键词 国际工程项目 应急管理系统 系统动力学
一、引言
国际工程项目是一个充满风险的事业,由于涉及到工程所在国的政治、社会环境、地理环境、气候条件、经济形势、资金、劳务政策、法律法规以及与业主所在国政府部门的关系等问题,决定了国际工程项目建设环境的特殊性,容易引发突发事件。例如2006年2月中国建筑材料集团总公司工程人员在巴基斯坦遭不明身分歹徒突然袭击,造成重大伤亡;2008年3月我国大连某公司工程人员在赤道几内亚发生罢工事件并与当地警方发生冲突造成中方人员的伤亡,严重影响了工程的进度,造成重大经济损失。
国际工程项目突发事件是指在国际工程项目建设的过程中突然发生的,造成或者可能造成严重危害,需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。因此,针对国际工程项目突发事件特点,我国建筑工程企业应建立起高效统一的应急管理系统,才能有效应对突发事件,降低突发事件对工程建设产生的负面影响。本文着眼于国际工程项目应急管理系统中非常基础和核心的问题――应急管理系统的构建,运用系统动力学原理从总体结构上把握国际工程项目应急管理系统的主体功能与作用。
二、应急管理系统构建的系统分析
国际工程项目应急管理系统是一个涉及到众多参与方以及工程所在国政府部门的多层次、多功能,且动态变化的复杂巨系统。系统内众多要素在物质、信息和能量的流通与交换过程中,通过相互作用、相互影响、相互依赖和相互制约,构成多重反馈从而组成了具有一定结构和功能特点的复合系统。因此基于信息反馈的行为模式、强调系统正负反馈回路结构研究的系统动力学成为研究国际工程项目应急管理系统的有力工具,该理论可以从宏观上把握国际工程项目应急管理系统的结构和运行机制。
基于系统动力学原理设计的国际工程项目应急管理系统整体构架如图1所示。系统结构在横向上受社会和经济的影响,纵向上受内部组织运作和外部宏观环境的影响。社会面、经济面、内部组织运作、外部宏观环境构成了国际工程项目应急管理系统的边界。系统由五个子系统构成,即目标系统、保障系统、运作系统、激励系统和约束系统。运作系统与保障系统、激励系统、约束系统、目标系统都有直接作用,运作系统以保障系统为基础,在激励系统的推动和约束系统的制约下,为达到目标系统的目标而发展、调整、运行。
需要指出的是,这五个子系统内部关系不是一成不变的,随着应急管理系统的运作,它们内部的某些因素可以相互转换,特别是保障系统和约束系统。例如,在应急管理系统建立的初期,资源(人、财、物)的投入是保障系统的要素之一,但随着系统的建立,可使用的资源在一定时间空间范围内逐步减少,从而可利用资源的不足也就成为应急管理系统的制约因素,因此成为约束系统的要素。
三、子系统的划分和功能分析
(一)运作系统
运作系统是由应急管理的主要环节构成的,包括应急准备、监测预警、应急响应、应急恢复四部分,它包含了国际工程项目应急管理过程的活动要素。
应急准备是整个应急管理活动的重要一环,有效的应急准备可以大幅度减少突发事件发生的可能性和降低损失的程度。应急准备包括:危险源辨识、风险评估、应急资源管理、应急预案管理、应急能力评估、培训和演习、教育宣传等活动。
监测预警是通过监测系统、预警系统等认识和辨别出突发事件潜伏期的各种症状,使项目管理者能够及时地发现并解决问题,避免突发事件的发生或扩大。
应急响应是由突发事件发生后采取的一系列救援行动所构成的,其主要目的是为了减轻国际工程项目突发事件造成的危害程度,安置工程受害人员,防止事件的衍生或进一步扩大。应急响应是一个需要迅速做出反应,通过应急管理部门的组织、协调,启动应急处理程序,调动所需资源,稳定有序的处理突发事件的过程。具体行动包括:接警、突发事件评估、决策分析、指挥调度、现场指挥、应急抢险与救援等内容。
应急恢复是指工程突发事件发生后,各项善后工作必须尽快展开,恢复正常的国际工程项目施工建设,同时需对事件发生的原因展开进一步调查,吸取教训,最大限度地杜绝和减少类似的事件再次发生。主要包括:恢复与重建、人员安置赔偿、事件调查、应急预案评估和修订等环节。
(二)保障系统
保障系统由应急组织、应急预案、应急资源、技术、国际法律规范等要素组成,它包含的要素都是在国际工程项目应急管理过程中涉及到的基础性要素。
应急组织是一个全方位、立体化、多层次和综合性的应急管理网络,是一个能动员国际工程项目各参与方力量的多维度、多领域和多层级的协作型系统。组织系统可划分为:应急准备组织系统、监测预警组织系统、应急响应组织系统、应急恢复组织系统。
应急预案应该涵盖应急预案管理的各个方面,包括应急预案的制定、应急预案的分类分级、应急预案的评估、应急预案的更新、应急预案的模拟与演练等,并且国际工程项目应急预案体系应该是一个横向到边、纵向到底、网格化、全覆盖的应急预案体系框架,应该覆盖工程建设的各个环节。
应急资源是指应急活动所需的人、财、物和信息资源。国际工程项目应急管理系统中的资源系统是完成国际工程项目各类应急资源的配置、整合与管理的系统。资源系统的建设应包含应急资源的储备、应急资源的评估、应急资源的调度等各个方面。
技术系统是指应急信息系统,它的建立可以提升整个国际工程项目的应急管理能力。应急信息系统的建设目标,就是为了配合应急管理的全过程,应用先进的信息技术、通信技术和网络技术融合科学的方法,为国际工程项目的应急指挥提供决策辅助,使应急管理过程更加科学。
国际法律规范系统是指在国际工程项目应急管理要遵守和符合工程所在国以及国际通用法律法规的要求,确保各项应急管理工作的合法化,使应急管理活动真正做到有法可依。同时,无论是应急组织机构的设置,还是应急处理的流程,抑或是应急信息系统的建设都需要遵循一定的国际标准规范,从而确保其它子系统的有效运作。
(三)激励系统
激励系统由科技进步、工程保险两部分组成。它包含了对国际工程项目应急管理系统的推动要素。
科技进步是指国际工程项目应急管理系统要依靠科技进步、科技投入和科技研发来防范突发事件的发生。科技进步是应急能力提高的重要驱动力,通过使用新技术、新设备和新工具来不断增强国际工程项目对于突发事件预防、监测、预警、应急处置与救援的能力。
工程保险是指为了工程项目的顺利实施,向保险公司支付保费,保险公司根据合同的约定对工程项目实施过程中可能发生的工程、设备、财产和人身伤害承担的赔偿保险金责任。国际工程项目应充分发挥保险在突发事件处置中的重要作用,将工程保险纳入国际工程项目突发事件防范救助体系当中, 利用保险事前防范和事后补偿相统一的机制,强化事前风险防范, 努力避免各种突发事件的发生或者尽量减轻各种事故的损失。
(四)约束系统
约束系统主要指应急成本约束。国际工程项目突发事件因其突发性和紧急性、高度不确定性、破坏性等特点,给工程造成了极大负面影响。然而应急管理应该以最小的代价实现最大的安全目标,从资源限制和工程项目成本等实际情况考虑,“不惜一切代价”的应急显然是不合理的。尤其是盲目的应急投入必然会增大工程项目总成本,从而影响工程的建设进度。所以国际工程项目应急工作必须考虑成本问题,应重视成本可行性和成本有效性,提高应急管理的总体投入成本,重点提高应急预防阶段的投入成本,同时注意应急资源的高效节约和回收利用,建立应急成本配置、核算和评估模型,科学有效的管理应急成本。
(五)目标系统
目标系统主要包括:预防目标,应急目标、恢复目标三部分。
预防目标是指在突发事件发生前,国际工程项目应急管理系统应该能够有效运转,实现制定预案、培训演练、教育宣传、储备应急资源等功能,达到减少突发事件发生的可能性,起到预防、准备的作用。
应急目标是指当发生突发事件时,能够及时有效的进行突发事件分类分级的判定、启动相应的应急预案,进行决策分析,指挥控制整个应急响应过程,保证在事件发生时整个应急管理系统可以高效的进行应对和处置,使工程损失和人员伤亡降到最低程度。
恢复目标是指当突发事件结束后,通过恢复与重建尽快恢复工程的建设,保证工程项目的进度。
四、应急管理系统主导回路分析及关系演化
国际工程项目应急管理系统在保障系统、激励系统和约束系统的共同作用下,通过运作系统达到国际工程项目应急管理系统的目标。由目标、保障、激励、运作系统组成的系统主导正反馈回路,具有自我强化的作用,是系统中促进系统发展的因素。主要表现在保障系统为运作系统提供组织、预案、资源、技术、国际法律规范等各方面的保障,使运作系统正常运行。激励系统为运作系统提供推动力,使运作系统加速运行,从而保障国际工程项目应急的总体目标顺利实现。系统的整体目标对运作系统、激励系统产生作用。正反馈回路举例如下:
工程保险应急准备应急能力工程损失企业收益企业国际竞争力企业综合实力工程保险。
例如,在一个国际工程项目中,企业根据有关的法律和规范与保险公司就工程实施过程中可能发生的突发事件签订工程灾害和人身伤害等险种的合同,做好充分的应急准备。在工程的实施过程中,如遭遇到突发事件(譬如恐怖袭击)使工程项目和人员遭到很大损失,则保险机制的运作可使整个应急能力得到增强,从而减轻了工程项目的损失,使企业的收益增大,从而有利于企业保持更好的国际竞争力,更多地参与到国际工程项目中去,使企业的综合实力不断增强,因而企业会更加注重工程保险在突发事件应急管理中的作用,形成良性循环。
由目标、保障、约束、运作系统组成的负反馈回路是国际工程项目应急管理系统内部调节器,可以控制系统的发展速度。在保障系统的支撑下,运作系统发展到一定的程度,会受到由应急成本构成的约束系统的制约。运作系统和约束系统必须维持最低能量的平衡,否则系统的内部就会出现摩擦和停滞不前,影响系统整体目标的实现。因此当保障系统能够满足运作系统的一切要求时,同时约束系统对运作系统的制约以及激励系统对运作系统的推动作用达到最优时,整个国际工程项目应急管理系统将处于一种良性发展的状态。负反馈回路举例如下:
企业综合实力应急投入(人力、物力、财力)应急能力应急成本企业收益企业国际竞争力企业综合实力
例如,随着企业综合实力的提高,企业会逐步重视突发事件对国际工程项目的危害,因而会注重加大应急投入(人力、物力、财力),使企业应对突发事件的能力不断增强,但是不合理的盲目投入会使应急成本增加,从而导致企业的收益减少,从而使企业参与国际竞争的能力降低,影响到企业综合实力的增强。
通过上述分析可见,应急管理系统的状态和运行机制是由系统主导反馈回路的相互耦合作用体现出来的结果。研究系统反馈回路对系统起作用的方式和系统中各要素目前所处的状态,并对其进行控制即可使应急管理系统的目标得以实现。
五、结语
随着经济和贸易全球化的不断发展,国际工程承包市场日益壮大,市场竞争更加激烈。在这种情况下,我国建筑工程企业必须走出国门参与竞争,积极开拓国际工程承包市场。然而面对着国际工程项目建设环境的特殊性,走出国门的企业更应该加强工程安全管理工作,使应急管理从被动应付型向主动保障型、从传统经验型向现代高科技型的战略转变。本文运用系统动力学原理对国际工程项目应急管理系统的总体构架进行了分析,并通过正负反馈回路的分析揭示了国际工程项目应急管理系统内部运作规律,同时详细地阐述了各子系统的组成要素和功能,为国际工程项目应急管理研究提供了新的思路。
(作者单位:天津大学管理学院)
参考文献
张连营、马添翼、程建:国际工程承包安全管理状况及启示,《国际经济合作》2007年第4期。
池宏、祁明亮、计雷、赵红:城市突发公共事件应急管理体系研究,《应急救援》2005年第3期。
现代工程项目中参加单位较多,形成了复杂的项目组织,各单位有不同的任务、目标和利益,而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力地工作,这就使项目管理中沟通与协调显得更为重要。沟通是组织协调的手段,是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。工程项目管理中应着重做好以下几项沟通与协调工作。
1.项目经理与技术人员的沟通
技术人员对基层的具体施工情况了解较少,项目经理应积极引导,同时注重全局及实施方案的可行性。
1.1建立完善、实用的项目管理系统
明确各自的工作职责,设计比较完备的管理工作流程,使大家按程序、按规则办事。
1.2建立项目激励机制
由于项目的特点,项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。改进工作关系,关心各个成员,礼貌待人,公开、公平、公正;在向上级和职能部门提交报告中,应包括对项目组织成员的评价和鉴定意见,项目结束时应对成绩显著的成员进行表彰等。
1.3形成比较稳定的项目管理队伍
尽管项目是一次性的、常新的,但项目小组却相对稳定,各成员之间相互熟悉,彼此了解,可大大提高工作效率,建立公平、公正的考评业绩方法、标准,并定期客观、慎重地对成员进行业绩考评。
2.项目经理与企业管理层关系的协调
项目经理与企业管理层关系的协调应严格执行项目管理目标责任书。项目经理与企业主要领导既是上下级关系,又是服务与服从、监督与执行的关系,企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控,项目经理要尽职尽责,全力以赴地抓好项目的具体实施。
3.项目经理与发包人之间的协调
发包人代表项目的所有者,对项目具有特殊的权利,要取得项目的成功,必须获得发包人的支持。项目经理首先要反复阅读合同或项目任务文件,了解项目构思的基础、起因、出发点,了解目标设计和决策背景,从而理解总目标和发包人的意图。让发包人一起投入项目全过程,而不仅仅是给他一个结果。尽管有预定的目标,但项目实施必须执行发包人的指令,使发包人满意。发包人通常是其他专业或领域的人,可能对项目懂得很少,解决这个问题比较好的办法是使发包人理解项目和项目实施的过程,减少非程序干预;项目经理作出决策时要考虑到发包人的期望,经常了解发包人所面临的压力,以及发包人对项目关注的焦点;尊重发包人,随时向发包人报告情况;加强计划性和预见性,让发包人了解承包商和非程序干预的后果。项目经理有时会遇到发包人所属的其他部门或合资者各方同时来指导项目的情况,这是非常棘手的。项目经理应很好地倾听这些人的忠告,对他们做耐心的解释说明,否则,会有严重损害整个工程实施效果的危险。
4.项目经理部与监理机构关系的协调
项目经理部应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等,应按《建设工程监理规范》的规定和施工合同的要求,接受监理单位的监督和管理,搞好协作配合。项目经理部应充分了解监理工作的性质、原则,尊重监理人员,对其工作积极配合,始终坚持双方目标一致的原则,并积极主动地工作。在合作过程中,项目经理部应注意现场签证工作,遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员的认可,并形成书面材料,尽量减少与监理人员的摩擦。项目经理部应严格地组织施工,避免在施工中出现敏感问题。与监理人员意见不一致时,双方应以进一步合作为前提,在相互理解、配合的原则下进行协商,项目经理部应尊重监理人员或监理机构的最后决定。
5.项目经理部与设计单位关系的协调
项目经理部应在设计交底、图纸会审、设计变更、地基处理、隐蔽工程验收和交上验收等环节与设计单位密切配合,同时应接受发包人和监理工程师对双方的协调。项目经理部应注重与设计单位的沟通,对设计中存在的问题应主动与设计单位磋商,积极支持设计单位的工作,同时也争取设计单位的支持。项目经理部在设计交底和图纸会审工作中应与设计单位进行深层次交流,准确把握设计,对设计与施工不吻合或设计中的隐含问题应及时予以澄清和落实;对于一些争议性问题,应巧妙地利用发包人与监理工程师的职能,避免正面冲突。
6.项目经理部与材料供应人关系的协调
项目经理部与材料供应人应该依据供应合同,充分利用价格招标、竞争机制和供求机制搞好协作配合。项目经理部应在项目管理实施规划的指导下,认真做好材料需求计划,并认真调查市场,在确保材料质量和供应的前提下选择供应人。为保证双方的顺利合作,项目经理部应与材料供应人签定供应合同,并力争使得供应合同具体、明确。为了减少资源采购风险,提高资源利用效率,供应合同应就数量、规格、质量、时间和配套服务等事项进行明确规定。项目经理部应有效利用价格机制和竞争机制与卡于料供应人建立可靠的供求关系,确保材料质量和使用服务。
7.项目经理部与分包人关系的协调
项目经理部与分包人关系的协调应按分包合同执行,正确处理技术关系、经济关系,正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协调关系。项目经理部应加强与分包人的沟通,及时了解分包人的情况,发现问题及时处理,并以平等的合同双方关系支持承包人的活动,同时加强监管力度,避免问题的复杂化和扩大化。
8.项目经理部与其他单位关系的协调
项目经理部与其他有关单位的协调应通过加强计划性和通过发包人或监理工程进行协调。具体内容包括:要求作业队伍到建设行政主管部门办理分包队伍施工许可证,到劳动管理部门办理劳务人员就业证;办理企业安全资格认可证、安全施工许可证、项目经理安全生产资格证等手续;办理施工现场消防安全资格认可证,到交通管理部门办理通行证;到当地户籍部门办理劳务人员暂住手续;到当地城市管理部门办理临建审批手续;到当地政府质量监督管理部门办理建设工程质量监督通知单等手续;到市容监察部门审批运输不遗洒、污水不外流、垃圾清运、场容与场貌等的保证措施方案和通行路线图;配合环保部门做好施工现场的噪音检测工作;因建设需要砍伐树木时必须提出申请,报市园林主管部门审批;大型项目施工或者在文物较密集地进行施工,项目经理应事先与市文物部门联系,在施工范围有可能埋藏文物的地方进行文物调查或者勘察工作,若发现文物,应共同商定处理办法;持建设项目批准文件、地形图、建筑总平面图、用电量资料等到城市供电管理部门办理施工用电报装手续;自来水供水方案经城市规划管理部门审查通过后,应在自来水管理部门办理报装手续,并委托其进行相关的施工图设计,同时应准备建设用地许可证、地形图、总平面图、基础平面图、施工许可证、供水方案批准文件等资料。项目经理部与远外层关系的协调应在严格守法、遵守公共道德的前提下,充分利用中介组织和社会管理机构的力量。远外层关系的协调主要应以公共原则为主,在确保自己工作合法性的基础上,公平、公正地处理工作关系,提高工作效率。
关键词: 项目管理;沟通;协调
通常,项目经理不直接控制资源和具体工作,而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制,这就使得项目经理和职能人员之间以及各职能人员之间存在沟通和协调。项目经理的协调工作包括:
1.项目经理与技术专家的沟通
项目经理应积极引导,发挥技术人员的作用,同时注重全局、综合和方案实施的可行性。
建立完善、实用的项目管理系统。明确各自的工作职责,设计比较完备的管理工作流程,明确规定项目中正式沟通方式、渠道和时间,使大家按程序、按规则办事。
建立项目激励机制。由于项目的特点,项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。例如:采用民主的工作作风,不独断专行;改进工作关系,关心各个成员,礼貌待人;公开、公平、公正地处理事物;在向上级和职能部门提交报告中,应包括对项目组织成员的评价和鉴定意见,项目结束时应对成绩显著的成员进行表彰等。
形成比较稳定的项目管理队伍。以项目作为经营对象的企业,应形成比较稳定的项目管理队伍,这样尽管项目是一次性的、常新的,但项目小组却相对稳定,各成员之间相互熟悉,彼此了解,可大大减小组合摩擦。
建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准,并定期客观、慎重地对成员进行业绩考评,在其中排除偶然、不可控制和不可预见等因素。
2.项目经理部与企业管理层关系的协调
项目经理部与企业管理层关系的协调依靠严格执行领导管理目标责任书。项目经理部受企业有关职能部门、科室的指导,两者既是上下级行政关系,又是服务与服从、监督与执行的关系,即企业层次生产要素的调控体系要服务于项目层次生产要素的优化配置,同时项目生产要素的动态管理要服从于企业主管部门的宏观调控。企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控,项目经理部要按照与企业签定的责任状,尽职尽责、全力以赴地抓好项目的具体实施。
3.项目经理部与发包人之间的协调
发包人代表项目的所有者,对项目具有特殊的权利,要取得项目的成功,必须获得发包人的支持。
项目经理首先要理解总目标工作和发包人的意图,反复阅读合同或项目任务文件。对于未能参加项目决策过程的项目经理,必须了解项目构思的基础、起因、出发点,了解目标工作设计和决策背景,否则可能对目标工作及完成任务有不完整的甚至无效的理解,会给工作造成很大的困难。如果项目管理和实施状况与最高管理层或发包人的预期要求不同,发包人将会干预,将要改变这种状态。所以,项目经理必须花很大力气来研究发包人的意图,研究项目目标工作。
让发包人一起投入项目全过程,而不仅仅是给他一个结果―竣工的工程。尽管有预定的目标工作,但项目实施必须执行发包人的指令,使发包人满意。发包人通常是其他专业或领域的人,可能对项目懂得很少,解决这个问题比较好的办法是:使发包人理解项目和项目实施的过程,减少非程序干预;项目经理作出决策时要考虑到发包人的期望,经常了解发包人所而临的压力,以及发包人对项目关注的焦点;尊重发包人,随时向发包人报告情况;加强计划性和预见性,让发包人了解承包商和非程序干预的后果。
项目经理有时会遇到发包人所属的其他部门或合资者各方同时来指导项目的情况,这是非常棘手的。项目经理应很好地顷听这些人的忠告,对他们做耐心的解释说明,但不应当让他们直接指导实施和指挥有关组织成员。否则,会有严重损害整个工程实施效果的危险。
项目经理部协调与发包人之间关系的有效方法是执行合同。
4.项目经理部与监理机构关系的协调
项目经理部应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等,应按《建设工程监理规范》的规定和施工合同的要求,接受监理单位的监督和管理,搞好协作配合。项目经理部应充分了解监理工作的性质、原则,尊重监理人员,对其工作积极配合,始终坚持双方目标一致的原则,并积极主动地工作。在合作过程中,项目经理部应注意现场签证工作,遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员的认可,并形成书面材料,尽量减少与监理人员的摩擦。项目经理部应严格地组织施工,避兔在施工中出现敏感问题。与监理人员意见不一致时,双方应以进一步合作为前提,在相互理解、相互配合的原则下进行协商,项目经理部应尊重监理人员或监理机构的最后决定。
5.项目经理部与设计单位关系的协调
【关键词】石油企业;物资采购;集中采购;成本管理
近年来,随着中国改革开放步伐的加快,一些国际流行的工程建设项目管理模式陆续引进到中国石油企业工程项目管理中来,这些先进的现代项目管理方法倍受各方关注。项目采购管理是项目管理中一项重要内容,加强采购管理,提高采购管理水平对保证项目的圆满完成有着重要意义。项目的执行除了需要必备的人力外,还必须具备相应物资。在市场经济条件下,实物产品和各类服务是通过采购活动来实现的。物资采购是企业经营的起始环节,同样也为企业创造着价值,它是影响公司成功和盈利能力的关键环节。
石油化工工程项目采购管理涉及到项目施工期、成本、质量和安全四大控制过程,材料、设备采购的不及时,不能按期到会就会拖延工期,影响整个计划进度,导致增加成本。所以在石油项目采购管理成本控制中应根据不同项目或各项目工作承包的特点,充分考虑成本控制、设计和施工等因素确定项目管理模式,从而确定项目采购模式。
一、石油企业工程项目的物资采购
采购有广义和狭义之分。狭义的采购就是企业根据需要提出采购计划、审核计划、选好供应商,经过商务谈判确定价格和交货条件,最终商定合同并按要求收货付款的过程。而广义采购则指除了以购买的方式占有物品之外,还可以通过其他途径取得物品的使用权,来达到满足需求的目的。集中采购在一定程度上降低了采购成本,本文主要讲述了集中采购在石油物资采购中的应用。
采购的成本预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本估计和预测,是对整个项目资金的一种理性的规划。它不但对项目采购资金进行了合理的配置和分发,而且建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制,确保项目资金的使用在合理范围内浮动。有了采购预算的约束,能提高项目资金的使用效率,优化项目采购管理中资源的调配,查找资金使用过程中的一些例外情况,有效地控制项目资金的流向和流量,从而达到控制项目采购成本的目的。
我国目前拥有688个油气田,24个油气生产基地,油田所需的采购物资多达60大类,大型石油企业从事石油的勘探开发业务,每年所需采购的物资品种繁多,将近20万种,只有少数部分的大宗物资(如钢铁,砂石,砖等建筑用材及部分机电产品)可通过招标采购,大部分物资无法利用招标的方式完成采购工作。
二、石油企业工程项目物资采购的特点
一是采购资金占用大。石油企业工程项目采购总价值占项目总投资的比重大,一般采购总价值占总项目资金比例为60%-70%。
二是采购工作时间跨度大。石油企业工程项目的采购工作时间跨度河大,一般从项目初期的方案设计一直持续到设备安装调试投产。
三是采购供货周期长。石油企业工程项目的采购周期通常包括设计联络期、订货期、设备制造期、运输期和通关提货期。石油企业工程项目需要采购的大型设备和大宗材料大部分都是项目定制的,普遍供货周期比较长。
四是采购管理制约因素多。石油企业工程项目普遍施工地点都远离业主和承包商的公司总部,而且地理位置一般都比较偏远,有些项目甚至在国外的偏远地区。
三、石油企业工程项目物资采购的现状
一是我国石油产品市场体系尚不够成熟、规范。理想的寡头垄断格局还未完全形成,客观上增加了提升企业的物流管理水平的难度。各企业工程项目对其所需的物资采购难度很大。
二是物资技术和设备相对落后,物质服务信息化水平不高,缺乏针对性强、信息资源完备的物质信息平台与各物质运作环节的有效衔接,无法实现信息共享和对物质资源的最佳配置,造成物质资源的浪费,运输组织多、散、涣、运输能力弱,无法形成应有的合力。
三是各石油企业工程项目之间缺乏横向合作。我国石油企业物资管理体制滞后,各企业之间对库存物质和自有车辆缺乏有效的调剂与调配,不能形成互补,各单位的物流资源设施亟待整合。
四、石油企业工程项目的集中采购
(一)集中统一采购的优势
一是有利于获得采购规模效益,降低进货成本和物流成本,争取主动权。二是有利于稳定企业与供应商之间的关系,得到供应商在技术开发、货款结算、售后服务支持等诸多方面的支持与合作。三是集中采购责任重大,采取公开招标集体决策的方式,可以有效的制止腐败。四是有利于采购决策中专业化分工和技能的发展,同时也有利于提高工作效率。五是所购物资比较容易作到标准化。六是可以减少运输费用和获得供应商折扣。七是可以减少管理上的重复劳动,节省相应的管理费用。
(二)集中采购的具体实施
一是制定相应的采购策略。企业需要根据其所处地区的国内外政治、经济、社会、文化等环境及竞争状况来制定相关的采购策略。二是确定采购计划。企业要根据其产品的销售状况、市场开况、生产能力确定相应的采购计划。三是定期或根据大宗物品采购要求做出集中采购决策,决策时要考虑市场反馈意见,并需要结合生产过程中的工艺和质量情况。四是决策做出后就要根据采购部门的信息分析、市场调查、询价和库存进行相应的战术安排。五是由采购部门根据资源供给状况,自身采购规模和采购进度安排,结合最有利的采购方式实施采购,并办理检验送货手续,即时保障生产需要。六是对于符合适时、适价、适量、适地、适质的物品,经检验合格后要即使办理资金转账手续,保证信誉,争取长期合作。
五、石油企业如何建立健全科学的采购机制
一是解放思想,打破界限。石油企业必须摈弃“大而全、小而全”各自为政的观念,在石油产品市场还不完善的情况下,建立共享的信息服务平台和相应的物质设备,实现资源共享,形成强大的石油物资采购联盟,加强各单位的沟通和联系,形成资源互补。