医院管理制度下的人事档案精细化管理

摘要：现代化医院管理制度是中国特色基本医疗卫生制度的重要组成部分，建立权责清晰、管理科学、治理完善、运行高效的现代化医院管理制度，推动医院管理规范化、精细化和科学化，实现医院治理能力和管理体系的现代化。精细化管理人事档案为支撑现代医院管理中人力资源管理和人才培养培训管理制度提供了有效保障。本文主要探究现代医院管理制度下如何精细化管理医院人事档案。

关键词：现代医院管理；人事档案；精细化管理

人事档案能全面客观的反映每一位职工的综合信息，是干部职工个人工作、思想、作风、素质上的真实写照。力求人事档案工作收集全面、整理精细、管理严格，意义重大。现代化医院发展必须要由传统管理转向信息化管理发展，围绕着精细化整理这条主线，以信息技术手段为载体对人事档案管理工作进行精细化管理，减少人力管理成本，从而改变传统管理困难的弊端，提高医院管理工作效率。

一、医院人事档案管理精细化管理的意义和作用

人力资源是医院的核心竞争力之一，随着城市公立医院尤其是三甲医院的深化，各类医护人员数量快速增长，医院人事档案的数量也迅速增加。安全规范地做好医院人事档案在医院发展中就显得尤为重要。精细化管理是管理过程中的重要步骤，它主要通过专业化系统化的管理方法，借助现代信息技术完善管理制度，创新管理办法，改进管理模式，提高管理工作效率，减少管理中存在的漏洞和问题。精细化管理的主要作用有：一是桥梁作用，精细化管理可以为医院精准的提供人才各类信息，全面掌握每个员工的情况，同时，精细化管理也能够促进员工对医院信任，使员工工作积极性被有效激发，从而提高员工服务质量。二是决策考核作用，精细化管理可将员工业务能力真实反应出来，为员工实现个人发展与职称评定、晋升提供重要参考依据；第三，风向标作用，有利于医院掌握人才结构的配比情况，帮助医院管理者不断优化人力资源。

二、当前医院人事档案精细化管理的主要问题

（一）医院人事档案的归档管理落后医院属于知识密集型单位，依照有关干部人事档案工作的归档要求，主要有十类，不论是哪一类，需要归档的信息都比较多，而对于人事档案的信息收集与归档问题一定要更加的全面且完善，这样才能够将医院的医务人员基本信息如学历、技能、业务能力、进修等各方面全面真实记载下来。而保存所有工作人员的详细信息的人事档案，信息量是非常大的。再加上，目前相当大一部分医院人事档案归档管理方面的工作细则还不够完善，很多医务人员的重要信息甚至都没有归入到档案中，这也是目前医院人事档案管理中存在的问题。这导致医院的人事档案管理难于管理所以，传统的医院管理制度已经不适合现在的医院。而在现代化医院管理制度要求下，通过引进信息技术加强精细化管理，可以帮助管理者及时有效的发现管理中存在的细小问题，从而尽快将其解决。

（二）医院人事档案的开发利用低传统的观念认为，医院主要工作重心是以提升医院医疗服务质量，促进医患关系和谐为目标，对于人事档案的管理并没有一个正确认识。有关调查显示，人事档案工作的具体内容，仅有不到百分之十五的医务人员了解，而大部分员工觉得在医院设置人事档案管理这个部门对其没有任何感觉。现国内医院的人事档案管理，在一二线城市中信息化应用已经得到普及，但是仍旧有很多医院在人事档案仍就以传统模式开展，统计查找耗费了工作人员很大的精力，信息化管理有待提升。

（三）医院人事档案专业人才不足医院人事档案需要从事该项工作的管理者必须拥有一定程度的业务能力，同时还要具备较高水平的政治素养。但是目前我国的医院中，从事人事档案方面工作的人员大多都不是专业性人才。很多工作人员缺乏档案管理方面的专业知识，也没有一个较强的现代化信息技术水平。很多医院的人事档案管理人员多是负责行政的员工，往往都身兼多职，医院也一直没有为人事档案配备专门的工作人员。另外，人事档案管理相关的工作通常会让步于医院其他部门的工作，所以医院本身对人事档案工作的重视度也不够，对人事档案的投入与花费也并不是很多，管理上更为宽泛。

三、在现代医院的管理制度下实行人事档案精细化管理的策略

（一）建立健全医院人事档案管理工作长效机制建立健全人事档案管理工作长效机制是提高认识档案管理工作效率的基本保障，医院需制定各类明确的人事档案管理制度，合理安排与协调医院人事档案管理工作，使得医院人事档案管理工作能在各项制度的指引与约束下高效进行。同时做好医院档案的精细化管理，将人事档案管理工作量化、目标化及具体化，明确相关责任，使得相关档案管理人员能对自身工作开展的内容与责任更为清晰。可将医院人事管理工作进行目标化管理，依据医院的经营发展目标，对医院人事档案管理工作的发展做好相应规划，确定人事档案管理目标，并将目标进行分解细化，分解为每个阶段的阶段性目标，让每一阶段的医院人事档案管理工作的开展有目标可依，使得医院人事档案管理工作开展与医院经营发展目标相契合。在干部档案管理上力求严字当头，认真贯彻落实中央《干部人事档案工作条例》等相关规定，制定和完善人事档案规章制度，制定具体的人事档案管理流程，增强管理者的责任心和使命感。对档案材料收集、鉴别和归档，检查、核对和保管，转递借阅和查阅，以及管理人员的职责和保密等工作要作出具体规定，对转进转出的档案严格把控，日常管理工作坚持严守纪律、严谨细致的原则，强化规矩意识，切实做到依法依规、转借规范。制作查阅转借审批表，严格按照程序和要求审核，对查阅档案进行严格审批，履行好系列手续，避免干部人事档案的丢失。

（二）创建并完善医院的人事档案管理系统传统模式下的人事档案管理制度在信息化时代背景下已不相适应，要结合医院的发展背景对现代人事档案制度的更新完善，大力推进信息化工作模式。通过数字信息化手段建立起的人事档案管理系统，集中人事信息资源，并依据不同信息建立起不同查找办法，对人事档案进行全面数字化信息技术管理监控，使人事档案转向精细化和标准化。由于医院内部每一个科室的需求都会有所不同，所以，要求系统能够从各方面分析出数据信息并将其输出，而且人才关键指标也应当在系统中有特定的设置，这样可以通过特定指标快速检索出高素质额优秀人才，从而提高医院各个部门之间数据信息的真实性和有效性，也让信息获取更加完整。同时要考虑数据库的保密性和安全性。在医院，医务人员的人事信息都存在于人事档案中，这些都是医务人员的个人隐私，在对医院的人事档案系统进行精细化的管理时，一定要保证创建的系统拥有较为完善的防护性，只有安全性较强的系统才能够使人事档案管理稳定的运行。而且创建人事档案系统使必须依照规章制度，一定要在制度的管理下进行精细化的系统建设。只有这样才能够让医院人事档案管理的内部管理员对信息的保密意识加强，从而提高内部管理的管控效果。另外，医院人事档案部门在创建信息化的管理系统时，还要考虑信息的安全性。为了防止有不法分子盗取档案信息或通过黑客技术窜改档案信息，还需要为系统设置防火墙，定期为系统做病毒检测，从而提高人事档案管理得信息安全性。

（三）提高医院人事档案管理人才综合素质人才是任何一个行业发展的基础，有了良好的人才基础才能谈壮大发展。人才是医院发展的首要资源，配备思想政治素质好、工作责任心强的同志专管人事档案，通过定期培训学习，学习借鉴外部先进经验提高自身综合素质。同时，积极引进优秀专业化的档案人才，带动医院人事档案工作更加规范化和标准化，提高人力资源管理工作的综合效率和整体能力。并狠抓人事档案信息化建设，增强人事档案信息化意识，不断提高人事档案工作人员的业务技能和工作能力，将工作程序规范化，促使工作任务标准化。只有医院人事档案管理人员的综合素质提升，精细化的管理中才会减少细小问题的发生，这样对于人事档案管理的质量也会有所保障，同时档案人员的工作效率也会得到提升。另外，充分发挥医院人事档案在提升高素质专业化干部队伍中的重要作用，保证档案管理员的稳定性也是一项重要指标。同时，配备稳定的专职人事档案管理员，尽量减少其承担或兼任其他业务工作，确保人事档案管理的专职性与连续性。

四、结语

通过以上分析可知，精细化的管理对于医院人事档案的意义是十分重大的。在现代医院管理制度下，人事档案管理要想进行精细化的管理，首先要了解当前医院人事档案管理存在的问题并提高管理的质量和效率；同时，对人事档案进行精细化管理还需要为人事部门创建一个信息数据库，并对相关系统进行完善，保证系统的安全防护性；最后，则是提高该部门人员的综合素质，使精细化管理落实到人事档案管理的每一处，只有这样才会让现代医院管理制度中人事档案管理充分发挥出它的价值。

参考文献：

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[2]孙立梅.医院人事档案中精细化管理的应用对策[J].办公室业务,2018(24).

[3]黄新金.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].科技资讯,2017(07).

作者：韦师 单位：广西河池市人民医院