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医院合同管理全文(5篇)

前言:小编为你整理了5篇医院合同管理参考范文,供你参考和借鉴。希望能帮助你在写作上获得灵感,让你的文章更加丰富有深度。

医院合同管理

第1篇:医院合同管理范文

[关键词]合同管理;内部控制;医院

随着医疗体制改革的不断深入,医院经济活动日趋活跃,医院经济合同的数量也逐年增加。合同管理贯穿医院管理的各个方面,是医院经济活动的重要组成部分。加强医院合同管理内部控制,是规范医院经营行为、防范经营风险、维护医院合法权益、提高医院经营管理水平的重要手段。

1医院合同管理存在的问题

(1)医院合同管理制度不健全,权责不明确。制度是经济合同管理的基础,是规范经济活动的行为准则。由于历史原因,许多医院对合同管理重要性认识普遍不到位,没有健全的合同管理制度和优化的合同管理流程,导致合同管理松散,无章可循,授权不明确,工作职责分工不明确,合同管理组织领导与协调机制不完善,形成多部门共同管理的粗放式管理模式,合同管理一旦出现问题,难以分清责任,极易产生合同管理边际盲区,影响合同管理的效率和效果,给医院的经营活动带来违规风险,甚至有可能造成医院的巨大损失。

(2)合同管理各环节存在诸多风险隐患。订立合同缺乏上级和有关领导批准文件、项目的可行性论证报告、研究通过会议纪要、招投标文件等依据,合同必备条款不完备,内容不严谨,合同执行过程控制不足,未按照合同条款规定履行合同,合同变更较为随意,未明确事项未及时签订补充协议,医院合法权益得不到有效保障,容易产生法律纠纷,增加医院经营风险。主要表现在以下四方面。①合同订立环节风险。应当签订合同的没有签订合同,需要招标管理的重要合同拆分成若干小合同,违规签订担保、投资和借款合同,合同签订人员未经授权或超越权限签订合同,可能导致单位利益受损的风险。对合同对方的主体资格审查不严、跟踪不严,对方当事人不具有相应能力或资格,导致合同无效从而引发潜在风险。未组织熟悉技术、法律和财务知识的人员参与谈判,对合同内容和条款把关不严,可能导致拟定的合同文本有损单位利益风险。②合同履行环节的风险。未能按照合同约定履行合同,可能导致单位利益受到损失或遭受诉讼。合同履行监控不严,未能及时发现已经或可能导致单位利益受损情况,或未能采取有效措施。违反合同条款,未按合同规定期限、金额或方式付款,或者在没有合同依据的情况下盲目付款,或未能及时催收到期合同款项。③合同纠纷处理环节风险。未建立合同纠纷处理的有效机制,纠纷处理不当,可能导致单位利益受损。未收集对方违约行为的充分证据,导致本单位在纠纷处置过程中处于举证不利的地位。未按照合同约定追究对方的违约责任,可能导致单位应享有利益受损。④合同登记环节风险。合同保管不当,未经适当的登记管理,未移交需要的部门,导致合同丢失或者无法履行风险。泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密,导致国家或单位利益受损。

(3)合同管理的手段比较落后。目前许多医院主要以纸质文档的流通和保存为特点,仍采用传统的手工方式对合同进行管理,缺乏有效的信息管理系统,海量的合同信息占用大量的人力、时间和空间资源,管理模式陈旧,无法进行信息共享,信息流通不及时,无法有效地进行跟踪查询,工作效率低下,已不适应现代医院经济发展要求。

(4)合同管理人员业务素质参差不齐。医院合同管理涉及经济、药品、耗材、设备、技术、基建工程、保险、法律、招投标知识、信息软件标准等范围较广,对合同管理人员的素质要求比较高,需要了解熟悉掌握的知识技能越来越广。现实情况是医院的合同管理人员大多来自临床医学的非管理类专业,往往只注重医疗事业及技术的发展,或者仅仅是熟悉某一领域的专业人才,对涉及自己专业以外的其他领域的知识了解相对较少,缺乏合同管理的相关知识,没有经过系统化和专业化的培训,致使合同管理专业化水平不高,存在着一定的管理风险,影响合同管理的质量。

2医院合同管理产生问题的原因

(1)合同法律意识比较淡薄。有的合同管理部门的人员法律意识不强,对合同管理重要性认识不够,对外签订经济合同意识淡薄,对经济合同签订的范畴不明晰,容易忽略合同签订中的法律责任,使医院的合法权益受到严重侵害。

(2)缺乏合同管理意识。合同管理问题大多产生于合同履行、变更和终止的过程,有的管理人员不懂得合同履行过程就是权利义务的实现过程,不知道利用合同条款来充分保障医院的合法利益,导致产生合同会签把关不严、合同执行缺乏监管等问题。

(3)合同管理内部控制制度不完善。没有建立健全完善的合同管理制度和管理流程,或者有制度也流于形式,缺乏严格的考核,制度流程执行不力,没有发挥应有的把关作用。

3加强医院合同管理内部控制的有效措施

(1)加强合同风险防范意识和全员管理意识。提高对合同管理工作的重视程度,建立健全风险管理制度是及时识别、降低和化解风险的有效手段。主要是应优化合同管理业务流程理顺各方关系、建立风险管理制度和完善风险监控机制,建立健全监督机构,实行责任追究制。

(2)建立健全合同管理制度。合同管理是由各相关部门相互协作的一项系统工程。建立合理的切实可行的合同管理制度是合同管理规范化、制度化、效率化的前提和基础。合同管理制度应针对合同管理各个环节的业务流程、各风险领域查找关键控制点,对合同的起草、谈判、审批、生效、订立、履行、纠纷处理等工作流程进行严格控制,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范。明确业务部门、财务部门、审计部门、合同归口部门的管理权限,确保医院各部门在权限范围内审批合同。规范经济行为,强化风险管理,保证合同管理业务全过程得到有效的控制。各部门之间进行有效的沟通,采取相应的控制措施,促进合同有效地履行。

(3)充分发挥内部审计在合同管理中的风险防控职能。医院的内部审计部门应依据国家合同有关法律法规和单位内部合同管理规定,运用规范的审计程序和方法,充分发挥审计监督职能,对医院签订合同、履行合同的过程和结果进行监督、检查和评价。通过内部审计事前、事中和事后的全过程监督,完成对合同的可执行性、合同的合法合规性、合同的完整性、合同履行的有效性等监督把控,提高医院合同的履约率,帮助医院避免出现经济合同风险。①对医院内部控制制度评价。审查评价合同管理内部控制制度的健全性和有效性。审查评价是否建立了适当的合同管理制度。审核合同承办部门是否按照职能分工在其职能分工范围内承办相关合同业务,岗位设置及职责的合理性。②对合同管理实现分级控制管理。分层次对合同管理实行日常性监督管理、资金流控制监督和独立性监督。第一个层次在经济业务发生部门,建立第一道监督防线,监督其是否严格按照医院内部控制的程序、不相容职务岗位等制度进行合同签订和管理。第二个层次在财务部门设立第二道监督防线,对金额、付款条件、结算、索赔和发票等主要内容进行检查复核。第三个层次由具有一定独立性的部门建立以审核控制为主的监督防线,通过内部控制测试发现合同管理流程中的问题和风险,做出评价意见,提出整改措施。通过三层监督防线分别对经济业务发生部门、财务部门和独立的审核控制部门进行监督控制,促进合同管理内部控制更加完善。③抓牢合同管理内部控制中的关键点。加强合同管理内部控制,应按照全面性和重要性等原则,对容易出现的问题以及内部控制薄弱的环节实行重点管理,实行授权审批、资金流向控制、责任追究到人等内部控制制度。合同管理应重点抓好以下四个控制点:第一,严格控制合同签订环节。严格审查合同签约对方的主体资格、履约能力和资信情况。包括对方资质证明、法人代表或委托人的身份证件、授权委托书等证明原件。了解清楚对方市场准入情况、资格、信用等级、履约能力,是否有不良记录等,切实从源头上防范合同管理风险。确保合同符合医院运营活动,确定现有条件下,所签订的合同标的物是否符合医院运营需要,现有医院的人、才、物是否可以满足合同执行,现有的合同是否有相应的财务预算、计划、资金来源等。完善主要经济业务合同模板,规范合同格式和内容,审查必要条款是否完备,意思表达清楚准确,合同是否合法合规合理,是否违反公共利益和国家利益,避免经济纠纷,预防运营风险。第二,严格控制大额资金合同付款。财务部门接到业务部门付款申请,审核合同条款、发票等原始凭证交医院领导审批后办理结算和账务处理业务。严格按照合同约定付款,确定应付合同金额是否正确,及时催收到期应收款。对于未按合同条款约定的付款申请,财务部门有权拒绝付款,并及时反馈业务部门同时向医院分管领导汇报。审计部门审核合同付款是否遵循合同需求,整个合同履行过程是否得到监控,合同履行结果是否符合合同需求,是否达到单位的使用要求,避免医院资金流失,维护正常的医院财经秩序。第三,强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收。敦促各方积极执行合同,确保合同全面有效履行,一旦发现有违约可能或违约行为,应及时提示风险,并立即采取相应措施将合同损失降到最低,同时追究违约方责任。根据需要及时补充、变更甚至解除合同。第四,建立并切实执行责任追究到人的机制。医院应详细规定各业务部门的工作责任、业务范围和签约权限,各业务部门应明确每个工作岗位的职责,健全不相容职务分离制度、授权审批制度和责任追究制度。

4加强合同管理人员培训,提高合同管理水平

合同管理人员素质高低影响着合同管理质量,医院应发掘和培养能力合格的医院合同管理人员,加强合同管理人员法律知识、谈判签约技巧和风险防控能力等方面系统化、专业化培训,有针对性地培养思想觉悟高、素质优良、专业技能合格的人才,加强风险防范意识和能力,提高合同管理水平,防范和降低合同管理风险,保证经济合同管理工作的持续稳定发展。

5建立信息化合同管理系统,提高合同管理效率

合同管理模式的规范化、标准化和精细化,是医院经济效益和风险管控的有力保障。合同管理系统软件能够提供动态合同信息管理、分析统计和决策支持,便于及时处理合同相关问题,减少人为操控因素,避免合同管理中的各种疏漏。医院通过选择适合的经济合同管理软件和网络化建设,建立经济合同档案库,既有利于提高工作效率,又有利于强化监督管理医院经济合同。加强医院合同各环节管理,不仅有利于促进医院规范经营行为,维护自身合法权益,而且能够预防和降低管理风险,增创医院经济效益,从而提高医院管理水平,增强医院市场竞争力,保证医院经济健康发展。

参考文献:

第2篇:医院合同管理范文

[关键词]HRP;合同管理;内控信息化

引言

随着信息技术的进步,相关管理人员开始关注信息技术对合同管理的影响作用,且一些学者开始研究合同管理的信息化建设内容。例如,相关学者在研究中以网络为基础,在合同管理方面应用知识管理方法,构建了合同信息化管理平台,同时建立了合同数据库、专家库以及知识库等模块;还有学者指出构建合同内部控制系统时要以控制为导向,注重合同的准备阶段、签订以及合同履行等,有效控制合同每个阶段和环节的风险,使合同控制处于实时的动态过程。签订合同最重要的目的是约束双方的交易成果,即合同款的收付。作为合同风险的直接衡量指标,合同款收付可以通过会计角度控制,增加合同辅助核算方式,实现合同明细管理信息化。

1医院传统合同管理现状

我国医院传统的合同管理方式是以纸质文件为主,合同流动形式均为纸质。合同由各部门起草后,再经由相关部门修改与审核合同的完备性、实用性以及合法性。合同审核没问题后,再由负责人找各级领导签字确认,同时加盖单位合同专用章。完成上述过程后,合同正式生效,并进入合同执行环节。根据合同内容要求,医院按照要求履行付款义务后,各部门相关负责人要填写好报销单,签字确认后交给财务部付款。通过上述流程可知,这种传统的合同管理模式存在很大的问题,具体如下:①合同签订的效率较低,合同需要多人经手,且领导不能随时查看合同的状态;②医院没有专门的科室或者部门收集与管理管理,一旦需要查询合同,则要花费大量的时间,因为合同没有统一归档处理,精确查询困难;③合同变更修改管理非常麻烦,在履行合同的过程中,由于需求变化,医院要及时补充或者变更合同,手动记录与修改容易出现错误,导致后期再次查询出现问题。

2医院经济合同履行环节存在的问题

2.1合同执行记录不完整

通常情况,医院不会设立专门的合同管理部门,但是合同涉及的部门会安排相关人员统一保管合同。尽管这种操作方式能够缓解合同管理给医院带来的不利影响,但是实际上仍未能解决合同实时共享、精确查询等管理问题,无法提高工作效率。在合同执行环节,大多分部门记录合同执行过程,且由于不同部门的业务内容不同,各部门登记的内容和侧重点存在差别,导致一份完整的合同数据出现零散问题,无法全面体现合同信息的价值。另外,这种管理记录方式不能充分反映合同执行周期内的进展情况。

2.2难以追溯合同之间的关联性

经济之间存在关联性和连续性,医院的同一个业务在不同的时间周期内,可能与其他商家多次签订合同,特别是医院需求变更后,需要修改与补充合同,而本应该存在关联的合同,由于纸板形式而无法建立动态关系,合同追溯存在较大困难,且不利于医院评价历史交易情况,需要重新拟定合同。不仅如此,医院消耗物质种类较多,数量庞大,所以医院与同一个供应商签订多个合同是常态,这种合同管理通常根据不同业务部门进行分类处理,尽管在一定程度上减轻了合同管理的困难,但是供应商一对多的情况,割裂了医院与供应商的有机联系,不能按照供应商统计分析采购情况,导致医院不能根据合同情况分析自身与某个供应商的交易关系,进而无法科学评价供应商信用。

2.3合同效期和标的物控制困难

医院合同效期包含两个方面的内容:第一,合同本身的效期;第二,标的物的资质效期。随着医院业务规模的扩大,合同数量呈指数增加,仅仅依靠纸质合同管理模式很难适应医院当前的动态管理需求,而医院过分依赖供应商对合同效期的提醒容易出现负面问题。另外,医院还存在原合同未废除而再次签订新合同、超过合同效期的采购或者超合同范围采购等情况,给医院带来一定的经济风险和法律问题。

2.4特定合同与相关经济事项或标的物缺乏关联

医院有些经济合同对应特定的项目,如科研项目;而有的合同与某些特定设备相关,如进口仪器等。传统合同以纸质文件管理为主,合同信息没有纳入信息管理中,项目档案或者医院固定资产档案没有与合同建立联系,即不能通过合同信息查询资产情况,也不能通过资产情况查阅合同内容,后期设备维修与保养是否超过质保期也无从得知。

2.5合同执行记录与会计记录相互独立

在合同履行过程中,医院各部门应根据合同条款和财务审批流程,在申报付款申请并获得领导批准后,将合同、发票、审批报告等凭据送交财务部门,由其审核后办理价款结算及处理账务等。各部门对合同执行的时间、事由、金额等要建立台账,但这些台账脱离财务系统独立存在,与会计记录没有关联关系,不利于复核合同执行情况,也不便于事后的财务检查及审计监督。

3基于HRP平台的合同管理内部控制信息化建设措施

3.1明确建设目标

医院合同信息化管理主要是通过将控制理念、流程、方法等管理要素,以信息化手段整合到医院信息系统中,通过计算机平台实现合同管理与控制,减少人为操作因素的影响,从而保护合同信息的安全,实现交易处理的有效性、精准性、完整性,有效控制合同效期内的合种风险问题。

3.2制定完善的管理业务流程规划

3.2.1合同订立合同订立之初,先由相关部门谈判、起草合同。在合同调查阶段,要详细搜集合同相关内容信息,并与被调查对象提供的信息进行对比分析,建设医院资源规划(HospitalResourcePlanning,HRP)信息管理平台,并单独设立信息板块,用于记录、、储存合同签约对象的基本信息、企业经营信息、业务活动、信誉、资质以及能力等。通过分析搜集的信息,能够有效预测可能存在的风险,使合同管理更加规范,同时也为合同签订提供决策支持,避免风险问题。不仅如此,还要在HRP平台中增加合同起草功能,构建标准合同框架,设置不同合同模型。待合同修改或者填写完成后,系统可以对比分析新增合同与系统内部信息,发现错误内容时会及时提醒。合同起草完成后要及时提交,进入审批流程,相关部门负责人进行审核,并由专业小组进行复核,审核通过后签订合同。

3.2.2合同履行合同履行要基于HRP平台完成,合同签订后,合同负责人要将合同体现的信息全部录入管理系统中,并详细核对合同签约对象的基本信息、合同金额、编号以及签订日期与合同效期,选择合适的收付方式、确保合同到期提醒等。同时,将合同纸质文件及相关文件扫描成电子版上传到HRP管理系统,以附件形式归入电子版合同中。通过HRP管理平台,可以对合同履行过程进行便捷操作,比如,可以设置收付计划,提前一个周提醒财务部门做好合同收付款工作,财务人员要将合同提醒信息提交给职能部门领导,待领导查阅批复后反馈给财务部门,然后财务人员再根据合同信息进行收付款操作。履行一项合同后,财务部门需要将结算合同转到对应部门进行归档。因此,在HRP平台上,医院要划分相应部门,给不同级别人员赋予不同权限,通过该平台实现各职能人员的分工合作。后台可以查询到合同的全部信息以及整个履行过程的节点信息,大幅提高医院合同管理效率及合同风险控制水平。

3.2.3执行追踪要在HRP管理平台构建合同执行跟踪反馈机制,将合同进度信息及时录入系统中,并根据经验,提醒可能存在的风险环节,实现对合同的实时监管。合同执行到关键点,相关负责人会收到提醒,且系统会每隔几个小时就弹出信息窗口,提醒有关人员应该进行什么操作。另外,还可以根据合同类型设置不同的提醒模式,规避因违约带来的经济风险。在履行过程中,系统会根据已经设置好的程序生成和监测相关条款,同时监控合同中规定的权利与义务,根据录入系统的控制要求实现合同信息化管理,从合同登记到完结等一系列环节进行实时跟踪查询。

3.2.4风险防范在HRP管理平台中,系统根据合同的形式建立风险数据库,可以梳理合同不同环节的风险点。比如,物资采购合同、基建合同、收支合同等,系统自动审核,并提示和防范合同不同环节存在的风险问题,将风险防范问题根据金额权限推送到不同部门负责人,提高他们对该问题的重视程度。

3.2.5合同归档与评价医院所有的合同及相关文件均以电子版存档在系统中,通过电子档案管理,能够有效分析签约对象的资信、执行效率以及管理水平。分析结果可以作为风险评价依据,也可以作为今后签订合同的重要依据。

4结语

通过本文的分析研究可知,医院构建基于HRP平台的合同信息化管理系统对医院管理发展具有重要意义。合同信息化管理平台不仅可以解决医院传统合同管理的弊端和短板,还能提高合同管理效率,预防合同管理风险,进而有效控制内部风险,降低经济风险损失。

参考文献

[1]张淑琴,梁金凤,于丽平,等.建立精细化合同管理模式,推动公立医院内控建设[J].卫生经济研究,2017(8):65-68.

[2]孟薇,潘琮,彭卓,等.公立医院内部控制信息化建设难点及其对策[J].经济师,2020(2):230-232.

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[4]李姗姗.浅谈公立医院内部控制建设合同管理[J].经济研究导刊,2019(31):136-137.

[5]傅玉,王友俊,孙飞.基于HRP平台的医院合同管理内部控制信息化建设[J].经济研究导刊,2018(2):181-183.

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[7]徐伟亚.完善医院合同管理内部控制[J].行政事业资产与财务,2015(15):55.

第3篇:医院合同管理范文

关键词:医院经济合同;合同管理制度;合同管理流程

一、医院经济合同管理的重要性

随着医疗业务的规模扩大,医院业务量、经济量不断增长,医院对外签订的经济合同越来越多。日常业务涉及部门较多,有基建工程合同、医疗设备采购合同、设备租赁合同、设备维修(维护)合同、药品采购合同、医用耗材采购合同、劳动聘用合同、进修合同、医疗合作合同、医疗纠纷处理合同、医保合同、贷款合同、借款合同、财产保险合同、体检合同、信息化建设合同、物业管理合同等。医院经济合同种类和数量繁多,一所较大规模的三甲医院,每年要签订经济合同的价值,约占现金支出的50%左右。签订经济合同是为了促进达成合作目标,明确合同主体双方的权利和义务,更好地开展医疗业务活动。合同文档作为经济活动的重要依据和法律凭证,它的事前、事中、事后规范化管理,对维护医院的合法权益,促进医院可持续健康发展有着重要意义。

二、医院经济合同管理的现状和问题

在医疗行业中对医院的评价标准是坚持“以病人为中心”,提高管理水平,持续改进医疗质量,保障医疗安全,改善医疗服务,控制医疗费用,为人民群众提供安全、有效、方便、价廉的医疗卫生服务。部分发展中医院为了适应国家医疗改革,提高病人的满意度和职工的生活水平,将主要精力放在狠抓医疗质量和医疗安全,改善经济质量,无瑕顾及医院内涵建设和环节管理。而且,医院经济合同的项目分类多,涉及面广,政策性强,法律风险高,管理起来难度大。在医院经济合同管理中,存在几个方面的问题。

(一)医院对合同管理的重视程度不够

部分医院在重视学科建设、人才建设、医疗改革、成本控制的同时,对经济合同管理的重视度不够。未设置合同管理岗位,未明确合同立项、起草、修订、审核、决策、签署、归集、评价、纠纷处理的机制与流程,管理层尚未充分认识到经济合同管理对医院经营管理的重要性。致使在合同管理方面比较松散,不够严谨。

(二)合同管理制度不建全

医院经济合同种类多的性质决定了经济合同管理制度的设计有难度。部分医院没有完善的合同管理制度,合同签定前的资信调查、征集意见、集体决议、合法合规性的研讨不深入,三重一大执行不到位。经济合同管理制度的缺失直接导致合同签订前对项目主要内容研判、评估不力,合同订立阶段出现合同要素不完整、文字描述不严谨、合同内容疏漏、有违相关法律和规定、合同公章使用无规制,合同执行阶段与预期产生进度差异、金额差异、条件变更和纠纷处理等问题。

(三)合同审核流程和决策流程不规范

合同审核是合同管理的重要环节,每个合同的不同细节都会涉及到多个部门,比如:医疗、护理、财务、人事、总务、信息等。如果没有集体研讨且没有集体会签、审核流程,就会出现盲人摸象的现象,考虑不周到、不全面,出现认识偏差,最终给合同执行带来困难。特殊经济合同和重大经济合同不聘请专业法律顾问,容易存在法津风险。重大合同决策不参照三重一大进行管理,将会存在决策违规风险。组织中如果存在保留意见,将在合同执行中出现意见分歧,影响工作进度和合同预期。

(四)未对合同进行归集管理

医院职能部门、后勤部门和临床科室根据需要组织采购和签订合同,没有归口管理部门会使合同条款不严谨、合同登记不全面、无统一编码、文档管理零散。医院对经济合同管理缺乏专业的统筹指导,导致不能及时发现合同的执行风险以及履约中出现的偏离和问题,一旦出现合同纠纷,医院容易陷入被动。

(五)没有合同信息化管理系统

目前,大部分医院经济合同都未实现信息化管理,经济合同的签订,以纸质形式来完成,且合同签订数量越来越多,分类越来越细。纸质合同是一种纸质凭证,有其存在的阶段性,随着网络技术的快速发展,大数据时代渗透到每一个工作领域,纸质合同的弊端也逐渐凸现。在纸质合同管理的修订、审核环节都需要人工逐个递交,各个环节耗费的时间成本和人力成本高。纸质合同还存在查阅困难、合同进度控制不能及时跟进、数据统计不精准、没有预警提示功能等问题。

三、医院经济合同管理的改进措施

(一)重视经济合同管理

经济合同是医院对外经济行为的法津依据,是有效辅助完成医疗业务活动的重要保障。医院需要将经济合同管理作为重点管理事项之一,促进经济活动合法合规,强化两个效益。加强经济合同管理也是行政事业单位内部控制管理的要求,内部控制的全面性原则要求内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制。

(二)建立医院经济合同管理制度

医院应根据《中华人民共和合同法》、《中华人民共和国采购法》、《医院财务制度》、《医院会计制度》等法律、规章制度和医院自有制度,结合医院实际业务,制定适合医院业务需要的经济合同管理制度。明确合同管理全过程的职责与分工,合同签订前由项目牵头部门、财务部门、审计部门、纪检监察、相关职能部门、医院法律顾问和合同主管部门共同调查、研讨合同主要内容,评估合同的可行性。合同订立阶段,由项目牵头部门起草合同初稿,各部门参与修订、审核和谈判合同明细条款,再由院领导审核、修订、决策、审批。合同执行阶段,由项目部门、审计部门和其他相关部门跟进执行进度,及时发现、汇报,并修正合同执行中存在的偏离和问题,处理合同纠纷。合同管理制度需要明确合同公章的使用管理,需要有会议纪要、集体联签、审批记录或三重一大的决策文件,方可对拟签定合同盖章生效。

(三)规范合同审核流程与决策机制

医院经济合同管理的业务繁杂,仅靠某一个项目牵头部门或者职能部门对合同进行审核是不科学的、不全面的。医院需要建立审核流程、会签制度、决策机制。由项目牵头部门和相关职能部门参与到经济合同的修订和审核,各尽其责,层层把关,使合同内容全面、完整,可行性更强。在修订和审核的过程要求限定完成时间,提高工作效率。由合同管理部门汇总意见,转合同起草部门修改完善合同条款,再次提交集体审核会签。决策机制是合同签定前的最后一关,也是重点确认环节,关系到经济合同业务内容是否与医院近期发展目标、长期发展战略相匹配。重要经济合同需要纳入三重一大事项进行管理,参会人员需要认真对待合同决议内容,对所发表的意见做好完整记录,审签确认。

(四)合同集中归档

医院要对经济合同进行归口管理,指定专职或兼职部门管理合同文档,按合同类别、签订时间、项目牵头部门进行顺序编码,集中归档,便于日后查阅、复印。根据医院的工作需要和合同性质,签定合同大于等于一式四份,甲乙双方各两份,一份原件存档,另一份原件交财务部门作为收付款凭证,项目牵头部门留一份原件或者复印件,廉洁承诺书交审计或纪检部门存档。

(五)对合同进行信息化管理

对医院经济合同实现信息化管理是医院发展科学化、精细化、提高工作效率的必然趋势。医院信息化合同管理系统的结构框架分为:准备阶段、订立发起阶段、签署阶段、成立阶段、履行阶段、终结及查询阶段。医院可以通过购买软件或者自行研发,将OA办公自动化和经济合同信息化系统合并管理,达到工作流程与信息流程的高度融合,促进经济合同信息的闭环管理。对合同管理人员按人员职责进行分级授权,可以在信息系统进行修订、审核、审批,保留处理痕迹,可查看合同执行进度、付款情况、预警提示等。充分利用合同信息化管理手段,提高工作效率和工作质量,避免合同误差,及时了解合同预警风险,便于合同的分类归档与统计分析。

四、结语

新时代的医院经济合同管理,需要转变传统思维,提倡科学管理方法,学习并探索行业先进管理模式。以期提高经济合同质量、控制医院运营风险、促进医院健康发展、维护国有资产安全。

参考文献:

[1]宋宋玉雍.浅议公立医院经济合同管理[J].卫生经济研究,2017,3:359.

第4篇:医院合同管理范文

关键词:经济合同;医院;内部控制

随着公立医院改革的不断深入,医院经济活动日渐活跃且竞争激烈,其涉及的范围也越来越广泛,包含设备、卫生材料、宣传、后勤等各个方面,为了规避风险、确保医院的合法权益不受损害,签订经济合同成为医院规范经济活动、维护自身利益的必要手段。由于经济合同种类与数量的增多,合同管理受到了越来越多的重视,成为医院内部控制的重要组成部分。本文通过对合同签订至执行各环节的梳理,指出可能存在的风险点,从而提出加强各环节管理与控制的有效办法。

一、存在的问题

经济合同不仅受《合同法》的约束,还受《政府采购法》《招投标法》等相关法律的调节,并在很大程度上影响着医院的收支。而目前有些医院更加重视医疗纠纷产生的法律责任,往往忽视了经济合同,容易给医院造成经济损失。主要存在以下几个问题。

(一)部门之间缺乏协调一份经济合同的签订往往涉及多个部门,大概流程如下:首先由主管职能部门拟定合同初稿,之后律师审核、合同会签,最后合同一式五份加盖合同专用章,至此合同正式生效。然而,上述流程在实际推进过程中缺乏统一调控,各环节之间配合度不高。例如使用科室或部门提交的需求描述不够详细,导致主管职能部门对需求的理解产生偏差,从而对后续的合同签订与执行产生影响。当合同出现问题时,容易出现各部门之间相互推脱责任的情况,最终使医院的利益受到损失。

(二)合同签订及执行程序不规范经济合同的正常流程应为:先签订合同再按合同执行。而目前经常以紧急事项为由,出现先执行后补签的情况,这样会使医院在补签合同时处于被动的境地,在没有合同约束期间,医院的合法权益得不到保障。1.合同签订时间过长。一般来说,经济合同应在《成交通知书》规定的时间内完成合同的签订,但实际操作中,往往因为医院的会签流程较为复杂、各部门工作效率差等原因造成合同无法按时签订,从而影响科室的使用。2.合同文本缺乏统一规范。目前,医院大部分的合同可以使用医院统一的合同文本,但仍然有一部分合同文本由合同另一方起草拟定,这种合同中极易隐藏对对方有利的条件,侵犯医院的利益。例如在服务合同中,对方往往倾向于一次性签订长期合同,然而,长期合同的约束力明显低于多个短期合同。3.合同执行缺乏后期监管。合同签订后,合同双方应严格按照合同条款执行。但目前经常由于各种各样的原因,出现合同延期执行的情况,长时间的超期容易造成合同烂尾、无法继续执行。另外,在岗位分配时,存在合同信息录入与付款审核为同一人的情况,因为缺少必要的内部控制环节,容易造成重复付款或者遗漏款项。例如,已审核支付的款项,如果工作人员忘记录入合同支付信息,在合同管理表格中会显示该笔款项尚未支付,导致重复付款。

二、原因分析

(一)重视程度不够目前,医院的法务部门往往将工作重点放在医疗纠纷的处理上,而忽略了经济合同中涉及的法律责任。究其原因,是医院对经济合同的法律风险认识不足,从而缺乏重视。在签订合同时,经手部门只是例行签字审批,缺乏认真审核合同条款的环节,合同生效后,容易对医院产生不利影响。当然,对合同中法律风险的防控不能完全依靠法务部,应该由所有的经手部门共同担负风险防范的责任。

(二)风险意识弱合同风险往往包括很多方面,例如,因合同约定的采购价格过高或者物资品质较低引起的运营风险;因安全与消防设施未达标带来的安全风险;因签订了不利于医院的条款、合同执行中违约而导致的经济损失,并造成法律纠纷。以上这些风险往往是由于风险意识薄弱,容易给医院造成经济损失。

(三)管理制度不完善医院经济合同管理应当本着“统一控制、加强内部审计、各部门相互协调”的原则。然而现行的管理办法仍处于待完善阶段,缺乏细节性的补充规定,因此,应当明确各职能部门的责任,使合同自签订至执行结束的每一个环节都有所依据与约束。建立严格的追责制度,将合同执行情况与责任科室的绩效挂钩,起到监督执行的作用。完善并落实管理制度不仅有利于形成良好的医院风气,而且能大大提高医院的运行效率。

(四)信息化建设滞后现在大多数医院没有开发合同管理信息系统,经济合同管理人员只是使用原始的EXCEL表格进行合同登记,这种方法风险较大,难以实现合同信息共享,容易产生漏登、错登的情况,而且缺乏监管,易发生岗位舞弊。应充分发挥信息化在合同管理中的作用,建立以合同为核心的预算管理、合同会签、合同执行、档案管理、成本控制等信息化布局。

三、改进建议

(一)规范经济合同管理制度医院目前现有的合同管理办法大多流于形式,缺乏监管,执行力较差,因此,需要建立健全《经济合同管理办法》,明确合同签订、执行、归档等各环节的具体要求,结合医院的实际情况,建立以审计部为首的合同事前、事中、事后监督管理机制,充分发挥内部控制在降低经营风险方面的作用,提高医院的经营管理水平。1.规范合同签订流程严格按照《经济合同管理办法》规定的流程签订合同,坚决杜绝先执行后补签。一般来说,使用科室应在上一年度将需求报送职能部门,并进行预算申报。资产与招标部在对候选公司的资质等进行筛选后,组织招标采购。职能部门根据《中标通知书》或《办公会纪要》起草合同初稿,经律师审核、修改,合同对方盖章确认后才可进入合同会签环节,会签一般在7个工作日内完成,会签完成后由财务部加盖合同专用章与法人章,此时合同正式生效。为确保合同能及时完成签订,签字确认的各职能部门应积极配合、认真审核,避免因审核不仔细造成的合同瑕疵,事后弥补会浪费大量不必要的人力物力。生效后的合同经统一编码后保存于财务部,并由合同管理人员进行合同录入,以便于后期款项支付工作的开展。2.规范职能部门的合同管理职责各职能部门在加强部门间的沟通、协调、控制与监督的同时,应对其业务范围内的合同负责,例如,合同拟定部门应根据《中标通知书》对合同的基本内容进行审核确认;律师在审核过程中,更应加注意合同的内容与形式是否符合相关法律规定,合同条款是否齐全,合同内容是否有利于双方实现合同目的与维护双方合法权益;资产与招标部需要关注标的的型号与金额等方面;审计部应重视合同的合理性、可行性,比如履行合同必备的资质等;财务部则需侧重审核该合同是否在预算项目范围之内,以及标的的名称、数量、金额,付款条件及方式,等等。3.规范合同文本签订经济合同时,应尽可能地使用规范统一的合同文本。合同的内容应秉承着公平、公正的原则,明确合同对方的名称,标的的名称、数量、金额,合同起始日期,验收标准,支付方式,双方的权利与义务等。4.规范合同执行审计处应对合同执行的整个过程进行监督,例如产品质量、收付款执行情况、服务考核评分、工程验收等。对于服务类合同来说,付款时应注意服务期间的连续性,既不能间断也不能重合;对于即将执行完毕的合同,应及时通知使用部门,提前进行招标工作,确保下一期的合同能够按时签订,避免影响医院的正常运转。为了确保合同能够按期执行,财务部应定期进行合同梳理并向各职能部门反馈、核对合同的执行情况,确保按时完成合同规定的进度。同时,向管理层汇报,将合同执行情况与部门绩效关联,定期考核,起到督促合同执行、维护医院应有利益的作用。合同执行结束后,应对合同进行归档整理,并对合同流程中的每个环节认真总结,找出问题,优化改进,防止再次发生类似的错误,在合同流程制定后,需要在实践中不断优化和改进,才能不断提高医院的管理水平。

(二)增强风险管理意识目前大多数合同管理人员的法律意识较为淡薄,对合同签订及执行过程中产生的法律责任认识不足,不知道合同的执行就是双方权利与义务实现的过程,经常忽略合同条款的重要性,容易导致医院的合法权益受到侵害,因此,医院应在全院范围内进行内部控制、合同风险防控等知识的培训,增强工作人员的法律意识,有效降低合同管理风险,确保合同能够按时准确完成。根据内部控制的要求,分离不相容岗位。明确各职能部门在合同签订与执行中的职责,建立相互监督的制衡机制,同时,为了做好经济合同管理中的内部控制,应对不相容岗位进行分离,例如,在合同管理岗下设合同录入岗与付款审核岗,分别由不同的工作人员负责,从源头上杜绝付款重复与遗漏的问题。

第5篇:医院合同管理范文

关键词:公立医院;内部控制;合同管理

一、公立医院合同管理概述

公立医院合同管理包括合同起草、合同审批、合同签订、合同履行、合同变更、合同解除、合同监督和合同档案管理等活动,适用于以医院名义签订的经济、技术、医疗、科学研究等合作的所有合同。公立医院合同管理是全过程动态管理,包括签订前的洽谈以及草拟,签订过程中的合规性检查,还包括签订后的合同履行。一旦出现不利于合同履行的事项,要及时对合同进行修改或终止。公立医院合同管理是内部控制的重要内容,根据《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会[2012]21号),医院应从合同订立、履行、登记及纠纷管理等方面,梳理与合同管理有关的风险点,并且建立相应的风险控制机制。加强医院合同管理有助于预防经济纠纷,维护医院合法权益,促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等合作活动的开展,规范合作行为。

二、公立医院合同管理主要的内控风险

1.合同管理制度缺失。制度是单位运行的基础保障,合同管理制度是医院合同行为的依据,而目前合同管理却是多数公立医院内部控制建设的薄弱点。由于医院领导层面普遍对合同管理重视度不高,许多医院尚未建立合同管理制度或制度执行浮于形式。因此,合同管理无法与采购业务、资产管理及建设工程形成闭环式制度管控。2.合同归口管理混乱。合同归口管理是一项科学且细致的工作。合同应根据不同类型归属不同职能部门负责,全院的合同归档工作也应该由某一个科室牵头。目前多数公立医院合同管理混乱,职责分工不明确,合同分布零散,很容易造成多部门共同管理的边际盲区。很多合同原件在付款时放入付款凭证中,这不利于日常查询或检查使用。混乱的管理也不利于及时发现问题风险,规避纠纷。3.缺乏法律顾问支持。公立医院合同涉及金融、技术、医疗、科学研究、基建工程等各个方面,要保证各类合同合法合规,避免纠纷需要专业法律人士对合同条款进行全面把关。目前多数公立医院有合作的法律顾问单位,但多是面临诉讼时使用,并未在订立合同阶段请法律顾问。4.缺乏对合同的全过程管理。公立医院往往对合同预算立项和项目招标阶段较重视,对后续的履行情况却不够关注。合同签订后,履行是否在合同期内,承诺的培训是否进行,发生问题是否及时处理等问题常常无人追责。例如,某公立医院,价值500多万元的医疗设备合同签订如果3个月内不到货,要赔偿合同价款的3%。然而审计显示,合同签订后8个月才到货,十几万的赔款却无人追责,导致损失医院经济利益流失。5.缺乏信息化系统支持。公立医院整体信息化水平比较落后,常用的固定资产系统,财务系统尚且未达到现代化水平,合同管理系统更是手段落后。多数医院仍处于手机登记或简单的Excel表格登记,没有编码,检索关键词等信息,合同管理形同虚设。

三、公立医院合同管理实践模式

1.建立合同管理制度。建立合同管理制度是完善内部控制体系的重要工作之一。公立医院应当根据《内控规范》的要求,编写有正规发文文号合同管理办法,并在OA网。《合同管理办法》应当包括适用范围、各部门分工、合同签订与履行管理、变更和解除管理、档案和备案管理、检查和追责以及合同纠纷的处理,严格禁止先发生活动后补签订合同。2.建立合同归口管理机制。明确医院合同归口管理部门,对医院的合同事务实行审核把关、统一管理。具体负责的合同业务如下:医院办公室负责全院合同的归档工作,不同职能科室负责对其业务范围内的合同进行管理:人事部负责医院人事合同、劳动合同;财务部负责金融业务往来合同;科教科负责各类专业培训、合作办学、科研、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等合同;医务部负责对口帮扶、医疗救助等合同;药学部负责药品采购等合同;医疗设备部负责设备及医用耗材、实际的采购及维护等合同;网络信息部负责电脑信息系统、设备及维护等合同;保卫部负责消防安全、安保物业等合同;采购中心负责招标立项采购等合同;医院办公室负责对外合作项目合同。各职能科室还应该建立合同管理台账,具体格式。3.发挥法律顾问的作用。充分发挥法律顾问的专业能力,每一类合同指定一名法律顾问作为法律把关,让专业的人做专业的事才能发挥最大化效益。同时,应鼓励科室人员学习法律知识,培养复合型人才。职能科室人员不仅要懂业务,还要了解经济以及法律知识,才能更好地为医院服务。4.加强合同全过程管理。合同全过程管理包括合同签订前、合同签订中、合同签订后三部分。签订前要申请科室提出需求,医院召集相关科室共同讨论得出会审意见。然后申请科室要与供应商进行磋商,初步确定合同条款后,交给法律顾问进行法律条款的把关,确认后方可进行签订工作。签订过程中,要注意法定代表人签字、盖章、附件等细节问题。合同签订后是最应该注意的地方,合同方是否按照规定履行合同,是否存在违规操作,及时发现引起合同变更的情况并纠正。同时,审计监察部门也要配合督促合同后续履行情况。5.加强合同管理信息化建设。信息化是实现现代化医院必不可少的工具,合同管理手段落后不利于推进医院整体信息化建设。因此,公立医院应引进先进的信息化管理软件,实现合同管理与财务系统、固定资产系统以及办公系统等多系统对接,形成内部控制要求的全过程闭环管理。同时,应培养信息化人才,提高医院医务人员整体的工作能力。

四、结语

在新医改不断推进的大背景下,公立医院合同管理越发重要。本文以内部控制风险为切入点,分析合同管理在管理制度、归口管理、法律顾问支持、全过程管理及信息系统支持等方面存在的内控风险,并提出公立医院合同管理实践模式。通过这些方面的实践,公立医院能够强化内部控制建设,规避风险,保证现代化医院的实现。

参考文献:

[1]张春廷.浅议行政事业单位合同管理内部控制[J].交通财会,2014,(11):27-30.

[2]刘欣.医院合同管理内部控制的探讨[J].中国集体经济,2018,(31):77-78.

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