教学秘书工作在教育教学管理的特点

1教学秘书工作的内容和性质

1.1内容

教学秘书在高职院校日常教学管理起到上传下达、联系左右的重要的作用，教学秘书的工作质量关系到高职院校的教学管理质量。通过教学秘书的服务工作，可以加强学校教育管理部门和班级以及教师和学生之间的联系等。教学秘书担任着信息传递员和加工员的工作，可以反馈教学状况的信息，传递教学质量监控体系的信息。教学秘书工作从属教务处和二级学院的双重领导，教学秘书负责管理日常教学活动，主要包括：①向教学基层传递高职院校的教学管理信息，例如教学秘书需要及时向各个教师传递教学改革政策的内容。②协助部门领导，完善人才培养的具体计划。③以高职院校人才培养计划为基础，安排各个专业的教学课程。④制定每个学期不同专业的教学课标。⑤统计高职院系各种教学教材，有序落实教学工作。⑥负责安排和协调期末考试。⑦协调安排学生的补考和重修等。⑧审核毕业生。⑨日常评估和检查高职院校的教学工作，进一步发展教学工作。⑩面对各种校园突发事件，负责协调工作人员妥善处理。总之，高职教学秘书的工作是非常复杂的。

1.2性质

高职院校的教学秘书工作性质就有个性化特征，第一方面具有辅助性，高职院校的教育目标是培养应用型人才，培养应用型人才的过程中，需要统一联系各种教学因素，教学秘书负责联系各种因素，对于高职教学工作起到辅助作用。第二方面具有从属性，教学秘书的所有工作都要为教学提供服务，工作目标是促进教学运行，提高教学秩序的稳定性。第三方面具有服务性，教学秘书具有服务性，不仅要向高职院校领导提供服务，同时还要向高职院校的师生提供服务。

2高职教学秘书工作的特点

2.1全面性

教学秘书是高职院校二级学院管理工作的重点，负责安排教学课程，同时还负责监督和控制教学质量，组织管理各种实践教学，甚至也可以评定教师的工作成绩，整理和保管学生的学籍档案等。高职院校教学改革和教学研究等都需要教学秘书的参与，因此教学秘书是高职院校二级学院工作的重要一部分，与高职院校二级学院各个环节和部门都具有密切的联系。

2.2服务性

高职院校二级学院教学管理工作关系到每个教师和学生的切身利益，对于学校二级学院教学工作的各个方面都具有较大的影响，教学秘书需要树立服务意识，为广大的师生提供服务。教学秘书是高职院校的基本单元，他们直接参与到教学一线工作，因此教学秘书涉及每个教师和每个班级以及每一堂课。同时高职院校工作的主体和核心就是教学秘书，教学秘书的教学工作和教学手段等关系到高职教研工作的质量，高职院校的各个方面都和教学秘书工作具有密切的关系。

2.3沟通协调性

教学秘书负责协调高职院校各个部门的工作，配合各项工作的时间，配合行动和数量。教学秘书协调处理多个部门和成员，使其可以相互配合，提高高职院校教学管理工作的效率。教学秘书负责沟通协调院系部和教务处以及各个职能部门，为了巧妙处理各个部门的工作，需要提高教学秘书沟通协调能力，准确处理部门之间的工作。

3教学秘书在高职教育教学管理当中的作用

3.1促进教学常态化发展

高职教育不断发生变化，注重提高人才培养质量，因此高职院校需要创新人才培养模式，而教学秘书需要协助和执行高职院校的教学管理工作，提升高职教育教学工作的可持续性，实现常态化发展。在互联网技术的影响下，高职教学工作也面临着转型机遇，教学秘书提升自身素质，有利于规划高职教学工作，建立成熟的教学方案，落实互联网+教学模式。例如构建互联网+教学模式的过程中，教学秘书需要提供准确的教学信息，利用调查反馈制定互联网教学平台。通过教学秘书工作，可以加强高职教学工作和社会实践的联系，高职院校的教学目标是培养应用型人才，高职院校需要根据社会发展情况调整教学方案，教学秘书负责调整教学方案，因此教学秘书可以提高高职教育的社会性。

3.2提高教学质量

教学秘书需要承担教学管理职能，利用教学秘书保障高职教学质量。首先教学秘书需要全过程监督和控制高职教学的整个过程，根据教学过程中出现的问题，及时进行调整。教学秘书属于教学管理人员，需要及时掌握教学过程的缺陷，接受学生和教师对于教学过程的反馈，教学秘书向领导反映建设性的建议，最终提高高职教学水平。教学秘书需要为教学工作提供服务，可以增强学生的学习积极性。教学秘书负责沟通学校领导和教师以及学生，教学秘书直接面对着学生，和学生具有密切的联系，教学秘书需要参与到课程调整和教学活动当中，这样有利于帮助学生学习。开展教学秘书工作有利于提高学生的学习积极性，增强学生的学习激情。

3.3协调上下级

教学秘书负责沟通各个职能部门，通过教学秘书和教研室以及教师学生的沟通，落实学校下达的任务和工作。教学秘书不仅需要检查评价各位教师的教学成果，同时又要接受学校的监督，通过院系的竞争考评。教学秘书在高职院校当中发挥着桥梁和纽带的作用，可以沟通上下级，畅通各个职能部门的关系，教学秘书需要保证工作的灵活性和应变性，充满热情地完成相关工作。

3.4规范化管理教学档案

高职院校在长期发展过程中形成了教学档案，教学档案记录高职院校的教学过程。教学秘书负责整理和收集教学档案。因为教学秘书长期处于教育管理的一线，他们熟悉各种基层教育活动，同时又负责沟通上级领导，因此在教学档案管理当中，教学秘书也发挥着重要的作用。一方面，教学秘书可以接触各种教学资源，确定教学信息资源的价值，使教学档案信息的准确性不断提升。例如教学秘书可以利用岗位优势，在档案当中纳入教学政策调整，及时保护各种教学信息。另一方面，因为教学秘书工作面非常广，涉及很多工作岗位，因此他们非常熟悉各种教学信息资源，这样有利于教学秘书整合教学信息资源，极大地提升高职档案管理工作的科学性。

4高职教学秘书队伍建设过程中存在的问题

4.1领导不够重视

在高职教育教学管理工作当中，教学秘书发挥着不可替代的作用，教学秘书可以保证高职教学的质量和效率。当前很多高职院校都设置了教学秘书的岗位，但是却不够重视教学秘书队伍的素质提升，因为高职院校注重培养高素质的教学队伍，轻视管理工作。很多高职院校领导不够了解教学秘书的重要性，片面地认为教学秘书只需处理一些日常工作，这种错误的思想不利于高职教学秘书工作队伍的发展。高职院校领导不够重视教学秘书岗位的人员配备和考核管理以及学习培训等方面，这样极大地降低了高职教学秘书的工作积极性，导致他们缺乏工作动力，不利于顺利开展高职教学管理工作。

4.2教学秘书素质有待提升

高职教学秘书素质参差不齐，高职教学秘书很少是毕业于秘书专业，这样降低了高职教学秘书队伍的专业性。针对教学秘书的人员配备，一方面是从事多年的老员工，另一方面是刚刚毕业上岗的年轻人员，此外还包括身兼两职的专业教师。教学秘书来源广泛，人员流动性也比较大，很多人还没有熟悉工作环境就开始转岗，降低了整个高职教学秘书队伍的稳定性。因为高职教学秘书岗位人员配备不充足，无法深入落实各项教学工作，教学秘书工作常常流于表面，不利于顺利开展其他教学管理工作。

4.3管理水平比较低

高职院校近些年不断扩大生源，学生人数越来越多，这也增加了教学秘书的工作量。教学秘书不仅需要管理教学工作，还要辅助其他行政事务。教学秘书需要深入了解教学工作流程，协调处理学校各部门和师生的关系，合理安排各种事务。因此教学秘书还要具备较高的业务素质，需要熟练使用各种现代化的办公软件，这样才可以落实教学管理工作。因为教学秘书的工作强度非常大，又缺乏培训机会，导致教学秘书管理水平不断降低，在日常工作当中很容易出现疏漏。

5建设高职教学秘书队伍的建议

我国高等教育近些年高速发展，带动了教育功能和教育观念等方面的转变，因此我们需要重新审视高职院校教育管理工作，在最大程度上满足社会需求和学生需要，把握当前教学工作的新形势，因为学生数量增多，工作量也骤增，教学事务变得越来越复杂，因此高职教学秘书需要充分发挥出工作的主动性和能动性，在实践工作当中不断实践和创造，探索出新的教学管理方式，促进教学改革，增强自身的服务意识，提高自身素质，为高职院校日常工作有序的发展贡献自己的力量。

5.1提高教学秘书的自身水平

（1）提高教学秘书的信息资源处理能力：教学秘书的工作内容非常复杂，每天需要处理很多文件和资料等，这些信息资料涉及教学工作的落实情况。而不同资料的时效性和指导性都是不同的，教学秘书需要迅速处理这些资料，分门别类地收藏存档材料，及时向院系领导汇报，并且要及时通知有关教师。与此同时，教学秘书需要全面地采集基层反馈信息，及时整理之后向领导汇报，对于教学管理决策作进一步调整和补充，最大程度地满足教学需求。（2）提高教学秘书的沟通能力：教学秘书经常参加各种高职院校的会议，需要和各种人员交流信息，因此教学秘书需要具备良好的沟通能力，教学秘书总是和各方面人员沟通和交流，为了畅通地沟通，教学秘书需要提高沟通的灵活性和应变性，准确地传递各种信息。（3）提高教学秘书的协调合作能力：教学秘书需要协调多个部门和多个成员，需要协助领导处理各种事务，因此教学秘书需要提前做好准备，应对各种应急情况，避免发生意外。教学秘书帮助领导处理好各种事务，才可以顺利落实院系工作。（4）提高计算机操作能力：当前各个学校的各个部门都开始利用计算机办公，逐步实现了网络化综合学科管理目标。因此教学秘书需要熟练使用计算机，教学秘书处理日常事务的过程中需要利用计算机技术，例如可以利用计算机完成教学工作的电子归档、管理学生的学习成绩、设置试题库等。

5.2科学配备教学秘书队伍

教学秘书在高职院校当中发挥着重要的作用，再加上教学秘书工作量比较大，因此需要注重教学秘书的能力修养，高职领导需要重视教学秘书工作，给予教学秘书工作更多的人文关怀，促进教学秘书队伍稳定发展。高职院校需要优化教学秘书队伍结构，科学配置教学秘书任务，实现教学秘书工作的量化考核，制定科学的工作标准。高职院校可以根据学生比例配备教学秘书数量，通过科学的设置教学秘书岗位，才可以有序高效地落实教学秘书工作。高职院校可以引进高素质的人才，提高教学秘书队伍的工作水平，保障高职院校的教学质量。

5.3加强培训

高职院校需要制定配套的制度体系，完善教学秘书队伍建设，科学规划教学秘书的职业目标。确定了工作制度之后，教学秘书可以根据岗位内容和职责完成工作，并且可以获得合理的待遇。此外需要重视绩效考评这一方面，恰当地利用这一因素，有利于提高教学秘书的工作积极性，根据学校实际情况建立降级离职，慎重对待教学秘书的特性。同时需要充分尊重每个教学秘书的需求，完善岗位需求，在职称评定和职务晋升方面，要保证教学秘书和其他岗位的工作人员拥有同样的待遇，甚至可以向教学秘书岗位倾斜。例如高职院校应该优先考虑评聘业务能力较强的教学秘书，对待在教学秘书岗位达到一年并且有意向转岗的教学秘书，应该优先安排转岗，在政策上鼓励教学秘书工作发展。此外高职院校要鼓励教学秘书进行学历进修，为他们提供良好的学习机会，利用各种制度保障吸引更多的人才从事教学秘书工作。此外可以利用培训活动等，促使教学秘书接触更多的相关人员，这样有利于高职教学秘书积极学习他人的先进工作经验，使自身管理水平不断提升。

5.4完善评估和奖励制度

当前很多教学秘书的工资待遇都比较低，在职务晋升等方面面临着很多阻碍，这样增加了教学秘书队伍的不稳定性，降低了教学秘书的工作积极性，无法提高教学秘书的工作效率。近些年高职院校不断扩招，这样也大规模地调换了教学管理人员职位，导致教学管理队伍非常不稳定。教学秘书队伍的稳定性关系到高职院校整体的工作水平，稳定教学秘书队伍，才可以实现高职院校培养应用型人才的目标。因此高职院校需要建立科学的评估和奖励制度，鼓励教学秘书的工作，使其可以在日常工作当中投入充分的热情，发挥出教学秘书的工作积极性和创造性。高职教学秘书工作比较繁杂，他们每天承受着较大的工作压力，因此高职院校要肯定教学秘书的工作业绩，以高职院校的实际情况为基础，量化教学秘书的工作，制定科学的薪资标准，利用多劳多得的方式提升教学秘书的工作积极性，保证教学秘书所得报酬符合他们的工作贡献。

6结语

在教育改革的背景下，高职院校需要重视教学秘书的工作，拓展教学秘书的服务职能，满足高职新常态发展的需求。高职教学秘书人员需要应对挑战，提高自身综合素质，在工作岗位上获得更大的发展，辅助高职教育系统培养更多的应用型人才，为祖国的繁荣发展奠定坚实的基础。

参考文献

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作者：钱丽云 单位：江苏经贸职业技术学院