医院项目经费管理HRP系统设计实践

［摘要］为解决项目经费管理难及经费使用进度不理想的现象，运用会计信息化在医院HRP系统中增加项目经费管理系统，破除手工管理，达到项目经费管理系统与资产管理系统、存货管理系统、应付模块及总账系统高效集成。借助医院HRP系统设计与实践，通过项目经费管理流程优化，建立与医院HRP系统互联互通的项目经费管理平台，实现项目经费管理系统的价值，一是消除无效时间;二是降低手工统计数据的错误率;三是项目经费支出较往年明显上升。

［关键词］项目经费管理;HRP系统;设计与实践;医院

会计改革与发展“十三五”规划纲要中明确指出会计改革与发展的主要任务之一是加强会计信息化建设，不断提高单位会计信息化水平，积极探索推动行政事业单位会计信息化工作，推动基层单位会计信息系统与业务系统的有机融合。近几年来，随着医院品牌建设及学术能力的不断提升，项目数量及经费金额逐年大幅增长，医院内部管理面临巨大的挑战。

1项目经费管理现状

医院项目按性质分主要有科研、教学、医务和其他类项目。项目经费主要用于临床重点学科、信息化建设、人才培养、设备购置及教学相关等方面。目前，针对较大的医院项目经费通过手工登记，且项目经费预算执行进度不理想的现状，项目经费管理存在较大风险。第一，财政收回项目经费。项目在执行期间不能实现培养目标，经上级主管部门考核后会被启动退出机制，财政收回项目经费。第二，减少次年项目拨款，造成医院经济损失。我院作为政府重点扶持对象，每年均收到各类补助用于医院科室建设、人才培养等事项，对医院未来学科发展、人才储备等战略发展事项有重大影响。第三，影响项目团队申报课题。项目在执行周期不能实现培养目标，经上级主管部门考核不能通过的项目，不能通过结题，将会影响再次申报课题。第四，影响医院声誉。项目在执行期间不能实现培养目标，不能顺利通过结题的，考核结果进行通报，对医院产生不利影响。

2项目经费管理流程梳理

对原有的经费管理流程各节点进行梳理，列出原有的经费管理主流程，针对主流程进行细分具体管理流程，如表1所示。根据难点进行流程优化，并建立新的项目经费管理流程，重点关注项目经费使用进度，建立新的项目经费管理流程，消除不必要的时间浪费。

3项目经费管理设计方案

3.1设计的总体目标

在现有的HRP系统中增加项目经费管理模块，并实现项目管理、资产管理、存货管理、应付模块等与总账模板的高效集成，即在HRP系统中实现项目经费管理功能，建立与医院HRP系统互联互通的项目经费管理平台。

3.2经费管理具体设计思路

第一，实现项目主管部门及项目负责人自主查询经费预算、使用及结余金额，破除查询经费只单单依靠项目会计的现象，形成项目主管部门及项目负责人及时掌握项目经费使用情况。第二，摒弃人为的把关项目预算，耗时又耗效率，通过将预算录入系统实现系统控制，超出预算系统自动预警提示。第三，通过系统自动获取直接生成项目经费决算表，优化手工编制项目经费决算表，财务审核费时又费力。第四，在资产系统与存货系统较易地获取真实的科室成本数据，便于科室开展成本管控。

4项目经费管理系统实践探索

4.1项目经费管理基本功能

(1)项目编号管理。项目按资金来源对现有的全部在研项目进行梳理，分为财政拨款、政府其他拨款、本院自筹款项及合作单位拨款、财政拨款与医院自筹、政府其他拨款与医院自筹、合作单位拨款与医院自筹等。区分项目性质便于后续多维度统计项目情况，满足国家省市和医院内部管理要求。通过分类整理，项目性质可分为科研、教学、重点专科、其他等。根据项目特点按资金来源及性质进行分类后，制定一套统一规范的项目编号生成规则，例如，项目编号为010119001，项目编号生成的规则为项目性质(2位)，项目资金来源(2位)，年份(2位)，流水号(3位)。(2)项目权限管理。项目管理涉及项目负责人、项目主管科室、项目主管科室分管领导及项目会计等角色。为保证项目的保密性及安全性，在项目管理过程中对不同的角色设置不同的系统权限及职责分配。其中:项目负责人的权限只为以项目负责人身份的相关项目经费情况;项目主管科室可审核及查询在科室范围内的项目经费情况;项目主管科室负责人可查询所分管范围内的项目经费情况，项目会计的权限可查询所有项目经费情况，月度进行项目经费预算执行情况分析并提出改进建议报领导决策。(3)项目角色职责。项目负责人的主要职责为:一是录入项目信息(包含预算);二是根据实际开展研究必要时申请调整预算;三是查询经费使用情况。项目主管科室的主要职责为:审核项目信息及预算;查询项目相关信息(包含经费预算执行进度);审核预算调整的合理性;查询经费使用情况。项目主管科室分管院领导的主要职责为:查询项目相关信息;查询项目经费预算执行情况。项目会计的主要职责为审核项目信息及预算;调整项目经费预算;查询项目相关信息及项目经费预算执行情况;账务核算等。(4)项目状态管理。项目状态用于描述项目所处的状态，项目状态根据实际设置有未审批、执行中、已结题、已暂停等，通过项目状态设置限定该状态下能发生的业务活动，只有状态在执行中才能进行采购，录入发票及支出等，有效实现项目管理。

4.2项目经费管理关键功能

(1)项目模板创建。为规范及提供新建项目的录入效率，系统支持自主设定项目信息的录入内容，通过建立项目信息模板引导项目创建。项目负责人根据项目经费预算书在项目模板中进行预算录入，并逐级审核。(2)项目经费预算系统控制。在项目经费管理中，项目预算信息包含项目类别、年度及金额等信息，项目经费管理系统与总账系统进行关联，并获取经费实际使用金额，最终以预算与实际成本比对表进行列示，计算的逻辑为:预算可用资金=该项目任务下的预算资金－该项目任务下已使用资金。在经费使用过程中出现报销类别超支，系统将自动进行预警，提示项目负责人进行预算调整，由项目负责人在系统中申请修改预算，经主管科室负责人及分管领导审批后新的预算才能生效，大幅提高预算与决算的匹配率，从而提高项目管理的真实水平，避免因经费使用不当影响课题验收。(3)专项经费采购。不管专项经费设备采购还是耗材采购，在完成采购招标程序后，由采购部门录入采购订单，选择采购订单分配行时，录入项目、任务、支出类型信息;医学设备管理部门进行验收，若是采购设备，在资产管理系统中完成出入库，系统自动在资产明细表中列示专项经费的来源，并在资产模块及应付模块自动生成相应的会计分录;若是采购医用耗材，在存货管理系统中完成出入库，系统自动在科室领用表中备注栏显示专项经费来源;按程序办理付款审批财务完成付款后在应付模块进行发票匹配完成付款，同时经费管理系统通过互通自动增加已使用资金，减少相应预算可用资金，通过实现资产管理系统、存货管理系统、应付模块与总账系统的有效集成，达到科室成本管控的目的。(4)项目经费查询。在项目经费管理系统中，按权限通过输出功能生成的报表。查询项目的状态，包括期间至今、上年度支出金额、累计至今和本年度至今的项目预算预算、实际使用及付款等(5)项目月结管理。月结完成所有关于项目的事务处理，核算并分配项目库存业务成本、导入采购接收成本和库存杂项事务除了成本、链接总账中录入的杂项项目支出成本到项目管理中，通过“试算表”查询所有项目的相关科目余额信息，通过项目支出查询汇总所有项目的成本金额进行总账与项目管理系统两者的明细与余额的核对，确保完全相等。项目经费管理系统上线后，对项目负责人、项目主管部门及项目分管领导、项目会计等进行系统培训，积极推广项目经费管理系统，嫁接HRP系统通过权限配置实现数字准确、核算精细、方便查询等。

5项目评价

(1)消除无效时间。项目模块上线后，项目负责人不用再到财务部找会计“排队”查询项目经费使用情况，从往返路程及查询时间上节约了13分钟，从而明显提高了工作效率。(2)降低手工统计数据的错误率。项目模块上线后，库管员不用再手工一笔笔登记数据月底进行汇总，只需在系统上运行程序即可完成数据统计，避免了因人为导致的数据差错，减少手工区分的工作量，既提高了数据的准确率，也提高了工作效率。项目模块上线后，项目数据与日常科室发生的成本数据明显分开，为财务核算项目成本降低难度，提高了核算的准确率和便捷度。(3)项目经费支出较往年明显上升。自引入项目管理模块，梳理、制定了各类项目管理及经费使用制度，对项目经费使用政策的宣贯，优化项目经费使用的流程，项目经费支出较往年有显著增长。通过项目经费管理在医院HRP系统中设计与实践探索，一方面，解决项目经费管理的难题，并实现系统控制从而提高项目经费使用进度，降低专项经费管理风险;另一方面，减少手工管理，提高经费使用的效率与质量，方便项目负责人经费查询及经费决算表的编制，加强了内控建设及提升会计信息化管理水平，同时提升财务部门的满意度。

参考文献:

［1］郑佩勇.新会计制度下公立医院科研项目经费管理存在的问题及建议［J］．财会学习，2019(15):118，120.

［2］陈志军，周琳彦，包维晔.基于HRP的公立医院科研经费内控体系建设实践与思考［J］．中国总会计师，2018(12):113－115.

作者：黄园 王卫红 单位：昆明市儿童医院