高职院校行政管理工作的实践

摘要：随着我国科学与信息化技术的快速发展以及各高校教育改革的稳步推进，高职院校中需要尽快提升自身信息化建设的管理水平,只有这样,才能保障高职院校中行政行政管理工作的高质与高效，不断提升整体教学管理水平。但是，目前在我国的很多高职院校中在其行政管理信息化建设过程中仍然有很多需要面对和解决的问题，这些问题的出现严重地制约着高职院校行政管理工作信息化建设水平整体的提高。

关键词：信息技术；行政管理；高职院校

一、信息化技术在高校行政管理工作中的重要性

（一）保障高校行政管理工作的及时性与准确性

在高校的行政管理工作中运用信息技术能将高校行政管理工作中的各类信息进行有效总结，还可以为高职院校领导进行管理决策提供有力依据。因为，高职院校领导在进行管理和决策的时候是需要对校内在人事变动、财务状况等方面先有一个全面的了解。但是，各部部门在收集这些信息不能保障其实效性，同时，程序也较为繁琐，如果利用信息技术对各种信息进行收集就会变得较为及时和准确，同时节省了大量时间与人力资源。

（二）有效提高高校行政管理工作的效率

目前高职院校的行政管理机构呈垂直化的分布状态，上、下级之间信心交流的过程及其复杂，多数的管理决策通知需要经过好几个环节与程序才能传到教师和学生的手中，这在一定程度上影响了高职院校行政管理工作的效率，同时也耗费了较大的人力资源。如果在高职院校的行政管理工作者建立与健全信息化系统，从一方面有效地缩短了信息传递的时间，而且领导与教职工之间可以进行直接的练习，省去了不必要的中层管理机构的介入，能有效的提高高职院校中行政管理工作效率。

（三）加强了各部门之间的合作与统一

在高职院校行政管理工作中运用信息化技术，高职院校的行政管理部门与科研等部门之间的联系也会越来越紧密，一些较为独立的部门也可以通过信息技术与其他部门之间建立紧密联系，各部门在工作开展过程中利用信息技术进行文件的传输工作，加强了不同部门之间的合作与统一。在高职院校的各个部门工作中运用信息技术可以将管理结构进行全面的调整，逐步的建立起一种较为平等的“网状式”的管理机构，促进各部门之间的协调发展。

二、信息化环境下高校行政管理工作中存在的问题

（一）管理人员薄弱的管理意识与落后的管理模式

目前，在很多的高职院校中由于工作人员的管理意识薄弱和管理模式的落后，导致整个行政管理工作的效率普遍低下，行政管理工作的制度也没有真正的落实到管理工作的实践中去，主要表现在以下几个方面：第一，高校的行政管理人员对计算机的基础知识与操作流程不到位，高校也没有具体地了解过管理人员对计算机的掌握水平，同时也没有对行政管理人员在计算机方面的专业培训，这是行政管理人员信息化管理意识薄弱和管理模式落后的关键所在；第二，在大部分的高职院校中没有设置专门的行政管理部门，高职院校关于行政事务的处理授权于辅导员或者是代课教师直接负责，导致行政事务的处理落不到实处；第三，目前很多高职院校中依然采用的是“大锅饭”的传统管理模式，甚至一些少部分的高校领导认为在行政管理工作中才不采用信息技术不会造成任何实效性的改变，这些高校领导对行政管理管理工作的态度也是影响行政管理工作运用信息化的重要因素之一。

（二）行政管理工作程序较为复杂

就从高职院校行政管理工作的本身说起，无论是在管理的内容还是程序上，受限制的因素有很多，这严重地影响着行政管理工作人员对待工作的积极性和主动性，一旦工作人员不能在工作中不能充分发挥自身的主观能动性，他们就会将这项工作看做成是一个累赘，会逐渐的演变为工作中的“机器。”同时在学习理论知识的同时，也没有与时俱进对新鲜事物的处理方式，大部分的行政管理工作人员在新事物的处理方式上报告给上级领导，被动地等待上级领导的批准或者指示。在目前的高职院校中其信息都是有上级拟定来传递给下级的，校办在信息传递过程中扮演着传递员的角色，接受着外来的各种各样的信息，校办将接受到的信息在传递给上级领导，上级领导之间经过详细的讨论最终作出具体的批示，最后校办在接受到上级领导的指示后，然后传递到下级各个部门中，当下级相关的工作人员提出具体的解决方案之后，再由校办传递给学校的总负责人。由此可以看出：高校行政管理部门工作的程序较为繁杂，信息在传递的过程也不能有效保证其真实性和完整性，严重地降低了行政管理工作的效率。

（三）严重地忽略了信息软件功能的升级

很多高校将信息技术运用到行政管理工作中之后，而管理人员却没有完善和维护好计算机信息的升级工作，只是将目光放在对计算机硬件设备的更新上，导致从事计算机管理的教师不能发挥专业知识的机会，造成了不必要的资源浪费。比如：高职院校的行政管理人员只是借助计算机这个辅助工作对相关的数据进行统计和整理、撰写一些工作总结，或者是收发一些文件和打印材料等工作，对于一些重要的程序没有利用计算机信息技术来完成，使得计算机软件没有充分地发挥重要的功能和价值，这样不仅严重的影响了行政管理工作的办公效率，同时也造成了大量计算机信息资源的浪费。

三、信息化环境下高职院校行政管理工作的实践

（一）加强对信息技术的重视与利用

要想充分发挥信息技术在高校行政管理工作中的实效性，首先要转变行政管理工作者淡薄的管理意识与落后的管理模式，加强对信息技术的利用效率与重视程度。校领导要深刻地认识信息技术为行政管理工作带来的便利，并加强在信息软硬件方面的投入，给予一定的资金支持，建立完善的网络信息系统，提高高职院校信息管理人员淡薄的信息技术意识，激发相关管理人员对待工作的积极性，使他们能更好地在自己的岗位上发挥自己的才能。

（二）建立健全高职院校信息化建设规划

路漫漫其修远兮，高职院校行政管理工作的信息化建设是一个漫长的过程，信息技术在行政管理工作的建设道路上，高职院校应当有具体的建设规划和战略部署，制定具体的实施措施，明确工作目标，在利用信息技术开展行政管理的时候应当依照制定好的计划有步骤地执行，但是需要注意的一点是要保证高职院校各部门之间信息技术使用的统一，建立综合的行政管理信息体系，这样才能保障各部门之间信息的畅通与共享。

（三）对信息技术软件进行定期的更新

当前，信息技术的发展与更新速度不断加快，因此，在高职院校中运用信息技术开展行政管理工作时，不能只重视计算机硬件方面的更换，同时也要在软件方面进行定期的更新，保障其能够稳步运行。另一方面，高职院校对行政管理工作中使用的软件设备要制定一个完整和严格的维护办法，要定期地找专业的维护人员对软件进行更新与升级，使行政管理工作得以顺利开展和信息系统的高速运行。

（四）提高行政管理人员的管理素质

信息技术在高校行政管理工作的实践运用，还需要管理人员要具备一定的管理素质。目前在很多的高职院校中，很多的行政管理人员其信息技能比较底下，不能熟练地掌握与操作信息技术，也没有充分的发挥出信息系统中有价值的功能，导致行政管理工作效率十分低下。在未来高校行政管理工作中，应当以培养一批高素质的行政管理人员为目标，不断地提高他们对信息技术的操作技能，一要保证行政管理人员的专业对口，在人员的选拔上要具备相应的信息操作能力和管理能力；二要定期地开展行政管理信息技术的后期培训与教育，随着信息系统的不断升级应当加强对信息管理人员的继续教育，让他们与时俱进，不断地掌握新的知识，不断地满足行政管理工作中对信息技术的需求。

四、结语

综上所述，伴随着信息化时代的全面到来，信息技术已经成为社会经济发展过程中一项重要的因素。因此，当前的高职院校中在开展行政管理工作的同时，必须要加强其管理人员的操作技能与专业素质，除了要始终坚持党的方针与政策，也要运用信息化不断地规范和完善自己，以行政服务为根本目标，结合高职院校的实际情况来展开相关的行政管理工作，为作一名合格的高职院校行政管理人员不懈努力。

【参考文献】

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作者：王志鹏 单位；甘肃广播电视大学农垦河西分校