社会保险业务档案管理工作分析

随着我国社会保险事业的迅速发展，社会保险业务档案日益增多且愈显重要。为做好社会保险业务档案管理工作，国家先后出台了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《管理规定》）、《社会保险业务档案管理规范》（以下简称《管理规范》）等文件，对如何做好社保业务档案管理工作进行了一系列顶层设计。但是部分地方在实际工作中仍存在一些理念和实务方面的问题。认真分析研究解决好这些问题，对于进一步提升社保业务档案工作质量和水平具有十分重要的意义。

工作现状

1.基层工作条件较差主要表现为基层社保业务档案管理工作机构不健全、人员配备不足、经费保障困难等。地市一级的社保经办机构仍有相当一部分没有单独设立档案管理科室，即使设立了档案管理科室，也极少配备拥有档案管理专业背景的人员；区县一级的情况更加严峻。此外，基层社保业务档案管理工作中还存在库房面积不足，环境质量不高，专用设备简陋不足、更新不及时，工作制度不健全等问题。

2.人事档案管理思维根深蒂固很长时期以来，许多人基本没有社保业务档案的概念，非从事社保业务档案管理工作的人或许都有这样一种下意识：一听说社保档案就会马上联想到退休职工的人事档案，很少有人能够认识到社保业务档案本身的“业务”特性。在实际工作中，目前仍然有不少地区还深受人事档案管理思维的影响，存在着按照“自然人”收集整理社保业务档案材料的做法。例如，在工伤认定档案管理中，将一名工伤职工在申请受理、调查取证、工伤认定、文书送达、待遇拨付等不同业务环节的档案材料收集在一起整理归档。这种做法的消极影响不仅仅限于基层，还有一些省级人社部门在组织工伤认定档案、劳动能力鉴定档案评查活动时，要求基层提供按照“自然人”整理出来的档案进行评比检查。

3.业务部门对档案工作不够重视由于不重视档案工作，一些基层社保经办机构业务经办人员借口工作忙、人手少等原因，把整体业务档案的管理工作归结为档案管理科室的事情，认为与业务经办部门无关，不应当由本部门承担业务材料收集整理归档工作。

4.社保业务档案各项工作有待进一步明细关于社保业务材料的收集整理归档规则，国家虽然出台了一些法规，但大多还是一些笼统的、原则性的规定。《社会保险业务材料归档范围与保管期限》中就有不少“相关材料”式的规定表述，缺乏实际的操作性，需要进一步明细，制定出具体的“工作清单”。

原因分析

1.对档案管理认识不到位社会保险业务档案是指社保经办机构在办理业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。既然是“历史记录”，就说明社保业务已经办结。从常人的心理角度看，办“事情/社保业务”是主要的，“历史记录/不记录”无所谓，这就让人们从潜意识埋下了不重视社会保险业务档案管理工作的种子，在部分地区逐步形成了重业务经办而轻档案管理的局面。

2.传统习惯与惯性思维的弊端以工伤认定档案管理为例，受人事档案管理思维的影响，按照“自然人”收集整理归档社保业务档案材料的做法，其原因不外乎两个：一个是将工伤认定理解为一个“业务环节”；另一个是这种做法已经成为多年的习惯，使用起来方便。实则不然，其一，现实的业务经办流程已经将工伤认定分为申请受理、调查取证、工伤认定、文书送达、待遇拨付等若干“业务环节”，既然如此，就应该按照“业务环节”收集整理档案材料。其二，这种做法最大的弊病在于不安全。工伤认定结果涉及职工和用人单位的切身利益，因不服认定结果而引发的行政复议和诉讼案件不在少数，这些案件有时涉及当事人多、处理过程长、时间跨度大，从而使得有的工伤认定业务材料长时间不能归档，存在着丢失、遭到篡改等风险，可能会影响到档案的真实、完整和有效性，这与档案管理法律法规规定要求不符。目前，业务档案数字化管理已经有了长足发展，基本上不存在调取和查阅档案不方便的问题。

3.档案管理与业务工作不可分割其一，收集整理归档自己经办工作所形成的业务材料，其本身就是自己工作职责不可分割的一部分，没有任何理由推给他人。其二，如果社保业务材料的收集整理归档环节的工作由业务档案管理部门负责，那么，在业务档案管理和业务经办工作日趋一体化的今天，让业务档案管理部门变成社保业务材料的“加工车间”，则无法通过加强业务档案管理去规范业务经办工作，无法起到防控社会保险经办风险的作用。况且档案管理部门的人员力量本身就薄弱，难以完成这么庞杂的工作。一些地方的此类试点均已宣告失败。

4.对档案管理对象的错误认识企业退休人员的人事档案，包括个人的基本信息资料，及其在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料。在企业职工达到法定退休年龄后，社保经办机构通过审核企业职工的人事档案，结合社保经办业务系统的记录情况等，为企业职工办理退休手续。在这个经办过程中形成部分社保业务档案资料，经收集整理归档后形成社保业务档案。由此可见，企业退休人员的人事档案与社保业务档案根本就不是一回事，也不是社保业务档案的组成部分。

5.各地社保事业发展存在差异我国的社会保险事业发展十分迅速，各地具体的经办模式不一，经办能力和水平参差不齐，作为一项基础性的制度要求，国家层面的社保业务材料收集整理归档规则只能是方向性、原则性的，具体的“工作清单”则需要基层社保经办机构根据国家的有关规定，结合本地的实际情况来制定。

解决措施

1.提高认识，增强重视程度目前，我国已建成世界上最大的“社保网”。社保业务档案成为各级社保经办机构的核心资产之一，不仅反映了社保经办工作的水平和质量，还是体现社会建设和民生事业发展状况的重要指标，能够为党和政府提供重要的决策依据，在经济社会发展中有着重要的地位与作用，做好社保业务档案管理工作意义重大。为此，必须进一步提高对做好社保业务档案管理工作的认识，要把业务档案管理提上议事日程，与其他业务工作一同研究布置、一同检查落实，不断提高社保业务档案管理工作水平，更好地服务国家经济社会发展大局。

2.执行规定，明确归档方法《管理规定》第八条明确规定“社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用‘年度—业务环节’或‘年度—险种—业务环节’的方法对社会保险业务材料进行分类、整理”。因此，各级社保经办机构都必须要严格执行《管理规定》的相关内容要求，认真按照业务环节及时收集整理归档业务材料，确保社保业务档案真实、完整、安全和有效。

3.明确主体，划清职责范围社保业务档案管理工作的链条很长，工作环节较多，不同的主体负责不同环节的工作。《管理规范》明确规定，社保经办机构业务经办部门负责业务材料的收集、整理和立卷工作；业务档案管理部门负责指导业务材料收集、整理和立卷工作，以及业务档案归档、保管、鉴定和销毁、统计、利用、移交及信息化管理等工作。因此，在社保经办机构内部，应在分清工作职责的基础上，树立“人人都是档案员”的理念，达成凡经办社保业务就有责任和义务对所形成的业务材料进行收集整理立卷的共识，调动每一名社保经办工作人员的主动性、积极性，让做好业务档案管理工作成为全体工作人员的自觉行动。

4.发挥优势，制定具体规则制定切实可行的社保业务档案材料收集整理归档具体规则，既要发挥业务经办部门熟悉业务工作和业务政策的优势，具体明确哪些业务材料需要整理归档，也要发挥档案管理部门熟知档案管理工作、规则要求的专业优势，具体明确如何收集整理业务材料，由双方共同协商制定出业务材料收集整理的“工作清单”，以便实施与监督。此外，在信息技术飞速发展、数据壁垒逐步被打破、“放管服”和“一次办好”改革明确要求减证便民的大形势下，凡能够通过信息系统互相认证的材料，就没有必要继续收集整理归档，重点应收集整理归档社保经办服务过程中形成的具有查考、凭证作用且不可替代的业务材料。

5.紧抓要素，筑牢工作基础一是人的因素。市一级社保经办机构应该全部单设档案管理科室，具备条件的地方应当设立社保业务档案管理中心，配足配强工作人员，统一负责社保业务档案的管理工作；有条件的县区社保经办机构要争取设立档案管理科室，至少要明确专人负责社保业务档案管理工作。同时，要加大专业培训力度，在提高档案工作素质的同时，增强业务档案管理人员的事业心和责任感。二是物的因素。县级以上社保经办机构都要设置相对独立的社保业务档案管理区或档案馆(室)，其面积、设施设备等均须符合《管理规范》的标准要求。鉴于目前社保业务档案信息管理系统“碎片化”态势造成的重复建设、兼容性差、效率不高的局面，建议在国家层面统一开发或整合现有的社保业务档案信息管理系统。三是制度因素。社保业务档案管理工作链条长、环节多、涉及广，做好这项工作必须要有可靠的制度保障，要让制度真正落地管用，实现用制度管人管事，不断推动社保业务档案管理工作高质量发展。

作者：刘峰 刘攀 单位：威海市社会保险服务中心