企业档案全文(5篇)

第1篇：企业档案范文

【关键词】新《档案法》；军工企业；档案信息化

2021年1月1日起，新版《中华人民共和国档案法》（下文简称“新《档案法》”）正式施行，标志着档案工作进入一个新的阶段。与以往相比，档案信息化建设工作被提到一个重要的位置。作为传统大型企业，军工企业承担了十分重要的国防装备建设任务，其发展与国家命运紧密相连。在某种程度上，档案信息化建设水平是军工企业发展情况的体现。新形势下，军工企业档案信息化建设工作应该做出哪些改变才能适应新的形势并谋求更好的发展，是需要讨论的内容。

一、新《档案法》对于信息化建设的要求及现状

信息技术的进步带来了传统载体档案的数字化转型，与此相伴随的是档案工作的数字化转型。在这样的背景下，新《档案法》提出进一步加强档案信息化建设工作的要求。此次新《档案法》专门新增了第五章一整章阐述档案信息化建设的法规要求，以保障档案信息化建设工作的顺利开展。新《档案法》关于档案信息化建设的要求主要体现在以下四点。

（一）档案信息化纳入企业规划。新《档案法》第三十五条规定“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”第三十六条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动系统、业务系统等相互衔接。”新《档案法》的此项要求给档案部门提供了一个更好融入业务流程的机会，也强调了档案工作的重要性。在军工企业整个型号科研过程中，多类型、大数量级的档案文件不断产生。档案工作与前端业务的集成化程度的不断提升是优化整个业务流程的必经之路，为便捷提供档案利用奠定了基础，军工企业的档案系统与其他系统的良好衔接是企业整体工作提升效率和质量的基础。目前来看，主要的问题在于与其他业务系统的衔接问题和归档范围问题。档案系统与业务系统的良好衔接可以使前端的科研数据产生之后，档案系统有效对其进行收集、管理和保存，以便于后续的利用。接口的开放给档案工作人员提供了一个了解当前业务系统文件状态的权限，并参与到整个流程中，具备一定的话语权。当前，军工企业在新业务系统建设中仍然较少地考虑档案部门的作用，甚至直接略过档案部门就完成了系统的需求设计。归档范围的问题直接影响档案资源的全面性。当前，不属于归档范围的文件基本不会经过档案部门之手，流程上也不会有档案管理人员的参与，需要归档的资料常需要档案人员逐个提醒设计人员进行归档，这样的现状进一步导致业务系统信息化建设忽视档案信息化建设的问题，长期循环下去，档案与业务的脱钩越来越严重。

（二）确定电子档案效力。为适应社会的飞速发展和信息化水平的不断提高，各类组织机构的业务办理方式开始发生转变，电子性凭证越来越多地产生、流转和保存。为应对这种现状，部分行业进行了电子文件单轨制管理的探索，部分法律法规也对电子文件、电子数据的法律效力予以一定程度的认可。新《档案法》第三十七条规定“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以把电子形式作为凭证使用。电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定”。新《档案法》中与电子档案相关的法规释放出以下几个信号： 第一，当前环境下，各单位的档案部门应该已经具备实行“单套制”“单轨制”管理的条件，电子档案应该已经具备可靠的来源，规范的程序和合规的要素。第二，法规认同电子档案的效力，为各个行业领域的电子文件“单套制”“单轨制”管理和全面数字化转型提供了顶层的法律支持。与互联网隔绝的特性使得军工企业对于其产生的档案的有效性的认定是接受其具备等效性的前提，这里产生了一个保证电子档案的“四性”（即完整性、真实性、可用性和安全性）的问题。第三，国家应当出台关于电子档案的管理办法。事实上，此前国家档案局办公室所的《企业电子文件归档和电子档案管理指南》对企业电子档案的管理机制、归档范围、保存期限进行了详细规范，对相关电子档案管理系统建设、运维及接口规范，电子档案采集、存储、保管、利用与处置等全生命周期合规要点等进行了规定。结合自身业务特征，各军工企业应制定符合单位实际情况的实施细则。目前，军工企业档案管理人员已经适应了纸质模式下的电子形式归档的思路，初步具备了档案以电子形式归档的意识。所占比例较大的，存量纸质文件扫描件本质上不是电子档案，而是纸质档案的电子拷贝，在具体的管理问题上，大多数军工企业档案实体的管理仍然是实行“双套制”管理。电子档案的效力认定是一个逐渐接受的过程，它分为意识上的认同和管理上的允许两个方面。从本质上来说，电子档案“单套制”的实行是一个输出管控的问题，核心要求是确保电子档案承载的信息在出口时能与最开始产生时的状态一致，杜绝篡改、替换等问题。

（三）重视档案安全问题。新《档案法》第三十五条规定“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”，第三十九条提到了电子档案移交和异地备份的问题， “电子档案应当通过符合安全管理的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。”以上两条法规提出了四点要求：第一，安全保存是有效利用的前提，无论是电子档案还是传统档案的数字化成果，档案馆应该积极使用信息化手段对其进行保护，确保其保存的安全；第二，电子档案要进行安全性的检测，杜绝篡改的可能，确保其内容的安全；第三，采用通道加密等方式保证电子档案所承载的信息不被窃取，确保其传输的安全；第四，重要的电子档案可进行异地备份，确保其源头的安全。这里考虑的是应对较大自然灾害的问题。最理想的情况是电子档案全部进行异地备份，以保证其完整性。档案安全问题是一切问题的根本，没有安全的档案工作是没有根基的，会给军工企业带来巨大损失。目前来看，存在三个方面问题：第一，先进的信息技术仍然缺乏，不能够完全保证电子形式数据的安全保存；第二，电子文件的格式和版本问题。从目前看，多种格式的科研数据已经产生，但是诸如三维数模、试飞数据等尚没有较好的管理办法，很多文件仍依赖于特定软件（包括国外公司开发的软件），无法做到真正意义上的自主可控和长期保存；第三，电子档案的“四性检测”和异地备份问题。各个军工单位之间是相对独立的，对于电子数据的完整性、真实性需要人工判读和验证，可用性则需要进行版本的控制，安全性需要配合安全保密系统检查，整个过程需要耗费较多的人力物力。在异地备份问题上，大部分军工企业对所产生的档案进行了本地备份，正在往实现异地备份这一目标靠拢。

（四）推动档案资源共享利用。新《档案法》第四十一条指出“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”保密的要求给军工企业档案资源的共享带来了一定的阻碍，主要表现在知悉范围的多样性和复杂性，以及审批流程的繁琐性。服务是档案工作不变的主题，保密要求的执行和档案资源共享的矛盾需要找到一个较优的平衡点，理想的情况下，要让数据在涉密专网内流通，从而减少不必要的人力耗费，确立常见类型文件的默认知悉范围以减少不必要的审批流程。数字档案信息资源管理工作应该使用更多的软件资源，提升硬件水平，构建档案信息数据库，将不同档案信息资源进行整合，基于用户需求来为其提供个性化的档案服务。目前的情况下，复杂多样的文件审批流程是档案资源共享的主要阻碍因素，对于不同类型文件的知悉范围和借阅限制情况各异，让需要办理相关业务和借阅资料的人员耗费了大量的时间在流程审批的路上。在软硬件方面，各个军工系统的软件系统智能性较低，检索方式较为单一，档案资源整合程度不高；硬件方面，设备较为落后，响应速度较慢。档案资源共享程度不足会使整个企业的业务流程受到影响，在未来的科研生产中造成各种不可预见的 影响。

二、下一步的改进策略

企业信息化建设步伐不断加快，为档案工作的发展创新提供了新契机，档案馆可把握好时机主动作为，充分发挥自身的专业特色为企业发展助力。企业的信息化建设深刻影响着档案信息化建设工作的理念、方法和机制等。新《档案法》的出台是一个契机，它作为行业顶层要求，使军工企业档案信息化建设改进策略更加明晰。为进一步做好军工企业档案信息化工作，本文提出以下几点具体策略：

（一）统筹考虑企业系统建设。随着整个企业信息化建设工作的开展，各个业务系统需要升级，在这个过程中建议和档案管理部门充分讨论，明确数据归档范围（如技术文件、实验数据、三维数模等），针对不同类型数据建立归档模型集合，包括元数据（责任者、题名、归档时间、归档者等）、数据封装形式等，从而确定档案管理人员的接口应该留在何处。目前在大部分军工企业的业务流程及应用系统中，档案人员在归档时进行后端人工把控，这样的做法对于档案数据的责任者与作为档案数据管理者的档案人员的沟通是不利的，为后续档案数据资源利用增加了难度。在整个过程中，更早融入对档案工作的高效开展及数据质量的有效管控非常重要。

（二）加快信息技术落地应用。各单位可以加快推进电子档案“单套制”管理的施行；各部门人员都应主动转变观念，认清电子文件单轨制管理是文件管理的发展趋势；各单位要积极引进先进的信息技术，档案人员要主动学习关于数字签名、可信时间戳、电子签章、数字水印、区块链等方面的新知识和新技能。通过对信息技术的应用，逐步达到数字化转型、电子化归档的目的，可以真正意义上实现数字档案馆乃至智慧档案馆。

（三）促进企业安全机制升级。新《档案法》特别对档案安全问题进行了强调，安全问题是军工企业档案工作的根基，安全方面的改进策略是不可或缺的。在电子档案的保护方面，涉密专网的建设和维护工作是军工企业一刻不可松懈的问题，电子文件的格式和版本问题也需要重视。军工企业的信息是国防军队建设的重要资产，在保证数据的传输和保存安全的同时，需要有长远的眼光，应着眼于数据的长期保存，努力探索各种类型数据的中性储存格式，且保证该种格式的复用性和长期有效性。在电子档案的“四性检测”和异地备份问题上，需要尽快依托信息化手段，完成电子档案的安全性检测等四性检测，定期将重要的电子档案向上级档案主管部门进行异地备份。

（四）引导企业人员革新观念。观念层面的革新打下了事业推进的基础，为了更好推进档案信息化建设的发展以辅助企业的发展，相关人员都应该革新观念，推动跨部门合作交流，提倡数据的融合，打破边界，让业务数据和档案数据有机融合起来，提高全企业人员的共享观念，提高资源的利用程度。对于负责此项工作的管理人员，建议继续加大档案人才队伍的建设，针对性地开展业务培训，提高档案工作人员的整体素质，提升思维，明确定位，以做好档案信息化建设的准备和适应工作。在军工企业的工作制度和规范上，需要尽早订立常见类型文件默认知悉范围的相关规定，精简响应审批流程，设立特殊情况下的备用紧急审批机制，让数据在涉密专网内流通，减少不必要的人力耗费。 

三、结语

第2篇：企业档案范文

1.人才紧缺

由于企业档案信息安全保障技术是近年来才被广泛应用的，对于企业档案馆来说，档案人员的信息安全意识和技术水平有限，加之各个档案分室的人员年纪偏大，接受能力和操作水平有限，这也是企业目前亟需解决的问题。人才是档案信息安全保障建设的重要因素，档案管理人员信息安全意识的强弱，现代化设备操作水平的高低，责任感的强弱等都会对档案信息安全产生影响。可以想象，一个专业技能匮乏、责任感缺失、安全意识淡薄的档案管理人员，无疑会使档案信息安全如同置于一个无人防守的阵地，而被“敌人”不攻自破。

2.法制不健全

对于本企业来说，档案信息安全建设刚刚起步，企业档案信息安全方面的管理制度相对比较少，还需要在工作中不断加强管理，制定各种管理制度，这样才有利于实施档案信息安全管理。

二、企业档案信息安全保障体系建设的措施

档案信息安全简单地说就是档案信息内容完整、可控，未被破坏和未被非法使用者知晓使用。档案信息安全包括档案实物信息安全和档案信息管理系统安全两个方面。

1.保证档案信息的物理安全

物理安全策略的目的是保护电子档案存放介质、计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信链路免受自然灾害、人为破坏和搭线攻击。首先，通常情况下，电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。其次，确保电子档案内容具有严谨的逻辑性。采用最新技术与方法，保证电子档案内容、格式、编排上的一致，并采用先进技术加以转换，保证电子档案的原始性。再次，要保证保存电子档案的计算机系统有一个良好的电磁兼容环境，建立完备的安全管理制度防止非法进入计算机控制室和各种偷窃、破坏活动的发生。物理安全策略是电子档案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整个档案信息安全也就无法实现。

2.密切关注计算机技术的发展方向，确保档案信息管理系统安全

(1)档案信息管理系统软件要安全可靠系统软件必须要通过测评与审批方可投入使用。要学会运用多种先进的信息安全技术，档案信息安全技术不仅涉及到传统的“防”和“治”的技术，而且已经扩展到网络安全技术和数据安全技术等多种现代信息新技术。要学会运用网络安全技术，如访问控制技术、防治病毒技术和安全检测技术等。一是在防控技术方面可以设置入网访问控制和网络的权限控制，使内部网与互联网之间物理隔网，可以对访问者进行身份鉴别，主要是用户名的识别与验证、用户口令的识别与验证、用户账号的缺省限制检查，同时也可以很好地控制网络非法操作。二是运用防治病毒技术，及时在电脑上安装杀毒软件，定期升级杀毒软件，定期查杀病毒，不使用来历不明的U盘、光盘，不安装不明软件，以控制病毒的入侵。三是运用安全检测技术，对计算机网络所接入的服务器进行监视，同时在计算机中安装入侵检测系统，对电子档案信息进行监控和保护。

(2)运用数据安全技术档案信息安全最重要的是数据安全，这样才能保证档案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企业应建立数据信息网络存储中心，采取数据集中或双机备份等方式规避风险，提高数据存储安全度。一是采用数据备份管理制度，确保数据的安全。可通过在线备份管理的方式，并根据实际情况采取近线存储与离线存储相结合的方式进行数据备份。为计算机系统配置多个磁盘、硬盘、硬盘阵列等，组成海量存储器，用以解决容量不足的问题。服务器端应及时安装操作系统及数据库系统补丁程序，修补系统安全漏洞，提高系统安全性。二是采用密码技术，对所有电子文件进行归档管理时应设置相应的密码。对于有密级限制的电子档案，为防止泄密，应该使用加密技术，防止被他人截获或篡改。

(3)保证网络安全网络安全保护主要是针对计算机网络及其节点面临的威胁和网络的脆弱性而采取的防护措施。网络安全保护是档案信息安全保护的重要内容。电子档案信息的优越性之一表现在它能实时通过网络畅通地提供给在线异地用户使用。因此，网络安全成为保障用户真实有效地利用电子档案信息的关键所在。确保网络安全的主要方法是采取物理隔离、防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现同外网隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济也是最行之有效的措施之一。

(4)对档案信息载体实行异地备份制度对重要的档案信息载体实施档案备份制度，是提高抵御各种突发事件影响能力的一项重要举措。俗话说，“鸡蛋不能只放在一个篮子里”。我国较早就有对重要档案实行多套异地备份的制度，在危害档案安全的突发社会事件和自然灾害频发的今天，我们必须进一步强化风险防范意识，更加重视实施重要档案异地备份制度，提高灾害应对能力。

第3篇：企业档案范文

一、建设的必要性

1.企业文化的重要组成部分

企业档案记录企业发展、承载企业历史，真实记录着企业的经营管理过程与独特文化底蕴，是企业文化的重要载体，是企业的有形文化资产，对企业发展有着非常重要的作用。企业档案收集、整理、保管、利用的过程，也是企业文化创造、积累和丰富的过程。可以说，企业档案文化是企业档案工作与企业文化之间的桥梁和纽带，也是企业文化的重要组成部分。

2.丰富企业文化的内涵

企业档案是企业创立与发展的宝贵财富与文化积淀，企业档案中记录和反映的企业精神文化，与其他形式的企业文化经过融合，进一步丰富了企业文化的内涵，形成了独特、多元的企业文化，为树立企业品牌、提升企业核心竞争力注入了档案的元素。

3.对企业发展提供有益启示

企业档案真实记录了企业的重大经营决策、重点技术革新和组织架构变更，蕴含了企业的发展目标、发展方向，是企业的宝贵精神财富，也为企业谋划未来发展提供了有益的启示。在建立现代企业制度、转变经营理念的时代背景下，深入挖掘企业档案资源、开展档案文化建设，有助于企业管理者更好地以史为鉴、谋划未来发展。

二、存在问题及原因分析

1.对企业档案文化的认同有待进一步提高

一方面是由于企业经营和管理者对企业档案文化建设重视程度不够，对企业档案文化建设缺乏顶层设计，条块分割比较明显，导致企业档案工作没有很好地融入企业文化建设，仍处于“单打独斗”的状态。另一方面是由于企业档案工作者对企业档案文化建设缺乏思考，对于企业档案文化建设缺乏明确的发展目标和工作定位，参与企业档案文化建设工作的主观意识不够强。

2.档案工作人才队伍建设制约

企业档案工作人才队伍建设是影响企业档案文化建设的重要因素。有的企业在档案人才队伍建设上仍存在优化和改进的空间。比如，有的企业缺乏专职的档案工作者，有的企业虽然设立了专职档案工作岗位，但还存在档案专业化水平不高的问题，在一定程度上限制了企业档案文化的建设与发展。

3.企业档案文化展现形式不够丰富

近年来，很多企业在档案文化建设方面作了一定探索与尝试，但与互联网、新媒体、人工智能等数字化手段融合不够，展现形式和手段仍略显“单薄”。有的企业虽然开设了微信公众号，但仍以新闻报道为主，传播档案文化相对较少，与企业档案文化建设的要求仍有一定差距。

三、加强企业档案文化建设的几点思考

1.积极营造重视和支持企业档案工作的氛围

企业经营和管理者要重视企业档案工作，加强企业档案文化建设的顶层设计，以工作制度的形式，对企业档案部门开展企业文化建设的职责予以明确，对企业档案部门参与企业文化宣传、展示企业形象等工作内容进行细化。对于历史悠久的企业来说，要搭建档案文化建设成果的展示平台，促进企业文化的繁荣发展以及企业核心竞争力的提升。

2.提高企业员工档案文化意识

要加强企业档案文化的传播工作，提升企业员工的档案意识，为企业档案文化建设打好基础。通过定期开展企业档案业务培训、档案业务交流，进一步提升企业档案工作者参与档案文化建设的积极性。企业档案部门要积极参与对企业员工的文化培训，特别是要参与新员工入职培训，通过线上与线下教育相结合的形式，增进企业员工对企业发展历史、企业档案工作以及企业文化的认同和理解，进而提升企业员工的档案文化意识。

3.主动融入企业文化建设

企业档案部门要主动融入企业文化建设，充分认识企业档案文化对于企业文化及企业管理创新的积极作用，充分挖掘企业档案资源，通过大事记、经营启示录等形式的档案文化产品，为企业重大经营决策提供优质的档案服务。在展示企业形象方面，企业档案部门要主动与企业文化部门或宣传部门合作，充分发挥信息技术和档案资源方面的优势，展示企业独特的文化底蕴。

4.丰富企业档案文化传播方式

企业档案部门也要主动适应数字化转型的工作要求，主动融入企业的数字化转型，积极探索云存储、大数据、人工智能等信息技术在企业档案文化建设中的应用。一方面要加快企业档案数字化转型工作。积极推进企业数字档案馆（室）建设，为企业生产经营和管理提供数字化、网络化、智能化的知识服务。另一方面要拓展企业档案文化传播方式。充分利用互联网、手机App、企业微信公众号等线上形式，加强企业档案文化建设成果的宣传和推广。

5.制定企业档案文化建设规划

制定企业档案文化建设的中、长期工作规划，以及每年的工作计划。长期工作规划以10年为工作周期，围绕企业档案文化定位及企业发展方向，立足于企业的行业特点及自身优势，明确企业档案文化理论研究、档案工作数字化转型、档案文化成果展示等方向，形成目标导向。中期工作规划以5年为工作周期，围绕企业的重大经营决策活动、重要纪念日等，谋划档案文化建设项目的主要框架和总体内容。每年年初，围绕企业重要经营决策、重点市场推广活动，制定档案文化建设工作计划，明确具体工作内容，明确具体的牵头部门、责任部门、责任人和完成时限，并将工作内容纳入年度工作考核，确保各项计划有效实施。

6.整合企业档案文化建设人才资源

第4篇：企业档案范文

关键词：企业；档案管理；数字化

在社会长期发展中，信息资源渐渐变成了社会和经济活动的重要资源。经过信息技术的发展和推广使用，让信息产业的地位获得了提升，并渐渐变成经济中的重要产业。在此过程中，信息技术的作用，也对企业档案管理产生了不小的影响。此时作为一种信息资源，档案的重要性便会凸显出来。因而，在新时代背景下，要求管理档案工作者及时更新信息，加大档案数字化作业，完成对企业档案信息的数字化管理，为企业生产经营提供优质服务。

一、档案数字化发展概述

（一）档案数字化概念

档案教学化就是在各类高新技术支撑中，将各种载体档案资源转变为档案信息，使用数字化加以存储，并且用网络的形式加以连接，在计算机管理中构成一个有序的档案信息库存，从而实现信息的共享。长久以来我国的档案管理均以纸质、胶片和底片载体组合的，在当前档案管理保存的档案信息依旧如此，而基于信息化时代社会下，有一定适应性，让档案的经济价值和社会价值不能充分体现，档案数字化建设有必要性，是完成档案现代化管理和利用的保障。

（二）档案数字化发展的作用

我国加速了档案信息化建设的脚步，而其中最重要的内容就是档案数字化，它能够保护档案原件，让数字化原件副本代替原件，利用胶片去达成档案信息的永久存储，在出现了不可预期问题后也不会出现毁灭性灾难，还能将模糊的档案加以修复，保证其价值。在数字化后，对档案的使用方式出现了改变，在档案利用上突破了数量、时间和空间的限制，一份档案能够同时给多人使用，经过局域网实现异地使用，让档案的利用空间得以扩大，同时在使用时，人们突破了时间的局限，利用网络随时利用信息档案。

二、我国档案数字化建设过程中存在的问题

（一）工作规划问题

在建设信息化档案时，缺少整体性，更多使用从局部到整体的方式，因此让管理档案部门不能有效实现交流的统一，企业各部门无法实现有效交流，还会限制企业的经济发展。

（二）数字化管理问题

数字档案管理系统与办公系统不兼容，导致办公系统生成文件格式要转格处置；电子档案和纸质档案同时存在带来了更多浪费。一些企业无法有效应用数字化档案，为赶上时代潮流，在修建数字化档案后对档案加以归纳总结，不但浪费了时间和人力资源，还不利于数字化档案的建设；数字化档案意识不强，很多便捷资源不能合理采用。部分企业组织对数字化档案意识薄弱，并未认识到数字化档案的便捷，常常由于缺少纸质档案而放弃了利用资源。

三、降低增量，落实档案数字化建设基础

（一）企业日常经营活动产生大量电子文件

企业日常经营活动会出现很多电子文件，企业的经营、综合管控不同环节电子文件处在无人监管的状态；有保存，没有规范的状况。放任这类状况的持续，导致电子文件的大量累积，让管理风险成倍增加，导致电子文件的流失和销毁。

（二）存量档案和增量档案保管期限一致

存量小那么增量大，处理了增量档案问题就意味着等待扫描和后期数字化加工的存量降低；相反，如果增量得不到控制，档案部门会永久重复接收档案、扫描处理转化操作。

（三）制定目标、健全制度

在成立了档案管理系统后，应该妥善处置增量，从而完成档案信息化的跨越式发展。由于增量毕竟少于存量，而长时间拖延会导致增量的控制，增量电子化就会变成档案信息化的缺陷，限制档案数字化建设进程。

四、企业方案数字化管理对策和建议

（一）成立文件目录数据库

首先，需要企业建立健全档案目录数据库，将所有资料加以分类，按照档案名称内容，录入计算机中，形成档案目录数据库，从而让员工利用此快速查询资料，同时也能够给管理工作提供便利。其次，企业必须建成对应的档案状态数据库，使用网络传输模式，把企业的信息资料及时录入数据库内，完成数据库的更新。由此，协助企业档案使用人员对最新档案数据加以查阅，提升便利性，让档案数字化管理更加有序。

（二）建立专题数据库

为实现一些检索需要，应该建成档案专题数据库。如果馆藏中的档案只凭借文件级别目录是无法处理所有检索问题的。而随着客观需要的变化，对档案的集中利用需要是常常发生的，建立数据库，是档案管理的突破口。按照馆藏档案内容确定专题数据总体布局；按照需要分期建立专题数据库；按照文件内容和检索分别设置专题数据结构。

（三）数字化档案服务工程

数字化档案利用服务工程是以局域网、互联网为平台，利用安全管理制度、网络运行机制和数字加工，环环相扣，保证数字化档案的精确。利用防火墙、数字水印等技术，在技术上保证数据安全，利用网络完成档案的法律效力，达到远程给使用人员供应便利和精准的数字化档案。1.在局域网上使用。在局域网中，所有接待人员都有检索权利，对目录数字化的档案实行利用扫描全文的方式，让全文数字档案有同样的效果，借助电子计算机技术达成数字化档案。数字化档案获得了法律法规的支持，给档案管理参与电子政务供应了新方式。2.在互联网上应用。使用档案网站，经过CA证书等方式，来帮助领导进行远程数据的审批，主要进行档案的远程查阅、打印。尤其是将CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证明和数字化档案法律效应的展现，降低异地现场查阅的不便，让档案管理参加电脑政务变成现实。

（四）培养档案人员的互联网思维

基于互联网背景中，档案资源的管理更多是利用信息技术和网上平台，因而培养档案管理人员的互联网思维是建立高素质资源管理团队的基础。加上档案资源管控是一项保密性和科学性很高的工作，新时代的档案管理人员应当有软件开发、网络运营和网络安全维护等技能，以便保证档案管理人员专业技能和网络技能的培训工作，落实提升档案管理人员的专业技能和网络技能培训工作，落实提升档案管理人员利用网络技术处理工作中的问题。在培训基础上，应当不断吸纳网络应用能力强的人员加入档案工作中，提升档案资源修筑工作实效性和创新性。

五、成立企业档案数字化需要处理的问题

（一）制定贯穿电子文件企业标准

熟悉正规系统软件的功能，指导基层部门和人员去维护系统软件。将文件数据、文件格式、存储备份等工作加入档案业务指导、培训中，让工作人员熟练管理系统的基础操作。

（二）使用统一的档案管理系统

档案管理软件要提升对需要的适应性，系统软件的研发和档案信息化建设发展保持一致。跟踪了解档案业务，跟上档案信息化标准的创新，充分调研，根据企业生产经营模式和工作流程建立档案信息数据库。建立统一的管理系统，给电子文件的运转提供统一的标准的平台。

（三）规范元数据及其标准

不够标准的数据不能实现统一管理，应该进行增量电子化的部门，要从电子文件构成阶段开始就应该严格执行统一数据标准，从而完成对电子文件的全权管控，让档案资源在线流转更有效果。

（四）不同专业系统的接口要相互连通

档案信息系统的增量数据主要源自构成企业信息的部分，应该必须保证不同专业系统接口的流通。但在实际工作中，档案信息管理和别的专业管理存有物理隔离，只好凭借后期技术改良达成接口连通、数据对接和在线流转。

（五）加大档案信息化修筑业务监督

从实际效果看，增量档案电子化相比存量档案数字化技术更好。对于档案业务部门，企业其他部门通常对电子归档不够看重，企业的科研探究一线便是档案资源数字化建设的前沿。档案部门应该掌控好这一前沿，处理好有关部门和工作人员信息化建设的业务指导。而数字化建设，应该促成企业基层部门信息化的普及。突破增量档案电子化的发展限制，抓住基层信息化工作。增量档案电子化技术性高，而存量档案数字化工作量大，二者难度都高。在存量和增量间，后者是重点，前者是基础，因而应该重点处理增量电子化标准的制定与执行。加强档案信息管理系统的升级和维护，确保档案数字化建设督导和考察的常规化。因为档案数字化工作已走上了正轨，档案数字化建设的重点必须转移到基层单位和部门的数字档案建设方面。让企业积极开展科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。把电子文件的规范管理加入部门年度绩效考评内，从而提升档案数字化管理水准，完成数字化企业的目的。档案数字化是一个复杂而庞大的系统，是一项艰巨的任务。数字化进程中使用档案馆和档案数字化专业外包公司合作模式，有助于对社会资源的配置，提升档案工作效率，减少业务运营成本。对该模式中出现的问题，要归纳经验，使其在推广中不断健全。

[参考文献]

[1]江婷婷.浅谈人才机构档案管理的数字化建设[J].中外企业家,2019(09).

第5篇：企业档案范文

一、企业档案和企业文化的关系

企业档案记载着一个企业的发展历程，是企业各项活动的基础依据和展现，是企业管理中基础且重要的一环，同时也是企业文化建设的基石和积淀、企业文化的记载者和传递者。因此，有效的企业档案管理有利于塑造良好的企业文化。企业档案是以实物的形式存在的，而企业文化则是以精神形式存在的，两者相辅相成，在企业的发展建设中缺一不可。通过有效的档案管理，企业可以了解自身的形式和特点，进而形成符合自身形象的企业文化，推动企业的持续发展。

二、企业档案管理对企业文化塑造的意义

（一）提供决策参考。

每个企业都有自身的优势和特点，企业领导在确立了企业的发展方向和政策后，会组织和倡导企业文化的建设，这就需要企业领导对企业的各项投资经营数据，企业制度以及员工思想动态等都有一个直观的了解，而企业的档案管理就承担着这一任务——为企业领导提供有效的参考数据，为领导的决策提供有效的来源。通过这些数据、依据，企业领导可以引导形成富有企业特色的文化，得到企业员工的认同。

（二）使企业文化更具针对性。

企业档案犹如企业发展的足迹，详细记载了企业各阶段各时期的发展情况，是一部明确的企业发展史，通过翻阅企业档案，可以总结出企业自身的情况和特点，从而找到适合自身企业的文化类型，在企业文化建设过程中就会更加准确和具有针对性，也更容易引起员工的共鸣，促进企业的发展。

（三）对企业员工起教育作用。

优秀的企业文化可以激发员工的工作积极性和责任心，让员工有一种家的感觉，保证员工的稳定性，由此可见企业文化对员工起着一定的教育和引导作用。另外，通过查阅企业档案，企业员工可以了解和熟悉企业的发展历史以及重大事件，激发进取心和使命感，从而和领导上下一心，风雨同舟，共创企业新的辉煌。无论是企业的档案管理还是企业文化建设，都是为员工服务，以人为本，对企业员工起着重要的教育作用。

三、如何发挥企业档案管理在企业文化建设中的作用

（一）档案的积累与收集是基础。

企业档案的积累和收集是非常重要的，而且越详细越具体越好，只有这样，企业领导在倡导企业文化建设时才会具有企业自身的个性和特色，对企业文化的建设起到良好的促进作用。

（二）提高档案的开发与利用效率。

档案的管理不是简单的收集、储藏和记录，而是在档案的整理过程中，筛选出有价值的信息，并对这些信息进行分析和研究，摒弃不好的，总结有用的，不断总结经验，推陈出新，提高档案的有效利用率和价值性。还能通过这些档案信息对企业未来的发展以及企业文化的建设给出指导和参考，提高档案的延伸价值。由此可见，提高档案的开发和利用效率有利于企业文化的建设。

（三）强化档案管理人员的文化意识。

企业管理人员一方面要加大企业档案建设力度，拓宽档案部门的职能范畴，增加档案建设在文化建设中的比重。另一方面要强化档案工作人员的文化意识，明确档案管理在文化建设中的重要意义和作用，逐步形成档案管理服务于文化建设，而良好的文化建设又能在企业的档案管理中不断地得到升华。（四）引进专业档案人才。一方面可以从外面引进具有高素质和专业性的档案管理人才，另一方面也要注重企业内部员工的培养，从内部提拔，加强档案管理人员的业务培训和职业素质，开拓新思路，培养一批训练有素的专业档案管理人员。

四、结语