档案管理方式精选(九篇)

第1篇：档案管理方式范文

【关键词】档案管理；电子文件；归档方式

一、电子文件的归档范围

电子文件的归挡范围的划分，可参照国家现行有关规定执行。但某些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明：

草稿和定稿。在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来：因此，必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。

各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的，其中的数据在不断地发生更新变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行，也可由计算机程序自动实施。

电子邮件（E―mail）。

会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。

与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。

与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候，必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。

二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定

（一）归档时间

总的说来，逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。在归档时，应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关，有必要与纸质的文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强，及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代，文件将实行完全的逻辑实时归档，即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时，办公自动化系统将自动将文件归档。

（二）归档前的检测

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检查。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。

（三）归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作，参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下：

1、有效性和完整性鉴定。

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

2、保管期限的划分。

电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性，可适当延长其保管期限。

三、电子文件的归档要求

（一）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。

电子载体的存量较大，电子文件归档时应适当集中，即制成归档数据集。这种归档数据集，在载体上一般使用单一载体，一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全，从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。

（二）推荐采用以下载体：只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（三）存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

（四）将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

（五）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

（六）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。

（七）在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。

四、电子文件的移交

（一）介质移交

电子文件归档时，应按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行管理。

电子文件移交时，首先要进行电子文件的检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子文件检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。

（二）在线移交

执行在线移交时，重点解决文件数据检验问题。

参考文献

第2篇：档案管理方式范文

关键词：高校教学档案管理信息化建设转变

一.相关内容研究

教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案,是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革,使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用,是教学活动管理总结经验的重要参考资料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理机构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心,其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储,以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展,基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高,提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设,实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。

二.高校教学档案信息化管理的意义

在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作,打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源,加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理,实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率,减少教学档案原始材料的人为磨损。高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式,相关管理部门以纸质档案保管为主,部分高校实现了网络化,但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。

三.高校教学档案信息化管理中存在的问题

我国高校教学档案信息化管理经多年探索发展，取得巨大进步提升，当前高校教学档案信息化管理中仍存在一系列问题。究其原因，高校教学档案管理部门管理观念陈旧，社会服务意识淡薄，管理技术手段落后等问题为其主要原因。1.随着现代信息技术的广泛应用，人们开始加强重视档案信息资源的利用，受传统管理思想的影响，高校主管教学档案领导对其重视不足，管理工作者思想观念落后，教学档案管理工作被动，管理人员较少积极主动收集相关教学档案，优化档案管理模式，阻碍了高校教学档案信息化管理的发展。2.目前我国高校教学档案管理仍沿用传统的封闭管理方式，教学档案仅供相关部门及本校师生使用。教学档案提供利用是档案部门与学校社会的联系桥梁。传统的管理模式不能很好的服务于高校档案管理。要激发教学档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的教学档案管理方式。3.经费是教学档案信息化管理的基础保障。部分高校领导对教学档案信息化管理重视不足，导致教学档案管理办公条件欠佳，设备陈旧，从而影响了教学档案信息化管理的顺利开展。4.实现教学档案信息资源共享的重要前提是高校教学档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高校教学档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高校教学档案管理的信息自动化发展。要从高校档案管理的未来长远发展考虑，加强高校教学档案信息化管理的规范性。5.快速实现高校教学档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养。管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高校教学档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机系统程序数据管理等方面存在一定不足。

四.转变高校教学档案管理方式的策略

1.加强对信息化管理的重视信息时代的发展为高校教学档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高校改革发展需求，高校应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升教学档案信息化管理水平。高校教学档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念。运用现代化信息技术手段进行教学档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，加强对教学档案信息化管理的宣传力度，适时将教学档案信息化管理工作进展情况向领导汇报，为推动教学档案信息化管理奠定基础。促进高校教学档案管理信息化发展。2.优化高校教学档案管理方式目前高校教学档案管理思想手段等方面存在许多问题，高校必须加强对档案信息管理的标准化建设。将高校教学档案信息化管理建设纳入到高校档案事业系统中，发挥国家档案管理标准要求对高校档案管理的指导作用。加强高校教学档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式，代码符号等基本要求。在高层次上制定档案管理的相关标准规范制度。确保高校行政部门及档案部门对教学档案进行科学系统的管理，以便更好为高校教学及社会发展服务。3.加强高校教学档案信息化管理高校教学档案信息化管理基础是加强对相关硬件标准建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不少档案管理软件在功能设置方面存在缺陷，高校教学档案管理部门应选择标准化的教学档案管理软件。文档一体化管理是将前端控制理念与全程控制思想运用于电子文件管理中，从整体上对文件信息与档案信息进行组织控制。教学档案信息管理系统要汇集所需信息数据，通过网络检索教学档案提高档案查阅效率，高校教学档案信息化管理系统应具有一定的灵活性。以便对高校教学档案信息进行动态管理，高校各相关部门可形成有参考价值的文件。将原有纸质教学档案原件存储到服务器，提高了传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理教学档案。高校传统的档案管理模式下，管理人员要对教学档案基本情况进行统计，超期档案催还等工作。教学档案管理工作较为繁杂。应用标准化的教学档案管理软件,可随时对系统存储的数据进行统计，提高档案管理工作效率。4.提高高校教学档案管理人员专业素质要实现高校档案信息化管理，必须提高高校教学档管人员的职业道德素养，造就适应教学档案信息化管理需求的专业人才队伍。教学档案涉及到教学检查，人员素质评估等工作，档案材料关乎师生的荣誉。高校教学档案管理人员要具备良好的职业道德修养及较高的责任心，按时统计分类归档，确保学籍材料真实准确。当前高校档案信息化人才形势较为严峻，加强档案管理人才队伍建设是高效档案信息化建设的基础条件。当前高校中缺乏专业的档案信息化管理人才队伍，影响了高校教学档案管理的现代化发展。高校档案管理部门应加强对档管人员的培训教学工作，提升其信息素养与现代信息技术的应用能力。档案管理人员要主动收集了解综合教务管理系统，将档案管理思想方法融入到系统设计中。积极了解目前学校运用的综合教务管理系统，关注电子文件归档前的管理模式及运行特点，对归档后的数字化档案实施有效管理。

参考文献

第3篇：档案管理方式范文

1.管理思路由注重微观向关注宏观转变

一是宏观把握档案事业中“基础”与“主体”关系，由“偏重基础”向“突出主体”转变。其标志性事件是从1999年年初开始的全省国家档案馆和省直机关档案工作目标管理“三年攻坚”工作，扭转了从20世纪90年代中期后开始，省档案局比较偏重于对机关、企业事业等档案事业“基础”单位档案工作达标（目标管理）的督促与检查，而对综合档案馆这一档案事业“主体”单位的检查督促不够有力的这一偏差，促进了全省档案事业的健康发展。二是正确把握“业务”与“体制”的关系，从专注“档案业务”向重视“管理体制”转变。其标志性事件有二：其一是及时总结与报道顺德市“三档合一”管理新体制，探索区域性档案资源科学整合之路。其二是首倡镇级建馆全新模式。2006年12月，省档案局在大朗镇召开全省小城镇档案工作座谈会，会议提出了镇设立档案馆同时挂市（县）档案馆分馆的模式。会后，经东莞市政府批准，大朗镇成立镇档案馆并加挂东莞市档案馆大朗分馆牌子，省档案局提出的镇级档案工作“一馆两牌”模式成为现实。三是正确处理“现实”与“未来”的关系，从“立足现实”向“着眼未来”转变。2003年3月，省档案局在惠州召开全省档案工作暨馆库建设会议。这是广东省档案事业发展史上第一次专门召开的档案馆库建设工作会议，标志着省档案局对全省档案馆事业已从立足“三年攻坚”时的“现实”，向着眼于“做大做强”档案事业的“未来”转变。

2.管理手段由指导为主向监督为主转变

从1998年起，省档案局陆续开展了达标复查、执法检查、年度评估等活动，将业务指导与行政监督有机结合，并逐步实现由指导为主向监督为主的转变。一是开展档案达标复查，强化对档案工作行政管理。达标复查为防止已达标单位档案工作滑坡起了重要作用，也对档案工作出现明显滑坡单位产生强烈震动，并促使其工作得到及时整改。二是开展档案执法检查，从行政执法检查到人大执法检查，检查力度不断加大。从1999年开始，省档案局组织检查组对省直单位档案工作进行行政执法检查，事后向有关单位发出了监督检查通知书，引起有关单位高度重视。对有些档案工作“老大难”单位，则请省人大有关部门带队执法检查，效果显著。三是开展档案工作年度评估，实现档案行政管理“五个结合”，将行政监督常态化。2004年和2006年，省档案局先后制定和文件，开展对综合档案馆和省直单位档案工作的年度评估。年度评估实现了目标管理和年度评估、现场监管和非现场监管、微观管理与宏观管理、行业主管和专家评估以及档案部门与地方政府（或各单位）的“五个有机结合”，收到很好效果。由于年度评估是一种定期检查，从而实现了档案行政监督的常态化。

3.管理载体由形式单一向形式多样转变

广东省运用于档案行政管理的载体形式很多，其中运用最多、影响最大、管理效果最好的是：档案达标升级（目标管理）。从1987年起，二十多年来一直没有间断。当然，为了适应新形势要求，省档案局对升级或目标管理考核的内容和指标不断进行修订和补充。示范档案馆（单位）创建。2004年在全省开展创建示范档案馆活动，目前已有5个档案馆被省档案局授予“广东省示范档案馆”称号。2009年又在省直单位开展档案工作示范单位创建活动。目前已有6个单位被省档案局授予“广东省省直档案工作示范单位”称号。档案工作年度评估。多年实践说明，年度评估使档案行政管理力度进一步加大，有效促进了全省档案馆和省直单位档案工作水平的提高。项目档案金册奖创建。自2006年该奖项创立以来，已有17个项目获奖，许多在建项目和新开工项目都以争创“金册奖”作为项目档案工作目标，有效促进了全省重大建设项目档案管理水平的提高。

视野更宽广，工作更主动，管理更到位，管理方式转变对广东档案行政管理影响巨大

1.管理思路由注重微观向关注宏观转变后，视野更宽广

同样的手段和方法，管理思路由注重微观向关注宏观转变后，带来的结果就不一样。例如“三年攻坚”工作，从目的和要求都有别于以往达标升级或目标管理活动。这是一次针对之前一段时间全省档案馆的主体地位不突出，各地档案馆工作发展极不平衡的现状，为了促进全省档案馆事业全面协调发展而开展的专项活动，是一项着眼于全省档案事业的宏观决策，是档案管理达标升级活动开展以来省档案局从“注重个体”到“关注整体”的转变。事实证明，这一决策实施效果明显，实现了全省综合档案馆全部达标升级，缩小了全省馆际之间、珠三角地区与山区档案馆之间差距，为全省档案事业全面发展起到极大促进作用。可以说，自从管理思路由注重微观向关注宏观转变后，广东档案行政管理的视野也变得更宽广更全面。

2.管理手段由指导为主向监督为主转变后，工作更主动

实践表明，管理手段由指导为主向监督为主转变后，由于提高了档案行政管理部门工作的主动性，进而增强了档案行政管理工作的计划性和时效性。首先，由于监督工作是由监督者主动实施的，什么时候进行、对谁实施监督都是由监督者安排，大大提高了工作主动性；其次，由于档案行政管理部门工作主动性提高，可以有更多时间思考对全省档案事业的统筹规划，增强了档案行政管理工作的计划性；第三，由于工作的主动性和计划性提高，档案行政管理部门可以根据党委和政府不同时期工作重点，有针对性地组织开展一些服务性工作，使档案工作能够紧贴中心，服务中心，避免档案工作游离于中心工作之外，从而增强了档案行政管理工作的时效性。实践同时表明，管理手段由指导为主向监督为主转变后，档案行政管理效果更加明显。实际工作中，档案行政管理工作显得软弱无力的根本原因是档案部门手段“太软”，一旦动“真格”，效果还是很明显的。

3.管理载体由形式单一向形式多样转变后，管理更到位

近十多年广东省档案局之所以不断创新档案行政管理载体，使管理载体逐渐由形式单一向形式多样转变，目的就是根据档案工作管理需要，使不同工作有不同管理载体，从而使档案行政管理更加具有针对性，管理工作更加到位。以2004年开始的综合档案馆年度评估为例。这是对实行多年的“达标升级和目标管理”手段的重要补充，由于年度评估将“全省所有县级以上国家综合档案馆，一律纳入年度评估范围”，改变了达标升级（目标管理）活动中“鞭打快牛”的现象。同时，“把年度评估结果分别抄送给各馆所在地党委和政府，并建议以年度评估结果为依据对有关的馆进行奖罚”的做法，也使档案行政管理力度进一步加大，有效促进了全省档案馆工作水平的提高。再以项目档案“金册奖”的设立为例。由于切合了当前国家和省对项目档案管理的需要，而且，“金册奖”的设立宗旨、产生方法和激励机制都与其他奖项不同，具有明显特色，因此，在奖项无数的当今，这个纯属“荣誉”的奖项依然引起许多单位领导的重视与关注。

与时俱进，科学发展，发挥人的作用，广东档案行政管理方式转变的启发

1.档案行政管理方式必须随环境改变而改变，与时俱进

例如，随着“依法治国”方略的提出，省档案局逐渐加大执法检查力度，强化了行政监督职能，并逐步实现由指导为主向监督为主的转变。早在1989年国家档案局和国务院法制局就提出“依法治档”概念，但由于当时整个社会“法治”氛围还不浓厚，“依法治档”基本停留在口号上。1997年9月，十五大提出“依法治国”基本方略后，“依法行政”成为各级政府部门工作的基本要求。从1998年起，广东省陆续开展的档案达标复查、执法检查和年度评估等活动，就是省档案局适应“依法治国”大环境要求，进行“依法治档”的具体举措。又如，适应“简政放权”改革要求，省档案局按照“统一领导、分级管理”原则，通过委托或授权将一部分管理权限（如机关档案综合管理省特级评审、档案综合管理达标单位复查、省重点建设项目档案验收组织等）下放给各市档案局，并逐步实现由注重微观向关注宏观转变。随着改革开放的继续深入，党和政府将会有更多新的治国方略出台，政治、经济、文化以及社会环境都将会发生新变化，档案行政管理方式也必须随着环境改变而改变，不断与时俱进。

2.档案行政管理应以“三个体系”建设为目标，坚持科学发展

近十多年以来，广东省档案局一直把搞好档案资源建设、档案利用工作和档案安全保管工作作为促进档案事业发展重要内容。国家档案局提出建立“两个体系”和“三个体系”要求后，省档案局进一步明确方向，并将理论与实践结合，使“三个体系”建设得到进一步深化和细化，为全省档案资源、档案利用和档案安全体系建设提供保障，也取得显著成效。目前全省各级各类档案馆馆藏总量超过2125万卷，省档案馆与广州、深圳市档案馆通过互联网建立的跨馆查阅利用系统已经开通，以档案安全问责制为基础的档案安全体系也已初步建立。在今后档案行政管理工作中，应当以“三个体系”建设为目标，坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观，统筹兼顾档案工作中个人和集体、局部和整体、当前和长远的利益关系。

第4篇：档案管理方式范文

关键词：高校　科技项目　档案　管理方式

中图分类号：G27　文献标识码：A　文章编号：1007-3973(2011)009-139-02

高校科技项目管理是一项复杂的系统工程，它涉及到项目、财务和档案管理，由科技人员、科技项目管理人员、财务人员、审计人员和档案馆管理人员等共同协作完成。其中，科技项目档案管理是科技项目管理工作的重要组成部分。

科技项目档案是科技人员在科技活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，还有样品、化石等实物资料，它真实记录了科技活动的过程和成果，贯穿于科技项目研究的全过程。它是国家、高校、科技人员的宝贵资源和巨大财富，高校作为国家科技工作的重要组成部分，必须认真做好科技项目档案的管理工作，这是保护和利用好这笔财富的基础和重要保证。

1　高校科技项目档案及其管理的特点

总结来看，高校科技项目档案及其管理的特点主要有：

(1)周期长。科技项目的研究周期一般是两年到四年，这决定了科技项目档案从建档到归档的时间跨度较大。

(2)环节多。科技项目档案贯穿于科技项目研究的全过程，涉及到项目申报、项目审批、项目中期检查、项目结题或鉴定验收、项目评奖等各个环节，每个环节都有不同的档案资料。

(3)来源广。有的档案来自科技人员本人，如撰写的申请书、研究笔记、采集的标本等；有的档案来自上级科技主管部门，如项目立项通知书、拨款通知书等：有的档案来自测试单位，如项目的测试分析报告等。

(4)存储介质多样。有存储文字、图表信息的纸质介质；有存储程序、代码的光存储介质；有标本等实物介质。

(5)涉及人员众多。科技项目档案的管理涉及到科技人员、科技项目管理人员(包括科研秘书)、档案馆管理人员等，这其中存在着较多的档案收发、移交等手续。

(6)立卷归档的要求多。在项目档案的预立卷、组卷、管理系统辅助立卷中，都有相当多的规范要求，如纸张要求、书写格式要求、装订要求、卷内资料的顺序要求、编写页号和件号的要求、资料不上网等，在移交档案时还要填报“备考表”、“科技项目文件归档移交目录”。

从以上特点可以看出，科技项目档案管理是一项相当繁琐细致而又有较强专业性的工作。要实现高校科技项目档案管理的“三纳入”、“四参加”、“四同步”的管理目标，高校必须制订详尽的管理操作流程，把好每一个管理环节，力保科技项目档案的完整和规范。

管理作为一项工作的任务就是设计和维持一种体系，使在这一体系中共同工作的各种人才，能够用尽可能少的支出(包括人力、物力、财力等)，去实现他们既定的目标。在科技项目档案的管理过程中，我们应当设计和维持一种什么的体系和管理方式来实现管理的目标呢?这是一个非常有意义和值得研究的课题。

2　科技项目管理人员包办制

以前，由于缺乏档案管理人员的指导，我校科技项目档案管理方式一直是科技项目管理人员包办制，项目档案的建档、存档都由项目管理人员负责完成。纵向项目申报时，科技处都会预留一份申请书，以备存档用。纵向项目批复、横向项目合同生效后；项目管理人员一方面要登录科研管理系统录入项目的立项信息，一方面要手工建档。

这种管理方式的优点是：

(1)建档统一性。由于项目申请书、合同书在科技项目管理人员手中，项目批复或生效后，管理人员可以直接统一建档，而且不存在档案的分发周转等环节，可防止在周转过程中的丢失。

(2)节省了科技人员的时间和精力。在这种方式下，科技人员不用花精力参加档案管理。

(3)管理人员查找翻阅项目档案方便。

但也有很多缺点：

(1)档案建档和研究过程脱节，导致档案资料不全。保存的纵向项目档案一般只有上级部门要求的各节点的资料，如申请书、任务书、年度进展报告和结题报告等纸质材料，基本都是在上报时预留的一份。保存的横向项目档案只有合同书。档案袋中缺乏科研最有价值的资料，如样品测试报告、科研报告、研究图件、研究笔记、电子化的资料、实物资料等。

(2)项目档案无法正常归档。由于项目档案不全、建档不规范，导致项目档案很难正常移交到档案馆，移交后档案馆管理人员还必须花大量的时间来整理。

(3)需要耗费项目管理人员大量的时间和精力。手工建档时管理人员的工作是把项目名称、项目编号等信息抄写到项目档案袋的封面，把项目档案放到档案袋中，然后再根据项目类别和立项年度分类归置到档案柜中。这不仅是低水平的劳动，而且耗费了管理人员大量的时间和精力。

实验室申请、检查和验收时需要项目证明材料，这时，科技项目管理人员不得不根据实验室提供的人员名单和要求的年度把项目档案找出来，待实验室复印完、用完后再重新归置到档案柜中。科技人员在评定职称时，科技项目管理人员也会面临着同样的问题。

在这种科技项目档案管理方式中，科技项目管理人员既是项目管理人员，又是档案建档员和档案保管员，档案管理占去了大量的时间和精力，不仅项目管不好，档案也管不好。

(4)档案易丢失易损坏。由于没有规范的档案借阅制度，在档案的借阅过程中，很容易造成档案丢失和损坏。

(5)档案利用率低。由于没有形成电子档案材料和完备的档案资料，档案的利用率低，基本没有实现开发利用。

(6)没有发挥科技人员的主观能动性。在这种包办体制下，科技人员基本没有参与建档归档的机会，根本调动不了科技人员收集、记录、记载档案资料的主观意识。

3　项目负责人主持立卷归档责任制

目前，在项目管理人员和档案管理人员的共同努力下，我校施行了项目负责人主持立卷归档责任制。

该责任制是指课题组担负起科技项目档案的收集整理、保管、网上录入、归档移交等工作，要求课题组指定专人负责档案工作，保证建档和项目研究进展同步。

纵向项目批复后，科技项目管理人员把项目申请书、批文和空档案袋交到项目负责人手中，向负责人提出建档、归档要求。项目在研期间，档案一直由项目组保管。项目研究结束时，由项目组把档案移交给科技项目管理人员，再由项目管理人员审查后统一移交到档案馆。

合同经费50万元以上的横向项目按照上述模式进行管理。50万元以下的横向项目档案主要是合同书，其它有价值的资料较少，对于这类项目仍采用科技项目管理人员包办制，研究结束后，再统一移交到档案馆，另外，为了减轻工作量，不按项目立卷，而是在移交时把这一类项目立成一卷。

我们认为，项目负责人主持立卷归档责任制与科技项目管理人员包办制的优缺点基本对调，但前者更符合档案管理的规律，因为它实现了建档与科学研究的同步。

4　结语

面对科技项目档案管理的复杂性、艰巨性、长期性和重要性，高校必须结合本校实际积极开拓创新管理方式，不断总结规律，努力实现档案管理工作的高效和规范，开创以最小投入实现最大回报的工作局面。

目前，我校科技项目档案管理尚处在起步阶段，还有大量的工作需要做：

(1)加强对科技人员的培训和业务指导，特别是课题组档案保管员的培训，提高他们对科技项目建档、归档的意识和认识，提高他们建档归档的技能，让他们养成适时建档归档的习惯。

(2)积极引入先进的管理方式和理念。进一步创新管理方式，实现档案管理的高效和规范，比如，用TQC(Totaj QuailtyControl全面质量管理)分析研究每一个工作环节，制订相应的工作流程和规章制度。

(3)加强科技项目档案管理系统的建设，不仅要把管理系统建设成档案馆管理的手段，更要建设成科技人员开展科技工作的有力帮手。

(4)加强科技项目档案利用的研究，真正发挥档案的作用，实现科技项目档案的反哺作用，达到为科技人员、为科技发展服务的目的。

(本课题得到湖北省教育科学规划课题(20078320)和中国地质大学(武汉)科技管理创新体系建设项目(KJGL0810)资助)

第5篇：档案管理方式范文

一、民办高职院校档案管理工作的过去

民办高职档案管理是学校日常教学管理工作中的一个组成部分，但由于历史的原因，档案管理和一些公办院校相比，还存在着一定的差距：

1.档案管理起步晚，人员少，基础薄弱。建院之初，“有无充足的生源？能否招到一定办学规模的学生和教育、教学质量成了民办高校的二条生命线”［1］。学校工作的重点当仁不让地放在扩大招生和提高教育、教学质量之上。由于投入少、教职员工少而精，在当时能够满足日常的教学工作已属不易，也就无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案（包括学籍档案、新生录检表），以及一些工程建设过程中形成的工程档案都分散保管在相关人员的手中。由于民办院校人才流动比较频繁，造成了需要保管的材料不齐，需存档的资料时间流失，档案管理基本无从谈起。

2.档案管理制度不规范，管理质量较差。由于建院之初人员少，管理人员一般要身兼几职，也没有专职的档案管理人员。管理人员一般负责收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁锁、档案管理意识相对比较淡薄，对材料的收集和整理质量并不十分重视，经常造成已组卷的档案没有严格按档案管理的要求规范操作，经常是眉毛胡子一把抓，把一些文件归集在一起就算是学校的档案了，从而出现了无章可循、无规范可言的局面，更谈不上档案管理的质量了。

二“、迎评”工作为档案工作带来良机

高职院校的教学评估，不仅衡量一个学校的办学水平和教学质量，而且也是学校教职员工增强档案意识，推动档案规范化、制度化管理的一个良好契机。从评估的实际情况看，专家通过查阅与评估指标密切相关的各项工作的原始档案来获取学校在教学、专业建设等方面的信息，了解学校各方面发展的情况，籍此对学校办学水平及教学质量做出综合评价。而全面系统完整的评估材料是学校教学评估的依据和基础，是专家做出客观、公正评价必不可少的支撑。为此各校在迎评过程中，都集中了大量的人力、物力和时间，对已有材料进行梳理、整合，同时按评分指标要求编写相关材料。其间不仅调用了大量的原始档案资料，同时也产生了一批评估材料。通过这次评估，教职工对档案管理的重要性有了一个更全面和深入地了解。在迎评工作展开过程中，发现了以前档案管理工作中的存在的一些薄弱环节，例如学院在品牌专业、特色专业建设中形成的教师的优秀论文、获得的各类荣誉，教师编纂著作、编写的实训材料等这些评估工作中强有力的佐证材料，由于以前没有足够重视，有部分没有归档。因而在材料组织过程中，常常需要问当事人借用复印，部分材料由于人员调离而缺少，从而给迎评工作增添了一定的工作量。通过迎评工作，使领导对档案工作的重要性引起了足够的重视，从而专门制定了相应的规章制度及措施；同样也使各部门管理人员领略到档案管理的重要性，各部门对照考核指标和学院档案归档范围的要求，对本部门档案归档的范围重新作了规范和明确，为学院档案规范化、制度化管理铺平了道路。

三、加强民办高职院校档案管理工作的措施

“学校档案反映和记录了学院建设、发展、教学、科研和管理等方面的历史过程，是学校的宝贵财富，学校档案馆作为学校长期保存和提供利用档案史料的部门，在学校事业发展中起着举足轻重的作用”②。学校的档案不仅记载着学院的昨天、反映发展的今天，而且为学院的明天的利用提供有力保障，做好民办高职院校的档案管理刻不容缓。

1.加强宣传，提高认识，明确职责，规范管理

档案管理工作是一项长期性和基础性的工作，档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度，使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用，提高对档案工作的认识，在工作过程中自觉增强档案管理的意识。要认真做好档案管理工作，领导重视是不可缺少的前提。我院在院长的重视和支持下，建立了综合档案室，把档案管理工作纳入了学校的日常管理工作之中。建立并健全了档案管理网络，即由主管副院长担任总负责人，专职档案员负责学院档案管理，各处、室兼职档案员负责本部门日常档案管理工作，明确各级档案管理人员的职责分工，把档案管理和学院的日常管理工作紧密结合起来。同时制定了档案管理的各项规章制度，使档案管理工作有章可循。各级档案管理人员按章办事，认真做好档案的收集、整理、检查、归档工作，档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。

2.加强软、硬件建设，提高档案管理工作的水平

档案室设施建设是档案管理的物质基础，合格的库房设施是档案保管的有力保障。学院为综合档案室配备了计算机、扫描仪、刻录仪、空调机和去湿机等设备，在硬件上基本满足了档案管理的要求。同时引进了“南大之星”档案管理软件，在全院范围内建立了档案管理电子化管理平台，以网络的方式加以连接，由计算机完成档案的检索、统计工作，并逐步做到纸质档案和电子档案同时归档。对于学院重大活动中产生的声像资料，通过网络及时上传档案管理系统，（或定期刻制光盘，移交档案室）。档案管理方式由传统的手工管理逐步向现代化、信息化管理方式而转变。借阅者在授权范围内，足不出户，通过网络便能快捷地查阅一些档案的电子文稿，调阅相关活动的照片，档案资源得以共享。“利用计算机管理档案，充分运用信息化技术手段，为利用者快速、准确、便捷地提供信息”［3］。从而提升了档案服务的质量，为提高档案管理水平打下良好的物质基础。

第6篇：档案管理方式范文

相关档案整理人员，也只对相关的档案信息进行简单粗糙的整理、装订，在他们眼中，档案管理工作并不是很重要，只要有人简单的操作两下就行，不需要投入太多的精力。第二，缺乏相应的管理制度，计算机网络技术没有在档案管理工作中发挥其重要作用。管理制度的缺失直接导致的后果是一些重要的文件不能够被很好的保存归档，从医疗信息的收集到信息的归档这一过程，存在很多漏洞，也致使很大一部分重要的医疗信息丢失或者失实。

二、社区卫生服务中心档案管理规范化对策

上文对社区卫生服务中心档案管理问题进行了相关分析。为了解决这些问题，可以从以下几个方面着手。首先，重视档案管理工作的宣传力度，加强社区卫生服务中心医务人员的档案意识。如社区卫生服务中心的领导可以组织相关的培训，采取多种方式对档案管理知识进行普及。并且对相关医务人员的医疗信息填写进行定期或者不定期的抽查，根据抽查结果设置一定的奖惩制度。第二，根据相关的法律法规，以社区卫生服务中心的工作实践为指导，完善档案管理工作中的各个环节，如档案的收集、档案的归档、档案的保管等等，进而健全档案管理制度，使其更加规范化。第三，创新档案管理念，认识到档案管理的工作为了今后档案的开发利用而服务。树立以利用、服务为中心的指导思想。第四，鼓励社区卫生服务中心加大对档案管理工作的资金投入，在硬件方面，配备专门的档案管理房，并在档案管理房内安防防盗、防火、防潮等设备。此外，鼓励一些有条件的社区卫生服务中心实现档案室、阅览室以及办公室“三分开”。

三、社区卫生服务中心档案管理规范化的意义

第7篇：档案管理方式范文

在经济发展的推动下，国有企业面临着日益严峻的发展形式，传统的经营模式难以适应时展的要求，需要进行改进和创新。国企重组，就是在这样的市场形势下提出的概念。本文结合档案管理的特点和意义，对国企重组背景下现行的档案管理方式进行了分析和探究。

【关键词】

国有企业；重组；档案管理

国企重组是指由于难以适应社会经济的发展要求，对企业的组织形式、经营范围或经营方式进行显著改变的计划实施行为。属于重组的事项主要包括对企业经营业务的出售或终止，对企业组织结构的大幅调整，以及对企业经营场所的改进或迁移。本文主要分析了档案管理对企业发展的作用，以及在企业重组背景下的现行管理方式，并提出了管理方式的优化与创新。

1 档案管理对于国有企业发展的作用

档案管理也称档案工作，是档案管理部门针对企业中的档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称，是企业管理的重要组成部分。档案管理从其基本性质和作用分析，属于一项管理性、服务性和政治性的工作。对于企业而言，档案管理的作用是十分巨大的，一方面，档案管理属于企业管理的重要组成部分，直接影响着企业的整体管理水平，另一方面，档案管理工作虽然主要是对档案的研究、整理和编制，但是其最终目的，是为了更好的适应企业发展需要和社会的使用需求，关系着企业的长远稳定发展。因此，档案管理工作需要引起企业领导和管理人员的重视。

2 国企重组背景下现行的档案管理方式

在社会经济不断发展的推动下，许多国有企业陈旧的经营管理方式存在的弊端日益显露，逐渐难以适应时展的要求，因此，国有企业实现了分离、重组和改制，而企业的档案管理方式也随之发生变动。在国企重组的背景下，现行的档案管理方式主要包括以下几种：

2.1 内部统一管理

内部统一管理可以说是国有企业重组中应用最为广泛的档案管理方式，可以细分为统一式管理和分级式管理。统一式管理，是指国有企业对档案管理部门进行重组，统一管理企业重组中的所有档案信息。其优势在于可以形成一个较为统一的企业档案信息利用中心，从而提高档案工作的效率和质量，确保档案管理的顺利有序进行；分级式管理，是指国有企业在重组完成后，集合自身的组织形式和结构，对档案进行分层分级管理，其优点在于工作量相对较小，各级管理部门共同协作，管理效率高。分级式管理适用于两种情况，其一，国企重组后，企业的性质为多法人单位的集团公司，每一个独立的法人单位可以对自身的档案进行管理；其二，企业重组后，形成单一的法人，但是由于规模较大，内部组织结构复杂，层级较多，为了便于档案信息的利用，采用分级管理的方式。

2.2 国资集中管理

该管理方式是随着我国国有资产管理的形态变化而产生和发展起来的，相对比较特殊。在实际应用中，主要是下设的企业档案管理中心，对重组后的国企档案进行集中管理，档案管理中心由国有资产经营公司直接领导。

2.3 国家档案馆接收管理

国家档案馆接收管理的方式，主要是针对破产重组的国企而言，可以确保档案管理的连续性和有效性，避免档案信息的遗失，其意义和作用都是十分巨大的。

2.4 行业集约化管理

行业集约化管理，是指国有企业在重组后的集团公司内部，建立相应的集中管理平台，对档案进行统一管理。管理的责任主体是行业集团，可以通过对行业的区分，实现分别管理，以保障管理的效率和质量。该管理方式并不常用，主要是为不具备档案管理条件，或者条件成本过高的重组企业，提供一条有效的档案管理途径。

2.5 市场化寄存管理

市场化寄存管理的主体，是相应的档案寄存中心。国家综合档案馆专门针对重组国企的档案管理工作，设立了档案寄存管理服务业务，通过收取相应的档案管理费用，为各类国有企业提供档案寄存服务，以确保企业档案的完整性，避免重组过程中档案的遗失和混乱。

3 对档案管理方式的优化和创新

现行的档案管理方式，虽然在很大程度上满足了重组国企对于档案管理工作的要求，但是也同样存在许多需要解决的问题，如自动化管理水平低下、管理难度大、管理人员素质较差、档案存在残缺现象等，严重影响了档案管理的整体水平。因此，需要对档案管理的方式方法进行优化和创新。

3.1 加强档案管理的基础设施建设

在国企重组的背景下，要实现档案管理工作的科学化、合理化，就必须加强档案管理的基础设施建设。就目前的档案管理而言，要加强对于档案存储库房的建设，提高档案管理的效率。例如，可以引入自动化管理系统，并通过相应的处理软件和网络，实现档案资料的信息化管理和自动化管理，切实实现档案管理的现代化，确保档案信息的作用可以得到充分发挥。

3.2 建设高素质的档案管理队伍

档案管理人员的素质对于档案管理工作的影响是不容忽视的，对于重组后的国企而言，必须加强对于档案管理人员的培训，提高其专业素质，建设一只高素质的档案管理队伍。这是实现档案管理现代化的基础，也是确保档案管理质量的重要保证。

3.3 切实做好档案的日常维护工作

档案管理人员要做好档案的日常维护工作，严格按照相关的标准和规范，对实体档案进行保存和维护，对档案信息进行整理和总结，切实保证档案的完整性。同时，要及时了解企业发展动态，定期对档案信息进行更新，确保档案的准确性和真实性。

4 结语

总而言之，档案管理对于企业的稳定和发展有着十分重要的现实意义，需要引起企业管理人员的重视。在当前国企重组的背景下，现行的档案管理方式发挥了巨大的作用，但是也存在一定的问题，需要结合企业实际，进行改进和创新，确保档案管理工作可以更好的为企业的发展服务。

【参考文献】

[1]董秀梅.国有企业转换经营机制后的档案管理工作探析[J].北方经贸，2009，（08）：144.

第8篇：档案管理方式范文

[关键词]事业单位;档案管理;现代化

中图分类号：TF046.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）22-0338-01

在信息化快速发展的社会中，人们对工作质量水平的要求也越来越高。档案管理工作繁琐复杂，传统的管理模式已不能适应社会的发展，这对事业单位在档案的采集、管理、归档以及流向上提出了新课题。尤其是计算机以及网络的普遍应用，很多文件都是直接由电脑输入并且传输，无纸化办公等都为传统的档案管理人员提出了新的挑战与新的课题。在此形势下，怎样将事业单位的各种档案管理好，从而实现档案管理的现代化方式，是档案建设中十分重要的问题。

一、事业单位档案管理存在的问题

缺乏对档案管理的重视，管理理念不够先进。较多事业单位领导对档案管理工作的理解比较片面，认为档案管理就是简单的资料收集和整理，认为档案管理不重要，因此也就不重视档案管理工作的实施。而实际上，缺乏较强的档案管理意识，不仅对员工的工作效率产生不利，使其在实际工作中比较吃力，使员工工作积极性受到不良影响，也导致档案管理工作的实施缺乏资金、人力、物力等方面的保障，导致档案管理工作秩序混乱。并且，管理者缺乏先进的管理理念，在档案管理工作中仅仅进行档案的机械化整理，导致档案的利用率低下。

档案管理手段落后，业务基础较差。现阶段，事业单位档案管理缺乏先进的设施，缺乏完善的硬件，使新时期档案管理的要求无法得到满足，并且受限于资金的供给，档案室也比较简陋和杂乱。再者，档案管理手段滞后，现代化水平较低。鉴于当前信息技术发展迅猛的现状，仍然存在不少事业单位档案管理者仍采用落后的资料整理方式，其思维上的欠缺影响了档案管理的发展。最后，档案管理业务基础较差，档案鉴定工作未得到重视，使员工主观决定档案的管理，从而使档案安全风险增加。

档案管理人员素质水平有待提升。由于事业单位在人才应聘及选拔方面缺乏严格、有效的机制，从而引入一些档案管理人员实际上并不能满足档案管理工作的需求，其档案管理责任意识差、管理能力不强。而且事业单位在人才挽留方面有待改进，不仅使薪资待遇有待提升，而且提供的专业培训以及外出学习机会甚少，使员工学习技能提升自我的需求无法得到满足。

二、利用现代化方式服务于事业单位档案管理的途径

档案相应的目录为档案管理中非常重要的内容，利用档案管理的专门软件，将所有档案目录以及有关资料依据特定的分类标准，将其录入计算机，程序自动对其进行汇总与统计。需要调用某些档案时，只需输入相关信息，对应的管理软件便会显示出那些档案的具体存放问题和文件摘要方面的内容。若想要最大限度的缩短检索时间，提高准确率以及保证信息全面，事业单位相关人员应当充分发挥智慧，根据一定的原则编制不同的专题对应的目录，提升计算机对档案进行的目录管理效率以及深度、广度，更好地提高服务。

档案业务工作包括对档案进行收集、保管、整理、鉴定、利用、统计分析、销毁等环节。在档案业务整个流程中，除了管理事务比较繁重之外，还会产生很多档案信息，此时，用计算机进行辅助管理，可以给工作人员带来便利。当前，应用的比较广泛的是采用档案管理相应的软件对档案借阅以及归还进行统计，使档案工作者能够及时对档案存储的实时信息进行把握。

利用先进的多媒体技术，将纸质文件转变为电子文档。一是应当建立相应的数据库，让数据库自身的结构趋于标准化以及规范化;二是利用多媒体将静态图片、图形、动态影像、文字等实施集成化的统一管理，再根据光盘具有读写速度快、容量大以及可对原文件直接进行检索等优点，将有价值的纸质档案变为相应的电子文档，将其在存储设备上保存即可，极大的方便了计算机对其进行查询和识别;三是经过授权，可以实现编研者直接从自己对应的终端，对数据进行检索和查询下载，这些都为事业单位档案管理者提供了极大的便利。

三、档案管理中现代化方式存在的问题及改进建议

虽然利用现代化的技术将计算机以及网络技术应用于事业单位的档案管理能够在很大程度上节约工作时间，提高工作效率和准确率，但同时，也存在着一些问题：首先，网络安全问题。由于网络技术不断升级，对档案信息实施网络管理时，其可靠性以及安全性问题越来越受到关注。而大部分档案管理者又缺乏必要的计算机技术，如果只对电子文档相应的逻辑归档进行了设计，而并未考虑到其物理归档，网络一旦遭到破坏，电子文档将会丢失。

为此，首先应对文档进行一体化，切实解决文档分离方面的问题。应当在事业单位内部实施文档一体化，消除重复工作环节，使文件和档案归为统一的系统，同时采用比较成熟的软件，让档案工作在文件形成最开始时介入。其次，根据档案管理目前网络化的特征，解决好其安全问题。加大力度，对档案信息在上网之前进行加密控制，对网络安全进行及时测评等。最后，对档案管理者进行计算机相关知识的培训，引进复合型人才，提高工作效率。

参考文献

[1]刘艺凯.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策[J].民营科技，2011（02）：206―206.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（12）：150―151.

第9篇：档案管理方式范文

医学科技档案作为医学研究工作中的重要内容，对其信息进行有效利用能够促进我国医学研究的发展。随着科学技术、临床工作与医学科研的不断发展与进步，现有的医学科技档案管理模式已（以及）无法满足用户的需求[1]。因此在现代医学科技档案管理工作中，必须要以满足用户使用需求为基础，积极开展科技档案的整理收集、存储与使用等工作，创新管理方式，促进现代医学科技档案管理质量与水平的提升，实现现代医学的长远发展。

一、现代医学科技档案管理特征分析

现代医学科技档案管理的特征主要表现在四个方面：一是系列性强。相较于其他的学科而言，医学研究的对象主要是采用特定的专题，并从不同的层次和角度进行完整性和系列性研究。这样会保证科技文件资料的成套化和完整化，使档案资料之间形成紧密的联系以及分明的层次，从而进行系列化使用。二是专业性强。对于现代医学而言，具有广泛的交叉领域以及繁多的学科门类，因此在对医学科研课题进行分配时，应以不同专业门类加以分配。如在基础医学的研究中，可从研究对象对其进行划分，分为药理、病理和生化等专业;而在临床医学的研究中，可分为儿科、妇科、外科和内科等科目。医学科研活动的开展需以专业科目为基础，细化科目分类，对医学科研内容的专业性具有较强的要求，因此使得医学科技档案具有较强的专业性。三是连续性强。医学科研从立项到结题等具有较长的周期性，并且其在形式和内容等方面的连续性较强，这在一定程度上使得医学科技档案的连续性强。四是保密性强。医学科研成果是医学档案记录的重要对象，其具有知识产权，受到法律的保护[2]。如（果）临床文献与资料、医学报告等档案资料具有特殊的价值，必须要以国家保密法为依据，对其进行保密等级设置，从而使档案资料具有一定的保密性，有效发挥其最大化的使用价值。

二、现代医学科技档案管理方式的创新路径

1.强化档案意识

在对现代医学科技档案管理方式进行创新，应强化档案管理人员的档案意识，使其能够明确认知到档案的利用价值，并对档案的管理和保存工作加以重视。档案管理部门应对医学科技档案管理服务模式加以更新，并积极开发档案资源，建立相应的网站和数据库，为档案利用者的查阅提供便利条件。同时应积极向外宣传档案室的馆藏信息，有效吸引档案利用者，让档案资源得到更好地利用，有效发挥出档案的利用价值。

2.加大档案室基础建设的力度

在对档案室进行建设时，可以从以下四个方面加以考虑：一是对档案室环境加以优化。只有保证档案室环境的整洁与安静，才能使档案利用者对相关信息和资料加以专注研究，同时在恰当的地方提供复印与打印等服务，从而为用户提供更为优质的服务。二是对现有科技加以充分利用。对于现代医学科技档案而言，其发展趋势为资源的信息化与数字化，因此应将档案管理与信息技术进行有机融合，从而缩短档案信息查询时间，为档案利用者提供简便的服务。此外，建立档案资源网，利用网络远程检索对档案室资源进行有效利用，提高资源的利用率。三是对馆藏资源储量进行增加。目前医学科技档案资源已经难以满足医疗实践的应用，因此档案室应对资源共享加以重视，积极引进先进的档案资料，便于研究人员的使用。四是科学合理分类档案。档案室应对各种档案内容加以了解，并对其进行多角度分类，确保用户能够快速准确检索[3]。在对医学科技档案进行分类时，可结合学科和专业的差异性，建立具有全面功能的检索系统，这样便于档案利用者对档案信息进行准确定位，节省查阅时间，促进现代医学科技档案利用效率的提高。

3.健全管理体制

管理体制的健全作为现代医学科技档案利用效率和管理水平的重要保证，能够充分发挥出档案的利用价值，促进档案管理水平的提高。在健全管理体制时，必须要以档案利用者的实际需求为依据，对档案服务机制进行完善，有效丰富档案服务的方法与手段，保证档案服务的个性化与多样化。目前我国档案室提供的服务主要包括档案信息的加工、借阅和查询等，其服务功能过于简便和单一。基于这种现状，必须要在档案利用服务中合理利用信息技术，从而便于利用和查询档案信息，有效吸引更多的医务工作人员与科研人员，促进档案服务质量和利用效率的提升。

4.完善档案编研体系

要想促进医学科技档案管理工作效率的提升，必须要对档案的编研工作加以重视，不断健全和完善档案编研体系[4]。信息技术和网络技术的发展迎来了信息时代，这使得医学科技档案编研工作面临着新要求与新问题。因此医学档案管理者必须要从医学研究的实际发展情况出发，对档案的价值和信息资源进行有效挖掘，保证编研研究课题的实用性和科学性，有效指导医学实践和医学科研活动。