档案管理概述精选(九篇)

第1篇：档案管理概述范文

企业的发展离不开档案工作的大力支持。随着企业工作量的逐渐增多，形成了越来越多的电子档案信息。因此，针对现有情况，对企业电子档案进行及时的治理，有其非常现实的价值和意义。

（一）电子档案信息管理是提升档案责任意识的有效途径。具备高度的责任意识才能胜任企业电子档案管理工作，才能使档案信息真正成为企业发展过程中的重要角色。因此，提升档案责任意识首先要从档案信息的真实性抓起，坚决杜绝虚假档案信息的出现。如此，才能使档案管理人员牢记自己的工作职责，权衡好自身行为与工作的关系。一旦对虚假档案信息进行及时的治理，工作人员的责任意识必然得到有效提升。

（二）电子档案信息管理是提升档案工作质量的强大动力。档案工作往往与企业的人事、财产、薪酬、文件等等发生密切的联系。档案管理人员的职业操守必须过硬，才能更好的保障工作质量目标。否则，他们在工作中背离目标，甚至形成不健康不正确的工作观念，容易导致工作行为上的违法违纪。可见，高度重视档案信息管理，能够自很大程度上保障档案工作质量，使档案工作更好的跟紧企业发展目标，形成正确的工作方向。

（三）电子档案信息管理是提升人员协作意识的绿色通道。企业各个部门工作人员的管理都需要档案管理工作的保障。因此，科学高效的档案信息管理可以有效避免很多部门的工作上的失误。毕竟，在企业发展过程中，档案管理部门不可能“关起门来过日子”，反而与其他部门会发生各种工作上的联系。同时，档案部门内部工作也需要协作才能更好的完成工作目标，从而提升整体工作的效率。可见，电子档案信息管理能够使其他部门更加信任档案管理部门，也利于培养部门内部的团结协作意识。

二、电子档案管理的原则

企业电子档案管理不是意见容易的事情，而是关系到很多细节问题，因此，必须遵循一些原则，促使档案管理具备一个正确的方向，从而在整体上保证档案管理的效果和质量。

（一）真实性原则。企业发展过程中形成的各种有益信息都应当以真实客观的状态加以保存，而不应出现虚假信息，否则，会贻误企业发展的进程。因此，电子档案信息一定要实现真实性，通过真实性的信息来反映企业的成长、发展及工作效果。可见，信息的真实性是档案管理的首要原则，缺乏了真实性，档案管理便丧失了管理的基础和意义。

（二）及时性原则。及时性原则主要针对档案信息形成后的归档阶段而言。一旦具有较高价值的档案信息形成后，就要通过及时的归档加以保存，以备企业发展需要加以随时的调取，为企业提供有益的参考。一旦归档不及时，信息形成后的流程就是就此搁浅，不利于档案管理的整体效果，因此，我们必须对档案管理的及时性加以重视。

三、企业电子档案管理的有效措施

企业电子档案管理意义重大，我们在遵循相应的原则基础之上，还要针对电子档案管理采取必要可行的措施，保障电子档案信息的管理效果，使档案信息的作用发挥的更加充分。

（一）严格把握归档关，确保档案信息的真实性。档案信息的归档是非常关键的阶段，因此，一旦归档，档案信息就会被保持起来，以备日后工作中随时调取利用。因此，在归档阶段，对于档案信息的真实性、保存形式、电子文件格式、文件内容等等方面东欧要进行细致入微的检查，避免因细节问题给档案归档工作带来不必要的困扰。同时，工作人员要对档案信息的内容加以阅读，尽量加深印象，一旦需要通过内容定位档案信息时，可能会有较大的帮助。

（二）建立各种管理系统，保障档案信息的利用价值1、要建立统一的网络体系。在现实工作中，可能存在办公自动化系统与档案管理系统无法实现兼容的现象，从而无法形成网络体系，一些软件的数据无法及时实现互相转换，为文件归档造成麻烦。因此，建立统一的体系，强化信息提供者与接收者之间的协作意识，是信息符合传输要求，并强化工作人员的计算机网络知识，使网络体系逐步确立。2、建立完善档案保密机制。这就要求，档案管理人员要认真负责，坚决杜绝档案信息泄漏的行为，一旦信息泄漏，就会被外界熟知或利用，企业的档案信息成果就会变得毫无价值，很多工作的努力结果就会被浪费。因此，管理人员要针对档案信息的安全防护、密级设定标准及及时维护等方面做足文章。

（三）及时更新硬件设备设施，为信息管理工作提供支持。单位要腾出一定的资金来为企业电子档案信息管理工作提供硬件设备设施方面的保障。同时，在需要资金投入时，确保资金投入及时，力度到位。当然，还要对资金运行情况进行全面的跟踪核查，坚决杜绝职务违法犯罪行为的出现。如此，硬件设备设施更新的资金有所保障，企业电子档案信息管理工作才能朝向预期目标推进。

四、结语

第2篇：档案管理概述范文

【关键词】中职学校；会计档案；信息化管理

【中图分类号】F233【文献识别码】A【文章编号】2095-3518（2016）02-121-02

1中职学校会计档案信息化管理的必要性

中职学校会计档案是指各学校在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的、具有保存价值的文字、数据、图表等各种形式的会计资料，是重要的史料和证据，是对学校业务进行分析、计划、决策、监督的重要依据。信息化下的会计档案不仅包括传统的纸质档案，而且还包括用计算机磁盘、硬盘、光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统。做好会计档案管理工作，对准确掌握学校某时期的经济及财务活动有着重要的意义，是学校基础工作的重要组成部分，同时也是学校进行政策制定、财务规划、预测经费开支、实行有效管理和科学决策的重要信息来源和参考依据，对学校能否与时俱进、提升管理质量起着一定的影响。随着中职学校会计电算化的发展及会计信息化的逐步推进，信息化会计活动产生了信息化会计档案。现在中职学校会计档案具有信息量大、时效性强、实时更新、查阅频繁这一新的发展趋势。这对当前的会计档案管理方法是一种严峻的考验，随着国家经济工作的不断发展，各种评估需要提供的会计资料、指标数据之间的划分等越来越多，信息采集工作量日益增大。只有通过运用现代信息技术对会计档案信息资源进行科学收集、整理、保管和利用，使会计档案信息化以方便查阅，使中职学校的管理处于领先水平，才能加快推进中职学校职业教育现代化的步伐，走在职业教育的前列。

2中职学校会计档案信息化管理存在的问题

2.1档案数量多，查询不便，管理水平落后

（1）目前很多中职学校的会计档案管理仍主要停留于纸质档案管理，会计档案有的一个月后才装订成册。堆积如山的原始发票凭证，随时有弄混淆、丢失的风险。每月在打印凭证及装订上都要耗去大量的人力物力，查账时需要先在财务软件系统中按年份查找到所需的凭证号，再到档案室调取相关凭证资料并复印，极其不方便，大大影响工作效率。有的中职学校只重视会计业务，轻视会计档案管理，没有专职的会计档案管理人员，未进行过会计档案知识方面的培训。学校档案室里只存放有会计的纸质档案，信息化形成的电子会计资料档案未归档管理，只由会计人员自行保管。有的档案室管理只是物存放在档案室，查询调阅时没有严格的登记手续。档案室的硬件设施也未能跟上，相关防虫害、防潮、防火、防盗措施不全。（2）在中职学校逐渐实现校园信息化建设的情况下，学校的有关学生学籍管理、教育教学资源等信息已基本上实现网络化管理，学校有关人员都可依据各自的权限在办公网络上实时取得资料并实现共享。但会计档案信息却依然停滞不前，仅局限在财务科，其他科室人员需要会计资料必须通过财务科查询了解。财务人员有时要重复提供相关资料，至使腾不出时间和精力去做更多有价值的工作，从而制约了学校信息化建设的发展。（3）电子原始凭证数据采集和转换无法完成，现有的会计软件无法对银行电子回单、电子缴税单等各种电子原始凭证直接进行采集转换，割断了会计信息与原始业务数据之间的联系。

2.2会计档案信息数据安全存在问题

在传统的会计档案保管中，经济业务都记录在纸张上，所有的数据资料都是在会计凭证后附有原始发票及单据。装订成册后并加盖签章。纸质原件数据资料如果被修改就会留下痕迹。因此保留下来的会计档案数据非法修改得到制止。但会计信息化条件下，存储在计算机中的数据很容易被修改，甚至能不留下任何痕迹，对会计信息档案复制窃取也更加容易且不易发现。若计算机硬盘突然损坏数据未备份也将很难得以恢复。随着现代信息技术的发展应用，计算机病毒感染、黑客入侵、间谍软件等攻击也对会计信息化档案的安全造成威胁，数据的损失也将无法估量。

2.3会计档案管理人员素质有待提高

会计档案为会计工作的重要环节，对于具体管理人员的专业性、技术性都有着十分严格的要求。长期以来，各中职学校只重视会计业务方面的继续教育而忽视了与档案管理、信息化建设相关联的学习，使得会计人员专业水平素质参差不齐，特别是精通现代信息化技术、又懂得与会计档案信息化发展需求相结合利用使用的人才更是短缺。

3改进中职学校会计档案信息化管理的思考

《福建省中等职业教育信息化建设推进计划（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等职业学校基本建成资源数字化、学习网络化、办公自动化、管理智能化和智慧型数字校园，中等职业教育信息化资源共建共享机制和高效的业务管理机制基本形成，现代信息技术与中等职业教育教学和管理深度融合，中等职业教育领域信息化应用整体水平进入全国先进行列。随着“互联网+”、云计算、大数据等信息技术的发展，会计档案也不例外。这也意味着会计档案信息化管理是社会发展的需要，将成为中职学校发展的必然要求。

3.1改善会计档案管理设备设施，实现会计档案信息化

在国家政策的支持下，各中职学校都不同程度开展了信息化建设，如福建省侨兴轻工学校就已基本上实现了校园网络化的管理模式，学校通过OA办公系统实现了会计的日常管理工作，如年度各科室预算安排、临时用款计划编制审批、出差申请、费用支出报销、借款单、差旅费报销等流程。流程报销时都附有上传的原始发票单据扫描件实行网络现场办公。会计人员和各分管领导可实时对流程进行审核及查询。在此基础上，会计在录入记账凭证时，在摘要中写明该交易流水号，这样就初步实现了电脑查询原始凭证的功能。在“互联网+”时代，新信息技术出现日渐普及，随着越来越多电子原始凭证的出现，应尝试建立起原始凭证交换平台，通过配备相适应的现代化档案管理设备设施及对网络办公软件升级开发，促使网络办公系统与财务软件系统相链接，通过网管接口进行常规经济业务的处理，驱动会计记账自动读取资料，完成常规经济业务的输入。在财务软件系统中的记账凭证编制模块下嵌入原始凭证扫描上传功能，就可在财务软件中实现会计档案信息实时调阅的功能。同时在学校网络办公系统下建立起相适应的会计档案信息查询功能模块，对财务软件中的数据进行链接，构建起会计电子档案明细账，实现会计档案信息化管理。在网络办公系统中可设置权限方便各科室相关人员直接进行业务需要查询，做到个性调用，积极为教育教学、评估、审计等方面提供会计数据分析资料、规划决策，以提高会计档案的利用率，满足不同利用者的需求，实现一定权限下的资源共享，提高会计档案的资源利用率。

3.2加强保障会计档案信息化系统的安全性

实现会计档案信息化管理后，重点要解决会计档案安全保密措施。为防止数据被篡改及泄密，要建立完善的内部控制制度、电子档案信息安全保障体系，严格权限分级、加强操作系统权限授权管理、密码与口令卡控制、做好数据存储备份，对传输、存档的会计信息化档案进行一定的加密措施。作为存放和处理会计信息化数据的计算机及服务器要有专人管理，除维护外，禁止外人操作财务用电脑。建立起网络安全制度体系，注意数据库的加密技术、加强网络入侵防御系统、硬件设施的安全防范，防止非法入侵。会计档案管理人员及时对档案进行归档整理、储存备份。建立起会计电子资料备份管理制度，确保会计档案资料的安全、完整和财务软件系统的持续、稳定运行。在此基础上，也要做好纸质档案的存档工作。

3.3培养会计档案信息化管理人才

开展会计档案信息化管理，人才是关键。会计档案信息化管理对会计档案管理人员提出了更高的要求，需要一批懂会计、有档案管理学知识及计算机网络技术，又精通计算机操作技能的综合型人才。为了提升中职学校会计档案管理水平，可以通过各种途径加强对初、中、高级会计档案管理人员的培训，增加档案现代化、信息化等理论知识与技能，以提高其综合业务能力。同时要求会计档案管理人员在工作中要与时俱进，把所学的新知识应用于工作中，有创新精神地参与工作，不断提高会计档案信息化管理工作效率和工作质量。中职学校实施会计档案信息化管理后，可以大大提高会计档案的利用率，通过数据网络平台实现各个科室之间信息资源共享，提高会计档案管理质量，为学校管理者进行决策提供必要的参考。

参考文献

[1]吴芝红.浅析中职学校会计信息化建设[J].中国电子商务,2014,(18).

[2]高娟.浅谈高校会计凭证档案信息化管理[J].电子测试,2013,(16).

[3]何艳.高校会计档案管理信息化探析[J].商情,2014,(3).

第3篇：档案管理概述范文

【关键词】信息化管理；档案管理；医院档案

随着信息技术不断的发展，信息化的管理也在各个行业得到了广泛的应用。档案管理和电子病历作为医院工作的一个重要组成部分，在医院的工作中发挥了重要的作用。对于医院本身的医学教育、科研管理等都有很重要的作用。随着医学的体制慢慢的改革，并且信息技术不断的进步，档案管理的信息化也成为了大势所趋。逐渐的向着科学化和规范化的方向发展。但是，档案管理的信息化管理本身的过程中也出现了很多的问题。这就导致了医院的档案管理信息化水平和效率都不高。对于如何提高档案管理信息化管理以及信息化进程，促进电子病历的规范化就成为了当前医院档案管理需要面对的一个问题。

一、医院档案信息化环境下档案管理工作人员的素质要求

（一）要有一定的专业基础。在当前信息化的管理环境下，档案的管理不仅仅是从工作的方式上有别于传统的管理手段，在管理的思维上也是需要进行改进的。这主要体现在，在结合传统的医院档案管理理论标准基础上，通过信息化的管理手段和技术，提高医院的档案管理水平。随着信息基础的不断发展，信息的更新速度也在不断的加快，对于医院本身来讲，立足于传统管理方式的档案管理工作已经不能够适合现代化的管理要求，这就需要我们立足于传统的管理方式与现代化的管理手段相结合。所以，相关的档案管理人员不仅仅需要有一定的档案管理经验，还需要有相对完善的医学方面知识，这对于档案的管理工作者来讲是必备的条件。

（二）扎实的信息技术知识。在信息化的环境下，医院的档案管理工作本身是需要相关的管理人员具备比较强的专业素质。这样的专业素质首先就是要求档案的管理人员具备一定的医学方面专业基础知识，同时，随着现代化的管理手段不断的被引入，医院的档案管理人员对于计算机的操作以及相关知识也需要不断完善，在计算机的工作环境下，不管是在医院本身档案的分类、管理方面还是在信息的收集和提供方面，都是要在计算机的基础上进行操作。网络在这样的背景下发挥了重要的作用。医院的档案管理人员不仅仅要掌握计算机的很多基础知识，还要具备比较强的计算机操作能力。所以，在医院的档案管理过程中，相关的管理人员就必须要具备一定的新观念和创新意识，在比较复杂的信息面前要通过不断的思考，勇敢的进行创新。这将有利于现有的资源进行加工和整合，实现信息化管理手段下的最大价值。

二、信息化环境下的医院档案管理策略

（一）改革管理体制，激发档案管理人员的工作积极性。对于档案的管理工作来讲，传统的档案管理工作本身不能够适应现代化的档案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，档案的管理工作就是要从制度的层面入手，以制度的创新带动档案管理工作本身的创新，从医院的角度来考虑，档案的管理工作本身是随着人事制度的改革而进行的。要不断的适应在信息化背景下的知识经济时代要求。改革传统的医院档案管理规定和体制，其最关键的就是要对人事管理制度进行改革。传统的医院档案管理中，人事制度仅仅重视物质的奖励等静态的激励制度，实际的效果却不是很好。所以，我们要营造出比较好的外部环境和外部环境，寻找比较有效的精神刺激，以此带动人事管理工作的效果。医院的档案管理制度要充分的体现出以人为本的思想来，满足人的最基本要求，实现人的价值，追求人的发展，体系出人文的关怀。

（二）创新管理手段，促进医院档案管理的信息化管理。现阶段，通过应用新的基础，实现医院信息管理的智能化要求。传统的检索系统本身只是通过一定的检索工具来实现检索所需求的信息。计算机的检索本身要比手工的检索更加的灵活和快速，所能够满足的功能也是比较多的。但是由于其检索的途径和方法有比较多的限制。这就为很多的工作带来了极大的不便。医院的档案管理工作本身作为医院的发展历史、成果等的方面一个重要的记载载体，已经成为了医院的事业发展过程中一个重要的环节，其有效的推动了医院的医疗制度改革和创新。随着现代化的技术以及信息技术不断的发展，在医院档案管理中的应用已经相对比较广泛。并且随着时间的发展，医院的档案数量也呈现出了几何数量的增长，在网络上的共享技术也支持了网络远程的资源共享。所以，我们结合了医院的实际情况，要针对医生、护士等的查阅要求和查阅习惯等，创新管理的手段，通过现代化技术的应用，实现基于各种习惯的检索，基于内容分析的多方面检索技术，可以有效的满足客户的要求。

（三）创新服务方式，提高服务的质量。服务的方式决定了被接受的程度，而服务的质量将是服务最终目的所在。所以，对于医院的档案管理工作本身来讲，实现服务方式的创新将是能够实现推动医院服务质量发展的重要举措。由于医院的档案管理工作本身的管理内容就是实现档案的查询和使用。在现代的网络环境下，以信息基础作为支撑的信息交互方式已经成为了实现信息查询和交换的主要方式。这就使得我们能够通过医院档案资源的有效整合，实现有序的查询，所以，在医院内部来讲，就要求能够通过档案本身的特点，结合使用者的服务要求，创新使用方式，同时也就为了推动医院本身档案化管理的信息化发展提供了重要的内容。

三、结语

随着信息化技术的发展，医院的档案管理工作效率和评价已经不是单纯的从收藏量以规模的角度出发，而是如何实现有效的信息处理加工以及信息的共享来判断。这就为我们提出了一个比较严峻课题，那就是如何利用现代化技术，开发信息化资源，这也成为了医院的档案管理发展的一个方向。所以，通过积极的探讨信息化在医院档案管理中的应用，推动医院档案管理的发展，提高医院档案管理工作的水平，是十分必要的。

参考文献

[1] 胡果新.浅谈县级医院档案管理信息化建设[J].中国城市经济，2011（12）.

第4篇：档案管理概述范文

关键词：大文件；大档案；大编研；档案学；泛化

档案“泛化”现象普遍存在，但是对于“泛化”指什么，又缺乏深入的研究，而且对于“泛化”一词大多从负面进行评述。实际上，档案界耳熟能详的“大文件”、“大档案”、“大编研”就是一种档案概念的“泛化”现象，这是档案界为适应现代社会层出不穷的新现象，在原有的概念基础上加上“大”，来囊括传统概念中所没有的新现象。档案“泛化”是指现代社会对档案概念偏离传统的延伸、扩张或借用，并保持与传统档案语义的关联度。换一种角度研究已经存在的档案之“大”概念，对认清其实质非常有意义。

1 “大文件”

“大文件”的说法是在20世纪80年代，我国在引入“文件生命周期理论”时，把本土的“广义文件”论与西方“文件生命周期理论”进行对接时提出的。本来我们是用“办理完毕”和“归档”这样的环节来区分文件和档案，后来把档案对应于“文件生命周期”的非现行文件，当时也面临着“文档一体化”的实践问题，而“文件生命周期”为“文档一体化”提供了理论基础，这种合拍让“大文件”概念盛行一时。

在“文件生命周期理论”引入之前，我国本就有广义和狭义文件之说，如广义文件指“组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料”[1]。在“文件生命周期理论”本土化过程中，“大文件”被视为文件范围的扩展与文档一体化管理的同一根据。“大文件”之“大”可与“广义”互换，“大”的言下之意就不是最核心的，是拓宽外延才能包含的，是对传统档案体系中的传统文件概念的“泛化”陈述。

陈兆祦是文件生命周期理论引入我国后，大文件概念的首倡者[2]。1987年，陈兆祦从“档案概念外延的拓展”和“文件运动中的档案”两个角度来论证“档案是文件的一部分”[3]。而“广义文件”和“大文件”本是两个不同的视角，如王茂跃认为陈兆祦上述观点“涉及的只是文件范围的大小，并不能证明档案是文件的一部分”[4]；张照余认为，“广义文件”概念的引入仍不能使“档案来源于文件”的结论成立[5]。陈兆祦一定程度上混同了这两个视角，许多学者也是如此，如何嘉荪直接用文件生命周期来解释广义文件概念，认为我国的狭义文件特指现行文件，而广义文件就是贯穿于文件整个生命过程的大文件[6]；潘连根、刘东斌认为，“大文件”其实就是“广义文件”，既有包含各种载体材料的含义，也包含文件从其产生到成为档案以至消亡这一过程的含义[7]，等。

然而，不能因为引入文件生命周期理论，而使原本的“广义文件”概念面目全非，从而使“我国的档案学研究似乎变成了外国档案理论的‘传声筒’” [8]。更何况，“文件生命周期”还有翻译错误的可能，如王岚所说，“Record Life”本应译为“档案生命周期”而却译为“文件生命周期”，这使得我们的理解与英语所表达的真实含义完全相反，也导致进入中国20多年的“文件生命周期”理论，我们至今也不知道如何运用[9]。我国广义文件概念实际本为适应我国政策重心的转移从而对文件范围的拓展，用“大文件”来涵盖“广义文件”后，很多场合“大文件”概念被中国化后，也只有“广义文件”所表达的“概念范围拓展”的直观含义了。因此，我国“大文件”这种表达是粗糙的，是一种“泛化”陈述。

2 “大档案”

“大档案”也是时代产物，从名称上看，也是档案的一种“泛化”。“大档案”的思维主要来自于各种类型的档案资源的综合管理或一体化管理，努力把档案馆建设成为面向社会的开放的科学文化基地。所以，这个概念开始提出时也并不是档案范围的拓展，就犹如“大文件”开始时不是“文件”范围的拓展一样。只是后来人们脱离开实践背景，特别是学界“望文生义”，简单把“大档案”理解为“大”的档案范围，而且“大档案”显然是个名词，要用它来表明“来自于各种类型的档案资源的综合管理”这样的管理过程，由不得人不“望文生义”。随着时间的推移，恐怕后人更少知道“大档案”原是对应于“档案制度”空缺的弥补性实践建设。

“大档案”的含义如李承富等认为：“所谓‘大档案’观念，指的是以一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案为基点来考虑档案馆建设的观念”[10]；潘连根、刘东斌认为：“大档案”是将传统档案管理体制下原来分散保存在各处的专门档案，集中到地方国家综合性档案馆保存的措施 [11]。魏勤政侧重于档案概念外延的拓展，认为“大档案”实质就是要将档案做大、将档案馆做大[12]。近来，“大档案”也是与大经济、大科技、大文化相适应的名词，把档案馆变成大档案格局成为国家政策性要求 [13]。

“大档案”的实践观念，即主要把专业档案也纳入综合档案馆这样的观念已被定格为时代产物，比如“和县模式”或称“安徽档案管理模式”，其基本内容有：按重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交本级国家综合档案馆，建设国家档案资源监管新机制[14]。这种“和县模式”被认为是民生工程和构建和谐社会的根本需求，其“大档案”管理体制的提出，说明大多数专业档案还没有被纳入档案馆接收范围；换句话说，之所以用“大”档案来形容这个举措，从范畴上来讲似乎把以前不被认为是档案的纳入管理范畴之中，造成“泛化”的现象。如魏勤政所认为的“大档案”可能会导致“泛档案”现象的出现[15]；潘连根、刘东斌也否认“大档案”提法的科学性，说我们“事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案”[16]。

总的来说，《档案法》对于档案术语的范畴定义已很全面，并没有涵盖不了的内容需要用“大”档案来表达，而“大档案”实际上是为建立一个覆盖全社会的档案信息资源体系，使国家综合档案馆拓宽收集范围的弥补性做法。由于制度缺失，一部分档案没有很好地收集，所以，有这种举措从而对档案管理体制进行调整。“大档案”从档案概念范围上来讲并没有进行扩充，反倒是表现出一种档案概念“泛化”的现象。

3 “大编研”

“大编研”，是档案界对以往传统编研工作的全面扩展和纵向延伸，扩大编纂者、载体、出版形式、材料来源等。杨冬权最早提出“大编研”一词[17]，认为大编研是相对于传统的档案编研而言的，传统的档案编研实际上主要就是档案馆、室对所藏档案的编纂和公布，而“大编研”则突破了单个档案馆的视角，如收集本馆藏以外的档案进行编纂，为企业级撰写传记、为旅游景点编写名胜志等，而且，是以通俗形式的编研成果去开拓市场、争取读者或观众。

档案实践部门人士对于“大编研”的认识多如上述观点，如宋加梅认为，“大编研”是档案馆传统封闭格局的改变，积极主动地向全社会提供档案信息资源[18]；肖正德认为，“大编研”是档案编研工作发展的必然趋势，档案部门以占有丰富档案资料这一优势完全可以在史学研究领域独领[19]；许岩认为，“十一五”档案工作的最大特征之一就是更具时代意识的编研业务的发展，编研业务变得适应社会公众不同层面的需要，而档案馆与媒体的合作也逐渐形成趋势 [20]。这里须说明的是档案界的“大编研”，还都是档案界立足于档案馆自身的编研，不是指史学界的史料汇编，也不是社会人士兴起的“档案热”、档案公布、档案揭秘，如不同于北京卫视《档案》栏目中的“档案”解密等。但是，档案界和大众媒体加强合作后，也许会改变这种“大编研”的性质。

“大编研”与传统编研没有本质的不同，用“大”附加于编研之前，目的是面向市场需求、突破单个档案馆馆藏，编撰雅俗共赏的产品，这样就拓宽了传统编研工作的边界，但也会有戏说“档案”之风险，造成远离档案编研核心的“泛化”。

4 档案概念“泛化”论

“档案” 一词如今正被大量使用，很多揭秘、纪实、备忘录等书籍、电视栏目等被冠以“档案”之名，进入人们的日常生活。在我国，“国人通性，最重典籍”，重视档案的价值一直是国人共有的嗜好，并不是档案界的专利，近年来，档案脱离专业环境的日常用语化使用越来越热。

我国档案学者对于档案概念的“泛化”现象的关注，始于20世纪90年代末。黄存勋认为，我国档案界近年来相继出现了几种拓宽档案概念外延的现象[21]；谷凯波认为，“泛化”现象是“档案”一词在“社会传播过程中”存在着的种种偏差[22]；任汉中认为，“泛化”是“社会公众”缺乏对档案的深入了解造成的“档案”概念的泛化和庸俗化[23]；郭红解认为，“泛档案”现象的出现有历史必然性，它折射出社会上档案观念的嬗变和档案人开放、包容的姿态[24]；赵永强把如今社会生活中以“××档案”出现的载体统称为“泛档案”或“俗档案”，认为这些是“某活动主体在某行为过程中形成的记录或结晶体”[25]；高大伟认为，“档案泛化”并非绝对合理，但通过对它的扬弃，却给我们提供了一个让“制度档案学”勾兑些“人文”内容的方法[26]。还有如朱梁靓认为，档案泛化是“档案”大众化的过程，是公众的档案意识正在以前所未有的速度增长的结果[27]，如此等等。不过，档案泛化现象多从负面被评述，因此，被档案界提倡的档案之“大”概念没有与“泛化”现象挂钩。

档案“泛化”是概念变迁的必然表现。术语学理论认为，术语是对某一专业学科领域内概念的指称，那么，借此就可以与一般日常用语相区别，而日常用语并不涉及严格的专业概念，仅反映一般人的一个朴素的、简单的认识[28]；语义泛化则是词语在保持越来越少的原有语义特征的情况下，不断产生新的使用方式将越来越多的对象纳入自己的指谓范围[29]。因此，术语与普通日常词汇虽不同但它们可以相互转换，即术语词也有可能变成日常的普通词，人们对原术语的理解不必再借助专业概念，而是简化为一般人能理解的语词了。

档案概念的“泛化”其实也就是其“日常用语化”的过程。大多数术语使用范围很窄，一般只为该专业人员所理解和运用，只有专门化程度较低的术语，所表示的对象能为普通人所熟悉或了解，可以进入日常生活用语中，这样的术语才可能“泛化”[30]。“档案”术语正是这样专门化程度较低的术语，因此，档案术语通过转义，来形象地或简洁地代表“一事之直接的记载”、“最下层史料”、“未掺过水的史料”、“最未经文人笔所点窜”的资料、“未经过改篡而仍保存一件事真相的文书”等含义。在现代语言的发展中，专业术语的非术语化现象非常普遍，这种现象对于语言的发展是有益而无害的，因此，我们应主动接受档案术语的日常生活化使用，即“泛化”使用。

5 结论

档案界提倡的“大文件”、“大档案”、“大编研”之“大”概念，是相对于传统档案观而言的，是在社会档案意识的推动下，以概念的“泛化”方式适应变迁的现代社会。档案界之“大”概念，表达的是原有概念外延的扩展、多元化、无中心化，是既要保持“共有”的档案理念又要适应现代社会层出不穷的新现象所采取的对策。然而，“大文件”、“大档案”、“大编研”来表征中国现代化进程中的档案现象，是当下一种过渡式的描述，这种粗糙的表达也许有一天会退出历史舞台。

档案“泛化”现象的普遍存在有着深厚的社会土壤和思想渊源，泛化后的“档案”也许已经不是学术意义上的档案，但我们应正视。正视档案“泛化”现象，就是正视我国现代化进程中档案“世俗化”或日常生活化的趋向、正视后现代思潮中传统档案学的“困境”、正视信息社会档案学“去档案化”的利弊。只有正视才能解决实际问题，才能彰显我们实事求是的态度和宽广的视野。

参考文献：

[1]吴宝康，冯子直.档案学词典[K].上海：上海辞书出版社，1994：95～96.

[2][4]王茂跃.关于大文件概念的一些思考[J].档案管理，2007（6）：16～18.

[3]陈兆祦.再论档案定义——兼论文件的定义和运动周期问题[J].档案学通讯，1987（2）：21～25.

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第5篇：档案管理概述范文

关键词：数字化 图书管理 档案化

在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。

所谓数据挖掘(Data Mining)，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。

一、数据挖掘的功能

数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。

1、关联分析

关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。

2、聚类

输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。

3、自动预测趋势和行为

数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。

4、概念描述

对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。

5、偏差检测

数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。

二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用

1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。

(1) 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。

(2) 收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。

2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。

(1) 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。

(2) 在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。

3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。

(1) 在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。

(2) 开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。

第6篇：档案管理概述范文

二、档案学专业硕士研究生的研究方向、研究内容：

（一）档案学基础理论

档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。

（二）电子文件管理

本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。

（三）企业档案管理

本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。

（四）历史档案与史学研究

档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。

（五）档案保护技术

档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。

那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.

第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.

第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.

第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.

二,档案学热点问题举要

(一)与电子文件管理有关的基础理论问题

1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.

2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:

(1)档案管理的前端控制思想;

(2)档案鉴定中的前端控制;

(3)档案集中过程中的前端控制;

(4)档案保护的前端控制;

(5)档案编目的前端控制;

(6)档案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;

(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;

(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.

3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗

4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."

5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:

(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]

(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]

(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]

(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]

(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]

6.数字档案馆的建设与发展问题.

7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.

8.电子文件的运动周期的划分问题.

(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考

1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.

2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.

3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."

4."实物档案","口述档案"概念之争.

5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.

6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.

7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.

8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.

9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".

10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".

11.档案管理体制的变革问题.

12.档案工作原则与规则的关系问题.

13.档案种类划分问题.

14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.

15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.

16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.

17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.

18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义

(三)档案学自身的基础理论问题

1.档案学研究对象的表述问题.

2.档案学的学科性质问题.

3.档案学与文书学的关系问题.

4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.

5.现代管理理论对档案学研究的影响.

(四)档案管理信息化问题

1.档案网络建设中的信息管理问题.

2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.

3.文档信息化与文档有效管理问题.

4.文档核心信息资源的开发利用问题.

5.网上档案信息的法律地位问题.

6.档案信息网络安全问题.

7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.

8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.

9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.

(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点

1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.

2.关于保管期限的标时与否的争论.

3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗

4.电子文件的集中与捕获问题.

5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.

6.归档制度的建立与完善问题.

7.档案实体分类方案的编制与应用问题.

8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.

9.成套性与客体全宗问题.

10.实体分类与信息分类问题.

11.传统著录与电子文件著录的区别问题.

12.信息社会中档案编研工作的特点问题.

(六)档案信息管理应用理论研究热点

1.公民权利与现行文件公开,保密问题.

2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.

3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.

4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战

(七)档案史学研究方面热点问题

1.档案的起源问题.

2."档案"的辞源问题.

3."信息","文件","公文"的辞源问题.

4.甲骨档案中的"贞人"问题.

5.甲骨档案的内容结构问题.

6.文书档案连锁法的重新评价问题.

7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.

8.简牍档案的发现及其史料价值问题.

9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.

(八)专门档案管理领域的热点问题

1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."

2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."

3.人事档案管理问题.

(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.

(2)建立国家人事档案中心问题.

(3)擅自建档,造档问题.

(4)擅自扣档问题.

(5)擅自弃档问题.

(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.

1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题

2.《文书档案保管期限表》的讨论.

3.《档案法》的修订.如档案的开放期问题.有的同志认为:"为了全方位的,系统的开放档案,笔者建议:不设置30年的开放期;而是档案从形成之日起就对社会,公民开放.""同时在开放之时要制定''''安全例外''''与''''一般例外''''."再如,档案的开放原则问题.有的同志认为:"档案开放原则,是指国家一切公民都有权利用国家档案馆的档案文件."而有的同志则认为:"档案的开放原则将发展为:国家一切公民都有权利利用国家档案部门(包括档案馆和档案室)保存的档案文件."

第7篇：档案管理概述范文

上述两种观点仅从语词表述上看，一个认为科技档案可以更改，另一个认为科技档案不容更改，显然是相互矛盾的。产生这一矛盾绝非偶然现象，既是一定的历史原因所致，也是科技档案管理学发展和完善过程中的必然现象。

在一般人看来，档案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允许随意篡改。何嘉荪教授在研究档案概念时发现，在档案学原理（概论）、普通档案管理学和除科技档案管理学以外的专门档案管理学的著作中，我们一直强调“档案不容更改”，或者强调“档案是历史的真迹，必须保持它的特性，档案才能充分发挥它的效益。后人不能为了迎合现今的某种潮流或按照自己的观点和需要去篡改档案”。④ 而在传统的科技档案管理学著作里，却肯定科技档案的内容在特殊情况下可以按特殊办法作一些必要改动。他认为这两种观点也是相互矛盾的，只是由于不出现在同一著作和教科书中才避免了难堪。在他看来“有不少科技档案，由于实际上是现行文件，仍处于动态之中，当然就需要修改。否则后果就不堪设想”。⑤ 进而提出我国档案概念以非现行性为基础不合理，必须扩大我国档案概念的外延，将文件与档案概念等同，方能正确解释所谓的“科技档案更改”问题。然而，宗培岭、谭 培二位学者对这一解释持不同见解，他们认为“科技档案更改”命题的正确性与否和对文件与档案关系认识密切相关，我国“档案概念以‘非现行性’为基础是合理的”，与文件的现行性对应，“科技档案的非现行性也是一个相对的概念”，科技档案更改“仍属档案原始记录性的继续”。⑥ 他们认为我国已有的对文件与档案关系的认识是基本正确的，能够合理解释科技档案更改现象，没有必要不顾我国的国情和档案工作的实际状况去扩大档案概念外延。而吴品才博士则坚决否定“科技档案更改”一说，他认为运用文件生命运动理论能够解释所谓的“科技档案更改”现象。因为科技文件除了纵向运动之外，还存在横向运动，这种横向运动使得“科技档案在一定条件下可以转化为现行科技文件”。⑦ 所以他认为，所谓“科技档案更改”，是科技文件横向运动的结果，“必然是在科技档案转化为现行科技文件时进行，是为形成现实科技活动开展所需的现行科技文件过程中的修改，而且更改的不是原件，而是复制件。”在他看来，“科技档案和其他档案一样是绝不允许更改的”。⑧ 那么，“科技档案更改肯定论”与“科技档案更改否定论”孰对孰错呢？我们又该如何去看待这种不同的观点呢？

二事实上，对“科技档案更改”简单地下肯定或否定的结论都是有失偏颇的，科学地认识 “科技档案更改”现象的本质才是关键。我们试从以下几个方面对此作扼要的探讨。

首先，必须认清理论上和现实科技工作中同时存在着的“科技文件更改”和“科技档案更改”两个概念。一般而言，“它们在更改原因、更改主体与更改的后处理上均有所不同”。⑨ 人们认为它们的最大区别在于，科技文件未履行归档手续，而科技档案是已经归档了的科技文件。而从论理上讲，归档并非是文件和档案的分水岭，而是人为划定的文件工作和档案工作的界线。例如，档案界有人提出：“没有立卷归档的文件不一定不是档案；已立卷归档的文件未必是档案”。⑩ 按此说，实际工作中所谓“科技档案更改”是对归档后科技文件的更改，而不管这里的科技文件是否可以称作理论意义上的档案；理论上的“科技档案更改”则仅包括对半现行和非现行期的科技文件的更改，而不管其是否归档。对于档案人员来说，我们主要是对科技文件归档后的所谓“科技档案更改”实施必要的指导和监督。

其次，“科技档案更改”与“科技档案篡改”有本质上的不同，不能将两者等同起来。“科技档案更改”有合理的更改原因、严格的更改权限、规定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是为了使科技档案与所反映的事物始终保持一致；而“科技档案篡改”则不然，它总是为了达到不可告人的目的，逃避正义力量的合理控制，而采取非法手段改变档案真实内容的。由此可见，有些同志在档案学理论研究中，简单地将“更改”理解成“篡改”，并将二者等同起来，进而将“科技档案更改”理论加以全盘否定是不足取的。

再次，所谓“科技档案更改”有其理论上的缺陷。第一，所谓的“科技档案更改”理论并不是针对所有类别需要更正的科技档案而言的，有其逻辑推理上的缺陷。我们可以看到，科技档案需要改动的情况有二：其一，科技档案形成过程中与所记载和反映对象发生偏差，即科技档案存在先天性的不足；其二，科技档案记载和反映对象由于某种需要发生新的变化，即科技档案本身不会随其反映对象的变化而相应变化，存在着后天性不足。而科技档案内容和与其相对应的客观事物不一致的情况比比皆是，它可能出现在任何种类任何载体的科技档案中。而现实工作中的所谓“科技档案更改”则有其针对性，一方面是针对基建、产品、工艺、设备等类别科技档案；另一方面是针对上述类别科技档案中的图样科技档案，而非包含表格类、文字类、声像类科技档案。也就是说，所谓的“科技档案更改”是从个别推论一般，并不具有普遍意义，或者说并不应该称之为“科技档案更改”。第二，“科技档案更改”理论有违反档案学的基本原理和概括不全面的地方。所谓“科技档案更改”的形式主要有两种；一，内容改动较少的在原件上进行；二，内容改动较多的，但可以利用原件大部分的，复制原件并在复制件改动。在科技档案原件上更改，虽然有其方便的地方，但在一定程度上很难真正做到维护档案的真实历史面貌，这正是许多同志对所谓“科技档案更改”提出异议的原因。而对内容改动较多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基础上，重新制作文件来实现对原件的改动的这种情况，“科技档案更改”理论并未包含。

最后，“科技档案更改”尽管在理论上有缺陷，在实践中有不足，但它在长期的科技档案工作实践中还是发挥了重要作用的。尽管在理论上或者口头上表达“科技档案可以更改”，但在实际工作中，我们并没有真的恶意地去改变科技档案的某些内容，反而更注重维护科技档案的真实历史面目。比如在反映科技档案相对应的客观事物现状的同时，在科技档案复制件上进行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改过程?一般不在科技档案原件上更改，只有极少部分单位在改动较小情况下在原件上更改。事实证明，这样做除了在原件上更改这种情况在一定程度上不利于维护科技活动的真实历史面目外，总体上是有利于科技活动的进一步开展的。

通过对所谓的“科技档案更改”问题的简要分析，我们不难得知过去乃至现在的科技档案工作中，“科技档案更改”只不过是由于受人们认识水平限制而延袭下来的一种习惯表述。理论意义上的“科技档案更改”不仅应包括对已归档科技档案、科技文件的更改，还应包括应该归档但尚未归档被称作为科技文件的科技档案的更改；不仅应包括对被称作科技文件或科技档案原件或复制件的更改，还应包括另行制作科技文件对科技档案内容的修正。从“科技档案更改”具体工作的诸多限制我们不难看出，“科技档案更改”和“科技档案篡改”不同，它并非鼓励人们去改变某些科技档案的真实内容，恰恰相反是更大范围和更高层次维护科技档案内容的真实性的一种有效手段。但是，仅因为看到科技文件更改是无可厚非的，就试图通过扩大档案概念的外延，将文件与档案概念等同起来，以此来说明对“科技档案的更改”就是对“科技文件的更改”，并试图用科技文件更改来代替“科技档案更改”，回避业已存在的所谓“科技档案更改”引发的问题，不仅回避不了，反而会造成认识上的更大混乱。由此可见，该法并不足取。用文件生命理论来解释 “科技档案更改”问题似乎有较强的说服力，但是仅就相关科技活动、同一科技活动的前后阶段，后者套用前者的科技档案并将之复制后作部分更改转化为后者的科技文件的事实，仍然不能合理解释全部的“科技档案更改”现象。科技文件横向运动理论只能解释图样类的科技档案复制件更改后转化为现行科技文件的部分事实。对文字类、表格类和声像类科技档案内容需要改动就难以合理阐述。按照科技档案内容需要更改的情况，假若某些基建档案中，发现施工日志与所记客观事实有出入，无疑需要更正。我们是找有关人士重新追记，力求档案与事实相符，还是非得将之复制后，转化为复制件后再找有关人士修改。显然，后者有些荒谬，既行不通，也有违情理。由此可见，想通过扩大档案概念的外延和借助文件生命运动理论来解释所谓“科技档案更改”现象都是行不通的。

第8篇：档案管理概述范文

一、我国档案鉴定理论回顾

（一）相对价值标准理论

在实际的档案工作中发现，一个档案馆内的众多全宗中，有一部分文件互相重复。另外，由于历史的原因，一些全宗内的档案残缺不全。为了更好的优化馆藏，保护残缺的珍贵档案，我国档案学者创造性地提出了相对价值标准理论。陈兆?、和荣宝在1986年出版的《档案管理学基础》一书中首次提出了相对价值标准思想，邓绍兴、陈智在1989年出版的《档案管理学》一书中明确地提出了“相对价值鉴定标准”的概念。相对价值标准理论是指有的文件因其自身与其他全宗内的文件重复或其内容已被包含在其他的文件内，其价值就相对降低，可适当的缩短它的保管期限或者选择不归档保存；在保存不完整的情况下，即使是保存价值不高的残缺档案，可适当提高其价值层次。也就是说，依据档案的保存情况可适当的人为地延长或缩短其保管期限，相应地提升或降低其保存价值。

相对价值标准理论来源于我国集中式的档案事业管理体制，从全宗和全宗群的角度出发，较好地解决了全宗和全宗群内档案完整性、重复性问题。但由于该理论过于直白、粗糙，以及它所覆盖的面较小，且依赖于经验主义，因此它长期以来不受人们重视。

（二）价值鉴定论

档案鉴定的本质就档案价值的鉴定。我国价值鉴定论的代表人物有张斌、吴宝康、傅荣校，价值鉴定论的三个流派分别是：主体价值说、客体价值说和主客体价值说。主体价值说认为档案的价值不是本身内在所固有的属性，而是依赖于档案利用者的需求，由主体的利用决定档案价值的大小。客体价值说认为档案的价值是档案本身所固有的，是内在的属性，不以利用者的需求为转移，档案的价值是独立于主体而客观存在的。主体价值说带有浓重的西方“利用决定论”的色彩，而客体价值说只强调客体本身，与主体脱离，因此两者都不能为广大学者所接受。改革开放后，美国的文件双重价值论传入中国，受其影响，我国档案学者结合我国的实际，在主体价值说和客体价值说之间折中地提出了主客体价值说。主客体价值说同时注重档案本身的价值和利用者的需求，将档案的价值建立主客体关系价值之上，它的提出得到了我国档案界的广泛支持。

（三）本位原则理论

档案鉴定的三个层次，分别是归档鉴定、进馆鉴定、期满鉴定。第一个层次――归档鉴定，是在文件归档立卷之时，由本机关的文书部门或业务部门对文件进行鉴定，确定文件有无保存价值以及它们的保管期限。第二个层次――进馆鉴定，是指在将档案移交至档案馆之前对其进行再一次核查鉴定，此环节是机关在档案室进行。第三个层次――期满鉴定，是指档案馆工作人员对的到了保管期限的档案，进行复查鉴定，确定其是该销毁还是继续保存。在我国，归档鉴定是鉴定工作的核心，进馆鉴定和期满鉴定是对其的补充和修正，鉴定的中心是在档案室，而西方国家鉴定工作的中心是在档案馆。正是在这样的背景下，我国档案学者提出了以本机关为主的本位原则理论，即档案的价值应围绕文件对形成机关是否有保存价值来鉴定。档案学者孔汪德在2003年发表的《论档案鉴定的本位原则》一文中第一次明确提出了本位原则的概念。本位原则理论闪烁着来源原则的光芒，两者就强调以文件的来源（形成机关）为主，是将档案鉴定实践上升到档案鉴定理论的体现，将档案鉴定理论建立在档案价值之上，结合了来源原则和文件生命周期理论，是较为科学、完整的理论。

（四）档案双元价值论

档案双元价值论是我国湖北大学覃兆刿教授提出的一种档案价值观。覃兆刿教授指出：“档案双元价值论就是将档案分成作为行为方式和实体对象来认识，前者体现为凭证的结构和功能，而后者体现为凭证信息的内容。前者是工具价值，后者是信息价值。”我们可以这样理解，档案的工具价值主要体现在它在价值形态上表现的凭证价值和情报价值，在作用上主要表现为行政、业务、文化和教育五大作用范畴，工具价值在档案双元价值中占首位；信息价值主要是对档案的内容信息进行深入挖掘、研究，成果表现为档案编研，如大事记、组织沿革、统计数字汇集等，。档案双元价值论本属于价值范畴，但笔者在此将其归为鉴定理论，是因为它从一个全新的视角指引我们去看待档案的价值，不再以第一价值和第二价值来区分档案的价值，而是从更为宏观的角度去把握档案价值，对档案鉴定很具有指导意义。

二、我国档案鉴定理论存在的问题

（一）注重第一价值，忽视第二价值

纵观我国，相对价值标准理论从全宗完整性、档案稀缺性的角度出发，人为地提升或降低档案的保存价值，以全宗为基点，即是第一价值的体现。价值鉴定论主张主客体的双重价值，即同时考虑档案本身所固有的、内在的价值和利用者的需求，此理论将档案的价值一分为二，为档案本身和利用者需求，利用者的需求包括形成机关的需求也包括社会的需求，一定程度上包含了第一价值和第二价值。本位原则理论以档案价值是否围绕本机关来鉴定档案是否保存及保管期限，虽闪烁着来源原则的光芒，但也具有局限性。我国归档鉴定是档案鉴定工作的核心，此环节由文书部门或业务部门进行，相当于把鉴定的责任都交给了文书部门或业务部门，鉴定人员往往站在自身的角度考虑问题，更多的考虑本机关的利益，并没有从国家和人民的利益出发，用全面的、发展的、历史的观点看问题，无法全面而科学的判定档案的社会价值（即第二价值）。因此，鉴定的结果往往是形成者价值的体现（即第一价值），是本机关利益倾向的外在表现。档案双元价值论将档案的价值分为工具价值和信息价值，是主客体理论的升华，工具价值和信息价值都需要依赖利用者主体来体现，潜意识里也涵盖了第一价值和第二价值。

综上所述，我国的档案鉴定理论主要注重第一价值，并明确地表述在理论里，如相对价值标准理论和本位原则理论；价值鉴定论和档案双元价值论虽然映射了第一价值和第二价值，但并未清楚明了地阐述，需要去细细琢磨、深思才能发现其蕴含的深意。因此，我国的档案鉴定理论实际上是注重第一价值，忽视第二价值。

（二）多为描述性理论，缺乏定量分析方法

我国的档案鉴定理论都多为描述性理论，用文字来描述档案的价值，属于定性分析方法，这种方法是结合了归纳与演绎、分析与综合以及抽象与概括等方法，对所获得的材料进行思维的加工，从而达到去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，进而揭示事物的本质规律。描述性的档案鉴定理论，能够让人们清楚地认识到档案的价值本质，但实践操作起来却有难度，如何界定与分析档案的价值量，是人们在鉴定中无法避免的难题。相对价值标准理论和本位原则理论虽为描述性理论，但它们的实际可操作性强，用简单的文字描述便可达到指导的意义，而主客体价值鉴定论和档案双元价值论属于纯理论，只揭示了档案价值的本质，没有实际的条款指导鉴定工作。

目前，我国统一实行的档案鉴定依据是2006年国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》，各机关可依据实际工作情况在此基础上制定出适合本机关档案工作的保管期限表。这两个描述性的文件对档案鉴定工作起指导作用，但同时也显露出它的局限性，如：7.上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料，重要的永久，一般的30年。诸如此类的条例还有很多，如何判断重要还是一般，没有明确的条文的规定，这使得档案人员在实际操作中难以区分，更多的只能是依靠自己的经验进行鉴定，多带有主观色彩。因此，只有描述性的理论无法满足档案实践工作的需求。

（三）档案鉴定实践与理论的脱节

在实际的档案鉴定工作中，档案人员出现了“三不”的现象，“一不”是档案人员不急着去鉴定档案，面对不断送进档案室或档案馆的档案，档案人员没有及时地鉴定整理，而是选择搁在一旁，日后整理；“二不”是档案人员不懂得如何正确的鉴定档案，只是单纯的依靠保管期限表进行判定，以此确定档案的价值；“三不”是档案人员不敢在业务单上签字，不敢对鉴定工作负责。档案工作中畏首畏尾的现象就造成了档案鉴定实践与理论的脱节。以馆藏数量的多少来衡量档案工作的错误观念只会片面地、一味地造成馆藏数量的激增，并没有从本质上对档案价值进行鉴别。目前，我国档案馆进馆档案数量达到归档文件的50%甚至更高，与许多国外档案馆10%左右的比例相比，整整高出了五倍。在美国，永久保存的文件占总文件的2%，我国达到10%左右。由此看出，我国的档案鉴定水平不高，由于鉴定实践的局限，鉴定理论无法完全发挥其指导作用，只能被束之高阁。目前，我国只做到了鉴定以本机关单位为主，未能全面的考量档案的主客体价值及双元价值，这与我国档案鉴定理论多为描述性理论，缺乏定量分析方法是分不开的。

三、思考

（一）变革“馆局合一”的档案事业管理体制

1980年第九届国际档案大会将“档案利用”确定为中心议题，第一次提出了与“学术利用”、“实际利用”三足鼎立的“普通利用”这一概念。这一概念的提出象征着档案利用的第三次变革，表明没有特定利用需求的普通大众的一般利用需求也逐渐受到重视，普通大众开始成为档案馆重要的服务对象之一。且21世纪以来，“档案休闲”概念的提出更是强调了档案馆要走“亲民”、“开放”的路线，实现“以人为本、以民为重”的宗旨。“馆局合一”让档案馆加上了行政机构的外衣，所附带的政治性阻碍了国家档案馆从机关综合性档案馆向社会公共档案馆转变。只有从根本上扭转对档案的认识，认识到它的价值不仅仅只是为机关所服务的，它对社会大众同样具有价值。变革“馆局合一”的档案事业管理体制，将档案局与档案馆分立，使档案馆脱离行政性，为国家档案馆走向社会公共档案馆奠定政治基础。一旦政治背景发生改变，相应的理论、政策也随之而改变。从国家层面上扭转人们对档案只是机关的产物的认识，让民众与档案紧密联系在一起，这有利于档案鉴定理论的发展，将鉴定的关注点注意到第二价值上来。

（二）定性、定量分析方法与加权法的综合相结合

前文所述，我国档案鉴定理论大多属于描述性理论与定性分析方法，而描述性理论与定性的分析方法不足以满足档案鉴定实践的需求，档案鉴定是一项实践性很强的工作，理论研究需要结合多种方法，可以通过对数据的分析、判断、推导从而得出结论，改变那种无实质意义的空泛议论，加强档案鉴定理论的说服力。因此笔者提出鉴定理论应将定性、定量分析方法相结合，加之以加权法的综合应用。定量分析法是通过对数量特征、数量关系和数量变化进行分析的方法，将它与定性分析法相结合，使得评价更为准确。光有这两种分析方法还不够，评价的指标要根据它的重要性进行权衡，加权法的应用将使得评价更具有科学性。档案的鉴定应从语义信息、语用信息和语法信息的角度出发，将档案工作现象通过数据形式表现出来，运用数量关系找出档案鉴定的规律。可将这3个因素具体细化，如：语用信息下可划分为对机关形成的作用和对社会形成的作用，或政治作用、经济作用和文化作用等等，每一个指标应根据实际的情况划分出不同的等级，如重大作用、一般作用和无作用等，并用数值表示出来。同时对重要的指标给予加权，使得最终的评分更能体现档案的价值作用。虽然定性、定量分析方法与加权法的综合运用不可能精准无误的预测出档案的价值，但相比于单一的描述性的鉴定方法，显得更为精确、科学。

（三）档案人员“精”于专业前提下，扩大知识覆盖面

近年来“T型”人才备受关注，其横向代表一个人的文化知识的广博程度及相关边缘知识的摄取程度，纵向代表一个人某专业领域的知识深度。档案人员也应该建立自己的“T型”知识结构模式，在不断深化本专业知识程度的同时，努力扩大其他知识覆盖面，把所学到的知识都能应用在档案领域。日本专家曾提出“能才”与“异才”两个概念，“能才”是指具有较高而全面发展的潜力，具有较为合理、全面、水平较高的知识结构与综合性的知识才能；所谓“异才”，是在解决档案工作某一方面、某一特殊的疑难性问题时，有着独特的、他人不具备的知识与才能，比如特殊档案材料的复制、计算机的编程与维修，高难度的档案修复等等。档案鉴定理论发展同样也需要“T型”人才、能才与异才，特别是档案专家、学者，他们的知识结构丰满了，才能制定出更符合实际更具有科学性的鉴定理论，才能更好的指导实践工作。档案人员要大胆的走出去，利用小世界原理即六度分离理论，加强人与人之间的联系，形成思维网络，促进信息的交流与传播，更广泛的拓展知识覆盖面。

第9篇：档案管理概述范文

摘要 随着社会主义现代化的发展，计算机技术的进步，信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。信息化建设更是被我国列为经济社会发展的首要内容。网页档案化管理包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。尤其是大学档案馆更侧重教学与科研，网页档案化管理是必然的趋势。

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关键词 数字化 图书管理 档案化

在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。

所谓数据挖掘，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本、图形、图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。

一、数据挖掘的功能

数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。

1.关联分析。关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。

2.聚类。输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。

3.自动预测趋势和行为。数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。

4.概念描述。对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。

5.偏差检测。数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。

二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用

1. 资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。

(1)利用Web 访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web 访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。

(2)收集大学档案网web 服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。

2.从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。(1)利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。

(2)在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。

3.从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。(1)在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。

(2)开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。

三、数据挖掘在管理类数据中的应用

大学档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。

大学档案馆档案工作的重点是为师生服务，以服务为中心开展各项工作，如何使用先进的工具，提高服务的质量是一直困扰我们的难题。数据挖掘为大学档案馆档案工作的智能化、个性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能检索系统可调用用户兴趣模型，自动修正检索策略并可依用户兴趣将检索结果迅速聚类和分类，并条理化地排序出来；对于设计院、社科院等科研型档案用户，可借助数据挖掘开展针对性的档案信息挖掘，并将研究成果以概述、成果报告等形式提供给用户。这样不光实现了大学档案的二次开发，也会给用户带来意外的惊喜。

网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。在中国，大学有拨款，图书馆有大学支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。大学数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C 等。收入可用于大学数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。管理网络的公共政策制定主体是政府部门，推行电子政务，开发网络资源，促进从文字印刷向网络出版的转移是当前相关政府部门的重要任务。大学的政策、态度和措施对数字图书馆的发展至关重要。市场手段和政策平衡是网络档案馆建设，网络档案库运行，网上内容传递和保存应该和必须考虑的。

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参考文献

[1]Peer to peer Networking and Digital Right Management，by Michael A. Einhorn，Bill Rosenblatt，Policy Analysis No.534，CATO Institute. Fabruary 17，2005.

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