档案分类方式精选(九篇)
第1篇：档案分类方式范文
关键词：高校档案；实体分类；《高等学校档案实体分类法》
《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）由国家教委1993年底以教办[1993]429号文件正式颁布实施，至今已有20年的历史。在20年的使用过程中，《分类法》为“高校档案工作者掌握高校档案的形成规律，明确管理范围，进行科学管理，提供了指针”。[1]但是，随着高校档案工作外部环境的不断变化、新的法规制度的出台和修订，以及高校档案工作内容的发展，《分类法》的修改已经成为势所必然。本文拟从高校档案工作的实际，尝试提出《分类法》的具体修改意见。
1 稳中求变，以稳为主的修改思路
求变求改已经成为高校档案实体分类工作的迫切要求，这一点为高校档案实践工作者所共识。在具体的修改思路上，笔者以为《分类法》的修改不宜大刀阔斧，更不能推倒重来，而只能在原有分类法的基础上进行适应性修缮，同时注重未来高校档案工作的发展趋势，具备一定的前瞻性。
在档案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理结果”，“在某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整”。[2]已有的工作实践表明，《分类法》所存在的问题集中于一些局部结构需要进行修改、删减和增加，并不涉及《分类法》的全部。如果《分类法》进行彻底的改变，将影响档案分类方案和档号编制体系的前后对应，让馆藏档案的整理缺乏连续性和系统性。
《分类法》的出台，结束了之前高校档案实体分类方案各自为政的局面，形成了较为统一的档案分类体系和档号编制模式，这也为高校之间的业务交流提供了统一的平台。作为高校档案工作最根本的法规制度，新的《高等学校档案管理办法》也基本延续了《分类法》的分类体系。因此，《分类法》“可以考虑在维护原有分类体系和档号模式相对稳定不变的基础上进行适度调整和补充”。[3]
2 文书档案以“组织机构”为主的分类标准
《分类法》作为一部档案实体分类法，并没有单纯地按照惯例采用来源原则作为分类标准，而“是想融组织机构分类法与问题分类法、实体分类法与信息分类法为一体”。[4]分类标准的杂糅，“容易形成同一类档案按‘组织机构’和按‘问题’分类并存的混乱局面”。[5]
基于稳中求变的修改思路，《分类法》在分类标准上要尊重已有的分类体系成果，注重分类体系的延续性。在一级类目方面，《分类法》现有的一级类目不宜删减，对于声像档案、实物档案、学生档案等则应从整体上纳入《分类法》的一级类目体系之中。
现有的分类体系中，基建、设备、科研、产品等科技档案的二级类目以项目或产品为单位进行划分，符合科技档案的成套性特点，应该予以保留和延续。在文书档案方面，《分类法》虽然是按照问题标准来划分，但是每个二级类目的组织机构指向却相对明确。例如，XZ12表述为“人事”，其内容主要来源于人事处和离退休处两个机构。这为文书档案按照组织机构分类法来划分提供了可能，可以利用一个二级类目或三级类目来具体对应相应的机构部门。这样分类一方面可以做到归类清晰，操作简单；另一方面，也契合了高校推行的部门立卷制度，减少了实践中因为不同组织机构公用同一个分类号而造成的工作不便。对于组织机构出现的合并、撤销、新增等情况，可以采取就近归类或微调分类体系的方式来解决。
3 坚持“年度号—分类号—案卷号”的档号编制模式
《分类法》对档号模式作出了明确的规定，即高校档号由“年度号—分类号—案卷号”构成。这种分类体系符合高校档案工作的实际，也为绝大多数高校所采用，为高校档案工作交流提供了统一的技术平台。以“年度”作为一级分类标准来组织馆藏，有利于以年度为单位来管理和统计馆藏档案，符合高校“次年归档”的工作惯例。同时，将同一年度所有类别的档案放置完毕后再排列下一年度的档案有利于节省库房空间，便于查找，不用倒库，真正实现排架和检索的双向功能。
随着高校档案工作的发展，也出现了“分类号—年度号—案卷号”为主的档号编制模式。这种“类别”档号模式，便于对馆藏档案按内容进行管理，实现不同类别档案之间的分离。在“年度”档号模式已经广为使用的现实状况下，笔者建议坚持沿用。首先，“年度”档号模式也能够分库保存馆藏，实现按内容管理，只需对每个库房放置档案类别作出明确规定。其次，“类别”档号模式无法兼顾多样的实践状况。对于条件较为简陋，甚至只有一个库房的高校而言，“类别”档号模式容易出现频繁倒库等弊端，实践效果不及传统的“年度”档号模式。
4 法规制度层面的一致性修改
在《分类法》运行的20年里，废止、修改和新增多部档案法规制度，也就出现了《分类法》与有关法规制度不相适宜甚至相悖的情况。具体而言，首先表现在《高等学校档案管理办法》将“学生类”档案作为一个单独大类列入了高校档案范畴。虽然，“学生类”档案的列入引发了业界不小的争议，但是作为《高等学校档案管理办法》的下位法，《分类法》在修改时理应将“学生类”列为单独的一级类目加以体现，其具体的分类方法则应参照人事档案的相关管理办法。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将保管期限由“三分法”改为“两分法”，即由“永久、长期和短期”改为“永久和定期”，定期中再实行标时制，分为30年和10年。《分类法》在修改时需要将保管期限部分作相应的变更，以符合档案工作的实际，在高校起到一种积极的引领作用。
5 “因地制宜”确立特殊档案的分类体系
《分类法》对特殊档案涉及较少，且内容较为简略，已经无法适应现实工作的发展，需要给出更为明确的分类指导意见。
声像档案方面，《分类法》需要将“声像载体档案”的称谓改为更符合约定俗成的“声像档案”。在具体的分类体系上，应该依据承载声像档案的不同载体来划分，只有这样才能便于排架入库和组织馆藏。《分类法》中声像档案现有的8个二级类目基本概括了声像档案的各种载体形式，符合实际工作需要，应该保持不变。至于其中数量较多的SX12照片和SX19光盘等档案，各个高校可以根据自身的实际情况来研制更为细致的分类体系。
实物档案方面，虽然“实物档案”这一概念尚未得到学术界的统一认可，但是在现实工作中却已经广为使用，并且是展示高校办学历程的重要实物性证据，因此将实物档案写入《分类法》也就顺理成章。实物档案的分类标准和声像档案一样，主要依据档案载体的不同来划分，以达到方便组织馆藏的目的。高校实物档案主要包括印章、题词、字画、奖牌、奖状、锦旗等，内容涉及广泛，其类目设置在注重实物档案载体特性的同时要兼顾各个类别之间档案数量的平衡，做到类目设置富有包容性和稳定性。
高校特殊档案中还存在着一些内容特殊的档案，例如，高校名人档案、教工业务档案等。与载体特殊档案在高校基本普及所不同的是，这些内容特殊档案的普及性有限，因此，在《分类法》中应该提及并给出原则性的分类方案编制方法，但无需给出详细具体的分类体系。鉴于内容特殊档案的特点，以所涉及的自然人或法人为标准进行分类较为切合实际。
6 电子文件分类方案与其实体档案一致
《分类法》诞生于20年前，因此，其中并未涉及电子文件的相关内容，而随着信息技术和档案工作实践的不断发展，对这一问题的思考已不容回避。例如，传统的光学照片有纸质底片，而数码照片时代“底片”已经基本演变为纸质照片对应的电子文件，传统“底片”基本退出历史舞台。
在电子文件真实性和法律凭证价值问题没有得到解决之时，高校只能采取纸质档案与电子文件同步归档的方法来组织归档。电子文件与纸质文件共同反映了某个具体的档案信息，是同一信息的不同表现形式。《电子公文归档管理暂行办法》第17条规定“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理”。因此，在进行《分类法》修订时，电子文件不能作为单独的一级大类，其分类方法应与对应的档案实体一致。具体而言，某个纸质档案文件与其电子文件应该具有相同的档号，不管这份电子文件是通过扫描、翻拍或系统自动生成等何种方式产生。对于没有纸质档案相对应的电子文件，其分类方法同样应该依据电子文件的内容进行归类，同时赋予相应档号。
*本文系浙江省教育厅项目（编号：Y201329313）和浙江师范大学项目（编号：JYGL201225）的研究成果之一。
参考文献：
[1]邓绍兴.高等学校档案管理理论与实践的重要成果——《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》评介[J].档案学通讯，1995（1）：33.
[2]冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999：74.
[3][4]晋平.对《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议[J].档案管理，2010（6）：42.
第2篇：档案分类方式范文
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）23009902
企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。
1 档案分类
企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。
1.1 职能分类
职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。
1.2 载体分类
随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。
1.3 来源分类
企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种来源途径。相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。
2 利用现状
企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 利用类别存在失衡
尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来源来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。
利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。
2.2 档案分类不够科学
尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。
一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。
一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的信息化建设带来障碍。另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。
2.3 档案管理人员素质良莠不齐
在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。
除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。
2.4 与现行业务相脱节
集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。
随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。
3 几点建议
3.1 完善档案分类管理标准
档案设置的分类不应是不可更改的。在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。如对交叉档案实现目录互显。档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。
3.2 定期对档案进行清理
《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对涉密文件销毁应符合保密要求。定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。
3.3 加强编研工作
对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真相，提升档案知识的认识价值。
3.4 强化档案管理培训
目前，石油销售企业的档案利用者多为档案管理人员，其他业务部门的文书管理人员则只负责对需归档的文件进行归档移交。换言之，档案的查询利用则全部由档案管理人员完成，这加大了档案管理人员的工作量。不仅如此，受主客观条件限制，档案管理人员对所查询档案的指向性、精确性可能不及专门的业务部门，造成了档案查漏率的可能性增加，影响了档案的利用价值。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：要充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案的资源共享，开展远程利用。因此，要扩大档案的影响深度和广度，就要加强对其他业务部门文书管理人员的培训指导力度，帮助其熟悉企业档案的分类设置及档案管理系统的查询，从而形成阶梯型的档案利用层次。
除此之外，企业档案部门可以对所属二级公司开展多种形式的档案管理培训，如建立实时通讯联系方式，对所遇到的档案管理问题进行及时沟通和解答；制定轮岗培训机制，提高档案管理的实践操作水平；不定期开展档案现场互评工作，交流档案管理先进经验等，促进企业各级部门档案管理水平的整体提高。
第3篇：档案分类方式范文
关键词：档案类博客；博客群；Web2.0；知识博客
作为Web 2.0环境下的一个新应用，博客是继E-mail、BBS和IM（即时通讯，即Instant Messenger的简称）之后的第四种网络交流方式。博客一经推出，便受到学者的格外青睐，因为它为学术交流提供了极大的便利，这主要表现在个人学术观点的自由表达和、学术资料的积累和过滤以及博主之间能深度地交流和互动等方面。国内档案学界利用博客进行资料收集和学术交流的学者逐年增多，有些档案类博客在学界已颇具影响。同时，一些学术文章对国内档案类博客的类型和特点进行过详细的分析并对这些博客对档案学术交流的促进作用进行过总结，而目前关注国外档案类博客的相关文献尚不多见。笔者长期观察国外档案类博客的发展趋势，通过对比发现，一些优秀的国外档案类博客所具备的运行方式和理念的超前性、内容的丰富性和采用网络技术的先进性等特点均值得我们借鉴。
1 国外档案类博客介绍
为使档案学界同仁对国外档案类博客的特点有个总体了解并方便归纳其特点，这里，按博客创办者和博客的类型，将国外一些档案类博客按“个人档案类博客”和“群组档案类博客”进行类分并分别予以介绍。
1.1 个人档案类博客。个人档案类博客是指博主根据自己档案专业的学术方向、研究内容或从事档案工作的实践而创建的专业博客。我们将国外符合这一特点的档案类博客再归纳为“档案研究人员的博客”和“档案管理人员（从业者）的博客”两类。
（1）档案研究人员的博客见表1。（注：国外许多档案类博客，因为网络原因无法访问。文中提供的网址，笔者撰写本文时均可以访问。由于网站的不确定性，文中提及的博客的创办者及博客的特点等信息，以本文截稿时2012年7月31日为准。表中“中文译称”首先采用国内文献约定俗成的译法，国内文献没有提及的，为笔者的翻译。）
国内一些档案类博客是由在校学生创办的。国外情况也是如此，图书、情报、档案专业的在校硕士生和博士生也是本专业博客创办者的主力。这些学生毕业后多成为档案学专业人员，博客内容相对集中在档案学理论研究方面，这类博客也归在“档案研究人员的博客”类别中（见表2）。
（2）档案管理人员（从业者）的博客
档案管理人员（从业者）的博客基本上是由档案馆或档案机构的负责人或工作人员创办，他们在档案管理实践工作中总结的诸多经验以及对最新技术的应用感受，具有非常高的交流共享价值（见表3）。
1.2 群组档案类博客。博客群是指针对某一专题或专业的博客集合，以“群”的方式进行管理是其基本形式。群组档案类博客，是指某一网站汇集了众多档案界学者在此发表博文，探讨档案学热点问题，形成深厚的学术氛围，促进网站及博客群的发展。国内类似形式的博客群也初见端倪，如“档案知网”的“个人空间”[2]和“绍兴县档案工作者的家”[3]等。这里，将国外群组档案类博客按其是否依托于某个组织机构为标准进行归纳介绍。
1.2.1 机构组织形式的群组档案类博客。机构组织形式的群组档案类博客是指隶属于某一组织机构或受某组织机构资助的档案类博客。其特点主要表现在两个方面：一是侧重于收集整理某一专题的档案信息并为公众提供利用服务；二是宣传本机构的档案工作内容并相关信息。根据机构组织类型的不同，可将其划分为基于档案机构的和基于高校的两类群组档案类馆博客。
（1）基于档案机构的群组档案类博客
国外这类群组档案类博客一般依托于国家、各州或市等行政单位的档案馆网站，基于其特色馆藏进行研究，分享实践工作的心得和成果（见表4）。
（2）基于高校的群组档案类博客
这类群组档案类博客一般依托于高校网站，以介绍本校档案馆、博物馆的实际工作以及相关的科研项目为主（见表5）。
1.2.2 非机构组织形成的群组档案类博客。非机构组织形成的群组档案类博客，一般由档案学界的专家学者、从业人员、学生以及其他对档案学或档案管理感兴趣的人士合作创建，以共享档案信息为目的（见表6）。
2 国外档案类博客特点分析
历史背景、文化传统、教育方式的差异使各国档案类博客的风格存在着巨大的差异，档案类博客在内容与技术方面呈现出的水平与其所在国家档案事业发展水平成正比。本文就上述提及博客的内容特色、功能和实现的技术手段进行分析，以期为国内档案类博客的进一步完善和发展提供些许的借鉴素材。
2.1 博客内容丰富、类型多样。与国内档案类博客表现出的“同质化”现象不同，国外优秀档案类博客博主的学术方向、工作性质或所在行业的不同使其博客的侧重点表现出较大的差异。侧重于某行业或某专业的档案类博客，以丰富的档案素材和充足的案例见长；而专注于档案学基础知识的研究型博客，则注重档案信息和知识的积累，努力为档案学研究人员或机构组织提供交流的平台。
2.2 实践性强并强调学科的交叉。除转载与交流外，国外优秀的档案类博客注重将自身的理论研究、项目成果或工作实践进行总结，表现出很强的实践性和实用性，反映出这些学者严谨的学术态度和善于从实践工作或研究项目中发现问题并积极寻找解决方案的能力。同时，博主还关注图书馆学、情报学、信息科学等相关学科的最新发展动态，注重交叉学科的研究。
第4篇：档案分类方式范文
关键词：农村档案管理；管理流程；规范化
农村档案是国家档案的重要组成部分，是建设社会主义新农村的真实记录。真实而完备的档案记录，对推进新农村建设、促进农村经济发展、维护农村社会稳定等方面都起着积极而重大作用。本文就如何规范农村档案管理流程进行了粗浅的探析。
一、健全农村档案收集制度，确保档案信息真实、完整
首先，完善档案收集制度，是档案收集工作开展和顺利实施的基本保障。根据档案制度细则，档案收集人员可以清楚地知道哪些信息材料应当作为档案内容归档，哪些可不必入档。根据档案的意义，农村档案的收档标准是：具有真实数据性、具有保存价值，对新农村建设、农村经济发展、农民发展具有数据支持、考证依据的文件、资料等都应该入档保存。当前，随着社会主义新农村建设的不断推进，农村档案内容也有了新的内容变化。所以，农村档案的重心转向了农业生产的现代化、农村社会的新面貌、农村基层建设的新方向及农村管理的新策略上。比如，农业产业化经营档案、村容村貌整治档案、村两委选举档案等等。
具体来说，农村档案内容主要有两个来源：第一，来自村支部、村委会、妇委会、民兵组织等自治机构内容已经完备的档案。该类档案随着新农村建设的不断深入，会不断有内容需要添加到档案记录中去。所以，农村档案室必须有专人负责，随时将新的档案内容入档，确保重大事件都有档案记载。第二，村办企业和村民档案。该类档案是本村的特色档案。其次，完善的收集制度为档案工作人员采取合适的收集方式指明了道路。传统的档案收集方式一般为定期接收。这种被动的接受方式，使很多有价值的、需收档的文件、资料被遗漏，有的因收档不及时，造成了真实性的降低，失去了存档的意义。所以，档案征集应该发挥档案部门的积极性和主动性，采取多种方式采集档案内容，使得尽量多的有参考价值、借鉴意义的原始材料收归档案，为社会主义新农村建设提供优质服务。
二、细致农村档案分类，实现档案内容的有序化
档案整理时一项繁琐而细致的工作，也是档案管理工作的重要环节，该环节主要是完成档案内容的分类，使整个档案内容依据一定的内在联系，有机排序，成为完成的逻辑性强的整体。传统的档案室所保存的文件存在着门类不全、杂乱无序的状态，给以后的查阅工作带来了极大的麻烦，以至于档案不能很好地被利用，所以，档案的分类归档势在必行。依据农村机构设置、隶属关系等，可将档案分为以下几类：文书类、科技类、会计类、声像类、实物类、村民类等。各类档案的入档具体内容如下：文书类内容为党和群众的工作要点、村民自治规则、社会保障、计划生育、村农建设等内容；科技类内容主要为农业生产的设备仪器、村内基础设施、农业研究史料等；会计类档案内容主要为账簿、报表、凭证等；声像类内容为照片、录音带、光碟等；实物类内容为奖状、近期、印章、礼品等；村民类内容为各农户的大事要事等。
依据以上的分类整理细则，档案工作人员可以有针对性地将这些内容按要求分类、保存，并随着时间的推移，不断将相应类别的内容添加到相应的门类中去，很容易就可将工作做得井然有序，为以后的查阅工作提供了很大的方便。
三、革新农村档案保管思路和途径，确保档案安全性
优质的档案保管工作，是确保档案载体的安全和信息完整性的重要保障。档案保管在档案管理中具有重大意义，它为档案管理工作提供了工作对象，没有保管好的档案，管理也就失去了意义。受传统思想的影响，农村地区对档案的重视度不够，又因档案人数有限、经费不足及管理水平有限等因素，档案保管的条件更要得到重视，因为档案保管质量的好坏直接决定了档案保管工作的成功与否，也关系到档案的后期利用。调查发现，现在农村的档案室一般都较为简陋：一台电脑、几个档案柜子，甚至有些档案只是被对方在墙角等做简单的存放。可见，改善农村档案保管工作迫切需要被重视，有关部门应改善档案保存环境，将档案保管中作作为档案管理的重点来抓。
做好档案保管工作，需要注意以下几点。第一：按档案的价值、唯一性程度等因素进行评估，实行分级管理。这样就能使最为珍奇的资料被重点保管，保障了该资料较长的使用价值。由于农村档案室条件简陋、保管设备落后，可以考虑将重要档案做本地备份异地保管措施，一方面避免了避免了恶劣自然环境及人为原因造成的损坏问题。另一方面也警醒档案保管人员要安全管理，自觉提高防范安全隐患的意识。对于档案保管的技巧，笔者建议各村档案管理人员可创办档案协会，通过协会活动交流、探讨最佳的档案保管措施和方法。
四、多措并举，提高农村档案利用率
档案利用是档案管理工作的最终目的。传统的档案管理，只重视保管过程，不重视价值利用。所以，我们要重视档案对社会主义新农村建设的意义，并采取多种方法，使档案发挥其最大的服务能效。由于农村档案室规模小、档案内容相对粗糙、影响力不大等因素的限制，对农村档案室的利用工作相对较难。为使农村档案发挥更大的服务作用，笔者提出几点提高档案利用率的方法：第一，农村档案工作人员要主动提供档案服务。由于农民们没有使用档案的习惯，所以他们积极有利用档案的需求，也不可能想到通过到档案室查阅信息解决问题。这就需要档案工作人员通过主动的服务态度，主动为农民和社会机构提供相应的档案服务。第二，提高村民的档案利用意识。在农村，农民对档案知识了解有限，以至于他们想不到用档案解决问题。所以，档案工作人员应走进村民中，通过正式或非正式的走访方式普及档案知识，让村民了解档案的用途。同时，档案工作人员还要不断完善档案查阅、外借、复印等利用方式，并做好相应的记录，归纳总结各类档案的利用率，并有针对性地提高档案工作效率，切实将农村档案工作与农民的需求有机结合起来，提高档案的利用价值。
总之，农村档案管理工作是一项意义重大且流程复杂的重要工作，所以，档案工作必须健全管理制度，确保档案内容的完整性、真实性、价值性，并对其合理分类、妥善保管，以实现农村档案最大的利用价值。
参考文献：
第5篇：档案分类方式范文
档案的分类问题一直是受到广泛关注的问题，它是各单位档案管理中重要的首要问题之一。由于现代各单位的归档材料同过去相比无论是在数量、形式还是内容方面都有了较大的变化，现代仍采用全宗号、案卷目录号、案卷号的编号方法来管理和固定案卷的位置，已经无法满足现代档案管理的需要了，也不利于开发档案的信息资源。为此，人们必须创新档案管理方式，该文为学校档案实体分类管理提出一些建议和意见，并浅述增强档案管理的措施。
1 学校档案分类中存在的问题
在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。
2 增强学校档案实体分类管理建议
2.1 提高档案管理的重视度
为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。
2.2 判断档案价值，增强档案管理
在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。
2.3 增强档案保管工作和利用效率
在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。
3 增强学校档案管理的方法
3.1 应用计算机信息档案管理技术
计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。
3.2 灵活进行实体档案管理
学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法，有利于减少归档整理档案时的工作内耗，以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史，维护了归档文件来源的真实性，是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大，其职能部门也越来越多，为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度，在设置“部门”分类时，可以按组织机构的类别进行划分，比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类；将学校行政各职能部门划分为行政类；将学校各二级院系统一划分为院系类，这样的分类号可以由“部门分类+部门代号（通常为三位数）”组成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构，可以按其挂靠部门进行分类，若是单独行使职能的临时部门，则应该单独进行分类。
第6篇：档案分类方式范文
档案检索工作是把档案材料的内容和形式特征记录下来,存储在各种检索工具中,根据利用者的实际需要,方便及时地把档案查找出来,充分发挥档案的作用。从这个定义可以看出,档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来,加以编排,形成检索工具的过程;档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。档案检索工具是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。档案检索工具的作用如图。
二 档案检索的内容
档案的检索工作包括档案信息的提取存储和检索查找两个方面的内容。
1、档案信息的存储
档案信息的存储樊际上就是编制档案检索工具。它的过程是:首先要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录,每份文件或每个案卷经过描述后,成为一条记录或一个条目,然后对形成的档絮条目进行排列形成不同类型的档案检索工具。现在人们还把检索信息输入计算机,建立计算机检索数据库,更方便快捷。
2、检索查找
这是档案信息的查找过程,根据利用者的要求,通过各种检索工具找出所需要的档案。它的过程是:首先对利用者的检索要求进行分析,确定利用者所需档案的实质内容,然后综合运用档案检索工具,找出利用者所需要的档案。
三 档案检索工作的意义
档案检索工作对档案工作及档案馆工作有以下的重要意义。
1、档案检索工作是档案利用工作的关键。每个档案馆的档案资料都是汗牛充栋、堆积如山,通过科学的检索工具和检索系统,人们可以方便快捷地找到所需档案,从而加以利用。
2、档案检索工作是档案馆利用工作水平的标志。能否及时、快捷、准确、系统地为用户提供所需要的档案是衡量档案馆工作的重要标准。因此档案检索工作是档案开发利用的前提条件,也是档案利用工作好坏的衡量标志。
3、档案检索工作是档案业务工作的重要学科。在档案管理信息化的今天,检索工作越来越成为一门重要的学科。如何利用现代科技,让更多的用户更快速方便地检索到所需的档案信息并在检索共享时不会出现信息堵塞,这些都是检索工作的重要课题,都需要检索工作者给予关注和解决。
四 档案检索工具的作用
档案检索工具是记录、报道和查找档案信息的工具,基本作用是存储和查检。档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。
1、桥梁作用
在档案管理部门中,档案的数量庞大,并随着时间的推移而增加,内容繁杂。档案检索工具在档案资源和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”,利用它可以较为迅速准确地获取所需档案。
2、交流作用
档案检索工具中存储了大量的档案信息,可以成为档案馆(室)与利用者、档案馆(室)之间的交流工具。
3、管理作用
档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征,集中、浓缩地揭示了馆藏档案情况,档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况,为档案
管理业务活动提供了一定的依据。同时,各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要工具。
五 档案检索工具的分类
档案检索工具的种类较多,根据不同的标准可以进行不同的分类。
1、按编制方式分类
档案检索工具按其编制方式可以分为目录、索引和指南。
(1)目录是将档案的着录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。根据档案的不同层次及其内容可以编制成不同的目录,如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。
(2)索引是将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法
排列起来而成的工具。利用者可以根据这些索引找出具有该特征档案的存放位置或档号,如人名索引、地名索引、文号索引等。索引的排列顺序可以按汉字的笔画或按首个拼音字母的顺序排列。
(3)指南是以文字叙述的方式,综合介绍档案情况的一种工具,如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。
2、按载体形式分类
档案检索工具按其载体形式可以分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具。
(1)书本式检索工具是将着录条目连续排列并装订成册的检索工具。其主要优点是体积小,便于管理,可以印刷出版,便于阅读,成本较低。
(2)卡片式检索工具是将一个条目着录于一张卡片,将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。它的优点是便于逐步积累材料,便于增减条目,便于调整条目之间的顺序,但卡片形成数量多、体积大,不便管理。
(3)缩微式检索工具是以缩微摄影的方式制作的,以胶片为载体的检索工具。其优点是节约空间,便于携带,但查询时需要通过专门的缩微放大识读设备。
(4)机读式检索工具是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具。其优点是占用空间小,检索扫描速度快,可进行多途径检索,但需要专门的设备及软件。
3、按检索范围分类
档案检索工具按照其检索的范围可以分为全宗范围的检索工具、档案馆范围的检索工具、专题范围的检索工具和馆际之间的检索工具。
(1)全宗范围的检索工具是以全宗的档案为对象编制的检索工具,如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
(2)档案馆范围的检索工具是以档案馆的全部档案为对象编制的检索工具,如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。
(3)专题范围的检索工具是以某一专题的档案为对象编制的检索工具,如专题目录、专题指南等。
(4)馆际之间的检索工具是以某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题范围内的档案为对象编制的检索工具,如馆际档案史料指南、联合目录等。
4、按功能分类
档案检索工具按其功能可以分为馆藏性检索工具、查检性检索工具和介绍性检索工具。
(1)馆藏性检索工具是反映档案实体管理体系及其相互关系的检索工具,如全宗目录、案卷目录、案卷文件目录等。
第7篇：档案分类方式范文
档案检索工作是把档案材料的内容和形式特征记录下来，存储在各种检索工具中，根据利用者的实际需要，方便及时地把档案查找出来，充分发挥档案的作用。从这个定义可以看出，档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具的过程；档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。档案检索工具是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。档案检索工具的作用如图。
二 档案检索的内容
档案的检索工作包括档案信息的提取存储和检索查找两个方面的内容。
1、档案信息的存储
档案信息的存储樊际上就是编制档案检索工具。它的过程是：首先要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，每份文件或每个案卷经过描述后，成为一条记录或一个条目，然后对形成的档絮条目进行排列形成不同类型的档案检索工具。现在人们还把检索信息输入计算机，建立计算机检索数据库，更方便快捷。
2、检索查找
这是档案信息的查找过程，根据利用者的要求，通过各种检索工具找出所需要的档案。它的过程是：首先对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，然后综合运用档案检索工具，找出利用者所需要的档案。
三 档案检索工作的意义
档案检索工作对档案工作及档案馆工作有以下的重要意义。
1、档案检索工作是档案利用工作的关键。每个档案馆的档案资料都是汗牛充栋、堆积如山，通过科学的检索工具和检索系统，人们可以方便快捷地找到所需档案，从而加以利用。
2、档案检索工作是档案馆利用工作水平的标志。能否及时、快捷、准确、系统地为用户提供所需要的档案是衡量档案馆工作的重要标准。因此档案检索工作是档案开发利用的前提条件，也是档案利用工作好坏的衡量标志。
3、档案检索工作是档案业务工作的重要学科。在档案管理信息化的今天，检索工作越来越成为一门重要的学科。如何利用现代科技，让更多的用户更快速方便地检索到所需的档案信息并在检索共享时不会出现信息堵塞，这些都是检索工作的重要课题，都需要检索工作者给予关注和解决。
四 档案检索工具的作用
档案检索工具是记录、报道和查找档案信息的工具，基本作用是存储和查检。档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。
1、桥梁作用
在档案管理部门中，档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁杂。档案检索工具在档案资源和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，利用它可以较为迅速准确地获取所需档案。
2、交流作用
档案检索工具中存储了大量的档案信息，可以成为档案馆(室)与利用者、档案馆(室)之间的交流工具。
3、管理作用
档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏档案情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案
管理业务活动提供了一定的依据。同时，各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要工具。
五 档案检索工具的分类
档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可以进行不同的分类。
1、按编制方式分类
档案检索工具按其编制方式可以分为目录、索引和指南。
(1)目录是将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。根据档案的不同层次及其内容可以编制成不同的目录，如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。
(2)索引是将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法
排列起来而成的工具。利用者可以根据这些索引找出具有该特征档案的存放位置或档号，如人名索引、地名索引、文号索引等。索引的排列顺序可以按汉字的笔画或按首个拼音字母的顺序排列。
(3)指南是以文字叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具，如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。
2、按载体形式分类
档案检索工具按其载体形式可以分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具。
(1)书本式检索工具是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。其主要优点是体积小，便于管理，可以印刷出版，便于阅读，成本较低。
(2)卡片式检索工具是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。它的优点是便于逐步积累材料，便于增减条目，便于调整条目之间的顺序，但卡片形成数量多、体积大，不便管理。
(3)缩微式检索工具是以缩微摄影的方式制作的，以胶片为载体的检索工具。其优点是节约空间，便于携带，但查询时需要通过专门的缩微放大识读设备。
(4)机读式检索工具是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具。其优点是占用空间小，检索扫描速度快，可进行多途径检索，但需要专门的设备及软件。
3、按检索范围分类
档案检索工具按照其检索的范围可以分为全宗范围的检索工具、档案馆范围的检索工具、专题范围的检索工具和馆际之间的检索工具。
(1)全宗范围的检索工具是以全宗的档案为对象编制的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
(2)档案馆范围的检索工具是以档案馆的全部档案为对象编制的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。
(3)专题范围的检索工具是以某一专题的档案为对象编制的检索工具，如专题目录、专题指南等。
(4)馆际之间的检索工具是以某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题范围内的档案为对象编制的检索工具，如馆际档案史料指南、联合目录等。
4、按功能分类
档案检索工具按其功能可以分为馆藏性检索工具、查检性检索工具和介绍性检索工具。
(1)馆藏性检索工具是反映档案实体管理体系及其相互关系的检索工具，如全宗目录、案卷目录、案卷文件目录等。
第8篇：档案分类方式范文
关键词：城市；规划档案；整理与创新
从宏观上来讲，城建档案整理工作从流程上来讲大致可划分为分类、组卷、排列、编目这几个大的方面，而这个流程当中，分类工作不仅是整个过程的重要环节，也是工作中的重中之重，这个环节对城建档案保管与利用工作的质量和效率有着决定性的影响。所以说，分类工作是城建档案整理过程中的一步重要环节。建设部最近颁布的《城市建设档案分类大纲》规定，各地城建档案馆在制定本馆分类方案时，大类和属类的设置须遵照《城市建设档案分类大纲》，小类可根据各地实际情况和实际需要设置，但是现阶段规划局的档案分类及管理工作都面临着量大、工作方式落后的问题，因此，在工作的过程当中，应在遵循这一基本原则的同时对分类工作进行创新性的管理，具体可从以下几个方面进行努力：
1 关于分类层次的问题
在分类的层次方面，分类可以是多层次的，也可以是单层次的。多层次方面，例如大类、属类、小类等；单层次方面，例如大类下面不再设下位类而直接统率案件，当然，这要根据同一类别的档案数量多少来决定。在分类的过程中，为了实现档案档案的保管和利用的便利性，首先应该对规划管理档案的内容和数量的整体状况进行了解，以此来判断其是否有必要记性层次地分类，如D2和D3可以不必伸展下位类，对C类档案中的总体规划C2类，档案数量较少且专项规划就是综合总体规划的配套方案，建国至50年代仅形成几十卷，所以C2也可以不必设小类。
2 关于信息分类和实体分类的问题
档案整理工作中的分类实质上属于实体分类，其工作方式就是对具体的文件材料实现分类和组卷的目的。具体的来讲，实体分类其主要目的在于对于档案的实体保管，所以说，这方面，实体分类不适合有太多的层次。而信息分类则不
同于试题分类，它不受限于档案实体的局限，信息重组的部分只涉及只对隐含其中的同类信息。信息分类的目的主要是为了便于信息的检索，在这个方面，规划局可以根据实际需求建立多种检索体系，通过计算机管理模式不断伸展和细化实现信息的分类。根据以往的经验，笔者认为，实体分类一般两级便可满足需求，而信息分类则不受限制，因为信息分类的类目越是详细就越能体现其精准性的特点，当然，着对档案分类人员的素质要求也会相应的提高。
3 关于档案的保管
从目前的管理方式来看，规划管理档案还是按照属类分类流水的方式来进行排架的，这对库房就提出了空间上的要求，涉及到库房空间预留的问题。我们都知道，属类设置的越详细，预留的空间就越多，这样，倒架的风险也会大大提升。要先解决这个问题，最好的办法就是减少属类的类目，或者改变传统的库房管理模式，进行创新。否则，无法准确掌握库房的预留空间，使频繁的倒架将再所难免。这个时候，在档案进行分类管理的过程中，引入计算机就显得非常有必要了，之所以这么说是因为在计算机管理的前提条件下，可以实现直接进行文件级检索的效果，无需再经过案卷这个级别。可以将档案工作人员从档案组卷的烦琐工作中解放出来，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在规划管理档案的管理中由于属同一类档案中的几个部分可以按小卷立卷，立为3或4个小卷，虽然它们不合并在一起，但在计算机中却建立了虚拟的关联，保持了各小卷之间的有机联系，这是“简化整理。深化检索”的创新尝试，对于提高整理工作质量和效率具有重要意义。再次，在规划管理档案档号的编制方面，档案管理工作还应该能够做到以下几个方面：首先，应该坚持简练的原则，以此来减少工作量和工作中的差错率。其次，还应该坚持稳定性的原则。近几年来，规划局的各业务部门的业务环节和处室职能经历了多次变化，而规划档案的的类目并没有与时俱进，这就造成了相应的滞后性，但是档号的设置不会因机构设置的变动而变动，它是相ξ榷ǖ模并且与建设部《城建档案分类大纲》始终保持着一致，所以规划局的档案整理工作可以秉承这个原则在工作中进行方法的创新。而要想实现这个目的，其必须要具备强化档案信息资源建设为主，基础业务为辅的意识，处理好档案基础业务建设和档案信息资源建设投人的比例，加大对档案信息资源建设的投入，以适应电子信息时代的特点和需要。投入要本着部门匹配，比例适当的原则，合理划分工作量份额，安排好整理工作与档案信息库建设的工作。此外，在加强档案信息资源建设和利用的同时，有必要再对立卷改革进行深化，简化整理，深化检索。在档案计算机管理使信息检索达到全面、迅速的时候，可以适当削减“案卷”的概念。
可以说，创新是一个民族进步的灵魂，更是一个国家兴旺发达的不竭动力。科学的决策是提高效率的关键。建立数字城建档案馆，服务于城市规划管理建设，城市规划管理档案的整理工作将直接影响城市规划管理水平，在今后的过程中，我们一定要坚持以结果为导向创新档案管理方式，这样才能使规划局能够更好的服务于城市建设。
参考文献
[1]谢志玲.城市规划档案管理的发展创新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.
[2]丛化龙.浅论城市规划档案管理的创新发展[J].现代装饰（理论），2011，02：51.
第9篇：档案分类方式范文
1. 工商档案涵义
工商档案是一种专门的独立的档案， 它是工商管理机关对市场经济活动依法进行计划经济管理的重要依据和凭证。
2. 工商档案的特点
2.1工商档案主要种类
工商档案主要的种类有：企业登记档案、个体工商业户登记档案、商标档案、经济合同档案和经济案件检查档案五个门类。工商档案的类型有很多，并且每个类别都有自己的体系， 档案的 ，都有自己特别的形式。管理工商档案有一般适用的方法，也有自己独特的形式[1]。
2.2工商档案特点
2.2.1 工商档案的静态性
静态性主要是指工商档案管理呈现一种静止的状态，主要有经济纠纷案件档案和经济合同档案。经济案件检查档案是工商管理部门对各种违法违章经济活动进行查处形成的材料， 包括发案材料调查取证材料、笔录材料、结案材料等。这些材料一旦形成，所记载和反映的事物就不再变更。事后调查的主要是原始的材料。这类档案的用处主要是便于调查原有的资料。
2.2.2工商档案的动态性
这是指档案材料形成以后， 材料的数字和内容带要经常变更， 呈现一种动态的变换。这类档案包括企业登记档案、个体工商业户登记档案和商标档案，这属于档案的动态性。以企业登记档案为例， 一个企业从开业到结束需要的材料有企业筹建、开业、资质验证、年检换照、名称变更、经营机制转变等方面的材料。在营业期间， 无论是企业法人和企业性质的变更， 还是经营范围和经营地址的变更等等， 职能部门都必须依据原有的档案随时办理和记载其变更情况， 离开了这些档案， 职能部门就无法正常开展工作[2]。这类档案的利用体现为现行机关从事本职工作提供必备的依据上。
3.对工商档案管理形式的探讨
因为工商档案具有静态性和动态性两个特征，所以管理的时候不能搞一般化，而应该具体问题具体分析，采取“ 统分结合， 以统为主” 的综合化管理形式。
对于第一种类型的档案， 因其相同于一般专门档案， 具有静态性的特征， 可以纳入综合档案室集中统一保管。即： 经检档案按“ 一案一卷” ， 经济合同档案按“ 一事一卷” 的原则， 由职能部门整理立卷，逐年度向综合档案室移交。综合档案室根据全宗内全部档案的情况， 统一分类、排列、编号、统计、编目、提供利用等综合管理。
对于第二种类型的档案， 因其是职能部门日常工作必备的依据， 则应由职能部门设专人专柜保管。文件材料整理立卷， 档案的编号编目， 日常提供利用均由职能部门进行， 综合档案室对其进行目录管理，并负责档案统计及其它业务的监督指导。如企业登记档案， 按谁发照谁立卷的原则， 由企业登记部门分筹建企业、企业法人登记、无企业法人的营业登记和歇业企业登记四种类型分别立卷、编号， 建立登记台帐。编制案卷目录， 然后根据企业的性质， 分别不同类型， 建立企业分类卡片。企业在生产经营活动中，企业登记档案呈动态， 应由企业登记部门设专人专柜延续保管使用。案卷目录交综合档案室保存一份，以便综合档案室对其进行监督管理。
企业歇业后， 档案材料由动态转化为静态， 其保管形式应按静态档案处理， 即将歇业企业原有的档案抽出组卷， 按歇业登记时间先后。
对两种管理形式的思考由于主管部门对工商档案管理形式尚没有统一的规范， 其管理形式往往各行其是， 有的强调集中统一管理， 搞一刀切， 要求把机关全部档案集中于档案室保管， 其结果， 因有些材料变动频繁， 给档案的管理和机关的日常工作造成不便;有的强调使用方便，将档案材料分散到各个职能部门保管， 使综合档案室徒有虚名， 其结果， 违背了综合管理的原则， 破坏了全宗内档案的完整性。这两种管理形式， 都具有一定的片面性，对于工商档案的管理都是不可取的。
4.工商档案管理该如何发挥作用
4.1 完善制度，强化管理
制定工商档案管理的详细制度，加强对各个档案的管理机，分类建立档案管理室。此外可以建立电子档案管理，促进工商档案管理电子化，建立企业登记电子化的工商管理档案数据库，完善工商信息。
4.2 提高工商行政管理系统监管执法和消费维权整体水平
提升服务经济社会发展效能通过企业信用分类监管档案、个体工商户分层类监管档案、商品交易市场分类监管档案的综合利用，完善12315信息系统、打击传销规范直销系统、公平交易执法办案系统，建立上下联动、快速反应的综合指挥调度平台，形成信息互通、业务联动的市场主体监管机制，提升监管执法、消费维权的整体水平和服务效能[3]。
4.3 转变管理观念和方式，将档案进行系统化分类
转变我国对于工商档案管理的管理观念。经济的发展带来了互联网的变化，以前纸质的档案已经不能满足时代的需要电子化的管理已经逐步成为主要的管理方式。此外为各级政府提供辅助决策依据，引进档案管理专业人才，建立一个强大的完善的电子数据库供于查阅，建立市场主体现状、市场发展预测、市场监管趋势等分析模型，建设工商行政管理数据分析辅助决策系统， 为各级领导提供辅助决策依据， 为社会公众提供市场预测和消费预测服务。
4.4 完善电子系统及其信息资源，提高服务效率
加强对于工商档案的管理利用，发挥档案的作用，服务社会的经济发展。可以通过档案的扫描、排序、系统用户认证等功能，完善电子档案查询系统，提高查询服务效率，是企业方便查阅，提供工作效率，完善系统信息资源。
5. 结语
工商档案的管理是否做好，对我国社会经济的发展起着一定的作用。完善的工商档案管理体系可以提高工作效率，节约时间成本，为企业提供便利。因此，我认为需顺应互联网时代的发展，将档案进行电子化，并建立一个强大的健全的电子信息系统，提供便捷的服务，促进我国经济的发展。(作者单位：吉林省公主岭市工商局)
