档案管理学精选(九篇)

第1篇：档案管理学范文

论文关键词:人事档案现状 对策分析

随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。医院转型后，人事档案管理工作如何主动顺应时展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就新疆医科大学第五附属医院人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析，与同行们探讨。

一、医院转型后，人事档案现状及存在的问题

1．人事档案交接手续不严密，重视不够。档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节。由于医院中心工作是医疗、教学、科研。医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务，而对人事档案管理不够重视，存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

2．档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

3．档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

4．员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

5．人事档案管理手段落后。新疆医科大学第五附属医院人事档案管理基本上是由人事科工作人员轮流管理。因此，工作存在问题较多，在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想应用。

二、对策及思考

医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，加强医院人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门工作，为职工本人服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考：

1．严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，并整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2，强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。弓I进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节，在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时，更应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3．建章立制，有章可循，规范操作，积极主动做好档案收集工作。制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

4．积极做好宣传工作，加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

5．提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度，提高职工对其人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对职工今后重新就业有着重要的影响。二是加强对职工人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

6．加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能增强全体职工的档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。

截至目前，单位共有人事档案1514卷，在职干部624人，工人档案70卷，离退职工档案470卷，聘用人员档案350卷。为了实现人事档案管理的现代化，我们计划利用先进的计算机技术和科学的检索系统，实施人事档案动态管理，利用计算机将干部档案资料整理、分类、排序输人电脑，使档案数据化、信息化。在档案的借阅、查阅、归档、统计等日常工作方面，实行微机化操作。

第2篇：档案管理学范文

一、人事档案现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、人事档案管理对策及思考

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

第3篇：档案管理学范文

1.与时展相匹配。在我国现代化信息技术高速发展的大环境下，教育领域已经充分引入了这项技术，学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等，而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配，更好地满足时展要求。2.为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响，而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策，那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一，实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合，进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。3.使档案管理效率得到提升。一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等，其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性，这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘，而实现电子档案管理使一些档案变活，档案中的信息能够通过计算机被提取出来，进而使档案管理的效益得到充分发挥，对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。4.全面实现信息资源共享。学校传统档案管理方式主要以纸张为载体，相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高，不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机，相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用，只需要被授权后通过网络调取相关信息，使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作，全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1.电子档案管理的优势。相对于传统档案管理方式来说，电子档案管理不仅具有存储容量大的特点，而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能，而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时，学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改，使系统更能够满足档案使用需要，促进档案管理工作效率的提高。2.电子档案管理的要求。学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求，因为传统档案是纸质的，档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要，不仅需要具备计算机操作能力，能够熟练运用档案管理软件，而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1.档案管理理念存在滞后性。目前，一些学校还没有树立正确的档案管理理念，管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性，对此项工作的进展不太关注，没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求，难以提高档案管理人员的工作积极性。同时，一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面，没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主观能动性较差，难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。2.电子档案管理规章制度有待完善。现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作，努力构建一套较为完善的档案管理系统，并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要，有的学校存在着管理员权限责任不明的情况，一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位，对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意，对电子档案管理效率的提高非常不利。3.对电子档案管理的监管力度不够。一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够，没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管，主要体现在以下几点：第一，学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作，难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，不能使电子档案的价值得以充分发挥；第二，有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题，但是由于缺乏相应的惩罚措施，不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为，这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。4.电子档案管理设施有待进一步优化。电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术，要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够，有的虽然已经构建了电子档案管理系统，但是由于现代化信息技术的不断进步，一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要，而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善，进而使电子档案管理工作效率低下。同时，一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设，没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件，难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫，但是硬件设备存在着老化的情况，难以带动系统运行，如果不及时对这些设备进行更新换代，那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。5.电子档案管理人员的综合素质有待提高。在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下，学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低，不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档，严重影响了此项工作效率。同时，学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知，不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1.树立正确的电子档案管理理念。目前，学校应当积极树立正确的档案管理理念，管理层要认识到实现电子档案管理的重要性，加大对此项工作进展情况的关注力度，加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度，采取会议等方式落实档案管理精神，明确电子档案管理工作的侧重点，探究合适的电子档案管理模式和方法。同时，学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求，督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性，确保电子档案管理工作顺利开展。2.完善电子档案管理相关规章制度。建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此，各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件，在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先，学校应当对档案管理人员的权责进行明确，给予相关人员管理员权限，一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人，有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时，学校还应当完善电子档案规章制度中的内容，对一些新增的电子档案类型进行准确定位，使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档，进而提高电子档案的管理效率[4]。3.加大对电子档案管理的监督力度。首先，学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档，并将其业务进行情况与其绩效相挂钩，提高其工作的主观能动性，确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，使电子档案的价值得以充分发挥；其次，学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施，对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励，树立典型，对于一些工作拖拉的人员要严惩，从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生，进而提升电子档案的管理效率。4.优化电子档案管理设施。学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面，应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善，使系统能够紧跟时展，间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时，学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设，安装和升级杀毒软件和防火墙软件，保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面，学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点，根据实际需要购进一些先进的硬件设备，使硬件设备能够与系统相匹配，为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。5.提高电子档案管理人员的综合素质。学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养，加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时，学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求，不能只看其学历，更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力，尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务，为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

第4篇：档案管理学范文

[摘要] 病历档案是指医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料的总和,是患者在医院就医期间形成的全部医疗资料,它是医院管理的重要信息,是医疗教研的重要参考,是维护医患权益的重要依据。病案管理工作者必须提高认识,强化四个意识,科学管理,提高病案管理效率,认真做好新时期病案管理工作。

[关键词] 病历档案;科学管理;管理效率;四个意识

[中图分类号]R197.323 [文献标识码]B [文章编号]1674-4721(2009)07(b)-146-02

近年来我国医疗卫生事业和信息管理技术的发展,病案管理学已成为一门新兴的学科,并在实践中有了长足的发展,病案管理工作也受到了重视。对医院管理工作来说,病案管理是一个极其重要的组成部分。病案管理工作的好坏直接影响到医院的医疗、教学、科研、预防等工作。

病历档案是患者在医院就医期间形成的全部医疗档案,即患者就医后由患者或家属陈述病情、病史以及医护人员对患者进行诊断、治疗、护理和愈后追踪过程中形成的全部记录(包括各种文字、图表,以及所有的实验室检查和其他特殊检查的报告等),它完整地记录了患者历次的检查、治疗和转归的全过程,以及与疾病有关的所有问题。病历档案是医务人员给患者进行诊断和治疗的记录,是患者就医期间身体和心理情况的真实反映,是医院临床、教学、研究工作的宝贵资料,是人们向疾病作斗争的原始文献。从一定意义上讲它也是临床医学的法定文件。因此,加强病历档案管理,有效地保护和利用病历档案,为医疗事业发展和社会各方面服务意义重大。

1 病历档案是医院管理的重要信息库

病历档案是医院最宝贵、最有特色的档案财富。它是临床实践的原始记录,是患者的保健参考资料,是医务人员对疾病正确诊断和决定治疗方案所不可缺少的重要依据。病历档案记载了每个患者的疾病情况、诊疗方法和效果,所以它在一定程度上反映了一个医院的发展史。病历档案还是医疗纠纷处理、伤残评定、诉讼案件调查的重要法律依据。因此,可以说病历档案是一个医院最宝贵的珍藏,也是最有利用价值的档案财富。病历档案,特别是罕见病例档案具有重要的信息利用价值,对于类似病案的诊治具有重要的参考和指导作用。

2 病历档案是医疗教研工作的重要参考

病历档案对于医务人员开展医疗、教学、研究都具有十分重要的意义。病历档案是提高医疗水平和护理水平的重要资料。对于患者诊断的确立和选择恰当的治疗方案都要参考病历档案。一个完整的病历档案可以指出通向正确诊断的途径,所以它是决定诊断的关键。通过对病历档案运用医学统计的方法进行分析,就能提出各种有价值的资料,来总结经验教训,提高医疗质量和护理质量。

3 病历档案是生动的教学示范材料

病历档案是医学科学研究的宝贵资料。通过病历档案的统计分析,能够找出规律,为医学科学的研究工作提供可靠依据,推动医学的发展。临床医师可根据既往某类疾病的病历档案回顾性总结,得出某些规律性的结论来提高临床工作。更可有计划地进行一些前瞻性研究,按照一定的要求来记录病历档案,从而提供研究资料,丰富医学知识宝库。此外,通过病历档案的统计分析,可以找出各种疾病发生、发展的特点,为采取预防措施,保障人民的健康提供依据。因此它是疾病预防工作的必要基础。

4 病历档案是维护医患双方合法权益的重要法律依据

一方面,病历档案为医疗保险业的健康发展提供可靠依据。如何使保险公司及被保险人双方利益均得到保证,病历档案便成为一个重要依据,病历档案可以为保险公司提供所有需要的真实信息,医院病案室为保险公司提供被保险人的病历档案已成为一项重要工作。

另一方面,病历档案为解决医疗纠纷提供真实有效的依据。随着我国法律制度的不断完善,人们的法制观念和自我保护意识日益加强,表现出的医患纠纷也越来越多。病历档案作为解决医疗纠纷的一个重要依据越来越被人们所重视。病历档案还是处理各种肇事、事故和伤残鉴定的重要文件,必须根据病历档案来作检查分析,才能推断出责任之所在。

综上所述,病案管理意义重大。面对新的形势和挑战,多年来,文登整骨医院本着写好病案、管好病案、用好病案的原则,下大力度加强病案质量的管理,努力提高病案管理效率,要求病案管理工作者必须强化“四个意识”,更好地适应病案管理工作的需要,适应社会发展的需要。

一是强化危机意识。做为医疗事业和档案工作组成部分的病案管理,随着科学技术的发展和各种先进检测仪器设备的应用,也在经受着时代的冲击。面对日新月异的变化,病案管理不改革、不发展、不实现现代化,就会被时代所淘汰,做为病案管理工作者也将会成为历史的罪人,随着科学技术的发展,各种新理论、新技术、新产品、新方法的出现,使人类社会的许多领域中的传统模式正在受到冲击和挑战。因此,作为病案工作者首先要强化危机意识,正视条件和困难,明确自己所担负的重要责任和使命,变压力为动力,才能促使病案管理工作与时俱进,加快发展。

二是强化超前意识。近年来,随着我国现代化建设的迅猛发展,社会发展步伐加快,医疗事业与国际接轨,对病案管理提出更高的要求,面对机遇与挑战,病案工作者必须尽快抛弃不利于病案管理发展的传统的、旧的思想观念和工作方法,要学会用各种现代化的新理论、新思想武装头脑,要解放思想,大胆改革,要站的高、看的远,把握住时代的脉搏,找准病案管理的发展方向和工作重点,进一步强化超前意识,来发展病案管理事业。

三是强化创新意识。当前摆在我们病案工作者面前的一系列问题:如电子文件大量产生带来的病案归档、保管、利用问题;医疗体制改革后病案管理方式和手段如何变革的问题;信息共享与病案提供利用手段落后的问题,等等。要解决这些问题,用旧的思想、旧的观念、旧的方法是无法实现的,这就要求我们要解放思想,更新观念,开拓创新,思想观念要创新,工作思路要创新,管理方式也要创新,只有创新才会有发展,才会有病案管理的与时俱进。

四是强化服务意识。病案工作主要有两大任务:一是病案的保管与管理;二是病案的利用服务。我们要把握时代脉搏,贴近现实,找准病案管理工作的位置,要强化服务意识,在管理好病案的同时,更要注意为医疗工作服务,为人民群众健康服务,为医学研究服务。做到医疗工作开展到哪里,病案工作就服务到哪里,人民群众什么时候需要,我们就什么时候提供,这样我们的工作才会得到社会的承认,才会得到应有的理解和支持,才会与时俱进。

[参考文献]

[1]陈巧玲,李少玲,罗秀梅.电子病历档案规范管理与开发利用[J].中国医药导报,2008,5(2):105-106.

[2]陈巧玲,李少玲,罗秀梅.电子病历档案双轨制归档与管理[J].中国医药导报,2008,5(20):58.

[3]钟惠茹.病历档案资料对医疗事故处理的影响因素[J].中国现代医生,2009,6(4):111.

第5篇：档案管理学范文

论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏，素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。

2．加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备，搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).

[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.

[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.

第6篇：档案管理学范文

关键词：学校档案管理 规章制度 员工培训

中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 学校档案管理的重要意义

首先，学校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。学校档案开始与学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。

随着课改的深入进行，学校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，学校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反应教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。学校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。

2 规范学校档案管理的措施

2.1 加强领导的重视

档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。

2.2 完善管理的规章制度

任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。

2.3 提高档案管理人员的业务素质

由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工的不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。

2.4 更新档案管理的设备

学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的物质基础。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室。管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。对于音像、实物等特殊而有长期保存价值的档案，确保它们的保存质量。

2.5 加强档案资源的开发利用

学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此，在档案管理过程中，切不可流于形式，整理一些毫无价值的劣质档案，也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用，学校领导应该高度重视教职工用档意识的培养，让大家认识到，正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益，就是在为学校的进步发展做贡献。

参考文献

[1] 黄雪微.县直属学校档案管理现状及对策[J].浙江档案，2004（5）.

第7篇：档案管理学范文

1.档案管理方式和管理水平落后

目前阶段，我国很多学校的档案管理依然采取旧有的纸质档案管理方式，并没有形成计算机电子档案管理。这在档案管理方式上就落后很多。另外，档案管理对档案材料的帅选、归类、整理等方面的工作也很随意，更不用说对档案材料的有效利用。档案管理方式和管理水平限制了我国档案管理体系的改善和提高。

2.管理硬件设施不齐全

目前我国很多学校的档案管理室通常都是一些废弃材料的堆放室。档案本身的纸质、放置地方都缺乏通风、干燥、防潮防霉等基础存放条件，同时对档案室的防火、防盗意识淡薄。这些基础的硬件设施落后也给档案管理工作造成了一定的影响。

3.管理人员的工作责任意识不强

因为对档案管理工作的不够了解和不够重视，目前我国一些中学学校并没有设定专门的档案管理岗位或相关职位，甚至一些档案人员完全是学校临时从教师队伍中任意选取的。学校档案管理随意而为，有时只是为了应付上级机关的检查而临时拼凑出一些档案资料。同时，一些档案管理人员自身缺乏档案管理知识，缺乏专业的档案管理能力，经常造成档案资料的不齐全、丢失、毁损等情况。

二、中学档案管理工作的改善方法

1.改善管理方式，提高管理水平

要改善中学档案管理工作，首先要从改变档案管理方式，提高档案管理水平上来想对策。随着我国计算机的普及和大众化，学校档案管理应该根据时展的要求，改变以往单一的管理方式，结合计算机自动办公的方便快捷，创立计算机档案管理体系，从而提高档案管理的水平。

2.及时更新管理硬件设施，完善档案管理体系

学校对档案管理工作的硬件设施缺乏资金投入。在认识到档案管理的重要性后，学校在档案管理中硬件设施的购买，如电脑、打印机、复印机等。首先，档案管理必须有专门的档案管理室。作为档案管理室必须具备一定的条件。首先，室内必须保持通风、干燥、防潮防霉的基础条件。其次，档案室必须有齐全的防火防盗功能，能应对一些突发状况。最后，档案室必须能够进行定期的清扫整理，为资料的堆放保持最好的外在条件。最后，档案管理室的基本设备例如，资料架等必须定期维护更新，避免设备的损害对资料造成损害。

3.加强对管理人员的培训，提高其管理工作的责任意识和管理能力

第8篇：档案管理学范文

【关键词】教学档案；高校档案管理

一、高校教学档案在教学科研工作中的重要作用

高校教学档案是指学校在教学过程和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和，通常都是学校办学历史的原始记录。高校在教学、科研、管理中形成的教学档案资料，记录和反映着学校整体的教学工作，是一种不可再生的信息资源，作为承载和记录高校历史沿革的教学档案，是整个高校发展过程中不可忽视的重要成员，记录着重要信息资源的教学档案，其价值越来越被高校档案管理部门和教学科研部门认同，它在教学和科研工作中起着非常重要的作用。作为一种重要的信息资源，高校教学档案的质量和完整程度对一个高校来讲非常重要。系统、规范、完整、的教学档案既是高等学校教学工作的基本要求，也是档案部门对教学档案管理的要求。

二、现阶段高校教学档案存在的问题

1.高校教学档案在管理模式上陈旧

高校教学档案通常是从教学部门和各二级学院进行收集，归档到档案部门进行整理上架，到后期的档案利用，基本上都是以手工操作为主。从教学档案形成过程来看，一是教学活动发生过程中产生的原始记录，很大部分都是手工形成的，没有电子文档，这就不能保证档案来源的完整性和规范性，以及后期的档案信息化的建设；二是档案部门收集的档案资料是将原始记录按照一定的顺序和类别整理出来，存放在固定的地点，也就是所谓的归档，归档过程也以手工完成为主；教学档案后期利用也主要靠人工查找，查找文档准确率低，已不能适应高校改革发展的要求。

2.教学档案管理人员素质普遍不高

档案管理人员的随意性。因为档案不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被重视，许多高校把教学档案管理工作简单化，不把优秀人才放在档案管理岗位，致使一些档案员不胜任信息时代的档案工作。高校教学档案管理缺少专职人员管理，档案管理人员处境尴尬，负责教学档案工作的人员通常兼任其他工作，这样教学档案管理就未必是档案员工作的重心，档案管理人员没时间熟悉教学档案业务，工作中难免出现纰漏。另一方面高校档案管理配备人员不稳定工作人员经常流动，这就造成档案管理混乱，给档案利用带来很多麻烦。档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序，熟悉档案业务需要一个过程。而许多高校档案管理中忽视档案工作的业务性强、专业化程度高的特点，把档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，这就造成档案管理混乱，给档案后期利用带来很多麻烦。从目前的档案工作人员现状来看，既掌握信息技术、又懂档案管理的复合型人才很少，现有档案人员专业知识单一， 普通操作型人才居多。从年龄分布来看，中老年占大多数，知识和观念老化等问题突出，缺乏年轻的复合型人才。

3. 教学档案归档的方式被动问题

目前，大多数高校的归档方式都是被动式的，其主要形式是由学校档案管理部门发出归档通知，提出需要建档的详细目录，再由各院系、相关部门根据文件要求，按时将材料整理好，交由学校归档。这种归档方式是被动式的。教学管理部门、院系都处于被动接受状态。而院系级档案更是自成体系，各自为政，档案重视程度、档案归档范围、内容都有较大差别。

三、高校教学档案管理的创新建设

1.改革档案管理模式，顺应时代要求，建立信息化数字化档案管理

随着计算机技术和网络技术的飞速发展，现代办公格局向着自动化网络化发展，这种变化是信息时代带给我们整个工作环境创新的巨大机遇，也为高校档案信息化建设提供了必要的前提。与日俱增的电子文件，使得传统的档案收集、保管方法和利用手段受到了极大的挑战和影响。档案管理信息化成为高等学校档案工作的必然选择。信息化的发展，高校的教学档案也应该运用相应的软件对目录进行数字化检索管理。随着高校办学规模的逐步扩大、学生人数的不断增加、招生形式的日益复杂，教学档案数量在不断增多，内容也在不断扩充，给教学档案管理带来了更大的挑战。可以说，高校教学档案的信息化、数字化发展已经时不待我。随着现代信息化高度发展，教学档案管理现代化、信息化、网络化也将成为一种必然走向。高校应将教学档案信息化建设纳入校园数字化建设总体规划，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的档案信息软件系统，提高档案信息管理与利用效率。

2. 加强档案管理队伍建设

高素质和创新精神的档案人员，是档案事业持续发展的原动，做好任何一项工作都离不开专业人才，做好档案工作也是如此。档案管理人员要树立长期服务于档案岗位的意识，干一行爱一行，在长期的工作中主动开发人力资源信息。档案管理人员要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，学会使用科学的管理方法，单位要配备优秀的档案专业人员并不断加强对档案管理人员的培训，关心他们的工作、学习和生活只有建立起一支专业的高素质档案管理人才队伍，才能确保档案管理工作长久良好的运行。其次档案工作者必须练就过硬的档案专业知识和计算机网络操作技能，以及对出现的许多新载体的档案和全新领域的管理手段方式，这就要求档案工作者既要有扎扎实实的业务功底，又要适应时代的发展具有较强的管理能力和服务意识，做到利用现代化手段保管和开发利用多种信息资源，实现档案管理信息化。档案事业的发展，要加强档案队伍的信息化知识培训，档案管理人员将逐步成为综合型人才，要不断创新，不断开拓，学习新思维、新理论、新技术，面对新的发展要求、新的课题和新时代的挑战，档案工作者要如何适应？如何掌握？这是档案人员将面临着更加艰苦而繁重的任务，必须要建立一支专业的现代化的管理队伍才能适应新形势的要求。

3.明确归档责任，实行分级管理，提高各级归档部门的积极主动性

现行高校的教学管理部门和各院系分别管理教学档案的模式有利有弊，但是，想让所有的教学档案归口到一个地方管理，在现行的条件下，也是不可行的。所以如何让各个层次各尽其责、各尽所能，最大限度的将现行管理模式的优势发挥出来，需要一个权责明确的顶层设计。根据各个级别的有利与不利因素，划分好各个级别应该管理的范围、内容以及权利与责任及归档时间，教学管理部门和院系在规定时间内主动完成教学档案的归档工作。这样就可以互惠互利，发挥各自所长，取长补短。

教学档案管理是学校教学管理的重要组成部分，高校应该高度重视教学档案管理工作，将其作为学校发展的基础性工作之一。教学档案管理人员更应该从本校校情出发，加强研究，改善服务，扩大宣传，切实提高档案管理工作水平，努力构建一套符合学校特色，为广人师生所需要的，内容齐全、查找方便、检索快捷的教学档案。

参考文献：

[1] 中华人民共和国教育部第27号令.高等学校档案管理办法.2008.

[2] 国家教委，国家档案局.高等学校教学文件材料归档范围（ 8 7 ） 教办字 0 1 6号.

第9篇：档案管理学范文

关键词：高校；学籍；档案管理

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）13-0195-03

高等学校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，高校学籍档案是学生在校期间学习、生活、工作、思想过程中直接形成的，是学生在校学习和学校历史发展的原始记录材料，同时，还是学校进行科学管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教学改革、提高教学质量和管理水平、开拓人才信息资源不可缺少的条件[1]。信息化快速发展的今天，给高校学籍档案工作也带来了新的挑战和压力，目前高校学籍档案管理工作已进入高速发展时期，其管理成效直接标志着一个学校的日常教学管理水平。

一、高校学籍档案管理面临的挑战

1.学籍、学历管理体制改革的挑战

学历电子注册：由于社会上假文凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。2000年，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。2001年，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从2001年9月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。2010年4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。

新生学籍电子注册：2007年3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。

学年电子注册：2008年10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。

高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。

2.学籍档案自身的挑战

学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。

档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。

3.服务对象的挑战

随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。

学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。

4.信息化服务的挑战

近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。

学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。

二、实现学籍档案的利用价值的对策

1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务

学籍管理、学籍学历电子注册的实施者是人，受众者也是人，应该树立以人为本的学籍档案管理理念，提高学籍档案管理认识，加强事业心、责任感。加强学籍档案管理，科学制定归档范围，高度重视学籍档案管理材料的收集、整理、归档等工作，保证学籍档案的完整、齐全，对工作步骤、分工、进度和各阶段的工作目标进行具体、规范筹划，并保质保量地做好该项工作。学籍学历电子注册网络管理平台是一个信息的收集、处理、控制、反馈的过程，该项工作是高校管理工作中难度较大的任务，高校各级主管领导应给予高度重视和大力支持。把它当做一个重要环节来抓，最大限度地减少错误，堵塞漏洞，努力做到对学生负责，对学校负责，对人民负责，为高等教育学籍学历电子注册提供准确、真实的数据信息。

在学校学籍学历电子注册制度下，高校学籍档案必须进行规范化、科学化、标准化管理。学籍档案管理工作对保证高校学历电子注册、新生学籍电子注册、学年电子注册工作的完成有不可替代的作用。

2.以资源求生存，以服务求支持，以创新求发展

高校档案部门应注意学籍档案材料的形成规律，规范学籍档案制度，科学分类，合理组卷，加强档案意识，从材料形成的源头抓起，与学籍档案材料形成部门沟通，遵循档案归档立卷的原则，做好归档前的立卷检查、指导工作，变被动配合为主动积累。日常工作中，要随时将日常教学工作中产生的新类型学籍材料补充到归档范围中，发现问题要及时与有关部门协商解决，明确档案部门应行政的监督检查、指导的双重职能[4]，保证学籍档案的完整性、准确性、真实性。

在档案信息服务时代，高校档案部门应积极借鉴社会服务部门的经验，设计具有可操作性的服务流程、服务管理与服务评估体系，从根本上提升高校档案服务质量。积极、充分利用高校内外，尤其是内部的技术与智力资源，摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系。

近年来，国家非常重视高等学校教学评估工作，教学评估过程中，有相当一部分支撑资料来源于学籍档案材料，在这种状况下，高校必须充分利用现代信息管理技术，建立与之相适应的学籍档案管理模式，进行有效管理；将学籍管理系统及档案系统工程进行有机整合，建立一个富有效率的学籍档案管理体系，使学籍档案为日常教学管理提供高质量服务，能量得到最佳释放，更好地体现学籍档案的利用价值。

3.强化信息服务技术，做好学籍档案信息的社会化服务

在学籍档案管理过程中，各高校的学籍管理工作的执行者是学籍档案管理人员。学籍档案管理人员的素质直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高。应熟悉有关学生学籍管理的政策、条例、规章及办法，并具备学籍资料收集、整理分类及分析鉴别的能力。加强高校学籍管理人员的计算机网络技术知识的学习，提高业务管理水平。实行二级管理的学校，特别要加强一级学籍管理人员队伍的建设，并提高其业务素质和责任心。

学籍管理的受众是学校教学、学生和社会各界，档案管理也由对象服务转化为社会全方位服务，高校应做好学籍档案的信息开发，变被动为主动，为学校教学、学生和社会各界提供服务。具体说来，可以借鉴中国高等教育学生信息网，从新生报到注册、在校成绩、学籍异动、学历证书等全过程实行“跟踪式”学籍档案管理模式，做好学籍档案网上检索与服务工作，为用人单位提供便利的学籍、学历、学位审查服务；建立毕业生就业与成长档案，为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据；分析各专业的毕业率和就业率，为高校改进教学方法、优化教学结构提供参考[5]；做好学生信息的维护对接，准确地提供学籍异动、学生奖惩信息等，最大限度地满足受众对学籍信息查询的需求，将学籍档案资源共享。

4.建立和完善档案信息管理平台，实现学籍信息与档案系统的对接

加强高校档案信息化建设，借助计算机技术，研发、使用配套适用的管理软件作为档案管理平台来实现学籍档案信息化服务，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着信息处理速度和工作效率的提高，使学籍管理的现代化方法成为必然，学籍管理与档案系统的对接是切实可行的。学籍档案查询面临着许多难题，如：某位学生于2001年入校，休学两次，2005年复学，按照4年制的学习过程，他应于2007年毕业，但是由于未按教学计划修满课程，延迟一年毕业。如果要反映该生的学习生涯，就要查询：一是2001年的录取名单；二是休学学籍异动档案；三是复学学籍异动档案；四是2007年毕业资格终审档案；五是证书换发材料。查找到这5份纸质档案材料，才串联出该生的在校情况。

如果学籍信息与档案系统实现对接，就不需要档案管理人员手工查找纸质档案，可以直接通过档案管理平台提供系统、完整的信息，将大大提高学籍档案的查准率、查全率，减轻档案工作人员的工作压力，降低档案工作人员的工作量。

三、结语

随着互联网与学习化社会的发展，学籍档案管理信息化不仅可以为学籍档案提供制度保障，也可以最大限度地满足社会的进步与教育的发展对学籍管理工作的要求。各高校应以诚信为本，认真做好学籍档案管理工作，为社会提供完整、准确、真实、可靠的档案材料，发挥学籍档案的作用，不断促进高等教育的发展。

参考文献：

[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报,2006,6（5）:119-120.

[2]唐伟元.学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理[J].宿州学院学报,2008,23（2）：129-130.

[3]盛群.高校本科生学籍档案管理现状及对策[J].档案天地,2007，（1）：54-56.